GUIDE PRATIQUE DU SUPERVISEUR - stages cliniques -

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1 GUIDE PRATIQUE DU SUPERVISEUR - stages cliniques - Novembre 2014

2 INTRODUCTION D emblée, nous souhaitons reconnaître votre intérêt et votre implication pour l enseignement clinique, la formation ainsi que le développement de la relève tant pour notre organisation que pour tout le réseau de la santé. Votre contribution est essentielle et nous vous en remercions. La version initiale de ce document a été élaborée avec la collaboration du conseil des superviseurs du CSSS Grand Littoral, mandaté temporairement à l été 2011, pour développer des mécanismes de support aux superviseurs. Il a été complété et mis à jour par la direction de l enseignement suite à la création du CSSS Alphonse-Desjardins. Merci infiniment à tous ces représentants de leur discipline respective pour leur contribution au développement de cet outil. Ce document se veut un guide de base offert à tous les superviseurs de l organisation. Il ne se substitue pas aux documents remis par l institution d enseignement. Il se veut davantage un guide pratique complémentaire. Dans un premier temps, le document présente succinctement les phases de l acte de supervision ainsi que les qualités attendues chez le superviseur. Il aborde ensuite les modalités techniques et organisationnelles afin de vous guider dans vos démarches avant, pendant et après le stage. Il conclut en vous présentant une façon de faire si votre stagiaire présente des difficultés. Bonne lecture et bon stage! PREMIÈRE PARTIE : L ACTE DE SUPERVISION Le développement professionnel du stagiaire est la cible première de la supervision. On mettra donc prioritairement l accent sur le développement et l amélioration des compétences professionnelles requises en situation d intervention tout en aidant le supervisé à prendre conscience de ses forces et des diverses habiletés à développer dans ses actes professionnels. Le superviseur est donc responsable de contribuer, au meilleur de ses possibilités, à l acquisition des connaissances et des techniques, ainsi qu au développement des habiletés et des attitudes qui sont nécessaires à la maîtrise de l intervention pratique dans un champ donné. Pour ce faire, il ajoutera aux activités de supervision proprement dites, des suggestions d'activités d'apprentissage appropriées aux besoins du stagiaire : lectures, sessions expérientielles, ateliers pratiques, activités autonomes d'entraînement, formation continue, participation à des congrès ou colloques, préparation de présentations, groupes de discussion, groupes de support, etc. Les phases de l acte de supervision L acte de supervision comprend quatre grandes phases proposées par Morneau qui se réalisent de façon continue tout au long du processus de supervision. 1) Planification (orientation / organisation du stage) 2) Réalisation des activités (observation / accompagnement) 3) Rétroaction constructive (validation, consolidation, approfondissement des apprentissages) 4) Évaluation (jugement critique et perspective d amélioration) Une supervision de qualité inclut toutes ces phases. Une formation de base pour les superviseurs, généralement offerte par l institution d enseignement, est recommandée.

3 Les qualités attendues chez un superviseur Pour favoriser la qualité de l enseignement clinique, il est attendu du superviseur les éléments suivants : Aspects professionnels o Avoir une bonne connaissance des compétences requises dans sa discipline, démontrer une conduite professionnelle exemplaire et responsable; o Maintenir ses compétences à jour par le biais de formation continue, de lectures ou par la participation à des colloques, etc.; o Être capable d autocritique dans sa pratique professionnelle; o Être créatif pour saisir les opportunités cliniques et utiliser les ressources du milieu. Aspects organisationnels o Être dynamique, enthousiaste, démontrer un bon sens de l organisation du travail. Aspects pédagogiques o Être capable d expliciter sa pensée, transmettre ses connaissances; o Être capable d observation, d écoute, d attention soutenue à l autre et de confrontation positive; o Être ouvert aux apports théoriques, à la réflexion et même à la critique; o Être respectueux et stimulant, être généreux et disponible. Aspects relationnels o Avoir confiance en soi et faire confiance à l autre; o Être ouvert à la discussion et encourager le dialogue via un processus de communication efficace; o Être capable de travail coopératif et de partage des tâches avec le stagiaire; o Être ouvert aux projets et aux nouvelles idées; o Maintenir une relation professionnelle plutôt qu amicale avec le stagiaire. Autoévaluation et amélioration continue de la qualité de la pratique professionnelle de superviseur o Être capable de poser un jugement critique et objectif sur sa pratique de supervision; o Être positif, tolérant, flexible.

4 DEUXIÈME PARTIE : L ORGANISATION GLOBALE DU STAGE Avant l arrivée du stagiaire Lien avec l institution d enseignement : Le superviseur peut s attendre à recevoir de l institution d enseignement : Les coordonnées de l étudiant; La date de début et de fin de stage; L horaire concernant le stage; Les documents relatifs au stage (cahier de stage, objectifs, formulaires d évaluation, etc.); Les coordonnées du répondant de l institution d enseignement, s il y a lieu. Il serait souhaitable que l institution d enseignement transmette les besoins très particuliers du stagiaire, le cas échéant. En cas de difficulté à obtenir tous ces renseignements, le superviseur ou le gestionnaire peut communiquer avec la direction de l enseignement. Lien avec le futur stagiaire Avant son arrivée, le stagiaire communiquera avec son superviseur pour : recevoir de l information sur sa première journée de stage, entre autres l endroit et l heure où il doit se présenter, la tenue vestimentaire requise, le matériel à prévoir; obtenir des réponses à ses questions pratiques, par exemple : les services disponibles pour les repas, le stationnement, etc.; *** Invitez votre stagiaire à consulter le site internet de l établissement avant le début du stage afin de se familiariser avec l organisation et de lire, dans la section «Enseignement/Guide d accueil pour les stagiaires», toutes les informations pertinentes pour le stage. Accès informatique / téléphonique et formation pour le stagiaire Le superviseur s assure auprès de son agente administrative, selon validation par le gestionnaire, qu une demande Octopus est effectuée pour les accès requis dans le cadre du stage, au moins deux semaines avant le début du stage. Cette demande doit comprendre le nom du stagiaire et du superviseur, la discipline où il interviendra (ex. soins infirmiers), les dates de début et de fin de stage, de même que le programme dans lequel il évoluera. La demande doit aussi préciser les différents outils et applications requis pour le stage (ex. téléphone, boîte vocale, SIC +, Windows, Lotus Notes, Extranet, etc.). Pour les stages en 1 ère ligne et hébergement : L agente administrative, en accord avec le gestionnaire, réservera par Octopus, si pertinent pour le stagiaire, une période de formation pour SIC+/cadre normatif, en début de stage, selon les dates pré-établies de formation. Il en sera de même pour toute demande de formation pertinente, validée par le gestionnaire. Locaux Dans la mesure du possible, il est recommandé que l espace de travail des stagiaires soit un peu à l écart de celui du superviseur pour favoriser davantage son autonomie et son indépendance. Toujours en collaboration avec le supérieur immédiat et l agente administrative du secteur, le superviseur participe à l identification des besoins en espaces pour accueillir le stagiaire et lui permettre de réaliser toutes les activités liées à son stage (entrevue, traitement, rédaction). Le supérieur immédiat du secteur a la responsabilité de trouver ces locaux et équipements. Quelques jours avant son arrivée, le superviseur aménagera ce lieu afin qu il réponde aux besoins du stage.

5 Planification du stage Afin de bien se préparer, le superviseur avisera son équipe de travail élargie de la venue du stagiaire, du niveau et de la durée du stage. Il est toujours intéressant d identifier une personne-ressource au cas où le superviseur devrait s absenter. S il y a cosupervision, il est recommandé de clarifier les tâches, disponibilités et attentes de chacun. Il est aussi important d effectuer une planification sommaire des activités de stage et d y associer un calendrier incluant les réunions d équipe et les rencontres d évaluation. Quelques jours avant l arrivée du stagiaire, il est recommandé de terminer le travail inachevé et de lire tous les documents fournis par l institution d enseignement, le cas échéant. Le superviseur doit prévoir se rendre plus disponible pour les premières journées du stage. Idéalement, le superviseur identifiera à l avance dans sa charge de cas actuelle, les clients auprès desquels le stagiaire pourrait intervenir. La sélection des clients doit être liée aux objectifs de stages. Les cas doivent être diversifiés et représenter des situations vécues régulièrement. Chaque client doit être informé du statut du stagiaire, afin de pouvoir consentir de façon libre et éclairée à ce que l étudiant intervienne auprès de lui. À son arrivée et en cours de stage Informations de base à transmettre L accueil que reçoit un stagiaire joue un rôle déterminant dans le bon déroulement de son stage. À son arrivée en stage, s assurer que le stagiaire ait consulté au préalable, sur internet, les documents d accueil généraux, afin de bien se situer dans l établissement, faciliter son intégration et connaître ses rôles et responsabilités. Certains éléments de discussion entre le stagiaire et le superviseur restent toutefois essentiels à aborder en début de stage, tels que les notions de confidentialité et de sécurité. Chaque superviseur ou équipe peut concevoir, de façon complémentaire, un guide d accueil plus spécifique à sa discipline, à son secteur et programme-clientèle afin de fournir des informations adaptées. Par exemple, le superviseur informe le stagiaire sur : Le service où se déroule son stage : objectifs du programme ou du secteur, services offerts, composition de l équipe et contribution de sa discipline dans l équipe. Les principales caractéristiques de la population qu il aura à côtoyer dans le cadre de son stage et des services qui lui sont offerts. Les pratiques courantes et les approches préconisées dans sa discipline ou dans le programme où se déroule son stage; par exemple : l approche milieu de vie, l interdisciplinarité, les liens avec les ressources communautaires, les comités, l accessibilité des services, l application concrète du code d éthique. Son horaire de travail : calendrier exact, heures de repas et de pauses-santé, moments réservés aux rencontres superviseurstagiaire, date d évaluation; si le stage est supervisé par plus d un intervenant, les différents lieux sont précisés pour chaque journée de stage. Les outils de travail comme les outils cliniques ou interdisciplinaires nécessaires au processus d intervention et au dossier de l usager. Contrat d apprentissage Son utilisation est fortement recommandée. Le contrat d apprentissage est une entente écrite, rédigée par un stagiaire et son superviseur. Le but d un contrat est d établir clairement, dès le début du stage, les attentes et la contribution de chacun afin de maximiser les conditions d apprentissage en stipulant les objectifs visés durant le stage par chacun. Il permet d établir la base d une relation saine entre le superviseur et le stagiaire. La plupart des institutions d enseignement propose des modèles à compléter.

6 Suivi du stagiaire Il est souhaité de documenter les échanges avec le stagiaire et les différentes attentes signifiées. L utilisation d un journal de bord quotidien ou hebdomadaire est également recommandée afin de permettre des échanges, un soutien et un suivi réguliers. En cas de difficultés éprouvées par le stagiaire ou de conflits entre le stagiaire et le superviseur, ce dernier est encouragé à les partager rapidement au supérieur immédiat, ainsi qu avec le responsable des stages. Accès pour les stagiaires à des activités de formation Dans la mesure du possible, le superviseur encouragera la participation du stagiaire à des formations pertinentes pour lui durant la période de son stage (dîners-causerie, midi-conférences, etc.). Carte d identification et cartes d accès magnétiques La carte d identification du CSSSAD doit être portée en tout temps pendant les heures de stage (dans l établissement ou chez les clients). Le stagiaire doit toujours s identifier auprès de la clientèle et l informer de son statut d étudiant. Pour un stage au CHAU de Lévis, au CLSC / CHSLD Lévis et au CLSC St-Romuald: le stagiaire doit se présenter, le 1 er jour du stage, au local 2802, Direction de l enseignement, 2 e étage de l Hôtel-Dieu de Lévis, afin d obtenir une carte d identification de stagiaire, moyennant un dépôt variant de 5 à 20$, selon le type d accès requis. Ce montant sera remboursé au stagiaire à la fin du stage, lors du retour de la carte, au local Pour une carte magnétique, les dates précises de début et fin de stage devront être confirmées au préalable à la direction de l enseignement. Pour un stage dans les autres installations : La direction de l enseignement peut vous fournir sur demande une carte d identification à remettre temporairement à votre stagiaire. Pour ce faire, le superviseur ou l agente administrative devra communiquer avec la direction de l enseignement par courriel (coordination-stages-csssad@ssss.gouv.qc.ca) ou par téléphone ( , poste 1571) en précisant le nom de l étudiant et du superviseur, dates de début et fin de stage et le site. Visite des lieux et présentation au personnel Le superviseur prévoit une visite des lieux pour le stagiaire, au cours de sa première journée de stage. Il présente le stagiaire aux membres du personnel qu il pourrait côtoyer durant son stage. Il met tout en œuvre pour favoriser l intégration du stagiaire à l équipe. Vignette de stationnement Une tarification réduite est accordée aux stagiaires qui souhaitent se stationner dans l aire des visiteurs. Pour un stage au CHAU Lévis, au CLSC / CHSLD Lévis et au CLSC St-Romuald: Le stagiaire devra se présenter au bureau du stationnement, local RC-106, près de l entrée principale du CHAU de Lévis, afin d obtenir sa vignette. Horaire : lundi au vendredi, 8h00 à 10h00 et 13h00 à 15h30. Pour un stage au centre Paul-Gilbert ou l UMF : Le stagiaire doit communiquer au numéro , poste ou se présenter au Centre Paul-Gilbert, local A-141. Horaire : lundi au vendredi, 9h30 à 12h00 et 12h30 à 14h30. Pour un stage dans les autres points de service : Non applicable. Engagement à la confidentialité Pour un stage au CHAU de Lévis, au CLSC / CHSLD Lévis et au CLSC St-Romuald : le formulaire d engagement à la confidentialité est complété par l étudiant lors de son passage à la direction de l enseignement, au même moment où le stagiaire vient chercher sa carte d identification, en début de stage, au local 2802, Hôtel-Dieu de Lévis. Pour un stage dans les autres installations : le formulaire d engagement à la confidentialité est envoyé au superviseur par courriel, avant le début du stage. Dès la 1ere journée du stage, le superviseur présente au stagiaire ce formulaire à compléter et signer. Il le retourne ensuite à la direction de l enseignement, située à l Hôtel-Dieu de Lévis, par courrier interne ou par télécopieur, au (418)

7 Accidents Tout stagiaire est obligé de déclarer et de divulguer, s il y a lieu, tout accident ou incident portant préjudice à la clientèle. Le chef de programme doit être informé de tout accident ou incident, de même que la responsable des stages. Le formulaire «Déclaration d accident-incident AH-223» doit être complété et le processus prescrit respecté. Il y a obligation de divulguer au client et à sa famille tout accident ou incident ayant une conséquence possible ou visible. Tout stagiaire est obligé de déclarer tout accident lui portant préjudice. L étudiant qui effectue un stage dans un établissement dans le cadre de son programme d études est indemnisé par la CSST en cas d accident du travail. Le chef de programme doit être informé, ainsi que le responsable des stages et le service de santé. Transport des usagers Les stagiaires ne sont pas autorisés à transporter des usagers ou des résidents dans leur véhicule personnel. L établissement n assume pas la responsabilité d une telle pratique. Frais de déplacement Les frais de déplacement remboursés pour les activités cliniques sont les mêmes que ceux du personnel de l établissement. Le formulaire «Réclamation des frais de déplacement» doit être complété par le stagiaire, initialisé par le superviseur et signé par le gestionnaire du programme. Au terme du stage Évaluations L évaluation est une étape essentielle pour compléter le cheminement du stagiaire. Elle lui permet de faire ressortir les connaissances et les habiletés acquises durant son stage. Le superviseur doit remplir l évaluation requise par l institution d enseignement. Il échange avec le stagiaire sur le contenu de l évaluation. Ceci permet notamment au stagiaire de faire le bilan des habiletés professionnelles acquises. Une fois complétée, le superviseur ou le stagiaire transmet l évaluation à l institution d enseignement, selon les modalités prévues à cet effet et en garde une copie pour le milieu clinique. Plusieurs institutions d enseignement, selon les disciplines concernées, demandent également la complétion, par l étudiant, d un formulaire d évaluation du stage. Le stagiaire peut en discuter avec son superviseur, de façon à transmettre à son tour une rétroaction constructive sur la qualité de l accueil du milieu de stage, ainsi que sur la supervision reçue. Ce formulaire complété sera transmis à l institution d enseignement selon les modalités prévues à cet effet. Le superviseur en conserve une copie et en achemine une à la Direction de l enseignement. Par ailleurs, si l institution d enseignement ne fournit pas de formulaire d appréciation du stage, le superviseur doit alors faire remplir par le stagiaire le formulaire de l établissement «Évaluation du stage par le stagiaire», en conserver une copie et en envoyer une à la Direction de l enseignement. Cela permet un suivi de la qualité des stages réalisés dans notre CSSS et une amélioration continue de l enseignement clinique. Retour du matériel Avant que le stagiaire quitte l établissement, le superviseur doit s assurer qu il ait remis sa carte d identification, sa carte de stationnement, ses clés ou tout autre matériel emprunté (audiovisuel et autres). À la discrétion de chaque milieu, il peut être fort apprécié de souligner le départ du stagiaire par une activité d appréciation et de reconnaissance. Recrutement de personnel Vous êtes invités à référer auprès des ressources humaines de l établissement, un stagiaire qui a su démontrer de bonnes compétences personnelles et professionnelles dans sa discipline.

8 LISTE DE VÉRIFICATION POUR SUPERVISEUR Avant l arrivée du stagiaire Confirmation, par la Direction de l enseignement et l institution d enseignement, de l attribution du stage; nom de l étudiant, dates de stage, etc. Documents de l institution d enseignement (cahier de stage, objectifs du stage, formulaire d évaluation). Fait Site internet : Guide du superviseur et autres documents pertinents dans la section «Enseignement». Accès informatiques pertinents, exemples : Lotus Notes, SIC, statistiques, Windows, internet, outils électroniques reliés à la profession. Local et équipements adéquats (téléphone, boîte vocale, carte d identification de stagiaire). Formation à la supervision ou formation spécifique au stage, si requis. Coordonner avec l étudiant les modalités d accueil (date, heure et lieu de la 1 ère journée de stage), lectures et travaux préparatoires, horaire du stage, Planification du stage, incluant la mise à jour dans son travail. Informer l équipe de l arrivée du stagiaire et prévoir une personneressource en cas d absence du superviseur pendant le stage. Premier jour et les suivants. S assurer que l étudiant a consulté les divers documents d accueil généraux sur le site internet de l établissement et insister sur certaines notions (code d éthique, tenue vestimentaire, confidentialité, sécurité, etc.). Carte d identification du CSSSAD. Vignette de stationnement. Formations pertinentes (SIC+, cadre normatif ou autres). Complétion du formulaire d engagement à la confidentialité. Visite des lieux et présentation de l équipe. Objectif du programme ou du service, profil de la clientèle desservie. Outils de travail nécessaires au processus d intervention et au dossier de l usager. Pratiques courantes et approches préconisées (multidisciplinarité, ressources communautaires). Établissement du contrat d apprentissage, horaire de travail détaillé, attentes, objectifs, particularités. Frais de déplacements, transport des usagers, déclaration d accidents / incidents. Informer la Direction de l enseignement de tout changement relié au stage (dates de stage, annulation du stage, changement de superviseur, etc.). En cas de difficultés avec le stagiaire, informer rapidement le supérieur immédiat, l institution d enseignement et la Direction de l enseignement. Au départ du stagiaire Remise de la carte d identification, de la vignette de stationnement et du matériel emprunté. Évaluation du stagiaire par le superviseur à retourner à l institution d enseignement. Référence aux ressources humaines pour recrutement si l étudiant a démontré de bonnes habiletés professionnelles. Formulaire d appréciation du stage par le stagiaire; acheminer une copie à la Direction de l enseignement Se féliciter pour son apport à la formation de la relève!

9 TROISIÈME PARTIE : EN CAS DE DIFFICULTÉS Guide pour l intervention auprès d un stagiaire en difficulté Lorsque le stagiaire présente des difficultés au cours d un stage, il est important d évaluer la situation rapidement afin d éviter la détérioration de celle-ci. Un stage plus difficile nécessite un suivi soutenu afin de s assurer que toutes les mesures nécessaires soient mises en œuvre. 1- Documenter le problème par écrit en notant les faits, les dates,.. Problème de savoir Problème de savoir-faire Problème de savoir-être Problème de savoir-dire Se référer aux objectifs de stage, au code d éthique, au code de déontologie professionnelle et aux politiques et règlements de l établissement. 2- Établir un plan d action comprenant un échéancier À cette étape, si le superviseur a besoin d aide pour évaluer la situation ou pour établir un plan d action, il doit consulter l institution d enseignement et le responsable des stages de l établissement. Évaluer la progression du plan d action et l ajuster de manière continue; Informer le gestionnaire que le stagiaire présente des difficultés. 3- Réévaluer la situation Faire un bilan; Réviser le plan d action avec le stagiaire. Si par contre, il n y a toujours pas d amélioration, le gestionnaire doit être tenu informé de la situation et des démarches pour faire face à la situation. Le superviseur fait ensuite appel au responsable de l institution d enseignement et conviendront, par exemple, d une rencontre avec le stagiaire afin d effectuer un bilan et établir un nouveau plan d action. La Direction de l enseignement peut offrir un soutien dans cette démarche. 4- En cas d échec Si toutes ces démarches n ont pas réussi à améliorer la situation, le superviseur et le supérieur immédiat peuvent convenir de mettre fin au stage. Lorsqu il y a fin de la supervision ou échec, le responsable de l institution d enseignement est habituellement mandaté à en informer le stagiaire. Aviser la Direction de l enseignement si le stage prend fin avant la date prévue. Sources : Ce document est librement adapté et largement inspiré du Cahier du superviseur des stagiaires du CSSS de la Vieille Capitale, Direction générale adjointe, mission universitaire, Coordination de l enseignement, septembre Merci de leur généreuse contribution! Certains éléments de contenu sont aussi puisés de la formation de Mme Gina Tremblay en supervision de stage, septembre 1997.

10 POUR NOUS REJOINDRE Coordination des stages Karine Dumont Didier Mambret Coordonnatrice aux stages Coordonnateur aux activités de soutien à l enseignement DIRECTION DE L ENSEIGNEMENT DIRECTION DE L ENSEIGNEMENT CSSS Alphonse-Desjardins CSSS Alphonse-Desjardins 143, rue Wolfe, local , rue Wolfe, local Lévis (Québec), G6V 3Z1 Lévis (Québec), G6V 3Z1 Téléphone (418) , poste 6363 Téléphone (418) , poste 1526 Secrétariat à l enseignement DIRECTION DE L ENSEIGNEMENT CSSS Alphonse-Desjardins 143, rue Wolfe, local 2802, Lévis (Québec), G6V 3Z1 Téléphone (418) , poste 1571 Télécopieur (418) Merci au conseil des superviseurs pour leur collaboration essentielle à l élaboration de ce guide Discipline Direction Secteur Nom Ergothérapie DHSADSP Chutes-Chaudière Christine Claveau Nutrition DHSADSP Desjardins Line Deschênes Pharmacie DSP Grand Littoral Julie Sarazin Physiothérapie DHSADSP Chutes (hôpital de jour) Violaine Lavoie Service social DSCS Conseil multi Hélène Moreau Soins infirmiers DSCS Desjardins Mona-Lisa Ahier Psychologie DSCS Chutes Francine Simard Technique éducation spécialisée DHSADSP Bellechasse Johanne Côté Technique de travail social DSCS Chutes Sylvie Poirier Technique d hygiène dentaire DSCS Lotbinière Murielle Béland Technique de réadaptation physique DHSADSP Lotbinière Lynn Hunter Conseillère-cadre DGAAC Grand Littoral Sandra Morin Document mis à jour le , Direction de l enseignement.