Programme des Nations Unies pour le développement

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1 Programme des Nations Unies pour le développement AVIS DE RECRUTEMENT DE CONSULTANTS N ICN-003/2016 Date : 11 février 2016 Pays : Type de contrat : Niveau de poste : Description de la mission : Langue requise : Durée de la mission : Adresse de soumission des offres : Date limite de dépôt : Mauritanie Contrat individuel Un Consultant International Recrutement d un Consultant International Spécialiste en Achats Français 6 mois Merci d envoyer la proposition technique (avec la mention OFFRE TECHNIQUE) et la proposition financière (avec la mention OFFRE FINANCIERE) dans des enveloppes distinctes, les deux enveloppes étant contenues dans une 3 ème enveloppe extérieure qui devra être envoyée sous pli fermée à l adresse indiquée ci-dessous : Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) Bureau du PNUD, 203, rue BP 620 Nouakchott, Mauritanie Avec la mention «Recrutement d un Consultant International Spécialiste en Achats» «À N OUVRIR QU EN SEANCE». Vous pouvez aussi soumettre une offre par mail à l adresse suivante : recrutement.mr@undp.org Pour la soumission électronique, le soumissionnaire devra présenter ses offres technique et financière sous deux fichiers différents (version PDF). 22 Février 2016, à 17h00 TU. Les offres physiques seront reçues les jours ouvrables à la réception du PNUD. (Lundi au Jeudi de 15h à 17h et le vendredi de 10h à 12h) Toute demande de renseignements (complémentaires) peut être envoyée par écrit, ou par à l adresse suivante infos.procure.mr@undp.org Le dossier de consultation, les Termes de références et le formulaire P11 sont disponibles sur le site du PNUD Mauritanie : 1

2 1. CONTEXTE Sous la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, Directeur des, le consultant Spécialiste en Achats assume la responsabilité de l Unité des Achats du Bureau. Son rôle principal est de satisfaire les besoins en achats du Bureau pays sur base de la meilleure allocation possible des ressources (best value for money). Le Spécialiste en achats assure la gestion des achats du Bureau pays et apporte des approches de solution à une large gamme de problématiques complexes liés aux achats. Le Spécialiste en achats promeut une approche participative, orientée vers les clients, basée sur une bonne qualité des services offerts et notamment orientée vers les résultats. Il supervise l Unité des achats et apporte son appui constant au personnel de l Unité. Le Spécialiste en achats agit en tant que conseiller auprès de la Direction du Bureau pays du PNUD sur tous les aspects relatifs à la définition de stratégie des achats, à la planification des achats et à l anticipation des questions stratégiques relatives aux achats. Il travaille en étroite collaboration avec le Programme, les, les équipes de projets, le personnel du PNUD au siège ou au Bureau Régional à Addis Ababa, avec le bureau du coordonnateur Résident du SNU, les Agences du SNU et les officiels du gouvernement aux fins de la livraison satisfaisante des services d achats avec pour objectif la satisfaction de leurs besoins. Le Spécialiste en achat est tenu de respecter les politiques et directives de l Organisation en matière d achats. 2. PORTEE DU TRAVAIL, RESPONSABILITES, DESCRIPTION DE LA MISSION, RESULTATS ATTENDUS Tâches et responsabilités Résumé des fonctions clés : Elaboration et mise en œuvre des stratégies opérationnelles Gestion efficiente des processus d achat Elaboration, mise en œuvre de la stratégie de recherche de fournisseurs Facilitation de l apprentissage et du partage des connaissances Gestion des actifs du Bureau Le prestataire devra assurer l élaboration et mise en œuvre des stratégies opérationnelles en focalisant l attention sur : Le respect des directives, règlements, procédures et stratégies du PNUD et des Nations Unies ; - le respect du cadre de contrôle interne ; l adoption de stratégies de réduction des coûts/charges de l Organisation; Le prestataire devra assurer la gestion efficiente des processus d achat en se focalisant sur : la préparation du plan d achats du Bureau au titre de l exercice 2016, en définissant les délais d achat, en élaborant le plan de réquisition et en faisant le suivi de la mise en œuvre du plan d achats; l élaboration et la mise en œuvre d un système de suivi et de contrôle des processus intégrant la préparation des 2

3 demandes de cotation (RFQ), des appels d offres (ITB) ou des demandes de propositions techniques (RFP), les avis de consultance ; la réception et l évaluation des offres ; la négociation de certaines conditions de contrats conformément aux directives du PNUD ; la soumission des dossiers d achats en ligne aux Comités de revue des marchés à savoir : le «Contract, Asset and Procurement Committee CAP et le Advisory Committee on Procurement ACP ; l administration et le suivi des contrats conformément à la délégation d autorité ; la mise en place d un mécanisme de monitorage des processus d achats afin d éliminer toute forme de lacune ou déficience possible ; la supervision de la mise en œuvre du cadre de contrôle interne, en s assurant que les bons de commande ou PO sont régulièrement préparé, approuvé et édité (Dispatch) et que toutes les actions correctives sont prises conformément aux exigences du tableau de bord IPSAS (dashboard IPSAS) ; La supervision de la préparation des recouvrements de coûts des services rendus par l Unité Procurement aux Projets et autres Agences du Système des Nations Unies ; la mise en œuvre d achats harmonisés dans le cadre des services communs ; l opérationnalisation des décisions relatives aux achats issues des réunions de Chargés des du SNU. Le prestataire devra assurer une gestion efficiente des processus d achat du Bureau pays, des projets NIM et DIM, de la Coordination du SNU et des Agences non résidentes du SNU en se focalisant sur les résultats suivants : poursuivre le processus de pré qualification des fournisseurs, prestataires de service liés aux équipements informatiques conduire le processus devant aboutir à la qualification des fournisseurs et prestataires des domaines suivants : maintenance et réparations de véhicules administratifs, entretiens de bâtiments, hôtels, mise en œuvre de stratégies de recherche des fournisseurs de nature à faciliter les achats du Bureau. Poursuivre les processus devant aboutir à la signature de l accord cadre (LTA) des sociétés de gardiennage. Le prestataire facilitera l apprentissage des collègues du Procurement et le partage des connaissances au sein du Bureau en se focalisant sur l atteinte des résultats suivants : L organisation de sessions de formation à l intention du personnel de l Unité Procurement L organisation de sessions de formation à l intention du personnel du Bureau sur les procédures d achat, les réformes enregistrées dans les directives; Le partage avec les collègues des synthèses de leçons apprises et de bonnes pratiques en matière de Procurement. Le prestataire devra assurer la gestion des actifs du Bureau en se focalisant sur l atteinte des résultats suivants : Soumettre sur le DMS les dossiers d entrée d actif (acquisitions, transfert d actif) ou de sortie (transfert, pertes, actifs dont la valeur nette comptable est nulle, etc.) d actifs Préparer le rapport d inventaire à mi-parcours et le soumettre à l autorité compétente Préparer le rapport d inventaire de fin d année et le soumettre 3

4 Résultats attendus et délivrables Le plan d achats consolidé du Bureau au titre de l exercice 2016 est préparé et mis en ligne sur le site requis ; Le plan d achats est décliné en plan de réquisitions Les dossiers de demande de cotation (RFQ), des appels d offres (ITB) ou des demandes de propositions techniques (RFP), ou avis de consultance sont élaborés, publiés et suivis conformément au plan d achats élaboré Les dossiers d achats de 2016 sont soumis aux Comités de revues requis selon le besoin Le tableau de recouvrement de coûts des prestations de l Unité Procurement du mois est transmis aux Finances Les rapports «Mid-year» et «Year-end» sont soumis à bonne date la préparation des demandes de cotation (RFQ), des appels d offres (ITB) ou des demandes de propositions techniques (RFP) la préparation des demandes de cotation (RFQ), des appels d offres (ITB) ou des demandes de propositions techniques (RFP). Livrables Rapport d activités du mois comportant - l extrait de la 1 ère version du plan d achats consolidé du Bureau au titre de l exercice 2016 approuvé par le Représentant Résident et mis en ligne ; - Le point des achats réalisés ou en cours de réalisation, les difficultés rencontrées. Rapport d activités du mois comportant - Le plan d achats décliné en plan de réquisitions ; - Le point des achats réalisés ou en cours de réalisation, les difficultés rencontrées. Période Délai Revue et approbation requises Mars 2016 Fin Mars Directeur des Avril 2016 Fin Avril Directeur des Observations Ce plan prend en charge les 1 ère activités de l exercice 2016 Rapport d activités du mois comportant - Le point des achats réalisés ou en cours de réalisation, les difficultés rencontrées. Mai 2016 Fin Mai Directeur des 4

5 Rapport d activités du mois comportant Juin 2016 Fin Juin Directeur des Rapport d activités du mois comportant - L inventaire physique du Juillet 2016 Fin Juillet Directeur des Bureau et de UNDSS - Le point des achats réalisés ou en cours de réalisation, les difficultés rencontrées. - Le rapport final de mission comportant au minimum les produits suivants : - Le point des achats réalisés ou en cours de réalisation, les difficultés rencontrées. - le rapport d inventaire (Mid-year report) - les accords-cadres finalisés. Août 2016 Fin Août Directeur des E. Arrangements institutionnels a) Sous l autorité et la supervision directe du Représentant Résident Adjoints du PNUD, le consultant Spécialiste en achats est responsable de la mise en œuvre des activités décrites au point B. b) Les rapports seront établis mensuellement sur la base du format PNUD y incluant toutes les recommandations et résultats attendus ; F. Durée du travail La mission de la mission est de six (06) mois : du 1 er Mars au 31 Août G. Lieu affectation Le lieu affectation sera à Nouakchott, dans les locaux du PNUD Mauritanie. 5

6 3. EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS REQUISES Compétences du candidat Fonctionnelles : Faire preuve d initiative, se fixer des résultats ambitieux et être disposé à accepter de nouvelles affectations ; Assumer la responsabilité d atteindre les résultats fixés dans les délais définis et maintenir la veille jusqu à l atteinte effective des objectifs fixés Développer et / ou participer au développement d outils et de mécanismes de nature à faciliter l apprentissage au sein de l Unité / du Bureau Avoir une compréhension avancés du niveau primaire de spécialisation et des concepts fondamentaux liés aux achats ; Servir de consultant interne dans le domaine d expertise en partager les connaissances avec le staff ; Se tenir au fait de nouveaux développements dans le domaine professionnel, en matière de connaissances professionnelles et de recherche de développement personnel ; Apporter conseil et encadrement aux collègues en matière de nouvelles directives, politiques, communications ou changement de stratégies ; Faire des recommandations en matière de conception ou d opérationnalisation de systèmes ou programmes au sein des unités organisationnelles ; Identifier et recommander des mesures correctives pour remédier aux problèmes en matière conception et exécution de systèmes ; Avoir une forte capacité d anticipation des besoins des clients ; Démontrer d une capacité à comprendre le point de vue des clients ; Informer les clients des problèmes ou retards liés à la satisfaction de leurs besoins Faire preuve de discrétion et de flexibilité dans l interprétation des directives afin de répondre au mieux aux besoins des clients et atteindre les objectifs de l Organisation de façon plus effective ; Promouvoir l esprit de redevabilité (accountability) et de gestion axée sur les résultats Compétences d Entreprise : Faire preuve d'intégrité et d équité en se conformant aux valeurs et normes éthiques du PNUD ; Faire preuve de professionnalisme, de responsabilité, de compétence en matière de planification et d organisation; Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD; 6

7 Faire preuve de dynamisme, de créativité, d initiative et d innovation; Capacité d adaptation dans tout environnement de travail sans distinction de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité, ou d'âge; Bonne connaissance de règles, règlements, politiques et procédures du PNUD; Bonne compréhension du système des Nations Unies; Construire et promouvoir l esprit d équipe Aptitude à travailler en équipe Construire une culture de partage de connaissance et d apprentissage Construire une culture basée sur les décisions équitables et transparentes ; Avoir un goût du risque calculé. Excellentes compétences en communication orale et écrite Qualifications et experiences requises Education : Bac + 5 ou équivalent en Gestion des Entreprises, Gestion des Projets, Administration Publique, Finance, Economie ou domaines similaires Experience : Expérience pertinent nationale ou internationale de 5 ans au moins en gestion des achats au sein d Agences du Système des Nations Unies ou de projets et programmes de développement financés par des partenaires bilatéraux et multilatéraux ; Expérience pertinente d au moins 2 ans avec le PNUD en matière d achats ; Avoir une bonne connaissance de l outil informatique et de l environnement du Système ERP et des logiciels MS Office ; Une très bonne connaissance de la gestion des actifs serait un atout ; Une très bonne connaissance du commerce international, des formalités d enlèvement par procédures simplifiées serait un atout ; Une très bonne connaissance de la région du Sahel serait un atout ; Langues: Maitrise du français parlé et écrit Une bonne connaissance de l anglais (comme langue de travail) serait un atout. I. Proposition de prix et modalités de paiement Le prestataire sera rémunéré sur une base mensuelle. 7

8 4. DOCUMENTATION A JOINDRE LORS DE LA SOUMISSION DE L OFFRE Les consultants individuels intéressés par la présente mission devront soumettre les documents / informations suivants : Composition des dossiers : 1. Proposition technique : (Enveloppe N 1) (i) CV du Candidat (ii) Lettre de motivation (iii) Copie de la pièce d identité (iv) P11 incluant les expériences similaires et au moins trois références professionnelles (v) Fournir une approche méthodologie de la mission (vi) Le planning de mise en œuvre (chronogramme sous forme de diagramme de Gantt). 2. Proposition financière : (Enveloppe N 2) NB : Les offres incomplètes ne seront pas prises en compte lors de l évaluation. 5. PROPOSITION FINANCIERE Votre proposition financière sera soumise sur la base de l approche forfaitaire Contrats forfaitaires La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs). Par exemple, la proposition financière indiquera si le paiement sera effectué par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Les paiements seront effectués sur la base d outputs (au terme de l'exécution des services Termes de Références (TDRs) spécifiés dans les TDR). Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire (en y incluant les frais de voyage, les indemnités journalières/perdiems et le nombre de jours ouvrables prévus) Voyages ; Tous les coûts de voyage prévus doivent être inclus dans la proposition financière. Ces coûts prennent en compte tous les voyages au lieu de la mission / le voyage retour. En général, le PNUD n accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres. En cas de voyage non prévu, le paiement des coûts de voyage y compris les billets d avion, l hébergement, et les dépenses des terminaux, doivent être convenus entre le Bureau du PNUD en Mauritanie et le consultant individuel, avant le voyage et devra être remboursé. 8

9 6. EVALUATION Les consultants individuels seront évalués suivant la méthode suivante : Scores combinés En utilisant cette méthode de pondération, l attribution du contrat devra être faite au consultant individuel dont l offre a été évaluée et retenue comme : a) Recevable / qualifiée / acceptable, et b) Ayant obtenu le score le plus élevé suivant la grille d évaluation technique et financière prédéfinie et spécifique à la consultation. Pondération Offre technique : (70%) Offre financière : (30%) Seuls les candidats ayant obtenu le score minimal de 70 points au terme de l évaluation des offres techniques seront considérés pour l évaluation financière. Pondération : Critère Pourcentage Note plafond Offre Technique Qualifications académiques Compétences techniques Approche méthodologique Planning de mise en oeuvre Offre Financière 100 points 100 points Représentant Résident Adjoint/ Léon Badibanga 9