Comment mener à bien une action performante?

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1 Comment mener à bien une action performante? Lundi 17 Mars 2014 CCI Bordeaux La Ronde de Gironde

2 Votre union et son environnement Chaque association est unique, pour préparer une action il faut d abord constater : Eléments structurants Localisation Situation économique locale Relations avec les institutions et les partenaires Adapter le plan d actions à votre groupement

3 Vos actions? Donnez chacun quelques exemples d actions menées par votre association Peut-on dire qu elles ont été réussies? Pourquoi? Quels sont les critères de réussite? Peut-on classer les actions par catégories?

4 En Gironde quelles actions?! Marchés (Noël, Fleurs, Nocturnes, Créateurs, Métiers d arts )! Ateliers cuisine! Exposition véhicules de collection! Rallye des commerces! Semaine commerciale / Commerce en Fête! Participation des commerçants au téléthon! Brocante / Vide grenier! Défile de mode! Vente de sapins! Tournoi de foot des associations! Journées du Patrimoine! Apéritif Tapas sur le marché pour les clients! Chasse au trésor dans les commerces! Concours de la plus belle déclaration d amour! Fête du pain / Fêtes des restaurateurs! Site internet + Page Facebook! Carte de fidélité collective! Newsletter! Mini site internet (page) pour les adhérents! Charte qualité commerce (commerçants et non sédentaires)! Charte accueil et stationnement! Partenariat radio locale (diffusion sonorisation de la ville contre publireportages)

5 Vos actions? Catégories d actions : Animation de rue / Comité des Fêtes Action commerciale Animation interne / Convivialité Action de communication institutionnelle Action de communication commerciale Relations presses régulières Rendez-vous partenaires Réunions internes / externes...

6 Vos actions? Objectifs : Créer du flux de clients Faire venir des prospects dans votre zone d influence Augmenter le chiffre d affaires des adhérents Fidéliser et récompenser les clients Donner une image dynamique de l association et de ses adhérents Faire parler de l association et de ses adhérents Créer un lien avec les partenaires Faire la promotion des produits et/ou prestations des adhérents...

7 Les étapes Trouver l idée Concevoir et préparer l action Valider l action Insérer l action dans le plan annuel Planifier et répartir les tâches Déterminer les indicateurs de réussite Concevoir le plan de communication Mener l action Analyser l action et son organisation Transmettre et communiquer les résultats

8 Trouver l idée Plusieurs possibilités : Renouveler / Améliorer S associer à des actions existantes Aller chercher des idées ailleurs Innover Mener une séance de créativité

9 Concevoir et préparer l action Travail sur une action : Nouvelle vs ancienne Idée? Concept? Pourquoi? Comment? Comment cibler? Qui? Objectifs? Budget? Recettes? Partenaires? Qui? Méthode QQQOCCP Fiche action

10 Valider l action Evaluer Informer Impliquer Construire ensemble Transmettre

11 Insérer l action dans un plan annuel Varier les actions Répartir les actions dans le temps Donner de la cohérence aux actions et à la communication ex : Nom, identité visuelle, déclinaison graphique, outils Adapter les actions aux besoins

12 Exemple de plan d action Janvier Février Mars Avril Mai Juin Animations «On aime les amoureux» «le Printemps du commerce» Réunions internes CA GT animation CA et GT CA AGO Actions médias CR CA Pub et CP St Valentin CR CA Pub et CP Printemps du commerce CR CA et AGO CP Soldes Réunions extérieures Journée des UC - Fédé Assises régionales des UC Rendez-vous partenaires Conseiller CCI RV trimestriel Maire Banques et assurances Conseiller CCI RV trimestriel Maire

13 Planifier et répartir les tâches Nommer un pilote de l action et déterminer l organisation interne Lister les tâches à effectuer et les échéances incontournables Préparer et remplir le rétroplanning (partir de la date de l action et revenir en arrière) Prévoir des réunions régulières entre les protagonistes pour faire des «points d étape» Informer régulièrement les adhérents et vérifier qu ils se sont bien appropriés l action

14 Exemple rétroplanning : Le Printemps du commerce - 8 au 18 avril Taches à effectuer Lancer le Date limite Responsable Détails Choix des objets à offrir 10 décembre 10 janvier Marc Dupont Lister et faire faire les devis Liste des commerçants participants 05 janvier 15 février Isabelle Durand Envoyer le dossier de présentation, récupérer les bons de commande Commande des cadeaux 10 janvier 15 février Marc Dupont Envoyer le bon de commande Impression des supports de communication 1er mars 10 mars Carole MIlle Vérifier les BAT, contrôler la date de livraison Distribution des kits 15 mars 20 mars Tous les membres du CA Préparer les kits, avertir les distributeurs et les commerçants Rédaction du communiqué de presse 15 mars 18 mars Isabelle Durand Valider le nombre de participants, trouver un commerçants à interviewer

15 Déterminer les indicateurs de réussite Quels sont les objectifs? Quels types (quantitatifs ou qualitatifs) Comment les évaluer? Outils existants ou à créer? Quelles sont les sources? Comment obtenir les informations? Quel degré de fiabilité? Quelle méthode? Sont-ils partagés par tous?

16 Concevoir le plan de communication Faites ce que vous dites mais surtout dites ce que vous faites A vos adhérents ou futurs adhérents A vos partenaires financiers A vos clients Aux médias (sur le long terme) Choisissez des outils et des supports de communication en fonction de l action et du ciblage Travaillez le fond et la forme du message

17 Mener l action Répartir les tâches le jour J Nommer un responsable par tâche Soigner le lien avec les adhérents, les partenaires et les relations médias Mettre en place les indicateurs Remercier et valoriser les bénévoles Profiter du moment!

18 Analyser l action Après l opération mener une évaluation auprès : des membres du CA des adhérents des non adhérents (si possible) des clients (si possible) des partenaires (si possible) Questionnaire, entretiens ou réunions Reprendre les objectifs et les indicateurs Faire une synthèse écrite avec les résultats et les préconisations (améliorations)

19 Transmettre et communiquer les résultats Envoyer la synthèse : à tous les adhérents et aux prospects aux médias à la mairie et/ou collectivités aux partenaires privés à votre CCI et Chambre de Métiers Afficher une synthèse sur le site internet de l association et les réseaux sociaux Décider avec les adhérents lors de l AG si cette action est à renouveler ou non

20 Action performante? Comment déterminer si l action a été performante? Critères et indicateurs de réussite Fiabilité des résultats Implication des adhérents, envie Retombées Partage et communication Renouvellement? Amélioration?

21 Pour résumer : 9 principes pour animer 1. Avoir un nom porteur 2. Créer un concept fédérateur 3. Décliner le concept lors de chaque événement de l année 4. Organiser avec méthodologie et rigueur vos réunions 5. Motiver vos adhérents en les informant et les valorisant 6. Faire participer tous les adhérents et tout l environnement 7. Travailler régulièrement vos relations avec les médias 8. Mesurer et suivre le résultat de vos actions 9. Avoir toujours à l esprit qu une animation est une fête et que tout ce qui va être fait ensemble doit être plaisir et valorisation

22 Alterela 2014

23 Merci de votre attention Stéphanie PIETRE Restons en contact sur les réseaux :