ETUDE DE FAISABILITE SUR L ORGANISATION ET L APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS LOCAUX DE LA RESTAURATION COLLECTIVE

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1 ETUDE DE FAISABILITE SUR L ORGANISATION ET L APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS LOCAUX DE LA RESTAURATION COLLECTIVE CAHIER DES CHARGES Juin 2013 CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 1

2 1- Contexte de l étude La Communauté de Communes de la Montagne Thiernoise (CCMT) regroupe 9 communes et totalise 7667 habitants. 3 communes (Arconsat, Chabreloche et Viscomtat) la constituaient lors de sa création en 1994 et la commune de La Monnerie-le-Montel les rejoint avec 5 autres (Celles-sur-Durolle, Palladuc, Ste-Agathe, St-Victor-Montvianeix et Vollore-Montagne) en La Communauté souhaite mener une politique sociale sur son territoire, en coordonnant, complétant ou améliorant les actions existantes. Elle a construit la résidence Chandalon, maison de retraite située à Chabreloche, qui a ouvert ses portes en Elle a 30 résidents : 18 personnes âgées dépendantes et 12 personnes handicapées vieillissantes. Aujourd hui, elle construit un nouvel Etablissement d Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes, Les Chatilles, à La Monnerie Le Montel. Il ouvrira en janvier résidents pourront être accueillis. Cette structure sera gérée par le Centre Intercommunal d Action Sociale (CIAS) créé par la Communauté de Communes. Ce CIAS gère aujourd hui la résidence Chandalon et un service de portage de repas à domicile. Le portage de repas est assuré par un véhicule frigorifique, propriété du CIAS, qu il conviendra de remplacer prochainement. Les deux établissements (Les Chatilles et Chandalon) sont équipés en cuisine centrale. La cuisine de Chandalon a une capacité de production d environ 100 repas par jour. Celle des Chatilles est conçue pour élaborer 160 repas par jour. La Communauté de Communes gère par ailleurs un service enfance jeunesse, avec un accueil de loisirs sans hébergement et un multi-accueil. La Communauté de Communes souhaite fournir à l ensemble de ces services des repas de qualité, fabriqués dans ses cuisines centrales. Elle veut donc organiser ses services afin d avoir une restauration efficace. Par ailleurs, en 2011, la CCMT a réalisé un diagnostic foncier agricole. Elle a donc une bonne connaissance des exploitants agricoles installés sur son territoire, mais ne connaît pas précisément leurs volontés et leurs possibilités d approvisionnement pour la restauration collective. La CCMT a la volonté de favoriser le développement des circuits courts en produits alimentaires locaux sur son territoire. Dans ce cadre, elle souhaite faire émerger des filières d approvisionnement de la restauration collective en produits locaux. CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 2

3 Organisation intercommunale de la restauration collective : Aujourd hui, il n existe pas sur la Montagne Thiernoise de filière structurée d approvisionnement de la restauration collective en produits locaux. Jusqu à présent, le CIAS avait recours à un prestataire pour la fabrication des repas. Ces repas étaient fabriqués sur site jusqu au 1 er janvier Depuis, les repas sont fabriqués à l extérieur. La livraison à domicile ou aux centres de loisirs est faite par le CIAS. Les élus souhaitent désormais réfléchir à réaliser cette prestation en régie. Aujourd hui, le service fournit des repas pour des personnes âgées dépendantes, des personnes handicapées vieillissantes, des enfants de 4 à 12 ans et des jeunes enfants de 10 semaines à 3 ans. SYNTHESE DES REPAS FOURNIS Lieu nombre de personnes nombre de jours nombre de repas par an LE MIDI Portage individuel CCMT Foyer logement La Monnerie Chandalon Chabreloche Centres de loisirs vacances Centres de loisirs mercredi Arconsat La Monnerie Arconsat La Monnerie Multi-accueil Celles Personnel Chabreloche, Arconsat et Celles 800 Chandalon LE SOIR Chabreloche TOTAL A l ouverture des Chatilles, les repas ne seront plus livrés au foyer-logement mais il faudra fabriquer 54 repas le midi et le soir pour le nouvel établissement. CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 3

4 2- Objectifs de l étude La Communauté de Communes souhaite mettre en place un service performant de restauration collective afin de fabriquer, au meilleur coût pour la collectivité, des repas de qualité pour ses enfants et ses personnes âgées qu elles soient en résidence ou à domicile. Pour cela, elle souhaite réfléchir à un service en régie et à un approvisionnement en produits locaux. Afin de mettre en place ce service en régie, la CCMT veut définir son organisation et son coût : quel personnel avec quelles compétences? Comment organiser le service pour produire des repas avec des publics différents? Faut-il garder les cuisines des deux établissements ou centraliser sur une seule? Le portage de repas sera-t-il en liaison froide ou chaude? Un autre objectif dans cette réorganisation du service est de développer le portage de repas à domicile. En effet, ce service est aujourd hui sous-utilisé (20 repas/jour) et mal structuré. Enfin, la CCMT souhaite avoir une vision précise de l offre et en matière d approvisionnement en produits locaux : - Offre existante et potentielle - Besoins des publics servis. Les produits biologiques aussi bien que conventionnels seront pris en compte. L étude devra : - Proposer un mode d organisation du service - Faire un état des lieux de l offre en produits locaux existante sur le territoire - Proposer des pistes d actions pour créer des filières d approvisionnement et permettre une meilleure adéquation entre offre et demande. - Evaluer le surcoût pour proposer un repas entièrement fabriqué à partir de produits issus de l agriculture biologique une fois par semaine. Les résultats de l étude doivent permettre à la CCMT d évaluer l opportunité et la faisabilité économique, de définir la méthodologie à adopter et les actions à mettre en œuvre. 3- Définition et contenu de l étude Le prestataire devra mettre en œuvre les cinq phases ci-dessous. Phase 1 - Etat des lieux bibliographique Le prestataire devra faire un état des lieux au niveau régional des travaux, outils et initiatives déjà réalisées et/ou en cours de réalisation sur le thème de l approvisionnement de la restauration collective. Pour cela, il devra prendre contact notamment avec les instances locales suivantes : Région, Conseil général, DRAAF, Parc Naturel Régional Livradois-Forez, etc pour avoir connaissance des actions déjà engagées par ces dernières, notamment la plateforme Agrilocal 63 mise en place par le Conseil général du Puy-de-Dôme, ou encore la plateforme Auvergne Bio Distribution. CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 4

5 Phase 2 - Analyse des besoins de la restauration collective Le prestataire s attachera à définir les besoins des différents publics bénéficiant du service. Il identifiera et quantifiera leurs besoins, à partir du référentiel GEMRCN. Pour cela il définira une grille d entretien afin de recueillir les informations pertinentes les concernant. A cet effet il devra proposer au maître d ouvrage dans son offre la liste des informations qu il juge utile de recueillir et fournira un tableau récapitulatif les présentant. Ces informations concerneront à minima, par denrée : - les quantités, - la composition des menus, - la texture. Cette phase de l enquête se fera par rencontre directe avec les bénéficiaires. Phase 3 Organisation du service de restauration collective Le prestataire devra proposer au maître d ouvrage une organisation du nouveau service, du point de vue logistique, fonctionnel et économique. Plusieurs scenarios seront envisagés. La proposition d organisation devra apporter des réponses aux points suivants : - est-ce que les 2 cuisines centrales fonctionnent ou une seule est conservée? Si les 2 sont opérationnelles, est-ce que celle de Chandalon ré-ouvre avant l ouverture des Chatilles? - quels coûts de fonctionnement et d exploitation (charges de personnel, de structure, liées aux livraisons)? - quel personnel en nombre et en qualification (profil de l équipe, définition de poste, organisation)? - quel(s) lieu(x) de fabrication des repas? - quel type de liaison (froide ou chaude) pour les repas livrés (à domicile, centres de loisirs et multi-accueil)? - quelle tournée pour le portage de repas? - comment développer le portage de repas? Le prestataire devra élaborer un schéma directeur des procédures HACCP et du processus de contrôle qualité à mettre en place. Phase 4 - Etat des lieux de l offre existante sur le territoire Le prestataire recueillera les informations suivantes : - Identification des structures susceptibles de répondre à la demande (par produits) : il pourra s agir directement de producteurs ou de structures intermédiaires entre agriculteurs et restaurant collectif. Phase 5 - Définir des pistes d action et une méthode de travail pour mettre en œuvre les filières d approvisionnement. Le prestataire déterminera les possibilités d approvisionnement pour chaque produit et les besoins pour répondre à la demande. Il dégagera des pistes d actions pour mettre en place des filières d approvisionnement, par denrée, en fonction des fournisseurs potentiels identifiés dans la phase précédente. CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 5

6 Le prestataire proposera une méthode de travail pour mettre en œuvre ces pistes d actions. 4- Echelle de l étude Le périmètre de l étude sera celui de la Communauté de Communes. Toutefois, l identification des structures susceptibles d approvisionner la restauration collective (étape 4) portera sur trois niveaux de territoire : la CCMT, les communautés de communes limitrophes, les départements du Puy de Dôme, de l Allier et de la Loire. 5- Variante Le prestataire devra proposer une offre correspondant au phasage tel que décrit ci-dessus. Toutefois les variantes sont autorisées. La variante sera jointe à l offre et fera l objet d une note méthodologique distincte intitulée «Etude de faisabilité sur l organisation et l approvisionnement en produits locaux de la restauration collective - Variante n». 6- Modalités et conditions de réalisation de la mission Il s agit d un marché selon la procédure adaptée passé selon l article 28 du Code des Marchés Publics. 6.1 Suivi et pilotage de l étude Le maître d ouvrage de l étude est la Communauté de Communes de la Montagne Thiernoise. Le prestataire ne pourra commencer la phase suivante sans la validation écrite de la phase précédente par le maître d ouvrage. La mission du prestataire se déroulera sous l égide d un Comité de Pilotage présidé par le Président de la CCMT, et composé notamment du Président de la Commission Sanitaire et Social de la CCMT, des membres élus de cette commission, et de représentants du CIAS. Les résultats seront présentés dans un rapport. Les différentes phases de l étude seront présentées au comité de pilotage 6.2 Rendu de l étude et documents attendus Les résultats de chaque phase seront présentés au comité de pilotage. Chaque phase fera l objet d un support. Ce dernier sera dupliqué en autant d exemplaires papiers que de membres présents au Comité de Pilotage. Une présentation finale pourrait être demandée devant le Conseil Communautaire de la CCMT et le Conseil d Administration du CIAS. Le rapport final rédigé sera transmis en deux exemplaires papier et sur CD par le prestataire au maître d ouvrage. 6.3 Délais de réalisation de l étude CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 6

7 Le prestataire proposera un planning prévisionnel de l étude. Toutefois cette dernière ne devra pas excéder 6 mois à partir de la notification du marché. 7- Compétences et capacités. Le prestataire devra avoir des compétences en matière de restauration collective : - connaissances des règles sanitaires HACCPC, - connaissances des besoins nutritionnels des différents bénéficiaires, - connaissances des conditions de production (sur place et à livrer). Le prestataire devra également avoir des compétences en matière de gestion financière et économique. 8- Conditions de paiement La Communauté de Communes procèdera au paiement de l étude dans les conditions définies ci-après : - 20% après validation de la phase 1 par le maître d ouvrage - 20% après validation de la phase 2 par le maître d ouvrage - 20% après validation de la phase 3 par le maître d ouvrage - 20% après validation de la phase 4 par le maître d ouvrage Le solde sera réglé suite à la présentation au comité de pilotage de l étude globale. 9- Contenu et analyse des propositions. La proposition du prestataire devra présenter les pièces suivantes : la lettre de candidature ; les moyens techniques et humains du prestataire, la qualité et les compétences du ou des intervenants, le nom de la(es) personne(s) responsable(s) du projet ; les références du prestataire sur des projets similaires ; le calendrier prévisionnel de l étude ; la proposition d honoraires détaillée. Le Maître d ouvrage réalisera l examen des compétences, des moyens, des références et des propositions de prestations des candidats. Le choix s effectuera au bénéfice de l offre la plus avantageuse et ce, au regard des critères ci-dessous : - prix proposé (45%) ; - moyens et compétences (35%) ; - références similaires (20%). 10- Présentation des offres. Les offres sont rédigées en langue française. CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 7

8 Les candidats auront à produire un dossier complet sous pli fermé comportant la mention suivante : «Etude de faisabilité sur l organisation et l approvisionnement en produits locaux de la restauration collective «NE PAS OUVRIR Le Maître d ouvrage exclura de la procédure de jugement les dossiers incomplets, non conformes ou arrivés hors délais. Les propositions devront parvenir à : Monsieur le Président Communauté de Communes de la Montagne Thiernoise Pont-de-Celles CELLES-SUR-DUROLLE AVANT LE VENDREDI 21 JUIN 2013, 14 HEURES. 11- Contact. Pour tout renseignement complémentaire concernant ce projet, vous pouvez contacter Maléka FOURNIER, agent de développement local à la Communauté de communes, au CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective 8