NF28 Cahier des charges Click&Drive

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1 Membres du groupe NF28 Cahier des charges Click&Drive Les membres du groupe sont les suivants : BEZZARGA Amine JOHNSON Ampah LAMKADMI Salah TOUDJI Sofiane Objectif du projet Notre projet, nommé click&drive, est une application Web accessible à distance à partir de n importe quel navigateur usuel. Celle-ci permettra aux gérants d une auto-école la gestion de leurs élèves, de leurs plannings et un éventuel suivi de leur performance. L application donnera la possibilité à l élève de gérer de façon autonome son planning en ligne. Il est aussi impératif que l élève puisse payer en ligne. Étude des utilisateurs 1. Enquêtes i. Questionnaire destiné aux élèves d auto-école Pour nous aider à déterminer les fonctionnalités les plus utiles, nous avons mis en place des questionnaires en ligne à l aide de «google spreadsheets» que nous avons fait remplir par nos différents contacts susceptibles d être élèves d auto-école. Nous avons obtenu 12 réponses. Quelles sont les fonctionnalités que vous jugerez utiles dans une application web d'auto-école? Suivre ses statistiques? 7 58% Réservation des créneaux horaires 7 58% Suivi conduite accompagnée 2 17% Annulation / Déplacement des heures 9 75% Pouvoir choisir vos moniteurs en fonction de vos points faibles et de leurs compétences (Exemple: Freinage...) 6 50% 1

2 2 Combien de semaines à l'avance êtes-vous prêts à réserver des heures de conduite? % % 3 1 9% 4 0 0% 5 0 0% 6 0 0% 8 0 0% % Vous serait-il utile d'avoir quelques tutoriaux de conduite dans un logiciel d'auto-école?(vous pourriez y accéder de votre domicile) Oui 8 67% Non 4 33% Est-il important pour vous d'être affecté à un moniteur précis? Oui 9 75% Non 3 25% Préférez-vous avoir un ou plusieurs moniteurs? 1 moniteur 3 27% Plusieurs moniteurs 8 73% Voulez-vous choisir votre moniteur lors de la réservation?

3 3 Oui 9 75% Non 3 25% Est-ce que vous avez confiance en le paiement en ligne? Oui 6 55% Non 5 45% Disposez-vous d'une "carte bleue"? Oui 10 83% Non 2 17% Est-il pratique pour vous de payer en ligne par "carte bleue"? Oui 2 50% Non 2 50% Est-ce que c'est pratique pour vous de placer vous même vos heures sur un calendrier? Oui 10 91% Non 1 9% Et pourquoi?

4 4 Globalement, les utilisateurs pensent que c est plus simple et plus pratique que de réserver à l auto école car ils sont souvent contraints d attendre quand il y a du monde. Ils trouveraient également utile de pouvoir réserver des heures de conduite sans avoir à appeler systématiquement l auto-école. Les futurs utilisateurs pensent également que ça leur permettrait de gérer plus facilement leur propre emploi du temps. Y'a t-il une autre fonctionnalité qui pourrait vous être utile? Si oui laquelle? Seule une personne a évoqué une fonctionnalité : Les cours de code en ligne. Nous avons également mis en place un second questionnaire disponible ci-dessous, cette fois-ci destiné aux auto-écoles pour nous aider à mesurer l adéquation entre notre projet et les besoins des auto-écoles. Nous avons obtenu 4 réponses.

5 5 Questionnaire destiné aux auto-écoles Nous travaillons actuellement sur le lancement d un nouveau logiciel de gestion d auto-école dont le principal but est d accompagner au mieux les gérants d auto-école tant au niveau du suivi des dossiers, de la facturation, de la gestion du planning, Afin d étudier l adéquation entre notre projet et les besoins des utilisateurs, nous réalisons quelques sondages auprès de plusieurs auto-écoles. 1 - Combien avez-vous d'élèves inscrits dans votre auto-école? En moyenne : 350 élèves. 2 Disposez-vous déjà d'un logiciel de gestion d'auto-écoles? Si oui lequel? Elgea est le logiciel de gestion d auto-écoles le plus répandu. 3 Seriez-vous intéressé par une décentralisation des réservations des heures de conduite, à savoir la possibilité de réserver et de payer en ligne via un nouveau logiciel de gestion? o OUI : 75% o NON : 25% 4 Si oui, autoriseriez-vous l annulation des heures de conduite en ligne? o OUI : 50% o NON (par téléphone seulement?) : 50% Si oui, quelle serait le délai pour l annulation? Réponse la plus fréquente : 48h, comme pour les annulations classiques. 5 Seriez-vous intéressé par d autres fonctionnalités telles que : o Gestion du planning élève/moniteur : 75% o Suivi de l activité de l auto-école : 75% o Section vidéo destinée aux élèves (démonstration des manœuvres) : 25% 6 - Quel est le principal problème que vous aimeriez résoudre avec une nouvelle application? Grâce aux paiements en ligne, la plupart des auto-écoles souhaitent améliorer la gestion de leurs trésoreries. 7 - Est-ce que ça vous serait utile d'avoir une application utilisable sur n'importe quelle machine sans installation préalable? o OUI : 100% o NON : 0% 8 - Seriez-vous prêts à investir pour ces fonctionnalités? o OUI : 50% o NON : 50% 9 - Quel mode de tarification préféreriez-vous? o Abonnement : 25% o Licence : 75%

6 6 2. Interviews Nous avons beaucoup discuté avec le gérant de l auto-école DELABARRE Formation, ce dernier nous aide à comprendre les besoins de son métier en terme de logiciel informatique, en échange nous lui ferons profiter de notre application, dont il testera le premier prototype fonctionnel. L un des problèmes actuels de cette auto-école est l habitude des élèves à payer leurs heures parfois longtemps après avoir pris la leçon, sorte de familiarité dans leurs relations. La préoccupation première de cette auto-école est donc de mettre en place un système ou les élèves paieraient chaque leçon avant de la faire. De son point de vue, la solution de réservation est résoudrait ce problème, à partir du moment où toutes les réservations seraient effectuées via l application. Cependant, tous les élèves n ont pas de carte bleue, et ne souhaitent p as nécessairement réserver en ligne. Comment gérer ces réservations hors-ligne? La solution la plus simple est donc de permettre la réservation en ligne par l utilisateur de l application au bureau de l auto-école et que celui-ci reçoive des ordres stricts de faire une réservation ou alors de créditer le compte en ligne d un élève en «jetons horaire» que lorsque celui-ci à payé. L application que nous concevons présente l avantage de pouvoir résoudre de nombreuses contraintes liées à la gestion du planning : Actuellement cela demande beaucoup de temps et de manipulation de la part du gérant pour trouver les bons créneaux, satisfaire les attentes de tout le monde (les élèves, les examens, les moniteurs). Notre solution décentraliserait toute cette gestion qui serait déléguée aux élèves euxmêmes. Le gérant de l auto-école DELABARRE, nous a expliqué qu à terme, si il utilise notre application, il fera disparaître la notion de forfait : Après ses 3 RDV d évaluation, l élève, sachant combien d heures il doit réserver, pourra le faire grâce à l application, et il bénéficiera de tarifs préférentiels (le montant de la remise est à l étude chez les DELABARRE).

7 7 Étude de la concurrence 3. La concurrence directe A terme, notre application permettra la gestion complète d une auto-école via un service web, nos concurrents directs sont donc les logiciels de gestion d auto-école. Nous avons identifié une seule solution concurrente directe nommée Driveo. i. Fiche descriptive de Driveo Société éditrice : Your Software 276 Activité principale : «modernisation et simplification» de la gestion d auto-école Domaines d expertise : web/multimedia Fournisseur et développement d applications et sites web Hébergement, aide au référencement Capital : Forme juridique : SARL (Société à responsabilités limitées) Effectif : 1 à 9 Fonctionnalités offertes par le logiciel Gestion de la caisse et des achats Export Excel des états comptables pour le cabinet comptable Planning des moniteurs à la semaine et ajustements horaires possibles sur les heures de conduite Saisie des bilans des leçons de conduite de la journée Gestion des dossiers des élèves possibilité d ouvrir un compte pour l élève (planning et moniteur, paiements, nb de fautes lors des jours de conduite) Chiffres de l auto-école : comptabilité (chiffre d affaire, payés, impayés, achats, trésorerie) Statistiques sur les Elèves : nb d inscriptions, passages code et permis (nb de places, nb d élèves, nb de réussites) Modes de paiement : espèces, chèques, virements, en ligne

8 8 Prix de la solution pour l auto-école Un gestionnaire : 9,99 /mois 8 gestionnaires + accès élèves : 24,99 /mois (formule la plus choisie), 15 gestionnaires (2 à 3 agences) + accès élèves : 39,99 /mois Gestionnaires illimités (grand groupe) + accès élèves: 69, 99 /mois. Délai de facturation : 7 jours (sinon arrêt du service jusqu au paiement). Il y a également des offres promotionnelles. Programme partenaires Bénéficiaires : Société, entreprise individuelle, auto-entrepreneur d assistance et dépannage informatique 1. Faire inscrire une A-E sur Driveo 2. Envoi d un 3. Reversement de 50% de l abonnement pendant les 2 premières années 4. La concurrence indirecte La plupart des solutions du marché permettant de gérer une auto-école fonctionnent en client lourd et n offrent pas de fonctionnalités en ligne, cependant, elles font partie de nos concurrents car ce sont des solutions alternatives à la notre. Principaux Editeurs concurrents : AGX informatique, Davantages, Cilea. Exemples de logiciels : Avantage (Davantages), Rapido, Yonix Gestion A-E (logiciel libre), Expertisoft (Davantages), AGX-Harmonie, ELGEA. Nous sommes en partenariat avec une auto-école de Compiègne (DELABARRE Formation) qui nous permet de capturer les besoins du métier, et testera notre prototype une fois qu il sera réalisé. Cette auto-école utilise actuellement une solution logicielle nommée ELGEA. i. La solution ELGEA Société éditrice : Codes Rousseau Activité principale : Edition de livres

9 9 Domaines d expertise : Permis de conduire Permis auto, moto, bateau et poids lourd Capital : Forme juridique : SAS Effectif : 50 à 99 salariés Fonctionnalités offertes par le logiciel Ce sont à peu près les mêmes que celles offertes par Driveo Prix de la solution pour l auto-école Licence multiposte : Non communiquée. Maintenance annuelle : Contrat de maintenance multipostes 1 an. L écran principal de ELGEA

10 10 Enreregistrement Gestion d un élève sur ELGEA Comparatif par rapport à la solution Click&Drive L objectif de l application Click&Drive est tout d abord d innover, afin que l auto-école puisse utiliser son application de gestion via un navigateur web. De cette manière, les gérants, moniteurs, et élèves de l auto-école auront accès à l application depuis n importe quelle borne d accès à internet. Pour l auto-école, un des points importants est la mise en place du paiement en ligne, qui lui permettra d améliorer la gestion de sa trésorerie. Pour le moniteur, il pourra visualiser son planning ainsi que d autres informations à n importe quel moment, ce qui lui permettra de travailler dans des meilleures conditions. L élève lui pourra réserver et payer de chez lui, et visualiser son planning, ainsi qu un certain nombre de statistiques le concernant. Les fonctionnalités abordées ci-dessus ne sont pas disponibles sur une application comme ELGEA, où l ensemble des données sont centralisées et uniquement visibles par les gérants des autoécoles. Il ne s agit donc pas de concevoir un système pour l auto-école, mais plutôt un système plus ouvert à l ensemble des protagonistes.

11 11 Un second point sera d adopter une vision complètement différente en ce qui concerne les interfaces graphiques. En effet, ici, le logiciel ELGEA propose une interface graphique plutôt médiocre et très complexe d utilisation (comme on peut le voir sur les images ci-dessus). Un autre objectif ici serait de rendre l application plus intuitive et beaucoup plus simple d utilisation. En effet, le cœur de l application sera la gestion du planning, ce planning donnera accès à un panel de fonctionnalités qui seront abordées par la suite. Ainsi, nous prévoyons d effectuer un gros travail sur l ergonomie de l application.

12 12 Positionnement Notre solution présente des aspects innovants vu qu elle permettra la décentralisation de la gestion du planning. En effet, aujourd hui le web est au cœur de nos vies à tous et ses usages permettent de nous la simplifier. Click&Drive a pour vocation de simplifier la communication entre les auto-écoles et leurs clients. Les gérants d auto-écoles ont pour tâche pénible de gérer le planning de centaines d élèves et parfois d une dizaine de moniteurs, de les faire coïncider, et cette tâche occupe une grande partie de leur temps. Les élèves d auto-école y passent aussi du temps et doivent se déplacer jusqu à l auto-école pour s acquitter de cette formalité. Click&Drive intervient en déléguant la gestion du planning directement aux élèves qui sont les plus aptes à organiser leur formation en fonction des disponibilités et permet aux gérants d auto-écoles de passer moins de temps à s occuper des aspects administratifs et de se concentrer sur leur vrai métier, celui de formateur du permis de conduire. Notre solution répond également à un problème que toutes les auto-écoles connaissent, celui du règlement des heures conduites par les élèves. Il est très fréquent que les élèves fassent leurs heures de conduite «à crédit» et qu ils ne les payent que bien plus tard. Click&Drive forcera l élève à payer en avance pour pouvoir réserver une heure de conduite et permettra aux auto-écoles de gérer leur trésorerie de manière plus précise, plus simple et plus sereine. Fonctionnalités ii. La gestion des élèves A terme, l application devra permettre de gérer les élèves de manière générale c'est-à-dire, leurs : paiements factures contrats planning Suppression des élèves Visualisation des statistiques A la différence des solutions usuelles de gestion d auto école, cette gestion sera intuitive avec une interface graphique intelligente et fortement interactive. En effet, la concurrence propose des solutions aux interfaces austères, complexes, peu intuitives et difficilement maniables. De même, il s avère que de nombreuses fonctionnalités qu ils proposent, parfois intéressantes, sont en réalité très peu utilisées à cause de leur difficulté d utilisation. iii. La gestion des moniteurs

13 13 Click&Drive devra permettre de gérer le planning des moniteurs (ainsi que d ajouter ou de supprimer des moniteurs) et d établir des statistiques sur ces derniers : Fréquence des leçons, Pourcentage de réussite des élèves suivis iv. Le planning Le planning est le module le plus important de Click&Drive. En effet, il constituera l interface principale de réservation d heure et sera la passerelle majeure des élèves désireux de réserver une heure de conduite. On le retrouvera également du coté des moniteurs qui pourront consulter et éventuellement arranger leur planning. Aussi, le gérant de l auto école aura quant à lui une vue globale sur les plannings de tous les moniteurs. Différents modes de consultation seront proposés : - Affichage du jour - Affichage de la semaine - Affichage du mois Du point de vue des élèves, le planning permettra à la fois de : Réserver une ou plusieurs heures de conduite, de manière simple et intuitive, et en ayant la possibilité de choisir son moniteur. Le planning devra lui même calculer les créneaux disponibles pour chaque moniteur et représenter les plages horaires libres de manière intelligente. Consulter les heures réservées, et heures déjà réalisées (suivi) Du point de vue des moniteurs, le planning jouera un rôle de : Consultation : les moniteurs pourront récupérer leur planning de la journée ou de la semaine Modification : les moniteurs pourront déplacer ou annuler des heures de conduites réservées par un élève v. Le paiement en ligne Les heures de conduite devront pouvoir être payées directement en ligne à l aide d une carte bancaire. Le paiement permettra de créditer l élève en heures de conduite, qu il placera, dans la majorité des cas lui-même sur le planning.