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3 TAHITI CAISSE Guide d utilisation Logiciel Tahiti Caisse Sommaire Fenêtre d encaissement 2 Sélection d un client 5 Les remises 6 Choix du mode de paiement 7 Encaissez un chèque 8 Passer la facture au crédit d un client 9 Fond de caisse 10 Les outils de gestion 12 Gestion client 13 Recherche de client 14 Créer ou modifier une fiche fournisseur 17 Gérer le stock 19 Gérer les employés 20 Créer et / ou modifier vos prestations 21 Gestion Prod.Vente 22 Gestion Paramètre 25 Gestion Statistique 28 Gestion Financier 31 PACIFIC SOFT WAY Page 3 sur 32

4 Fenêtre d encaissement Dès l ouverture de votre logiciel la page d accueil s affiche : Cliquer sur la tirelire. i Un clic droit sur l image de fond vous permet de modifier cette image. 1) Sélection des produits. Pour sélectionner les produits vendus : 3 solutions possibles. a) Sélection sur dalle tactile. 1. Cliquer sur la table des plans dans lequel se trouve votre produit. Tous les produits du plan s affichent, vous pouvez alors sélectionner le produit que vous voulez vendre. PACIFIC SOFT WAY Page 4 sur 32

5 b) Utilisation des codes barre. Vous pouvez aussi scanner le code barre de votre produit à l aide d une douchette. c) Sélection dans la liste. Votre produit n est pas enregistré dans un des plans : Cliquer sur LISTE Rechercher directement dans la liste de vos produits. Vous pourrez effectuer une recherche du produit via le moteur de recherche. Cliquez sur SÉLECTIONNER pour faire apparaître le produit sur votre ticket de caisse. Recherche de produit via le clavier tactile. Valider. PACIFIC SOFT WAY Page 5 sur 32

6 2) Multiplier un produit. 1. Sélectionnez votre produit ou scanné le avec une douchette. 2. Une fois votre produit sélectionné, aidé vous du clavier numérique pour multiplier votre produit. Exemple de deux produits identique : Cliquez sur 2 puis sur X. Vous verrez apparaitre sur votre ticket de caisse : 2 X le nom du produit sélectionné. NB. Vous avez également la possibilité de tiper le nombre de produit avant la sélection de celui-ci. Exemple : Vous vendez 5 CHANDLEURS : 1. Cliquez sur Scanner votre produit à l aide d une douchette, ou appuyez sur le bouton correspondant. Vous vendrez alors 5X le CHANDLEUR. PACIFIC SOFT WAY Page 6 sur 32

7 Sélection d un client 1. Cliquez sur sélection du client. La liste des clients s ouvre : 2. Rechercher le nom via la liste des clients puis sélectionné. Si le client n est pas dans la base de donné, vous pouvez le créer. 3. Vous pouvez aussi sélectionner votre client en scannant une carte de fidélité à l aide d une douchette. PACIFIC SOFT WAY Page 7 sur 32

8 Les remises 1. Cliquez sur remise. 3 Possibilités de faire des remises. 2. Sélectionnez le mode d application de la remise. 3. Tapez le montant ou le pourcentage. 4. Dites sur quoi est appliquée la remise. Le bouton est l équivalent d une remise à 100% mais on vous demanderez la raison de «l offert». Les raisons d offrir sont paramétrables dans «gestion», «paramètre» nous le verrons plus tard. Les raisons pourront être par exemple «bon client», «client mécontent» Ceci permettra de faire des statistiques. PACIFIC SOFT WAY Page 8 sur 32

9 Choix du mode de paiement Tous les produits sont passés, il faut les encaisser. 1. Cliquez sur la tirelire. La fenêtre d encaissement s ouvre. 1) Le client paye le montant exact : Sélectionnez directement le mode de paiement. 2) Le client donne plus que le MONTANT DÛ. a) Indiquez le montant donné par le client à l aide du clavier numérique. b) Puis sélectionnez le mode de règlement (Espèce, chèque.) b) Rendez la monnaie indiqué. 3) Le client paye avec plusieurs modes de règlement. Ex : Pour un total de F, le client paye 5000 en espèce et en chèque. a)tapez 5000 à l aide du clavier numérique puis sur ESPECES. b) Tapez CHEQUE et la caisse encaissera la totalité restant dû en chèque. PACIFIC SOFT WAY Page 9 sur 32

10 Encaissez un chèque Pour les encaissements par chèque vous avez la possibilité d effectuer la saisie des informations relatives au chèque. Ceci pour faciliter les remises de chèque en fin de journée. Indiquez les informations. Bouton permettant d accéder au clavier tactile. PACIFIC SOFT WAY Page 10 sur 32

11 Passer la facture au crédit d un client 1. Passez les produits 2. Cliquez sur la tirelire. 3. Sélectionner votre client à l aide du pingouin. Ou passer sa carte au lecteur code barre. 4. Sélectionner votre client ou recherché le via le moteur de recherche si dessous. 5. Une fois votre client sélectionné, cliqué ici pour valider votre choix. Possibilité de créer un nouveau client. Retour à la page d encaissement. Le nom de votre client s affiche ici. 6. Cliquez ici pour valider le crédit de votre client. Cette facture passera alors dans les impayés du client PACIFIC SOFT WAY Page 11 sur 32

12 Fond de caisse Cliquez sur FOND/CAISSE. Pour changer le fond de caisse cliquez dans cette zone. On vous demandera alors quel est le montant du prochain fond de caisse. Un Z sera alors fait pour prendre en compte ces modifications. Le Z permet la réinitialisation de la caisse. Le ticket sort et tous les montants sont remis à 0. Le X permet de vérifier de la caisse. (Edition d un ticket récapitulatif identique au Z mais sans remise à 0). Tous le Z sont mémorisés et peuvent être réédités en le sélectionnant dans cette zone puis en cliquant sur «REEDITEZ UN Z». Edition sur ticket des lignes supprimées de la journée sélectionnée. Accès à la liste des chèques à remettre en banque. Edition d un ticket des produits vendu dans la journée (voir dans le paramétrage des familles). PACIFIC SOFT WAY Page 12 sur 32

13 Pour ouvrir le tiroir-caisse. (Un mot de passe peut être paramétré). Pour sortir de l espèce de la caisse pour payer un fournisseur par exemple. (Un mot de passe peut être paramétré). Calculatrice permettant de compter les «espèce en caisse». PACIFIC SOFT WAY Page 13 sur 32

14 Les outils de gestion 1. Cliquez sur gestion pour accéder à la gestion de votre logiciel de caisse. Gestion/création des fiches clients. Gestion/création des fournisseurs. Gestion des Stocks. Gestion financière. Statistique ventes/ évolution CA. Paramétrage Gestion. Gestion des employés (Horaires, entrée/sortie) Gestion des produits en vente. Gestion des prestations. PACIFIC SOFT WAY Page 14 sur 32

15 Gestion client Cliquez sur CLIENT afin d entrer dans la gestion clients. 1) Création d un client. a) Cliquez sur création d un client pour créer un nouveau client. 1. Renseignez les champs vides. 5. Cliquez sur l onglet FINANCIER. Montant maximum Autorisé en crédit. Mode d application de la remise. Remise accordé à ce client. PACIFIC SOFT WAY Page 15 sur 32

16 Recherche de client déjà existant 2. Cliquez sur RECHERCHE DE CLIENT. 3. La liste des clients s ouvre. Recherchez le client à l aide du champ «CHERCHE». Une fois celui-ci trouvé, cliquez 2 fois dessus ou cliqué sur «CONSULTER». 4. Pour aller dans la fiche client pour modifier celle-ci cliquez sur «MODIFIEZ.» Vous vous retrouverez alors dans sa fiche pour effectuer les modifications (voir fiche création ci-dessus) DOC ASSOCIE : Permet d ouvrir le répertoire associé à ce client afin d y stocker des documents. DEVIS : Permet d afficher les devis associés à ce client. COMMANDE : Permet d afficher les commandes associées à ce client. PACIFIC SOFT WAY Page 16 sur 32

17 L onglet «Financier vous permet d accéder à sa liste de facture impayée» «FACTURE / AVOIR EN ATTENTE» au détail des ventes qui lui ont été faite (par taux de TVA) «Détail TVA» ou à son relevé complet (toutes ces facture et tous ses règlements). Cliquez sur pour accéder à l écran : Cet écran affiche la liste des impayés de ce client. 1/ Onglet «Relevé» ENVOYER RELEVE : Permet d envoyer un relevé à ce client. EDITION TICKET : Permet d imprimer un ticket. EDITEZ RELEVLE : 2/ Onglet «Facture» IMPRIMEZ : Permet d imprimer la facture sélectionnée. ENVOYEZ : Permet d envoyer la facture sélectionnée. ENCAISSEMENT : Permet d encaisser la ou les factures sélectionnées. 3/ Onglet «Relance» IMPRIMER LETTRE DE RELANCE : ENVOYEZ LETTRE DE RELANCE : Permet d envoyer la relance par mail. PACIFIC SOFT WAY Page 17 sur 32

18 L onglet «Edition/Photo» Vous permet d imprimer des étiquettes, des cartes de couleur et/ou réinscriptible. Imprimer une fiche client et une fiche relance d un client, et d associer une photo à un client. Permet d imprimer des étiquettes. Permet d imprimer des cartes de couleur avec une imprimante EVOLIS. Permet d imprimer des cartes réinscriptibles avec une imprimante EVOLIS. Permet d imprimer une fiche client : Permet d imprimer une lettre de relance de ce client sans le détail des factures: Permet d associer une photo à ce client soit en capturant une photo via une webcam, soit en allant chercher une image sur un disque: L onglet «Statistique» Vous permet de voir les chiffres d affaire et la quantité de ce client, la liste des produis vendu, et le journal des ventes du client sélectionné. Permet de vérifier les chiffres d affaire de ce client sur les 12 derniers mois. Permet de voir la quantité de produit de ce client. Permet de vérifier la liste des produits avec un numéro de série qui ont était vendu à ce client. Permet de vérifier l historique des ventes faites à ce client sur une période définie. PACIFIC SOFT WAY Page 18 sur 32

19 Créer ou modifier une fiche fournisseur 1. Cliquez sur l icône FOURNISSEUR. Liste des fournisseurs. 2. Cliquez sur CRÉEZ. Création de la liste fournisseur. La famille fournisseur permet d associer les dépenses faites chez ce fournisseur à une famille. (Ex : Entrée de stock, Frais de fonctionnement, Impôts.) 3. Renseignez les champs vides puis valider. PACIFIC SOFT WAY Page 19 sur 32

20 Détail de l outil FOURNISSEUR. L onglet FINACIER vous permet d accéder à la liste des factures fournisseurs saisie. Permet de voir l historique des factures fournisseur, de modifier, supprimer ou encore imprimer. Permet de consulter la liste des factures fournisseur selon les dates de saisie de celles-ci. Onglet COMMANDE Liste de commande fournisseur : Si une commande fournisseur a été saisie sur un PAD celle-ci sera récupérée à ce niveau afin d être validée dans le logiciel. L onglet STATISTIQUE permet d accéder à CA génère, famille et à la listes achats/fournisseurs. Chiffre d affaire effectué durant une période donnée selon les fournisseurs de produits vendus. Permet de définir les familles fournisseur pour dispatcher les dépenses. Ex : Entrée de stock, Frais de fonctionnement, Impôt, Publicité Liste des produits achetés (entrée de stock) sur une période donnée. PACIFIC SOFT WAY Page 20 sur 32

21 Gérer le stock 1. Cliquez sur l icône Stock GENERAL 1. Vous pouvez vérifier ici l état de votre stock Consultez ici les alertes et les ruptures (stock minimum atteint) 3. Observez ici tous les mouvements qu il y a eu sur un produit en particulier. 4. Consultez toutes vos entrées de produit dans votre stock. 5. Historique des consommations (en fonction des entrées de stock) 6. Permet de lancer un calcul sur des produits donnée pour faire une simulation de commande fournisseur en fonction, du stock actuel, du stock souhaité et des ventes effectuées. 7. Historique de tous les mouvements saisis (hors ventes). 8. Revoir un inventaire MOUVEMENTS 1. Faites une entrée de produit dans votre stock. 2. Faites une sortie de produit de votre stock. 3. Saisi d un inventaire physique de votre stock. 4. Cliquez ici afin de procéder à une remise à zéro de votre stock. 5. Permet d importer une sortie de stock préalablement exportée depuis les historiques de mouvement, pour un transfert de produit d une boutique à une autre par exemple PACIFIC SOFT WAY Page 21 sur 32

22 Gérer les employés 1. Cliquez sur EMPLOYES. Modifier vos fiches employés. Gérer les heurs d entrées et de sortie de chaque employé. 2. Cliquez ici pour créer une fiche employé. Création de la fiche employé. Gérez ici les autorisations et droit d accès qu aura votre employé sur la caisse. 3. Renseigner les champs vides puis validez. PACIFIC SOFT WAY Page 22 sur 32

23 Créer et / ou modifier vos prestations 1. Cliquez sur l icône PRESTATION. Page de création / gestion de prestation. 2. Cliquez pour créer une nouvelle prestation. PACIFIC SOFT WAY Page 23 sur 32

24 Gestion Prod.Vente Onglet «INFO» Prix de vente HT et TTC Stock à partir duquel on veut être prévenu pour passer une commande. Quantité commandé (en cours d approvisionnement). Quantité commandé par les clients. Stock actuel. PACIFIC SOFT WAY Page 24 sur 32

25 Onglet «PARAMETRE» Afficher la liste des familles. Permet de modifier la famille sélectionnée. Permet de demander à l utilisateur des commentaires associés à la famille sélectionnée. Ex : Famille viande / Cuisson. - A point - Bien cuit Accompagnement. - Riz - Fritte. Onglet «EDITION» Permet d éditer les codes barre des produits sélectionnés. Pour n imprimer d une seule étiquette de chaque produit. Pour les éditions au format A4 permet de sauter des étiquettes. Permet d éditer la liste des produits sélectionnés. Permet d éditer les fiches produits sélectionnés. Édite le catalogue des produits affichés. PACIFIC SOFT WAY Page 25 sur 32

26 Détail : EXCEL Permet d imprimer une liste de produit issu d un fichier excel. Permet d exporter tous les produits au format excel. Détail : STATS Statistique rapide sur 1an. Détail : DIVERS Afficher l historique d utilisation de cartes prépayées vendus. Affiche la liste des produits et leur date de dernier mouvement. PACIFIC SOFT WAY Page 26 sur 32

27 Gestion Paramètre Détail : Configuration de l écran de caisse. Sélectionner l emplacement de produit. Permet de personnaliser les icônes associés à l utilisation des balances. Paramétrage de tous les blocages. PACIFIC SOFT WAY Page 27 sur 32

28 Détail : Gestion des taux de TVA. Permet de paramétrer les raisons des «offerts» Ex : Bon client, client mécontent. Paramétrage des comptes bancaires. PACIFIC SOFT WAY Page 28 sur 32

29 Détail : Si une imprimante à carte est associée à la caisse ces boutons permettent de modifier les cartes. Paramètre les familles à imprimer dans l édition flash. Voir «fond de caisse», «Edition» «Edit.Flash». Pour éditer les cartes cadeaux prépayés. Paramétrage des 6 premiers chiffres des nouveaux codes barre produits. Choix du type d étiquette code barre à éditer. Pour modifier l étiquette sélectionnée. PACIFIC SOFT WAY Page 29 sur 32

30 Gestion Statistique Détail : Stat graphique avec comparaison sur les années précédentes. Date et heures auquel le programme a été ouvert. PACIFIC SOFT WAY Page 30 sur 32

31 Détail : Liste des produits vendus sur une période donnée. Permet de retrouver sur quel des factures un produit a été vendu. Avoir un aperçu rapide de l évaluation des ventes sur Z périodes. Afficher la marge réalisée sur le volume des ventes. Affiche les produits les plus vendus sur une période donnée. PACIFIC SOFT WAY Page 31 sur 32

32 Détail : Affiche de CA par employé. Vente par client sur une période donnée. Liste des produits offerts. PACIFIC SOFT WAY Page 32 sur 32

33 Gestion Financier Détail : Sélection de la période. Permet de voir tous les résulta financier sur la période sélectionné. Permet de modifier les prix de vente des produits et des prestations soit manuellement soit en appliquant un taux sur les produits sélectionnés. Permet de définir des taux de remise sur des produits ou prestation sur une période. Permet de gérer les devises (création de devises, modification des taux de change, suppression). Permet d afficher sur une période donnée la liste des encaissements. Permet de modifier le mode de règlement d une facture en cas d erreur du caissier. Permet d afficher la liste des factures d un mois. Envoie de la facture par mail. Un clic droit sur ce tableau permet, entre autre d ajouter des lignes de commentaire sur la facture. Annulation de la facture par un avoir (les produits sont remis en stock). Réédition A4 de la facture. Réédition du ticket. Modifier le vendeur. Pour effectuer un avoir des produits sélectionnés. Modifier l ordre des lignes. PACIFIC SOFT WAY Page 33 sur 32

34 Permet d avoir un récapitulatif des factures avec détail des TVA. Permet d effectuer les remises de chèque. *L option «saisie n chèque» situé dans «gestion» «paramètre» «technique» onglet «lib ticket caisse» doit être coché. Permet de créer des comptes bancaires (si vous voulez gérer celuici). Lorsqu un avoir sur une facture à crédit est le programme demande si vous voulez passer la facture en «pertes et profits». C est dans cet écran que vous verrez toutes les factures passées en «perte et profit». Permet d afficher toutes les entrées et sortis de caisse. Permet d afficher toutes les lignes supprimées pour alerter le gestionnaire sur un problème avec un caissier. Permet de visualiser la liste des dépenses saisie. Permet, en option, de générer les fichiers à importer dans la comptabilité SAGE ligne 100. PACIFIC SOFT WAY Page 34 sur 32

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