Chorus Portail Pro Document d introduction pour les fournisseurs Mars 2016

Transcription

1 Chorus Portail Pro 2017 Document d introduction pour les fournisseurs Mars 2016

2 Préambule A Cible et objectifs du document 2 Le présent document a pour objectif de présenter : Le contexte du projet et les acteurs concernés Les grands principes de Chorus Portail Pro 2017 (CPP 2017) Les étapes de préparation nécessaires à l utilisation de la solution Les plannings types selon le mode choisi L accès à la documentation du «kit fournisseur» L enjeu est d appréhender au mieux les impacts de la nouvelle solution en termes organisationnels, de processus métiers et d outils.

3 Sommaire 3 1. Introduction A) Contexte du projet et bénéfices apportés B) Ordonnance du 26 juin 2014 C) Fournisseurs concernés D) Entités publiques concernées 2. Présentation de la solution mutualisée CPP Grandes étapes de la préparation à l utilisation de CPP Accès à la documentation

4 1 Introduction A Contexte du projet et bénéfices apportés 4 Dans le cadre de l accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures entre les structures du secteur public et leurs fournisseurs doivent progressivement être dématérialisées. Le programme de dématérialisation des factures «Chorus Portail Pro» (CPP 2017) constitue une avancée supplémentaire vers la dématérialisation du support papier Simplification pour les entreprises Mutualisation des coûts pour les administrations

5 1 Introduction B Ordonnance du 26 juin L ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit une dématérialisation des demandes de paiement à compter du 1er janvier 2017 aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics, puis progressivement généralisée d ici le 1er janvier 2020 en tenant compte de la taille des entreprises concernées. L utilisation de «Chorus Portail Pro» devient ainsi obligatoire : au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés et CA >1,5 milliards ) et les personnes publiques au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA < 1,5 milliards ) au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions ) au 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises (- 10 salariés et CA < 2 millions ) Les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l'obligation ont tout de même la possibilité de déposer leurs demandes de paiement via CPP 2017 s ils le souhaitent.

6 1 Introduction C Fournisseurs concernés 6 Sont concernés par l utilisation de la solution CPP 2017 les entreprises et leurs soustraitants en contrat avec l État, les collectivités territoriales et les établissements publics, quelle que soit leur situation : Les entreprises dont le siège social est établi : En France En Union Européenne (hors France) Hors Union Européenne et hors France En Polynésie française En Nouvelle Calédonie Les fournisseurs en cours d immatriculation Les Particuliers

7 1 Introduction D Entités publiques concernées 7 Sont concernés par l utilisation de la solution CPP 2017 les destinataires suivants : L État Les Établissements Publics Nationaux (EPN) : CNRS, Pôle Emploi, CCI Les collectivités territoriales et leurs groupements : villes, métropoles, conseils régionaux, conseils départementaux Les établissements publics de santé : centres hospitaliers Les Établissements Publics Locaux (EPL) : Établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) Établissements publics locaux d enseignement (EPLE) Syndicats mixtes (SIVU et SICOM) Établissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD) Régies dotées de la personnalité morale, c est à dire les régies personnalisées Autres catégories d établissements publics locaux La liste définitive sera mise à disposition dans un annuaire des destinataires Mise à disposition de la liste des SIRET : mai 2016 Mise à disposition de la liste complète : octobre 2016

8 Sommaire 8 1. Introduction 2. Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 A) Quelles sont les grandes fonctionnalités de CPP? B) Quels sont les types de factures acceptées? C) Comment un fournisseur est déclaré dans CPP? D) Comment identifier les destinataires de la facture? E) Quelles sont les modalités d accès à CPP? 3. Grandes étapes de la préparation à l utilisation de CPP Accès à la documentation

9 2 Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 A Quelles sont les grandes fonctionnalités de CPP? 9 CPP 2017 offre les grandes fonctionnalités suivantes : «Gestion des factures» permet de saisir sa demande, la consulter, suivre son traitement «Consultation des engagements et des bons de commandes» émis par les services de l état «Archivage» conserve l ensemble des factures et des pièces jointes pendant 10 ans «Gestion des utilisateurs et administration» permet de gérer les utilisateurs et leurs habilitations «Assistance utilisateur» permet d'émettre des sollicitations en cas de difficultés ou de questions et de suivre leur traitement «Qualification des flux» permet de qualifier les interfaces avec CPP avant leur mise en production

10 2 Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 B Quels sont les types de factures acceptées? 10 Plusieurs types de factures / demandes de paiement sont prises en charge par CPP 2017 : Factures simples Factures d'avoirs Factures émises par un co-traitant ou un sous-traitant Factures marchés de travaux (projets de décomptes et états d'acompte, fonctionnalités accessibles à la fois aux fournisseurs et aux maîtrises d œuvre) Mémoires de frais de justice (pour les prestataires intervenant sur réquisition d'un magistrat ou d'un officier de police judiciaire Demandes de remboursement TIC/TICGN (Taxes Intérieures Carburants / TIC Gaz Naturel, pour les professions agricoles) Les fournisseurs peuvent bénéficier des fonctionnalités suivantes : Saisie d une facture Suivi de l avancement du traitement d une facture Recherche, consultation et export d une ou plusieurs factures Consultation et export de la liste fiscale des factures Validation de factures d un sous-traitant, d un co-traitant La liste fiscale correspond à la liste récapitulative de factures demandée par l administration fiscale à toute entreprise assujettie à la TVA émettant ou recevant des factures électroniques au sens de l article 96 G de l annexe III au CGI (code général des impôts).

11 2 Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 C Comment un fournisseur est déclaré dans CPP? 11 Chaque fournisseur est identifié de manière unique dans la solution mutualisée CPP 2017 selon un type d identifiant dépendant de l adresse du siège et du statut du fournisseur (voir tableau ci-contre) Chaque identifiant donne lieu à la création d une fiche structure dans CPP 2017 La création de fiche structure est un pré-requis à toutes actions dans CPP excepté pour l assistance qui est accessible en mode déconnecté La fiche structure est constituée d'informations sur le fournisseur: raison sociale, adresse, n TVA intracommunautaire, coordonnées bancaires... Ces informations seront reprises pour chaque facture émise A cette fiche, devront être rattachés les utilisateurs qui utiliseront le portail Type d identifiant selon la situation du fournisseur : Siège social Type d identifiant France SIRET Union européenne (hors France) N de TVA intracommunautaire Extracommunautaire (hors Union Européenne et hors France) Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale Polynésie française N Tahiti Nouvelle Calédonie RIDET Fournisseurs en cours d immatriculation Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale Particulier 10 premières caractères du numéro de sécurité sociale + nom + prénom

12 2 Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 D Comment identifier les destinataires de la facture? 12 Les entités publiques sont identifiées par leur SIRET dans CPP : les factures sont ainsi adressées à un SIRET, représentant un établissement d une structure publique Chaque entité publique a la faculté de rendre obligatoire pour les factures la concernant, les informations relatives : Au code service destinataire À la référence d engagement (référence au marché ou à la commande). Il sera possible de vérifier le caractère obligatoire de ces informations dans la solution mutualisée via l annuaire des destinataires Il ne sera pas possible de déposer la facture si les informations obligatoires ne sont pas saisies

13 2 Présentation de la solution mutualisée CPP 2017 E Quelles sont les modalités d accès à CPP? 13 Pour faire appel aux fonctionnalités de CPP, les émetteurs et les récepteurs de factures ont le choix parmi 3 modes d accès : 1 -Mode EDI : échanges par flux en raccordement direct ou via un opérateur de dématérialisation 2 -Mode Service : accès aux fonctionnalités du portail directement depuis le système d'information du fournisseur par appel d API 3 -Mode Portail : accès à la solution mutualisée au travers du portail CPP 2017 Le mode EDI permet d émettre des factures et d en suivre le traitement, tandis que toutes les fonctionnalités de CPP sont accessibles en modes Portail et Service :

14 Sommaire Introduction 2. Présentation de la solution mutualisée CPP Grandes étapes de la préparation à l utilisation de CPP A) Vue d ensemble des différentes étapes B) Phase de cadrage : étapes 1 à 3 C) Pré-requis organisationnels : étape 4 D) Pré-requis outils et démarrage : étapes 5 à 7 E) Plannings types Accès à la documentation

15 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP 3 A Vue d ensemble des différentes étapes 15 L utilisation de CPP en mode Portail pour émettre des factures est facilement accessible. En revanche, le choix d un raccordement en mode EDI ou en mode service peut impliquer une phase de préparation plus importante. La démarche de préparation peut être structurée en 7 grandes étapes :

16 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP B Phase de cadrage : étapes 1 à 3 16 Activités Documents à consulter Comprendre le fonctionnement de la solution mutualisée CPP 2017 Connaître le périmètre de la solution, les modes d'accès à CPP, les fonctionnalités portées par chaque mode et les prérequis techniques Connaître le vocabulaire utilisé dans le cadre de la solution mutualisée CPP 2017 Document d introduction à CPP Présentation entreprises Affiche Plaquette Références réglementaires Choisir les modes d'accès à CPP en fonction de la taille de l'entreprise et des opportunités techniques. Passage par un opérateur pour l'envoi de factures Mode EDI Mode Service Mode Portail Choisir son mode de raccordement (document qui sera publié en mai 2016) Selon le mode de raccordement envisagé, le planning pour être prêt à déposer ses factures est variable : Mode Portail : le seul pré-requis est de créer sa fiche structure et ses utilisateurs Mode EDI et Service : le planning doit prendre en compte les phases de spécifications, développement et qualification L obligation réglementaire doit être respectée. En cas de délai de préparation trop long pour respecter l obligation, le fournisseur doit s organiser pour émettre ses factures en mode Portail Solution portail dossier des Spécifications externes Solution portail dossier des Spécifications externes Glossaire Supports de conférence Webinaires Guide de mise en œuvre de l EDI / de l API Le planning doit prendre en compte les différents chantiers de déploiement : développement, qualification, paramétrage et suivi du démarrage

17 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP C Pré-requis organisationnels : étape 4 17 Activités S'assurer que les personnes en charge de la saisie des factures aient bien accès à l'ensemble des informations nécessaires à la facturation et plus particulièrement : le numéro SIRET des destinataires, le code service (le cas échéant), la référence engagement (le cas échéant) Créer une fiche structure par SIRET émetteur de factures et habiliter les utilisateurs Pour la saisie de factures sur le Portail (hors dépôt PDF et XML, hors mémoires de frais et demandes de remboursement) : signer le mandat de facturation Documents à consulter Solution portail dossier des Spécifications externes Guide d utilisation CPP (les guides utilisateurs seront publiés à compter du mois de mai 2016) Annuaire des destinataires (1ère version début mai 2016 / annuaire complet disponible en octobre 2016) Un nettoyage de la base client dans le SI interne du fournisseur peut être requise pour fiabiliser les informations nécessaires au dépôt de la facture

18 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP D Pré-requis outils et démarrage : étapes 5 à 7 18 Activités Documents à consulter Ne concerne que le mode EDI et le mode Service Développement : Faire les développements pour produire les formats retenus Qualification : pour le mode EDI et le mode Service : Réaliser une demande de raccordement en qualification Réaliser les tests de bout en bout Réaliser une demande de raccordement en production Solution portail dossier des Spécifications externes Protocole de raccordement Catalogue des tests et jeux de données Fiche de demande de raccordement Feuille de style Guide d utilisation CPP - Les tests sont à réaliser en respectant le jeux de données mis à disposition par l'aife en retour de la demande de raccordement. La qualification peut être réalisée par l'éditeur de la solution ou directement par le fournisseur ou par les 2 (le cas échéant). En cas de passage par un opérateur, ces opérations sont réalisées par l opérateur - La fiche structure doit être créée pour réaliser la demande de raccordement en qualification Selon le mode choisi : Mode EDI : suivre l'envoi des premiers flux et sur les retours de cycle de vie au travers de l'espace qualification Mode service : suivre les premiers appels de CPP via API : envoi des 1ères factures par exemple S appuyer sur l assistance utilisateur si besoin d accompagnement lors des premiers pas dans l outil Guide d'utilisation CPP (les guides utilisateurs seront publiés à compter du mois de mai 2016) FAQ Consulter la FAQ ou l aide en ligne Les problèmes techniques ou questions fonctionnelles sont à remonter via l'espace «sollicitations» de CPP

19 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP E Plannings types 19 Le calendrier de préparation à la facturation électronique d un fournisseur varie en fonction de sa taille, de son SI, du périmètre des fonctionnalités retenues Deux modèles-types de préparation à l échéance du 1 er janvier 2017 sont proposés : «Planning type : mode portail» pour les fournisseurs qui utiliseront directement le portail. Ce planning est adapté pour les nouveaux fournisseurs avec une faible volumétrie de factures adressées aux entités publiques (< factures par an). «Planning type : mode automatisé» pour les fournisseurs souhaitant se raccorder en EDI ou en API. Le planning décrit dans ce document est à adapter en fonction du système d information et de la cartographie applicative : Passage par un éditeur de solutions «clés en mains» ou nécessité de réaliser des développements spécifiques Recours éventuel à un opérateur de dématérialisation

20 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP E Planning type : mode portail 20

21 3 Grandes étapes de préparation à l utilisation de CPP E Planning type : mode automatisé 21

22 Sommaire Introduction 2. Présentation de la solution mutualisée CPP Grandes étapes de la préparation à l utilisation de CPP Accès à la documentation A) Le site Communauté Chorus Pro B) Où trouver les documents : l organisation du «kit fournisseur»

23 Accès à la documentation 4 A Le site Communauté Chorus Pro 23 Vous retrouverez l ensemble de la documentation listée dans les plannings sur la plate-forme communauté Chorus Pro : Vous y trouverez le «kit documentaire fournisseur» (voir diapo suivante) ainsi qu une FAQ. Cette plate-forme est accessible identifiant ni mot de passe. sans

24 4 Accès à la documentation B Où trouver les documents : l organisation du «kit fournisseur» 24