Référentiel de compétences

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1 Intitulé du poste : Assistant de direction ressources humaines Référentiel de Définition du poste : Il assure la gestion administrative du personnel : renvoie à un ensemble d activités Activités : renvoie à un listing de tâches accomplies activités : renvoie à un degré d autonomie - Débutant : effectuer avec l aide de quelqu un - : effectuer en autonomie - Expertise : avoir une spécialisation dans l activité, une expertise me permettant d aller plus loin que la réalisation de l activité elle-même Périodicité : fréquence de l activité - Quotidien : fait tous les jours - Périodique : plus d une fois par semaine - Exceptionnel : quelques fois par an Savoirs et savoir-être : renvoient aux connaissances et aux comportements - Peu nécessaire - Nécessaire - Indispensable : éléments objectivables permettant de mesurer la réussite de l activité. Ce tableau présente les fonctions classées par ordre d importance et d urgence : Fonction : Gestion dossiers du personnel Fonction : Rédaction contrats de travail Fonction : Recrutement Fonction 4 : Elaboration et mise en oeuvre de la formation Fonction 5 : Gestion absences Fonction 6 : Traitement et mise en forme de documents Fonction 7 : Participation à la certification Fonction 8: Déclaration accidents du travail

2 Fonction : Gestion dossiers du personnel ) Création du dossier administratif informatisé du salarié ) Remplir la fiche administrative et réceptionner les pièces pour constituer le dossier ) Classer la première page à l'accueil pour accès commun ) Saisir les données administratives du salarié dans l'état civil du logiciel Bodet 4) Inscrire les données dans un fichier Excel 5) Inscrire les personnes sur le site de Chorum 6) Envoyer les informations par mail à l ensemble du personnel de bureau 7) Si la personne a déjà travaillé dans l'entreprise, aller chercher le dossier aux archives (0 par an) (0 par an) (0 par an) (0 par an) (0 par an) - r le logiciel Bodet () - r le logiciel Excel () - Rigueur n() - Organisation () - naviguer aisément sur Internet () - Connaissance nouveaux entrants par les personnes concernées (comptable, assistant administratif, chef de production) * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable

3 Fonction : Rédaction contrats de travail ) Formalisation de l'embauche ) Formalisation du contrat de travail ) Effectuer la déclaration unique d'embauche sur le site de l'urssaf ) Inscrire el salarié sur le registre du personnel informatisé + support papier ) Inscrire les personnes étrangères dans un registre particulier sur Excel ) Réceptionner les informations par mail de la part chefs d'équipe (horaires, durée, temps de travail,...) ) Vérifier données ) Etablir les contrats sur Word à partir de contrats type envoyés par le siège de l'apf 4) Calculer le salaire 5) Imprimer le contrat de travail 6) Enregistrer le contrat en chrono par numéro 7) Transmettre le contrat au directeur ou au chef de production 8) Transmettre au chef d'équipe pour signature du salarié pour le TPMR et l hygiène (0 par mois) (0 par mois) (0 par semaine) - Trier les mails () - Pertinence mails à archiver () - Communication () - du logiciel Word () - du logiciel Excel () - Connaissance du droit du travail () - Connaissance de la convention collective () - Capacité à rechercher éléments du droit du travail sur Internet () de réussite - Calcul du salaire en lien avec le contrat - Délai de transmission pour signature conforme à la législation - Données du contrat conforme à la demande du chef d'équipe

4 9) Réceptionner le contrat signé pour classement ) veille juridique ) Prendre connaissance informations envoyées par le siège de l'apf ) Transmettre l'information aux services concernés ) Exploiter et actualiser un fonds documentaire * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 4

5 Fonction : Recrutement ) Lancement appels à candidature ) Entretiens d embauche ) Etablir le profil de poste en lien avec le directeur, le chef de production ou le chef d'équipe ) Contacter Cap emploi pour le recrutement d une personne handicapée ) Contacter Pôle emploi pour parution d'annonce si le recrutement n'est pas soumis à critères 4) Publier annonces sur forums 5) Constituer un dossier de toutes les candidatures 6) Proposer une première sélection ) Convoquer par téléphone les personnes à un entretien ) Mener l entretien pour les CDD - Connaître l organisation et le fonctionnement de l entreprise et connaître les métiers qui la composent () - Bonne connaissance exigences de l organisation ainsi que du marché du recrutement () - Bonne connaissance du secteur d activité et de l organisation interne de l entreprise () - Culture du droit social () - Rapidité de sélection d un candidat - Recrutement adapté ) Mise à jour d'un dossier de candidats ) Constituer un dossier qui recense toutes les candidatures ) Rédiger les réponses ) Classer les candidatures * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 5

6 Fonction 4 : Elaboration et mise en oeuvre de la formation ) Mise en place d'une programmation actions et moyens à mettre en œuvre ) Mise en œuvre les formations ) Répertorier les besoins en formations ) Etablir le plan de formation en lien avec le directeur ) Effectuer les deman de prise en charge auprès de l OPCA ) Contacter les organismes de formations en lien avec la responsable achats ) Sélectionner les formations en fonction besoins ) Faire établir et signer les conventions par délégation ainsi que les conventions de stage 4) Informer les salariés de leur inscription par mail avant convocation 5) Assurer un suivi de l'historique formations - Connaître les bases du plan de formation () - Bien connaître les textes de loi relatifs à la formation professionnelle () - Connaître tous les financements possibles () - Négocier avec les organismes de formation () - Etablir comparatifs entre les prestations de formation () - Adaptations satisfaisantes au poste - Utilisation optimale dispositifs du plan de formation ) Demande remboursements de prises en charges ) Récupérer toutes les pièces pour constituer le dossier de demande de remboursement ) Les transmettre à Uniformation 6

7 ) Transmettre à la comptable la ventilation faite lors de la demande de remboursement 4) Classer les documents par formation * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 7

8 Fonction 5 : Gestion absences (jours mobiles, CP et ancienneté) ) Gestion jours de congés, jours mobiles et jours d'ancienneté ) Tenir un planning sur Excel ) Calculer les droits aux absences pour chaque salarié ) Recueillir les deman d'absence à partir de fiches type remplies par le salarié et validées par le chef d'équipe 4) Vérifier que la demande est conforme au solde de jours 5) Saisir les jours posés dans le planning Excel 6) Saisir les jours posés dans Bodet afin d avoir le planning de la personne à jour 7) Transmettre la fiche du salarié au chef d'équipe et en transmettre une copie à l'assistant administratif pour la préparation de la paye. 8) Classer le copie dans le classeur - r les règles d'obtention jours d'absence () - du logiciel Excel () - du logiciel Bodet () - Solde de jours pris en fin d'année * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 8

9 Fonction 6 : Traitement et mise en forme de documents ) Mise à jour du tableau effectifs ) Traitement dossiers ) Etablir la déclaration effectifs de main d'oeuvre avec entrées et sorties sur un tableau Excel ) Effectuer la déclaration mouvements de main d'oeuvre sur le site de la DIRRECT avec les co appropriés ) Effectuer les déclarations AGEFIP - Rédiger courriers de réclamation ou disciplinaires à l'encontre salariés - Rédiger rapports de synthèse pour les réorientations en ESAT - Gérer les dossiers Chorum lors de plus de 90 jours d'arrêt maladie - Remplir l'enquête sociale - Préparer le bilan arrêts de travail pour le CHSCT - Rédiger les contrats avec les organismes sociaux ou les institutions pour les orientations professionnelles pour les suivis administratifs avec les curateurs (tous les mois) (tous les mois) ( fois par an) ( fois par an) ( par trimestres) - logiciels Word et Excel () - Connaître la législation du bilan social () - Naviguer aisément sur Internet () - Connaitre les formulations du droit collectif du travail () - Organisation () - Rigueur () - Rédaction () - Connaissance partenaires institutionnels () - Appréciation tinataires sur les différents rapports et bilans - Compréhension documents par les tinataires 9

10 - Superviser les renouvellements RQTH et ORP traités par l'assistant de gestion * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 0

11 Fonction 7 : Participation à la certification ) Participation aux réunions concernant la certification de l'entreprise ) Production indicateurs quantitatifs et/ou qualitatifs associés au processus RH sur les pôles ) Assister aux différentes réunions ) Participer à la réflexion en équipe ) Rédiger la revue de processus ainsi que la revue de direction ) Rendre compte de ses observations et de ses travaux. ) Suivre les indicateurs sur Excel ) Renseigner le dossier de référencement besoins (Tous les mois) - Bonne connaissance de l'entreprise et de la certification () - Aisance relationnelle et capacité de prise de parole en public () - Analyse objectifs - Inscription dans groupes de travail et analyse plans d'action - Pourcentage de formations réalisées - Nombre de personnes opérationnelles manquantes ) Suivi entretiens d'évaluation ) Relancer le directeur et le chef de production pour respecter les délais ) Récupérer les entretiens pour les référencer sur le fichier Excel du personnel avec la date ) Classer les fiches remplies par les chefs d'équipe * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable.

12 Fonction 8 : Déclaration accidents du travail ) Déclaration Par Internet ) Recueillir les événements auprès chefs d'équipe ) Remplir l'imprimé avec le salarié ) Saisir la déclaration sur Internet 4) Remettre la fiche d'accident du travail au salarié 5) Envoyer un courrier à la CPAM si réserve quant à la cause de l'accident 6) Remplir le dossier ATMP. ( par mois) - Rédaction () - Organisation () - Connaître les procédures de déclaration accidents du travail () Communication () - déclarations sur Internet () - du scanner pour envoyer les pièces justificatives () - Prise en charge accidents du travail par la CPAM - Dossier de déclaration complet - Déclaration conforme aux événements * : Débutant : : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable