Un exemple de projet commenté : Le «Boss Dating»

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1 Un exemple de projet commenté : Le «Boss Dating» Ce projet est un cas réel mené par une de vos camarades du CNED en Il n a pas valeur de modèle dans la mesure où il comporte une partie importante de prospection, évaluable en E4 et non en E6. Cet exemple a d ailleurs été retenu pour faire la part des choses entre les 2 épreuves. Faut-il rédiger ou détailler à ce point le projet? Probablement pas, s agissant d un entretien de 20 minutes (durée maximale de la partie consacrée au projet). Mais, «qui peut le plus peut le moins» : dans un premier temps, une préparation écrite approfondie de votre méthodologie vous permettra d être plus rigoureux et de ne rien oublier d important. Ensuite, il vous suffira de synthétiser le mieux possible votre démarche et de sélectionner les supports (annexes) utiles, dans la perspective de l oral. Ainsi, vous serez en mesure de présenter l essentiel de votre projet en quelques minutes, puis, si on vous le demande, de dérouler plus en détail une facette de celui-ci. 1. Prise en charge du dossier annonceur : Note de cadrage du projet à reconduire «Boss Dating» o o Déclencheur du projet : Agence de communication «Com Une Idée», petite agence implantée à Lattes (34). Elle propose différents services de communication (PAO, événements). Demande de l annonceur : reconduire le concept de soirée Boss Dating et amplifier la sixième édition qui aura lieu le 24 février o Contexte du projet de communication : L événement a été imaginé par l association «Boss Dating», association créée par l agence de communication Com Une Idée, dans le but d organiser des soirées entre chefs d entreprise. L objectif principal de l agence, était de communiquer auprès des entreprises de l Hérault, afin de fidéliser et recruter de futurs clients. Grâce à cette initiative et à son succès, l agence a développé sa notoriété et a été amenée à signer de nombreux contrats avec de nouveaux clients, dont la plupart lui sont restés fidèles. Commentaire [pc1]: Tout commence toujours par un brief (écrit ou oral) de l annonceur (ici, l agence elle-même. Quand le brief est oral (simple demande initiale) il faut reformuler les choses pour bien formaliser les attentes de l annonceur et délimiter les engagements du chef de projet (vous) : c est le rôle de la note de cadrage (ou contre-brief) Commentaire [pc2]: Pourquoi passer par une association? Plusieurs raisons possibles : - pour isoler comptablement cette opération des activités de l agence ; - pour donner un caractère d utilité économique légitimant mieux cette manifestation (une association ne fait pas de bénéfices) ; -pour ouvrir l organisation à d autres personnes et institutions ; - pour «avancer «masqué» (dans le cas où l agence ne voudrait pas que ses intentions commerciales soient trop visibles). 1

2 o Budget : environ XX euros. o Planning prévisionnel de travail (la soirée a eu lieu le 24 février 2011): - J-3 mois : Conception de l événement (étude de faisabilité, création des outils de communication et prospection) ; - J-2mois : Mise en œuvre de la communication et de la prospection - J- 2 mois : Organisation de la soirée (recherche du lieu, des prestataires) - J-21 jours : Relances, confirmations, encaissements, ajustements avec les prestataires - J : Mise en place de la soirée le jour J et gestion des imprévus -J+1 J+10 : Bilan de la soirée, suivi et fidélisation des participants o Contraintes créatives : respecter dans ses grandes lignes la communication antérieure : cf ci-dessous la communication des Boss Dating précédents Le logo Affiche 2009 Affiche

3 2. Méthodologie du Projet «Boss Dating» Phase 1 : Bilan des éditions précédentes Est-il opportun de reconduire ce projet? 1. Retour sur l idée initiale : A l origine, plusieurs idées avaient été évoquées. Puis, une d entre elles avait émergé : organiser une soirée originale Business to Business, récupérant le concept de «Speed Dating» («une minute pour rencontrer l âme sœur!»). pour développer la clientèle de l agence et fidéliser ses clients actuels : les participants ont une minute pour rencontrer un futur client, fournisseur ou collaborateur, etc. Au cours de la soirée, ils ont la garantie d avoir rencontré au moins 16 entreprises et de repartir avec le fichier de tous les participants (le «book»). L agence a préféré avancer «masquée» en créant une association (à but non lucratif, donc) : l Association «Boss Dating». La soirée se déroule toujours au sein d un lieu de prestige dans une atmosphère détendue et chaleureuse. Un cocktail de bienvenue est offert aux invités, il est suivi d une animation «surprise» et enfin une tombola et un buffet dinatoire leur seront proposés. Commentaire [pc3]: Quand un projet est totalement neuf, une phase préliminaire permet de réfléchir au concept à imaginer (Recherche de l idée) pour répondre aux objectifs de l annonceur. Quand l événement existe déjà, il est bon de faire un retour critique sur son idée de départ et les résultats obtenus par le passé. On peut le voir (et le rédiger) comme un bilan classique (interne-externe) Commentaire [pc4]: La gratuité n est pas de ce monde! Bien repérer les motivations de l annonceur. Nous sommes ici typiquement dans du marketing relationnel : une opération à la fois conviviale et à finalité professionnelle. N hésitez pas à montrer un tableau comparatif des différentes idées qui ont été imaginées. 2. Intérêt de l événement : Intérêt pour l agence : trouver de nouveaux clients et fidéliser les anciens, tout en développant sa notoriété. Intérêt pour les participants : rencontrer d autres chefs d entreprise afin de développer leur clientèle, tout en passant une soirée agréable. 3. Veille et examen critique d autres événements Business to Business : Voir Annexe 1 Résultat de cette veille : Concurrent direct : le «Speed Dating Professionnel», organisé par le Club de Montpellier Athlétisme. De nombreux concepts voisins existent, mêlant convivialité et contacts professionnels. Ils sont souvent liés à des réseaux professionnels (CCI, Medef) et donc réservés à leurs membres. Le nôtre reste assez original et ouvert. 4. Diagnostic : Évaluation du concept au bout de 5 ans d existence : L association «Boss dating» est expérimentée, mais elle doit gagner en légitimité en se renforçant (plus de moyens et plus de partenariats avec les associations professionnelles). Commentaire [pc5]: Ce benchmarking (veille concurrentielle) est toujours utile pour récupérer (sans les copier pour autant) de bonnes idées chez les autres. Inutile en effet, de vouloir toujours tout réinventer. Cela permettra d affiner la piste retenue et probablement de l enrichir en confrontant plusieurs idées voisines. C est aussi l occasion de réfléchir à un positionnement différenciateur. Commentaire [pc6]: Le diagnostic sort du bilan les points fort essentiels sur lesquels la communication pourra s appuyer, et les points les plus faibles à combattre. Ensuite, il précise le rôle que devra jouer la communication. 3

4 Le boss dating concerne surtout des petites (et probablement jeunes) entreprises (en recherche de clients) et semble moins pertinent pour des entreprises bien installées ou pour des entreprises recherchant des fournisseurs. Bien que concurrencé, le concept reste intéressant et mérite d être reconduit ; mais il faudra à l avenir de le faire évoluer vers un contenu plus attractif et/ou plus festif. Rôle à donner à la communication : asseoir encore plus la légitimité et l intérêt économique de cet événement BtoB pour la région, en s appuyant particulièrement sur ses 5 ans d existence et les résultats positifs qu il a entrainés pour ses participants lors des éditions précédentes. Commentaire [pc7]: Ici, c est la dimension intégrative de la communication qui compte : donner le sentiment à ces entrepreneurs qu ils vont rejoindre un réseau performant d entrepreneurs dynamiques et à l affut des bonnes opportunités 5. Problématiques de communication Les problématiques sont donc nombreuses. Par exemple : Comment donner au Boss Dating une attractivité plus importante alors que l annonceur manque de légitimité et que le concept semble surtout pertinent pour les petites entreprises? Phase 2 : Étude de faisabilité du projet : L opportunité de reconduire ce projet a été validée. Il faut à présent en évaluer les contraintes techniques et financières. 1. Cahier des charges techniques de la soirée : Voir Annexe 2 2. Cibles et plan de communication envisagé pour les atteindre : Les cibles principales sont les participants potentiels à la soirée, c'est-à-dire : des entreprises de service aux professionnels, les anciens participants des précédents Boss Datings, et les clients de l agence. Pour la plupart, ils sont situés dans le département de l Hérault. Nous disposons de leur adresse dans notre fichier. Pour les atteindre, nous les prospecterons par Marketing direct : voir infra. Les cibles secondaires sont : - les professionnels faisant partie de réseaux sociaux (publication d articles sur Facebook et Viadeo), - les commerçants et artisans de Lattes, où l annonceur est implanté (distribution de flyers et affichage dans leur commerce); - les réseaux professionnels de l Hérault : «Mill Energies», le Medef de l Hérault et la CCI de Montpellier, le club des «Créatrices 34» (MD et distribution de flyers lors de leurs réunions) Commentaire [pc8]: Avant de valider un projet, il faut en faire une étude de faisabilité ou au moins, d opportunité. L étude de faisabilité est centrée sur les coûts et les contraintes (Peut-on le faire?) et concerne surtout l organisateur. L étude d opportunité fournit plutôt des raisons de participer (Doit-on le faire?) à des partenaires extérieurs (ex : une direction nationale d une banque) Commentaire [pc9]: Par son statut «caméléon», entre communication et outil de prospection et de vente, le Marketing direct risque de vous amener à glisser vers l épreuve E4, ce qui serait incorrect. A vous de bien rester tourné vers le projet et de citer, sans les développer, les opérations de MD. 4

5 - la presse locale /régionale et la presse magazine (envoi de communiqués de presse). Ce sont des relais qui permettront de donner plus de visibilité et de crédibilité à cette soirée. 3. Plan de prospection envisagé : La communication ne suffira pas pour recruter des participants : une opération de prospection par Marketing direct s impose ( ing et phoning), moyen direct, rapide, personnalisé et peu coûteux. Les étapes nécessaires : Commentaire [pc10]: A citer donc, mais sans développer. A exploiter en E4. Création et qualification du fichier de prospects ; Création et envoi d ing ; Phoning et relance téléphonique suite aux s 4. Budget prévisionnel de la soirée : Voir Annexe 3 Coût total estimé à Pour atteindre le seuil de rentabilité, il faut recruter 56 participants à 45 la place. 5. Planning prévisionnel de l organisation du projet : Voir Annexe 4 6. Validation du projet Présentation du projet à la responsable de l Agence, corrections et validation. Commentaire [pc11]: Un prévisionnel n est pas précis : il donne des grandes masses pour estimer l ordre de grandeur du coût du projet. Commentaire [pc12]: Le planning ne peut pas être précis en début de projet. Mais il faut cependant s obliger à en avoir un très tôt, pour se donner un cap à suivre : on le précisera au fur et à mesure. Phase 3 : Préparation de la communication et de la prospection : 1. Rédaction de la «Copy Stratégie» : a. Choix des cibles : Commentaire [pc13]: Pas de création de supports de communication sans rédaction préalable des instructions créatives («Brief créatif», «copy stratégie», «Plan de travail créatif») qui encadreront le travail des créatifs. Cibles principales : Les entreprises de services aux professionnels (location de véhicules, location de locaux, maintenance et sécurité informatique, création de sites internet ) de l Hérault. Ces dernières peuvent-être très intéressées, car les professionnels présents lors de la soirée représenteront pour eux une clientèle potentielle. Les anciens participants des précédents Boss Dating. Ce sont des personnes plus faciles à convaincre, car elles connaissent le concept de la soirée et sont assurées de sa crédibilité. Les clients de l agence de communication. Ils ont déjà entendu parler de la soirée et font confiance à la responsable de l agence. 5

6 Cibles secondaires : Les artisans et commerçants de Lattes (lieu où est située l agence de communication). Ils connaissent l agence et sa responsable, ce qui crédibilise la soirée. De plus, ils auront la possibilité d y rencontrer de futurs clients ou fournisseurs. Les relais influents : les associations patronales et professionnelles o Mill Energies (Association regroupant les entreprises de la zone du Millénaire sur Montpellier) : peut préconiser la soirée à ses membres. o Le Medef et la CCI, peuvent également préconiser la soirée à leurs membres. o Association «Créatrices 34». Les membres inscrits à cette association sont des créatrices d entreprise, elles peuvent donc être très intéressées par la soirée. Presse régionale et locale (Midi Libre et La Gazette, Layalina). Ce sont de bons supports-relais, lus par des particuliers et professionnels de Montpellier et ses alentours. b. Choix des objectifs : Objectifs cognitifs : o augmenter la notoriété du Boss Dating, car il est encore peu connu par les entreprises du département ; o démontrer son efficacité et susciter l intérêt : rappeler aux prospects que lors des précédentes soirées, certains professionnels ont eu des retombées positives (acquisition de nouveaux clients, mise en place de partenariats ). Commentaire [pc14]: Il s agit bien et seulement d objectifs de communication (et non d objectifs commerciaux ou managériaux) Objectifs affectifs : o le Boss Dating peut-être mal interprété et confondu avec le «Speed Dating», ce qui le rend peu crédible aux yeux des professionnels. La multiplication des concepts déclinant le speed dating brouille également la perception. C est pourquoi, il faut créer une image sérieuse (mais attractive) qui le distingue du «Speed dating» et qui gomme les aspects les plus superficiels des concepts professionnels qui s en inspirent (job dating). Objectifs conatifs : o Inciter les chefs d entreprise à demander des informations sur la soirée o les inciter à s inscrire à la soirée et à en parler autour d eux o inciter les réseaux professionnels et la presse écrite à relayer l information c. Choix d un positionnement : Le Boss Dating, c est l événement convivial et ouvert, accélérateur de relations commerciales à valeur ajoutée pour les PME de l Hérault. Signature possible : «Association Boss Dating, Génératrice de relations d affaires pour les PME» Commentaire [pc15]: Que faut-il positionner? L agence ou l événement? Les deux probablement. Cependant, l Agence s est visiblement mise en retrait. Sa communication antérieure ne la cite jamais. De plus, elle a même créé une association «Boss Dating» pour donner un caractère plus institutionnel et moins commercial à sa démarche, ce qui est fréquent dans les réseaux professionnels. Il faut donc «entrer» par l événement. Commentaire [pc16]: La signature est le «slogan» récurent de l annonceur qui traduit en message créatif le positionnement pour les besoins des supports de communication (affiche, spot, mailing ) 6

7 Justification : C est un positionnement crédible et durable : les éditions antérieures le démontrent. C est un positionnement attractif, car il sera proposé aux invités différentes animations au sein d un cadre convivial et chaleureux (concept différent des relations BtoB habituelles) : un cocktail de bienvenue, une animation surprise, une dégustation de vin, ainsi qu un buffet dinatoire. Enfin, il répond à l attente des chefs d entreprise de multiplier les opportunités de rencontres de clients potentiels : c est donc un moyen facile et peu onéreux de nouer des contacts commerciaux (les invités repartent avec les coordonnées des 60 participants). Commentaire [pc17]: On utilise 4 critères pour défendre la pertinence d un positionnement : -crédible (réaliste) -attractif (au regard des motivations et attentes des cibles) -distinctif (vis-à-vis des concurrents) -durable (le positionnement doit pouvoir durer dans le temps) C est un positionnement distinctif, car le concept est original et ouvert ; il se distingue des autres événements BtoB du département qui supposent d appartenir à un réseau (ex : être membre de la CCI, du Medef ). Tous les participants connaissent la finalité de la soirée : ils ont donc tous besoin de trouver des partenaires (dans les réseaux, les motivations sont variables et moins ciblées). d. Stratégie créative : Promesse : Le Boss Dating vous garantit de rencontrer des chefs d entreprise du département de tous secteurs d activité et pourrez rapidement nouer des contacts commerciaux, le tout dans une ambiance conviviale et détendue. Slogan possible : «Boss Dating : on n a jamais fait mieux pour trouver facilement des partenaires commerciaux dans l Hérault!» Preuve : o Présence d une soixantaine de chefs d entreprise soucieux de trouver des partenaires ; o Rencontre en face à face d une trentaine de chefs d entreprise ; o Dégustation de vin et buffet dinatoire pour consolider leurs rencontres ; o Remise des coordonnées de tous les participants. Ton : en cohérence avec la cible B to B, le lieu de la soirée et la notion de temps («une minute pour trouver un futur client»). Contraintes : o Respect de la charte graphique «Boss Dating» des années précédentes; o logo + photo du Château de Flaugergues o Budget pour l impression des outils et supports de communication : 17 % du budget Commentaire [pc18]: Alors que le positionnement définit l identité voulue de cet événement (le Boss Dating, c est..), la promesse formule le bénéfice que vont en retirer les cibles (le Boss Dating vous offre, vous promet, vous donne ). Commentaire [pc19]: Le slogan est le message créatif exprimant la promesse pour les besoins des supports de communication Commentaire [pc20]: Les contraintes créatives, seulement, que devra respecter rigoureusement l équipe créative Charte graphique que devront respecter tous les outils de communication et de prospection : Le nom de l événement : «The Boss Dating» ; Le slogan : «1 mn pour trouver un futur client» ; 7

8 Le logo La couleur : L arrière-plan sera divisé en deux couleurs : le bleu et le blanc (couleurs dominantes). Les textes (programme de la soirée, le lieu, la date ) seront rédigés en noir. Enfin, les informations importantes (les horaires, l adresse du lieu, le numéro de téléphone et l adresse mail pour réserver, et le slogan) seront en rouge ; Les caractères : - «Myriad pro» pour le nom de l évènement, le slogan, le programme, le bulletin d inscription, le numéro de téléphone et l adresse de l agence, et les frais d engagement. - «Palatino» pour la date et le nom du lieu où doit se dérouler la soirée. - «Optima» pour l adresse de l agence. À insérer obligatoirement : le logo du Château de Flaugergues ou une photo. 8

9 2. Stratégie de moyens 2.1 Outils de prospection et de communication retenus par cibles : Outils de prospection en bleu, de communication en jaune. Cibles principales Cibles secondaires Qui Où Comment Dans les Phoning pages jaunes. Chefs d entreprise de services aux professionnels sur Montpellier et ses alentours. Anciens participants aux précédents Boss Dating. Clients de l agence. Artisans et commerçants de Lattes. Professionnels présents sur les réseaux sociaux. Mill Energies CCI et Medef de l hérault. Association Créatrices 34. Presse régionale et locale. Presse magazine Listings de l agence. Listings de l agence. À Lattes. Sur Facebook et Viadéo. Quartier du Millénaire sur Montpellier. ing, suivi de phoning. ing, suivi de phoning. Distribution d affiches et de bulletins d inscription. Publication d articles (mis à jour chaque semaine sur Facebook). ing + Phoning. Montpellier ing + Phoning. Montpellier Distribution de bulletins d inscription lors d une de leurs réunions. Au Midi Libre et à la Gazette sur Montpellier. Layalina sur Montpellier. Envoi de communiqués de presse. Envoi d un communiqué de presse. Commentaire [pc21]: Outils de prospection à ne pas présenter pendant E6. A utiliser par contre en E4 car ils concernent bien la vente d une solution de communication à des clients professionnels de cette agence communication. 9

10 2.2 Outils et supports de communication finalisés Différents supports : Voir Annexe 5 Logo, badge, signalétique Affichettes Mailing, invitations-bulletins d inscription Panneaux de placement Création du book Participants : Voir annexe 10 Relations presse : Création d un communiqué de presse (voir Annexe 7) à destination de la presse magazine («Layalina») et de la presse régionale et locale («La Gazette», «Le Midi Libre»). Le but était de médiatiser l évènement pour le rendre plus crédible aux yeux des professionnels et ainsi les inciter à s y inscrire. À envoyer un mois avant la soirée. 2.3 Préparation des outils de prospection Voir Annexe 6 a. Constitution et qualification du fichier de prospection, classé par secteur d activité (listing et cartes de visite de l agence + recherche dans les Pages Jaunes) : b. Argumentaire (préalable à la création des s et au phoning) : c. Guide générique de traitement des objections (préalable au phoning) : d. Rédaction de l ing (y joindre la feuille de présentation de la soirée, ainsi que le bulletin d inscription) e. Script téléphonique de relance (après avoir envoyé ) f. Guide de traitement des objections lors de la relance (après envoi d ) : g. Tableau de reporting journalier: Commentaire [pc22]: A ne pas présenter en E6. A réserver pour E4 2.4 Mise en œuvre de la prospection et résultats obtenus : a. Objectifs de prospection : Objectifs quantitatifs : un peu plus de 60 participants (au cas où il y aurait des annulations de dernière minute ). Il faut absolument un nombre pair. Objectifs qualitatifs : des entreprises de tous secteurs d activité pour que les rencontres soient intéressantes pour les participants (pas plus de deux entreprises du même secteur). Éviter les entreprises de communication (entreprises concurrentes à l agence). b. Entretien téléphonique : c. Les principales difficultés rencontrées et les solutions adoptées : d. Bilan quantitatif et qualitatif de la prospection : e. Liste des participants, confirmation des inscriptions et suivi des règlements : 10

11 Phase 4 : Organisation de la soirée : Elle s est déroulée en parallèle de la phase 3 1. Animations : demande de devis et choix final : a. Différentes idées d animation : Commentaire [pc23]: Le choix d une prestation suppose de comparer des offres différentes et des devis Animations Danseuses orientales Dégustation de vin Défilé de mode Musiciens DJ Contraintes que devra respecter l animation Aucune contrainte particulière et possibilité de répartir les danseuses dans les trois salles où seront installés les participants. L animation devra débuter lorsque tous les participants seront installés. Aucune contrainte particulière car le château de Flaugergues s en occupe (salle et service mise à disposition). Prévoir une pause d environ trente minutes. Valorisant pour le prestataire. Lourd à organiser. Il faut prévoir un espace assez grand pour le défilé et un endroit où les mannequins puissent se changer. Prévoir un espace assez grand pour les musiciens et leur matériel. Ne peut pas durer toute la soirée, car trop bruyant avec le bruit des conversations. La musique et le bruit des conversations tout au long de la soirée risquent de fatiguer les participants. b. Choix final des animations : Le choix final se porte sur la dégustation de vin (mise en place d un partenariat avec l endroit qui nous accueille, donc aucune organisation particulière à prévoir), ainsi que sur les danseuses orientales. Cette animation ne demande aucune contrainte particulière. De plus, les danseuses auront la possibilité de se déplacer librement dans les trois salles où seront répartis les invités. Demande de devis par téléphone à la «Compagnie Belly ssima» et aux «Danseuses de Sinai», car ces deux troupes se trouvent sur Montpellier (moins de frais de déplacement) et ont une bonne notoriété. Les tarifs de ces deux prestataires étant sensiblement les mêmes (pour trois danseuses), et ma responsable ayant déjà travaillée avec la Compagnie Belly ssima et étant satisfaite de leur prestation, nous avons opté pour cette dernière. 2. Traiteur : demande de devis et choix final : Les recherches ont été mené grâce aux Pages jaunes et à Google, et nous ont permis de trouver six traiteurs correspondants à nos attentes : la diversité et l originalité des mets proposés, les tarifs, et les frais de déplacement. 11

12 Nous avons donc demandé des devis à partir du site internet de six traiteurs : - Amis Traiteur - Traiteur Grand - Cabiron Traiteur - Traiteur des garrigues - Reynaud Traiteur - Yvan Authentique Traiteur Notre choix final s est porté sur «Amis Traiteur», car il avait le meilleur rapport qualité/prix et ils ont su répondre à toutes nos attentes et questions. De plus, ma responsable avait déjà fait appel à lui lors d un précédent Boss Dating et elle n avait pas été déçue par sa prestation. 3. Suivi des prestataires et derniers ajustements : Voir Annexe 9 4. Finalisation et impression du Book: Voir annexe 10 Ce book contient les coordonnées de tous les participants et sera disposé sur chaque table avant le début du Boss Dating, afin de faciliter les prises de contact. Commentaire [pc24]: Piloter un projet, c est assurer l interface entre différents intervenants et réussir à coordonner leurs interventions et garantir le résultat attendu. C est aussi assurer le suivi, relancer, vérifier, ajuster les commandes de prestations en fonctions des difficultés) 5. Planning définitif du projet: Voir Annexe 8 Phase 5 : déroulement de la soirée en photo : Voir Annexe 11 Commentaire [pc25]: Gérer, c est prévoir : il faut donc planifier son organisation le plus précisément possible : de manière globale au début (repérer les grandes étapes), puis détaillée par la suite. Prenez l habitude d utiliser un outil informatique comme Gantt Project (gratuit) 12

13 Phase 6 : suivi et fidélisation des participants : Voir Annexe Mailing de remerciement auprès des participants 2. Questionnaire de satisfaction pour les participants de la soirée : Pour ce sixième Boss Dating, le questionnaire prévu n a pas été envoyé aux participants, car malgré son succès, cette soirée ne sera sûrement plus reconduite par l agence de communication Com Une Idée. Exemple d un questionnaire que nous aurions pu envoyer aux participants (questionnaire d un précédent Boss Dating) 3. Derniers encaissements et règlement des prestataires : Les derniers encaissements des participants ont été réglés le soir même de la soirée, lors de l accueil des participants. Le règlement des prestataires (traiteurs et danseuses) a été pris en charge par mon maître de stage. 4. Suivi des relations presse : Voir Annexe 13 À ce jour, aucun article n a été publié après la 6 ème édition de ce Boss Dating. (A titre d exemple de retombée presse : Article du Midi Libre de la 4 ème édition du Boss Dating qui s est déroulé au domaine du Golf à Fabrègues) 3. Bilan général du déroulement du Boss Dating 2011 Bilan des organisateurs (problèmes rencontrés) : - Trois participants ne se sont pas présentés, il a donc fallu réorganiser les rencontres à la dernière minute - Lors du deuxième tour, il y a eu une erreur de placement : il a donc fallu déplacer certains invités, le plus discrètement possible. - Nous avons remarqué qu au fil de la soirée, les participants se fatiguaient (à cause de la cadence notamment) et avaient de plus en plus de mal à tourner au signal. 13

14 Bilan des participants : Motifs de Satisfaction : - D après les retours reçus, la grande majorité des participants a passé une soirée agréable et riche en rencontres professionnelles. Certains ont même eu rapidement des retours commerciaux (clients, partenariats, ou fournisseurs potentiels). - Les animations ont été appréciées et ont permis de détendre l atmosphère : les danseuses orientales, la dégustation de vin, le buffet dinatoire et le cocktail de bienvenue. - Une soirée intéressante pour les chefs d entreprise qui n ont pas le temps de développer leurs réseaux professionnels. Critiques émises : - Temps de discussion trop court. - Soirée assez longue (tombola notamment). - Impossibilité de pouvoir rencontrer la totalité des participants lors du Boss Dating - Certaines personnes prenaient le temps de parole des autres. Bilan final : - Objectifs quantitatifs/qualitatifs atteints? L objectif quantitatif n a finalement pas été totalement atteint : seulement 57 participants, au lieu des 60 prévus initialement. L objectif qualitatif a, quant à lui, été totalement atteint : les représentants de grandes organisations étaient présents (le Medef et Mill Energies), et les secteurs d activités étaient très diversifiés (restauration, assurance, banque, conciergerie, service à la personne et aux professionnels, création de bijoux, vente d escargots ). - Modifications à envisager? Envisager un temps de discussion par personne plus long. Mais dans ce cas-là, réduire le temps consacré aux discours. Rajouter sur les flyers et affiches : «Pour toute annulation de dernière minute, aucun remboursement ne sera effectué.» - Événement à reconduire? Le Boss Dating demanderait à être reconduit, étant donné son succès et son efficacité commerciale selon les participants et l agence. Cependant, il serait judicieux de «muscler» son équipe d organisation (s appuyer sur les réseaux professionnels) et son contenu afin d attirer de plus grosses entreprises et fidéliser les participants des éditions précédentes (voir Diagnostic). Cependant, une nouvelle édition ne se fera peut-être pas, car l agence a décidé de se diversifier et de consacrer plus de temps au développement de nouveaux projets. 14

15 Point de vue de l enseignant, observateur extérieur Ce cas est révélateur des stratégies utilisées par les agences pour recruter et fidéliser leurs clients : sur un marché de la communication de plus en plus concurrentiel, premier secteur à être touché en cas de récession économique, il devient de plus en plus difficile de travailler sans créer des opérations de relations publiques (ou au moins y participer). Même quand elles ne concernent qu une centaine de personnes, ces opérations événementielles sont lourdes à mettre en place (3 mois à 1 an) et nécessitent un pilotage très rigoureux et une vigilance de tous les instants dans la dernière ligne droite pour éviter de mauvaises surprises. Les étudiants qui sont attirés par l événementiel doivent s en rendre compte : organiser une manifestation, c est passer son temps à régler des problèmes concrets et à manager des intervenants extérieurs plus ou moins impliqués dans la réussite du projet. Il faut donc beaucoup de ténacité et de rigueur dans l organisation, pour un résultat toujours incertain : un événement est toujours «un moment de vérité». La position de l annonceur est ici inconfortable et ambiguë. Ni l agence, ni l association «Boss dating» ne semblent avoir acquis une légitimité suffisante pour espérer élargir considérablement le nombre de participants. N étant pas principalement une agence événementielle, l agence Com Une idée semble perdre beaucoup d énergie dans l organisation de cette manifestation. La logique de l Association professionnelle doit être poussée plus loin : il faudrait établir des partenariats avec d autres institutions pour obtenir une reconnaissance suffisante auprès des entreprises et accéder du même coup à un public plus large et à des budgets plus importants. Cependant, le concept de Boss dating reste original et il n a pas été véritablement reproduit ou contesté par les concurrents. L expérience de l agence organisatrice, le soin apporté à la préparation et au marketing relationnel nécessaire pour décider les participants a porté ses fruits. Mais, c est un travail lourd à organiser, pour des résultats à long terme difficiles à évaluer (recrutement de nouveaux clients et fidélisation des anciens pour l agence). La dimension festive oblige à se renouveler : il faut donc chaque année convaincre un nouveau domaine viticole d être partenaire, et il faut proposer de nouvelles animations. Enfin, les participants seront toujours plus difficiles à trouver et conserver : ceux qui ont besoin de clients sont surtout de petits entrepreneurs avec peu de moyens et beaucoup d exigences sur l efficacité de ces opérations : si ces soirées ne donnent pas grand chose, ils ne reviendront pas. Ces entrepreneurs seront attirés par la présence de plus grosses PME susceptibles de leur donner du travail. Mais ces grosses PME, bien implantées, n ont pas vraiment besoin de ce type de démarche pour développer leurs affaires. Pour attirer et fidéliser ces entrepreneurs, il faudra soit leur garantir une soirée vraiment agréable et étonnante, soit ajouter un contenu professionnel encore plus riche (par ex : aide à la création d entreprise, à l innovation, à l exportation grâce à la présence d experts, de personnalités influentes de l économie locale, d investisseurs ou d un invité animateur charismatique : Daniel Herrero, Louis Nicolin). 15

16 Ces éléments expliquent probablement en partie le choix fait actuellement de ne pas reconduire le Boss dating en Les manques de cette communication : - La dimension relationnelle (marketing direct) est effectivement décisive pour aller chercher des participants (et particulièrement en BtoB). - Cependant, avec plus de moyens financiers, on aurait pu réaliser une communication média de proximité (achat d espace dans la Presse quotidienne locale, radios France Bleu Hérault-, et de l affichage sur du mobilier urbain abribus, «Sucettes»- de l agglomération) : celle-ci aurait donné plus de visibilité à l événement et aurait permis aux organisateurs de nouer plus facilement des partenariats (accéder aux moyens médias, c est démontrer qu on «joue dans la cour des grands»). -De même, avec plus de notoriété, l événement aurait intéressé encore plus la presse : les retombées auraient été plus nombreuses. 16

17 Annexes Annexe 1 : Veille et examen critique d autres évènements BtoB dans l Hérault Résultats des informations trouvées sur Internet grâce au moteur de recherche Google et classées dans un tableau selon des critères de sélection. Soirées Pertinence? Attractif? Cher? Apéros Entrepreneurs : permet de rencontrer d autres créateurs ou entrepreneurs et d échanger des informations lors d un apéro convivial et agréable. Deux entrepreneurs ont lancé cette soirée qui s est développée dans toute la France. Site Internet : aperoentrepreneur s.com ** Les lieux dans lesquels se déroulent les soirées sont agréables (exemple : le restaurant Oze Wok sur Montpellier). De plus, les rencontres se déroulent lors d apéritifs. ** L accès est gratuit, à l exception des consommations (les prix restent raisonnables). ** Afterwork : rencontres entre professionnels (dirigeant, cadre, commercial..) en semaine après le travail dans des lieux branchés. Soirées très répandues, organisées dans de nombreux bars ou discothèques. Pour les organisateurs le but est de s attirer une nouvelle clientèle en semaine * Attractif, car les soirées se déroulent dans des lieux branchés (DJ, consommations ). Mais peu original, car les soirées (à part l intitulé de celles-ci) ne se différencient pas des autres. ** Dépend du lieu, mais souvent les tarifs sont peu élevés. ** Apéro Synergie Business Club : c est un rendez-vous entre les membres du club et tous ceux qui souhaitent échanger leurs cartes de visite et trouver de nouveaux contacts professionnels. Soirées organisées par le Synergie Business Club (premier club d affaires privé en France) pour leurs membres et tous ceux qui souhaitent trouver de nouveaux contacts professionnels. Site Internet : synergiebusines sclub.com *** Les soirées se déroulent dans des restaurants lors d un apéritif convivial et détendu. ** Apéritif Gratuit *** Club rencontres et affaires (Medef de l Hérault): permet de mettre en avant des entreprises d un secteur d activité, de permettre à de nouveaux membres du Medef de se présenter Les soirées sont organisées par le Medef de l Hérault. *** Les soirées sont organisées au sein des locaux du Medef. Néanmoins, le cocktail et la tombola en fin de soirée sont un plus. * Gratuit, mais il faut recevoir une invitation. *** Soirée VIP B2B en fête : elle a pour but des réunir des professionnels afin qu ils puissent se rencontrer et discuter dans une atmosphère festive et détendue. Soirée organisée par James & Shams (société de relooking) et le Cabinet CTM (Conseil, Traitement et Marketing). Rencontres professionnell es dans une atmosphère détendue et festive * Soirée festive (présence d un DJ) et détendue à bord d une péniche. Apéritif et dîner proposés aux participants. *** Tarifs à partir de 27 euros, en fonction de la prestation choisie (apéritif seul/apéritif et dîner ). * 17

18 Facile à organiser? Organisées dans un lieu différent tous les premiers jeudis du mois. Aucun autre prestataire mis à part le restaurant. Les rencontres entre professionnels n ont pas l air d être structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au déroulement de la soirée. ** Facile à organiser, car les soirées sont peu différentes des autres. Et les lieux sont déjà aménagés pour ce genre de soirées. Il y a surtout un travail sur la communication. *** Les soirées sont organisées dans des lieux différents tous les quinze jours. Il n y a aucun autre prestataire à contacter mis à part le restaurant. De plus, les rencontres entre professionnels n ont pas l air d être structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au déroulement de la soirée. ** Il y a une vraie organisation sur le déroulement de la soirée (des discours, les entreprises qui le souhaitent ont trois minutes pour se présenter, organisation de la tombola, intervention d un traiteur pour le cocktail ). * Soirée organisée à bord d une péniche, de 20h30 à 12h Plusieurs prestataires à contacter et à gérer (DJ, traiteur ). Les rencontres entre professionnels ne sont pas structurées, il n y a donc pas de contraintes par rapport au thème de la soirée. ** Remarques Soirées organisées seulement pour des entrepreneurs ou créateurs. Le concept a surtout été inventé pour permettre aux gens de sortir en semaine après le travail Ces soirées permettent-elles vraiment de développer ses contacts professionnels? L apéritif commence à 18h, ce qui n est pas forcément judicieux étant donné qu il est organisé pour des professionnels Il faut recevoir une invitation, les soirées ne sont donc pas accessibles à toutes les entreprises. Les horaires (18h30) : un peu tôt en semaine. Enfin, chaque soirée met en avant un thème bien précis et donc un secteur d activité, ce qui peut réduire le nombre des entreprises intéressées. Soirée un peu trop festive pour des rencontres entre professionnels. Enfin, ce n est pas le même tarif pour tout le monde, ce qui peut retenir certaines personnes, mais cela leur laisse aussi la possibilité de choisir le déroulement de leur soirée. - Légende de des critères de notation : *** Très ** Moyen * Peu Conclusion : Nous pouvons donc retenir, que les soirées «Afterworks» et la soirée «VIP B2B en fête» sont les concepts les plus éloignés de nos objectifs. Les seuls points à retenir de ces deux soirées sont leur côté attractif : soirées détendues dans un lieu chaleureux, présence d un apéritif, et pourquoi pas d un dîner Le concept qui se rapproche le plus de nos intentions est l «Apéro Synergie Club», dans 18

19 le sens où c est une soirée organisée pour ceux qui souhaitent développer leur contacts professionnels, au sein d une atmosphère détendue et conviviale, tout en restant professionnelle, et donc crédible aux yeux des prospects. En résumé, notre soirée s inspirera des soirées «Afterworks» et «VIP B2B en fête», pour leur côté attractif (rencontrer des professionnels dans un lieu détendu et convivial) ; du «Club rencontres et affaires» pour son organisation structurée (discours, cocktail, tombola ) et plus axée sur le côté professionnel de ses soirées. En définitive, notre soirée aura pour objectif de permettre à des chefs d entreprise de se rencontrer dans une atmosphère chaleureuse et détendue. Notre concept s inspirera de toutes ces soirées, tout en étant différent sur les points- suivants : - ce sera une soirée organisée pour des chefs d entreprise (ou leur représentant) de tous secteurs d activité confondus ; - l atmosphère sera détendue et chaleureuse, mais permettra tout de même des échanges entre professionnels ; - la soirée se déroulera en semaine, mais débutera vers 19h00, pour laisser le temps aux participants de terminer leur journée de travail ; -la soirée ne sera pas gratuite (ce qui serait peu rentable pour l agence), mais les tarifs resteront abordables ; - Notre concept original permet bien de se distinguer de toutes ces soirées : mise en place d une organisation provoquant à coup sûr de nombreuses rencontres entre des professionnels ne se connaissant pas. 19

20 Présentation du concept Annexe 2 : Cahier des charges techniques de la soirée Les participants seront divisés en quatre groupes de couleurs différentes (bleu, rouge, jaune et vert par exemple). Au début du B.D les rouges rencontreront les bleus (par exemple) et les jaunes, les verts. Chaque participant aura 1 minute pour présenter son activité à la personne assise en face de lui (répartition sur des tables de deux) et ainsi de suite. Après 2 minutes les gens tournent pour rencontrer la personne suivante, etc. À la fin du B.D les bleus rencontreront les verts et les rouges, les jaunes. But de la soirée Permettre à des chefs d entreprise de développer leurs relations professionnelles, et de repartir avec le contact de tous les participants (book). De plus, il faut qu il se déroule parfaitement et qu un maximum d invités soit satisfait. Public concerné Tous chefs d entreprise (ou un représentant) de tous secteurs d activité qui seraient intéressés par des rencontres entre professionnels. Remarques Il ne faut surtout pas que les participants se rencontrent deux fois! Tous les chefs d entreprise sont acceptés, mais il faudra limiter les entreprises similaires. Commentaire [pc26]: La notion de cahier des charges est finalement assez floue en communication. Soit on parle de la réalisation d un moyen précis (ici, l événement ; il aurait pu s agir de la création d un site web), et dans ce cas, il faut détailler les attentes et contraintes techniques de ce moyen. Soit on parle du projet dans son ensemble : dans ce cas, le cahier des charges correspond aux phases 2 et 3 de ce projet. Objectifs quantitatifs et qualitatifs Dates et lieux envisagés -Objectifs quantitatifs : entre 60 et 80 participants. -Objectifs qualitatifs : Pour les participants : leurs permettre de passer un moment agréable, tout en rencontrant des clients, fournisseurs, ou partenaires potentiels. Pour l agence : valoriser son image et gagner en notoriété. Et, communiquer auprès des entreprises pour fidéliser et recruter de de futurs clients. Lieux envisagés (sur Montpellier et ses alentours) : -Domaine de Verchant -Domaine de Massane -Domaine de Rieucoulon -Château de Flaugergues. Dates envisagées : un soir de semaine au mois de février (sauf le vendredi soir) Il faut absolument que le nombre de participants soit pair! Lieux : voir leurs disponibilités, leurs tarifs et les capacités des salles (places debout et assises) + envisager un partenariat. Dates : attention aux vacances à partir du 25 février! 20

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