REFERENCE DU DOSSIER AFEPTB_2016-P1_SC

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1 Assistance à l AFEPTB pour l élaboration de sa stratégie de communication et pour l adaptation ou le développement d actions et d outils de communication adaptés à la mise en œuvre de la stratégie. Cahier des charges 24 mai 2016 REFERENCE DU DOSSIER AFEPTB_2016-P1_SC PERSONNES REFERENTES - Catherine GREMILLET, Directrice de l AFEPTB ; catherine.gremillet@eptb.asso.fr, / Léa BOUGUYON, Chargée de la formation et de la communication ; lea.bouguyon@eptb.asso.fr, PERSONNE PUBLIQUE CONTRACTANTE AFEPTB Association Française des Etablissements Publics Territoriaux de Bassin 44 rue Crozatier PARIS L AFEPTB est une association de groupements de collectivités territoriales composée à ce jour de 30 collectivités de bassin (dont 28 labellisées EPTB). Comme le précisent ses statuts, l Association Française des Etablissements Publics Territoriaux a pour but : de favoriser l aménagement intégré et le développement durable des bassins hydrographiques, d assurer les échanges d informations entre les élus responsables d EPTB, d ouvrir le dialogue avec tous les acteurs intéressés au présent et à l avenir des EPTB, en particulier en France et en Europe, d être l interprète des EPTB auprès des pouvoirs publics, d accompagner les EPTB dans l exercice de leurs missions en leur apportant un soutien technique et une expertise et en favorisant les échanges d expériences. PROCEDURE La procédure se déroule en plusieurs temps : remise des offres initiales, négociation puis remise des offres définitives, et signature de la prestation sur la base de l offre négociée. Calendrier prévisionnel (susceptible d évoluer en fonction des disponibilités du maître d ouvrage et du prestataire retenu) : - Consultation lancée le : 24 mai Remise des offres initiales avant le : 17 juin 2016 (accusé de réception à demander à l AFEPTB) - Auditions des candidats pré-sélectionnés le : 22 juin Remise des offres définitives pour les candidats pré-sélectionnés le : 28 juin Réunion de lancement de la prestation le : 1 er juillet p. 1

2 CONTEXTE L Association Française des EPTB (AFEPTB) définit un programme d actions au regard de ses objectifs statutaires d une part (cf ci-avant), et de ses orientations stratégiques adoptées en Assemblée générale d autre part. Ce programme d actions est également encadré par des conventions ou programmes partenariaux (financières ou non) avec notamment le Ministère de l Environnement, de l Energie et de la Mer (MEEM), l Office National de l Eau et des Milieux Aquatiques (ONEMA), l Agence de l eau Seine Normandie et la Direction Régionale et Interdépartementale Ile de France (DRIEE), la société hydrotechnique de France (SHF), les principales associations nationales de collectivités Aujourd hui, l AFEPTB souhaite définir une stratégie de communication visant à rendre plus efficaces les actions menées vis-à-vis des divers publics cible au regard de ses missions et objectifs stratégiques, et à améliorer ou développer les outils nécessaires pour la mise en œuvre concrète de cette stratégie. Il est à noter que cette réflexion s inscrit dans un contexte - De réorganisations territoriales dans le domaine de l eau impactant fortement les EPTB actuels, membres de l AFEPTB - De réflexion sur une nouvelle organisation nationale des acteurs de la gestion équilibrée, durable et intégrée de l eau par Bassin Versant, au-delà de l organisation nationale des EPTB. Cette réflexion est initiée par l AFEPTB et constitue en soi une action permettant de répondre aux objectifs de l AFEPTB. OBJET DE LA PRESTATION L AFEPTB souhaite être accompagnée d une expertise en communication. La prestation comprendra 4 missions : 1 Diagnostic de la communication actuelle de l AFEPTB 2 Appui à l élaboration de la stratégie de communication et du plan de communication de l AFEPTB 3 Préconisations relatives aux améliorations à apporter aux outils actuels et aux nouveaux outils de communication à développer 4 Accompagnement de l AFEPTB pour la mise en œuvre de la stratégie et du plan de communication. Mission 1 : Diagnostic de la communication actuelle L AFEPTB a développé des outils de communication interne (extranet, cloud, lettres d information ) et externe (logo, site internet, publications thématiques, ). D autre part, l AFEPTB organise de nombreuses actions de type colloque, ateliers, séminaires L AFEPTB participent également à de nombreuses rencontres organisées par ses partenaires (instances et groupes nationaux institutionnels, instances et groupes de travail ou projets des structures dans lesquelles l AFEPTB est membre ). Ces formes de communication doivent être analysées afin de mesurer leur efficacité (sur la forme et sur le fond) et leur efficience (relativement aux moyens consacrés pour chacune de ces actions). D autre part, les choix des types d actions de communication au regard des missions et objectifs de l AFEPTB sont également à analyser. Enfin, une analyse sur la manière dont les outils et les actions de communication sont développés est également à prévoir (mode de transmission des informations dans l équipe et avec le réseau des EPTB, logiciels utilisés, mode de classement et d archivage ). p. 2

3 Ce travail doit permettre - d élaborer un panorama de la communication actuelle de l AFEPTB - d identifier les points forts et points faibles sur un plan technique et stratégique (vis-à-vis du positionnement institutionnel de l AFEPTB et du contexte politique global). Mission 2 : appui à l élaboration de la stratégie de communication et du plan de communication L AFEPTB souhaite aujourd hui définir sa stratégie de communication et le plan de mise en œuvre de cette stratégie vis-à-vis des divers publics concernés (membres, politiques et parlementaires, partenaires institutionnels, partenaires techniques, collectivités gestionnaires, grand public ) pour la période Il s agit de structurer les actions d ores et déjà menées d une part, et d adapter les modes de communication (fond et forme) aux publics cible. Ce travail doit permettre : - de caractériser les publics cibles et de les prioriser au regard de chaque mission de l AFEPTB ; - d identifier les outils et actions structurantes (groupés en scénarii intégrateurs) au regard des missions et objectifs stratégiques, et en fonction des publics cible ; - de définir les messages prioritaires pour chaque type de public au regard des orientations et positionnement de l AFEPTB ; - de proposer un mode d organisation pour le déploiement de la stratégie de communication. Mission 3 : Préconisations relatives aux améliorations à apporter aux outils actuels et aux nouveaux outils de communication à développer. Au regard de la stratégie et du plan de communication défini, il s agira de faire des préconisations pour améliorer les outils existants (site, lettres, logo ) et de proposer de nouveaux outils à développer. Un cahier des charges pour chacun des outils (ou groupes d outils) à améliorer ou à créer sera produit, dans le cadre du déploiement d un ou plusieurs scénarii intégrateurs. Mission 4 : Accompagnement de l AFEPTB pour la mise en œuvre de la stratégie et du plan de communication Une fois la stratégie et le plan de communication défini, le prestataire apportera un accompagnement en fonction des besoins identifiés par l AFEPTB. DESCRIPTIF DE LA PRESTATION La première mission ne devra pas excéder 2,5 mois à compter de la signature du contrat de prestation. Elle se déclinera en 3 temps : - Prise de connaissance des missions, orientations, projets, outils et actions de communication de l AFEPTB ; - Analyse du positionnement stratégique de l AFEPTB : publics-cible, contractualisations et projets partenariaux, contexte politique et réglementaire général ; - Analyse des outils et actions de communication. p. 3

4 Elle se traduira par la réalisation d un rapport, incluant des schémas de présentation pédagogiques pour les élus et agents des EPTB. La deuxième mission sera réalisée dans les 6 mois suivant la signature du contrat de prestation. Elle sera menée en étroite concertation avec le Bureau et l équipe permanente de l AFEPTB, afin de se traduire à la fin de la mission par un rapport présentant la stratégie de communication et le plan afférent. Ce rapport intégrera : - La caractérisation des publics cible et leur priorisation au regard des missions de l AFEPTB ; - La liste des outils et actions structurantes au regard des missions et objectifs stratégiques, et en fonction des publics cible, avec une réflexion en termes de scénarii intégrateurs des outils et actions ; - Les messages prioritaires pour chaque type de public au regard des orientations et positionnement de l AFEPTB ; - Un mode d organisation pour le déploiement de la stratégie de communication. La troisième mission sera réalisée dans les 12 mois suivant la signature du contrat de prestation. Elle pourra être engagée avant la fin des missions 1 et 2, en veillant à ce que les préconisations faites ne puissent pas être remises en question par la stratégie et le plan de communication qui seront définis dans le cadre de la mission 2. Les cahiers de charges devront présenter différents scénarii pour chacun des outils (ou groupes d outils). La quatrième mission se déroulera en année 2, sur la base d un fonctionnement en bons de commande. MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS Le déroulement de l exécution des prestations nécessitera de nombreux échanges avec l équipe permanente de l AFEPTB (réunions de travail, mails, entretiens téléphoniques ). Un comité de suivi interne composé d élus et de Directeurs d EPTB a été mis en place. Des réunions étape sont à prévoir et notamment : - Réunion de lancement de la prestation ; - 4 réunions du comité de suivi de la stratégie de communication de l AFEPTB ; - Réunion de présentation des livrables des missions 1 et 2 au terme de chacune d elles ; - Une réunion tous les mois avec la Directrice et le Président de l AFEPTB (éventuellement sous une forme dématérialisée) ; - Réunion de présentation de la prestation à l Assemblée générale 2017 de l AFEPTB. DUREE ET CALENDRIER DE LA PRESTATION La prestation est prévue du 1 er juillet 2016 au 30 juin 2018 Les missions 1 à 3 se dérouleront du 1 er juillet 2016 au 30 juin 2017 (12 moins au total) - Mission 1 : 2,5 mois (à compter de la signature du contrat de prestation) - Mission 2 : 6 mois (à compter de la signature du contrat de prestation) - Mission 3 : 12 mois (à compter de la signature du contrat de prestation) La mission 4 se déroulera du 1 er juillet 2017 au 30 juin La réunion de lancement de la prestation est prévue le 1 er juillet (à confirmer au regard des disponibilités respectives de l AFEPTB et du prestataire). La première réunion du Comité de suivi est prévue le 8 juillet. Réunion de bilan de la mission 1 mi-septembre. Réunion de bilan de la mission 2 fin décembre. L Assemblée générale de l AFEPTB est généralement organisée en février ou mars. p. 4

5 Les jours d accompagnement de l AFEPTB pour la mise en œuvre de la stratégie et du plan de communication seront utilisés en fonction des besoins identifiés par l AFEPTB. PIECES CONSTITUTIVES DE L OFFRE Le prestataire proposera un projet présentant : - L entreprise, son organisation et l équipe en charge du projet (en précisant les rôles de chacun, les compétences et le chef de projet) ; - Les principaux projets menés de nature similaire à celle proposée par l AFEPTB dans le présent cahier des charges ; - La méthode de réalisation des actions ; La prestation est à prix global et forfaitaire. Le prestataire proposera un devis structuré autour des missions listées ci-dessus. Ce devis devra détailler pour chacun des 3 types d actions les modalités et coûts relatifs : - Aux prestations intellectuelles ; - Aux frais de réalisation logistique des rapports et documents de présentation lors des réunions (il est à noter que l impression hors présentation en réunion n est pas à prévoir dans la prestation, mais que le prestataire doit s assurer que leur mise en page permet une mise en ligne et une impression papier par les destinataires). Les frais de déplacements seront remboursés sur présentation des justificatifs, avec un plafond de 30 par repas et de 100 par nuit, sur la base d un ordre de mission préalable validé par l AFEPTB. L offre pourra être faite par un prestataire, ou plusieurs en groupement. Dans ce dernier cas, un des prestataires sera désigné coordinateur de la mission, et le chef de projet devra être salarié de ce prestataire. Le(s) prestataire(s) peut(peuvent) sous-traiter l exécution des prestations prévues dans la mission sous réserve du respect des dispositions de la loi du 31 janvier 1975 modifiée relative à la sous-traitance. Le titulaire s engage notamment à présenter à l AFEPTB les entreprises auxquelles il(s) envisage(nt) de confier la réalisation de certaines prestations. L AFEPTB devra accepter le sous-traitant proposé et agréer ses conditions de paiement, qui pourront bénéficier de paiement direct de la part de l AFEPTB. PAIEMENT DES PRESTATIONS Le paiement de la rémunération se fera selon les modalités suivantes : Missions 1 à 3 : - Acompte de 20% au lancement de la prestation, sur la base d une demande d acompte du prestataire ; - Paiement de 40% à la fin de la mission 2, sur la base d une demande de versement du prestataire ; - Solde à la fin de l action (La validation du ou des livrables par l AFEPTB conditionne le paiement). Mission 4 : - Paiement sur la base des journées effectivement réalisées, après signature d un bon de commande préalable. Les frais de déplacements seront remboursés sur la base de fiches de frais, auxquelles seront annexés les justificatifs, dans la limite des plafonds précisés ci-avant. Les factures afférentes à la mission sont établies, en un original et une copie, à l attention de : AFEPTB 44 rue Crozatier PARIS p. 5

6 UTILISATION DES RESULTATS L AFEPTB peut librement utiliser les résultats, même partiels, de la prestation, sans toutefois nommer les noms des intervenants sans leur autorisation préalable donnée de manière expresse et écrite. L AFEPTB possède les droits d utilisation secondaire suivants : Droit de publication (droit d éditer et de publier, ou de faire éditer et publier, par tout moyens et notamment de livres, de catalogues, ainsi qu au moyen de vidéos, CD ROM, Internet ou tout support connu ou inconnu à ce jour, y compris ceux à caractère publicitaire ou promotionnel, des éléments constitutifs de la prestation, objet de la présente prestation). Droit de diffusion (droit de représenter sous forme d exposition, communiquer ou faire communiquer des éléments constitutifs de la prestation au public, sur tout support et ce quel que soit le mode de diffusion, connu ou inconnu à ce jour, par télécommunication ou télédiffusion par voie hertzienne, par câble, vers un satellite, Internet, et dans tout lieu accessible au public.) Droits du(des) titulaire(s) Le(s) titulaire(s) ne peut(vent) faire aucun usage commercial des résultats de la prestation sans l accord expresse et écrit de l AFEPTB. Il ne peut communiquer sur la prestation à titre gratuit ou onéreux qu avec l autorisation expresse et écrite de l AFEPTB. La publication des éléments de la prestation, ou des éléments qui ont été nécessaires à la prestation fournie par l AFEPTB ou les EPTB, ne peut être faite par le titulaire que sur accord préalable de l AFEPTB et des EPTB concernés donné de manière expresse et écrite. La publication devra indiquer que le(s) prestataire(s) est(sont) rémunéré(s) par l AFEPTB au titre de la prestation. Le(s) titulaire(s) est(sont) tenu(s), ainsi que l ensemble de son(leur) personnel, des sous-traitants, au secret professionnel et à l obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations et décisions dont il aura eu connaissance à l occasion de l exécution de la présente prestation. Il(s) s interdit(sent) notamment toute communication et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de l AFEPTB. p. 6