L ARGENT et L ÉCOLE GESTION DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE.

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Basile Crevier
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1 L ARGENT et L ÉCOLE GESTION DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE. OCCE 83 Rue des Écoles SOLLIES TOUCAS TEL : FAX : Émail : ad83@occe.coop

2 L OCCE 83 fédère f les coopératives scolaires du départementd partement Chacune d elles est une section locale de l OCCE du Var. Le responsable local est mandaté par le Conseil d Administration Départemental. Chaque coopérative scolaire est donc autonome et solidaire.

Le responsable local est mandaté par le Conseil d Administration

3 L OCCE 83 fédère f les coopératives scolaires du départementd partement Votre coopérative scolaire peut gérer des fonds et fonctionner comme une association 1901 (bien qu'étant une section de l'occe 83). La coopérative est une association d enfants, gérée par eux (dans la mesure du possible et du raisonnable), sous le contrôle de l enseignant. La gestion de la coopérative doit être irréprochable: claire et rigoureuse, elle doit respecter les conseils présentés par l OCCE.

La coopérative est une association d enfants, gérée par eux (dans la mesure du possible et du raisonnable), sous le

4 L OCCE 83 fédère f les coopératives scolaires du départementd partement De plus, chaque coopérative doit tenir à jour un cahier d inventaire de ses biens, être assurée 1. MAIF Etablissement 2. ou MAE Etablissement 3. ou MAIF/OCCE

tenir à jour un cahier d inventaire de ses biens, être

5 LE COMPTE BANCAIRE ou POSTAL Toutes ces opérations changement de signataire, changement d intitulé, fermeture ou ouverture de compte doivent obligatoirement être effectuées par l OCCE. téléphonez au Le changement n'est pas immédiat.

de compte doivent obligatoirement être effectuées par l OCCE.

6 Principales tâchest Dès que votre dossier est en règle, vous pouvez fonctionner en respectant les obligations suivantes : Tenir à jour une comptabilité précise (l OCCE). Conserver tous les justificatifs de dépenses et de recettes. Conserver tous les relevés de comptes. Présenter une situation de la coopérative aux conseils d écoles. Établir en fin d année scolaire, un compte-rendu financier (CRF), document fourni par l OCCE du Var.

Conserver tous les justificatifs de dépenses et de recettes. Conserver tous les relevés de comptes.

7 Dans les écoles à plusieurs classes, deux fonctionnements sont possibles: Coopérative généraleg et Coopératives de classe

8 Dans les écoles à plusieurs classes, deux fonctionnements sont possibles: Coopérative généraleg Une seule coopérative, un seul responsable tient l ensemble de la gestion de la coopérative.

9 Dans les écoles à plusieurs classes, deux fonctionnements sont possibles: Coopérative généraleg et Coopératives de classe Les collègues dans leur classe peuvent gérer une somme d argent sous le système de la «régie d avance» ou «avance de frais» inférieure à 150. Ils rendent des comptes en fin d année en tenant un cahier de comptabilité de classe.

somme d argent sous le système de la «régie d avance» ou «avance de frais» inférieure à

10 CRF comptes de l annl année e scolaire CRF (Compte-Rendu Financier) CRF transmis par l OCCE en juin. Ensemble des dépenses et des recettes de la coopérative Le solde de fin d'année qui servira de point de départ pour l année suivante = report à nouveau En cas de contrôle, on doit retrouver à l école toutes les écritures justifiant ce compte rendu.

Ensemble des dépenses et des recettes de la coopérative Le solde de fin d'année qui

11 CONSEILS Utiliser de préférence le cahier proposé par l OCCE, il est parfaitement adapté. Un cahier différent peut être rempli par les élèves. Il existe un logiciel de comptabilité que vous pouvez acheter à l OCCE.

12 LEGAL / ILLEGAL La coopérative n est pas une caisse à tout faire. Il convient d avoir toujours à l esprit qu il s agit de l argent des et pour les enfants. Un Commissaire aux Comptes vérifie les comptes de l'occe 83. Il peut demander l'ensemble des pièces comptables de certaines coopératives qu'il choisit.

les enfants. Un Commissaire aux Comptes vérifie les comptes de l'occe 83.

13 Est autorisé: LEGAL / ILLEGAL Tous produits ou charges des activités éducatives dans le cadre du projet de la coopérative, à noter dans le cahier de décisions de la coop Toutes charges d assurance, de cotisations, de participation à des actions de solidarité. Tous produits ou charges courants touchant au fonctionnement propre de la coopérative.

Toutes charges d assurance, de cotisations, de participation à des actions de

14 LEGAL / ILLEGAL La coopérative n a pas à assumer: les achats à crédit ou en leasing (tout engagement pluriannuel). les frais de gros équipement : maximum 760 (prix unitaire). Attention Assurance à contracter. Au-delà, de la responsabilité de la collectivité locale qui pourra, elle, récupérer la TVA. des salaires : Légalement, la coopérative scolaire qui est section de l'association Départementale ne peut être employeur.

15 LEGAL / ILLEGAL La coopérative n a pas à assumer: les frais d affranchissement et les frais de téléphone concernant l administration ou ceux ne se rapportant pas directement à la coopérative. des recettes provenant d actions commerciales n ayant rien de pédagogiques. «Seules sont interdites les ventes ou prises de commande, par des élèves démarchant en porte à porte, de produits émanant d'un commerçant, d'un fournisseur ou d'un représentant BOEN n 14 du 5 avril 2001 pages 691à 695.»

des recettes provenant d actions commerciales n ayant rien de pédagogiques.

16 LEGAL / ILLEGAL La coopérative n a pas à assumer: les frais d affranchissement et les frais de téléphone concernant l administration ou ceux ne se rapportant pas directement à la coopérative. des recettes provenant d actions commerciales n ayant rien de pédagogiques. la gestion de cantine, garderie ou étude. la gestion des crédits communaux destinés à financer les fournitures scolaires.

17 LA COMPTABILITE Une dépense de la Coop. Une facture Au nom de la Coop Scolaire Un achat Mairie (fournitures de début d année ) Facture au nom de la Mairie (à viser par le Maire qui engage l achat)

18 LA COMPTABILITE Don de matériel à la Coop Etablir un document retraçant cette action. Inscrire l appareil dans le cahier d inventaire de la Coop.

19 LA COMPTABILITE Organisateur ou co-organisateur Sur les affiches, dans la presse, mais surtout dans les documents officiels : Rappeler précisément qui sont l organisateur ou les co-organisateurs (question de Responsabilité)

documents officiels : Rappeler précisément qui sont l

20 Lettre de Jean François VINCENT L argent à l Ecole De nombreuses écoles et associations départementales ont attiré notre attention sur certains passages de votre dossier concernant «l argent à l école». Si dans l ensemble votre dossier synthétique est pertinent, nous regrettons malheureusement par endroit, des affirmations plus ou moins juridiquement fondées (ou approximatives) et pour certaines préjudiciables à notre association et à la sérénité de ses mandataires. Un passage particulièrement suscite une réelle émotion chez nos adhérents : celui qui concerne la circulation de l argent. 1. Le document précise : «les sommes relatives à la coopérative ou association scolaire ne doivent pas transiter sur les comptes personnels des enseignants. Par exemple : la pratique qui consiste à verser un chèque d avance par classe sur le compte personnel d une enseignant est illégale». C est pourtant ce procédé que nous utilisons depuis une quinzaine d années pour les rapports financiers entre la coopérative d école et la ou les coopératives de classe, qui, elles, n ont pas de comptes financiers (CCP, Banques, Caisse)

Si dans l ensemble votre dossier synthétique est pertinent, nous regrettons malheureusement par endroit, des affirmations plus ou moins juridiquement fondées (ou approximatives) et pour certaines

21 Jusqu à ce jour, ni les commissaires aux comptes, ni l administration fiscale, ni la Cour des Comptes qui les uns et les autres ont régulièrement à se prononcer sur la gestion et les modalités de contrôle de notre association, n y ont trouvé à redire* (voir le détail de la procédure en bas de page). 2. le document précise encore : «D autre part, les fournisseurs doivent en effet être payés directement par la coopérative ou association de l école, d une part, et doivent toujours fournir les factures correspondantes.» Sur ce document, contredisant sur ces points précis les règles de fonctionnement que nous avons mises en place depuis des années, (et qui je le répète n ont pas fait l objet d aucune mise en garde fiscale, juridique et comptable) crée à mon sens, un inutiles émoi chez les enseignants. Nous avons demandé au cabinet Lecas de nous confirmer par écrit la pertinence juridique de la démarche que nous suivons depuis Je regrette sincèrement que vous ne nous ayez pas consultés. L OCCE qui affilie plus de coopératives dans plus de établissements scolaires dispose en effet sur le sujet, d une certaine expertise. Cordialement. Jean-François VINCENT Président de l OCCE.

22 Procédure mise en place par l OCCE concernant les «Régies d avance». * le mandataire de la coopérative d école verse à chaque classe une «régie d avance» que l on devrait nommer, «avances sur frais», ou des termes approchant pour éviter de confondre nos régies avec les régies d avance des collectivités territoriales ou des établissements publics locaux définies par l instruction n A-B-M- du 20/02/1998. Cette avance est versée sous forme d un chèque établi à l ordre personnel de l enseignant, tuteur de la coopérative de sa classe, accompagné d un document à présenter aux services fiscaux en cas de contrôle de l enseignant. En fin d année, les enseignants de chaque classe remettent au mandataire de la coopérative d école, les justificatifs de dépenses qui permettent de déterminer un solde positif ou négatif. Cette procédure est également adoptée pour l organisation d une classe de découverte, par exemple. Avant le départ de la classe, le mandataire local remet le montant approximatif du budget prévu sous forme d un chèque que l accompagnateur de la classe encaisse sur son compte personnel. Pendant le séjour, celui-ci règle les diverses dépenses sur son compte en gardant, bien sûr, les justificatifs. Au retour de la classe, l enseignant accompagnateur régularise son avance, afin de solder celle-ci.

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