DOSSIER Le reporting Solvabilité 2 : quels impacts sur les assureurs?

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1 Octobre 2014 Numéro 02 Publication offerte NEWSLETTER Conseil en Organisation et Systèmes d Information Assurances Banque-Finance Immobilier DOSSIER Le reporting Solvabilité 2 : quels impacts sur les assureurs? Alors que le calendrier et la définition des exigences réglementaires des trois piliers de Solvabilité II se précisent, un certain nombre de chantiers concernant le pilier 3 sont encore ouverts. Page 02 Sommaire DOSSIER Le reporting Solvabilité 2 : quels impacts sur les assureurs? 02 PRÉSENTATION D'UN ASSOCIÉ Guillaume Marret 04 NOUVEAU CLIENT ISTYA 06 DERNIÈRES RÉALISATIONS Reporting SII 06 51, rue Saint-Georges Paris Nous découvrir : herdia.fr Nous contacter : . [email protected] T

2 DOSSIER Le reporting Solvabilité 2 : quels impacts sur les assureurs? Solvabilité II réforme la réglementation européenne du monde de l assurance. L objectif est d harmoniser et d améliorer l évaluation et le contrôle des risques des sociétés d assurance en Europe. Alors que le calendrier et la définition des exigences réglementaires des trois piliers de Solvabilité II se précisent, un certain nombre de chantiers concernant le pilier 3 sont encore ouverts. Le pilier 3 concerne la communication financière et inclut l ensemble des documents et informations qui doivent être transmis régulièrement et obligatoirement à l autorité de contrôle. Si la périodicité et le niveau du reporting exigé varient en fonction de la dimension des acteurs concernés, les reportings demandés par Solvabilité 2 sont globalement bien plus riches et à périodicité bien plus rapprochée que les précédents reportings exigés par l ACPR. A ce titre, la production de ces reportings n est pas sans impact sur l organisation et les systèmes d information des assureurs. L Impact de la mise en place du reporting Solvabilité 2 sur l organisation des compagnies d assurance Des exigences réglementaires qui complexifient le processus de collecte de données : Difficultés liées à la collecte de données : La collecte de données présente des complications liées au degré de finesse des données demandées par le régulateur et au fait que celui-ci impose une traçabilité de la source. Ainsi, l identification des sources de données issues de différents services (Direction des Investissements, Risques, Comptabilité, Actuariat, etc.) complexifie le processus de collecte et requiert une coordination fine des différentes parties prenantes. Une autre des difficultés réside dans l importance du volume des données à gérer au regard des moyens techniques et humains pouvant être consacrés à la collecte. Enfin, les reportings Solvabilité 2 nécessitent la création de nouveaux indicateurs. Selon la nature de l indicateur, celui-ci peut être déterminé à partir d une règle de gestion ou par le recours à une source externe (notamment sur la partie actif). Là encore, ce chantier n est pas neutre en termes de charge de travail et nécessite : - De coordonner différents services au sein de l entreprise pour aboutir au choix de la solution - De réaliser un projet informatique pour sa mise en œuvre. Face à ces difficultés, nous avons pu observer les meilleures pratiques suivantes. Les solutions méthodologiques et organisationnelles : Approche méthodologique par l analyse des QRT* : Un des points clés liés à la mise en œuvre de Solvabilité 2 au sein des compagnies d assurance est la collecte des données demandées. Pour mettre en place le processus de collecte, une analyse préalable des QRT* est nécessaire. Cette analyse vise à satisfaire deux objectifs principaux : - Identifier les QRT et les données qui vont concerner l entreprise. - Mettre en place une cartographie des données cibles et formaliser l écart avec les données disponibles. Il s agit ensuite d identifier les différentes sources d information permettant de compléter les données existantes. Solution organisationnelle : la création d une cellule dédiée et l instauration d un langage commun Une cellule dédiée : L ampleur du travail de collecte de données requiert la mise en place d une organisation dédiée. 2 NEWSLETTER N 02 Octobre 2014

3 On assiste ainsi généralement à la mise en place d une unité pluridisciplinaire pilotée par un responsable de projet et composée de collaborateurs chargés de l élaboration du reporting. Cette équipe est communément constituée d actuaires et de comptables qui contribuent déjà à la production des rapports sous Solvabilité 1. Généralement pilotée par la Direction financière, cette équipe doit travailler en commun avec différentes directions tout en effectuant une veille active sur les évolutions normatives, compte tenu du caractère instable de la réglementation. L appel à des compétences externes : La cellule dédiée à la mise en œuvre de la nouvelle réglementation peut se construire si nécessaire grâce à l aide de consultants extérieurs, qui pourront contribuer à identifier puis organiser les différents chantiers tout en apportant leur expertise du sujet (format XBRL, connaissance des données exigées, connaissance des solutions du marché, etc..). La mise en place d un langage commun : La nécessité de faire collaborer et d organiser des échanges entre différents services implique de former l ensemble des collaborateurs impacté (directement ou indirectement) aux objectifs et aux spécificités techniques de la nouvelle réglementation. A titre d exemple, la nécessité de généraliser la compréhension des LOGS*, implique de mettre en place un guide normatif permettant d éviter les différences d interprétation. Impact de la mise en place du reporting de Solvabilité 2 sur le Système d Information des compagnies d assurance Intérêt de l automatisation et problématique liée au choix de l outil : - Automatisation du processus : Etant donné l accroissement du volume de données à produire et les délais courts pour produire les reportings, l automatisation apparaît comme le seul moyen de respecter les échéances fixées par le régulateur. En effet, en réduisant les délais de production et en encadrant la fiabilisation des données, l automatisation représente un facteur clé de réussite dans l élaboration des reportings. L investissement lors de sa mise en place sera ainsi rapidement amorti, l automatisation permettant de réduire significativement le coût de production des nombreux états. Il est à noter, qu au-delà des reportings quantitatifs, le régulateur exige une analyse des chiffres fournis. La génération automatique des reportings permet ainsi aux équipes de se recentrer sur l analyse à valeur ajoutée demandée par le régulateur. - Choix d un outil de reporting : L ensemble des acteurs du marché va être contraint de s équiper à court terme d un outil de transmission de ses reportings au format exigé par le régulateur (XBRL). Si le marché offre actuellement une grande diversité d outils, il est toutefois possible de distinguer deux grands modèles : Le modèle intégré qui se traduit par un outil de collecte, de contrôle et de calcul. Le modèle non intégré qui se définit par l utilisation d un simple convertisseur XBRL. La taille de la structure mais également sa maturité technologique ainsi que les moyens dont elle dispose devront ainsi orienter son choix. L intégration de ce nouvel outil conduira à faire 3 NEWSLETTER N 02 Octobre 2014

4 évoluer le SI existant par la création de nouveaux applicatifs. Une bonne pratique consiste à créer un entrepôt de données enrichies et normalisées, à même d alimenter l outil de reporting. Conclusion : une transformation nécessaire et des opportunités à saisir La nécessité de transformer son organisation et de faire évoluer son système d information à l occasion de la production des reporting Solvabilité 2 peut représenter, pour l organisme assureur, une véritable opportunité à bien des égards. Ainsi, outre la production des reportings à moindres coûts et la garantie de respecter les délais, l automatisation permet la mise à disposition d un référentiel enrichi, ainsi qu un pilotage plus fin des risques et des capacités de projection accrues. Par ailleurs, la mise en place de contrôles et de pistes d audit permettent d accroître considérablement la fiabilité et la traçabilité des données. Enfin, du point de vue organisationnel, ce projet est une occasion d instaurer, dans le cadre d une démarche collaborative, un langage identique entre différents services et de constituer un référentiel commun pour l ensemble des reportings comptables et financiers de l entreprise. Par Inès Skandrani et Rhoda Migaud Principales références : Une négociation pavée d'obstacles, site de l Argus de l assurance, 21 mars 2014 Complémentaire Santé : une réforme qui bloque toujours, site de l Argus de l assurance, 13 mai ANI + contrats responsables des effets pervers, la Tribune de l assurance, avril 2014, pp ANI SI délai : 18 mois sous pression informatique, l Argus de l assurance, 16 mai 2014, pp Vaincre l ANImosité des TPE-PME & étude DAFSA, la Tribune de l assurance, avril 2014, p. 22 REAVIE 2013, Courtage Collectives, décembre 2013 LEXIQUE : QRT : Quantitative Reporting Templates LOGS : Base qui sert de définition à chaque cellule et qui permet de bien remplir les états IFRS : International Financial Reporting Standards XBRL : extensible Business Reporting Language Exemple de méthodologie projet pour la mise en place du processus de communication financière Pilier 3 : herdia est un cabinet de conseil en organisation et assistance à maîtrise d ouvrage spécialisé sur le secteur de l assurance et, en particulier, sur les problématiques comptables et financières. Nous avons eu l occasion de mener plusieurs projets d accompagnement dans le cadre de la mise en conformité avec Solvabilité 2. Voici ci-après une démarche projet menée dans le cadre du pilier Analyse des QRT 2. Identification des données manquantes 3. Définition du processus cible 4. Exercice QRT à blanc 5. Définition des chantiers 6. Mise à niveau des outils existants 7. Choix de l outil de reporting cible 8. Implémentation de l outil de reporting cible Cette démarche n est pas nécessairement séquentielle et certaines étapes peuvent être menées en parallèle. PRÉSENTATION D'UN ASSOCIÉ Guillaume Marret Guillaume Marret est l associé du cabinet herdia responsable du pôle comptabilité et finance. Diplômé de Supelec et de l IAE de Paris, Guillaume rejoint herdia en 2005 après une première expérience de 7 ans chez Stéria. Depuis 10 ans, il dirige les projets d'organisation et de pilotage des Systèmes d'information dans les domaines de la finance et de la comptabilité, au sein de grands acteurs de l assurance. Rigoureux, pragmatique, ouvert d'esprit et inventif, Guillaume incarne les valeurs qui font la force de notre cabinet. Il a conçu et porte aujourd hui l'offre Reporting Solvency II, dont l'objectif est d'aider les assureurs et mutuelles à transformer la contrainte réglementaire en une opportunité d automatisation et d uniformisation des reportings, à destination des services financiers pour un pilotage plus fin de l activité. Par Elodie Uguen NOUVEAU CLIENT ISTYA Istya est une Union Mutualiste de Groupe issue de la coopération entre la MAEE, MCDef, MGEFI, MGEN, MGET et MNT. 5,5 millions de personnes sont protégées par le groupe Istya, soit près de 10% de la population française. herdia mène actuellement, pour le groupe Istya, une étude organisationnelle stratégique. 4 NEWSLETTER N 02 Octobre 2014

5 DERNIÈRES RÉALISATIONS Reporting SII herdia est intervenu, pour le compte d un grand bancassureur,pour la constitution des flux de données nécessaires à la génération des états Solvency 2 au format XBRL. Le dispositif prévu par notre client pour générer le reporting Solvency 2 s'appuie sur : SAP-BFC : outil de consolidation financière recueillant les données de 14 filiales françaises et étrangères FAS-Invoke : progiciel permettant le contrôle et la transmission aux autorités de contrôles des états réglementaires au format dématérialisé XBRL Mais les données issues de SAP BFC n étaient pas suffisamment qualifiées pour être correctement interprétées dans FAS-Invoke. herdia a mené une intervention en deux volets : La conception et le développement (par notre filiale herdialab) d un outil permettant d automatiser, pour chaque état réglementaire, le rapprochement entre les données provenant de SAP BFC et les données cibles attendues par FAS-Invoke La revue qualité des états SAP-BFC via la vérification de la couverture des besoins de Solvency 2 et de la qualité des données. Grâce à cette intervention combinant l automatisation du rapprochement et le contrôle des données par des consultants en comptabilité assurance, herdia est parvenu à réduire considérablement le délai de traitement pour un important volume de données financières. 5 NEWSLETTER