Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) La performance et l efficacité du

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1 Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (MPCE) Direction de l Investissement Public (DIP) La performance et l efficacité du travail en équipe Préparé par Moïse G. CHERY/Responsable de Refondation Sociale Janvier 2013

2 PRÉSENTATION SUR LA PERFORMANCE ET L ÉFFICACITÉ DU TRAVAIL EN ÉQUIPE 2

3 PLAN DE LA PRÉSENTATION Partie A I- DEFINITIONS TRAVAIL EN EQUIPE I-1) POURQUOI W EN ÉQUIPE? I- 2) DE NOS JOURS, ON PARLE DE L INTELLIGENCE COLLECTIF (I.C.) I- 3) L I.C. OU EFFICACITÉ DU TRAVAIL EN ÉQUIPE I-4) DES DÉFINTIONS DE L I.C I-5) CARACTÉRISTIQUES D UNE BONNE ÉQUIPE I-6) ÉTAPES POUR CONSTRUIRE UNE ÉQUIPE I-7) LE DÉVELOPPEMENT DE L ESPRIT D ÉQUIPE I-8)LE ROLE DU CHEF D ÉQUIPE I-9) LES APTITUDES DU CHEF I-10) LES RÈGLES DE BASE DE TRAVAIL EN ÉQUIPE II-1) Modèle théorique (AUBE, ROUSSEU) II-2) COMPORTEMENT PRODUCTIF II-3)COMPORTEMENT CONTRE-PRODUCTIF Partie B III-1) MISE EN CONTEXTE III-2) DEFINITIONS TERME PERFORMANCE III-3) TROIS PILIERS DANS LA PERFORMANCE III-4) FACTEURS DE PERFORMANCE DES ORGANISATIONS III-5) EQUATION DE LA PERFORMANCE III-6) CONCLUSION

4 OBJECTIFS S interroger sur la performance et l efficacité du travail en équipe. Expliquer l importance du travail en équipe et la performance d une organisation Susciter l intérêt pour le développement d un véritable esprit d équipe au sein de la DIP Dynamiser les équipes au sein de la DIP 4

5 PARTIE A EFFICACITÉ DU TRAVAIL EN ÉQUIPE 5

6 I- DÉFINITIONS TRAVAIL EN EQUIPE Travail en équipe: Unité de 2 personnes et plus qui interagissent et coordonnent leur travail afin d accomplir un but spécifique qu elles partagent en commun. Une équipe est un groupe de personnes travaillant pour atteindre un objectif commun, en mettant en synergie leurs compétences et leurs personnalités.

7 I-1) POURQUOI W EN ÉQUIPE? Intérêt du travail en équipe Les individus sont plus performants en groupe que pris de façon isolée. 7

8 I- 2) DE NOS JOURS, ON PARLE DE L INTELLIGENCE COLLECTIF (L I.C.) concept d intelligence collective constitue un facteur important pour prédire l efficacité des équipes de travail dans l entreprise. Au niveau individuel : l intelligence individuelle est une préoccupation constante de la GRH Au niveau de l entreprise: il s agit de l intelligence organisationnelle, essentiellement étudiée en stratégie dans l approche par les ressources où s inscrivent le courant de «Resource-based view» (Wernerfelt, 1984, Barney, 1991), Au niveau du groupe, il s agit de l intelligence collective L émergence de l intérêt pr l I.C. 1 complexité croissante des problèmes rencontrés, 2 limite du fractionnement des composantes d une situation. 8

9 I- 3) L I.C. OU EFFICACITÉ DU TRAVAIL EN ÉQUIPE Développement de l intelligence collective par l apprentissage en petits groupes. Deux concepts: Collectif de travail, avec une dimension restreinte (groupe de travail ou équipe), ou avec une dimension plus élargie où le collectif désigne plusieurs individus qui collaborent à la poursuite d objectifs communs sous la direction d un leadership (Schein, 1971) ; intelligence, notion qui peut être définie comme la capacité de compréhension. 1 ère Déf. De l I.C.: somme des intelligences individuelles des membres d une équipe plus leur relation. 9

10 I-4) DES DÉFINTIONS DE L I.C Auteurs Définitions 1969 simon L intelligence d une vision commune pour mieux s adapter et agir williams & Sternberg L'intelligence du groupe est définie comme l'intelligence fonctionnelle d'un groupe de personnes fonctionnant comme unité garnier Processus qui permet à un groupe d appréhender l ensemble des dimensions d un problème dans le temps et dans l espace et de déboucher sur une décision goux -baudiment L I.C. concerne l ensemble des processus collectifs qui permettent de construire une réflexion partagée besson L I.C. est un multiplicateur des intelligences individuelles de l entreprise. L intelligence collective est la coordination des intelligences de l entreprise zara C est un outil pour développer la responsabilité, la créativité, l adaptabilité d une organisation et garantir la mise en œuvre des décisions en réduisant la résistance au changement et en créant une émulation positive 2005 ribette C est une émergence culturelle, organisationnelle dû au développement entre les individus de relations de communication.

11 I-5) CARACTÉRISTIQUES D UNE BONNE ÉQUIPE Petit nombre de personnes; Qualité du lien interpersonnel; Engagement personnel pour l objectif visé; Une unité et une cohésion sociale; Une intentionnalité commune vers un but collectif accepté et partagé par tous; Des règles de fonctionnement connues et acceptées ; Organisation des rôles et une distribution du travail ou encore Organisation interne efficace. 11

12 I-6) ÉTAPES POUR CONSTRUIRE UNE ÉQUIPE Parler le même langage, partager l information et bien communiquer ; S accorder sur un ensemble d objectifs ; Fixer des règles de fonctionnement de l équipe ; Encadrer et encourager l équipe, prévenir et gérer les conflits ; Entretenir l esprit d équipe. 12

13 I-7) LE DÉVELOPPEMENT DE L ESPRIT D ÉQUIPE L esprit d équipe est caractérisé par les modes de fonctionnement et de réaction d une équipe donnée. Le fonctionnement de l équipe est basé sur des règles qui régissent la manière : De communiquer au sein de l équipe ; De résoudre les problèmes techniques, les tensions et les conflits ; De reconnaître les mérites ; De maintenir la cohésion du groupe ; D accueillir les nouveaux membres, etc. 13

14 I-8)LE ROLE DU CHEF D ÉQUIPE Favoriser la réalisation des conditions d efficacité ; Créer une bonne cohésion ; Utiliser au mieux les compétences de chacun. Pour cela, le Chef d équipe doit : Bien connaître et comprendre les éléments de son équipe ; Organiser le travail en fonction des possibilités de chacun ; Contrôler les performances et évaluer le personnel ; Encourager, motiver, former et perfectionner ses collaborateurs. 14

15 I-9) LES APTITUDES DU CHEF Compétence professionnelle ; Aptitude à communiquer ; Aptitude à commander ; Aptitude à évaluer et à former son personnel ; Aptitude à diagnostiquer et à résoudre les Problèmes techniques, et à améliorer les méthodes et les conditions de travail. 15

16 I-10) LES RÈGLES DE BASE DE TRAVAIL EN ÉQUIPE Définition claire et précise des objectifs (et des indicateurs) et un partage de ceux-ci ; Répartition claire des tâches, en adéquation avec les profils des agents ; Allocation judicieuse des ressources disponibles ; Bonne délégation aux collaborateurs ; Contrôle périodique des résultats ; Échanges périodiques avec les Chargés de projets ; Développement de la polyvalence et de la solidarité ; Détection précoce et Élimination des sources de tensions et conflits ; Exercice correcte de l autorité du Chef d équipe, le maintien de la discipline et de la rigueur professionnelle ; Formation des collaborateurs. 16

17 II-1) Modèle théorique (AUBE, ROUSSEU) Variables Indépendantes Variables Médiatrices Variable Dépendante Objectifs communs feed back collectif Récompenses du groupe Stratégies Efforts Coopération Rendement d équipe Variable modératice Interdépendance des équipiers en regard de la tâche 17

18 FONCTIONNEMENT INTERNE Variable indépendante Objectif commun Variable dépendante Rendement d équipe Fonctionnement interne de l équipe 18

19 II-2) COMPORTEMENT PRODUCTIF Dimension Coopération Communication Soutien Psychologique Gestion de conflits Planification/ organisation du travail Gestion des ressources Définition Le degré auquel les équipiers s aident volontairement les uns les autres en cas de besoins lors de l exécution de leur travail échangent au moment opportun des informations ou des idées concernants la tâche d équipe manisfestent leur respect mutuel ainsi que leur préoccupation pour le bien être de chacun cherchent à concilier de façon constructive leurs divergences réelles ou potentielles en regard de leurs préférences, de leurs valeurs ou de leurs intérêts se dotent d un plan de travail décrivant la distribution des activités de travail entre eux et les méthodes utilisées pour coordonner leur travail et pour compléter leur tâche d équipe à l intérieur des délais prescrits s assurent d utiliser de façon optimale les ressources dont l équipe dispose 19

20 II-3)COMPORTEMENT CONTRE-PRODUCTIF Dimension Négligence dans le travail Agression Mauvaise utilisation des ressources et de l équipement Valorisation personnelle Indivisualiste Définition réfère au degré auquel certains membres de l équipe s en remettent aux autres pour faire leur propre travail adoptent des comportements abusifs à l égard de leurs collègues utilisent de façcon inadéquate les ressources et les équipements mis à leur disposition tentent de se mettre en valeur par rapport à leurs collègues n en font qu à leur tête sans se soucier du plan de travail convenu en équipe 20

21 PARTIE B PERFORMANCE 21

22 III-1) MISE EN CONTEXTE Thème performance ds les entreprises est remplacé par la productivité Une entreprise est un système à la fois complexe et simple Complexe: environnement changeant et incertain Simple: système est constitué des 3 compasants basiques: RH, RM et le W. Gestion de la performance demande aux managers des qualités pluridimentionnelles: Réflexion; Intuition; Remise en cause permanente des méthodes et des concepts; Rigueur; Examplarité; Communication. La recherche de performance & d efficacité consistera à identifier les travaux sans valeur ajoutée et à les réduire. Rechercher la performance, c est produire plus de résultats avec moins de ressources

23 III-2) DEFINITIONS DU TERME PERFORMANCE C est un résultat positif obtenu par une utilisation optimale des ressources mise en œuvre. 23

24 III-3) TROIS PILIERS DANS LA PERFORMANCE 1- QUALITÉ DES SERVICES OFFERTS 2- ÉFFICACITÉ DU TRAVAIL 3- PRODUCTIVITÉ DES RESSOURCES 24

25 III-4) FACTEURS DE PERFORMANCE DES ORGANISATIONS Planification Intégrée ; Compétence à tous les Niveaux ; Réalisation des Conditions d Efficacité ; Développement et la Maintenance de l Esprit d Équipe ; Culture Organisationnelle Axée sur des Valeurs et de Progrès. 25

26 FACTEURS DE PERFORMANCE DES ORGANISATIONS 1) Planification intégrée - Essentielle à la mise en œuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et à la promotion d organisations saines - Elle est un processus qui permet de déterminer les besoins actuels et futurs d'une organisation en vue de l'atteinte de ses objectifs. Principes de la planification intégrée: Se déroule à tous les niveaux (RH, Activités, ) Est dictée par l information Déterminer les risques et les défis Est transparente, fondée sur les valeurs et bien communiquée Réalise des rapports périodiques 26

27 FACTEURS DE PERFORMANCE DES ORGANISATIONS 2) Compétence Compétence est l Ensemble des Prédispositions qui Confèrent à un Individu, l Aptitude (la Capacité) à Réaliser une Tâche Donnée. Elle dépend de 3 facteurs : Le savoir, le vouloir, le pouvoir. 3) Efficacité Efficacité Détermine l Aptitude d une Entité (Agent, Système) à Atteindre l Objectif Fixé, avec les Ressources Allouées. Trois conditions sont nécessaires: De Bons Objectifs, des Ressources Adéquations et des Indicateurs pour Mesurer les Résultats. 4) Développement et la Maintenance de l Esprit d Équipe 5) Culture Organisationnelle 27

28 III-5) EQUATION DE LA PERFORMANCE Performance = Compétence + Efficacité Performance = Qualité + Motivation La performance est déterminée par l optimisation et la compétitivité des résultats. Elle est la résultante de la combinaison de la compétence et de l efficacité Le maintien de l équipe à un bon niveau de performance est un objectif majeur pour le Chef d équipe. 28

29 CONCLUSION Vision Objectifs Stratégie Intelligence Collectif Communication Efficacité Compétence Planification Gestion Performance 29

30 30

31 Sources Jean Michel Plane, Théorie et Management des Organisations,Paris, 3e édition, 2012 Yvon Mougin, Processus: les outils d optimisation de la performance, Paris cedex, éditions d organisation,