OFFICE DE TOURISME DE CARNAC. Réf :

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1 OFFICE DE TOURISME DE CARNAC Projet : Marché de service concernant la création des documents de communication de l office de tourisme Réf : CAHIER DES CHARGES CONCEPTION DES DOCUMENTS DE COMMUNICATION DE L OFFICE DE TOURISME La date limite de remise de l offre : le 24 août 2015 à 17h Carnac, le 17 juin 2015

2 Sommaire 1. OBJET DU MARCHE PRESENTATION DU MAÎTRE D OUVRAGE MODE DE PASSATION INFORMATIONS IMPORTANTES DETAIL DE LA PRESTATION ET INFORMATIONS TECHNIQUES : GENERALITES DETAIL DE LA PRESTATION DUREE ET PRIX DU MARCHE Durée du marché Forme et contenu des prix RENSEIGNEMENTS SUR LES OFFRES Pièces à remettre Déroulement de la procédure de remise des offres Date limite de réception des offres Durée de validité des offres Critères de jugement des offres RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES... 13

3 1. OBJET DU MARCHE La présente consultation est un marché de service. Il porte sur la conception réalisation des documents de l office de tourisme de CARNAC 2. PRESENTATION DU MAÎTRE D OUVRAGE OFFICE DE TOURISME DE CARNAC. 3. MODE DE PASSATION Procédure adaptée. 4. INFORMATIONS IMPORTANTES Le titulaire devra suivre le calendrier fourni dans le présent cahier des charges. L Office de Tourisme se réserve le droit de modifier les quantités ou les formats prévus au présent cahier des charges. Compte tenu du calendrier touristique, la réalisation de cette prestation devra se faire dans les délais précisés. Les moyens de la mise en œuvre : Le prestataire devra démontrer qu il est apte à s entourer ou à disposer de toutes les compétences et moyens requis pour répondre à la demande. Cela suppose d avoir les compétences techniques et les moyens humains et matériels suffisants. Dans les documents à joindre : descriptif simplifié de la société : moyens humains, répartition des services. Références Le prestataire devra démonter une expérience dans le domaine de création de brochures touristiques. Négociation : L OTC pourra, le cas échéant et s il le juge utile, négocier les offres qui lui seront présentées dans le respect des principes de libre accès à la commande public, d égalité et de transparence. Il pourra négocier avec un ou plusieurs candidats qui auront présenté une offre. La négociation pourra porter sur tout ou partie des éléments de l offre. La négociation pourra être écrite ou orale auprès des candidats retenus pour la négociation.

4 5. DETAIL DE LA PRESTATION ET INFORMATIONS TECHNIQUES : 5.1. GENERALITES Le positionnement Le positionnement est fondé sur nos avantages concurrentiels défendables, à savoir : - Un patrimoine exceptionnel : Les alignements de Carnac - Une station balnéaire reconnue, une diversité de plages de qualité - Une station préservée, authentique - Une destination bien être et détente - Un terrain de jeu pour la pratique d activités de pleine nature C est une destination unique car : - Elle conjugue station balnéaire et patrimoine mégalithique - C est une destination exceptionnelle par son environnement préservé, son équilibre entre l homme et la nature. - Carnac = 7000 ans d histoire Le positionnement proposé : Le positionnement de Carnac s appuiera sur les 2 éléments forts du territoire qui en font une station unique: - la plage, la station balnéaire - les alignements

5 La Plate-forme de marque CARNAC : Promesse de la marque L ambition Une station multi couleur : plages, menhirs, détente, nature, ambiance, à chacun son plaisir. 1- Positionner Carnac comme une destination balnéaire particulièrement bien structurée pour les familles, 2- Positionner Carnac comme la destination référence pour le mégalithisme, la préhistoire, en vue du classement UNESCO 3- Positionner Carnac comme une destination préservée, source de bien être Le positionnement Ses valeurs Carnac se caractérise par son environnement préservé (nature, plage, cadre de vie...) et son patrimoine mégalithique. L AUTHENTICITÉ, Territoire empreint d histoire et de culture, porté sur la nature, mêlant simplicité et fidélité. LA NATURALITE, Territoire préservé, où l homme et la nature ont de tout temps, trouvé un équilibre. LE MYSTERE, lieu de rêve et de poésie, de secrets et d énigmes. LA FETE, entre amis, en famille

6 5.2. DETAIL DE LA PRESTATION Contexte L Office de Tourisme (OT) de Carnac, souhaite confier à une agence de communication ou un graphiste indépendant, la conception et la réalisation des supports de communication des Saisons touristiques 2016 / 2017 / Chaque année, les 1ers salon touristique se tenant en février, les documents doivent donc être disponibles à la distribution au plus tard fin janvier de chaque année. Présentation générale des documents de communication Les documents de communication de l Office de Tourisme doivent répondre à plusieurs objectifs : - donner au grand public l information la plus complète possible sur l ensemble du territoire, - cultiver l image positive, dynamique et qualitative du territoire, - donner envie au public de parcourir et de séjourner sur le territoire, - promouvoir les prestations de nos partenaires, La communication de l Office de Tourisme s appuiera sur 2 documents principaux (détails des supports ci après) : Un GUIDE D APPEL, outil de SEDUCTION, destiné à donner envie de venir, diffusé aux touristes, sur les salons, envoyé par courrier, et diffusé ponctuellement chez les prestataires et à l OT. Edition trilingue en Français, Anglais, Allemand. Un GUIDE PRATIQUE, outil d INFORMATION, diffusé aux touristes, sur les sites de l OT et chez différents partenaires. Edition trilingue en Français, Anglais, Allemand. En plus de ces 2 supports, nous utilisons prioritairement la carte touristique pour renseigner sur ce qu il y a à voir et faire sur le territoire. Les supports print sont naturellement complétés par les supports numériques : site Internet, newsletter...

7 Orientations graphiques Ces documents s adressent à tous les publics, toutes générations confondues, et doivent donc être fonctionnels, agréables et faciles à lire. Les documents devront s inspirer du code de marque de Carnac (voir document joint). L essentiel étant de donner une cohérence visuelle d ensemble, en harmonie avec l esprit et les valeurs du territoire. Ces documents devront refléter la qualité de l offre touristique dans une conception graphique à la fois moderne et sobre, aux couleurs toniques, et appuyée par un travail sur la photographie, les illustrations. La priorité sera donnée au visuel et notamment sur les pages intérieures afin de susciter l envie de découvrir le territoire et ses atouts. Eléments de langage Les textes seront fournis par l Office de tourisme. Néanmoins, en accord avec le code de marque Carnac, et après échange avec le prestataire retenue, une mission de rewriting des titres et sous titres sera à réaliser afin de donner une tonalité à l ensemble des documents, celle-ci se voulant moderne et dynamique. Indications techniques Dans un souci de lisibilité et d économie (d encre et de papier), il conviendra de privilégier dans les maquettes : - un fond blanc ou clair pour les textes ; éviter les aplats noirs ou foncés - des polices moins consommatrices d espace mais pas trop fines ; éviter les polices trop rondes Qualité Papier : papier couché demi- mat. Le choix du papier devra être pris en compte dans la conception des maquettes Afin d optimiser les frais d envoi des documents, le poids final des documents ne devra pas, si possible, excéder : Poids maxi des 2 documents réunis : 300g Poids maxi du doc d appel : 130g

8 Guide d appel : Edition trilingue en français, anglais, allemand - Format type magazine pocket (taille approximative (17x24) Edité à exemplaires. Il se compose de 48 à 56 pages intérieures + couv selon le chemin de fer à valider avec le prestataire retenu. Sous forme de livret, ce support présente le territoire sous forme de visuel et de courts descriptifs mettant en avant les expériences à vivre à Carnac. En deuxième partie du document, seront présentés l ensemble des hébergements (hôtels, campings, agence, locations, chambre d hôtes, résidence...). Dans cette deuxième partie, l objectif principal est de présenter un maximum d offres d hébergements en un minimum de page tout en conservant une bonne lisibilité. (Eviter l effet d annuaire). Des encarts publicitaires sont vendus dans cette rubrique. Remarque : les visuels des publicités sont fournies et ne font l objet que d une intégration de la part du prestataire graphique. Guide Pratique : Sous forme de livret, ce support présente l ensemble des informations pratiques du territoire : - à voir - à visiter - à pratiquer (sports et loisirs) - où manger - les commerces et services - les animations - carte Edition trilingue en français, anglais, allemand - Edité à exemplaires. Format A5 il se compose de 60 à 68 pages intérieures + couv selon le chemin de fer à valider avec le prestataire retenu. Des encarts publicitaires seront à intégrer dans ce support. Remarque : les visuels des publicités sont fournies et ne font l objet que d une intégration de la part du prestataire graphique.

9 Echéance & organisation Lancement appel d'offre - cahier des charges 17/07/2015 Date maximum de réception des réponses (devis+maquettes) 24/08/2015 Analyse des offres / phase de négociation avec les candidats Semaine Choix définitif du prestataire 04/09/2015 Du 07/09/2015 au Finalisation des maquettes 30/09/2015 Envoi du chemin de fer et transmission des 1ers éléments au prestataire Envois des derniers éléments hors pub (coordonnées des derniers adhérents...) Relectures & corrections maquette Transmission des visuels de pub à l agence/graphiste 15/10/ /11/ /12/2015 au 15/12/2015 Semaine 50/51 Livraison des fichiers à l imprimeur Semaine 2 de 2016 Des outils collaboratifs en ligne sont souhaités pour permettre les échanges de documents, la planification, le suivi des travaux et des modifications.

10 Mission du prestataire La 1ère année : - Création des 2 maquettes (couvertures + pages intérieures) en affiliation graphique et réalisation/exécution des documents - Rewriting des textes fournis par l Office de tourisme de Carnac (principalement titre et accroche) Les 2 années suivantes : Mise à jour des documents comprenant : - Déclinaison graphique des couvertures - Mise à jour des visuels des pages intérieures - Mise à jour des pages intérieures des 2 guides, à partir de la maquette validée la 1 année. (textes fournis via documents Word et/ou notre site web) Chaque année : Illustrations et/ou traitement images Relecture interne des documents transmis qui doivent être conformes aux informations et textes transmis Exécution et préparation des fichiers pour l impression, suivi de fabrication. Fourniture de l ensemble des supports de communication en PDF basse définition et HD (sans traits de coupe / format livre) pour diffusion web ou par e mail. Fourniture du visuel générique de la couverture en JPEG et PDF en haute définition pour diffusion web ou par e- mail La cession des droits d utilisation à l Office de Tourisme de Carnac pour la durée d un an pour chaque édition, pour une déclinaison des supports par le service communication et diffusion sur l ensemble des supports de communication de la structure (magazine, site, outils numériques ). Le prestataire reçoit de l Office de Tourisme : les textes et traductions (via documents Word ), les visuels des prestataires, les photos.

11 6. DUREE ET PRIX DU MARCHE 6.1. Durée du marché Le marché est conclu pour une durée de 1 an renouvelable 3 fois Forme et contenu des prix Les prix du marché sont unitaires et comprennent tous les frais liés à la réalisation des prestations faisant l objet du marché. 7. RENSEIGNEMENTS SUR LES OFFRES 7.1. Pièces à remettre Tout candidat souhaitant remettre une offre devra fournir : - Le présent cahier des charges complété et signé - descriptif simplifié de la société : moyens humains, répartition des services. - références similaires - planning de réalisation - Une note méthodologique présentant le projet et l organisation que le prestataire compte mettre en œuvre, - Pièces facultatives : Proposition graphique comprenant : GUIDE D APPEL - maquette de la couverture - maquette page «entrée de chapitre» : (ex : les alignements de Carnac) - maquette page «Hébergements» (Visuel + textes + Informations ) GUIDE PRATIQUE - maquette page «restaurants» - maquette de page «commerces et services» Les propositions de maquettes ne sont pas rémunérés par l Office de tourisme de Carnac.

12 7.2. Déroulement de la procédure de remise des offres Le présent cahier des charges est téléchargeable gratuitement à l adresse suivante : Remise des offres : Les plis des candidats seront transmis par tous les moyens permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception et de garantir leur confidentialité. Les plis sur support papier devront parvenir à l office de tourisme de Carnac par mail, par pli recommandé avec accusé de réception ou être déposés contre récépissé au siège de l OT. Les plis sous support papier seront transmis sous pli cacheté à l adresse suivante : Nicolas Maisonneuve OFFICE DE TOURISME DE CARNAC 74 AVENUE DES DRUIDES CARNAC direction@ot-carnac.fr L objet de la consultation et la mention «ne pas ouvrir» devront figurer sur le pli ; Les plis qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après les dates et heures limites indiquées ci-dessous ne seront pas retenus et retournés à leurs expéditeurs Date limite de réception des offres La date limite de réception des offres est fixée au le 24 août 2015 à 17h Durée de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à cent vingt (120) jours à compter de la date limite de remise des offres Critères de jugement des offres Le titulaire sera sélectionné sur la base d une analyse comparative des offres. Il sera procédé au choix de l offre «économiquement la plus avantageuse» selon les critères de sélection suivants : CRITERES Valeur technique de l offre et maquettes Références similaires Prix NOTATION 40 points 20 points 40 points

13 La valeur technique sera appréciée en tenant compte des éléments demandés dans le présent cahier des charges, à savoir notamment : - la qualité esthétique des éléments proposés (références ou maquettes) - de la créativité (références ou maquettes) - de la lisibilité des textes La note concernant le critère de prix sera calculé à l aide de la formule suivante : Note = (Offre la plus basse/offre considérée) x 15 Le candidat retenu correspondra à l offre ayant obtenue la note la plus élevée sur un total de 100 points. 8. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour tous renseignements complémentaires concernant les caractéristiques techniques, les candidats peuvent s adresser à : Nicolas Maisonneuve Directeur de l Office de tourisme de Carnac direction@ot-carnac.fr tel : Annie SEGUIN Chargée de Promotion promotiontourisme@ot-carnac.fr tel : «Lu et approuvé» Date, signature et cachet du candidat La présente offre est acceptée en date du :... La personne adjudicatrice du marché, Nicolas Maisonneuve Directeur de l Office de tourisme de Carnac (Signature et tampon)

14 BORDEREAU DE PRIX CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION OFFICE DE TOURISME DE CARNAC CRÉATION ET EXECUTION : GUIDE D APPEL CREATION MAQUETTE EXECUTION 1ère année EXE ANNÉE N+1 EXE ANNÉE N+2 GUIDE PRATIQUE CREATION MAQUETTE EXECUTION 1ère année EXE ANNÉE N+1 EXE ANNÉE N+2 TOTAL HT TVA TTC OPTION : GUIDE PRATIQUE DÉCLINAISON 4 PAGES DE TEXTE (au delà des 56 pages) GUIDE POCKET DÉCLINAISON 4 PAGES DE TEXTE (au delà des 68 pages) HT TVA TTC Nom de la structure :.. Mme/M. Fait à.. le.. Signature

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