BILAN D ETAPE DES 7 CHANTIERS MUTUALISES

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1 Convention des personnels des 5 Chambres d Agriculture de Poitou-Charentes BILAN D ETAPE DES 7 CHANTIERS MUTUALISES LA ROCHELLE, LE 30 MAI 2012 Contact : Chambre Régionale d Agriculture Poitou-Charentes BP MIGNALOUX-BEAUVOIR

2 EdEi (Etablissement de l Elevage interdépartemental) Activité : Gestion de l identification des animaux (bovins, ovins, caprins, porcins, volaille) et certification de la parenté des bovins pour les départements 16, 17, 86. Objectif : Créer une structuration régionale pour un service simple, pratique, efficace pour les éleveurs avec des tarifs harmonisés sur les trois départements. Nombre de collaborateurs aujourd hui : 12,4 ETP. Principales étapes : Printemps 2007 : audit initial. Novembre 2007 : décision de mettre en place une mutualisation à 3 départements (16, 17, 86), le 79 devant rejoindre l EdEi ultérieurement. 1 er juillet 2008 : EdEi fonctionnel. 1 er juillet 2009 : Harmonisation des modèles et tarifs pour les 3 départements en ovin/caprin et en bovin. Fin 2012 : centralisation complète de l EdEi à Angoulême. Principaux résultats : Diminution du coût de l IPG pour les éleveurs des 3 départements de en 3,5 ans.

3 L informatique et la régionalisation ERI : équipe régionale informatique de 8 personnes sous la responsabilité d un Directeur du Système d Information (à temps partagé avec la région Centre). Née de la mutualisation des ressources informatiques, humaines, matérielles et financières des 5 Chambres d Agriculture de Poitou-Charentes. Regroupement d agents qui faisaient tous le même travail dans leur Chambre respective, en une équipe de spécialistes qui interviennent sur des domaines de compétences plus restreints mais sur une dimension plus grande ; d où une spécialisation dans les domaines techniques et une professionnalisation et un approfondissement des compétences possible. Pas de suppression de postes (3 départs, 3 embauches), proximité respectée, agents motivés. Achats en commun avec un groupement de commande régional pour les matériels, prestations de services informatiques et télécom. Objectifs / réalisations : Optimisation de l utilisation des ressources informatiques. Satisfaction des clients : - Adéquation des outils fournis et des besoins des métiers ; - Accessibilité en tous points de la région ; - Assistance aux utilisateurs (dépannage, formation) ; - Disponibilité, confidentialité, intégrité des données ; - Transformer le SI en un outil générateur de valeur pour aider au pilotage et au management de l entreprise ; - Véritable relation client à dimension commerciale (GRC) ; - Améliorer le dialogue entre les acteurs : utilisateurs, informaticiens, managers ; - Utiliser et accompagner la démarche qualité ; - Optimiser les coûts (plus de services pour le même prix, répartis au prorata des postes). Satisfactions : Des compétences qui se sont organisées entre la satisfaction clients (interne et externe) et l optimisation de l infrastructure. Engagement financier pas remis en cause. Communication plus efficiente. Infrastructure saine, dégage du temps «technique» pour supporter les projets métiers.

4 Mutualisation de la formation des actifs agricoles A quelle activité des Chambres ce chantier se rapporte-t-il? Il s agit des actions de formation continue des actifs agricoles. La formation des agriculteurs est une priorité pour les 5 Chambres de Poitou-Charentes. Elle contribue à doter les agriculteurs de compétences augmentant leur autonomie et leur capacité à s adapter et à faire évoluer leur activité. En 2011, les Chambres de la région Poitou-Charentes ont réalisé heures stagiaires de formation, principalement pour les chefs d exploitations. Au total, agriculteurs de la région ont suivi une formation d une moyenne de 2,1 jours. L activité formation des Chambres est très homogène entre les 4 départements, que ce soit en moyens humains dédiés, volume d activité, contenu des prestations et financement. L enjeu financier de la formation dans les Chambres est important puisqu en 2011 le chiffre d affaires global de l activité formation des 5 Chambres s élevait à Quel est son objectif? La mutualisation de l activité formation des Chambres d agriculture a pour objectifs de : - Gagner en efficacité (mutualisation des outils et des procédures, démultiplication des formations, mutualisation des compétences, des ressources pédagogiques ). - Accroître la dynamique de développement de l activité formation grâce à la synergie de la mise en commun des ressources humaines. - Développer le niveau de professionnalisation des acteurs de la formation. - Développer une identité régionale de la formation en favorisant les partenariats et la reconnaissance de la compétence formation des Chambres. Principales étapes : Relance du groupe de travail de concertation et de coordination de nos actions de formation : démarrage en décembre Mise en place d un tableau de bord régional de pilotage de l activité formation des 5 Chambres : tableau de bord opérationnel depuis janvier Mise en œuvre d une concertation entre l organisation régionale formation et notre financeur VIVEA. Diagnostic de l activité formation dans les départements (finalisé fin juin 2012). Conduite d une réflexion sur la mise en place d une organisation régionale de la formation (à partir de l analyse des besoins de tous les acteurs concernés). Validation d un schéma d organisation régionale de la formation en Directoire fin 2012.

5 Mes Parcelles Mes Parcelles, qu est-ce que c est? C est un outil «Full Web» à destination des agriculteurs. Il leur permet d enregistrer facilement leurs pratiques culturales pour les sécuriser vis-à-vis des contrôles administratifs. Mes Parcelles est entièrement développé par le réseau des Chambres d agriculture (APCA). Cependant, la mise en place et le développement commercial est réalisé au niveau régional. Chaque région développe sa base Mes Parcelles indépendamment des autres. Participants : Les participants au projet : - Les directeurs des Chambres d agriculture de la région - Comité de pilotage : 5 chefs de services - Comité technique : 5 6 personnes - 1 administrateur, 1 géomaticien et 1 chef de projet. Dans chaque département, des correspondants travaillent sur la vente et le suivi des clients, soit 15 à 20 agents sur la région. Principales étapes : Le projet a été développé de septembre 2010 à septembre 2011, date du démarrage de la base de production. Les premiers clients ont été inscrits fin octobre/début novembre 2011.

6 ECOPHYTO Ecophyto, qu est-ce que c est? Un des grands axes du Grenelle de l Environnement qui affiche comme objectif une réduction de 50 % des pesticides en 2018 si possible. Un objectif qui s accompagne de moyens importants : environ 40 Millions d euros par an issus des prélèvements de la taxe TGAP Phyto (Agences de l Eau puis ONEMA). Une nouvelle orientation du développement qui induit de nouveaux partenariats et de nouvelles relations avec les services de l Etat (SRAL). Il s agit d une opportunité, mais avec un impératif de qualité, de résultats et d innovation dans la conduite des actions. Le financement octroyé par l ONEMA via des prélèvements des Agences de l Eau est conditionné à l obtention de résultats. Les membres du comité d orientation et de suivi national d Ecophyto sont exigeants sur les résultats. Des objectifs et des moyens nouveaux : Ecophyto FERME : 12 réseaux de fermes suivies chacun par un ingénieur réseau à mi-temps pour accompagner la diminution des produits phytosanitaires : - 4 ETP Chambres - 1,5 ETP CIVAM - 1 ETP Coop - 0,5 ETP Agrobio. SBT (Surveillance Biologique du Territoire) qui inclut l épidémiosurveillance (surveillance des maladies des végétaux) et, depuis 2012, le suivi des effets non intentionnels (biovigilance) avec un suivi sur la biodiversité et un suivi des résistances : - 2,4 ETP Chambres - 2,5 ETP FREDON - environ 1 ETP Instituts (ARVALIS, CETIOM, ACPEL, ANITTA). Animation : une animation et une communication régionales en lien avec le SRAL, service de l Etat. De nouvelles possibilités d actions régionales : Des moyens supplémentaires en viticulture sur le vignoble de Cognac et sur le Haut-Poitou. Une possibilité d accompagner et de développer la production légumière dans le nord de la région. De nouvelles compétences pour traiter des questions de biodiversité et construire un projet régional sur la biodiversité fonctionnelle.

7 VDA Qu est-ce que VDA? Le logiciel VDA est devenu LE logiciel de gestion (quotidienne) des agents des Chambres d'agriculture de Poitou-Charentes. Le logiciel VDA (Valorisation des Données en Agriculture) est un logiciel spécifiquement adapté à la gestion d'activité et à la relation client. Il permet : - de gérer notre base de données interlocuteurs, - d optimiser la relation clients (et notamment à travers les suivis), - d utiliser un outil spécifiquement adapté au domaine agricole, - de gérer notre planning, nos temps de travaux et notre activité, - de gérer notre activité courante : courriers, appels téléphoniques et publipostage, - de réserver des véhicules, du matériel, des salles, - de réaliser la facturation, - de réaliser des extractions et valorisations en toute autonomie. Principe : Avec cet outil, on peut suivre les 4 grandes étapes suivantes : - (Mieux) Connaître nos interlocuteurs : Base Interlocuteur. - Enregistrer ce que la CA réalise chez ses interlocuteurs : Les Suivis. - Savoir qui réalise ces activités et pour quel temps : Le CRact. - Facturer cette activité : Le Module Facturation. A venir : La mise en place de la téléphonie IP permet de coupler le téléphone à VDA, et par conséquent d ouvrir la fiche de l interlocuteur appelant.

8 SERVICES SUPPORT : DIAGNOSTICS DE REGIONALISATION ET DECISIONS Objectif du projet Contexte : La RGPP (Réforme Généralisée des Politiques Publiques) et le Projet «Terres d Avenir» (mutualisation des Chambres d Agriculture). Dans le cadre de leur réflexion sur la régionalisation des services supports, les Chambres d Agriculture de Poitou-Charentes ont décidé de mettre en œuvre en 2011 plusieurs diagnostics visant à analyser le besoin et la valeur ajoutée apportés par un processus de régionalisation partiel ou total de leurs services supports. Cinq lots ont été identifiés : Comptabilité, Ressources Humaines, Qualité, Communication, Achats Logistique. Mise en place de l équipe projet, mai 2011 : 1 directeur référent / 1 gestionnaire de portefeuille (appui méthodologique) / 4 personnes pour assurer les diagnostics. Les étapes du projet : - Juillet 2011 à avril 2012 : une phase de diagnostic pour éviter d aller directement à la solution : bien connaître les organisations existantes ; impliquer les acteurs dans la démarche ; améliorer la satisfaction client interne. - Avril 2012 : restitution des synthèses et proposition des scénarios. Bilan des diagnostics : Un maître-mot = harmoniser les pratiques pour améliorer la satisfaction du client interne et à terme être plus efficients. Cette étape peut préparer une régionalisation. La mise en œuvre des projets : - Mai 2012 : recrutement de chefs de projet pour mettre en œuvre un plan d action spécifique à chaque service support. - Démarrage de la mutualisation pour la plupart des activités support au 1 er janvier 2014 ou avant selon les avancements des travaux des groupes.

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