Éché. Indicateurs. révisé. Une session d information a eu lieu auprès du comité directeur paritaire

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1 BILAN - PLAN D ACTION ORGANISATION DU TRAVAIL ET REHAUSSEMENT DES PRATIQUES EN SOINS DE LONGUE DURÉE BUT : AMÉLIORER L ACCESSIBILITÉ ET LA QUALITÉ DES SOINS ET SERVICES EN LONGUE DURÉE EN ASSURANT UNE ORGANISATION DU TRAVAIL EFFICACE ET PERFORMANTE D ICI MARS ANNEXE 1 VOLET 1 Connaissance projet à St-Joseph Résultat visé Objectif Resp/Coll 1. Avoir une connaissance et une vision commune projet à St-Joseph Donner une session d information au comité directeur paritaire sur le projet à St-Joseph Une session d information a eu lieu auprès comité directeur paritaire 9 février Donner une session d information aux cadres de la projet à St- Joseph selon les orientations prises au comité directeur paritaire. Une session d information a été donnée aux cadres de la 26 mars Donner une session d information au personnel et aux médecins sur le projet à St-Joseph selon les orientations prises au comité directeur paritaire. Médecin responsable SLD Une session d information a eu lieu auprès personnel 10 juin VOLET 2 Clarification des rôles et responsabilités entre les membres des équipes de soins (utilisation optimale des compétences) en optimisant la loi 90 Résultat visé Objectif Resp/Coll 1. Avoir un cadre théorique et un mode de distribution des soins infirmiers en longue rée en fonction de la loi 90 Définir le cadre théorique en SI comprenant la philosophie, la vision, les valeurs et les objectifs. Élaborer un cadre de référence sur le mode de distribution des soins et ses composantes en lien avec des préoccupations de continuité et de qualité. DSI DSI/DSPAPA/DRHI/ 1 er octobre Le cadre théorique est rédigé et comprend les éléments ciblés. Le mode de distribution de soins est défini et rédigé. Intégré aux travaux sur la définition mode de distribution des soins. Intégré au cahier de formation. Déterminer les rôles et responsabilités des membres de l équipe de soins. DSI// Les rôles et responsabilités des membres de l équipe de soins sont déterminés. 16 sept. Document synthèse élaboré à partir modèle CSSS de la Vieille Capitale, adopté par le comité directeur paritaire le 16 septembre. Travaux à compléter ultérieurement : précisions au niveau de la contribution de l équipe multidisciplinaire. Réviser les descriptions de fonctions qui répondent aux nouveaux rôles de l équipe de soins DSI// Les descriptions de fonction sont es. Printemps Une description des fonctions spécifiques de l infirmière principale, de l infirmière auxiliaire et des PAB permettant de démarrer le projet pilote est disponible depuis janvier. Une description de fonctions pour le titre d emploi «Aide de service» en expérimentation est en voie d élaboration. 1

2 Résultat visé Objectif Resp/Coll Définir les outils et les processus requis aux nouveaux modes de DSI/DSPAPA/ À venir : Mise à jour des descriptions de fonctions «établissement» Les outils et les processus requis sont définis et disponibles. 28 octobre En cours Documentation des processus à St-Joseph par la conseillère en soins en collaboration avec des personnes ressources de St-Joseph : Tableau de bord de l infirmière principale Outils cliniques Développer le programme d amélioration de la qualité des soins infirmiers en fonction nouveau mode de distribution des soins infirmiers. DSI/DSPAPA/DRHI Le programme d amélioration de la qualité des soins infirmiers est développé, rédigé et appliqué. 2. Avoir la structure des équipes de soins de chacune des unités en longue rée. Faire un état de situation sur la structure des équipes de soins de chaque unité. DSPAPA/ DRHI 13 fév. 18 mars Déc Un état de situation est disponible et connu. 30 janvier Portrait 1 : déposé à l Agence le 30 janvier. Portrait 2 : à déposer à l Agence pour le 11 décembre. Dépôt reporté au 18 mars. Portrait 3 : à déposer à l Agence le 25 janvier Analyser la structure de soins proposée afin de s assurer qu elle réponde aux nouveaux rôles et responsabilités des inf., inf. aux. et PAB. Approuver la nouvelle structure de soins de chacune des équipes. DSPAPA/DSI/DRHI CDP L analyse de la structure de soins en tenant compte des nouvelles responsabilités est discutée et les recommandations sont approuvées par le comité directeur. Une nouvelle structure de soins a été approuvée au comité directeur paritaire pour répondre aux nouvelles responsabilités et selon les disponibilités budgétaires. La structure de soins continue à faire l objet de discussion. Des ajustements sont apportés en fonction des informations générées et analysées en cours de projet. À noter : la structure de base a été discutée avec le syndicat tout au cours de la démarche ayant mené la mise en place de cette structure. Expérimentation préalable titre d emploi «Aide de service» au cours de la prochaine année sur l ensemble des unités de soins. Déploiement de la structure de postes à compter de septembre. 3. Avoir développé les compétences des employés en lien avec les nouveaux rôles et responsabilités Élaborer un premier plan de formation basé sur l expérience à St-Joseph. Ajuster le plan de formation en fonction cadre théorique et nouveau mode de distribution des soins infirmiers en longue rée. DSI/DRHI/ DSI/DRHI/ Un premier plan est élaboré suite l expérience à St-Joseph. 9 déc. Mai Le plan de formation est ajusté. 9 déc. Approche retenue : 1/3 théorie 2/3 coaching. La formation sur l examen clinique sera offerte aux infirmières sur les unités à compter de Rédiger les syllabus et les contenus de formation. DSI/DRHI/ Les syllabus et les contenus de formation sont rédigés. 30 mars 2

3 Résultat visé Objectif Resp/Coll Dispenser la formation et offrir le coaching terrain jour/soir/nuit sur l unité ciblée Évaluer les apprentissages à l unité ciblée DSI//DRHI DSI//DRHI Mai Oct. à mars La formation et le coaching terrain jour/soir/nuit sont dispensés : Les apprentissages sont évalués Juin Sept En cours Unité ciblée : fait Autres unités : travaux à venir en lien avec les audits sur la qualité, en fonction de la séquence de et de coaching. S assurer de documenter les activités de formation ou de coaching suivies par les employés à l unité ciblée DSI//DRHI Mai En continu Les activités de coaching et de formation sont documentées Réviser les contenus des programmes d accueil et d orientation en fonction des nouveaux rôles et responsabilités. DSI//DRHI Les contenus des programmes d accueil et d orientation ont été s. 4. Avoir débuté le projet sur une unité de soins Cibler une unité pour débuter la mise en place de la structure de soins. CDP L unité pour le projet pilote a été déterminée et approuvée par le comité directeur. 15 juin L unité ciblée est D Youville 4. Ajout de D Youville 2 à compter de février. Mettre en place la structure et le soutien nécessaire pour supporter l unité. DSI//DRHI La structure est en place. Sept Mesures de soutien : Mise en place d une équipe de soutien à l implantation (DSI-, DRHI, chargée de projet). Soutien dans la gestion changement par un stagiaire au doctorat en psychologie organisationnelle à partir de septembre, Personne ressource contractuelle pour les chefs d unités à partir de décembre. Faire une analyse et assurer la mise en place projet. Juin Une analyse a été faite et la mise en place projet est assurée. Juin Le rapport projet pilote a été adopté par le CDP le 15 septembre et diffusé. 5. Avoir déterminé la séquence de pour coordonner l implantation projet Tenir compte des résultats de l évaluation de l unité ciblée en mettant en place la séquence de. Déterminer la séquence des unités de soins pour la mise en place projet. Juin L évaluation de l unité ciblée a été faite et appliquée sur les unités suivantes. La séquence des unités soins pour la mise en place projet est déterminée. 3

4 Résultat visé Objectif Resp/Coll Coordonner la mise en place projet par les différents groupes de travail. Les groupes de travail sont en place et opérationnels. 26 janvier Faire une évaluation continue de la mise en place projet dans chacune des unités et faire les correctifs s il y a lieu. En continu Une évaluation continue est faite et le projet sur chacune des unités. VOLET 3 Un second souffle d application des ordonnances collectives dans le cadre de la loi 90 Résultat visé Objectif Resp/Coll Avoir une utilisation appropriée et optimale des ordonnances collectives par les infirmières. S assurer de l utilisation optimale des ordonnances collectives à l intérieur nouveau mode de DSI/DSPPM Juin À dét. en -12 Les ordonnances collectives sont utilisées de façon appropriée et optimale par les infirmières. Plusieurs ordonnances collectives sont déjà mises en place. Conditions préalables à la poursuite des travaux et à l optimisation des ordonnances collectives: les infirmières doivent avoir intégrer leur nouveau rôle VOLET 4 Une diminution temps consacré à des tâches clinico-administratives Résultat visé Objectif Resp/Coll 1. Avoir réit les tâches clinico-administratives faites par les inf., inf. aux. et PAB afin d accroître l efficacité et l efficience. Identifier les tâches cléricales faites et assumées par les inf., inf. aux. et PAB. Transmettre l information sur la démarche au personnel clérical. /DRHI/DSI Les tâches cléricales faites par le personnel des soins infirmiers sont rédigées par titre d emploi (inf., inf. aux. PAB) L information a été transmise et les agentes administratives sont au courant de la démarche. Juillet Opération «Grand ménage», visant à optimiser les ressources dans un contexte de rehaussement des pratiques, a été réalisée sur l ensemble des unités. L analyse des résultats est à être finalisée. Analyser le temps que représentent ces différentes tâches et les personnes qui peuvent les assumer et faire des recommandations. Une analyse a été faite et est disponible avec le temps que cela représente, les personnes qui peuvent les assumer et les recommandations proposées en tenant compte contexte budgétaire. Les décisions sont prises au comité directeur. Les études de temps/mouvement ne sont pas requises puisque nous pouvons nous appuyer sur les résultats de recherche issus CSSS Québec-Nord. 4

5 Résultat visé Objectif Resp/Coll Planifier le transfert de ces tâches aux personnes concernées Le transfert de ces tâches est planifié avec la liste des tâches, les personnes concernées et les échéanciers. À déterm. Aide de service en expérimentation sur toutes les unités ad fin mars. Autres directions : état de situation sur les enjeux en voie d élaboration. VOLET 5 La détermination d un ratio optimal de titularisation des postes à temps complet Résultat visé Objectif Resp/Coll 1. Avoir un ratio optimal de titularisation des postes à temps complet des inf., inf. aux, PAB et agentes administratives en SLD Convenir d un ratio optimal de titularisation des postes à T.C. chez les inf., inf. aux. PAB et agentes administratives en SLD. DSPAPA/DRH Fin mars Le ratio optimal convenu et approuvé par le comité directeur. Ces travaux sont intégrés à ceux qui sont en cours au CSSS-IUGS. Affichage visant à maximiser le nombre de postes à TC prévu fin mars et poursuite des travaux en - visant la stabilisation des équipes. VOLET 6 L expérimentation d aménagement d horaire de travail Résultat visé Objectif Resp/Coll 1. Avoir identifié différents scénarios d horaire de travail pour optimiser le nouveau mode de Faire un état de situation des horaires actuels pour les inf., inf. aux. et PAB et agentes administratives en SLD. Déc. Déc Un état de situation actuel est connu et rédigé. 18 mars Portrait 1 : à déposer à l Agence le 30 janvier. Portrait 2 : à déposer à l Agence pour le 11 décembre. Dépôt reporté au 18 mars. Portrait 3 : à déposer à l Agence pour le 25 janvier Analyser la possibilité de modifier les horaires de travail des postes Les modifications des horaires de travail ont été analysées et des propositions en sont ressorties et sont applicables. 2. Avoir débuté les horaires de travail sur l unité ciblée. Analyser la possibilité d un projet pilote sur l unité de soins déjà ciblée. Hiver Mai L analyse est rédigée. Mettre en place le nouvel horaire de travail. Hiver Le nouvel horaire est en place Évaluer la mise en place de cet horaire de travail. Juin Déc. La mise en place de l horaire de travail est évaluée. Linda Dieleman 13 janvier U:\Documents\LINDA\Projet - Organisation travail\bilan - Plan d'action MOP - Révisé 13 janvier -CDP.doc 5