Cleep. Comité de Liaison pour les Echanges Electroniques Professionnels

Transcription

1 Consultation sur le rapport du groupe d'expert sur la facturation électronique Liste des membres du CLEEP ayant participé à l élaboration de cette réponse Francis BERTHOMIEU Thierry COTTREAU Claude CHARMOT François DEVORET Michel ENTAT Stéphane GASCH Olivier GUILLOUX Michel LESOURD Bernard LONGHI Gaston RECHENMANN Marie-Laure RICHOILLEY Pierre SARTINI FRANCE TELECOM / Orange Labs ICDSC, Directeur AURATECHCOM, Directeur Délégué général du CLEEP LEX PERSONA, Directeur technique AXEMIO, Directeur Vice Président du CLEEP Directeur des études Informatiques du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts Comptables, CSOEC Directeur de la plate-forme Jedeclare.com LIBRE LOGIC Délégué général d EDIFICAS, Diplômé d'expertise comptable et Directeur Adjoint des Etudes Techniques du Conseil supérieur de l'ordre des expertscomptables, CSOEC BLC Consultants, Président du CLEEP Délégué général d EDIBUILD France Représentant d EDIPUBLICITE SAQQARAH INTERNATIONAL, Directeur Plate-forme SAKARAH FRANCE TELECOM Consultant en commerce international Secrétaire général de l'ordf ("Observatoire des réglementations douanières et fiscales") Conseiller de l'autf ("Association des utilisateurs des transports de fret ") 1

2 Questions de la consultation sur le rapport du groupe d'expert sur la facturation électronique L'évaluation générale QUESTIONS (LISTE NON EXHAUSTIVE) 1. Est-ce que vous êtes d'accord avec l'évaluation, les conclusions et les recommandations du rapport? Non, nous ne sommes pas en total accord avec l'approche et les solutions qui sont proposées. Les observations figurent dans les points ci-dessous. 2. Est-ce vous avez d'autres suggestions/recommandations? Nous regrettons que le groupe d'experts soit constitué, à quelques exceptions près, de personnes dont la pratique de la facturation n'est pas totalement connue surtout s'il s'agit des Petites entreprises. Il est dommage que le rapport du groupe d expert dans son annexe 1 donne la liste des membres du groupe sans préciser de quels organismes ou sociétés ils dépendent ou font partie. D une façon générale, le CLEEP se prononce pour une recherche de stabilité de l existant, il a fallu beaucoup de temps pour parvenir à développer la facture EDI puis la facture électronique dématérialisée, il apparaît donc raisonnable de chercher à améliorer, clarifier et simplifier, quand c est possible, mais sans remettre en cause les acquis. Il s agit d éviter que les utilisateurs freinent au prétexte que «cela est compliqué et que les règles changent tout le temps et donc qu il serait urgent d attendre des règles stables et pérennes dans le temps». Nous rappelons le contexte de la facture électronique : il s'agit dans tous les cas d'un transfert électronique des données de facturation (facturation pour le paiement) entre partenaires économiques (fournisseur et acheteur). La facturation électronique est encadrée par les textes suivants : Directive 1999/93/CE sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques. Directive 2001/115/CE relative aux conditions imposées à la facturation en matière de TVA ; Ensuite intégrée dans la directive suivante : Directive 2006/112/CE relative au système commun de TVA ; En ce qui concerne la facture électronique, il est normal de considérer de la même façon les PME et les grandes entreprises. En effet, le nombre de PME est bien plus important et représente une part très significative du marché intérieur. Il ne serait pas étonnant de constater que le nombre de transactions soit supérieur à celui des grandes entreprises. 2

3 Toutefois le besoin n'est pas le même. Ce qui différencie les deux types d'entreprises, ce sont les moyens à mettre en œuvre et la capacité à faire pour accéder aux échanges électroniques professionnels. Chaque PME atteint un nombre de transactions bien inférieur à celui d'une grande entreprise. Il est plus difficile aujourd hui à une TPE et une PME de faire de l EDI d une façon générale, et de la facture électronique en particulier. Si les normes et les ententes entre chaque pays sont indispensables, la couverture informatique doit aussi être la plus large possible et au moindre coût. Concernant la facture électronique avec des pays tiers, les entreprises ont la possibilité de l utiliser mais cette facture électronique n est pas reconnue légalement par les autorités des deux pays concernés : il n y a pas encore de conventions internationales établissant entre deux pays les règles communes à mettre en œuvre pour que les factures électroniques échangées par l entreprise du pays A avec l entreprise du pays B soient reconnues par les deux administrations. La situation est aujourd hui complètement bloquée en tous cas en France Il est dommage, par ailleurs, de limiter la présente recommandation sur la normalisation des factures aux seules PME. Les grandes entreprises (Constructeurs automobiles, Electricité, Téléphone, FAI, etc.) sont également concernées puisqu'elles sont des prescripteurs et fournisseurs importants pour les PME. Il faut également impliquer les prescripteurs de solutions actuellement développées dans des domaines aussi différents que le secteur agricole, la pharmacie, les huissiers, etc. En outre, il faut se rappeler que dans les PME, la facture n'est que l'aboutissement d'une série de documents échangés sur un plan commercial. Il ne faut donc pas laisser de côté, les bons de commande, les confirmations de commande, les bons de livraison, les bons de transport, les attestations d'assurance, etc. Ces documents sont également utilisés dans ce type d'entreprise, la facture n'en représentant que la synthèse. Enfin, il est important de considérer l'e-invoicing, non seulement dans un cadre européen, mais à un niveau international, les échanges de factures ne se limitant pas à l'europe. Il serait en effet difficile de faire accepter deux investissements, l'un pour les factures du marché intérieur européen, l'autre pour le marché extérieur, alors que la difficulté organisationnelle et informatique est identique. Seul le cadre juridique pourrait justifier des écarts que des accords intercontinentaux réduiraient plus tardivement. La Commission Européenne devrait se soucier de prévoir des accords cadres bilatéraux directement avec les pays tiers pour faciliter ensuite leur signature par chacun des pays membres de l Union. Enfin, à notre avis, les règles pour les PME et les grandes entreprises doivent être identiques, rien ne justifiant des règles différentes. Ainsi il conviendrait : de faire une analyse plus poussée comparant le processus de la facture papier et celui de la facture électronique (les deux processus ne sont pas traités de façon similaire, la problématique est totalement différente dans une stratégie Moyenne Entreprise et Petite Entreprise) ; en effet, en l'absence d'une étude comparative objective entre les deux procédures papier et électronique, nous savons qu'il s'agit de deux processus qui ne peuvent pas se traiter de la même façon ; 3

4 de modifier la Directive 2006/112/EC de façon à clarifier les règles, et à uniformiser la réglementation partout en Europe en faisant attention de conserver, en les simplifiant certes, les fonctions de sécurité nécessaires dans tout environnement e-business ; de laisser aux inspections des impôts leur rôle de contrôle, selon des procédures uniformisées et clarifiées ; cette règle s'applique également aux contrôles effectués par les experts-comptables, les réviseurs d'entreprises et les auditeurs ; de fournir une réglementation commune, applicable pour chaque entreprise (de la plus petite à la plus grande) ; de mettre en place avec le CEN une procédure légère de labellisation des services. Les besoins commerciaux (la section 3 du rapport) 3. Y a-t-il, pour une assimilation réussie de la facturation électronique, un aspect important manquant dans la liste des besoins commerciaux, particulièrement pour faciliter l'adoption de masse par les PME? Nous soutenons les idées générales développées en section 3, sous réserve de certains points. Comme indiqué dans le rapport, la facture est en effet un document central dans une «supply chain», et le développement d'une facture électronique harmonisée et structurée serait, à n'en pas douter, un élément fort menant à des déploiements larges d'automatisation de la «supply chain» en facilitant l'organisation des systèmes d'information des entreprises, en réduisant les coûts de main-d'œuvre par l'automatisation des procédures informatiques. Néanmoins ces déploiements seront effectifs si l'ensemble des acteurs est impliqué et se sent pleinement concerné : utilisateurs finaux (grandes, moyennes, petites, très petites entreprises), administrations, éditeurs, offreurs de services, experts-comptables, auditeurs, opérateurs, tiers de confiance, tiers archiveurs. La Commission devrait proposer des opérations de promotion d'envergure, adossées à des incitations financières s'appuyant de préférence sur des structures existantes "saving money and time through a favourable cost/benefit and easy to use" Economiser de l'argent et du temps grâce à une analyse coûts-avantages et facilité d'utilisation Concernant le retour sur investissement (ROI), les solutions d opérateurs, de type SaaS (Software as a Service), offrant des capacités de traitement à distance, d'archivage, de sécurité, sont devenues des solutions éprouvées permettant aux clients (et en particulier les PME et TPE) un ROI rapide. Mais l intégration de modules de gestion de factures électroniques dans les progiciels de gestion intégrée des PME serait un moyen encore plus rentable. Les éditeurs de ces logiciels de gestion doivent donc être pris en compte dans l écosystème et des standards internationaux, d usage gratuit, être mis à leur disposition. 4

5 3.4. "harmonisation, simplification and clarity of legal requirements" l'harmonisation, la simplification et la clarté des exigences légales Nous considérons qu'il est essentiel d'harmoniser la réglementation partout en Europe dans un premier temps, puis de tenter une harmonisation mondiale dans une seconde étape. Mais nous ne sommes pas favorables à la proposition actuelle de la Commission Européenne (EC) qui remet en question les fondamentaux de sécurité et d'organisation technique de la Directive 2006/112/EC. Les aspects juridiques et réglementaires (la section 4 du rapport) 4. Le code de bonnes pratiques proposé par le groupe d'experts vous semble-t-il adapté afin de compléter la future législation sur la TVA? Sinon, comment pourrait-il être amélioré? En introduction le rapport mentionne "The Expert Group supports the vision of a clear, simplified, harmonised, and uniformly applied legal framework for e-invoicing." Nous ne pouvons qu'être d'accord avec cette vision très générale, mais nous ne partageons pas les moyens d'y arriver en tout cas ceux développés dans le rapport. Tout d'abord, il convient pour rédiger un «Code of Practice» de constituer un groupe ad-hoc d'experts ayant été confrontés aux problèmes de la facturation en tant qu'émetteur ou receveur, voire des expertscomptables et des juristes, également des administrations publiques, afin d'élaborer un guide complet, cohérent et applicable. 5. Est-ce que vous êtes d'accord avec les 11 principes essentiels proposés dans le code de bonnes pratiques à l'annexe 3 du rapport? Y a-t-il un élément important manquant? Nous proposons une alternative concernant la "labellisation des solutions". En effet l'obtention d'un label permet aux offreurs de solutions de fournir une certaine garantie de l'adéquation de leur solution à la réglementation et donne aux utilisateurs l'assurance d'un service conforme. Vu le périmètre assez large de la facture électronique (on touche tous les secteurs d'activité et toutes les tailles d'entreprises) et son positionnement dans les couches applicatives, nous nous demandons si un seul label peut traiter des différents aspects de la facture électronique: règlementaires, techniques, crossborder, etc. 5

6 «Égalité de traitement : entre facture papier et facture électronique» Il s agit d un vœu irréaliste car les procédures ne sont forcément pas les mêmes. L'objectif premier de la mise en place, pour la facture électronique, de contraintes règlementaires (et techniques qui en découlent) est lié à la limitation de la fraude sur la TVA. Le risque d'un environnement moins régulé est une augmentation de la fraude. Les fonctions de sécurité (signature électronique, certificats) sont intrinsèquement liées au e-business en général, et pas spécifiques à la signature électronique. Cela signifie qu il n'y a pas bijection entre les caractéristiques d'une solution "papier" et celles d'une solution "électronique". De ce point de vue, on ne peut donc pas traiter de façon égale le papier et l'électronique. Une facture papier (qui peut être manuscrite), est lue par le cerveau humain qui sait interpréter les différentes façons de restitution : l'homme est plus adaptable que l'ordinateur dans les cas d'exception nécessitant une interprétation. L'ordinateur, pour interpréter correctement, a besoin d'informations standards. Par contre, il est plus rapide que l'homme pour traiter très efficacement les volumes importants. Ici aussi, il est impossible de proposer des solutions similaires entre "papier" et "électronique" tout simplement parce que l'ordinateur et le cerveau ne sont pas similaires. S il est louable de souhaiter établir une égalité de traitement entre les factures "papier" et les factures "électroniques", dans la pratique, cela s avère difficile. On peut vérifier l' "identité" d'une facture papier (émetteur, date, détail des livraisons, etc.), il n'en est pas de même avec une facture électronique sans y ajouter certains moyens. D où l intérêt de la signature électronique que défend le CLEEP, pour assurer l authentification et l intégrité de la facture électronique. Le CLEEP rejoint, à juste titre, ici, les préoccupations de sécurité de la Directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée qui n'ont jamais été contestées. Il est essentiel et important que les factures électroniques respectent l'une des deux dispositions de l'article 233 de ladite Directive : Cf Les factures transmises ou mises à disposition par voie électronique sont acceptées par les États membres à condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties au moyen de l'une des méthodes suivantes : a) au moyen d'une signature électronique avancée au sens de l'article 2, point 2), de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques ; b) au moyen d'un échange de données informatisé (EDI) tel que défini à l'article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l'échange de données informatisé lorsque l'accord relatif à cet échange prévoit l'utilisation de procédures garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité des données. Le CLEEP recommande fortement que la facture électronique fasse l'objet d'une signature électronique, pour pallier tout problème de fraude et de falsification. Sur un plan juridique, si la signature garantit la valeur juridique des actes échangés, à défaut, les actes électroniques dépourvus de signature (électronique) seraient déclarés juridiquement nuls. N'oublions pas que la facture (et les documents joints : bon de livraison, confirmation de commande, cotation, etc.) est la "matière première" qui alimente la comptabilité, cette dernière étant une fonction 6

7 indispensable de toute entreprise, quelle que soit sa taille, qui doit fournir sur un plan légal et fiscal des données de synthèse, issues de son activité, et alimenter le marché des informations financières. Le CLEEP rejette la recommandation d égalité de traitement entre facture papier et facture électronique. Pour la signature, le terme "avancée" au sens de la directive européenne doit être maintenu. Par contre, ce qu'il faut proposer et institutionnaliser, c'est le fait que le certificat, délivré par un Prestataire de Service de Certification Electronique, n'a pas besoin d'être qualifié pour que le destinataire puisse vérifier la signature et donc ledit certificat. Il conviendrait aussi d'étudier la possibilité de reconnaître la signature électronique comme l'outil de garantie d'authentification et d'intégrité de la facture en l'absence d'un contrat d'interchange et/ou de solutions convenues de chrono, d'archivage et de restitution. «Neutralité de la technologie» : Nous sommes d'accord avec ce principe dans le cadre du chapitre "Legal and regulatory proposals". Néanmoins, il est nécessaire d'uniformiser le niveau technique. C est notamment le seul moyen de garantir l interopérabilité entre les fonctions de signature et de vérification de signature. La recommandation DEC-R (Digital Evidence Certification Recommendation) de l UN/CEFACT, et qui émane du CLEEP, traite exactement de ce sujet. «Contrôle des affaires : Les principaux moyens de fournir une sécurité juridique dans le processus de facture électronique devraient être l administration et la gestion des risques et le dispositif de contrôle d'activité des parties à la transaction. Ceux-ci peuvent inclure l'appariement des documents et des données pertinentes tout au long du processus de commande et de facturation, de comptabilité et procédures d'archivage, et la vérification par les vérificateurs internes et externes, ou tous autres moyens ou procédés mis en œuvre par des partenaires commerciaux qui offrent un niveau équivalent d'assurance.» Nous sommes d'accord avec ce principe de base. C'est un principe qui est déjà institué en France. Ce type de contrôle ne se substitue pas à l'exigence de la signature électronique pour garantir l'authenticité et l'intégrité en temps réel dans les relations commerciales, sachant que le contrôle des expertscomptables, des réviseurs, des auditeurs et des inspecteurs des impôts, financiers ou émanant d'organismes sociaux est toujours effectué a posteriori. La désynchronisation des fonctions action et contrôle demande une sécurité permanente dans toute la durée de vie des informations. Les acteurs ne sont pas les mêmes et n'agissent pas en même temps et la finalité de leur contrôle répond : pour l'acteur à s'assurer de l'authenticité de son contact et de l'intégrité des documents qu'il envoie, pour le contrôleur à s'assurer que les documents reflètent bien des opérations réalisées dans le cadre de l'activité de l'entreprise, que ces opérations émanent bien d'un tiers dûment autorisés à les passer et qu'il n'y a pas eu de modifications ou d'altérations des documents. Les deux actions sont complémentaires et ne se substituent jamais «Reconnaissance mutuelle : Pour assurer un fonctionnement approprié des Etats membres, le marché intérieur devrait mutuellement accepter le cadre de commande d'affaires et autres méthodes reconnues de mise en œuvre de partenaires commerciaux intervenant dans les opérations transfrontalières de l'ue.» 7

8 Nous partageons le principe d'un cadre de référence «framework» unique au sein de la Communauté, concernant le fonctionnement et le contrôle des échanges. Ce «framework» serait bien entendu à définir et à négocier entre les différentes administrations et les parties prenantes. «Contrôle : Les entreprises doivent être en mesure de démontrer et d'expliquer leur capacité de gestion et de contrôle. Les entreprises doivent tenir une piste de vérification, y compris les données de transaction sous-jacentes et toutes pièces justificatives et des données, qui doivent être accessibles à des auditeurs externes, à la fois sur un plan légal et fiscal. L'accessibilité doit être assurée pendant au moins six ans.» Nous partageons ce principe. L'entreprise, quelle que soit sa taille, doit pouvoir justifier les données fondamentales de ses transactions et fournir la documentation adéquate. C'est un principe qui est déjà institué en France. «Lisibilité : Les entreprises doivent s'assurer que l'administration fiscale compétente et toutes autres parties appropriées peuvent lire, aisément interpréter et apurer les données fondamentales de transaction et n'importe quelles documentations et données appropriées.» Nous sommes d'accord avec ce principe de base. Il est d'ailleurs valable également pour les expertscomptables, les réviseurs et les auditeurs. C'est un principe qui est déjà institué en France. Ceci rejoint une préoccupation permanente touchant l'archivage des documents électroniques : Le dépôt aux archives doit se faire d'une façon sécurisée, avec une signature électronique et un horodatage certifié, avec les outils disponibles au moment du dépôt, tant en matière de support informatique, qu'en matière de système d'exploitation; la restitution doit pouvoir se faire dans le temps avec des outils différents. l'utilisation de normes internationales pour le format des documents électroniques est un bon vecteur d'indépendance vis-à-vis des systèmes d'exploitation et des applications informatiques ; L archivage et la restitution doivent également faire l objet de recommandations, normes et standards, y compris la restitution des factures et données archivées dans le cadre de la réversibilité de contrat d un Tiers archiveur. C'est la raison pour laquelle, il a été créé en France une Fédération des Tiers Archiveurs dont la mission consiste à assurer la pérennité des documents électroniques pour se rendre indépendant autant que possible des évolutions des systèmes et des applications informatiques. La création de cette Fédération répond aux besoins des PME, car elle prend en charge tous les aspects techniques informatiques qui échappent obligatoirement à cette catégorie d'entreprises. «Choix maximum : Afin de s'assurer que les technologies et les processus d'affaires peuvent librement évoluer, et permettre à des entreprises d'optimiser ces processus et management d'affaires dans les meilleures conditions leurs environnements uniques d'affaires, les Etats membres devraient permettre aux entreprises de choisir librement comment elles se structurent et actionnent les processus appropriés d'affaires dans le cadre présenté en ce code de bonne pratique.» Nous sommes d'accord avec ce principe de base. 8

9 «Proportionnalité : Les entreprises ne devraient pas être tenues d appliquer des mesures de contrôle pour leur auditabilité qui seraient dans certains cas disproportionnées. Les circonstances qui doivent être prises en considération incluent, mais ne devraient pas être limitées à, la taille d'une entité, la nature de ses affaires, la valeur et la fréquence de ses transactions, son nombre de partenaires commerciaux et la stabilité de son réseau de partenaire commercial.» Nous sommes d'accord avec le principe de base. C'est un principe qui est déjà institué en France. Mais attention, le principe de proportionnalité proposé pourrait mener à des interprétations des règles. Nous en avons l'expérience avec les IFRS (International Financial Reporting Standards), qui sont des normes internationales d'information financière reprises par l'union Européenne et qui sont régies par le règlement (CE)1606/2002). Elles sont destinées aux entreprises cotées ou faisant appel à des investisseurs afin d harmoniser la présentation et la clarté de leurs états financiers. Elles s'appliquent à toutes les tailles d'entreprises y compris des PME cotées. C'est la raison pour laquelle, à raison de l'inévitable complexité des textes une soixantaine, le Bureau des standards comptables internationaux, responsable desdites normes, a sorti une norme plus légère, publiée le 9 juillet 2009, destinée aux PME. Celle-ci se présente sous la forme d'une norme internationale d'information financière destinée à être utilisée par les petites et moyennes entités (PME) qui représentent, selon les estimations de l'organisation de Coopération et de Développement Economique (OCDE), 95 % du total des entreprises. De nombreux principes contenus dans la soixantaine de textes du «full IFRS», relatifs à la comptabilisation et l'évaluation des actifs, des passifs, des produits et des charges ont été simplifiés, des sujets supposés ne pas concerner les PME ont été écartés et le volume des informations à fournir a été réduit de manière significative. Mais c'est dans un esprit de sous-ensemble des «full IFRS» que la norme a vu jour. C'est-à-dire qu'à chaque fois que nécessaire, la PME pourra se référer à la «full IFRS» pour résoudre son cas particulier sans que cela ne déstructure, ne détruise ou ne déséquilibre l'ensemble de la norme IFRS pour les PME. «Utilisation des fournisseurs de solution et de service : Si nécessaire, les parties sont libres d'employer des fournisseurs de solution et de service. Là où elles acceptent d'utiliser un ou plusieurs fournisseurs, elles devraient explicitement l'autoriser pour exécuter les processus, y compris des processus appropriés d'impôts, en leur nom, tout en considérant que chaque partenaire est responsable dans son rôle en tant que contribuable de la validité de ses retours et réclamations.» Nous sommes d'accord avec le principe de base. Mais, il faudrait élargir ce principe aux professions comptables libérales. En effet, dans les Petites Entreprises, cette profession agit presque toujours pour leur compte en se substituant à elles. «Secteur public et privé : Il est important que les dispositions régulant les processus de facturation s'appliquent également au commerce impliquant les secteurs publics et privés et facilitent le processus de passation des achats et les données échangés dans ces procédures.» Nous sommes d'accord avec le principe de base. 9

10 Le CLEEP pense qu il faut promouvoir le format de la facture Cross Industry Invoice CII de l UN/CEFACT. Chaque pays devra, pour son propre compte, développer un guide d'utilisation afin de décliner la norme au niveau national compte tenu des législations en vigueur et, ensuite, par secteur d'activité professionnelle afin d'atteindre les objectifs recherchés c'est-à-dire une utilisation par le plus grand nombre d'entreprises. Il reste à souligner toutefois qu'il faut impliquer dès le début les prescripteurs de ce type de solutions, les éditeurs de logiciels, mais également la profession comptable (expert-comptable, réviseur d'entreprise et auditeur), cette dernière grande consommatrice de factures en tout genre, tout secteur d'activité confondu y compris agricole. D'ailleurs, c'est grâce à la profession comptable, que les aspects comptables, budgétaires et analytiques ont été intégrés dans la facture CII et dans les autres documents de la «supply chain». «Harmonisation et simplification légales : Les Etats membres ne peuvent pas imposer, pour la TVA ou d'autres secteurs de loi, tous les engagements ou formalités autres que ceux présentées dans la proposition de la Commission par rapport à la transmission et au stockage des factures.» Nous sommes d'accord avec le principe de base. Toutefois, il conviendrait d'observer que cela pourrait entraîner un affaiblissement des relations pouvant déboucher sur des litiges : un pays présentant un haut niveau de sécurité en matière de transmission et de stockage des factures serait, dans ce cas, favorisé. 6. Au-delà de la législation sur la TVA, y a-t-il d'autres obstacles réglementaires significatifs qui empêchent l'émergence de la facturation électronique? Par-delà les règles nationales, ce sont les règles douanières qui seraient à uniformiser en donnant à la facture électronique (e-invoicing) la place qu'elle mérite et en intégrant un certain nombre de document. En matière d'authentification et d'intégrité, il conviendrait de faciliter la reconnaissance mutuelle des certificats d'un pays à un autre. Echanges intra-communautaires Pour le développement rapide de la facture électronique, les entreprises européennes ont besoin de règles uniformes simples et claires. Nous sommes persuadés que c'est à cause de ce manque d'uniformisation des règles communes et du manque de sécurité juridique que les entreprises renoncent le plus souvent à la facture électronique dans les échanges intra-communautaires. La Commission devrait attirer l'attention des représentants des Etats sur les effets néfastes qu'entraînent les options particulières qu'ils revendiquent sur l'intérêt collectif de l'union et cela a un coût : si on retient l'évaluation de la Commission, il s'agit ici de 60 milliards d'euros par an d'économie non réalisée! 10

11 Echanges avec les pays tiers (import comme export) Pourquoi n'est-il pas possible en 2010 d'établir des factures avec les pays tiers dans des formes électroniques reconnues à la fois par les autorités et en particulier par les services fiscaux des pays concernés? Exemple, relations Singapore et France Qui est responsable des conventions fiscales internationales permettant l'utilisation de factures électroniques? L'Etat Membre ou la Commission? Chacun semble se renvoyer la balle... Les entreprises européennes demandent instamment à utiliser des factures électroniques dans leurs échanges avec les pays tiers; or elles en sont empêchées par le fait qu'aucun accord international (bilatéral France -Singapore ou Union Européenne -Singapore) n'a été conclu par la Commission? Ou les Etats Membres? Or, un pays comme Singapore souhaiterait de son côté la conclusion d'un tel accord. La position de Singapore n'est pas isolée car elle est partagée par d'autres pays tiers. Les entreprises européennes exhortent donc les autorités nationales et communautaires à conclure les accords nécessaires avec les pays tiers dans le but de faciliter l'emploi des factures électroniques, voire plus, en toute sécurité juridique. L'interopérabilité (section 5 du rapport) 7. Est-ce que "l'écosystème" décrit dans le rapport un environnement cible valide? Reflète-t-elle tous les besoins pour un environnement compétitif ouvert et interopérable? L'interopérabilité est essentielle pour le déploiement d'un «framework» uniformisé. Cette interopérabilité doit concerner l'ensemble des couches fonctionnelles, depuis le réseau jusqu'aux services business, sans oublier l'aspect transverse des aspects règlementaires et techniques (par exemple, Bibliothèques électroniques publiques de Core Components et de Business Processes standards). La normalisation a un rôle essentiel à jouer pour définir et maintenir cette interopérabilité. Les travaux de normalisation actuels, ISO et UN/CEFACT, concernent bien sûr les aspects couverts aujourd'hui comme les protocoles, les architectures, les contenus. Elle doit aussi aider à construire une interopérabilité globale, et donc prendre en compte les aspects applicatifs et Business. Enfin, la normalisation doit proposer des solutions ciblant les PME et TPE. Tout ceci pourrait prendre forme encore plus rapidement si la Commission Européenne (EC) appuie les initiatives prises en ce sens. Des services de Labellisation, qui restent à définir par le CEN et à mettre en place, permettront de laisser se développer des solutions interopérables. Pour prendre vie rapidement, les travaux d'interopérabilité pourraient être réalisés via les programmes collaboratifs Européens afin de prendre en charge les spécifications standards, les premières implémentations, les expérimentations réelles et les infrastructures "publiques" (comme les Bibliothèques de Business Process et Core Components). 11

12 La standardisation (la section 6 du rapport) 8. Est-ce que le modèle de données cibles proposé (UN/CEFACT CII v.2) concorde avec les besoins des utilisateurs? La proposition d'adopter comme référence harmonisée le modèle sémantique de données de la Cross Industry Invoice (CII) de l'un/cefact est un point très positif. Cependant dans l'environnement du «e- Invoicing» le besoin en standards est bien plus large que la CII. Des efforts de standardisation doivent être menés en particulier dans le domaine de l'authentification, de l'intégrité, de l'archivage et celui des Business Processes, sans oublier les protocoles d'accord afin dans ce dernier cas, de rendre plus aisées les relations des Petites Entreprises avec leurs homologues plus grandes. Les travaux sur le «Framework» doivent prévoir d intégrer sans délais des prescriptions concernant les messages amont (commandes, livraisons ). La mise en œuvre du cadre (la section 7 du rapport) 9. Est-ce que vous êtes d'accord avec les organismes de mise en œuvre proposés et les tâches affectés à ces derniers dans le rapport? Le fait de confier, dans chaque Etat membre, à un organisme national de facture électronique un rôle en matière de promotion et développement de la facture électronique est une piste à envisager mais cette démarche doit être encadrée. Le CLEEP, association professionnelle pour les Echanges Electroniques Professionnels, a lancé en 2009 un observatoire de la facture électronique et sera candidat pour jouer en France ce rôle d organisme de la facture électronique. Que ce soit au niveau national, comme au niveau européen, chaque organisme devrait être en parfaite connexion avec la réalité du terrain. Au niveau européen, il s agit de tenir compte du business avec aussi bien des contraintes traditionnelles anglo-saxonnes que des contraintes de culture latine. Si une telle initiative devait voir le jour, il faudrait alors que la direction et l'encadrement émanent directement du e-business et que l'ensemble des secteurs d'activité soit représenté. C est notamment la vocation du CLEEP, en France, de regrouper les secteurs d activité. Dans ce contexte, la Commission européenne pourrait prévoir un défraiement dans un cadre budgétaire limité. 12

13 Par ailleurs, rien n'empêche de constituer plusieurs groupes de travail nationaux et/ou européens pour remplir les objectifs d un «Pan-European e-invoicing Forum», et toujours dans le même esprit : que tous les pays soient invités, ainsi que tous les secteurs d'activité y compris les administrations. C'est ce qui se produit dans le cadre de l'un/cefact. L'expérience peut donc être renouvelée sans qu'à aucun moment les groupes souffrent d'insuffisance d'effectif. L'idée de création d'un écosystème est intéressante mais lourde d'application. Qui en sera responsable et qui financera une telle opération sans tomber dans une situation purement administrative? Il faut également prendre en compte l'aspect coût qui ne sera pas négligeable. Le dénominateur commun est bien entendu de partager une norme internationale indépendante des acteurs économiques. Mais pour atteindre les PME, il faut aller plus loin en proposant des API (Application Programming Interface) prêt à l'emploi ou prêt à être intégrées dans des progiciels afin de réduire à la fois les coûts, et les temps d'intervention/déploiement. La solution logicielle packagée (peut-être de type open source), permettrait des mises en œuvre rapide, peu coûteuse : c'est une clé du succès de l'opération auprès de PME. Cette observation rejoint celle exposée dans la recommandation 5. Une des mesures qui peuvent être mises en application rapidement, dès que la norme e-invoicing (CII) et les guides d'application seront établis et rédigés, consiste à mettre en place une labellisation dans le cadre du CEN. Au niveau français, le CLEEP a commencé à réfléchir à la labellisation de plates-formes. Nous cherchons d ailleurs à avoir un travail commun à plusieurs organismes professionnels, dans un cadre intersectoriel. 10. Est-ce que vous considérez qu'il y a d'autres tâches de mise en œuvre qui ne peuvent pas être attribué entièrement au marché? Voir le point 12. L archivage de contenus électroniques est un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d obligations légales, de litiges ou de contrôles) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. L archivage est une question qui ne doit pas être traitée par le marché mais doit faire l objet de recommandations, normes et standards. 11. Est-ce que vous considérez qu'il y a d'autres organismes ou organisations qui pourraient jouer un rôle important dans la mise en œuvre du cadre? La mise en œuvre du «Framework» va requérir un investissement important pour qu'il soit pleinement opérationnel, incluant définition, développement et promotion. Il apparaît essentiel d'avoir des relais au niveau des états, coordonnés entre eux au niveau Européen. 13

14 La normalisation joue un rôle essentiel. Jusqu'à présent, les SDO (Standardisation Development Organization) ont une activité limitée à la rédaction de spécifications et de guides, et ont peu ou pas de contact avec le terrain. Un organisme comme le CLEEP conjugue un rôle de normalisation en participant au CEN et à l UN/CEFACT mais aussi un rôle d acteur privilégié du terrain en regroupant des experts qui sont au quotidien en prise directe avec la réalité et les besoins des entreprises françaises de tout type (TPE, PME, grandes entreprises). De plus, le domaine du e-business a un périmètre large, et englobe de plus en plus les services à haute valeur ajoutée basés sur des données "métier", i.e. données sensibles qui peuvent être au cœur des systèmes d'information des entreprises. Il serait pertinent d'étudier la possibilité d'élargir les responsabilités d organisme comme le CLEEP, comme par exemple : donner la preuve, par exemple avec des expérimentations terrain, du bon fonctionnement des spécifications ; fournir des données sur le ROI attendu par segment d'entreprise et par secteur ; investir davantage dans la définition de Business Processes et d'architectures de services ; étudier l'e-invoicing dans un cadre plus international (marché intérieur/extérieur). Il est essentiel qu'un plan de communication cohérent soit mis en place. Une communication large ne suffira sans doute pas à impulser un déploiement conséquent. Par contre, si elle émane d'une Directive européenne, c'est-à-dire fournissant une assise juridique sure et significative, le déploiement pourra engager les éditeurs de logiciels vers une solution qui satisferait l'ensemble des PME très dépendantes de solution "prêt-à-l'emploi". Par expérience, tout développement de nouvelles solutions demande un "certain temps" qui ne se chiffre pas en mois mais en année. En France, il a fallu une vingtaine d'années pour faire passer une majorité d'entreprises aux téléprocédures fiscales. Grâce aux impulsions de l'administration française, notamment en rendant obligatoire la téléprocédure par le biais des Lois de Finances annuelles, le déploiement a pu se faire correctement. Mais il a fallu quand même convaincre tout un tissu d'organisations professionnelles sectorielles. Par ailleurs, il nous parait essentiel que des aides financières nationales ou européennes viennent soutenir les efforts via des projets collaboratifs incluant des implémentations sur le terrain. Rappelons qu'il est important que des labels puissent être fournis afin de rassurer le marché et de prouver la fiabilité et l'adéquation des services aux standards. Dans ce cadre également, comme déjà indiqué, le CLEEP a commencé à réfléchir et travailler à la labellisation de plates-formes. Nous cherchons d ailleurs à avoir un travail commun à plusieurs organismes professionnels français, dans un cadre intersectoriel. 14

15 Des aspects spécifiques pour les PME et la facturation électroniques 12. Est-ce que vous estimez que les besoins de PME sont suffisamment couverts dans le rapport? Y a-t-il d'autres moyens pour promouvoir l'adoption de la facturation électronique par les PME? Il conviendrait d uniformiser les règles et procédures partout en Europe en matière de facture électronique transfrontalière. En effet, concernant la facture électronique avec des pays tiers, les entreprises ont la possibilité de l utiliser mais cette facture électronique n est pas reconnue légalement par les autorités des deux pays concernés : il n y a pas encore de conventions internationales établissant entre deux pays les règles communes à mettre en œuvre pour que les factures électroniques échangées par l entreprise du pays A avec l entreprise du pays B soient reconnues par les deux administrations. La situation est aujourd hui complètement bloquée en tous cas en France En France, la facture électronique dématérialisée existe sous deux formes - le message EDI structuré codifié à l article 289 bis du Code général des Impôts français, - l «image» signée codifié à l article 289 V du Code général des Impôts français. Message EDI structuré La mise en œuvre d'un message structuré ne pose pas de difficultés législatives puisqu elle est réalisée à partir d un contrat préalable signé entre les parties, qui régit la globalité de l échange (souvent appelé "accord d interchange"). Cette solution permet de servir, en automatique, le système d information des deux parties et c est la raison pour laquelle elle est retenue par beaucoup de grandes entreprises surtout dans certaines branches d activités (automobile, banque, bâtiment, grande distribution, travaux publics, etc.). Ce message structuré n est pas lisible sans l ERP ou le logiciel gérant cet échange, ce qui le rend peu adapté tel quel à la gestion documentaire. Mais ce n est pas ce qu on lui demandait. La facture EDI (structurée) dématérialisée nécessite plusieurs obligations pour sa mise en œuvre : Respect des mentions obligatoires, listes récapitulatives, liste des partenaires, restitution en clair et archivage légal. Image signée L image signée, quant à elle, présente les caractéristiques suivantes : elle est lisible par tout le monde, puisqu il s agit d un document constitué dans un format standard (pdf, tif, jpeg, html, word, etc.) ; par contre, elle ne peut transférer l information pour servir, telle quelle, automatiquement le système d information de l entreprise réceptrice. 15

16 L image signée nécessite plusieurs obligations pour sa mise en œuvre : l accord du client, la signature électronique pour en assurer l authentification de l émetteur et l intégrité du document, l archivage électronique sécurisé dans un pays de la CE pour en garantir la pérennité. La facture électronique de type «image signée» devrait connaître un développement important dans les années à venir car elle semble plus facile à échanger entre les différents utilisateurs, quel que soit la taille de l entreprise. Toutefois, plusieurs difficultés subsistent pour sa mise en œuvre et plusieurs solutions ou modifications pourraient la faciliter. Par ailleurs, une troisième pratique voit le jour en France : la facture électronique constituée d une image signée (exemple pdf signé) et d un fichier associé structuré (par exemple XML) portant tout ou partie des données de la facture et permettant une intégration sans intervention humaine des ces données dans le système de l entreprises réceptrice de la facture. Il conviendrait que cette troisième pratique fasse également l objet d une uniformisation au sein de l Europe, et en premier lieu soit prévue par la législation française. Mixité des flux de facturation : facture papier et facture électronique Une difficulté importante réside dans la période transitoire de basculement entre la facture papier et électronique, ce qui laissera coexister un flux de factures "papier" et un flux de factures électroniques. Pour accélérer le basculement, il faudrait envisager de permettre la transformation de l'original papier en "double électronique" ou "double original", sorte de copie électronique certifiée. Cela permettrait de basculer beaucoup plus vite vers l électronique en ne conservant qu un seul flux de factures. Ce concept a été concrétisé par la Direction des Impôts en France dans une instruction fiscale du 11 janvier Il pourrait être envisagé de généraliser ce concept afin que la transformation d un original papier en double électronique, dans des conditions de sécurité requises, puisse être réalisée en toute sécurité juridique et que ce double électronique puisse remplacer définitivement l original papier. Cette étape est inévitable et serait un premier pas dans la dématérialisation totale. 16

17 Généralisation de la facture électronique aux TPE et PME Le processus de mise à disposition des factures électroniques sous forme signée pourrait être le suivant : les grands facturiers nationaux (EDF, France Telecom, GDF, etc.) ou les autres facturiers pourraient transmettre o soit directement par voie électronique les factures o soit, avec l accord de leurs clients, mettre en place des plates-formes où se trouveraient les factures électroniques que leurs clients pourraient ainsi récupérer eux-mêmes par téléchargement; Pour les TPE et les PME, cela signifie qu il faudra se connecter mensuellement au moins sur une quantité non négligeable de plates-formes pour recueillir l ensemble de leurs factures. Cette opération semble trop lourde ce qui les amènera à renoncer à ce mode de facturation. Mais cette procédure peut rester valable pour les particuliers. Par contre, nous pouvons imaginer l existence de plates-formes faisant la collecte des factures pour des entreprises clientes qui alors n auraient qu un seul interlocuteur pour récupérer leurs factures électroniques reçues. Dans ce cas, le système d'information de l'entreprise, TPE ou PME, sera automatiquement alimenté, si la facture image signée est accompagnée d un fichier structuré des données de la facture (fichier xml par exemple). L'économie pour les TPE et les PME est alors significative. La Commission européenne devrait proposer des opérations promotionnelles de grande envergure en collaboration avec les acteurs nationaux dont le CLEEP. 13. Les orientations pour les PME, comme proposées dans l'annexe 3, sont-elles complètes? Avez-vous des aspects supplémentaires à proposer? L'annexe 4 "Guidelines for SMEs in adopting electronic invoicing" est une première approche qui cerne bien le sujet. Via la Standardisation, via des projets collaboratifs, il serait intéressant de proposer des solutions logicielles packagées (de type open source), permettant des mises en œuvre rapide, peu chères, standards. Ces packages pourraient être téléchargés à partir de sites Web. 17

18 Cleep Comité de Liaison pour les Echanges Electroniques Professionnels CLEEP 19 rue Cognacq-Jay Paris - FRANCE Tél. : +33(0) Fax +33(0) Courriel : claude.charmot@cleep.org Site Web: Le CLEEP, Comité de Liaison pour les Échanges Électroniques Professionnels est une association qui a pour vocation de rassembler tous les acteurs autour des outils, méthodes et processus d'echanges Electroniques Professionnels et de dématérialisation dans le cadre de l'economie Numérique. Les fondateurs souhaitent développer et promouvoir les Echanges Electroniques Professionnels (EEP), la dématérialisation des transactions, notamment l'utilisation de la facture électronique pour contribuer à l'essor du Commerce Electronique en France et au succès d'une Economie Numérique au service des entreprises et des administrations. Le CLEEP se veut "la" maison commune intersectorielle et fédératrice de ce domaine des EEP, secteur d'avenir primordial dans l'économie française. Les actions du CLEEP consistent à: participer aux travaux normatifs en matière d'échanges électroniques professionnels, dématérialisation, facture électronique, etc. ; (participation au CEN et à l UN/CEFACT ) partager et diffuser l'expertise et le savoir-faire liés aux standards de l'eep, garants des réussites futures de tout acteur quelle que soit sa taille ; fédérer les opérateurs de services et éditeurs de logiciels pour fournir aux entreprises et administrations les outils nécessaires, conformes aux normes et standards reconnus ; mettre en avant les réussites (success-stories), au travers des personnes, équipes, entreprises, organisations, filières qui sont les champions dans le domaine des Echanges Electroniques Professionnels et plus largement du Commerce Electronique ; conduire des projets pilotes intersectoriels, en liaison, en tant que de besoin, avec les pouvoirs publics. Les domaines concernés de ce pôle d'expertise sont multiples : échanges commerciaux au plan national et international, échanges liés aux achats publics, échanges entre services publics, citoyens et entreprises, facilitation des audits et expertise des solutions apportées. Il s'agit, dans une maison commune française, de promouvoir les standards, normes, produits, logiciels, services, c'est-à-dire les outils, méthodes et processus des échanges numériques qui permettent à chaque secteur de gagner dans le contexte concurrentiel actuel. 18