SYSTÈMES D INFORMATION DANS LE SECTEUR MÉDICO-SOCIAL

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1 SYSTÈMES D INFORMATION DANS LE SECTEUR MÉDICO-SOCIAL FEHAP Commission personnes âgées 4 mars 2014 Christophe Douesneau, christophe.douesneau@anap.fr, Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Le contexte de la réflexion sur les SI (1 / 3) 2

3 Le contexte de la réflexion sur les SI (2 / 3) 3

4 Le contexte de la réflexion sur les SI (3 / 3) Indicateurs clés d analyse Indicateurs de dialogue Fiches de caractérisation Indicateurs de dialogue Indicateurs clés d analyse Fiches de caractérisation L expérimentation d un tableau de bord de pilotage PRESTATIONS SOINS ET ACCOMPAGNEMENT RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES FINANCES ET BUDGET OBJECTIFS Une approche commune personnes âgées et personnes handicapées, enfants et adultes Indicateurs de dialogue Indicateurs clés d analyse Fiches de caractérisation Etat d avancement des démarches d évaluations interne et externe Etat des lieux de la fonction «Système d Information» 4

5 Des remontées d informations perfectibles 5

6 Le projet de l ANAP Apporter des retours d expérience et une aide méthodologique aux gestionnaires d ESMS 1. Recenser et porter à la connaissance des gestionnaires les projets nationaux de SI en lien ou contribuant à l amélioration du parcours des personnes accompagnées 2. Recueillir des retours d expérience de structures médicosociales ayant mis en œuvre des projets de SI 3. Poser les bases d une urbanisation des SI dans le secteur médico-social au niveau gestionnaire 4. Elaborer un outil pédagogique de diagnostic à destination des gestionnaires leur permettant de situer leur SI dans une logique de parcours 6

7 Une approche pédagogique basée sur 14 retours d expérience Une présentation des principaux acteurs nationaux et des principaux concepts liés aux SI Plusieurs préalables pour un partage d informations utile au parcours de l usager : Un outillage des acteurs (architecture, terminaux, progiciels ) Des référentiels communs Une ontologie et des règles de gestion communes Une synergie dans la mobilisation des acteurs nationaux Un appui au niveau local 7

8 Le partage d information dans une logique de parcours L information pourrait être partagée entre : les champs sanitaire, médico-social et social contribuant au parcours de l usager différents ESMS contribuant au parcours de l usager acteurs d un même ESMS Plusieurs limites : Un besoin prégnant d informations relatif à l activité des ESMS Le niveau d équipement et de maturité sur la gestion des SI L atomicité des gestionnaires et la nécessité de coopérer Le nombre de partenaires Une réflexion pilotée par la DSSIS pour une trajectoire partagée 8

9 Une démarche d urbanisation visant à sensibiliser les gestionnaires aux questions d investissement en SI 9

10 Des «bonnes pratiques» de gestion de projet SI (1 / 2) Thème Pratiques observées Exemples Pré-requis Mener un état des lieux des infrastructures Définir le périmètre à couvrir par la solution envisagée Harmoniser les pratiques a minima sur le périmètre défini, converger au niveau organisationnel Identifier les points critiques (ex. : adhésion des médecins traitants au sein des EHPAD) Expression des besoins Recenser les besoins de l établissement en associant les différents profils d utilisateurs Rédiger un cahier des charges détaillant de manière précise les besoins de la structure et ses exigences Choix d un éditeur Définir des critères de choix précis et discriminants Ne pas s en tenir au critère financier pour le choix (souplesse, évolutivité et pérennité) Choisir un éditeur pouvant répondre aux exigences existantes ou à venir (ex. : DMP compatibilité) Gestion de projet Désigner une chefferie de projet bicéphale (tech./métier) Définir un dispositif de pilotage du projet Faire porter le projet par la Direction Ajuster le calendrier à l évolution du projet 10

11 Des «bonnes pratiques» de gestion de projet SI (2 / 2) Thème Pratiques observées Exemples Progressivité du déploiement Déployer la solution progressivement (par module, par site) Mener des expérimentations dans des sites pilotes avant un déploiement dans l ensemble des établissements Financement du projet Estimer tous les coûts du projet (achat de la solution, coûts de la formation, adaptation de l infrastructure ) Etudier la possibilité de mutualiser les moyens Faire de l investissement dans les SI une priorité Communica- -tion autour du projet Communiquer de manière soutenue au démarrage du projet et à chaque étape Désigner des relais de communication dans chaque établissement Capitaliser sur l expérience des sites pilotes Accompagne- -ment Mettre en place des formations adaptées des utilisateurs Mettre en place des relais formation dans chaque établissement (formation nouveaux entrants ) Accompagner progressivement le changement (transition) 11

12 Un outil de diagnostic de la maturité de son SI 12 12

13 Une condition : les usages Le développement des usages, condition pour générer des impacts sur : L accompagnement Projet Usages Impacts Les ressources humaines L efficience économique Projet SI Un défi pour développer les usages : La création d outils au service de l usager et des professionnels Des outils créés avec eux La prise en compte des nouvelles pratiques professionnelles 13

14 Les autres projets dans le secteur médico-social Le transport des personnes handicapées La généralisation du tableau de bord Les reconversions du secteur sanitaire dans le champ du handicap psychique Les AS-AMP en EHPAD L immobilier des EHPAD PAERPA 14