REGLEMENT DE L ACCOMPAGNEMENT DES ASSOCIATIONS GUEUGNONNAISES

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1 Pole CSVA REGLEMENT DE L ACCOMPAGNEMENT DES ASSOCIATIONS GUEUGNONNAISES PREAMBULE La Ville de Gueugnon et les Associations Gueugnonnaises dont le siège social est à Gueugnon reconnaissent le rôle fondamental de la vie associative dans notre commune en intensifiant leur coopération mutuelle et en précisant les règles d accompagnement que la Collectivité souhaite développer dans un esprit de transparence, de rationalité, d efficacité et d équité. Ce règlement renforce les relations partenariales tout en préservant l autonomie des associations. Il doit clarifier les rôles respectifs de chaque partie par des engagements partagés. Le secteur associatif, riche de diversité, s est fortement développé dans notre commune. Il est devenu un acteur fondamental dans la vie de Gueugnon grâce aux engagements libres et volontaires de bénévoles. Il est également un acteur économique en soutenant le commerce local chaque fois qu il est possible de le faire. Deux services sont identifiés pour accompagner les associations gueugnonnaises : - Le Pôle Culture Sport Vie Associative (C.S.V.A) - Le Pôle Technique avec son service Appui aux associations De plus, une association a pour mission d animer la dynamique associative locale : - L Office Municipal des fêtes et des sports (O.M.F.S) GRANDS PRINCIPES DE L ACCOMPAGNEMENT ASSOCIATIF La Ville de Gueugnon apporte dans la mesure de ses moyens et au regard de ses choix, son soutien humain, matériel et financier aux associations Gueugnonnaises. Ce soutien est obtenu et quantifié suite à une demande écrite et explicite de l association à l attention de Monsieur le Maire dans un délai adapté. Le Pôle CSVA a le rôle de guichet unique. En ce sens, il traite l ensemble des demandes.

2 Après étude et décision de la Municipalité, et en s appuyant sur les compétences des différents services municipaux, celui-ci répond par écrit dans un délai adapté. Toute demande associative doit être inspirée par l esprit d engagement bénévole et par le souci de l économie des moyens. IDENTIFICATION DES ASSOCIATIONS Le Pôle CSVA gère une base de données sur les associations locales. Pour sa mise à jour, les associations Gueugnonnaises s engagent à remettre à la ville de Gueugnon, lors de leur constitution, leurs statuts et à l informer par écrit de toutes modifications pendant leur existence. Après chaque assemblée générale, chaque association informe la Mairie du changement de bureau et le cas échéant le décline. Elle aura préalablement déclaré ces changements auprès de la Sous Préfecture de Charolles. Afin de communiquer plus facilement et plus rapidement, chaque association nous indique le nom, l adresse et le numéro de téléphone de l interlocuteur privilégié de la Ville de Gueugnon (Président ou secrétaire ) Elle autorise la Mairie à diffuser tous renseignements la concernant sur tous documents municipaux et son site internet. L AIDE FINANCIERE Les associations Gueugnonnaises peuvent solliciter une aide financière auprès de la ville de Gueugnon. Pour cela, elles doivent renseigner un dossier de subvention au mois de décembre de chaque année, pour étude par la commission Municipale. Cette dernière, selon des critères qui lui sont propres, soumet au vote du Conseil Municipal le montant de la subvention annuelle qui sera attribuée. La ville de Gueugnon cherchera, autant que possible, à ne pas délivrer des subventions en cours d année, autres que pour le financement de projets exceptionnels et / ou imprévus. Les associations sollicitant une subvention de la commune sont tenues de produire leurs budgets et leurs comptes ainsi que l état de leur réserve financière pour prétendre à l examen et l octroi d une aide municipale. La Ville de Gueugnon est vigilante sur le fait que toute subvention qu elle accorderait aux associations soit dirigée sur le financement d activités d intérêt public. Les associations bénéficiant de subventions municipales supérieures à ou représentant plus de 50 % de produit figurant au compte de résultat s engagent comme le prévoit la loi, (articles L et du code général des collectivités territoriales), à fournir les comptes de résultats arrêtés de l exercice précédent pour publication.

3 LA MISE A DISPOSITION DE LOCAUX La Ville de Gueugnon soutient les associations gueugnonnaises en leur mettant à disposition gracieusement des locaux pour la réalisation de leur objet social. Il existe 3 types de locaux : - les locaux à usage exclusif : ces locaux sont attribués à certaines associations à titre exclusif, dans le cadre d une convention de mise à disposition pour une durée de 3 ans minimum. L entretien courant, le nettoyage des locaux est à la charge des associations utilisatrices. Les associations s assurent contre les risques locatifs et les recours aux tiers, elles prennent en charge les frais de téléphonie. La Ville de GUEUGNON, quant à elle, garde à sa charge le coût des fluides et l installation d une ligne téléphonique de sécurité. - les locaux à usage partagé : ces locaux sont attribués à plusieurs associations sur des créneaux hebdomadaires précis pour une durée de 1 an reconductible. Les associations s engagent à assurer l entretien courant de façon à laisser les locaux propres aux autres utilisateurs. - les locaux à usage ponctuel : ces locaux à grande capacité (hall des expositions, foyer du municipal) ou salles de réunion sont mis à disposition sur demande de réservation en vue d organiser des activités annuelles. Elles nécessitent leur réservation par courrier à Monsieur le Maire et sont attribuées lors de la réunion annuelle des salles et manifestations publiques durant le dernier trimestre de chaque année. Les associations qui utilisent ces locaux s engagent à respecter les lieux, le mobilier, et le matériel qui s y trouvent, et à prendre en charge tous les frais liés aux dégradations occasionnées lors de leurs activités. Le nettoyage de l ensemble des locaux (salle d activités, sanitaires) sont à la charge des utilisateurs. L ACCOMPAGNEMENT MATERIEL La Ville de Gueugnon, par son service «appui aux associations», peut mettre à la disposition des associations locales un certain nombre d équipements matériels et mobiliers pour leurs manifestations. Les associations locales s engagent à faire une demande précise et par écrit de ces matériels, à faire coïncider la demande aux besoins réels, et à mobiliser des bénévoles de l association pour le déploiement de ce matériel ou de ce mobilier. Prêt de véhicule La Ville de Gueugnon par le biais de son pôle CSVA gère un service de réservation et de prêt d un véhicule léger (8 places) au profit des associations

4 locales et plus particulièrement sportives pour leurs déplacements. Ce véhicule, assuré par le Ville de Gueugnon, est prêté gracieusement. L association utilisatrice s engage à fournir le carburant et à rendre le véhicule nettoyé. COMMUNICATION Photocopies Un service de photocopie est proposé aux associations gueugnonnaises au sein du pôle CSVA les mercredis et vendredis matins. Ce service permet de «dépanner» les associations en leur proposant du service de reprographie simple (à savoir photocopies noir et blanc format A4 et A3). Ce service sera facturé aux associations non adhérentes de l O.M.F.S selon le barème des tarifs voté chaque année en Conseil Municipal. Ce service exclut l infographie, la composition informatique et les photocopies couleur. Vin d honneur Les associations ont la possibilité de demander à la Ville de Gueugnon d offrir le vin d honneur dans des circonstances exceptionnelles (congrès départemental, anniversaire, ). Dans tous les cas, la Ville de Gueugnon proposera aux associations une formule permettant de partager les efforts à l organisation du vin d honneur et cherchera à limiter les coûts. Support de communication Les associations locales ont accès aux supports de communication de la Ville : - parutions mensuels «le Mois» - panneaux d affichage (réservés à la vie locale) - panneaux lumineux (réservés à certaines actualités) - site Internet de la Ville (rubrique actualités et lien du site de l association quand il existe) PARTENARIATS La Ville de Gueugnon peut accompagner des associations dans le cadre de conventions ou partenariats quand celles ci ont des missions ou réalisent des actions d intérêt public ou communales. Les associations à vocation sociale ont accès à la gratuité des salles municipales quand il ne s agit pas d activités lucratives.

5 La liste des ces associations est définie chaque année par le conseil municipal. Les associations partenaires bénéficient de moyens matériel, humain et financier définis par une convention d objectifs et de moyens. Les associations participant à la saison culturelle sont candidates chaque année pour être aux côtés de la Ville dans la conduite de sa politique culturelle. Elles bénéficient d un accompagnement particulier sur la communication : - composition d affiches et cartons d invitation limités à 40 (les associations assurent la diffusion des affiches) - un vin d honneur offert par manifestation - mise à disposition de moyen matériel au cas par cas - emplacement réservé dans la parution municipale «le Mois» et sur le site Internet de la Ville.