MANUEL DE L EXPOSANT

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1 MANUEL DE L EXPOSANT

2 TABLE DES MATIÈRES 1. ÉVÉNEMENT MOT DU PROMOTEUR ORGANISATEUR DU SALON LIEU DE L ÉVÉNEMENT COORDONNATEUR LOGISTIQUE SALON D EXPOSITION HORAIRE MONTAGE DÉMONTAGE ACCÈS ACCÈS AU DÉBARCADÈRE DÉBARCADÈRE STATIONNEMENT STAND D EXPOSITION INCLUS DANS VOTRE ESPACE FOURNISSEUR D EXPOSITION CENTRE DES CONGRÈS SERVICES DU CENTRE DES CONGRÈS MANUTENTION DES MARCHANDISES ET ENTREPOSAGE... 7 TRANSPORTEUR OFFICIEL... 8 COURTIER EN DOUANES SERVICES AUDIOVISUELS... 8

3 5.4 SERVICES INTERNET ET LOCATION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE OBLIGATIONS ET RESTRICTIONS... 9 EXEMPLE D ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE PROCÉDURE DE SORTIE À LA FERMETURE DE L EXPOSITION MANUEL DE L EXPOSANT 4

4 1. ÉVÉNEMENT 1.1 MOT DU PROMOTEUR Le présent guide a été conçu afin de vous transmettre toute l information nécessaire pour votre participation et vos opérations dans le cadre de BOMEX À la suite de la lecture de ce manuel, si vous avez d autres questions ou commentaires, n hésitez pas à communiquer avec l équipe d OPC Événements qui se fera un plaisir de répondre à vos questions. BOMEX 2015 est l un des plus importants salons d exposition portant sur l immobilier commercial au Canada. Environ 80 exposants se disputeront l attention des participants en faisant découvrir des produits innovateurs dans des secteurs aussi variés que l énergie, les structures et la sécurité. Voilà donc une excellente vitrine pour toute entreprise qui cible le secteur immobilier et un rendez-vous à ne pas manquer pour tous ceux qui s y intéressent. À l occasion de BOMEX 2015, qui célébrera son 25 e anniversaire à Québec du 15 au 17 septembre prochain, ce happening de trois jours où sont attendues 500 personnes offrira une vingtaine de conférences et d ateliers, des visites d immeubles et des soirées thématiques. 1.2 ORGANISATEUR DU SALON Le promoteur de BOMEX 2015 est BOMA Québec. La mission de BOMA Québec est de former, informer et représenter les propriétaires et les administrateurs d'immeubles, afin de favoriser l'efficience en gestion. Au Québec, BOMA regroupe quelques 350 membres qui gèrent au-delà de 50 millions de pieds carrés et représente le plus important placement immobilier à fins commerciales. BOMA Québec 500 rue Sherbrooke Ouest, bureau 900 Montréal (Québec) H3A 3C6 Téléphone : poste 2011 Télécopieur : LIEU DE L ÉVÉNEMENT Le Salon d exposition aura lieu dans le Hall d exposition 200ABC du : Centre des congrès de Québec 1000, boulevard René-Lévesque Est, Québec (Québec) G1R 2B5, CANADA Téléphone : / Télécopieur : (Entrée des congressistes; aucune livraison n est permise à cette adresse.) MANUEL DE L EXPOSANT 3

5 1.4 COORDONNATEUR LOGISTIQUE Cette année, la coordination technique et logistique de l événement est assurée par la firme OPC Événements. Son équipe vous communiquera vos heures d entrée et de sortie ainsi que toutes les procédures de mise en place pour le montage et le démontage de vos stands. OPC Événements 300 rue Saint-Sacrement, bureau 418 Montréal (Québec) H2Y 1X4 Personne-ressource : Marilyne Dubois Téléphone : poste SALON D EXPOSITION 2.1 HORAIRE Hall d exposition 200ABC Jour Date Heure Mercredi 16 septembre de 8 h 00 À 17 h 2.2 MONTAGE Hall d exposition 200ABC Jour Date Heure Mardi 15 septembre de 10 h à 22 h 2.3 DÉMONTAGE Hall d exposition 200ABC Jour Date Heure Mercredi 16 septembre de 17 h à 22 h MANUEL DE L EXPOSANT 4

6 3. ACCÈS 3.1 ACCÈS AU DÉBARCADÈRE Mardi 15 septembre de 10 h à 22 h Mercredi 16 septembre de 17 h à 22 h La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s effectuer par le débarcadère. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du lundi 14 septembre 2015 seulement. Des frais d entreposage pré-événement s appliquent pour tout matériel d exposant reçu avant cette date. 3.2 DÉBARCADÈRE Débarcadère niveau 1 875, rue Saint-Joachim Québec (Québec) G1R 5V4 Les camions-remorques ne doivent pas excéder 13 3 de hauteur et 48 de longueur. Le stationnement n est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué. La porte donnant accès à la salle 200ABC mesure 94 L x 92" H. L exposant est responsable de prendre à l avance des dispositions particulières pour la manutention de toute caisse de transport surdimensionnée. Accès pour pièces lourdes ou hors gabarit Une grande porte donnant sur la rue Jean-Jacques-Bertrand est située à l extrémité ouest du corridor de service au niveau 4. Ses dimensions sont de 22 de largeur par 15 de hauteur. Si vous avez des besoins spécifiques, étant donné que des particularités techniques s appliquent le cas échéant, prière de communiquer avec Marilyne Dubois de OPC Événements (coordonnées en page 4) pour prendre des arrangements en ce sens. 3.3 STATIONNEMENT Voitures Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de stationnement souterrain situés à Place Québec (accessible via la rue Saint-Joachim), au complexe Marie-Guyart, à Place Haute-ville (sous l hôtel Delta) et finalement au stationnement D Youville (Place D Youville). MANUEL DE L EXPOSANT 5

7 L ensemble de ces espaces est relié par des corridors intérieurs pour plus de commodité. Ces stationnements sont en opération 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine (voir plan à la rubrique stationnement du Guide client). À partir de l automne 2014 et pour un temps indéterminé - En semaine (de jour), il est fortement suggéré d envisager l utilisation des transports durables (covoiturage, transports en commun, Parc-O-Bus) en raison des activités intenses dans le secteur et de certains travaux de réfection. Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du Centre des congrès de Québec. Veuillez prendre note que le stationnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins. Véhicules lourds Des ententes vous permettant de stationner les véhicules lourds dans les environs peuvent être prises au besoin avec OPC Événements. 4. STAND D EXPOSITION 4.1 INCLUS DANS VOTRE ESPACE Rideaux de mur arrière (8 pi. de haut) et rideaux de côté (3 pi. de haut) Une prise électrique 120 V 15 A Trois porte-noms par espace pour le personnel (à récupérer au comptoir d inscription situé au Foyer 2) Inscription de votre compagnie dans le guide officiel et sur le site Internet Deux billets pour le lunch servi dans le Salon d exposition Billet électronique pour la visite du Salon d exposition à distribuer pour vos clients actuels et potentiels 4.2 FOURNISSEUR D EXPOSITION GES Spécialiste mondial de l événement Madame Louise-Myriam Dallaire Téléphone : poste 222 Site Internet : Courriel : Pour commander du mobilier pour votre espace kiosque, veuillez vous référer aux Annexes. MANUEL DE L EXPOSANT 6

8 5 CENTRE DES CONGRÈS 5.1 SERVICES DU CENTRE DES CONGRÈS Les bons de commande du Centre des congrès de Québec, personnalisés à l événement, seront disponibles sur le site Web : Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent compléter leurs bons directement à l écran, les imprimer, les signer et les retourner par courriel à ou par télécopieur au avant la date butoir, soit le lundi 31 août 2015 avant 16 h 30. Des frais supplémentaires de 25 % s appliqueront après cette date. Sur place, un comptoir de services permettra de répondre aux demandes de dernière minute avec une surcharge de 25 %. Il est possible que certains services ne puissent être rendus. Les services offerts par le Centre sont : Accrochage, électricité supplémentaire, entreposage, manutention, nettoyage de stand, personnel temporaire, surveillance et téléphonie. Tous sont exclusifs à l exception du nettoyage de stand, du service de surveillance et du personnel temporaire. Les exposants peuvent communiquer au besoin avec notre service aux exposants en composant le , poste 4066 ou au ou par courriel au Contact : Line Laliberté. 5.2 MANUTENTION DES MARCHANDISES ET ENTREPOSAGE Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec et qui n est pas sur place pour le recevoir, comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des coûts, payables sur place, s appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s il le désire, se manutentionner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposition par le Centre. Le Centre des congrès de Québec dispose de zones d entreposage à proximité des salles d exposition et s occupe de la gestion de ces espaces. L entreposage pendant l événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande approprié, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l exposition. La tarification comprend uniquement l étiquetage des effets et l espace d entreposage. Des frais de manutention s appliquent pour le déplacement de caisses ou boîtes vides de la salle d exposition vers la zone d entreposage et leur retour vers la salle d exposition, à la fin de l événement. Pour des raisons de sécurité, les exposants ne sont pas autorisés à effectuer leur entreposage eux-mêmes. MANUEL DE L EXPOSANT 7

9 Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne seront tolérées à l intérieur ou à l arrière du stand. Information importante : À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel du Centre des congrès de Québec, Dolbec International, et tous les frais seront facturés à l exposant. Voir document «Procédure de sortie à la fermeture de l exposition». TRANSPORTEUR OFFICIEL Le transporteur officiel du Centre est la compagnie : Dolbec International inc. Madame Nathalie Huot Téléphone : Télécopieur : Cellulaire : Ligne directe : Courriel : COURTIER EN DOUANES Le courtier en douanes local, canadien et international au Centre est la compagnie : Dolbec International inc. Madame Ginette Blouin Téléphone : Télécopieur : Ligne directe : Courriel : Important : les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, DHL, ou autres doivent s assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l avance. Toute marchandise expédiée «à percevoir» ne sera pas acceptée par le Centre. Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l expéditeur lors de la livraison et le Centre des congrès de Québec reçoit une facture parfois jours après la fin de l événement. Dans ces situations, l exposant sera refacturé avec des frais d administration. 5.3 SERVICES AUDIOVISUELS FREEMAN AUDIOVISUEL Monsieur André Cauchon Téléphone : Courriel : MANUEL DE L EXPOSANT 8

10 5.4 SERVICES INTERNET ET LOCATION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE Miro Location Informatique Téléphone : Télécopieur : Courriel : 5.5 OBLIGATIONS ET RESTRICTIONS Les obligations et restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon. Obligations Assurances Recyclage et collecte des matières résiduelles L exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité». La Société ou ses mandataires n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l immeuble, et ce, quelle qu en soit la cause. L exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l exposition. D autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. Les poubelles doivent êtres placées à l extérieur du stand dans l allée à chaque soir dès la fermeture de l exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre des congrès de Québec sans frais. Les poubelles laissées à l intérieur du stand ne seront pas vidées. Restrictions Aires communes Animaux Appareils de cuisson Autocollants L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles du Centre. La présence d animaux doit faire l objet d une approbation des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Centre. MANUEL DE L EXPOSANT 9

11 Ballons et confettis Consommation d alcool lors du montage et du démontage Enfants Incendie Limites sonores Ruban adhésif Sécurité Services alimentaires Tabac Véhicules motorisés L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite. Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente particulière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposition n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur Si le fonctionnement d équipements ou d appareils produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les invités, il sera nécessaire d en cesser le fonctionnement. L intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Centre est le seul juge en la matière. Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place : Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no Surfaces de plancher : Tuck Tape 85 ou Tuck Tape 99 Double Face Echo Tape DC-W188F Murs de brique : Languettes de fixation murale 3M, no Le Centre assure la sécurité générale de l immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l événement à l intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande. Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut-être distribuée, vendue ou donnée sans l autorisation écrite de la direction du Centre ou de Capital HRS. Le Centre des congrès de Québec offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans aucune exception. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur MANUEL DE L EXPOSANT 10

12 6. EXEMPLE D ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE Nom de l expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE Attention de : BOMEX 2015 Numéro de stand : Centre des congrès de Québec Débarcadère niveau 1 875, rue Saint-Joachim Québec (Québec) G1R 5V4 MANUEL DE L EXPOSANT 11

13 PROCÉDURE DE SORTIE À LA FERMETURE DE L EXPOSITION Après le démontage, vous devez utiliser le débarcadère pour récupérer vos marchandises. POUR INFORMATION : Le stationnement sur la Promenade Desjardins est interdit. Les chariots ne sont pas tolérés dans les halls d entrée du Centre. Tout exposant qui désire utiliser un service de messagerie (FedEx, UPS, Purolator, DHL, etc.), doit LUI-MÊME remplir son bon de connaissement avec son n o de compte et communiquer avec celui-ci pour coordonner la cueillette de son matériel. DÉBARCADÈRE 855, rue Jean-Jacques-Bertrand G1R 5V3 DÉBARCADÈRE 875, rue St-Joachim G1R 5V4 ACCÈS AUX DÉBARCADÈRES DU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC FERMETURE DE L EXPOSITION Le décorateur enlève les tapis des allées au besoin. Distribution du matériel entreposé et emballage par l exposant SORTIE DU MATÉRIEL - PRISE EN CHARGE SORTIE DU MATÉRIEL PAR TRANSPORTEUR OFFICIEL Par l organisateur La manutention sera faite par le personnel du Centre des congrès. Par l exposant L exposant descend luimême son matériel au débarcadère. OU L exposant qui a payé ses frais pour le service de manutention avertit un préposé à la manutention et descend avec lui au débarcadère. L exposant se procure un coupon de sortie auprès du préposé du débarcadère. Lorsque son matériel est prêt et bien étiqueté, l exposant avertit un préposé à la manutention qui avise le responsable du quai. À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition, tout le matériel non récupéré sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel du Centre des congrès de Québec, Dolbec International, dont le représentant est Nathalie Huot, au numéro de téléphone Tous les frais encourus seront facturés à l exposant. L exposant se présente au quai avec son véhicule et remet le coupon au préposé au trafic, qui l autorise à entrer au quai pour récupérer son matériel. Bacs de recyclage installés à l entrée de la salle, dans le corridor de service. MERCI de votre collaboration

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