CAHIER DES CHARGES FOURNISSEURS

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1 CAHIER DES CHARGES FOURNISSEURS Rédigé par : Vérifié et approuvé par : La Direction Qualité Le Comité de Direction Le : 26 mars 2010 Le : 26 mars 2010 M. Eric GINARD M. Yannick Chapu M. Denis GINARD M. Jean Michel GINARD CONTRAT ÉTABLIT ENTRE : RÉSEAU PROVENCE DAUPHINÉ Sociétés du Réseau concernées : Corthival (Pont de l Isère 26) / Provence Dauphiné (Barbentane 13) / Primsud (Perpignan - 66) Clédor la Provence (Lyon - 69) / Cussac (Lyon 69) / Gavignaud Ets (Perpignan - 66) / Provence Dauphiné* (Grenoble - 38) / Provence Primeurs* (Avignon - 84) Abeil (Briançon 05) / Annemasse Primeurs* (Gaillard - 74) / Clédor Primeurs Services* (Lyon - 69) / Dorina Sud* (Fréjus - 83 et Marseille - 13) / Léman Primeurs* (Thonon - 74) / Provence Dauphiné Savoie* (Cran- Gevrier - 74) Provence Bourgogne* (Auxonne - 21) / Viale et Dumay* (Portes les Valence - 26) / Grand Fruit Distribution (Montpellier 34) ET Page 1 sur 13

2 Sommaire I. PREAMBULES... 3 II. CRITERES D EVALUATION... 4 III. OBLIGATION EN MATIERE D INFORMATION... 5 IV. RESPECT DE LA REGLEMENTATION... 6 V. OBLIGATION EN MATIERE D EMBALLAGE... 7 VI. DOCUMENTS D ACCOMPAGNEMENT Modalités de livraison Modalités de facturation... 8 VII. OBLIGATIONS EN MATIERE DE LIVRAISON Horaires Transport Produits... 9 VIII. RETOURS MARCHANDISES IX. SECURITE ALIMENTAIRE Analyses bactériologiques et toxicologiques Organismes Génétiquement Modifiés Allergènes Traçabilité / Gestion des alertes ou crises sanitaires Audit Hygiène et Sécurité Alimentaire X. CONDITIONS COMMERCIALES XI. DUREE / RESILIATION GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 2 sur 13

3 I. PREAMBULES Le présent cahier des charges définit les règles établies entre les Sociétés du Réseau Provence Dauphiné mentionnées en page de garde et le fournisseur précité. Ce cahier des charges concerne les livraisons de fruits et légumes et/ou de produits de 4 et 5 gamme. Il inclut également les exigences pour les fournisseurs de produits issus de l agriculture biologique (cf. mention BIO dans le présent cahier des charges). Dans un souci continuel de garantir un niveau de Qualité constant et de répondre aux exigences de notre clientèle, la Direction Qualité du Réseau procède à une évaluation systématique de ses fournisseurs. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 3 sur 13

4 II. CRITERES D EVALUATION Lors de toute réception de marchandises dans nos sociétés, des contrôles sont réalisés : Sur le plan quantitatif, l évaluation de la livraison porte sur le respect : du nombre de colis par palette et le nombre d unités par colis. du poids des marchandises des prix annoncés Tare palette Tare colis Sur le plan qualitatif, les produits doivent être sains et résistants, entiers et propres, de maturité suffisante, dépourvus d odeur et de saveur étrangère et sans humidité anormale. L évaluation des marchandises porte également sur : Le calibre et l étiquetage L emballage et la palettisation La coloration et la maturité Toute DLC inférieure au 2/3 de vie du produit pourra être refusée. Le respect des horaires de livraison La conformité à la réglementation et à la normalisation. Ainsi, ce contrôle à réception permet de distinguer les produits conformes des produits non conformes qui ne respectent pas les critères précités. Le non respect de l un de ces critères donne lieu { un relevé de non-conformité qui vous sera transmis pour réponse et traitement. Ces non conformités constatées, sont analysées en fin de mois par la Direction Qualité. Ce suivi mensuel entraîne une reconduction de notre suivi d affaires ou une sortie de notre panel des fournisseurs référencés suivant la gravité des anomalies rencontrées. Le rapport de ces évaluations peut vous être communiqué sur simple demande auprès de votre acheteur habituel. Il vous est automatiquement adressé en cas d anomalie jugée trop importante et une réponse de votre part devra nous parvenir sous 48h. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 4 sur 13

5 III. OBLIGATION EN MATIERE D INFORMATION Il relève de votre responsabilité de fournisseur : D informer votre acheteur habituel pour toute modification de commande concernant les produits, les prix, les délais, De confirmer par fax chacune des commandes avant 11h de façon lisible et conforme en tous points à la facture De faire suivre à la Direction Qualité les Licences et Certificats valides pour les opérateurs BIO. Le Réseau Provence Dauphiné dispose d un Intranet. Un module est réservé aux fournisseurs : Celui-ci vous offre la possibilité de mettre en ligne vos produits, vos tarifs et vos fiches techniques. L accès { l intranet est sécurisé. Par conséquent, si vous êtes intéressez, des codes d accès vous seront attribués, sur simple demande auprès du Service Qualité. A retravailler ds cadre Direction Qualité Réseau Provence Dauphiné Provence Dauphiné Savoie Allée Jean Mermoz ZAC des Romains BP CRAN GEVRIER Tel : Fax : qualite@provencedauphine.com GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 5 sur 13

6 IV. RESPECT DE LA REGLEMENTATION Le fournisseur s engage { se conformer { l ensemble des normes, dispositions légales et réglementaires françaises et européennes et aux conventions internationales en vigueur applicables à ses produits, relatives notamment à la santé, la sécurité et la protection du consommateur ainsi que la sécurité, conformité et traçabilité des produits. Le fournisseur garantit que les marchandises livrées au Réseau Provence Dauphiné sont fabriquées selon les normes et/ou les conventions de travail, d hygiène et de sécurité internationales et en respect avec les législations européennes, communautaires ou internationales. Dans toute annonce de prix portant sur des fruits et légumes frais, au stade de la vente au détail, la mention relative { l origine des produits est inscrite de façon visible et lisible, en caractères d une taille égale { celle de l indication du prix. Références réglementaires (liste non exhaustives) : Décret N du 19 août 1955, modifié par le décret N du 7 décembre 1984 sur le commerce des fruits et légumes, Règlement CE N de la Commission du 12 décembre 1990, modifié par le règlement N du 16 mai 1997, Règlement 1829/2003 du 22/09/2003 concernant les denrées alimentaires et les aliments pour animaux génétiquement modifiés, Règlement 1830/2003 du 22/09/2003 concernant la traçabilité et l étiquetage des organismes génétiquement modifiés et la traçabilité des produits destinés à l alimentation humaine ou animale produits à partir d organismes génétiquement modifiés, Directive 2003/89/CE du 10/11/2003 modifiant la directive 200/13/CE en ce qui concerne l indications des ingrédients présents dans les denrées alimentaires, «Paquet Hygiène» : Règlement CE n 178/2002 du 28 janvier 2002 fixant des procédures relatives à la sécurité des denrées alimentaires, et notamment son article 18, relatif à la traçabilité des denrées alimentaires, Règlement CE n 183/2005, Règlement CE n 852/2004, Règlement CE n 853/2004. Règlement Européen 2092/91 pour les opérateurs BIO Règlement CE N 1221/2008 de la commission du 5 décembre 2008 GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 6 sur 13

7 V. OBLIGATION EN MATIERE D EMBALLAGE PALETTISATION : Les palettes doivent : Avoir un format de 100 X 120 cm (privilégier). Être adaptées, propres et en bon état. Être cerclées et de hauteur adaptée. Être identifiées clairement et précisément avec le nom et l adresse du destinataire En cas de palettes composées de plusieurs produits, une palette intermédiaire devra être prévue. En cas de livraison de produits biologiques, la palette devra être filmée (dessus compris) afin de préserver l intégrité du produit. EMBALLAGES : Les emballages renfermant des fruits et légumes doivent : Être adaptés, propres et en bon état. Assurer la préservation du produit sans altération ni écrasement. Être conformes à la législation en vigueur. Le papier d'emballage utilisé pour les fruits et légumes doit être soit blanc, soit coloré au moyen de l'une des substances dont l'emploi est autorisé pour envelopper des produits alimentaires par arrêté pris de concert entre les ministres intéressés. ETIQUETAGE : Chaque colis doit porter, en caractères groupés sur un même côté, lisibles, indélébiles et visibles de l extérieur, les indications ci-après : Identification : Nom et adresse ou identification symbolique délivrée et/ou reconnue par un service officiel de l emballeur et ou l expéditeur. Nature du produit : Désignation du produit, nom de la variété pour les catégories «Extra» et «I». Origine du produit : Pays d origine et éventuellement la zone de production ou appellation nationale, régionale ou locale. Caractéristiques commerciales : Catégorie, calibre, nombre de pièces Cet étiquetage doit répondre à règles fixées au règlement CE N : Numéro de lot : Apposition d un numéro de lot dont l expression est laissée au libre choix du fournisseur. (Traçabilité) Les mentions obligatoires pour les opérateurs BIO (colis+bl et factures) GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 7 sur 13

8 VI. DOCUMENTS D ACCOMPAGNEMENT 1. Modalités de livraison Toute livraison de marchandises sera accompagnée d un bon de livraison. Ce document est obligatoire pour chaque produit livré, il doit être lisible et détaillé par produit. Ce document devra être signé par l agréeur ou une personne habilitée. 2. Modalités de facturation Les achats seront facturés par le fournisseur directement aux différentes sociétés du Réseau. Le règlement des factures sera assuré directement par chacune des sociétés du Réseau. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 8 sur 13

9 VII. OBLIGATIONS EN MATIERE DE LIVRAISON 1. Horaires Les produits, suivant leur nature, doivent être transportés dans des véhicules réfrigérés et dans des conditions de températures permettant leur préservation conforme à la réglementation. Le fournisseur doit respecter les plages horaires de livraison définies avec le site et toute livraison au-del{, pourra faire l objet d un refus de notre part. 2. Transport Pour un bon fonctionnement, il est indispensable que les fournisseurs se mettent en rapport avec eux pour la livraison et la reprise des marchandises. Le fournisseur doit donc : Faxer au transporteur avant 11 H 00 l ensemble des départs (Nombre de palettes) Livrer au transporteur et/ou mettre la marchandise à leur disposition en temps et en heure afin de garantir une livraison sur site dans les créneaux horaires définis avec le site. Identifier clairement les palettes (Nom du destinataire + Nom Ville) sans aucune abréviation. Il est à noter que les établissements transporteurs référencés ne sauront être tenus responsables, des différents litiges de transport nous concernant, si toutes les informations et écrits les concernant, ne leurs sont pas parvenus en temps et heure. 3. Produits Les commandes seront directement adressées au fournisseur par les sociétés du Réseau. Les ordres de commandes pourront comporter des spécifications particulières (maturité, coloration, ) que le fournisseur devra scrupuleusement respecter. En ce qui concerne les produits de 4 et 5 gamme, les fruits secs et les produits industriels, chaque société du Réseau notifiera au fournisseur un délai minimum de validité des dates limites de consommation ou dates limites d utilisation optimale { réception des marchandises en entrepôt. Afin de faciliter le contrôle à réception en entrepôt, les D.L.C ou D.L.U.O devront également figurer sur l emballage externe des marchandises, de façon { être clairement visibles sur le lieu de livraison convenu. En cas de non respect de ce délai minimum, les marchandises pourront être refusées. De plus, le fournisseur apposera sur le bon de livraison les DLC ou DLUO des produits livrés. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 9 sur 13

10 VIII. RETOURS MARCHANDISES Toute livraison non conforme et/ou défectueuse et/ou incomplète feront l objet d un refus. Les produits non conformes seront à disposition du fournisseur dès refus par l agréeur et avis de notre part de la non-conformité. Le fournisseur a la charge d organiser la reprise de la marchandise En cas de retour à l expéditeur, les frais relatifs à l enlèvement et au transport allé et retour restent à la charge du fournisseur. En cas de destruction par nos soins sur notre site, une facture relative au coût de traitement sera adressée au fournisseur. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 10 sur 13

11 IX. SECURITE ALIMENTAIRE 1. Analyses bactériologiques et toxicologiques Le fournisseur s engage { respecter la réglementation en vigueur relative aux teneurs maximales en résidus de pesticides admissibles sur ou dans les fruits et légumes. Le fournisseur s engage { en apporter la preuve par l envoi régulier de résultats d analyses bactériologiques et toxicologiques (pesticides, toxines diverses, ). Les analyses sont à la charge du fournisseur. Le fournisseur envoie, à la Direction Qualité du Réseau Provence Dauphiné, soit par courrier, soit par fax au , soit par messagerie électronique à qualite@provencedauphine.com ses résultats de façon mensuelle et/ ou début de campagne. En cas de litiges avec un client, le fournisseur doit être en mesure de nous fournir un relevé d analyse garantissant que les contrôles appropriés ont bien été réalisés. Dans le cas contraire, le fournisseur s engage à payer les éventuelles contre-expertises. 2. Organismes Génétiquement Modifiés La politique du Réseau Provence Dauphiné en la matière est de ne pas travailler avec des produits issus d organismes génétiquement modifiés. Conformément à la réglementation en vigueur, notamment : Règlement 1829/2003 du 22/09/2003 concernant les denrées alimentaires et les aliments pour animaux génétiquement modifiés. Règlement 1830/2003 du 22/09/2003 concernant la traçabilité et l étiquetage des organismes génétiquement modifiés et la traçabilité des produits destinés { l alimentation humaine ou animale produits { partir d organismes génétiquement modifiés. Ainsi, nous vous demandons de bien vouloir retourner l attestation jointe en annexe, à la Direction Qualité du Réseau Provence Dauphiné. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 11 sur 13

12 3. Allergènes Afin d atteindre un niveau élevé de protection de la santé des consommateurs, le fournisseurs s engage { respecter les exigences spécifiques en matière d étiquetage relatif aux additifs, aux auxiliaires technologiques et aux autres substances qui ont des effets allergènes. Conformément à la réglementation en vigueur, notamment : Directive 2003/89/CE du 10/11/2003 modifiant la directive 200/13/CE en ce qui concerne l indication des ingrédients présents dans les denrées alimentaires. 4. Traçabilité / Gestion des alertes ou crises sanitaires Le fournisseur doit répondre aux exigences du Règlement CE n 178/2002 du 28 janvier 2002 fixant des procédures relatives à la sécurité des denrées alimentaires, et notamment son article 18, relatif à la traçabilité des denrées alimentaires, entré en application le 1er janvier Cet article demande l assurance d un traçabilité amont et avale pour les denrées alimentaires, à toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution. 5. Audit Hygiène et Sécurité Alimentaire Dans le cadre de ce référencement, et afin de vérifier les bonnes dispositions de ce cahier des charges, la Direction Qualité du Réseau Provence Dauphiné peut être amenée à réaliser ponctuellement des audits hygiène et sécurité alimentaire chez le fournisseur. Une participation aux frais liés à cet audit de 470 H.T sera demandée au fournisseur. Des actions correctives devront être apportées par le fournisseur sur les points sensibles identifiés. En cas de résultats très Insatisfaisants, l audit pourra conclure sur le déréférencement du fournisseur au niveau de l ensemble des sites du Réseau Provence Dauphiné. X. CONDITIONS COMMERCIALES Les conditions commerciales sont définies avec chaque site par le contrat de Vente. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 12 sur 13

13 XI. DUREE / RESILIATION Les premières commandes effectuées seront considérées comme des commandes «test». Le présent référencement est conclu pour une durée indéterminée dans les conditions définies dans le présent cahier des charges. Toute adaptation ou modification ultérieure du présent contrat donnera lieu à l établissement d un avenant ou d une mise à jour signés des deux parties. Il pourra être rompu en cas d inexécution fautive justifié de ses obligations par l une des parties par LAAR LE FOURNISSEUR LE CLIENT Fait à le../../.. Fait à Le../../. Nom : RESEAU PROVENCE DAUPHINE Fonction : SIGNATURE ET CACHET DE L ENTREPRISE : DIRECTION QUALITÉ : Mention :«Lu et Approuvé» Mention :«Lu et Approuvé» Mettre dans lettre accompagnement le logo environnement plus message. GPR/DI/ACHAT/01 Révision : D Page 13 sur 13