Objet : réunion de la Commission Développement des Usages du Numérique et de l Administration Electronique (DUNAE) Rennes 11/03/2015

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1 Compte-rendu Le 31 mars 2016 Objet : réunion de la Commission Développement des Usages du Numérique et de l Administration Electronique (DUNAE) Rennes 11/03/2015 La Commission Développement des Usages du Numérique et de l Administration Electronique (DUNAE) s est réunie le 11 mars 2016 à 10h00 à Rennes, sous la présidence d Eugène Caro. Elle a réuni 19 élus et 3 agents représentant les collectivités de toute taille des quatre départements. Cf. liste des participants en annexe 1. Après une introduction du Président (présentée en annexe 2), les points programmés à l ordre du jour ont été présentés. Les différents supports sont joints au compte-rendu. 1. Témoignage de Loïc Godet Communauté de Communes du Pays de la Roche aux Fées Projet de Territoire Numérique Schéma directeur informatique des communes Dématérialisation des instances communautaires Sur la construction d un schéma directeur informatique, les échanges ont porté sur la nécessité de : - avancer par étape et en concertation - avoir une approche par le terrain et non descendante depuis la communauté de communes - être accompagné par un tiers (externe à la collectivité) pour faciliter et libérer la parole - impliquer et écouter l ensemble des secrétaires de mairie Suite à cette présentation, plusieurs questions ont été soulevées. L accompagnement des collectivités La communauté de communes a lancé une consultation pour être accompagnée dans cette démarche. Trois cabinets ont répondu, le cabinet KPMG a été retenu pour un montant de (Cf. cahier des charges joint). Un des critères de sélection portait sur la connaissance du contexte des collectivités. Certains cabinets considérant qu une commune rurale comptait en moyenne 3000 habitants ont démontré assez rapidement leur méconnaissance des territoires. La problématique des acteurs en capacité d accompagner les collectivités sur du conseil en organisation et en systèmes d informations a été abordée. Cette problématique a bien été identifiée par le Syndicat mixte qui va étudier spécifiquement ce point. Un retour sur cette réflexion pourra être réalisé lors de la prochaine réunion de la commission. La mutualisation d'outils métiers Les premiers travaux à la CCPRF montrent qu'il s'agit d'un sujet délicat avec des points de vigilance importants dans la manière d'amener les personnes concernées à accueillir cette proposition pour obtenir ensuite une acceptation. Il faut être conscient que la mutualisation d'outils ne peut répondre en tout point aux attentes de tous les utilisateurs. Il faut faire en sorte que les avantages de la mutualisation rendent acceptables ses contraintes : changement des habitudes, investissement en temps et en formation, pertes de fonctionnalités. Cela peut prendre du temps. M. Godet insiste sur l'importance de gérer l'humain avant de gérer les outils. 1 / 5

2 La question de la sécurisation des données (lieu d hébergement, sauvegarde) a été abordée. Dans le cadre d une réflexion sur les systèmes d information, ce sujet doit être étudié. Diverses solutions techniques existent, et les choix doivent être adaptés à chaque contexte. L identification d un référent services numériques agent mais également élu Il apparaît essentiel d identifier un agent référent au sein de la communauté de communes afin de suivre la mise en œuvre des projets du territoire, de faire et maintenir le lien entre les communes au quotidien. Un atout pour la réussite des projets serait également l identification d un élu référent dans chaque commune. L organisation du travail Les réflexions engagées sur les territoires sur la réorganisation des compétences et l organisation adéquate des services à mettre en place permet d envisager de nouvelles façons de travailler : partages de données sur des sites distants, audioconférence, visioconférence. La question du télétravail a également été abordée, outil peu utilisé aujourd hui dans les collectivités mais qui peut répondre à de nouveaux besoins, notamment depuis qu il est juridiquement encadré par un décret publié au mois de février. Le financement des projets de services numériques Il est remarqué que les services numériques sont souvent perçus par nombre d élus comme «trop abstraits» et peu visibles des citoyens notamment, et également souvent très chers, du fait de leur association directe avec les projets d infrastructures (montées en débit ou déploiement de la fibre optique). 2. Disparition des factures papiers à l horizon 2020 Le Syndicat mixte a fait un point sur les obligations à venir et l accompagnement qui va être proposé aux collectivités. Le 1 er janvier 2017 est la première étape pour les collectivités, d ici là le Syndicat mixte va proposer un ensemble d outils de sensibilisation au travers de différents supports : documents et présentations, réunions en ligne, séminaire. Un des objectifs principaux est d amener les collectivités à réfléchir en amont, avant l échéance, sur l organisation à mettre en place pour intégrer des factures électroniques dans leur processus métiers et ainsi éviter la rematérialisation des factures. Brest Métropole a été choisie par l Etat pour être pilote et tester dès l été 2016 la réception de factures électroniques. Il est proposé qu un retour sur les travaux de Brest Métropole soit réalisé à la prochaine réunion de la commission. 3. Concernant la sensibilisation des élus aux usages et services numériques Les participants ont fait remarquer que l actualité de l année 2016 (réorganisation territoriale, schéma de mutualisation) n est pas propice à mobiliser des élus. Il est proposé de construire un plan d actions qui serait proposé aux élus dès Fonctionnement de la commission Il a été déploré par les participants la non communication des sites de visioconférences mis à disposition pour cette réunion. La mise en place des visioconférences s est faite très tardivement jusqu à la veille de la réunion. Dans ces conditions, il n était donc pas possible pour le Syndicat mixte de communiquer en amont. Il est convenu que les personnes souhaitant participer aux réunions en visioconférence en fassent part au plus tôt au Syndicat mixte afin que l information soit communiquée à l ensemble des élus. La prochaine réunion est programmée le 24 mai 2016 après-midi à Brest Métropole. 2 / 5

3 ANNEXE 1- Liste des participants Nom de la collectivité Nom Prénom LAMBALLE COMMUNAUTE BRIENS JEAN-PIERRE COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DES ABERS CALVEZ CHRISTIAN DEPARTEMENT DES COTES D'ARMOR CARO EUGENE QUESTEMBERT COMMUNAUTE COMMUNAUTE DE COMMUNES AURAY QUIBERON TERRE ATLANTIQUE COSTA RIBEIRO GOMES GOASMAT MARIE-CLAUDE BRUNO COMMUNAUTE DE COMMUNES AU PAYS DE LA ROCHE AUX FEES GODET LOIC SAINT BRIEUC AGGLOMERATION GRONDIN SYLVIE GUER COMMUNAUTE HERRY MARIE-HELENE PLOERMEL COMMUNAUTE HERVE ALAIN COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE CHATEAUGIRON JAN JOSEPH VANNES AGGLO LE GOFF-CARNEC NADINE LANNION TREGOR COMMUNAUTE LE GUEVEL JEAN-FRANCOIS MONTFORT COMMUNAUTE LE PRIOL ESTELLE COMMUNAUTE DE COMMUNES DU VAL D OUST ET DE LANVAUX LAUNAY ALAIN COMMUNAUTE DE COMMUNES AU PAYS DE LA ROCHE AUX FEES LELU JULIA DEPARTEMENT DES COTES D'ARMOR LETHUILLIER ERWAN 3 / 5

4 Nom de la collectivité Nom Prénom COMMUNAUTE DE COMMUNES DE BELLE ILE EN MER MAILLET PASCAL COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE LANDERNEAU- DAOULAS PHILIPPE GEORGES BREST METROPOLE PICHON RONAN COMMUNE DU MENE RAULT GILLES COMMUNAUTE DE COMMUNES DU CAP SIZUN - POINTE DU RAZ ROUMIER CHRISTOPHE Excusés : Nom de la collectivité Nom Prénom COMMUNAUTE DE COMMUNES BLAVET BELLEVUE OCEAN LE FUR PIERRIC COMMUNAUTE DE COMMUNES DE COTES D EMERAUDE DUBOIS Bernard 4 / 5

5 ANNEXE 2 Introduction du Président de la Commission Eugène Caro Bonjour à toutes et à tous et merci pour votre présence à cette deuxième réunion de la commission «Usages numériques et développement de l administration électronique» Au sein de MEGALIS BRETAGNE Trois sujets importants pour cette nouvelle réunion de la commission DUNAE : - la réorganisation des intercommunalités - la disparition des factures papiers - la sensibilisation des élus aux enjeux des services numériques Concernant le 1 er point, nous entrons dans un contexte propice aux réflexions sur l organisation administrative des territoires, ainsi que l offre de services numériques proposée aux usagers : L incidence des SDCI qui va modifier très sensiblement le paysage de l intercommunalité. La concrétisation des Schémas de Mutualisation, même si elle ne concerne pas aujourd hui dans tous les cas les services informatiques et numériques, constitue un moyen puissant de changement des organisations, avec une réflexion sur la gestion des systèmes d information des nouvelles entités. Il s agit d une opportunité importante pour lancer les travaux et fixer des objectifs en termes de nouvelles organisations administratives au sein des intercommunalités (fonctionnement des services, processus internes, gestion des données) et par la même occasion de création de systèmes d information adaptés à ces nouvelles organisations ; Que ce soit dans les échanges entre les EPCI et leurs membres, les collectivités et l Etat, mais également de manière incontournable pour le dialogue avec les administrés, les entreprises, et l information des citoyens en général. Ces évolutions à venir doivent permettre de généraliser l utilisation des procédures dématérialisées, et au-delà des obligations réglementaires, accélérer un processus incontournable de production dématérialisée de l information par les collectivités ; faire de la dématérialisation un principe et non une exception. Certaines intercommunalités sont déjà engagées dans ces travaux et ont fait des choix qu il nous paraît pertinent de partager. A l image de la communauté de communes Au Pays de la Roche aux Fées, merci à Loïc Godet de venir témoigner de cette démarche et d apporter un retour d expérience concret. Ce témoignage nous permettra de lancer les échanges et débats sur ces questions stratégiques. Le 2 nd sujet n est pas sans lien puisqu il a un impact direct sur la gestion administrative et l organisation des services métiers. Il s agit de la disparition de la facture papier à l horizon 2020, avec l arrivée des premières «vraies» factures électroniques, encadrées réglementairement, dès le 1 er janvier L équipe du Syndicat mixte Mégalis nous fera donc un point sur les impacts réglementaires et organisationnels. Enfin, nous vous proposons de revenir sur un sujet identifié lors de la première réunion et qui concerne la sensibilisation des élus, afin de définir les prochaines actions à mettre en place. 5 / 5