CONSEIL GENERAL DU VAR 390 AVENUE DES LICES TOULON CEDEX GUIDE DE PROCEDURES. SUBVENTION GLOBALE Fonds Social Européen

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1 CONSEIL GENERAL DU VAR 390 AVENUE DES LICES TOULON CEDEX GUIDE DE PROCEDURES SUBVENTION GLOBALE Fonds Social Européen Contacts : MISSION EUROPE 390 Avenue des Lices BP TOULON Cedex europe@cg83.fr Décembre 2010 Version 1 -

2 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION A - PILOTAGE ET GESTION DE LA SUBVENTION 1 Le Comité Technique FSE 2 Le Comité de Pilotage de la Subvention Globale B MISSION EUROPE : Service instructeur et gestionnaire I LES PISTES D AUDIT I.1 Demande de subvention d un organisme externe au Conseil Général 1 Enregistrement de la demande de concours FSE A Elaboration du projet B Dépôt de la demande de subvention 2- Instruction de la demande A Réception de la demande de subvention B - Instruction de la demande de subvention 3 Programmation du projet en commissions A La Commission Locale d insertion B Commission Unique de Programmation 4 Conventionnement 5 Bilan intermédiaire Contrôle A Bilan intermédiaire B Contrôle 6 - Le bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle 7 - Bilan Final - Contrôle et paiement. 8 L Archivage I.2 - Demande d une subvention FSE de la Direction de l Insertion, Service bénéficiaire 1 Evaluation des besoins 2- Instruction de la demande de subvention 3 Programmation 4 Suivi de l opération 5 Contrôle et Paiement 6 Archivage 2

3 Annexe 1 : la procédure de marché public Annexe 2 : Les divers délais de traitement II LE CONTROLE QUALITE DE GESTION DES DOSSIERS II.1 - L instruction n du 31 juillet 2009 II.2 Contenu du contrôle III APPEL A PROJET FERME A Retrait du dossier B Dépôt du dossier Annexes 3, 4, 5, 6, 7 : Organigrammes Annexe 8 : Lexique 3

4 INTRODUCTION Suite à la signature de la convention cadre 33166, entre l Etat et le Conseil Général du Var en date du 29 septembre 2009, qui établit les modalités de programmation, de suivi et de paiement des fonds provenant de la subvention globale du Fonds Social Européen, le Conseil Général du Var a obtenu la gestion d une subvention globale du Fonds Social Européen, d'un montant prévisionnel de ,00 euros, crédits d assistance technique compris, pour une période de programmation du 1 er janvier 2009 au 31 décembre La subvention globale émarge sur l Axe 3, Mesure 3.1, Sous Mesure du Programme Opérationnel du Fonds Social Européen : Axe 3 - Renforcer la cohésion sociale, favoriser l'inclusion sociale et lutter contre les discriminations Mesure Cohésion sociale Sous - Mesure Appuyer les politiques d'insertion des Départements A ce titre, le Département peut désormais co-financer des projets relevant du Programme Départemental d Insertion et du dispositif «Autonomisation des Commissions Locales d Insertion» en particulier. Ces projets devront tenir compte des orientations énoncées dans le Programme Opérationnel National FSE de gestion de la subvention globale : - Favoriser l accès à l emploi durable - Eviter les ruptures de parcours d insertion professionnelle - Consolider les emplois précaires ou à temps partiel - Accompagner spécifiquement vers l emploi - Favoriser la mobilité géographique des personnes en insertion - Apporter des réponses adaptées aux besoins des entreprises en difficultés économique, de transmission, de qualification du personnel - Développer les formules mixant emploi aidé et action de professionnalisation pour une meilleure intégration dans l entreprise - Développer des réseaux d «entreprises solidaires» pour la gestion prévisionnelle des emplois, l accueil de stagiaires, l information sur les métiers, le parrainage de demandeurs d emplois, le recrutement de personnes en difficulté 4

5 Les projet devront également prendre en compte au moins une des priorités transversales du Programme Opérationnel (l égalité entre hommes et femmes, l intégration des personnes handicapées, l égalité des chances, le vieillissement actif, le développement durable, l innovation, le caractère transnational ou interrégional). Les projets financés sont mis en oeuvre soit par des porteurs de projet associatifs, soit par le Conseil Général lui même, dans le cas de formations ou de prestations exécutées par des prestataires sélectionnés par la procédure marché en vigueur dans la collectivité. Dans ce dernier cas, une organisation particulière doit être observée par les services impliqués dans le système de gestion et de contrôle mis en place pour la gestion de la subvention globale. Cette organisation est régie par les règlements européens et les décrets et instructions nationales. Elle doit permettre la traçabilité des fonds publics et garantir leur bonne utilisation. L animation du dispositif FSE est assurée par deux instances : le Comité de pilotage de la subvention globale et le comité technique. 5

6 A- LE PILOTAGE DE LA GESTION DE LA SUBVENTION GLOBALE 1. Le Comité Technique FSE Ce comité est organisé par le service Mission Europe, (animation et pilotage) il se réunit tous les mois, dans ses locaux. Il est composé de la responsable de la Mission Europe, de l instructeur FSE, du directeur adjoint de la Direction du Développement Social et de l Insertion, de la Chargée du pôle formation et du Chargé de Mission Associations de la DDSI. Il peut éventuellement être élargi, dans les cas d instruction de dossiers nécessitant une information complémentaire, à tout représentant d un service pouvant apporter un éclairage utile. Il a pour objectif de rendre un avis technique sur les dossiers, avis qui sera présenté lors de la commission organique Economie, Enseignement Supérieur et Europe. Ce comité technique permet aussi d échanger entre techniciens sur la faisabilité des actions, leur opportunité, la possibilité de financement. 2. Le Comité de Pilotage de la subvention globale Ce comité est composé de : le Président de la Commission Europe le Président de la Commission des Affaires Sociales le Directeur du Développement Social et de l Insertion, le Directeur des Finances et de l Assemblée le Responsable de la Mission de Contrôle de Gestion Externe le Gestionnaire de la Subvention globale, Mission Europe le Directeur de l Agriculture, du Développement Rural et de l Europe Ce comité assure le suivi financier et administratif de la gestion de la subvention globale. Il est chargé de faire appliquer les corrections à apporter sur le système de gestion. Les membres du comité sont tenus de les répercuter dans leur service ou leur direction. 6

7 Il se réunit suivant une périodicité annuelle ou bisannuelle, ou sur la demande d un des membres dans le cas d un problème récurrent dans le système de gestion ou dans le suivi des procédures établies. Il se réunit également après un contrôle interne ou externe, qui peut donner lieu a des modifications dans l organisation ou la gestion des procédures mises en place. La réunion de ce comité est organisée par la Mission Europe et a lieu dans ses locaux. Ce comité a également pour mission de valider : - le rapport annuel d exécution (qui doit être transmis avant le 30 avril de chaque année), - le rapport annuel de fin de programmation, - le rapport annuel des contrôles exécutés par la Mission Europe 7

8 B. La Mission Europe, service instructeur et gestionnaire de la subvention globale La gestion de la subvention globale est mise en œuvre par trois personnes au sein de la Mission Europe : le responsable de la Mission Europe (gestionnaire) (0.25 ETP), et deux chargés de mission instructeur FSE (2 ETP), en relation étroite avec la Direction des Finances et de l Assemblée. Le suivi de la programmation des fonds est assuré au moyen des tableaux de bord mis en place et de l application Presage : initiées par le cadre, les réunions du Comité Technique et du Comité de pilotage sont les fiches des indicateurs de résultats et de suivi des réalisations physiques et financières sont transmises au service gestionnaire par les porteurs de projet, et par la Direction opérationnelle dans le cas où elle est bénéficiaire des fonds FSE. Ces données sont communiquées à l Autorité de gestion, à chaque déclaration de dépenses, la gestion budgétaire : une comptabilité séparée est une obligation prescrite par la réglementation communautaire (art.58, 60, 61 du Règlement Cadre, art. 14 du Règlement d Application) pour la gestion financière de la subvention globale. Les lignes budgétaires dédiées au FSE sont créées : * Mission Europe (service gestionnaire) - lignes dépenses : D28798 pour le compte , et D28799 pour le compte ligne recettes : R21220 pour le compte * Direction du Développement Social et de l Insertion (service bénéficiaire) - ligne recettes : R21293 pour le compte 7473 Les lignes dédiées au FSE permettent de visualiser les transactions entre les deux Directions dans le cas où ce service est le bénéficiaire des fonds (Piste d audit 2 : prestations). Les applications SEDIT Marianne et E-subvention sont les outils de gestion financière du département. Elles permettent un suivi permanent 8

9 des fonds qui seront engagés et mandatés que ce soit pour la piste d audit 1 (subvention) ou pour la piste d audit 2 (prestations) par le responsable du budget de la Direction des Finances et par le cadre gestionnaire de la Mission Europe. La gestion budgétaire et financière est assurée par la cellule FSE de la Mission Europe et supervisée par le responsable de la Mission Europe sous l autorité du Directeur de l Agriculture, du Développement Rural et de l Europe en relation avec la Direction des Finances et de l Assemblée. Concomitamment au système comptable et financier mis en place en interne par le Conseil Général, l application Presage est l outil de gestion national des fonds structurels. Chaque phase du dossier fait l objet d une mise à jour sur l application. Elle permet également d éditer la liste des opérations relevant de la subvention globale à l appui de chaque déclaration de dépenses transmise au Préfet de Région. Les saisies seront effectuées par la Mission Europe. Le rapport annuel d exécution est transmis avant le 30 avril de chaque année à l autorité de gestion, et un rapport final d exécution à l échéance de la convention, selon un contenu type annexé à la convention de subvention globale. Une évaluation spécifique de la subvention globale, cofinancée sur les crédits d assistance technique, sera menée par un prestataire à l issue de la période de réalisation de la convention de subvention globale. 9

10 I. LES PISTES D AUDIT I.1. Demande de subvention Fonds Social Européen d un organisme externe au Conseil Général 1- Enregistrement de la demande de concours FSE A) Elaboration du Projet : L organisme externe élabore un projet concernant une action en direction des allocataires du Revenu de Solidarité Active et en adresse un exemplaire à la Direction du Développement Social et de l Insertion. Le secrétariat de la Direction du Développement Social et de l Insertion retourne un accusé de réception, en mentionnant les coordonnées de l Animateur Local d Insertion du territoire concerné par l action et envoie une copie du projet à celui-ci. A ce stade de pré-instruction, la Mission Europe peut apporter son aide à la Direction du Développement Social et de l Insertion et notamment rencontrer le porteur de projet. L Animateur Local d Insertion proposera, si besoin, une rencontre avec la Mission Europe pour une aide au montage du dossier de demande de subvention. Ce projet devra tenir compte des orientations énoncées dans le Programme Opérationnel National FSE et notamment des critères d attribution du dispositif «autonomisation des commissions locales d insertion» et de la subvention globale (énumération en introduction). 10

11 Le projet devra prendre en compte au moins une des priorités transversales du Programme Opérationnel telles que l égalité entre hommes et femmes, l intégration des personnes handicapées, l égalité des chances, le vieillissement actif, le développement durable, l innovation, le caractère transnational ou interrégional. Dans le cas d une possibilité de cofinancement FSE, l animateur local d insertion informe le porteur de projet sur les contraintes et les obligations liées à tout bénéficiaire d une subvention européenne (comptabilité séparée, publicité, indicateurs de résultats, contrôles de la Mission Europe). L animateur local d insertion indique au porteur de projet la possibilité de télécharger les formulaires de demande de subvention FSE sur le site internet du Conseil Général du Var : B) Dépôt de la demande de subvention : L organisme externe, oeuvrant dans l insertion, élabore un projet finalisé respectant les critères d attribution. Une demande de subvention au Conseil Général et une demande de concours FSE sont déposées avec le budget prévisionnel et les pièces obligatoires, à la Mission de Contrôle de Gestion Externe (MCGE) dont les coordonnées sont indiquées sur les formulaires. Le dossier complet est traité en priorité sur la base interne E-subvention par la Mission de Contrôle de Gestion Externe. La MCGE examine la complétude du dossier : 1- il manque des pièces : envoi de la lettre type (voir annexes) pour réclamer les pièces manquantes et délivrance de l attestation de dépôt. 2- le dossier est complet : une fiche d enregistrement E-Subvention est éditée. 11

12 La MCGE assure la fonction Guichet. Un accusé de réception du dossier est édité et envoyé au porteur de projet. Un exemplaire du dossier complet est transmis à la Mission Europe. 12

13 2- Instruction de la demande de concours FSE A Réception de la demande de subvention FSE : A réception du dossier envoyé par la MCGE, la Mission Europe vérifie la disponibilité des fonds FSE au moyen des tableaux de bord financiers et saisit sur Presage le plan de financement (ressources et postes de dépenses prévus). Une information est donnée au référent FSE de la Direction du Développement social et de l Insertion en comité technique, sur la recevabilité de la demande FSE et un point est fait sur l état d engagement des fonds FSE. Un dossier papier unique est créé par la Mission Europe. Le chargé de mission instructeur FSE de la Mission Europe assure l instruction du projet. B Instruction de la demande de subvention FSE : B.1 Priorités transversales Une vigilance particulière sera portée à l égalité femmes/hommes dans les projets. Les femmes doivent avoir la possibilité d intégrer, au même titre que le public masculin, des actions, des formations qualifiantes qui traditionnellement sont dévolues aux hommes. Une grille type pour apprécier ce critère a été fournie par l Etat et sera à renseigner pour chaque dossier. A ce sujet, une entrée purement centrée sur le caractère uniquement féminin du public ciblé n est pas forcément un critère suffisant. 13

14 B.2 Plus Value La plus value FSE sur le projet et sur le territoire doit également être évaluée et explicitée, ceci afin d éviter de cofinancer des actions déjà mises en œuvre par le droit commun. B.3 Plan de financement et dépenses éligibles Le plan de financement prévisionnel ne sera recevable que s il fait apparaître la totalité des dépenses. Dépenses éligibles au titre du FSE (décret du 4 septembre 2007) : - les dépenses directes de personnel, de fonctionnement directement rattachées à l opération (achats et fournitures, publications communications, locaux, entretien, déplacements, missions, frais postaux, dotations aux amortissements), les prestations externes directement liées et nécessaires à l opération (coûts facturés pour l intervention de prestataires externes à l organisme spécifiques à l opération), les dépenses liées aux participants à l opération (rémunérations chargées, frais d hébergement, de restauration et de transport). - les dépenses indirectes de fonctionnement («frais généraux») : l instruction DGEFP n du 2 août 2010 relative à la forfaitisation des coûts indirects des opérations recevant des crédits du Fonds Social Européen au titre du Programme Opérationnel National de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» précise les modalités de prise en charge, sur une base forfaitaire, des coûts indirects. (ce régime s inscrit dans les dispositions de l article 11-3 bi du règlement (CE) n 1081/2006). Ce régime est strictement borné à l ensemble des opérations mises en œuvre par voie de subvention et d un montant de dépenses totales inférieur ou égal à

15 La part des dépenses indirectes d une opération est établie à hauteur de 20% des dépenses directes justifiées, déduction faite des achats de prestations de services externalisées contribuant directement à sa réalisation. La justification des coûts indirects sur une base forfaitaire dispense les organismes bénéficiaires de la présentation de leurs comptes certifiés en appui des demandes de remboursement de la participation FSE. L instruction DGEFP n du 2 août 2010 exclue certaines catégories d opérations de l application du régime de forfaitisation des coûts indirects. Il s agit : - des opérations ne générant par construction aucune dépense indirecte - des opérations correspondant à l intégralité de l activité de la structure pour la période considérée - les opérations portées par l AFPA. - Les opérations portées par les missions locales et les PAIO - Les opérations portées par les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA). Pour toute opération financée par voie de subvention supérieure à ainsi que les opérations énumérées ci-dessus, les dépenses indirectes sont calculées sur la base des dépenses réelles justifiées du bénéficiaire, après application d une clé de répartition appropriée permettant de rendre compte de la part de l opération dans l activité globale de l organisme. Cette clé reposera exclusivement sur des éléments physiques, généralement liés aux heures ou aux journées de travail des personnels intervenant dans la mise en œuvre de l opération. Les autres dépenses telles que les frais financiers, sauf les frais liés à l ouverture et à la gestion du ou des compte(s) séparé(s) pour la mise en œuvre d une opération cofinancée, les provisions, le coût d achat des équipements amortissables et des biens immobilisés (matériel, constructions, terrains) le salaire des fonctionnaires, les commissions et 15

16 indemnités extralégales accordées au personnel, la TVA récupérable, ne sont pas éligibles. B.4 Recettes attendues La totalité des ressources doit être stipulée dans le plan de financement : la partie FSE, les cofinancements publics et privés et les autres recettes. L instructeur statuera sur la recevabilité des ressources mobilisées au regard de différents critères : - leur objet coïncide avec le périmètre du projet - elles ne sont pas attribuées pour une période excédant la durée de réalisation prévue - elles ne résultent pas de ressources communautaires, quel que soit le fonds mobilisé Les recettes liées à la réalisation de l opération doivent figurer dans le plan de financement comme ressources rattachées, pour tout ou partie, selon qu elles sont générées entièrement ou partiellement par l opération ; elles sont déduites du total des dépenses éligibles (instruction DGEFP n du 6 octobre 2008). Nb : Les certificats ou lettres d intention des co-financeurs doivent être présentes dans le dossier au plus tard avant le premier paiement. B.5 Obligations du Porteur de Projet : L instruction doit faire apparaître les capacités administratives et financières du bénéficiaire à respecter les obligations particulières de la bonne gestion des fonds publics provenant d une subvention FSE, et notamment : - la tenue d une comptabilité séparée des dépenses et des ressources liées à l opération. Le bénéficiaire est ainsi en capacité d isoler au sein de sa comptabilité générale les charges et les produits liés à l opération, à minima par enliassement des pièces justificatives correspondantes accompagnées de la liste détaillée des dépenses et des ressources et 16

17 d une note explicitant les calculs permettant le passage de la comptabilité générale au budget réalisé de l opération (clé de répartition) (règlement 1083/2006 art.60), - la mise en œuvre des mesures de publicité sur l intervention du FSE auprès des bénéficiaires ultimes. Lorsqu une opération bénéficie d un financement au titre d un programme opérationnel cofinancé par le FSE, le bénéficiaire s assure que les participants à l opération ont été informés de ce financement. Le projet doit faire apparaître les outils qui seront utilisés pour cela (règlement de CE article 8). - la soumission aux contrôles administratifs, financiers et techniques sur pièces et/ou sur place par tout agent habilité à le faire. (Mission Europe, Direction régionale du Travail et de la Formation Professionnelle, Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles), - la production de bilans d exécution (intermédiaire et final), aux dates prévues par la convention et au moyen des modèles établis par l Autorité de Gestion, portant le cachet de l organisme, la date à laquelle a été établi et signé le bilan par le responsable de l organisme ayant capacité à l engager juridiquement, - la communication des indicateurs d après les tableaux D1,D2 et D3 annexés à la demande de subvention. Il est nécessaire dès le début de l action de se doter d outils de suivi (formulaire adapté, base de données pour les bénéficiaires ), - la production des justificatifs des dépenses acquittées. Le caractère acquitté des dépenses résulte de la production d une liste de pièces de dépenses visée par un Commissaire aux comptes ou un expert comptable externe à la structure bénéficiaire. Seules les dépenses réellement encourues par le bénéficiaire peuvent être retenues. - La conservation du dossier unique contenant tous les documents relatifs à l opération. Les pièces justificatives doivent être conservées jusqu à 17

18 la date limite à laquelle sont susceptibles d intervenir les contrôles, soit trois ans après le dernier versement de l aide communautaire effectué par la Commission européenne auprès de l Autorité de Gestion du Programme Opérationnel, soit à titre prévisionnel jusque fin

19 3 - Programmation du Projet en Commissions A Commission Locale d Insertion Après évaluation du projet, l animateur local d insertion programme le dossier en Commission Locale d Insertion, à laquelle peut assister, selon l ordre du jour, la Mission Europe (Voir Procédure Commissions Locales d Insertion). La CLI joue le rôle de comité de sélection (pré-comité sur Presage). Un représentant de l Etat (Direction départementale du Travail de l emploi et de la Formation professionnelle ou Direction Régionale du Travail, de l emploi, et de la Formation Professionnelle) est invité lors des réunions des commissions et il est destinataire du compte rendu, ainsi que la Mission Europe. Les membres de la CLI disposent, outre des principaux éléments du projet fournis par l ALI, des fiches techniques synthétiques ; ces fiches sont élaborées par l instructeur de la Direction du Développement Social et de l Insertion d après l évaluation de l ALI et du dossier de demande subvention de l organisme externe. Le dossier comporte l avis de l instructeur. Tous les projets présentés en CLI ne seront pas automatiquement cofinancés par le Fonds Social Européen. Si la structure porteuse du projet s avère trop fragile, ou incapable d assumer les obligations, il sera préférable de l orienter vers une demande sans cofinancement FSE. La Commission Organique est saisie par la Mission Europe pour présentation du/des projets. Les délais d instruction pour un projet (de la réception du dossier et de l enregistrement au guichet, à la programmation en Commission Locale d Insertion) ne doivent pas excéder trois mois. 19

20 Documents utilisés : ordre du jour CLI, avis CLI, compte rendu, fiches techniques FSE et Direction du Développement Social et de l Insertion. Le compte rendu de la réunion avec les avis de la CLI sur les projets, est adressé en copie à la Mission Europe. Avis favorable sur un dossier La Direction du Développement Social et de l Insertion procède à l engagement comptable de la subvention Conseil Général sur le logiciel interne financier, rédige la convention et la délibération, et les programme en Commission Permanente. Les actes attributifs des fonds Conseil Général, sont nécessaires à la programmation des fonds FSE. En cas d urgence, une lettre d intention signée du Président du Conseil Général est suffisante. Tous les projets déposés auprès de la Mission Europe font l objet d une instruction. B Commission Régionale Unique de Programmation La Mission Europe procède à l engagement comptable du montant FSE prévu dans le budget du projet et saisit les informations sur Presage avec son avis motivé sur le dossier et celui du comité de sélection. Le dossier est ensuite programmé en Commission Régionale Unique de Programmation pour information. La liste des opérations et les avis sont transmis au secrétariat de la CRUP 15 jours au moins avant la date de réunion la Commission. Délais : Pour respecter des délais raisonnables, les dates de passage en Commission Locale d Insertion, en Commission Régionale Unique de Programmation et en Commission Permanente doivent s étaler sur un maximum de 6 mois. 20

21 4 - Conventionnement Après l avis de la Commission Régionale Unique de Programmation, la Mission Europe rédige la délibération, le projet de convention et les annexes techniques, présente le dossier en Commission Organique et le programme en Commission Permanente. (voir procédures logiciels internes). A Elaboration de la Convention : La convention est élaborée en accord avec le porteur de projet. Elle doit inclure l ensemble des éléments administratifs, techniques et financiers caractérisant l opération : - les dates de démarrage et de fin, avec obligation de prévenir la Mission Europe de tout retard ou modification ; - les moyens humains et techniques, le budget prévisionnel complet et détaillé par poste de dépenses. L annexe technique comprend une description d ensemble portant sur les objectifs poursuivis, les modalités d exécution, la méthodologie et le calendrier de réalisation, les modalités de suivi et de pilotage. Elle comprend également les éléments relatifs aux conditions de mise en œuvre dont la quantification des résultats attendus, en lien avec les indicateurs de réalisation, les moyens humains et matériels mobilisés, et les indications nécessaires pour assurer un rapprochement entre les moyens mobilisés et les résultats attendus. La convention prévoit également les modalités de paiement de la subvention ainsi que les dates de production des bilans et la liste des pièces demandées. Elle fait également état des obligations du bénéficiaire en matière de publicité, de soumission aux contrôles, et de la tenue d une comptabilité séparée. En dernier lieu, la convention doit mentionner les procédures à suivre en cas de litige ou de résiliation. 21

22 Le système de conventionnement est dématérialisé avec la base Air 3Délib. (voir procédures logiciels internes). La rédaction des actes, l annexion des pièces obligatoires et la présentation en commission organique, la programmation en Commission Permanente se font via cette base. La Mission Europe présente les dossiers en Commission Organique (Economie, Enseignement Supérieur et Europe) pour information avant passage en Commission Permanente. Les services de la Commission Permanente et la Commission Préparatoire vérifient les dossiers sur l aspect formel et juridique. Les corrections s il y a lieu sont effectuées en lien avec le service instructeur. Les dossiers sont présentés en séance par le Président du Conseil Général aux membres de la Commission Permanente pour examen et vote. Les délibérations sont mises à jour après la séance. Toutes les délibérations sont signées par le Président et transmises à la Préfecture du Var pour le contrôle de légalité de l acte. Une copie est ensuite adressée au service instructeur. Le procès verbal de la séance rédigé par le service Commission Permanente et signé par le Président, est également envoyé au service instructeur. La lettre de notification de la décision est envoyée le jour de la séance, au bénéficiaire. Après réception de la délibération autorisant le Président à signer, la convention référencée est téléchargée sur le logiciel interne, puis envoyée en trois exemplaires au représentant de l organisme bénéficiaire pour signature. Dès retour des documents signés, ceux-ci sont transmis au Président du Conseil Général pour signature finale. Un exemplaire de la convention dûment signée et une lettre de notification sont ensuite envoyées au représentant de l organisme externe. Pour clôturer l instruction, un exemplaire de la convention et un exemplaire de la délibération de la Direction du Développement Social et de l Insertion sont conservés dans le dossier. 22

23 La Mission Europe saisit dans Presage les décisions de la Commission Permanente et envoie la liste des bénéficiaires d une subvention FSE : - au Service Agriculture, service bénéficiaire de l axe 5, chargé de la mise en œuvre de la prestation : «contrôle qualité gestion des dossiers», - à la Direction de la Communication pour une mise à jour de la page Internet dédiée au Fonds Social Européen, La Mission Europe fait procéder par la Direction des Finances et de l Assemblée au mandatement de l avance prévue dans la convention FSE (piste d audit 1) après réception de l attestation de démarrage de l action. La Direction des Finances et de l Assemblée envoie une copie des bordereaux de mandat à la Mission Europe. Ce mandatement s exécute sur le logiciel financier SEDIT. En parallèle, le dossier est transmis au payeur départemental qui procède, après vérification, au virement de l avance ou du solde de la subvention sur le compte du bénéficiaire. Documents utilisés : convention CG, délibération, lettre de notification, bordereau de transmission, liste des bénéficiaires, fiche de liaison DFA, bordereau de mandat. Délai de paiement au bénéficiaire à partir de la signature de la Convention : 45 jours maximum 23

24 5 - Bilan intermédiaire - contrôle - paiement Durant l action : Comme prévu dans la convention FSE, l organisme externe informe la Mission Europe du commencement de l action par courrier, de tout retard dans son déroulement et si besoin est, demande l appui technique de l animateur Local d insertion. A Bilan intermédiaire A mi parcours de l action (si cela est prévu dans la convention, ou à son initiative), l organisme externe fournit un bilan intermédiaire de ses activités motivant une demande de remboursement FSE. Ce bilan doit répondre aux objectifs posés dans la Convention et ses annexes, en terme de résultats qualitatifs et quantitatifs à mi parcours de l action. Il doit être appuyé par des preuves matérielles : listes d émargement, planning des différentes phases de l action, des formateurs, formulaires individuels pour les bénéficiaires ultimes détaillant leur situation administrative élaborés suivant les items des indicateurs de résultats annexés à la convention. Le bilan qualitatif doit se référer à des bilans de compétences, des enquêtes menées auprès des bénéficiaires sur l évolution, au cours de l action, de leur situation familiale, administrative, professionnelle. Tous ces éléments justificatifs doivent être tenus à disposition de la Mission Europe qui effectuera une visite sur place accompagnée de l animateur local d insertion en cours d action, ou de tout autre contrôleur externe habilité. Le bilan intermédiaire doit également permettre d estimer le taux de réalisation de l action à ce moment là et permet au bénéficiaire de demander un aménagement des conditions techniques et financières 24

25 d exécution de l opération et notamment un report de tout ou partie des dépenses non réalisées au titre de la période écoulée. Un avenant à la convention initiale doit alors être conclu. Au bilan intermédiaire, l organisme externe peut donc faire une demande d acompte sur la subvention FSE qui devra être au moins égale à 10% du montant communautaire conventionné (lettre de demande à conserver au dossier). Quelque soit le bilan et avant tout paiement, la Mission Europe, service gestionnaire, est tenue de procéder au contrôle de service fait du bilan fourni avant de pouvoir déterminer le montant de la subvention communautaire due. Tout contrôle de service fait repose sur l examen systématique de toutes les pièces justificatives des dépenses réellement encourues et acquittées pour l ensemble des bilans, ainsi que les informations reportées sur la fiche de visite sur place. (instruction DGEFP n du 6 octobre 2008). B - Contrôles B.1. Contrôle des pièces justificatives Le contrôle du bilan intermédiaire prend la forme d une vérification administrative et comptable de celui-ci ainsi que des pièces justificatives ; la première étape est la vérification du périmètre matériel et temporel de l opération ; la deuxième est la vérification des modes de comptabilisation des dépenses directes et le cas échéant, des clés de répartition appliquées aux dépenses indirectes. La dernière étape consiste en l examen des pièces justificatives comptables mises à disposition par le bénéficiaire. Les éléments suivants doivent accompagner le bilan intermédiaire : la liste des pièces justificatives par poste et catégorie de dépenses telle que prévue par la convention relative à l octroi de la subvention qui figure impérativement dans le bilan d exécution, 25

26 toutes les pièces justificatives afférentes à l ensemble des coûts, ainsi que celles attestant des conditions matérielles de réalisation des actions, une liste des dépenses réalisées, acquittées, avec les références des pièces justificatives de leur acquittement, visée par le commissaire aux comptes ou l expert comptable externe à l organisme. Les dépenses ne peuvent être éligibles que si elles sont acquittées à la date de production du bilan. la mention acquittée doit être portée sur chaque facture par le fournisseur, une note explicative de la clé de répartition utilisée pour les dépenses indirectes ; B.2. la visite sur place: L instructeur FSE de la Mission Europe accompagné éventuellement de l animateur local d insertion, effectue une visite sur place soit, en prévenant le bénéficiaire, soit de manière inopinée. La visite sur place a pour objet de vérifier le bon déroulement de l action au regard de la convention, le respect des obligations de publicité liées au financement communautaire, la régularité des conditions de suivi de l opération et d archivage des pièces justificatives. Elle permet également d identifier tout écart significatif sur la réalité matérielle et physique et d apporter les corrections nécessaires, avant la clôture et de faire dans ce cas, la demande de l établissement d un avenant au service gestionnaire, la Mission Europe. Cette visite sur place est consignée dans un rapport et entraîne la délivrance d'un «avis de conformité» ou de «conformité sous réserve» de la mise en place des mesures correctives. Dans le cas d un «avis de non conformité», la Mission Europe peut procéder à la résiliation totale ou partielle de la convention. La liquidation de la participation communautaire est réalisée sur la base des seules 26

27 dépenses justifiées, directement rattachées à l opération et des ressources attestées. (instruction DGEFP 2008/16 du 6 octobre 2008). Le rapport de visite fait partie intégrante du Contrôle de Service Fait. B.3. Contrôle de Service Fait et Paiement La Mission Europe procède au Contrôle de Service Fait d après les documents du bilan intermédiaire de l organisme, la fiche de visite sur place et la convention FSE. Les saisies sur Presage sont effectuées en parallèle. L autorité de certification contrôle le certificat. Dans le cas où le dossier, après CSF, n a pas donné lieu à des corrections ou à un avenant, et que le montant de l acompte demandé correspond à des dépenses réelles, acquittées et éligibles, il est demandé à la Direction des Finances et de l Assemblée de procéder au mandatement. Le bordereau contenant les références du mandat est transmis en retour. La Mission Europe informe l association bénéficiaire du montant de l acompte et son mode de calcul. Le total de l avance et des acomptes demandés au titre d une tranche d exécution ne peut excéder 80 % de la participation communautaire maximale attribuée. 27

28 6 - Le bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle Le bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle (dans le cas d opérations pluriannuelles) est soumis aux mêmes exigences qu un bilan final. Il doit être fourni dans les 4 mois qui suivent la fin de la tranche concernée. Les certificats de cofinancement doivent être inclus dans le dossier, si possible au moment du dépôt de la demande ou au plus tard, lors du premier versement de la participation FSE. Comme cela est précisé dans la convention, dans le cas où l organisme est dans l impossibilité de joindre les actes attributifs au moment du bilan, le bénéficiaire s engage à produire dès que possible, un état récapitulatif certifié exact attestant de l ensemble des cofinancements nationaux et des recettes directes effectivement perçues au titre de l opération financée, mais cela ne le dispense pas de produire le bilan à la date prévue. De même, le fait que les comptes de l année n aient pas encore été certifiés par le commissaire aux comptes n est pas un motif légitime pour retarder la production du bilan. La production du bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle et le bilan final sont soumis à des délais stricts. Dans le cas de non production du bilan dans les temps impartis, la Mission Europe peut entamer une procédure de résiliation de la convention. (guide DGEFP du candidat FSE - février 2009). 28

29 7 - Bilan Final - Contrôle et paiement. A Bilan final A.1. Contrôle de Service Fait : Dans les quatre mois qui suivent la fin de l action, le bénéficiaire doit transmettre, à la Mission Europe, le bilan final de l action (qualitatif, quantitatif, financier) au plus tard le 30 avril de l année N+1 qui doit comporter outre la demande de solde de la subvention : les indicateurs renseignés prévus dans les annexes de la convention FSE, le bilan d exécution un état récapitulatif détaillé de la totalité des dépenses éligibles retenues acquittées et certifiées au titre de la convention, et tous les justificatifs prévus dans la convention. les actes attributifs des co-financeurs, un état des cofinancements publics réellement encaissés à la date de la demande de solde. La preuve de l acquittement des dépenses est fondée sur : la production des factures acquittées, ou le relevé bancaire faisant apparaître le mouvement financier correspondant, ou la liste des pièces de dépenses visée par le commissaire aux comptes ou un expert comptable externe à l organisme. (instruction DGEFP n du 6 octobre 2008). L instructeur FSE en charge du dossier effectue son évaluation finale en se rendant sur place si besoin, en vérifiant les pièces comptables, les justificatifs financiers et les éléments administratifs prouvant le bon déroulement de l opération. Le Contrôle de Service Fait assuré par l instructeur FSE de la Mission Europe doit répondre à l instruction n du 6 octobre 2008 de la Direction Générale à l Emploi et à la Formation Professionnelle qui découle des dispositions de l article 60 du 29

30 règlement du Conseil n du 11 juillet 2006 et de l article 13 du règlement de la Commission n du 8 décembre Il porte sur l ensemble des demandes de remboursement adressées par les bénéficiaires au titre des acomptes ou des soldes. Suivant cette instruction, le Contrôle de Service Fait est une vérification administrative et comptable du bilan qui a été établi par le bénéficiaire ainsi que des pièces justificatives qui l accompagnent. Ces éléments permettent de calculer le montant de la participation FSE qui correspond à la différence entre les dépenses réelles justifiées et les ressources reçues au titre des contreparties, dans le respect du taux d intervention maximum et du montant maximum conventionné. La Mission Europe procède à la vérification d une part de la complétude du dossier de demande de solde et d autre part à celles des pièces justificatives. Il doit y avoir dans le dossier des preuves de la publicité du financement FSE pour le projet. La plus value de l opération doit également être démontrée, ainsi que la prise en compte d au moins une priorité transversale. La cohérence des éléments entre la convention, l évaluation des actions et le bilan final de l organisme externe est également vérifiée. A.2. Paiement : Le contrôle des documents ne dénote pas d irrégularités ou d erreurs sur les résultats attendus et le bilan final : l instructeur FSE calcule le montant FSE dû en se basant sur l analyse des dépenses, des ressources, de l ajustement du plan de financement, la vérification du respect du régime d encadrement des aides et celui des obligations de publicité. Dans tous les cas, la subvention correspondra à la différence entre le total des dépenses réalisées au titre de la réalisation des actions sélectionnées et le total des ressources nationales mobilisées (contreparties externes publiques ou privées et la part d autofinancement du bénéficiaire). Le FSE sera toujours plafonné à hauteur du montant et du taux 30

31 d intervention conventionné, appliqué au total des dépenses éligibles justifiées et ne pourra être supérieur à celui visé dans la convention. Le Certificat de Contrôle de Service Fait signé par le gestionnaire de la subvention globale, la Mission Europe, et les saisies sur Presage sont ensuite contrôlés par l autorité de certification. La copie du certificat est classé dans le dossier unique. Le montant du FSE calculé est notifié par courrier au porteur de projet bénéficiaire de la subvention. A la suite du CSF, la Mission Europe demande le mandatement de la subvention à la Direction des Finances et de l Assemblée qui lui renvoie après exécution, le bordereau du mandat qui sera classé dans le dossier unique. Un récapitulatif des sommes mandatées pour chaque dossier est envoyé au payeur départemental, pour qu il les vise avec les dates correspondant aux paiements. 31

32 A.3. Irrégularités constatées Toute opération de Contrôle de Service Fait donne lieu à la production d une fiche de contrôle de service fait circonstanciée faisant état des différentes vérifications opérées et des résultats obtenus à chaque étape ainsi que la correction éventuelle des montants déclarés au titre des dépenses et/ou des ressources de l opération ; ce travail conduit à entériner ou à modifier le paiement FSE demandé (instruction DGEFP n du 6 octobre 2008). Dans le cas où le contrôle des documents de la demande de solde fait apparaître des irrégularités non respect des obligations du bénéficiaire, lacune dans les résultats attendus dans la convention, taux d exécution inférieur à celui prévu, dépenses déclarées qui ne sont pas éligibles, incohérences : le service gestionnaire notifie à l organisme externe, les résultats du contrôle et les répercussions sur le versement du solde de la subvention. Le bénéficiaire peut émettre une contestation telle qu il est prévu dans la convention initiale. La notification peut également inclure une demande d informations complémentaires et/ou un rendez vous sur place afin d approfondir le contrôle. Si le bénéficiaire est en mesure d apporter des éclaircissements ou des compléments d informations aptes à faire modifier le calcul du FSE en sa faveur, la Mission Europe valide le Contrôle de Service Fait et fait procéder au mandatement du solde de la subvention par la Direction des Finances et de l Assemblée. Dans le cas contraire, le montant FSE attribué sera celui calculé initialement. Le montant FSE peut également se trouver minoré en cas de sur financement. Le montant de l avance et celui du ou des acomptes payés en année N ne peut être supérieur à 80 % du montant initial prévu dans la convention. 32

33 Si le montant de l avance et des acomptes est supérieur au montant calculé au bilan final, le porteur de projet est averti par courrier qu une procédure de recouvrement d indu va être engagé. Un délai de 15 jours lui est donné à partir de la réception du courrier pour demander un débat contradictoire, puis un titre de recette est émis à son encontre par la Direction des Finances et de l Assemblée sur demande de la Mission Europe. Après le versement du solde et le renseignement des indicateurs de résultats, le dossier unique peut être archivé. 33

34 8 - Archivage Les dossiers complets sont archivés à la Mission Europe, 11 rue Racine à Toulon, conservés durant 5 ans dans ce service et transférés ensuite aux archives départementales à Draguignan, jusqu en (voir procédure CG archivage) Dès la demande de concours, le dossier papier unique est créé avec la grille d archivage renseignée au fur et mesure de la réception des pièces. Le dossier est archivé après avoir vérifié, qu il comporte tous les éléments requis définis dans la grille d archivage. Les documents suivants doivent figurer dans le dossier : - demande de subvention et ses annexes, - l attestation de dépôt, courriers de demande de pièces complémentaires s il y a lieu, - attestation de recevabilité, avis de la CLI, - courrier de notification de l attribution de l aide, - convention et annexes, - bilans intermédiaire et final et annexes, notamment les pièces justificatives des dépenses, la notice explicative des clés de répartition, les attestations de versement des co-financeurs, les avis de paiement des acomptes et du solde, - documents de suivi des réalisations physiques de l opération, - justificatifs des dépenses, documents relatifs à l obligation de publicité. Cette liste est non exhaustive. La qualité de l archivage doit permettre à tous les auditeurs ou contrôleurs habilités de retracer, après la fin de l opération, chaque étape de la piste d audit. (services Etat de l Autorité de Gestion, (DRTEFP) prestataire effectuant le contrôle qualité gestion, membre de la Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (CICC), Commission Européenne (DG Emploi). 34

35 I.2. Demande de subvention FSE de la Direction du Développement Social et de l Insertion, Service bénéficiaire 35

36 PRESENTATION DES ETAPES RELATIVES A LA PROGRAMMATION AU SUIVI ET AU CONTROLE DES OPERATIONS MISES EN ŒUVRE PAR VOIE DE MARCHE PUBLIC (instruction du 27 juillet n ) ETAPE Tâches à la charge du service gestionnaire Mission Europe Tâches à la charge du service bénéficiaire Direction du Développement Social et de l Insertion Outils FSE 1 Pré analyse et expression du besoin Elaboration du cahier des charges Elaboration et transmission d un dossier de demande de financement comprenant projet du dossier de consultation des prestataires (CCAP, cahier des charges techniques, règlement de consultations) Imprimés de demande de subvention FSE + annexes 2 Attestation de recevabilité 3 Instruction du dossier de demande de financement ; élaboration du rapport d instruction ; inscription à l ordre du jour des commissions CRUP, CO et CP Publication du dossier de consultation Sélection du ou des titulaires du Marché Rapport type d instruction relatif à un achat de prestation (Phase 1 : vérification de l éligibilité de l opération, analyse du plan de financement, conformité des conditions d exécution du marché Phase 2 : le contrôle porte exclusivement sur la conformité du dossier d engagement au regard des obligations de gestion, suivi et contrôle, liées au financement FSE) Mentions obligatoires liées au soutien éventuel de l UE à faire figurer dans les pièces contractuelles du marché 36

37 4 Notification au service bénéficiaire de la décision relative à l attribution des crédits FSE Documents internes CG : délibération et lettre de notification 5 Notification au titulaire des actes d engagement marché, de l acte d engagement signé par le Président CG Mentions obligatoires liées au financement UE (mention de la participation du FSE et du programme concerné, obligations de publicité, conservation des pièces, production des indicateurs de résultat) 6 Vérification du ou des actes d engagement 7 Suivi en cours d exécution 8 Visites sur place en cours d exécution Rapport type de visite sur place 9 Demande de paiement intermédiaire de la participation communautaire Contrôle de service fait, examen des pièces 10 justificatives comptables et non comptables. Acceptation de tout ou partie de la proposition de paiement 11 Demande de paiement du solde de la participation communautaire Document interne CG : courrier Document interne 12 Archivage du dossier unique Archivage du dossier unique 37

38 1) Evaluation des besoins La volonté du Conseil Général d être le plus efficient possible a conduit à la territorialisation de sa politique. La création de huit maisons départementales sur chacun de ses territoires permet de favoriser la concertation et l écoute du terrain. La tenue régulière de conférences territoriales rassemblant l ensemble des partenaires locaux permet d une part un diagnostic très précis des points forts et faibles et d autre part, de définir les orientations et le type d actions à engager à court et long terme pour assurer un développement durable de chacun des territoires. Ces diagnostics et orientations sont publiés sur le site Internet du CG. Les Commissions Locales d Insertion, autre outil de la politique du département, où siègent des représentants d entreprises privées, de chambres consulaires, du Pôle Emploi qui sont à même de servir de relais d information entre le monde économique et le service public, permettent également une analyse des besoins des entreprises locales en matière de personnels qualifiés. L entrée du Fonds Social Européen dans ce dispositif apporte une dimension supplémentaire. Outre le fait qu il donne la possibilité de financer davantage de formations, plus longues, plus qualifiantes, plus diversifiées, qui fourniront une main d œuvre plus qualifiée sur chaque territoire et contribueront à terme à réinsérer dans la vie active une frange de population défavorisée, il permettra la sensibilisation et l implication des acteurs publics et privés aux priorités transversales. La priorité de l égalité homme/femme doit faire l objet d une attention particulière. Les freins qui empêchent l insertion des femmes et notamment celles qui ont de jeunes enfants a déjà fait l objet d études de la part du Conseil Général. 38

39 Le choix des personnes prises en charge dans les actions cofinancées n appartient pas aux opérateurs externes. Il dépend des travailleurs sociaux, du Pôle Emploi qui participent à la construction des parcours d insertion. Validation des projets Les membres des Commissions Locales d Insertion conviennent du type et du nombre de formations à initier sur leur territoire et définissent les axes d intervention par secteur professionnel. Pour autant, toutes les formations préconisées par les CLI ne seront pas co-finançables par le FSE. Les conclusions des CLI sont formalisées par des fiches «projet» élaborées par l animateur local d insertion, qui détaillent le contenu des formations, les moyens, les objectifs. Ces formations sont assurées par des prestataires. Le Conseil Général fait appel à une procédure marché pour les choisir. Ce recours à la mise en concurrence s inscrit dans les procédures internes de mise en œuvre des marchés publics. (cf procédure Marché public en annexe) Dans le cas présent où l opération est portée par le Conseil Général, en faisant appel à un prestataire avec une procédure marché public, la Direction du Développement Social et de l Insertion engage et mandate le montant total de la facture. Le FSE n interviendra qu après l acquittement de la facture sur présentation du service bénéficiaire d un bilan qualitatif et quantitatif de l action contractualisée par une délibération attributive des fonds FSE entre le service bénéficiaire et le service gestionnaire. 39

40

41 Annexe 1 - Marchés Publics PROCEDURES ET DELAIS Procédure Délai candidatures Délai offres Dérogations Appel d offres ouvert (article 57) Concours ouvert (article 70) Appel d offres restreint candidatures (article 60) Concours restreint (article 70) Appel d offres restreint offres (article 62) Concours restreint (article 70) Maîtrise d œuvre (concours restreint) 37 jours à compter de la date d'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence. ou 30 jours si l avis a été envoyé par voie électronique Le délai de réception des offres ne peut être inférieur à 52 jours à compter de la date d'envoi de l'appel public à la concurrence Le délai de réception des offres ne peut être inférieur à 40 jours à compter de l'envoi de la lettre de consultation. Délai réduit à 22 jours minimum si : - Avis de pré information (sous condition : F/S > HT ou Travaux > HT) Le délai de 52 jours peut être réduit de : 7 jours lorsque l AAPC est envoyé par voie électronique 5 jours si DCE dématérialisé Ces délais sont cumulables En cas d'urgence ne résultant pas du fait du pouvoir adjudicateur ce délai minimal peut être ramené à 15 jours ou à 10 jours si l avis a été envoyé par voie électronique Délai réduit à 22 jours minimum si : - Avis de pré information (sous condition) Ce délai de 40 jours peut être réduit de 5 jours lorsque le pouvoir adjudicateur offre l accès libre par moyen électronique aux documents de la consultation (indiquez dans l AAPC l adresse internet) En cas d'urgence ne résultant pas du fait du pouvoir adjudicateur le délai de réception des offres de 40 jours peut être ramené à 10 jours Procédure négociée (article 65) Lorsqu'il doit être procédé à un avis d'appel public à la concurrence, le délai minimal entre l'envoi de l'avis à la publication et la date limite de réception des candidatures est d'au moins 37 jours ou de 30 jours si l avis est envoyé par voie électronique. Le délai de réception des offres est librement fixé par le pouvoir adjudicateur (article 66-III) En cas d urgence ne résultant pas du fait du pouvoir adjudicateur, ce délai peut être ramené à 15 jours ou à 10 jours si l avis a été envoyé par voie électronique. Dialogue compétitif (article 67) Le délai minimal entre l'envoi de l'avis à la publication et la date limite de réception des candidatures est d'au moins 37 jours ou de 30 jours si l avis a été envoyé par voie électronique. Le pouvoir adjudicateur invite les candidats à remettre leur offre dans un délai qui ne peut être inférieur à 15 jours. 39

42 MARCHES ET ACCORD-CADRES DE SERVICES RELEVANT DE L ARTICLE 30 Publicité Délais Procédure Publicité Délais Procédure Montant du marché Marché dont le montant est égal ou supérieur à HT et inférieur HT Montant égal ou > HT Modalités générales de passation : - Nature et caractéristique s des besoins (objet détaillé des prestations, caractéristiques et spécifications techniques,...) - Nombre ou localisation des opérateurs économiques (concurrence locale, nationale voire communautaire) - Circonstances de l achat (imprévisibilité, urgence,...) Libre choix des modalités de passation en fonction de la nature et des caractéristiques des besoins, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques ainsi que les circonstances de l achat - Consultation sur catalogues (petites prestations récurrentes de faible montant) ou Lettre de Consultation sans fixation ni d un nombre d entreprises à consulter ni d un nombre de devis à obtenir ou Avis d appel public à la concurrence (+ Internet et/ou presse spécialisée le cas échéant) Dans tous les cas un délai raisonnable doit être laissé aux candidats AAPC Rappel : Le délai est calculé à compter de la date d envoi de la consultation ou de la publicité DOCUMENTS DE LA CONSULTATION Forme écrite obligatoire : lettre de consultation, Règlement de consultation, Cahier des clauses particulières valant Acte d engagement Lorsque le dossier de consultation des entreprises est «formalisé» (RC, AE, CCP,..), il peut être adapté, simplifié, en fonction de la nature du besoin et du secteur économique concerné Rapport d analyse des offres obligatoire rappelant si besoin est les étapes de la procédure et les motivation du choix AAPC : Si échec de la procédure, la consultation directe est autorisée (1) Les marchés d un montant inférieurs à HT ne sont pas soumis à l avis de la commission des marchés avant attribution Libre choix des modalités de passation en fonction de la nature et des caractéristiques des besoins, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques ainsi que les circonstances de l achat quel que soit le montant du marché ou de l accord-cadre et dans le respect des dispositions de l article 30. Un délai raisonnable doit être laissé aux opérateurs économiques pour présenter leurs offres par écrit. Le délai est calculé à compter de la date d envoi de la publicité Application de l article 6 du Code des marchés publics (spécifications techniques) DOCUMENT DE LA CONSULTATION Règlement de la consultation, Cahier des clauses particulières valant Acte d engagement Le dossier de consultation des entreprises peut être adapté, simplifié, en fonction du montant, des caractéristiques du marché et du secteur économique concerné Ces marchés sont attribués par la commission d appel d offres La délibération autorisant le président à signer le marché est obligatoire Transmission du marché au contrôle de la légalité Avis d attribution dans les conditions fixées à l article 85 du Code des marchés publics En cas d échec de la procédure, il faudra la recommencer ( 1) Commentaires Les marchés d un montant inférieur à HT sont signés par l autorité compétente ou toute personne ayant reçu délégation Les marchés d un montant supérieur à HT sont signés par l autorité compétente ou toute personne ayant reçu délégation 40

43 (1)Par échec, il est entendu que la collectivité n est reçue aucune offre ou qui n a été proposé que des offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées. L échec ne pourra en aucune manière que ce soit résulter d un fait imputable à la collectivité. Pour les marchés dont le montant est inférieur à HT, le pouvoir adjudicateur a toute liberté initiative pour consulter les opérateurs économiques dans le respect des principes de liberté d accès à la commande publique, des libertés d égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Le pouvoir adjudicateur peut décider que le marché sera passé sans publicité ni mise en concurrence préalables si les circonstances le justifient (s il apparaît que de telles formalités sont, du fait des caractéristiques du marché, manifestement inutiles ou impossibles à mettre en œuvre : montant estimé inférieur à HT, ou dans les situations décrites au II de l article 35 du Code des marchés publics ou selon les circonstances de l achat NB : A partir de : ce montant correspond au seuil au-delà duquel la responsabilité de la personne publique peut être engagée en cas de marché passé avec une entreprise pratiquant le travail clandestin. Les articles D ou D du Code du travail instaurent l obligation de demander le certificat de versement de cotisations de sécurité sociale (lutte contre le travail dissimulé) Pour le calcul des délais, le jour de l envoi et le jour de dépôt ne doivent pas être comptés. 43

44 Annexe 2 Les Divers Délais de Traitement Obligation de parution : Les avis destinés au Bulletin officiel des annonces des marchés publics sont envoyés par télé procédure. Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics est tenu de publier les avis d'appel public à la concurrence, conformément au texte transmis, dans les six jours qui suivent la date de leur réception. Lorsque la direction des journaux officiels est dans l impossibilité de publier l'édition du Bulletin officiel des annonces des marchés publics dans sa version imprimée, elle peut se borner à la publier, à titre temporaire, sous sa forme électronique. Dans ce cas, elle avertit immédiatement les abonnés à la version imprimée de ce bulletin de l'interruption temporaire de sa parution (article 40-VII). La publication des avis dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics ou sur tout autre support publicitaire ne peut intervenir avant l envoi à l Office des Publications Officielles de l Union européenne (article 40-VIII). Commission d appel d offres/jury : Les convocations aux réunions de la commission ou du jury sont adressées à leurs membres au moins cinq jours francs avant la date prévue pour la réunion (article 25). Dossiers incomplets : Avant l examen des candidatures, en cas de pièces absentes ou incomplètes, le pouvoir adjudicateur peut demander à tous les candidats concernés de les produire dans un délai identique pour tous et qui ne saurait être supérieur à 10 jours (article 52). 42

45 Envoi des documents de la consultation : lorsqu ils ne sont pas accessibles par voie électronique, les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques qui les demandent en temps utile dans les six jours qui suivent leur demande (article 57-III). Les renseignements complémentaires sont envoyés aux opérateurs économiques qui les demandent en temps utile, au plus tard six jours avant la date limite fixée pour la réception des offres (article 57- III). Rejets (modification de l article 80) : Pour les marchés et accords-cadres passés selon une procédure formalisée autre que celle prévue au II de l'article 35, le pouvoir adjudicateur, dès qu'il a fait son choix pour une candidature ou une offre, notifie à tous les autres candidats le rejet de leur candidature ou de leur offre, en leur indiquant les motifs de ce rejet. Le délai de 10 jours entre la date à laquelle la décision de rejet est notifiée aux candidats dont l offre n a pas été retenue et la date de signature du marché ou de l accord-cadre est portée à 16 jours. Ce délai peut être réduit à 11 jours en cas de transmission électronique de la notification à l ensemble des candidats évincés. La notification aux candidats non retenus du rejet de leur candidature ou de leur offre doit indiquer : - les motifs de ce rejet (modalité inchangée) ; - le nom de l attributaire et les motifs qui ont conduit au choix de son offre ; - la durée du délai de suspension que le pouvoir adjudicateur s impose eu égard notamment au mode de transmission retenu (16 ou 11 jours). 43

46 Le respect des délais mentionnés ci-dessus n'est pas exigé : - Dans le cas des appels d'offres ou des marchés négociés, lorsque le marché est attribué au seul candidat ayant présenté une offre répondant aux exigences indiquées dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation ; - Dans le cas des marchés fondés sur un accord-cadre ou un système d'acquisition dynamique. Lorsque le pouvoir adjudicateur décide de ne pas attribuer le marché ou de recommencer la procédure, il informe, dans les plus brefs délais, les candidats des motifs de sa décision. Sur demande écrite des candidats, la réponse est écrite. Le pouvoir adjudicateur ne peut communiquer les renseignements dont la divulgation : a) Serait contraire à la loi, en particulier violerait le secret industriel et commercial ; b) Serait contraire à l'intérêt public ; c) Pourrait nuire à une concurrence loyale entre les opérateurs économiques. Article 83 Cet article n a désormais vocation à s appliquer que lorsque le pouvoir adjudicateur a omis d informer les candidats du rejet de leur candidature ou de leur offre. Le pouvoir adjudicateur devra alors communiquer les informations ci-dessus énumérées dans les 15 jours de la réception d une demande écrite. les dispositions des articles 80 et 83 s appliquent pour toutes les consultations lancées à partir du 1 er décembre

47 Pour les MAPA il est recommandé de respecter un délai de 10 jours, toutefois le délai de «stand still» ne s applique pas à ces marchés. Le TA de Lyon a rendu l une des toutes premières ordonnance de référé contractuel (26 mars 2010). Saisi d un recours sur le fondement de l article L du code de justice administrative, le juge a rappelé que le délai de «stand Still» n est pas applicable aux MAPA. Avis d'attribution : le pouvoir adjudicateur envoie cet avis pour publication, dans un délai maximal de quarante huit jours à compter de la notification du marché ou de l accord-cadre pour les marchés donnant lieu à l une des procédures formalisées ou à un accord-cadre et pour les marchés de l article 30 d un montant égal ou supérieur à ,00 HT. Le pouvoir adjudicateur est dispensé d envoyer un avis d attribution pour les marchés fondés sur un accord-cadre. Le pouvoir adjudicateur envoie un avis sur le résultat de la passation des marchés fondés sur un système d acquisition dynamique au plus tard quarante huit jours après la notification de chaque marché (article 85). Depuis le 1 er janvier 2009, le délai global de paiement d'un marché public est ramené à : a) Quarante jours à compter du 1er janvier 2009 ; b) Trente-cinq jours à compter du 1er janvier 2010 ; c) Trente jours à compter du 1er juillet La date d envoi de la publicité ou de lancement de la consultation déterminent le délai global de paiement applicable. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d'intérêts moratoires, à compter du jour suivant l'expiration du délai. 45

48 Avances : une avance est accordée au titulaire d un marché lorsque le montant initial du marché ou de la tranche affermie est supérieur à HT et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à deux mois (article 87). Sous-traitant : Le silence de la personne publique contractante gardé pendant vingt et un jours à compter de la réception des documents vaut acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement (article 114-4). Liste des marchés conclus : Le pouvoir adjudicateur publie au cours du premier trimestre de chaque année une liste des marchés conclus l année précédente, ainsi que le nom des attributaires (article 133). L arrêté du 26 décembre 2007 précise ces conditions de publication. 46

49 2) Instruction de la demande de concours FSE La demande de concours FSE est adressée à l instructeur FSE Europe qui assure la fonction guichet et l instruction. Elle doit comprendre : la fiche Projet CLI validée, le budget prévu : Conseil Général, financement FSE attendu -qui ne pourra intervenir à plus de 50 % du projet total- et co-financeurs éventuels, un référentiel des résultats attendus, et les imprimés appropriés. Le dossier de demande est enregistrée sur Presage. Comme pour un organisme externe, le service bénéficiaire (Direction du Développement social et de l Insertion ) reçoit, dans le cas où le dossier est complet, une attestation de recevabilité et la lettre type des obligations du bénéficiaire d une subvention FSE. Un dossier papier est constitué à la Mission Europe, comportant le n d enregistrement Presage, les noms et les coordonnées des référents du service bénéficiaire. Instruction : A l issue de la procédure Marché, la copie de l acte d engagement est envoyée à l instructeur Mission Europe par le Service Achats de la Délégation à la Solidarité et à la Vie Sociale. L'examen de la demande de concours par l instructeur FSE de la Mission Europe comprend deux phases : (voir schéma de présentation des étapes relatives à la programmation et au suivi des opérations page 35 du présent document) 47

50 - un rapport d instruction phase 1 qui comprend la vérification de l éligibilité de l opération, l analyse du plan de financement, et le contrôle de la conformité des conditions d exécution du marché. un rapport d instruction Phase 2 qui porte exclusivement sur la conformité du dossier d engagement au regard des obligations de gestion, de suivi et de contrôle, liées au financement FSE (mention de la participation du FSE et du programme concerné, obligations de publicité, conservation des pièces, production des indicateurs de résultat). 3) Programmation Après instruction, le dossier est programmé à la Commission Régionale Unique de Programmation (CRUP). L instructeur FSE transmet l avis de la CRUP. Il rédige la délibération attribuant la subvention FSE à la Direction du Développement Social et de l Insertion, et le protocole d accord formalisant le conventionnement entre les 2 services gestionnaire et bénéficiaire. Le protocole fait état de l obligation du service bénéficiaire de fournir un bilan quantitatif et qualitatif de l action au vu des éléments fournis par le prestataire et de la visite sur place de l instructeur FSE de la Mission Europe. De plus, il contient également obligatoirement les indicateurs de résultats à renseigner. Le montant FSE est engagé sur le logiciel financier interne sur la ligne dédiée FSE dépense et le passage en Commission Permanente programmé qui entérine la sélection des projets de la Commission Locale d Insertion 48

51 Le système de conventionnement est dématérialisé avec la base Air3Délib. La rédaction des actes, l annexion des pièces obligatoires et la programmation en Commission Permanente se font par cette base. (les dossiers sont tous programmés en CRUP et en Commission Permanente quel que soit l avis des services instructeurs). Le service de la Commission Permanente et la Commission Préparatoire vérifient le dossier sur l aspect formel, juridique. Les corrections s il y a lieu sont effectuées en lien avec le service instructeur. Les dossiers sont présentés en séance par le Président du Conseil Général aux membres de la Commission Permanente pour examen et vote. Les délibérations sont mises à jour après la séance. La délibération est signée par le Président et transmise à la Préfecture, par le service Commission Permanente pour le contrôle de légalité et une copie est ensuite adressée à la Mission Europe. Après réception de la délibération, la Mission Europe notifie la décision de la Commission Permanente au service bénéficiaire et la saisit dans Présage. 49

52 4) Suivi de l action Pendant la phase d exécution de l action, la Direction du Développement social et de l Insertion transmet en copie à la Mission Europe toute pièce justifiant de l exécution de la prestation (tableaux d émargement mensuels, liste des personnes précisant leur situation à l entrée de la formation, planning de la formation, les sorties de l action). L instructeur FSE, accompagné le cas échéant de l animateur local d insertion, effectue au moins un visite sur place : ces visites ont pour objet de vérifier la réalité du bon déroulement de la formation : il est important de vérifier que le prestataire se soit donné les moyens de produire un bilan qualitatif de sa prestation (dossier individuel des bénéficiaires comportant les documents administratifs permettant de suivre l évolution des personnes au cours de l action et après l action et ainsi de pouvoir renseigner les indicateurs : formulaire d inscription détaillé avec l identification du référent social qui suit le parcours, le CV de la personne, la situation à l entrée de la formation, les bilans de compétences ). Sont vérifiés également : - les moyens humains et matériels mis en œuvre : (vérification sur les formateurs, les locaux, le matériel mis à disposition, les plannings) - les listes d émargement - si l information du financement du FSE sur l action a bien été donnée et par quel moyen Elle doit comporter la signature du contrôleur, la date de la visite, les noms des personnes rencontrées. La visite sur place fait partie intégrante du Contrôle de Service Fait. Elle donne lieu à un avis de conformité, ou de non conformité ou de conformité sous réserve de mise en place de mesures correctives. 50

53 5) Contrôle et Paiement La facture acquittée du prestataire, le bordereau contenant les références du mandat, et les pièces justificatives provenant du prestataire sont transmis à la Mission Europe par la Direction du Développement Social de l Insertion. Comme prévu dans la délibération, un bilan qualitatif et quantitatif synthétique de l action rédigé par la Direction du Développement Social de I Insertion est également joint, comprenant les indicateurs de résultats. L instructeur FSE s assure que tous les documents du dossier sont en sa possession, que les modèles type ont bien été utilisés, que le Conseil Général s est acquitté des obligations en terme de publicité et de communication ; les copies des actes attributifs des autres co-financeurs, s il y en a, doivent être dans le dossier. La cohérence entre, d une part, la délibération attributive des fonds FSE et d autre part, le bilan de l action, les pièces fournies par le prestataire, la fiche de visite sur place, l acte d engagement établi entre le prestataire et le Conseil Général déterminant la nature et les conditions d exécution de la prestation est examinée. La délibération et l acte d engagement doivent également mentionner les modalités de réfaction du montant dû en cas de sous réalisation. Au regard de ces contrôles, le certificat de Contrôle de Service Fait est rédigé par l instructeur FSE, ainsi qu un courrier pour le service bénéficiaire l informant du montant FSE retenu. 51

54 Presage est mis à jour et la demande de virement du montant FSE est effectuée par la Direction des Finances sur la ligne recette dédiée FSE de la Direction du Développement social et de l Insertion. La Direction des Finances et de l Assemblée procède au virement sur le logiciel financier interne. Une attestation de virement est envoyée à la Mission Europe. Dans le cas où des manquements dans les résultats apparaissent au niveau du bilan qualitatif et quantitatif, (formation interrompue prématurément, nombre de bénéficiaires inférieurs à celui qui était prévu dans l acte d engagement, pas de sorties positives du dispositif RSA ), le service gestionnaire est à même de rejeter totalement ou partiellement la dépense et doit en avertir, par courrier, le service bénéficiaire en motivant sa décision. La Mission Europe est chargée de produire annuellement un rapport d exécution présenté au Comité de pilotage et transmis ensuite à l Autorité de Gestion. Comme pour les dossiers de demandes de subvention provenant d un organisme externe au Conseil Général, le rapport devra retracer l utilisation des fonds communautaires pour les formations mises en œuvre par le Conseil Général et assurées par un prestataire choisi par une procédure de marché public. Ce document devra retracer les résultats obtenus quantitativement et qualitativement au regard des sommes affectées par le FSE. 52

55 6) Archivage Comme pour les demandes de subvention des organismes extérieurs au Conseil Général, les dossiers concernant les demandes de subvention de la Direction du Développement social et de l Insertion destinées à cofinancées des formations mises en œuvre par un prestataire, sont archivés à la Mission Europe (11 rue Racine à Toulon) dans un dossier unique. La responsabilité de l archivage incombe à la Mission Europe. Les dossiers doivent être consultables jusqu en Ils sont conservés dans les locaux de la Mission Europe pendant cinq ans puis transférés aux archives départementales à Draguignan suivant la procédure Archivage du Conseil Général (en annexe). Un classement supplémentaire est cependant effectué sur chaque commission (Commission Locale d Insertion, Commission Régionale de Programmation, Commission Permanente). Les décisions sont classées par ordre chronologique. Les archives papier sont à mettre en parallèle avec les tableaux de bord (excel) qui permettent le suivi de chaque dossier avec des alertes prévues pour les réceptions des pièces, et les paiements. Ces tableaux de bord sont également renseignés avec les indicateurs de résultat sur chaque action. 53

56 II LE CONTROLE QUALITE DE GESTION DES DOSSIERS «La piste d audit est considérée comme suffisante lorsqu elle permet : a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés et notifiés à la Commission avec les états de dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux administratifs et par les bénéficiaires finaux, y compris dans les cas où ces derniers ne sont pas les destinataires ultimes de l aide, les organismes ou entreprises qui mettent en œuvre des opérations, et b) de contrôler l attribution et les transferts des fonds communautaires et nationaux disponibles.» II.1 - L instruction n du 31 juillet 2009 L instruction n du 31 juillet 2009 de la Délégation Générale à l Emploi et à la formation Professionnelle fixe les modalités de réalisation des contrôles Qualité gestion des Programmes Opérationnels du FSE des objectifs «Compétitivité régionale et convergence». Le Contrôle Qualité Gestion sera exécuté en interne par le Laboratoire Départemental d Analyses rattaché à la Direction de l Agriculture. Après chaque Commission Permanente, la Mission Europe adresse au Laboratoire, la liste des actions ayant reçues la validation de la Commission Locale d insertion et de la Commission Permanente du Conseil Général pour un cofinancement FSE. Cette liste devra comprendre les informations principales du dossier : 54

57 coordonnées, date de validation CLI, CP, montant de la demande, mode d attribution des fonds. L échantillon de dossiers contrôlés doit être représentatif de l ensemble des opérations et permettre de couvrir pour chaque dispositif cofinancé, les différents modes d allocation des crédits FSE retenus : subventions à des tiers ou achats de prestations. Si le volume de dossiers est faible, ils seront tous contrôlés et ce pour chaque tranche annuelle (en dessous de 10 dossiers). Dans le cas contraire, Il y aura au moins deux dossiers contrôlés par Commission Locale d Insertion, un en mode achat de prestation, le deuxième en mode subvention à un tiers. De plus, un contrôle sera obligatoirement effectué sur les dossiers ayant obtenu les plus importantes subventions de la programmation ainsi que sur ceux ayant révélés des difficultés durant leur programmation et signalées par les instructeurs ou le comité de pilotage. II.2 - Contenu du contrôle Le contrôle s effectue auprès de l instructeur FSE de la Mission Europe, dans le bureau duquel les dossiers sont archivés. Il consiste à vérifier qu ils contiennent les traces des traitements effectués aux différentes étapes de la piste d audit pour s assurer de l éligibilité des actions et des dépenses cofinancées par le FSE : tous les documents du dépôt de la demande à la clôture du dossier doivent être présents : la fiche projet CLI validée la demande de subvention et les annexes l accusé de réception l attestation de recevabilité l acte d engagement entre le porteur et la direction opérationnelle 55

58 l avis de la Commission Régionale Unique de Programmation la délibération attributive des fonds FSE au projet la notification à la Direction opérationnelle de l attribution des fonds FSE, l attestation de démarrage le bilan quantitatif et qualitatif du projet et les pièces justificatives la fiche de visite sur place les actes attributifs des autres co-financeurs les factures acquittées et les bordereaux de mandat la fiche de visite sur place effectuée par l Animateur Local d Insertion le certificat de service fait les éditions des saisies Presage. Le contrôle doit également porter sur les documents type : utilisation, renseignement et argumentation, et sur le respect des obligations d un bénéficiaire FSE. Les saisies sur le logiciel national de gestion des fonds européens «Presage» doivent être en concordance avec les éléments du dossier papier. Une appréciation sur les délais de traitement et la qualité de l archivage est également faite. Un rapport synthétique est rédigé à l issue du contrôle et contient les préconisations du contrôleur, suite à un débat contradictoire dans un premier temps puis après corrections éventuelles. Le rapport de contrôle est transmis à l Autorité de Gestion et classé à la Mission Europe. 56

59 Le rapport transmis à l Autorité de Gestion peut, après examen, donner lieu à des recommandations de sa part. Dans le cas où d importantes modifications au système de gestion sont demandées, la Mission Europe initie une réunion exceptionnelle du comité de pilotage pour que les différentes Directions impliquées en soient informées. Cette réunion du Comité de pilotage donne lieu, comme les autres, à un compte rendu qui détaillera les actions à mener pour répondre aux préconisations et il sera transmis à tous les techniciens. 57

60 III L APPEL A PROJET Pourquoi? Cette démarche s'inscrit dans le cadre du soutien aux initiatives locales et vise à amener les populations et les acteurs locaux sur notre champ de priorités et les associer pleinement à la mise en œuvre et à l'évaluation de l'action publique territoriale dans une optique qualitative. Procédure? Retrait du dossier Les appels à projets qui sont lancés par le Département font l'objet d'une publication sur le site Internet du Conseil Général du Var ainsi que dans les colonnes du "Conseil Général Var magazine". Les porteurs de projets auront la possibilité soit : - de télécharger le document cadre de l'appel à projets ainsi que le formulaire de candidature soit, - de s'adresser directement à la direction compétente par voie postale ou téléphonique pour obtenir les documents types. Dépôt du dossier Les dossiers sont à adresser par voie postale à l'adresse ci-dessous : Pour les associations : Monsieur le Président du Conseil Général du Var Mission de Contrôle de Gestion Externe 390, avenue des Lices BP TOULON CEDEX Pour les communes ou EPCI : Monsieur le Président du Conseil Général du Var Direction des Communes et Territoires 390, avenue des Lices BP TOULON CEDEX 58

61 Article 1 : Enjeux et contexte de l appel à projets L acte II de la décentralisation, issu de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, en élargissant les compétences du Département, ouvre de nouvelles perspectives pour l action publique territoriale. Le Conseil Général, acteur de la solidarité entre les varois et les territoires, souhaite inscrire le Var dans une dynamique de développement local. L objet de l appel à projets proposé est de Article 2 : Objectifs et champs d intervention 2.1 Objectifs Le Département souhaite Cet appel à projets vise donc à : 2.2 Champ d intervention Les projets devront entrer dans l un des axes thématiques suivants : Article 3 : Type de porteurs de projets Sont admis à concourir : Article 4 : Conditions et critères de participation Critères d éligibilité : Critères de sélection : Article 5 : Composition du prix Le prix sera matérialisé par : - dans une dynamique «réseau», ). Au-delà du prix récompensant la qualité du projet, le soutien apporté à son fonctionnement fera l objet d un arbitrage en fonction des contraintes budgétaires du Conseil Général du Var. Article 6 : Communication Le porteur de projet s engage à prendre contact avec la Direction de la Communication du Conseil Général du Var ( ) afin d assurer 59

62 la promotion de la participation du Conseil Général du Var dans les conditions suivantes : - Définir et organiser toute opération de communication réalisée dans le cadre de l action soutenue (relation avec la presse, événementiel, promotion sur Internet, ), - Se procurer le logotype et/ou les banderoles du Conseil Général du Var qui devront apparaître sur les documents informatifs ou promotionnels, ou les manifestations réalisées dans le cadre des actions soutenues. Le lauréat s engage à communiquer au Département au cours des deux premières années suivant la remise du prix l état d avancement du projet ainsi que les résultats générés par sa réalisation. Enfin, le porteur du projet devra accepter que le projet adressé au Département soit rendu public, et notamment sur le site du Conseil Général du Var, Article 7 : Evaluation Les candidats retenus s engagent à conduire une évaluation de leur projet afin de s assurer de son efficacité et de sa pertinence. Dans ce cadre, ils mettront en œuvre un dispositif d évaluation qualitatif et quantitatif qui aura pour but d identifier et de mettre en perspective : L impact de chaque projet retenu sera évalué par le Conseil Général dans le cadre de son système d évaluation et de pilotage notamment sur la base des éléments transmis par le lauréat. Article 8 : Propriété et droits de reproduction Article 9 : Confidentialité Article 10 : Responsabilité Article 11 : Règlements et litiges La participation au concours implique l acceptation pleine et entière de tous les termes du présent appel à projets. Toute contestation quelle que soit sa 60

63 nature, relative au présent appel à projets sera tranchée souverainement et en dernier ressort par le Conseil Général du Var, organisateur. En cas de retrait et/ou de non réalisation du projet présenté, le porteur de projet devra adresser un courrier motivé au CG 83 en indiquant explicitement renoncer au soutien du Département en tant que lauréat de ce concours. Article 12 : Procédure et calendrier Comment répondre à l appel à projet? Les candidats sont invités à présenter les éléments suivants dans leur dossier de candidature : o Fiche de candidature (ci-jointe) o Pour compléter les éléments portés dans la fiche de candidature, une description détaillée du projet est à joindre précisant notamment : - Le contenu des activités envisagées, les responsabilités de chaque partenaire, le déroulement et le phasage de ces activités, - Le support visuel ou tout document permettant d apprécier la pertinence du projet Les demandeurs devront adresser au Conseil Général du Var leur projet selon le modèle téléchargeable sur le site Internet du Conseil Général du Var Un jury de pré-sélection se réunira après la date limite de dépôt des candidatures. Sur la base des dossiers présentés, le jury de présélection pourra prendre les décisions suivantes : rejet du dossier de candidature acceptation du dossier demande de modification ou d information complémentaire Le jury de sélection sera présidé par des personnalités qualifiées représentatives du secteur de l innovation. Par ailleurs, le jury se réserve la possibilité de ne pas délivrer de prix dans l une ou l autre des catégories. 61

64 Envoi du dossier à l adresse suivante : Conseil Général du Var «Thématique à préciser» BP TOULON CEDEX Renseignements :

65 Annexes 3, 4, 5, 6, 7 Organigrammes LE CONSEIL GENERAL DU VAR Organigramme du Conseil Général du Var (au 1 er septembre 2009) 63