PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA COMMUNE DE ZINIARE RAPPORT DEFINITIF

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1 MINISTERE DE L ADMINISTRATION TERRITORIALE, DE LA DECENTRALISATION ET DE LA SECURITE REGION DU PLATEAU CENTRAL PROVINCE DE L OUBRITENGA COMMUNE URBAINE DE ZINIARE BURKINA FASO UNITE PROGRES JUSTICE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA COMMUNE DE ZINIARE RAPPORT DEFINITIF FEVRIER 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : ZONGO Boureima, sociologue consultant indépendant en décentralisation, développement local. Tél : / boureimazongo2009@yahoo.fr

2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES... 2 LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES... 3 INTRODUCTION GENERALE... 5 PREMIERE PARTIE: DIAGNOSTIC... 6 I. PRESENTATION DE LA COMMUNE... 7 II. REFERENTIEL LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE DE LA COMMUNE... 8 II.1. Les textes de loi et règlements... 8 II.3. Référentiel des métiers des services administratifs et assimilés des collectivités territoriales III. ETAT DES LIEUX III.1. Organisation et fonctionnement de la commune III.1.1. Organisation et fonctionnement de la structure politique III.1.2. Organisation et fonctionnement de l administration communale III.1.3. Caractéristiques du personnel III.1.4. Moyens mis à la disposition du personnel pour la réalisation de leurs missions III.1.5. Outils de gestion et d'organisation III.2. Ressources financières de la commune III.2.1. Budget communal III.2.2. Mobilisation des ressources propres III.2.3. Capacité de gestion financière et d'exécution du budget III.3. Infrastructures et équipements de la Mairie III.3.1. Inventaire des équipements de la commune III.3.2. Inventaire des infrastructures de la Mairie III.3.3. Gestion des équipements et infrastructures IV.ANALYSE DES FORCES, FAIBLESSES, OPPORTUNITES ET MENACES V. PROPOSITIONS D ACTIONS DEUXIEME PARTIE: PDI I. VISION DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA COMMUNE I.1. Vision de la commune I..2. Missions de la commune II. OBJECTIFS ET ORIENTATIONS STRATEGIQUES II.1. Objectifs II.2. Orientations stratégiques III. PLAN D ACTION OPERATIONNEL III.1. Programmation des actions III.2. Budget de la mise en œuvre des actions Tableau 33 : Budget de la mise en œuvre des actions IV.STRATEGIE DE LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN IV.1. Organisation des acteurs IV.2. Dispositif de suivi évaluation IV.3. Mesures d accompagnement CONCLUSION ANNEXES CADRE LOGIQUE BUDGET DETAILLE DE LA PREMIERE ANNEE... 67

3 LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES Tableau 1: Description des services du Cabinet du maire Tableau 2: Description des services du Secrétariat Général Tableau 3 référentiel de la fonction d administrateur des collectivités Tableau 4 : référentiel de la fonction Secrétaire de Direction Tableau 5 : référentiel de la fonction de Secrétaire Tableau 6: référentiel de la fonction d Agent de bureau Tableau 7 : référentiel de la fonction d Agent d état civil Tableau 8: référentiel de la fonction de Documentaliste/Bibliothécaire Archiviste Tableau 9: Description des structures politiques de la commune Tableau 10 : Caractéristiques du CM de Ziniaré Tableau 11: Organisation et fonctionnement de l administration communale Tableau 12: Description des services du Secrétariat Général Tableau 13: Moyens mis à la disposition du personnel Tableau 14: Dispositif de passation de marché Tableau 15: Budget détaillé de la commune de Ziniaré sur les 4 dernières années Tableau 16: Mobilisationn des ressources propres Tableau 17: Capacité de gestion financière et d'exécution du budget communal de Ziniaré Tableau 18: Situation du matériel informatique et bureautique de la commune de Ziniaré Tableau 19: Inventaire du matériel roulant de la Mairie Tableau 20: Inventaire de mobiliers de bureau Tableau 21: Situation des infrastructures de la commune de Ziniaré Tableau 22 : synthèse diagnostic de l organisation des structures politiques, administratives et techniques Tableau 23: synthèse diagnostic du système d information/communication et gestion des plaintes/conflits Tableau 24: synthèse diagnostic sur l organisation de la passation des marchés Tableau 25: synthèse diagnostic du Budget communal Tableau 26: synthèse diagnostic des équipements Tableau 27: synthèse diagnostic de Gestion des équipements et des infrastructures Tableau 28: objectifs généraux et axes stratégiques du PDI Tableau 29: Objectifs spécifiques et indicateurs de résultats Tableau 30 : Résultats attendus et actions proposées Tableau 31: Programme d action Tableau 32: Programme d action de la première année (2013) Tableau 33 : Budget de la mise en œuvre des actions Tableau 34: Cadre logique du PDI de Ziniaré Tableau 35: Budget détaillé de la première année Figure 1 : Organigramme type des communes urbaines Figure 2 : Organigramme de la Mairie de Ziniaré... 20

4 SIGLES ET ABREVIATIONS BEPC : Brevet Etude du Premier Cycle BTS : Brevet de Technicien Supérieur CAP : Certificat d Aptitude Professionnelle CCSE : Cellule Communale de Suivi Evaluation CEP : Certificat d Etude Primaire CGCT : Code Général des Collectivités Territoriales CM : Conseil Municipal CSI : Contribution du Secteur Informel CSPS : Centre de Santé et de Promotion Sociale CVD: Conseil Villageois de Développement DAO: Dossier d Appel d Offre DUT: Diplôme Universitaire de Technologie ENAM: Ecole Nationale d Administration et de Magistrature FCT: Filière Collectivités Territoriales FFOM : Forces Faiblesses Opportunités Menaces GIZ : Coopération Technique Allemande LPDRD: Lettre de Politique de Développement Rural Décentralisé MFPTSS : Ministère de la Fonction Publique du Travail et de la Sécurité Sociale MEF: Ministère de l Economie et des Finances PACT: Projet d Appui aux Collectivités Territoriales PDDC : Programme Décentralisation/Développement Communal PCD: Plan de Développement communal PCD AEPA: Plan de Développement Communal sectoriel en Approvisionnement en Eau Potable et Assainissement PDI: Plan de Développement Institutionnel PNGT2 : Programme National de Gestion des Terroirs phase 2 PV : Procès Verbal RAF: Réorganisation Agraire et Foncière RH : Ressources Humaines RN : Route Nationale SCADD: Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable SG : Secrétaire Général SPM: Spécialiste de la Passation des Marchés TDR : Termes De Référence

5 INTRODUCTION GENERALE Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis à vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, la mobilisation et la gestion des ressources financières et les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). Dans le processus d élaboration du PDI, une des principales activités est l élaboration du rapport provisoire du PDI pour servir de document de référence au cours de la mise en œuvre du PDI. Le présent rapport constitue le premier résultat attendu de la mission d assistance à l élaboration du PDI de la Mairie de ZINIARÉ. Ce rapport présente une synthèse de l analyse de l état des lieux de la commune en matière d organisation et fonctionnement de la commune, de mobilisation et de gestion des ressources financières et d infrastructures et équipements, élabore une programmation des actions sur la période ainsi que leur budget. La méthodologie adoptée pour l assistance à l élaboration du PDI consiste en la mise en œuvre des activités suivantes : Elaboration de l esquisse/ Rapport préliminaire du PDI pour servir de document de travail lors de l atelier planification, Planification des actions retenues Elaboration du rapport provisoire du PDI et Restitution/validation du document du PDI Elaboration du rapport final du PDI qui regroupe le document d audit et le document PDI. Le présent rapport du PDI est structuré de la manière suivante : Introduction generale Presentation generale de la commune Les resultats de l audit/diagnostic Vision de developpement institutionnel de la commune Objectifs et orientations strategiques Plan d action operationnel Strategie de la mise en œuvre du plan Conclusion

6 PREMIERE PARTIE: DIAGNOSTIC

7 I. PRESENTATION DE LA COMMUNE La commune de Ziniaré est le chef lieu de la région du plateau. Elle est à 35 km de la capitale politique du Burkina Faso, Ouagadougou. La commune de Ziniaré relève administrativement de la province de l Oubritenga dont Ziniaré en est le chef lieu. Elle est délimitée: au Nord par la commune de Zitenga; à l'ouest par les communes de Dapelogo et de Loumbila; au sud par les communes de Saaba et de Nagréongo; à l'est par la commune de Absouya. La commune de Ziniaré couvre une superficie de 525, Km², repartie en cinq (05) secteurs et en cinquante un (51) villages rattachés. L effectif de la population des secteurs de la ville de Ziniaré est de habitants selon le RGPH Les femmes représentent 52,15% de la population soit une répartition par sexe de femmes et hommes. L ensemble des villages de la commune regroupent habitants dont femmes (52,58%) et hommes selon la même source. La population de la commune est partagée entre quatre grandes religions : l animisme, l islam, le catholicisme et le protestantisme. La commune est composée de plusieurs groupes ethniques dont le plus important est le groupe Mossé, soit environ 90 %. Le Conseil Municipal actuel (issu des élections municipales d avril 2006) se compose de 103 (initiale 107 mais il ya eu malheureusement 4 élus hommes décédés) conseillers dont 48 femmes et 55 hommes, issus de 04 partis politiques dont le CDP avec 99 conseillers, le PLB avec 02 conseillers, l UNDD et l ARDI avec chacun 01 conseiller). Les documents stratégiques de développement disponibles se réfèrent au Plan Communal de Développement (PCD) élaboré en 2011, le PCD AEPA et l audit finance locale. Ils se veulent des documents de référence pour la mise en œuvre d actions prioritaires de développement. En ce qui concerne le PCD en cours ( ), l axe stratégique de développement sur le renforcement des capacités opérationnelles des acteurs est basé sur les objectifs suivants : Améliorer le niveau d'équipement de Ziniaré en infrastructure. Renforcer les finances locales.

8 II. REFERENTIEL LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE DE LA COMMUNE II.1. Les textes de loi et règlements Les textes régissant l organisation, le fonctionnement et l administration des collectivités territoriales ne doivent pas déroger aux stipulations d ordres supérieures y afférentes; en effet pour asseoir leurs fondements juridiques et être applicables ils doivent être conforment aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Après cette brève mise au point, nous allons présenter les principaux textes qui soutendent l organisation, le fonctionnement et l administration des collectivités territoriales desquels doivent nécessairement découlés les dispositions d ordres inférieures. Ainsi, nous avons: La Constitution du 02 Juin 1991 en son titre XI, articles 143,144 et 145 qui traitent de l organisation, la création, la suppression et le découpage des collectivités territoriales; La loi N /AN du 21 Décembre 2004 portant Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) en son Titre I, Chapitre I,article 07 et ses textes modificatifs ainsi que ses textes d applications qui fixe les principes généraux de l organisation du territoire ; Les textes portant Réorganisation Agraire et Foncière (RAF) de 1984; la Lettre de Politique de Développement Rural Décentralisé (LPDRD); la Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable (SCADD). La loi N /AN du 05 Décembre 2006 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents des collectivités territoriales. La présente loi définit la typologie des emplois et des agents des collectivités territoriales, les conditions d accès aux emplois et l organisation de la carrière des agents. Pour ce qui est de la typologie, la loi détermine 2 types d emplois : les emplois permanents et les emplois non permanents (article 2). Concernant, les agents des collectivités territoriales, la loi détermine 2 catégories d agents : des fonctionnaires et des agents contractuels (article 6). L accès aux emplois des collectivités territoriales se fait par voie de concours. Le concours étant le mode de recrutement admis des agents des collectivités territoriales (Article 12). L organisation de la carrière des agents est régie par les articles 78 à 109. le décret N /PRES/PM/MFB/MATD du 15 mai 2006 portant régime financier et comptable des collectivités territoriales ; le décret N /PRES/MATD/MTCTC/MJE/MSL/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de la culture, de la jeunesse, des sports et des loisirs ; le décret N /PRES/MATD/MEBA/MASSN/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines du préscolaire, de l enseignement primaire et de l alphabétisation ; le décret N /PRES/MATD/MAHRH/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de l approvisionnement en eau potable et de l assainissement ; le décret N /PRES/MATD/MS/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de la santé ; le décret N /PRES/MFPRE/MATD/MEF du 03 mars 2009 portant modalités de mise à disposition des agents de la fonction publiques auprès des collectivités territoriales ; Le décret N PRES/PM/MATD/MEF du 8 septembre 2009 portant modalités de création, attributions, organisation et fonctionnement des comités de jumelage au Burkina Faso.

9 II 2. Organigramme type des communes urbaines L arrêté conjoint N /MATDS/MEF portant organisation type de mairie de commune urbaine décrit l organisation et les attributions des services essentiels de la mairie de la commune urbaine. Ainsi, nous avons deux ensembles de services notamment les services relevant du Cabinet du Maire et ceux relevant du secrétariat général. Les premiers comprennent 4 services à savoir: Le secrétariat particulier; Le bureau du protocole; Le service communication et relations publiques; La direction police municipale. Ensuite, viennent les services du secrétariat général qui constituent les services essentiels d une commune urbaine, ce sont : Le secrétariat du secrétaire général; La direction des affaires administratives, La direction des affaires budgétaires et financières ; La direction de l action économique ; La direction informatique et des statistiques ; La direction état civil et recensement ; La direction des affaires domaniales et foncières ; La direction des affaires transférées ; La direction des services techniques municipaux.

10 Figure 1 : Organigramme type des communes urbaines Cabinet du Maire Secrétariat particulier Bureau du Protocole Service communication et relations publiques Direction de la Police municipale Direction des affaires administratives Secrétariat Général Direction des affaires transférées Direction des affaires budgétaires et financières Secrétariat du Secrétariat Général Direction des affaires domaniales et foncières Direction Etat civil et Recensement Direction de l action économique Direction informatique et Statistiques Direction des services techniques municipaux

11 Le tableau suivant présente les services ci dessus énumérés et leurs attributions. Tableau 1: Description des services du Cabinet du maire Services municipaux Attributions Réception et expédition du courrier confidentiel Rédaction, saisie des correspondances et notes du Maire Secrétariat particulier Introduction du courrier auprès du Maire Traitement et classement des textes et documents Accueil et annonce des visiteurs Organisation et programmation des audiences, cérémonies, rencontres et manifestations Organisation des déplacements officiels du Maire Protocole Organisation de l accueil des personnalités en mission dans la commune Etablissement des relations publiques du Maire Gestion des affaires politiques du Maire Chargée de la communication à l intérieur ainsi qu à l extérieur de la Mairie Le service communication et relations Assurer les relations avec la presse publiques Presentation des céremonies veiller à la préservation de l ordre public La direction police municipale règlementation de la circulation routière dans les points névralgiques programmation et répartition des missions journalières. Source : Arrêté conjoint N /MATDS/MEF. Tableau 2: Description des services du Secrétariat Général Directions Services Attributions Services du secrétariat général Secrétariat du Secrétaire Organisation des audiences du Secrétaire Général Général Exécution des taches qui lui confiées par le Secrétaire Général Secrétariat général Direction des affaires administratives Direction des affaires budgétaires et financières Direction de l état civil Service central du courrier Bureau militaire Service du personnel Service des archives et documentation Service du budget et de la comptabilité Service de la régie des recettes Service de l état civil Service du recensement Classer et conserver les archives Réceptionner, enregistrer et ventiler le courrier ordinaire tant à l intérieur qu a l extérieur de la mairie Orienter les usagers vers les services compétents pour la suite réservée à leur dossier Assurer la reproduction et reliure des documents administratifs Structures rattachées au secrétariat général Préparation des dossiers de recrutement militaire ; recensement et suivi de la détention des armes à feu dans la commune; Délivrance du permis de port d'armes ; Conservation des autorisations d'achat d'armes ; Tenue du registre des armes Tenue des dossiers du personnel ; Suivi du mouvement du personnel Gestion des carrières ; Elaboration des plans de formation du personnel Conservation des archives de la mairie ; Gestion du centre de documentation. Collecte des informations budgétaires ; Elaboration des avant projets de budget ; Tenue de la comptabilité de l'ordonnateur, des opérations financières de la commune et la gestion du patrimoine ; Suivi de l'exécution du budget ; Traitement des salaires des agents ; Gestion de la comptabilité matières ; Traitement des engagements, ordonnancements et liquidations des dépenses ; Tenue des livres journaux de dépenses et de recettes chargé du recouvrement des droits et taxes définis dans l'arrêté créant la régie Traitement des faits d'état civil ; Conservation des divers registres côtés et paraphés et des documents de l'état civil ; Collecte et transmission trimestrielle des données statistiques de l'état civil ; Transmission annuelle des doubles des registres de naissance au procureur du Faso territorialement compétent Recensement administratif de la population Tenue des cahiers de recensement ; 11

12 Directions Services Attributions Délivrance des livrets et cartes de familles ; Délivrance des avis de mutation ; Enregistrement des naissances et des décès Direction de l informatique et des statistiques Direction des matières transférées Direction des affaires domaniales et foncières Direction de l action économique Direction des services techniques municipaux Service de l informatique et de la maintenance Service des statistiques Néant service des affaires domaniales service des affaires foncières service chargé de la protection de l'environnement Service de la planification Service du suivi des établissements publics locaux Service de la voirie Service de l hygiène et de l assainissement Service de l'aménagement paysager Gestion des données informatiques ; Maintenance du matériel et du réseau informatique Collecte des données statistiques dans les matières transférées ; Collecte des données socio économiques et démographique Suivi de l'exercice des compétences transférées par l'etat à la commune urbaine ; Evaluation annuelle de la mise en œuvre du transfert des compétences et des ressources de l'etat à la commune urbaine. Conservation des plans de lotissement ; Préparation des documents relatifs à la délivrance des avis sur le schéma d'aménagement urbain ; Attribution des parcelles ; Délivrance des autorisations de construire, des certificats de démolition, de conformité et d'urbanisme ; Tenue des livres des baux domaniaux ; Suivi de la réglementation en matière d'habitat et d'urbanisme Exécution des opérations de lotissement ; Elaboration des Plans d'occupation des Sols (POS) ; Elaboration des Schémas Directeurs et d'aménagement Urbain (SDAU); Conservation du domaine foncier de la commune ; Tenue des livres des baux fonciers Protection de l'environnement et des cours d'eau; Conservation et la gestion durable des ressources naturelles de la commune ; Suppression des atteintes au cadre de vie ; Création de bois et de forêts d'intérêt communal ; Prévention et la lutte contre les feux de brousse et la coupe abusive du bois ; Lutte contre la divagation des animaux ; Suivi de la réglementation en matière de l'environnement ; Suivi et de la participation à l'aménagement des espaces verts et jardins Elaboration des projets de plans communaux de développement ; Elaboration du rapport spécial annuel de la commune ; Suivi évaluation des plans communaux de développement et des plans annuels d'investissement (PAI) ; Suivi des projets et programmes de développement qui s'exécutent sur le territoire communal Suivi des établissements publics locaux ; Suivi des unités socio économiques appartenant à la commune, des centres d'éveil et d'éducation préscolaires, des écoles, des collèges et lycées communaux Construction et entretien de la voirie municipale ; Suivi et contrôle de l'occupation du domaine public communal ; Réalisation et entretien des ouvrages hydrauliques ; Analyse et promotion du transport urbain Mise en œuvre de la politique nationale en matière d'hygiène et d'assainissement ; Surveillance, suivi et gestion de l'hygiène dans les abattoirs, les restaurants et les débits de boissons ; Aménagement, gestion et entretien des cimetières; Gestion des eaux usées et excréta; Création et gestion des pompes funèbres ; Construction, entretien et gestion des morgues ; Délivrance des permis d'inhumer et d'exhumer ; Délivrance des autorisations de transfert des restes mortels dans le ressort de la commune ; Relations avec les sociétés de pompes funèbres ; Enlèvement des déchets urbains encombrants ; Lutte contre l'insalubrité, les pollutions et les nuisances ; Nettoyage des avenues du domaine public ; Traitement des demandes d'autorisation d'ouverture des débits de boisson. Embellissement de la ville ; Amélioration du cadre de vie ; Conservation des espaces verts et des réserves administratives ; 12

13 Directions Services Attributions Conduite des campagnes de reboisement ; Construction et la gestion des fourrières municipales ; Entretien des bosquets et protection des végétaux à travers la lutte contre la divagation des animaux Service de l'action sociale Source : Arrêté conjoint N /MATDS/MEF. Délivrance des certificats d'indigence ; Supervision des structures de formations artisanales et de production pour jeunes en difficulté ; Appui à la commission des secours d'urgence et de réhabilitation ; Mise en œuvre des plans et programmes pour l'éradication des phénomènes mettant les enfants en danger ; Promotion du parrainage des enfants en situation difficile ; Mise en œuvre des stratégies d'insertion socio économique ou professionnelle des mendiants ; Suivi des élèves en difficulté ; Secours et protection des groupes vulnérables ; Suivi des enfants placés dans les familles d'accueil ; Suivi des personnes handicapées dans leurs lieux de production II.3. Référentiel des métiers des services administratifs et assimilés des collectivités territoriales Le référentiel des métiers/emplois des collectivités territoriales décrit ici est une présentation synthétique des profils types d emploi correspondant au socle minimum des ressources humaines dont doivent disposer les collectivités territoriales (CT) du Burkina. La fonction d Administrateur des Collectivités Territoriales encore appelée Secrétaire Général se présente comme suit : Tableau 3 référentiel de la fonction d administrateur des collectivités INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION SECRETAIRE GENERAL CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA A et B FONCTION PUBLIQUE QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Administrateur Civil, Secrétaire administratif; Administrateur des collectivités; Formation universitaire dans les filières de l administration, l aménagement du territoire, la gestion des RH et le développement local. DIPLOME REQUIS Brevet ou Diplôme FCT équivalent, option Administration Générale. Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction de Secrétaire de Direction encore appelée Assistante de direction se présente comme suit : Tableau 4 : référentiel de la fonction Secrétaire de Direction INTITULE DU METIER TYPE Secrétaire de Direction AUTRE APPELATION Assistant de direction CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE A et B QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Formation en secrétariat de direction (niveau Bac ou BTS) DIPLOME REQUIS Diplôme FCT ou équivalent, option Administration Générale; BTS en secrétariat de direction; DUT, assistant de direction. Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction de Secrétaire, dénommée Secrétaire sténodactylo/secrétaire dactylographe requiert les exigences suivantes 13

14 Tableau 5 : référentiel de la fonction de Secrétaire INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION Secrétaire sténodactylo/secrétaire dactylographer CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE C (Secrétaire sténodactylographe) D (dactylographe) QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Formation en secrétariat (niveau CAP ou plus) Formation de Niveau 3 ème Cycle C FCT et équivalent DIPLOME REQUIS Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction d Agent de bureau, dénommée employé bureau, commis, cadre, secrétaire municipal se présente comme suit : Tableau 6: référentiel de la fonction d Agent de bureau INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION Employé de bureau; Commis; Cadre, Secrétaire municipal. CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA A,B,C FONCTION PUBLIQUE QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Toute formation. DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction d Agent d état civil se présente comme suit : Tableau 7 : référentiel de la fonction d Agent d état civil INTITULE DU METIER TYPE Agent d état civil CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE B,C QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Formation de Niveau 3è; Cycle A, B, C de la FCT et équivalent. DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction de Documentaliste/Bibliothécaire Archiviste encore connu sous le nom d agent de bibliothèque se présente comme suit : Tableau 8: référentiel de la fonction de Documentaliste/Bibliothécaire Archiviste INTITULE DU METIER TYPE Documentaliste/Bibliothécaire Archiviste. AUTRE APPELATION Agent de bibliothèque. CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE A,B,C QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ 14

15 III. ETAT DES LIEUX III.1. Organisation et fonctionnement de la commune Dans la commune de Ziniaré, on note l existence de 2 entités qui structurent l organisation et le fonctionnement de la commune. Il s agit de la structure politique et de la structure administrative (Administration communale). III.1.1. Organisation et fonctionnement de la structure politique La structure politique de la commune de Ziniaré s articule principalement autour du Conseil Municipal, du Bureau exécutif du conseil municipal et des commissions permanentes (Commission Affaires Générales et culturelles, Commission Finance et Affaires Economiques, Commission Environnement et Développement Local). Le tableau suivant renseigne sur la description de ces structures politiques ainsi que leurs attributions. Tableau 9: Description des structures politiques de la commune Structures Composition Attributions/missions Conseil municipal 103 conseillers Définition des grandes orientations en matière de développement de la commune Contrôle de l action du Maire Adoption du plan communal Prises de délibérations sur les affaires de la commune Avis sur les questions soumises par l Etat le Maire Concertation sur les affaires de la commune Bureau exécutif du conseil le 1 er et le 2 ème adjoints au Maire Préparation/échange sur les ordres de jour des municipal les 3 présidents des commissions sessions du CM permanents Commission Affaires Générales, culturelles et sociales 29 Examen de dossiers soumis par le Maire ou le CM sur les affaires de la commune Commission Affaires Economiques et Financières Commission Environnement et Développement Local Source : Enquête terrain, Mairie ZIniaré, Septembre Réflexion et propositions de délibérations sur les affaires de la commune Participation aux travaux des comités techniques ou des commissions ad hoc mis en place par le CM pour traiter de dossiers spécifiques Au regard des données du tableau recueillie lors de l enquête terrain, on constate que la composition de la structure politique ainsi que ses attributions sont conformes aux dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) du Burkina Faso de 2004 qui fixe les principes généraux de l organisation du territoire. a Caractéristiques du Conseil Municipal Les caractéristiques du CM de Ziniaré sont présentées dans le tableau ci dessous. Tableau 10 : Caractéristiques du CM de Ziniaré Désignation Nombre % Total de Conseillers municipaux Conseillers municipaux / Hommes 55 53,39 Conseillers municipaux / Femmes 48 46,60 Conseillers municipaux illettrés / sans niveau scolaire 82 79,61 Conseillers municipaux ayant un niveau primaire 12 11,65 Conseillers municipaux ayant un niveau secondaire 08 7,76 Conseillers municipaux ayant un niveau universitaire 1 0,97 Source : Enquête terrain, Mairie ZIniaré, Septembre

16 Le conseil municipal de Ziniaré est composé de 103 conseillers dont 55 hommes et 48 femmes. En ce qui concerne le niveau d instruction des conseillers, 79,61% sont sans niveau scolaire et seulement 11, 65% ont un niveau primaire, 7,76ont un niveau secondaire et 0,97 un niveau supérieur a Capacités du CM de Ziniaré Le CM de la commune de Ziniaré a reçus quelques formations pour un renforcement des capacités des conseillers municipaux en matière de gestion communale (rôle des élus, élaboration et exécution du budget). Malgré ces formations la majorité des conseillers éprouvent des difficultés en matière de gestion communale. III.1.2. Organisation et fonctionnement de l administration communale Conformément à l organisation présentée par l organigramme de la commune mis en place par l arrêté numéro 2012/003 du 12/03/2012 (cet arrêté précède l arrêté numéro 2004/02/ du 20/01/2004 portant organisation et attribution de la Mairie de Ziniaré) portant organisation et attribution de la Mairie de Ziniaré, l administration communale est organisée en deux entités : - Le Cabinet du maire et - Le Secrétariat Général. Le cabinet du maire comprend : - Le Maire et ses deux adjoints ; - le secrétariat particulier; - le service du protocole. Quant au Secrétariat Général, il comprend les services suivants : - Le secrétariat du Secrétaire Général ; - Le service du bureau militaire ; - Le service de l état civil ; - Le service domanial ; - Le service du parc automobile ; - Le service administratif et financier ; - Le service de la police municipale ; - Le CELPAC Tableau 11: Organisation et fonctionnement de l administration communale Structures Services Poste de travail Cabinet du maire Bureau du maire Bureau des adjoints au maire Secrétariat particulier Cabinet Protocole Maire Adjoints au maire Nombre d agent en poste Secrétaire particulier 1 Chef de cabinet Protocole Attributions/missions Ordonnateur du budget Gestion des affaires politiques et publiques Mise en œuvre de la politique de développement communal Signature des actes d état civil Appui au Maire dans l exécution de ses missions Organisation des audiences du maire Réception et traitement du courrier du maire Classement et archivage des documents du maire Gestion des affaires politiques du Maire Organisation et programmation des audiences, cérémonies, rencontres et manifestations Etablissement de l agenda du Maire Organisation des déplacements officiels du Maire Organisation de l accueil des personnalités en mission dans la commune Etablissement des relations publiques du Maire Secrétariat Général Secrétariat Général Secrétaire Général 1 Assiste le Maire dans l exercice de ses fonctions Coordination administrative et technique des services de la 16

17 Structures Services Poste de travail Secrétariat du SG Secrétaire dactylographe, secrétaire, agent de liaison Nombre d agent en poste 4 Attributions/missions mairie Gestion du personnel et du matériel de la commune Coordination des activités en matière de coopération décentralisée Coordination des relations techniques de la mairie avec les services de l Etat De l organisation des audiences du SG De l introduction du courrier auprès du SG De la saisi des notes et des textes préparés par le SG De la réception de certains courriers confidentiels en collaboration avec le Cabinet du Maire De la réception, de l enregistrement et de la ventilation du courrier ordinaire ; De la reprographie des documents Ventilation du courrier à l intérieur et à l extérieur de la Mairie. Parc automobile Chauffeurs 4 Conduite et entretien des véhicules. Gardien 1 Gardiennage des locaux de l élaboration du projet de budget communal ; de l élaboration du compte administratif du suivi de l exécution du budget (situation mensuelle des recettes et des dépenses) de la préparation des projets d arrêtés ou décisions relatifs à des autorisations de dépenses ; de l engagement des dépenses (journal des engagements) ; de la tenue des fiches de compte du grand livre ; du suivi des consommations (eau, électricité, téléphone) pour Comptable 1 proposer des mesures à prendre ; du traitement des salaires. de l ordonnancement des dépenses ; de la vérification des factures, de leur préparation, de la certification et de leur liquidation ; de l établissement des mandats de paiement ; de l établissement des titres de dépenses et des bordereaux de titres ; Service administratif et financier Aide comptable 1 Appui au comptable dans l exécution de ses missions Gestionnaire des Gestion des fonds transférés affaires transférées 1 Régisseur 1 de l ordonnancement des recettes ; de l établissement des titres de recettes ; du suivi et de l amélioration des recouvrements ; de l application des délibérations taxatrices Personne Responsable des Marchés (PRM) 1 D élaborer le plan de passation des marchés de la commune ; De définir le mode de passation des marchés selon la nature et le montant des travaux, des fournitures ou des prestations ; De rédiger et produire les dossiers d appel d offre, de demande de prix, de demande de proposition et de manifestation d intérêt ; D assurer le secrétariat de la commission communale d attribution des marchés ; De veiller à la transmission à la direction générale des marchés publics des dossiers d appel à concurrence, des procès verbaux de la publication dans la revue des marchés publics ; De l organisation des séances de travail de la commission communale d attribution des marchés ; De rédiger les projets de lettre de commande et de marché ; De suivre les différentes cautions ; De tenir le registre de suivi des marchés ; De prendre part à la réception des travaux, fournitures et services ; D assurer l archivage des dossiers relatifs aux marchés. 17

18 Structures Services Poste de travail Etat civil Police Municipale CELPAC Service domanial Bureau militaire Chargé d état civil, agent de bureau Commandant de la PM Nombre d agent en poste Agent de PM 5 Chargée de la bibliothèque Chargé du service domanial, agent de bureau Chargé du bureau militaire Source : Enquête terrain, Mairie ZIniaré, Septembre (le régisseur occupe aussi ce poste) 0 (le responsable de l état civil occupe aussi ce poste) Attributions/missions de la délivrance d extraits et des copies d actes d Etat Civil et de transfert des restes mortuaires ; de la réception des dossiers, de la transcription et célébration des mariages ; de la délivrance de permis d inhumer ; des relations avec le tribunal ; des archives de l Etat Civil ; Commandement de la PM Assiste le maire dans l exécution et le respect des règlements de la police assure le service d honneur lors des cérémonies dans la commune perception des amendes de police assure le maintien de l ordre public D acquérir, de gérer et de conserver les collections d ouvrages et de périodiques à mettre à la disposition des usagers (consultation sur place, prêt, etc.) ; De mettre à la disposition des usagers des ouvrages d évasion et de culture ; De rechercher et de mettre à la disposition des usagers toute information portant sur tout sujet d ordre actuel ; D initier des activités d incitation à la lecture en collaboration avec les établissements scolaires. tenir le fichier des attributions des parcelles et les fiches de parcelles entretenir les relations privilégiées avec les services des domaines de l habitat et de l urbanisme organiser et suivre les rencontres afférentes à la gestion du domaine foncier conserver les archives domaine et de l habitat traitement des dossiers de port d armes et d achat d armes et de munitions; suivi du recrutement militaire; recensement administratif; étude de tout dossier relevant de sa compétence La composition ainsi que les attributions des services relevant du secrétariat général sont à des degrés près en harmonie avec l organigramme type de commune urbaine adopté par le MATDS. En comparant l organigramme type des communes urbaines à celui de la commune de Ziniaré, force est de constater que l essentiel des services est présent. Par contre, l on peut remarquer l inexistence de la direction informatique et des statistiques, le service de la culture, de la santé et celui de l environnement. Aussi, une relecture de l organigramme s impose pour organiser les services en directions pour se conformer à l organigramme type des communes urbaines. Description des structures administratives. Tableau 12: Description des services du Secrétariat Général Services municipaux Profils/Poste Formations continues Comptable, aide comptable En passation des Service Administratif et Financier Régisseur, PRM, gestionnaire MENA marchés Service du Parc automobile Conducteurs Néant Service de l Etat civil Bureau militaire et des armes Agent de bureau/ Agent d état civil Chargé du bureau militaire et recensement Sur l état civil Néant Service domanial Chargé du domaine et de l habitat Néant Service de la Police Municipale Policiers municipaux Néant CELPAC Bibliotécaire Néant 18

19 Source : Enquête terrain, Mairie ZIniaré, Septembre 2012 Il ressort de l analyse du tableau ci dessus, une insuffisance de formations continues des agents des différents services municipaux. La figure ci dessous donne une vue de l organigramme existant 19

20 ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE ZINIARE Mairie Secrétariat général Cabinet du Maire Maire Secrétariat Secrétariat Chef de cabinet Service du du particulier protocole SG protocole Service du bureau Militaire Service de l'etat civil Servic e doma nial Service du parc automobil e Service Administrative et financier Service de gestion des affaires transférées Service de la police municipale CELPAC Section des marchés Publics et budget Section engagement liquidation Section des recettes Section administrative et du personnel Figure 2 : Organigramme de la Mairie de Ziniaré

21 III.1.3. Caractéristiques du personnel La Mairie de Ziniaré prend en charge au total 37 agents dont 29 agents communaux, 05 agents dont le salaire est payé par l Etat et 03 agents de l Etat mis à la disposition de la mairie. On note parmi le personnel de la Mairie, une très faible présence de cadre (5,40% cf. annexe 1). Le défaut de cadres entrave la réflexion sur une véritable stratégie de développement et l appropriation même de la maîtrise d ouvrage financière (cf. annexe 1). L analyse des données de l administration communale indique un personnel insuffisant, peu qualifié et ayant reçu peu de formations continues en lien avec leur poste de travail. III.1.4. Moyens mis à la disposition du personnel pour la réalisation de leurs missions Le personnel de la mairie dispose de moyens diversifiés (matériel roulant, mobilier de bureau et matériel) pour la réalisation de leurs missions. Cependant, ces moyens mis à la disposition du personnel sont insuffisants et vieillissants. L essentiel du matériel mis à la disposition du personnel est inventorié dans le tableau ci dessous. Tableau 13: Moyens mis à la disposition du personnel N Services Matériel Roulant Equipement de bureau Mobilier de bureau 1 Secrétariat général Moto Yamaha V80, 01 téléphone, 01 climatiseur 2 Secretariat du SG Néant 02 photocopieuses, 02 ordinateurs, 01 téléphone 3 Bureau 1er Adjoint Néant Climatiseur Salon, Fauteuil 4 Service Administratif et Financier 5 Etat civil Néant Moto Yamaha V80 04 ordinateurs, 01 machine à écrire, 01 coffre fort, 01 réfrigérateur 05 ordinateurs bureaux, 05 imprimantes, 06 climatiseurs, 06 téléphones, 01 réfrigérateur 6 Police municipale 03 Motos 01 ordinateur Chaise, table 7 CELPAC 8 Service domanial Néant 12 ordinateurs, 02 climatiseurs, 01 cyber café Néant 01 ordinateur 12 Parc automobile Véhicule Nissan Toyota Hilux Benne Corbillard Chaise, table Source : Enquête terrain, Mairie de Ziniaré, Septembre 2012 Chaise, table, Armoire métallique, Fauteuil Chaise, table, Armoire métallique, Fauteuil (2)Chaises, (5) tables, (6) Armoires métalliques, 01 armoire en bois, (3) Fauteuils, 01 coffre fort 08 bureaux, 08 Chaise, 03 chaises visiteurs, 04 armoires métalliques, Chaise, table, Armoire métallique (2), Fauteuil, banc d'acceuil, présentoire, Ventilateur sur pied Le tableau ci dessus fait état des moyens mis à la disposition de l ensemble du personnel de la mairie de Ziniaré. Cependant, ces moyens méritent d être renforcés au niveau de chaque service. Surtout un effort considérable reste à faire au niveau des équipements informatiques pour l amélioration des tâches et missions allouées à certains agents. III.1.5. Outils de gestion et d'organisation Pour l organisation et la gestion des activités de la commune, divers procédés interviennent pour leur réalisation afin d assurer un suivi et une gestion optimale. Les outils de gestion et d organisation mobilisés par les différentes structures de la mairie de Ziniaré sont : le CGCT et décrets d application l Organigramme les budgets les rapports annuels d activités 21

22 Les délibérations Les PCD et PCD AEPA les arrêtés les fiches de traitement du courrier livre journal des dépenses Convocation des sessions par le Maire Examen et adoption du PV de session antérieure Prises de décisions/délibérations Proposition et examen de l ordre du jour des sessions Concertation/échange sur les affaires ou questions d urgentes Rédaction de compte rendu Examen de dossier soumis à la commission par le maire proposition de projet de délibération sur des sujets relatifs aux domaines de chaque commission En effet le cadre formel mis en place est de nature à laisser les traces des différentes activités et interactions effectuées par les agents au sein de l institution de manière à pouvoir situer les responsabilités des acteurs tout en délimitant le domaine d intervention de chacun. III.1.6. Système d'information/communication et gestion des plaintes/conflits La commune de Ziniaré n a pas un plan de communication. Les canaux de communication qu utilise l exécutif dépendent de la nature du message. L information de nature officielle et qui exige des traces est généralement écrite. Il s agit particulièrement des circulaires, des notes d affichage et des rapports spéciaux. S agissant des rapports spéciaux, la loi fait obligation au Maire de rendre compte au Conseil Municipal par un rapport spécial. L article 250 de la Loi N /AN, portant Code Général des Collectivités Territoriales au Burkina Faso du 21 Décembre 2004 stipule que : «Au cours du premier trimestre de chaque année, le Maire rend compte au Conseil Municipal par un rapport spécial de : la situation de la Commune sur les matières transférées ; l activité et du fonctionnement des différents services de la Commune et des organismes relevant de celle ci ; l état d exécution des délibérations du conseil ; la situation financière de la Commune urbaine. Ce rapport donne lieu à débats mais n est pas suivi de vote. La séance est publique et le rapport est transmis à l autorité administrative territorialement compétente pour information.» Pour ce qui concerne la tenue des sessions, les canaux de communications utilisés sont : la circulaire, l affichage et le communiqué (radios locales). Il faut noter cependant la prédominance du communiqué appuyé par le téléphone, à cause de l analphabétisme de bon nombre de conseillers. Les autres types d informations sont assurés au moyen du téléphone portable ou fixe, ou par l envoi d un émissaire qui se charge de porter le message en cas d urgence. La plupart des informations importantes sont données lors des sessions. Le téléphone portable est le moyen de communication dont ont recours les conseillers municipaux pour passer un message court et précis entre eux. Son efficacité se mesure dans sa quasispontanéité, dans l obtention d une réponse immédiate de l interlocuteur. 22

23 En général, les conseillers transmettent les informations dans leur communauté par le bouche à oreille. Les radios privées «vénégré» et «bassy» sont aussi mises à contribution par le conseil municipal pour passer des informations à la population. Les informations importantes en volume sont presque toujours données en réunions de façon solennelles. Dans la commune, l on a recours de moins en moins au crieur public pour passer les messages, même si ce canal reste encore d usage. La mairie de Ziniaré ne dispose pas d un site internet mais dispose d internet, outil indispensable de nos jours pour porter des informations permanentes de grand volume à des distances très importantes. Les communications avec l extérieur se font aussi par téléphone. Système d information et de communication au sein de la Mairie. Il est noté une inexistence de cadres formels de concertation non seulement au sein de la mairie mais également entre la mairie et les services déconcentrés qui l appuient dans sa maîtrise d ouvrage financière. Cependant des constats de l enquete terrain,on a pu observer que la diffusion de l information au niveau des services se fait selon deux principaux moyens que sont : les rencontres et les notes de services. Les rencontres de chefs de service sont dirigés par le SG, responsable des services municipaux. Ces rencontres permettent aux différents chefs de services d avoir des informations sur les activités des différents services, les dossiers à traiter, les missions à réaliser. Outre les rencontres, les chefs de services reçoivent des informations sur les décisions prises par les autorités communales, les instructions et les nouvelles dispositions administratives par les notes de service. Pour l information des agents au sein des différents services, ce sont les chefs de services qui s en chargent. Pour l exécution des différentes taches des agents, la communication entre agents se fait au moyen du téléphone pour les bureaux qui en disposent. Système d information/communication avec la population L information de la population sur les activités de la mairie se fait par le biais de divers moyens que sont : l affichage des décisions du conseil municipal à la mairie et dans les lieux publics ; le crieur public pour l annonce de l organisation d évènements dans la commune, l utilisation des conseillers municipaux et des bureaux des CVD, le téléphone, l invitation de la population à participer à des activités de la mairie En outre, il existe une CCCo mais non fonctionnelle du fait du manque de moyens financiers pour soutenir ces rencontres. La commune a aussi été l une des communes pilotes du cadre d auto évaluation de performances. Sommes toute, ces structures souffrent d un manque de soutien financier. La gestion des plaintes et conflits. Il n ya pas un système formel mis en place pour la gestion des conflits et des plaintes. Seulement, il existe une commission de règlement des litiges au niveau du lotissement. Selon la nature de la plainte ou du conflit, la réception se fait au niveau du secrétariat, de la police municipale ou directement auprès du maire ou de ses adjoints qui mobilise les ressources (humaines matériels et financières) pour sa résolution. 23