Les ERP. Enterprise Resource Planning

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1 Les ERP Enterprise Resource Planning

2 Plan L'entreprise Les ERP Définition Caractéristiques Fonctions Projet de Mise en œuvre d un ERP Théorie des systèmes d information 2

3 L entreprise Taille : Petite, moyenne ou grande Une entreprise peut être Multinationale Multi-sites Elle appartient à un ou plusieurs secteurs d activité : Industriel Distribution Transport Bâtiment et travaux publics Banques et Assurances Secteur Public, Parastatal 3

4 L entreprise PERSONNEL ENTREPRISE CLIENTS ACTIONNAIRES Elle est tiraillée entre 3 forces aux intérêts parfois divergents, l art du management étant de toutes les satisfaire Elle est constituée de ressources humaines (les personnes affectées à des tâches dans l organisation), de ressources matérielles (véhicules, bâtiment, outils de production, système informatique, ), de ressources financières. 4

5 Le cycle du changement OPERATIONS PROJETS DE CHANGEMENT STRATEGIE Elaboration de la stratégie : concrétisée dans le plan stratégique décrivant l entreprise dans le futur (avec un horizon 1 à 10 ans selon les entreprises et les secteurs) et définissant les moyens à mettre en œuvre pour passer de l état actuel à l état futur. Réalisation de projets de changement : il s agit de l exécution des projets définis dans le plan stratégique ou le plan informatique s il est question d un projet informatique (exemple : doter l entreprise d un nouveau système de gestion comptable et financière lui permettant de mesurer la rentabilité en temps réel). Le projet se termine et devient alors opérationnel. Le transfert de la phase projet à la phase opérationnelle implique une série d actions telles que : formation des utilisateurs, modification dans la manière de travailler (mise en place des nouvelles procédures administratives par exemple), reprise des données, Les opérations : l entreprise exécute ses activités normales : produire, vendre, acheter, transporter, comptabiliser, etc 5

6 L environnement L entreprise évolue dans un environnement: Chaque secteur a ses propres règles. Pour réussir, l entreprise se doit de les respecter, sous peine de perdre des parts de marché. Exemples Secteur automobile un équipementier automobile produit et livre des blocs de phares à d une part, les fabricants de véhicules et d autre part, le circuit de distribution des pièces de rechange. Règles du secteur: 6

7 L environnement Livrer «juste à temps» en fonction du planning des fabricants, contrôler les coûts, vu la forte compétitivité caractérisant ce secteur bar-coder les produits selon le standard du secteur transmettre électroniquement (Extranet) les informations telles que accusé réception commande, planning de production, facture, selon le standard «Odette». 7

8 Secteur aéronautique le changement de marchés passage de l aviation militaire, caractérisée par des contrats long terme avec révision des prix, à l aviation civile et le spatial, marché aux comportements beaucoup plus agressifs compétition existante Réduction des coûts Réduction des délais de production et de conception des produits. Ce qui implique de vastes plans d amélioration actuellement en phases de projet ou déjà en phase opérationnelle 8

9 Organisation fonctionnelle de l entreprise Conseil d Administration Directeurgénéral Contrôleur de gestion Directeur R & D Directeur Financier et Adm Directeur du Personnel Directeur de la Qualité Directeur des Achats Directeur Usine A Directeur Usine B Directeur des Ventes Processus 9

10 Les processus L entreprise Processus produit recherche développement Mise en production Amélioration du produit Processus logistique Achats Stocks matières 1ères Fabrication pièces Assemblage Stocks prod. finis Transport, distribution, vente Ressources humaines Ressources matérielles Ressources financières Fournisseurs Pouvoirs publics Sous-traitants transporteurs Banques Clients 10

11 Le processus PRODUIT activités liées au produit conception, fabrication du prototype développement : définition de la nomenclature (= ses composants), Élaboration de la gamme opératoire (= la séquence des opérations à exécuter pour le fabriquer) Choix des outils et outillages nécessaires à sa fabrication et assemblage mise en production améliorations du produit 11

12 Le processus PRODUIT Ce processus peut être déconnecté du processus logistique (cas de l entreprise qui conçoit des produits qui seront ensuite fabriqués en masse : par exemple les médicaments) ou complètement intégré (par exemple conception, développement et fabrication d une chaudière sur mesure pour équiper la centrale X dans le pays Y). Les enjeux liés à ce processus sont : diminution des coûts de recherche et développement diminution du délai de mise sur le marché de nouveaux produits (time-to-market) amélioration de la qualité/fiabilité des produits, 12

13 Le processus LOGISTIQUE essentiellement orienté vers le client. Il couvre les activités de vente, transport, fabrication, achats et entreposages. Enjeux : livrer plus vite et moins cher livrer des produits de qualité 13

14 Le processus LOGISTIQUE Le client remonte plus ou moins loin dans la chaîne selon le cas : livraison sur stock de produits finis, alimentation du stock sur base statistique (stock-to-order) assemblage sur commande client, fabrication/achat des pièces sur prévisions (assembly-to-order) fabrication sur commande client, achats anticipés sur base de prévisions (make-to-order) achats matières sur base de la commande du client (buy-to-order) conception du produit dans les bureaux d études sur base des spécifications du client (design-to-order) 14

15 La Chaîne logistique Défi Offrir le meilleur service au clients # Optimiser les coûts logistiques Développer une politique globale de gestion de la chaîne logistique des fournisseurs aux clients finaux SCM Définition SCM Dans une entreprise le concept de "Supply Chain" regroupe les activités d'approvisionnement, de production et de distribution des produits. La Supply Chain est un réseau complet d'entreprises qui travaillent ensemble dans les activités de design, d'approvisionnement, de production et de distribution des produits et services offerts aux clients 15

16 La Chaîne logistique Facteurs clés Le temps: délai entre le moment où le client passe sa commande et le moment où il reçoit le produit. La flexibilité du système: capacité de l'entreprise à répondre à des besoins urgents et inattendus. Le système d'information : capacité de l'entreprise de fournir à tout moment l'information concernant sa commande. Le système de traitement des erreurs: efficacité des procédures et le temps requis pour corriger les erreurs de la commande (erreurs de facture, d'emballage, produit endommagé, ). 16

17 La Chaîne logistique Ce réseau inclut trois activités principales : La gestion des flux de matières venant des fournisseurs et de leurs fournisseurs "amont", La transformation des matières en produits semi-finis et produits finis, La distribution des produits aux clients et leurs clients "aval". La "Supply Chain Management" gère l'ensemble des flux de la chaîne, il y en a de trois types : Les flux de matières : fourniture des matières et produits en aval de la chaîne mais également les mouvements de matières qui remontent lorsqu'il y a des défauts ou des réparations à effectuer. Les flux d'information : vers l'aval circule toute l'information concernant la capacité, les programmes de livraison, l'état de la commande, et vers l'amont, il y bien sûr toutes les informations relatives à la commande passée. Pour la gestion de l'information, il est crucial de mettre au point un système d'information performant. Les flux financiers : ces flux sont critiques car la plupart des entreprises mesure la performance de leur Supply Chain en terme de créances à payer et créances à recevoir. Les flux vers l'aval comprennent les factures, les informations de prix, les conditions de paiements et vers l'amont, les paiements. 17

18 le "Demand Chain Management" La demande finale est une source d'incertitude importante pour les entreprises. Pour l'évaluer, les entreprises établissent des prévisions de vente afin de se rapprocher le plus possible de la demande sources d'incertitude: la variabilité de la demande: 60% des problèmes viennent de mauvaises prévisions de vente 30% sont la cause d'incertitudes dans l'approvisionnement (retard de livraison des fournisseurs) 10% viennent d'incertitudes liées aux processus internes (pannes, arrêts de la production, ) de réelle 18

19 Domaines d applications des ERP partners E-collaborative engineering S U P P L I E R S E - M A R K E T P L A C E Product Life-Cycle Management Supply Chain Management Enterprise Resource Planning Back Office Business Intelligence Knowledge Management Customer Relationship Management E - C O M M E R C E C U S T O M E R S 19

20 ERP Progiciels de gestion intégrés Notion d'erp Extrait de VBG (Valérie Botta-Genoulaz, Labo Prisma-Lyon, séminaires du groupe ERP) Un ERP est une application informatique modulaire, paramétrable, intégrée et ouverte, qui vise à fédérer et à optimiser les processus de gestion de l'entreprise en proposant un référentiel unique et en s'appuyant sur des règles de gestion standards c'est un progiciel paramétrable et ouvert il est modulaire et intégré il s'appuie sur un référentiel unique 20

21 Caractéristiques générales d'un ERP 1. Couverture fonctionnelle Les fonctionnalités de l'erp doivent couvrir au minimum 3 (et souvent 5) fonctions de l'entreprise. Bien entendu, l'objectif (souvent lointain) est de couvrir toutes les fonctions. La plupart des progiciels intégrés actuels portent sur les fonctions suivantes : gestion de production, gestion commerciale, gestion comptable, gestion financière, gestion des ressources humaines, gestion des stocks. 2. Base de données unique une donnée est saisie une seule et peut être immédiatement disponible dans les autres modules de l'erp 3. Adaptation et paramétrage étendu 21

22 Caractéristiques générales d'un ERP L'ERP doit être suffisamment flexible pour s'adapter au mode de fonctionnement d'une entreprise. Cette adaptation ou paramétrage porte sur la base de données sur l'espace de travail de chaque utilisateur : définition des droits d'accès, personnalisation de l'interface de travail, traçabilité des opérations 4. Architecture informatique ouverte Comme toutes les architectures ouvertes, celle des ERP utilise les technologie de l'internet :intégration des différents sites par un réseau Intranet/Extranet, l'intranet pour les sites internes à l'entreprise, l'extranet pour l'intégration de l'environnement : clients et fournisseurs. 5. Présence d'outils d'aide à la décision Le fait de disposer d'une base de données unique permet de faire toutes les requêtes possibles (en SQL) sans aucune ambiguïté. On peut donc définir une série de requêtes adaptées pour la prise de décision et des sorties sous forme de tableaux, diagrammes, etc... Remarque: Usuellement on ne désigne sous le nom d'erp que les progiciels possédant au minimum les trois premières caractéristiques. 22

23 La composition d'un ERP On peut considérer un ERP comme une application parmi d'autres (SCM, CRM,...) dans un système d'information unique. On le définit même quelquefois comme le système d'information unique (il englobe alors les autres applications). Il n'y a pas unanimité sur cette architecture. Le point commun est cependant une architecture granulaire : Un ERP contient des "fonctions" ; une fonction manipule des objets métiers ; les objets métiers sont décrits par une base de données unique comportant des milliers de tables (le SGBD est généralement relationnel) 23

24 La composition d'un ERP 24

25 Le coût des ERP Une étude du Meta Group a donné des indications sur le TCO (Total Cost of Ownership) qui inclut: le prix d'achat du progiciel et du matériel les services supports et les coûts internes de personnel. Le TCO porte sur l'acquisition et l'utilisation pendant deux années après l'achat. L'étude a porté sur 63 entreprises, de tailles diverses, et a donné les résultats suivants : le TCO le plus élevé : 300 millions de dollars le TCO le plus bas : $ le TCO moyen : 15 millions de dollars 25

26 Le coût des ERP L'étude a porté aussi sur les retours sur investissement (ROI): il faut en moyenne attendre le 31 ème mois après l'achat et le bénéfice annuel qui en résulte est en moyenne de...1,6 million de dollars! 26

27 Les coûts des ERP Apprentissage et formation Intégration et tests : les ERP sont vendus par modules qui doivent communiquer. Des tests de communication doivent être effectués de manière progressive au fur et à mesure de l'implémentation des modules. Paramétrage et personnalisation Conversion des données : le passage de l'ancien système à l'erp s'accompagne bien évidemment d'une conversion de données (constitution de la base de données unique). Conseil et assistance : les consultants sont incontournables et chers ; L'équipe projet : il est assez sage de constituer l'équipe projet de mise en œuvre d'un ERP avec les meilleurs éléments de l'entreprise. 27

28 Le Projet ERP Les phases du projet La mise en œuvre d'un ERP dans une entreprise n'est pas un "petit" projet car il ne s'agit pas seulement d'installer un logiciel. Elle concerne aussi l'organisation de l'entreprise et la conduite du changement. Comme tout projet de système d'information, le projet d'implémentation d'un ERP comporte plusieurs phases successives. Des modèles de projet ont été présentés dans la littérature depuis la naissance des ERP. 28

29 Phases d un projet ERP Phase préliminaire Phase préparatoire Phase projet Phase exploitation Basculement Appropriation 29

30 La phase préliminaire Il s'agit globalement d'étudier l'existant en termes de: produits technologies marché ressources humaines et organisation mise en évidence de dysfonctionnements internes. Cette phase peut être menée en interne avec une petite équipe (3 à 6 personnes) comportant des personnels chargés des systèmes d'information de l'entreprise (et non des systèmes informatiques). Cette équipe doit être mandatée par la direction générale. Elle fournira un rapport circonstancié dans un délai raisonnable (au moins 6 mois) et pourra régulièrement faire état de ses résultats d'étude. 30

31 Produits Quels sont les progiciels intégrés proposés par les éditeurs? quelles sont leurs fonctionnalités, leurs conditions d'implémentation? une idée du coût d'acquisition (logiciel + matériel + réseau) Une visite d'entreprises ayant déjà implémenté des ERP est souvent bien utile. Enfin un tableau synthétique et comparatif du marché des ERP sera établi 31

32 Technologies Revue des technologies existantes, notamment autour de l'internet. Quelles sont les technologies émergentes et les perspectives d'évolution? Quel rapport avec les infrastructures informatique et de réseau existant dans l'entreprise? 32

33 Le marché Il s'agit ici de positionner l'entreprise par rapport au marché de son secteur. Normalement, ce positionnement devrait être connu, mais ce n'est pas sûr, surtout pour les moyennes et petites entreprises. Cette étude du marché devrait permettre de mieux orienter (ou réorienter) l'activité de l'entreprise et ses modes de fonctionnement et d'organisation (faut-il externaliser ou réintégrer certaines fonctions par exemple) 33

34 L'organisation de l'entreprise Une (re)visite de l'organisation de l'entreprise devrait permettre d'avoir une vision exacte de la réalité. Cette étude doit porter sur l'historique de l'organisation et des modes de fonctionnement sur les rôles, emplois, fonctions des personnels de l'entreprise sur la définition et la caractérisation des différents processus mis en œuvre dans le fonctionnement de l'entreprise. sur les indicateurs de performance et de qualité de l'entreprise. 34

35 Mise en évidence des dysfonctionnements internes Cette étude est un corollaire à la précédente. Elle vise à identifier les points de blocage, d'engorgement des flux matériels ou immatériels les carences en compétences les cas d'insatisfaction de la clientèle etc... 35

36 ERP: Fonctions Les fonctions logistiques : Gestion des approvisionnements Gestion de la production Gestion des stocks Gestion des transports Gestion des ventes Les fonctions comptables et financières Comptabilité générale Comptabilité des tiers Gestion de la trésorerie Comptabilité analytique d exploitation Prix de revient Analyse de rentabilité 36

37 ERP: Fonctions Gestion des immobilisés La gestion des ressources humaines Calcul et comptabilisation de la paie Edition des fiches de paie ou interface avec un Secrétariat Social Saisie des temps Gestion des carrières Gestion des formations Gestion médicale Les fonctions de support Gestion de la maintenance des outils de production, de l usine et des bâtiments Gestion de la qualité Outils de «Business Intelligence» liés à l ERP 37

38 ERP: Secteurs Commerce de détail Automobile Aéronautique et spatial Chimique Pétrochimique Pharmaceutique Papier Utilities (fabrication/distribution électricité, eau, gaz, ) Télécommunications Construction et Travaux Publics Services Universités / Ecoles Banques Assurances Santé (hôpitaux, laboratoires, ) Secteur public (Ministères, Parastataux, Communes, Transports Publics, ) 38

39 ERP: Exemples SAP Infor ERP LN (anciennement appelé BaaN, puis SSA ERP LN, rachat par Infor en 2006) Par secteurs Windows, Unix Lean Manufacturing: Mise en œuvre des processus de gestion au plus juste dans l entreprise entreprise et dans la chaîne logistique 39

40 ERP: Exemples Lien: Peoplesoft Enterprise One (anciennement appelé JD Edwards, rachat par PeopleSoft en 2003, ce dernier est passé sous contrôle d oracle en 2004) ORACLE Applications 40

41 Microsoft Dynamics Nav (NAVISION) Historique Créateur: la société danoise Navision Software A/S (fondée en 1984) 2000:fusion avec une autre société du logiciel danois, Damgaard A/S (fondée en 1983). Nouveau nom de la société après fusion: Navision A/S 2002: rachat de Navision A/S par Microsoft 2005: Microsoft renomme son logiciel Navision en Microsoft Dynamics Nav 2007: Microsoft Dynamics NAV

42 Microsoft Dynamics Nav (NAVISION) Editions: Microsoft propose deux éditions Business Essentials : inclut un ensemble de fonctionnalités dédié à la gestion financière et à la gestion de la chaîne logistique, et des outils de décisionnel et reporting Advanced Management. comprend, en plus de l offre Business Essentials, des fonctionnalités de gestion avancées pour les domaines de la Finance, de la Production, de la Chaîne logistique, de la Gestion de la Relation Client. Advanced Management intègre également des fonctionnalités avancées en matière de décisionnel et de reporting. 42