Manuel de l exposant

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1 Manuel de l exposant Congrès International Sports Excellence Printemps / Été 2017 Sheraton Laval 20 et 21 juin Autoroute des Laurentides, Laval, QC H7T 1X5 Salle de Bal Laval

2 ÉVÉNEMENT CONGRÈS INTERNATIONAL SPORTS EXCELLENCE- PRINTEMPS / ÉTÉ 2017 Jour Date Heure Lundi 20 juin de 13h00 à 19h00 Mardi 21 juin de 9h00 a 18h00 MONTAGE Jour Date Heure Dimanche 19 juin de 10h00 à 18h00 Lundi 20 juin de 7h00 à 11h00 Aucune installation complexe n'est permise le lundi matin DÉMONTAGE Jour Date Heure Mardi 21 juin de 18h à 22 h ACCÈS AU DÉBARCADÈRE Dimanche 19 juin de 10h à 18h Lundi 20 juin de 7h à 11h Mardi 21 juin de 18h à 22h 2

3 STATIONNEMENT Voitures Le stationnement au Sheraton Laval est gratuit pour les exposants et les visiteurs. STAND D EXPOSITION Inclus dans le coût de location de votre emplacement - Stand 10 x 10 - Stand de rideau noir (mur arrière 8 de haut et mur latéraux de 3 de haut) - Électricité 1 prise de 15 ampères par espace 10 x 10 (10 x 20 = 2 prises 15 A) - 1 table drapée noire, 3 chaises, 1 poubelle - Entreposage légère durant l exposition - Nettoyage journalier des corridors - Manutention de votre marchandise - Note : Le plancher de la salle de bal est recouvert de tapis. SERVICES D EXPOSITION GES service d exposition est mandaté par Sports Excellence Corporation pour la location de kiosques et ameublement. Pour ajouter de l ameublement et accessoire, vous trouverez le bon de commande annexé au présent ou sur le lien suivant : 3

4 MANUTENTION DES MARCHANDISES Livraisons Aucune marchandise ne sera acceptée avant la date prévue du montage. L arrivée des marchandises s effectue seulement par le quai de réception (débarcadère banquets) situé à l arrière du stationnement à étages, du côté nord de l hôtel. Toute marchandise non identifiée correctement sera refusée par l hôtel. L hôtel n est pas responsable des frais de transfert, de douane, assurances ou tout autre frais pouvant être encourus par des colis et/ou marchandise. Les heures de livraison sont de 8h à 18h. AUCUNE MARCHANDISE NE SERA ACCEPTÉE AVANT LE DIMANCHE 19 JUIN L adresse à inscrire sur votre matériel est la suivante : Congrès International Sports Excellence 19 juin 2016 Nom de la compagnie : À l attention de : Salle de Bal- Laval Numéro de kiosque : Sheraton Laval/Débarcadère banquets 2440 Autoroute des Laurentides Laval, QC H7T 1X5 Manutention et entreposage légère inclus Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne seront tolérées à l intérieur ou à l arrière du stand. Information importante : À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur recommandé de l événement et tous les frais seront facturés à l exposant. 4

5 COURTIER EN DOUANES Pour votre information : Mendelssohn Commerce Event Logistics 276, rue Saint Jacques, bureau 818 Montréal, QC, H2Y 2G4 Tél.: PDF «Douanes-Customs MEND-forms» est joint à ce document ou sur le lien suivant : Important : les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, DHL, ou autres doivent s assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l avance. Toute marchandise expédiée «à percevoir» ne sera pas acceptée par le Sheraton Laval Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l expéditeur lors de la livraison et le Centre des congrès du Sheraton Laval reçoit une facture parfois jours après la fin de l événement. Dans ces situations, l exposant sera refacturé avec des frais d administration. Transporteur officiel & service d entreposage avant montage GES CANADA / Clarkson Conway 800, Place Bonaventure, Bureau 1165 Montréal, Québec, H5A 1K6 Tél.: Fax : PDF «Bons de commande Order forms» pour le transport et / ou l entreposage avant le montage sont joints à ce document ou sur le lien suivant : K63PR2 Service de location de stand et d ameublement GES Spécialiste mondial de l'événement Faite parvenir votre commande par Télécopieur : ou Courriel : clarkson@ges.com Consulté le PDF «Bons de commande Order forms» joint à ce document ou sur le lien suivant : Électricité : Une connexion électrique est fournie pour chaque 10 x 10. Pour tout besoin supplémentaire en électricité, veuillez communiquer directement et exclusivement avec la compagnie St-Martin Électrique au

6 OBLIGATIONS ET RESTRICTIONS Les obligations et restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon. OBLIGATIONS Assurances Recyclage et collecte des matières résiduelles L exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité». Le Sheraton Laval ou ses mandataires n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l immeuble, et ce, quelle qu en soit la cause. L exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l exposition. D autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. Les poubelles doivent êtres placées à l extérieur du stand dans l allée à chaque soir dès la fermeture de l exposition. Elles seront vidées par le personnel du Sheraton Laval sans frais. Les poubelles laissées à l intérieur du stand ne seront pas vidées. RESTRICTIONS Aires communes Animaux Autocollants Ballons et confettis Consommation d alcool lors du montage et du démontage L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles du Sheraton Laval. La présence d animaux doit faire l objet d une approbation des autorités du Sheraton Laval. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction. Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Sheraton Laval. L usage des ballons gonflés à l hélium doit être pré autorisé par le Sheraton Laval. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite. Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente particulière avec le Sheraton Laval, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. 6

7 Enfants Limites sonores Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposition n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage. Si le fonctionnement d équipements ou d appareils produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les invités, il sera nécessaire d en cesser le fonctionnement. L intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Sheraton Laval est le seul juge en la matière. Sécurité Services alimentaires Le Sheraton Laval assure la sécurité générale de l immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l événement à l intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande. Le Sheraton Laval est le fournisseur exclusif de nourriture et boisson. Aucune nourriture ou boisson provenant de l extérieur n est permise. Tabac Le Sheraton Laval offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l intérieur du Sheraton Laval et dans les débarcadères, sans aucune exception. 7