Responsable de l administration et du pilotage

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1 Responsable de l administration et du pilotage J1C24 Administration et pilotage - IR Le responsable de l administration et du pilotage organise et conduit la mise en œuvre des orientations stratégiques assignées à une structure fonctionnelle et/ou opérationnelle. Tendances d'évolution Mutualisation et rationalisation des moyens et développement de partenariats. Renforcement du contrôle de gestion et du pilotage Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure et organiser leur mise en œuvre. Diriger et animer les équipes d encadrement en charge de la mise en œuvre du plan d action. Piloter des projets d évolution technique ou organisationnelle de la structure. Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles. Evaluer et présenter le résultat des actions menées par rapport aux objectifs de la structure ; établir un bilan. Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution Assurer une veille sur les sources potentielles de financement, sur les évolutions réglementaires. Piloter la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre. Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités Suivre les audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations. Proposer puis conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s assurer du relais des informations en interne. Proposer et piloter une démarche qualité, et assurer sa mise en œuvre dans l organisation des activités. Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité et en contrôler la mise en œuvre. Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements. Connaissance approfondie des grands principes du droit public et privé. Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines. Notion de base en gestion et en économie d entreprise. Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure. Les dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d enseignement supérieur. Le statut des structures et des personnels des établissements publics d enseignement supérieur et de recherche. Les réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics. Les règles d hygiène et de sécurité. Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l administration et de la gestion Manager et animer une équipe ; gérer des conflits Conduire un entretien Conduire un projet. Conduire des négociations individuelles ou collectives. Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord Analyser des résultats. Exploiter les systèmes d information et les outils bureautiques Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure. Compétences linguistiques Anglais (et/ou une autre langue) Expression écrite et orale : niveau 2 Compréhension écrite et orale : niveau 2

2 Compétences associées Connaissance générale des techniques de l audit. Connaissance générale des techniques de la démarche qualité. Connaissance générale des techniques de la communication. Mettre en œuvre les techniques associées aux savoirs généraux identifiés. Lieux d exercice Au sein d une structure opérationnelle ou fonctionnelle (au niveau national ou régional ; niveau central, établissement ou composante). Astreintes et conditions d exercices Disponibilité et déplacements. Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : doctorat, diplôme d ingénieur Formations et expérience professionnelle souhaitables Expérience d encadrement administratif et/ou de gestion

3 Chargé de gestion administrative et d aide au pilotage J2C24 Administration et pilotage - IE Le chargé de gestion administrative et d aide au pilotage assure, auprès d'un dirigeant - scientifique ou administratif-, la coordination et/ou la gestion de tout ou partie d une structure. Tendances d'évolution Mutualisation et rationalisation des moyens et développement de partenariats. Renforcement du contrôle de gestion et du pilotage Définir et mettre en œuvre un plan d action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés. Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes. Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses. Contrôler l application des règles et procédures administratives. Diriger et animer une équipe. Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure. Mettre en place des actions de communication en interne et en externe pour tous les publics (notamment les étudiants). Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure. Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre. Contribuer à la réalisation d études, rapports, enquêtes, audits ou évaluation Assurer une veille sur les sources potentielles de financement. Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats. Suivre l évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence. Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité. Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités. Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements. Connaissance générale des grands principes du droit public et privé. Connaissance générale de la gestion des ressources humaines. Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure. Les dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d enseignement supérieur. Le statut des structures et des personnels des établissements publics d enseignement supérieur et de recherche. Les réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics. Les règles d hygiène et de sécurité. Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse Manager et animer une équipe ; gérer des conflits Conduire un entretien Conduire un projet Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe. Conduire des négociations dans un cadre prédéfini. Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure. Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats. Exploiter les systèmes d information et les outils bureautiques..

4 Compétences linguistiques Anglais Compréhension écrite et orale : niveau 2 Expression écrite et orale : niveau 2 Compétences associées Connaissance générale des principes de l audit. Connaissance générale des principes de la démarche qualité. Connaissance générale des principes de la communication. Mettre en œuvre les techniques associées aux savoirs généraux identifiés. Lieux d exercice Au sein d une structure opérationnelle ou fonctionnelle (au niveau national ou régional ; niveau central, établissement, composante). Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : Licence Formations et expérience professionnelle souhaitables Domaines de formation : gestion administrative Expérience en management d équipe.

5 Chargé du contrôle de gestion et/ou d'études administratives J2C25 Administration et pilotage - IE Le chargé du contrôle de gestion et/ou d'études administratives apporte à l équipe de direction ou aux services de l établissement des informations (études, analyses, tableaux de bord, indicateurs) visant à éclairer les décisions en vue d optimiser la gestion de l établissement dans un objectif de performance. Le champ d intervention couvre tous les aspects transversaux liés à l organisation de l établissement et toutes les questions de répartition des moyens (humains, financiers, patrimoniaux et logistiques) Tendances d'évolution En fonction des enjeux des établissements, le caractère transversal de la fonction peut évoluer au profit d une spécialisation par domaine d intervention Mettre en place le dispositif de contrôle de gestion ; conduire et planifier des études ou des analyses conjoncturelles en définissant notamment la problématique, la finalité, le périmètre d intervention et la méthodologie d analyse Construire et mettre en place des outils d analyse ou de pilotage et de régulation : indicateurs, tableaux de bord, Elaborer et rédiger un cahier des charges Collecter et analyser les données quantitatives et qualitatives ; en contrôler la fiabilité Etablir des prévisions annuelles d activités de l établissement Identifier et analyser les causes et les effets des écarts entre les objectifs et les réalisations Proposer à la direction des actions ou des solutions correctives à mettre en œuvre Rendre compte de ses observations et de ses travaux (rapports, notes de synthèse, et de conjoncture, communications orales) Animer et coordonner des groupes de travail Exercer une fonction de veille sur le(s) domaine(s) concerné(s) Assurer une assistance méthodologique et de conseil auprès des différents acteurs Accompagner et promouvoir les actions retenues au sein de l établissement Connaissance approfondie des principes du contrôle de gestion et de la comptabilité analytique et/ou de la réglementation juridique, administratif, financière relative aux établissements Connaissance générale des principes de la conduite de projets Connaissance approfondie des méthodes et outils statistiques Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation de l établissement La politique et les axes stratégiques de développement Définir des indicateurs pour le suivi et l analyse des résultats Emettre un diagnostic sur une situation, des données chiffrées Calculer un coût Utiliser les outils bureautiques et informatiques à un niveau avancé Exploiter les données du système d information du domaine étudié Maîtriser les techniques d expression écrite et orale. Comprendre et savoir traduire les besoins et attentes de l équipe de direction ou des services de l établissement Maîtriser les techniques d enquête et d entretien Compétences associées Animer et conduire une réunion ou des groupes de travail Transmettre un certain nombre de savoir faire (techniques, documentaires, méthodologiques) en adaptant ses explications aux acteurs concernés Recueillir les observations des interlocuteurs concernés

6 Compétences linguistiques Anglais expression écrite et orale : niveau 2 Compréhension écrite et orale : niveau 2 Lieux d exercice Auprès de la direction d un établissement Astreintes et conditions d exercices Contraintes d horaires et de calendrier éventuelles en fonction de la nature du projet Déplacements possibles Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : Licence Formations et expérience professionnelle souhaitables Domaines de formation : administration, gestion, sciences humaines et sociales, statistiques, contrôle de gestion

7 Qualiticien J2C26 Administration et pilotage - IE Le qualiticien conçoit, propose et réalise des dispositifs de management de la qualité. Il pilote des projets permettant d orienter et de contrôler la démarche qualité de l établissement appliquée à l organisation, aux produits, aux services, aux processus Tendances d évolution L évolution des organisations, la dimension concurrentielle de certains secteurs tant sur le plan national qu européen et mondial ainsi que les exigences des partenaires conduiront à un recrutement de plus en plus important de spécialistes dans le domaine du management de la qualité. Rattaché à la direction de l administration et du pilotage, le qualiticien pourrait être amené à coordonner l ensemble des actions qualité de l établissement. Concevoir et mettre en œuvre des outils et/ou méthodes qualité adaptés à la politique qualité de l organisme Sensibiliser, impliquer, accompagner, conseiller et former aux exigences de la démarche qualité Conduire tout ou partie des projets qualité Effectuer une veille réglementaire, scientifique et technologique Veiller au respect des règles de qualité et faire respecter les référentiels qualité Planifier, organiser et réaliser des audits qualité internes et/ou externes Evaluer l efficacité du système de management de la qualité Rédiger et valider des documents du système de management de la qualité Encadrer, animer et coordonner une équipe et ou des groupes de travail Former des personnels à l utilisation des outils et méthodes qualité proposés Réaliser des enquêtes, des analyses statistiques, et interpréter les résultats Restituer des observations et des travaux (rapports, notes de synthèse) Organiser et animer les revues de direction du système qualité Connaissance approfondie des différents modèles de gestion du management de la qualité Connaissance approfondie des normes et des référentiels qualité les plus courants (ISO 9001 : 2000, ISO 17025, BPL, prix qualité ) Connaissance générale des techniques documentaires appliquées à la démarche qualité Savoirs sur l environnement professionnel L institution, les missions et organisations dédiées à l activité du ou des services où s exerce la qualité L organisation et le fonctionnement de la recherche et de l enseignement supérieur Savoir faire opérationnels Maîtriser les outils et méthodes de la qualité Promouvoir, porter, justifier le projet Manager une équipe et coordonner les acteurs et les institutions Bâtir des enquêtes ; analyser et interpréter des résultats des audits et des indicateurs qualité Maîtriser les techniques de présentation écrite ou orale Gérer la documentation interne et externe Utiliser les outils informatiques courants ainsi que les logiciels spécialisés Compétences linguistiques Anglais Expression écrite et orale : niveau 2 Compréhension écrite et orale : niveau 2 Compétences associées Savoir faire opérationnels Anticiper les changements et procéder aux nécessaires ajustements du domaine qualité Communiquer, convaincre et négocier

8 Travailler en interaction avec des partenaires très divers Ecouter et s adapter à tout public Identifier les besoins de formation à la qualité et animer des actions de formation Evaluer l impact économique en termes de maîtrise de coûts Gérer le budget alloué Lieux d exercice L activité s exerce au sein de la direction de l administration et du pilotage de l établissement Astreintes et conditions d exercice L activité peut impliquer des déplacements Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : licence (ou diplôme ou qualification professionnelle équivalente) Formations et expérience professionnelle souhaitables Domaine de formation : formation de base scientifique ou administrative (selon les activités de l entité) complétée par une formation à la qualité

9 Assistant en gestion administrative J3X21 Valorisation de la recherche / Affaires juridiques / Administration et pilotage - AI L assistant en gestion administrative coordonne et/ou réalise les activités administratives d une structure (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Tendances d évolution Développement du mode d action en projet. Développement d une fonction transverse. Assister les responsables administratifs, techniques ou scientifiques dans la réalisation de leur mission. Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à l instruction de dossiers complexes Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projet, Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques Assurer l encadrement technique des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative. Assurer la circulation de l information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Préparer le budget de la structure, suivre sa mise en place et son exécution en liaison avec les partenaires institutionnels. Informer et accompagner dans leurs démarches les partenaires et les personnels de la structure. Suivre l évolution de la réglementation sur l ensemble d un domaine de gestion. Connaissance générale des techniques de gestion administrative, Connaissance approfondie d un domaine de spécialité selon le service d affectation. (valorisation, coopération internationale, affaires juridiques, administration) Notions de base en droit privé et/ou public. Savoirs sur l environnement professionnel La réglementation et des procédures du domaine de gestion du service. L organisation et des activités du service de l établissement. Savoirs faire opérationnels Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative. Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs. Animer et coordonner l activité d une équipe. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires. Structurer et rédiger un document d information technique ou réglementaire. Compétences linguistiques Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les services ayant des coopérations internationales (RI, recherche, valorisation..). Compétences associées Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Notions de base en techniques de management de personnels Notions de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles. Savoirs faire opérationnels Planifier les activités et les échéances Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités Maîtriser les techniques de communication. Lieu d exercice Cette activité s exerce dans un service central, déconcentré, dans une unité de formation ou de recherche.

10 Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : DUT, BTS Formation ou expérience professionnelle souhaitable Domaines de formation selon les services d affectation: GEA, droit privé et public

11 Technicien en gestion administrative J4X21 Valorisation de la recherche / Affaires juridiques / Administration et pilotage - T Le technicien en gestion administrative assure le secrétariat et l assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de projet et / ou réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l établissement. Tendances d évolution Diversification des activités Spécialisation dans un des domaines de gestion Traiter des informations et des dossiers d ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure Mettre en œuvre des procédures de gestion Gérer les plannings Gérer le courrier, la messagerie Organiser et alimenter les bases de données, Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues Suivre le budget du service Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures Répondre aux demandes d informations des autres services et de l extérieur Participer à l organisation de salons, colloques, manifestations, conférences Sélectionner et diffuser de l information en interne et en externe Organiser le classement d un fond documentaire Procéder à l archivage des pièces administratives Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires. Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative Notions de base en gestion budgétaire et comptable Savoirs sur l environnement professionnel L organisation, le fonctionnement et l activité de l établissement Le domaine fonctionnel d exercice et ses relations avec les autres domaines fonctionnels Informer et rendre compte Rechercher l information, la vérifier et la classer Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique Planifier son activité Travailler en équipe Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service. Compétences linguistiques : Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 en règle générale, de niveau 2 pour les services ayant des relations internationales (RI, recherche, valorisation..). Compétences associées Utiliser les techniques de classement et d archivage Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Lieu d exercice L activité est commune à tous les domaines fonctionnels de l établissement. Elle s exerce dans les services centraux ou déconcentrés, dans les unités et les composantes. Diplôme réglementaire exigé Baccalauréat Formations et expérience professionnelle souhaitables Domaines de formation : secrétariat, gestion administrative

12 Adjoint en gestion administrative J5X21 Multi familles - AJT L adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l information nécessaire au fonctionnement de l unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Tendances d'évolution La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques par l utilisation d outils de plus en plus performants, en gestion notamment, tout en élargissant les compétences relationnelles. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d activité de la structure Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ), les reproduire et les diffuser Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l unité Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations. Classer et archiver les documents et informations Notions de base des techniques de communication orale et écrite. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Notions de base du domaine concerné S exprimer oralement ou par écrit Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,..) Utiliser les outils bureautiques Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures Trier, hiérarchiser et classer les informations. Analyser et gérer les demandes d information Gérer la confidentialité des informations et des données Travailler en équipe et en relation partenariale Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres Enregistrer les messages et rendre compte Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation générale et le fonctionnement de l établissement et de ses composantes Compétences linguistiques Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 pour les composantes disposant d une structure relations internationales ou valorisation Compétences associées Savoirs généraux, théoriques et disciplinaires Connaissance générale des techniques et règles de classement et d archivage Lieux d exercice Dans un laboratoire ou dans une structure centrale ou régionale. Le service pourra être dédié à un type de gestion spécifique Diplôme réglementaire exigé Pour le recrutement externe : BEP Formations et expérience professionnelle souhaitables Secrétariat et/ou gestion