Comment choisir son outil PPM?

Transcription

1 Comment choisir son outil PPM? VOLET 1 : Les experts prennent la parole Parc d affaires du Crécy, 4 rue Claude Chappe Saint-Didier-au-Mont-d Or

2 Web&Café #5 : COMMENT BIEN CHOISIR SON OUTIL PPM? 30 minutes Vos questions, commentaires et remarques traités en fin de webinaire Tél : / info@iqar-france.fr

3 Quelques mots sur IQar

4 IQar, Pure Project Player DEVELOPPER LES COMPETENCES PROJETS DE NOS CLIENTS Formation - Coaching Audit de maturité - Conseil PMO de Transition Redressement et pilotage de projets Intégrateur de solutions PPM

5 Expert du Management du portefeuille des projets! Des organisations de tout secteur et de toute taille

6 UNE PLATEFORME D OUTILS DE MATURITE PROJET INTEGREE Socle Méthodologique = Référentiel SMPP Système de Management du Portefeuille de Projets - Téléchargement gratuit PROFILPROJET.COM SuiteProG SimulProG TESTMATURITE.COM

7 Explique moi une solution logicielle PPM

8 PPM, VOUS AVEZ DIT PPM? UN ENVIRONNEMENT QUI EXIGE DE PLUS EN PLUS DES ORGANISATIONS à équilibrer les enjeux du récurrent et de la transformation à rester aligner avec les stratégies de l organisation à maîtriser davantage la charge pour notamment optimiser les ressources les plus sollicitées Travailler de moins en moins en silo et en vase clos Décloisonner / valoriser de nouveaux rôles et responsabilités transverses Mieux définir et maitriser les livrables et le ROI

9 PPM, VOUS AVEZ DIT PPM? «PPM» comme Project and Portfolio management! Gérer des Demandes et des Projets -> Cycle commun de gouvernance Partager un RACI et décloisonner Maîtriser la liste Développer le collaboratif Valoriser des Programmes / Initiatives stratégiques Mettre à disposition un kit projet commun et adapté Professionnaliser la planification Aider à la décision / Arbitrage ressources

10 DESSINE MOI L UNIVERS DES OUTILS PPM

11 EFFORT DE MISE EN ŒUVRE : Technique / Formation ET DIFFERENTS NIVEAUX DE COUVERTURE FONCTIONNELLE Et des outils différents selon leur propre niveau de couverture fonctionnelle Planification (coût, délais, ressource =allocation), Plan d actions, Gestion des risques, Pilotage du budget, Gestion du plan de charge des ressources, Saisie des temps, etc. Modèle ERP FLEXIBILITE / ADAPTABILITE / PARAMETRAGE : Les full paramétrables vs d autres moins souples PRISE EN MAIN / INTEGRATION : Cloud vs Local Il s agit donc de choisir LE bon outil PPM!

12 CHOISIR SON OUTIL PPM TIPS & TRICKS

13 SE RAPPELER QUE L outil n est pas une fin mais un moyen! L outil PPM n a qu un seul objectif : suivre et piloter les projets et le portefeuille projet. L outil PPM s insère parmi les trois principaux livrables de la gouvernance PPM Outil PPM Processus -> Guide de gouvernance et Kit Projet Conduite du changement Astuce 1 : clairement identifier ses besoins et ce qui est attendu de l outil et quel sera son impact Astuce 2 : Ne pas penser à trop court terme

14 LES QUESTIONS A SE POSER la culture de l organisation / Son secteur d activité (suivi des temps, culture projet, habitudes des logiciel, etc) les activités de l organisation et ses processus ( DSI?, Production?, ) les moyens dont elle dispose (humains, financiers, etc.)

15 LES QUESTIONS A SE POSER les objectifs d affaire et les priorités vis-à-vis de la solution PPM qu on envisage : normalisation et outillage des processus de gestion de projet? L amélioration du pilotage des projet : Piloter le plan de charge des ressources?, Piloter le budget, la qualité ou les délais?, Suivre les temps? Dans le but d en améliorer l efficacité. La centralisation et la fiabilisation de l information concernant les projets du portefeuille en vue de disposer de reportings fiables pouvant être de véritables outils d aide à la décision? Le déploiement et l outillage d une véritable gouvernance de projets à travers une méthodologie transcrite dans l outil? Astuce 3 : impliquer l ensemble des parties prenantes dans le choix de la solution

16 LES QUESTIONS A SE POSER IN FINE, DES QUESTIONS POUR MIEUX DEFINIR VOS CRITERES DE SELECTION DE L OUTIL La solution choisie devra ensuite être déployée et intégrée au SI de l organisation Astuce 3 bis J : S entourer d un expert fonctionnel : sécuriser un déploiement en ligne avec les objectifs de départ!

17 LES POINTS DE VIGILANCE A OBSERVER La couverture fonctionnelle de l outil : Quel degré de développement des sujets de la gestion de projet et/ou de portefeuille projet (gestion des actions en Kanban, ) L agilité de la solution : capacité à s adapter aux évolutions de votre organisation La qualité du design et de l aspect visuel : un bon point pour la bonne appropriation de l outil par les futurs utilisateurs.

18 LES POINTS DE VIGILANCE A OBSERVER DES CRITERES CLASSIQUES MAIS INCONTOURNABLES AU MOMENT DU CHOIX Le coût : Quel est le modèle économique de l application? La technologie (Cloud ou non) : maintenabilité de l application, sécurité des données, fiabilité de l éditeur Une communauté d utilisateurs de l outil? Un support disponible ou un SAV? Astuce 4 : Allez à l essentiel des différentes offres disponibles en fonction des besoins identifiés Astuce 5 : besoins = «critères» de choix => Pour faire un premier tri

19 THE WINNER IS Celui qui répondra le mieux à vos besoins et objectifs Qui s adaptera le mieux aux contraintes de votre organisation Objectifs d affaires, Besoins, Contraintes, Astuce 6 : Ne pas négliger l impact de la solution PPM sur vos processus... clairement identifiés puis traduits en critères de choix : PRIORISER! Que vise-t-on principalement?

20 THE WINNER IS Astuce 7 : Il n y a pas de «bonne» ou de «mauvaise» solution PPM, il y a une solution adaptée à vos besoins, objectifs et niveaux de maturité en gestion de projet.

21 LE PRE-REQUIS : AUDITER SA MATURITE PROJET!

22 AUDITER SA GOUVERNANCE DE PORTEFEUILLE PROJETS POUR Evaluer de manière pertinente en amont, la maturité de son organisation face à ses projets Quelle est la réalité de la gestion de nos projets? => Référentiel labelisé SMPP Présence de process établis? Définition claire et partagée des rôles et responsabilités? Niveau de planification et pilotage des projets? Reporting attendus, etc.

23 A VOUS DE JOUER! TESTMATURITE.COM AUTO-EVALUATION DE L ORGANISATION FACE A SES PROJETS

24 Socle méthodologique : Référentiel francophone SMPP 23 REFERENTIEL SMPP Système de Management du Portefeuille de Projets Exigences seulement! 3 Niveaux de maturité

25 REALISER TESTMATURITE.COM

26 VALORISER LES RESULTATS ET DEFINIR LES PROCHAINES ETAPES VOTRE PROFIL MATURITE SYNTHESE DE l'auto EVALUATION DES EXIGENCES - MATURITE PROJETS Entreprise Prénom Nom LISTE DES EXIGENCES DU REFERENTIEL SMPP (Items auto-évalués à travers le test en ligne) CG 74 Solange EXCOFFIER à Rapport individuel SOCIETE CG 74 PRENOM NOM Solange EXCOFFIER DATE 24/06/15 NIVEAU MATURITE Score " SCORE OBTENU / MATURITE 20" 1 Proposer un cadre de gestion adéquate pour la Gouvernance des projets 1.1 Comment'vos'pratiques'en'Gestion'de'projets'sont3elles'formalisées'? Comment'gérez3vous'l'amélioration'continue'des'pratiques,'outils'et'comportements,'en'Gestion'de'projets'? Comment'approchez'vous'la'formation'en'gestion'de'projets'? 1 15" VOTRE PROFIL vs LES 5 GROUPES D'EXIGENCES DU REFERENTIEL SMPP Niveau"1"du"référen2el" Niveau"2"du"référen2el" 10" Niveau"3"du"référen2el" Vous" 2 Susciter l'adhésion, la communication et le leadership des parties prenantes en projets 5" 2.1 A'quel'point'êtes'vous'engagé'dans'votre'démarche'de'progrès'autour'des'projets'? Existe3t3il'un'langage'commun'autour'des'projets'et'des'transformations'dans'votre'organisation'? Les'rôles'et'responsabilités'en'projet,'sont3ils'clairement'établis'? Votre'gouvernance'est3elle'lisible'? Quels'bénéfices'mettez3vous'de'l'avant'pour'promouvoir'votre'démarche'projet'? 2 3 Aligner les stratégies et les projets 0" Proposer"un"cadre" Susciter"l'adhésion," Aligner"les"stratégies" Diffuser"une" Intégrer"la" de"ges2on"adéquate"la"communica2on"et" et"les"projets" méthodologie" démarche"projets"au" pour"la" le"leadership"des" commune"de" système"de" Gouvernance"des" par2es"prenantes"en" ges2on"des"projets" management"en" projets" projets" place" Vous" 3.1 Vos'projets'traduisent3ils'vos'stratégies'? Comment's'établit'la'liste'des'projets'de'votre'organisation'? En'quoi'maîtrisez3vous'les'phases'de'lancement'des'projets'? Comment'maîtrisez3vous'les'phases'de'clôture'des'projets'? Avez3vous'organisé'vos'Projets'en'Programmes'? Comment'évolue'la'liste'de'vos'projets'de'votre'organisation'? Avez3vous'défini'et'suivez3vous'des'indicateurs'? 3 COLLABORATION"P" COMMUNICATION"P"RÔLES"&" RESPONSABILITES" Niveau"3"du"référen2el" DEMARCHE"de"GOUVERNANCE"du" PORTEFEUILLE" Niveau"2"du"référen2el" METHODOLOGIE"de"GESTION"des" PROJETS" Niveau"1"du"référen2el" 0" 4 Diffuser une méthodologie commune de gestion des projets 4.1 Maîtrisez3vous'la'création'de'valeur'pendant'la'réalisation'de'vos'projets'? Comment'procédez3vous'pour'minimiser'les'pertes'd'efficience'en'projet'? Avez3vous'défini'et'documenté'les'méthodes'de'travail'en'projets'? 1 VOTRE PROFIL vs LES 3 LEVIERS D'IMPACT SUR UNE DEMARCHE DE RENFORCEMENT DE LA MATURITE EN PROJETS 5" 10" 15" 20" 25" 30" 35" 30" 25" 20" 5 Intégrer la démarche projets au système de management en place 5.1 Mesurez3vous'les'bénéfices'recherchés'à'travers'les'projets'? Gérez3vous'la'concurrence'entre'les'projets,'et'entre'Projets'et'Opérations'courantes'? Maitrisez3vous'les'changements'en'cours'de'projets'? 1 VOTRE PROFIL vs LES 3 PILIERS STRUCTURELS DE LA MATURITE EN MANAGEMENT DE PROJETS Les"OUTILS" 15" Les"PROCESSUS" Les"COMPORTEMENTS" 10" 5" 0" Score global obtenu pour l'auto-évaluation 40 Niveau"1"du" référen2el" Niveau"2"du" référen2el" Niveau"3"du" référen2el" Vous" LEGENDE Exigences du référentiel dont le résultat est en dessous du niveau de maturité cible Exigences du référentiel dont le résultat dépasse le niveau de maturité cible Exigences du référentiel non rencontrée Pour plus de détail sur les exigences du référentiel SMPP : Téléchargez gratuitement le référentiel :

27 CHOISIR, C EST TESTER UN PEU

28 ET POC! Un seul mot d ordre : procédez progressivement! Le départ : un périmètre restreint dans votre organisation ajustements réalisés sur ce périmètre? élargissez-le! Itérez le processus => C est le POC, comme Proof of Concept. LES BENEFICES D UN POC identifier les points forts / faibles de la solution PPM dans un test «grandeur nature» plus d agilité et de réactivité par rapport aux enjeux des parties prenantes de votre projet Astuce 8 : Se faireaccompagner par un expert dans votre démarche de choix d une solution PPM.

29 UN POC, DES POCS Et pourquoi pas Testez en plusieurs! mettre votre shortlist de solutions pré-sélectionnées en concurrence dans le cadre d un POC! ou autrement! Astuce 9 : TESTER Astuce 10 : TESTER

30 PAYSAGE DES OUTILS PPM

31 DIFFERENTES CATEGORIES Modèle Excel Modèle COLLABORATIF Les outils de type Modèle ERP Modèle MATURITE SuiteProG

32 QUELQUES POINTS DE COMPARAISONS Critères OUTILS OUTILS OUTILS Interface / Ergonomie Complexe peut nécessiter intervention éditeur Simple / épuré Dynamique et collaborative Gestion de la Gouvernance du cycle projet (workflow, rôles et responsabilités) OUI (adaptable par l éditeur) OUI (non adaptable) NON Scoring et charte Par type de projet (charte / peu de scoring) Modification éditeur Par programme Modification user Logique de panification Découpage projet Actions / Livrables Actions / Livrables NON Planification des Tâches GANTT (allocation sur la tâche) KANBAN (allocation sur l action + pondération avancement) AGENDA

33 QUELQUES POINTS DE COMPARAISONS Critères OUTIL OUTIL OUTIL Planification des Ressources Gestion des Programmes Complexité de la planification des efforts à la tâche Simple à partir des actions du KANBAN Partielles à partir des actions du KANBAN Vision «reporting» uniquement Natif et structurant NON Gestion budgétaire Complexe Prévisionnel, consommé, reste à faire (reporting) Reporting Standards avec Widgets + spécifiques avec outl BI Gestion du temps et du hors-projet Reprise de données Répond au besoin Cogédis mais plus complexe à intégrer Spécifications pour développement d une interface Standards pré paramétrés + spécifiques avec outil BI externe Plus simple à intégrer mais à ajuster Interface fournie avec complément en saisie manuelle OUI Partiel (exports excel) Export excel NON?

34 QUELQUES KPI D UN PROJET La mesure du résultat est essentielle dans le cadre de la mise en place et de l outillage d une démarche PPM dans une organisation. La définition en amont du projet PPM d indicateurs clairs (KPI) sur lesquels pourront se baser l analyse de son succès est un élément important à prendre en compte et à mettre en place dans ce type de démarche. Nous en citerons deux sortes: 1. Les KPI projets propres au projet PPM en lui-même : sur les coûts, la rentabilité, les délais, etc. ROI (return on investment) Budget Actualisé / Budget Initial Délais 2. Les KPI sur la mise en place de la Démarche PPM dans l organisation (Processus, RACI, reporting, etc.) : Satisfaction des utilisateurs / contributeurs Gain de temps / Facilitation reconnue et partagée dans la gestion des ressources/ budgets / délais, etc.

35 QUE FAUT-IL RETENIR?

36 PLUS QUE LE CHOIX D UN OUTIL CONNAÎTRE LE CHOIX DE SON OUTIL! SON NIVEAU DE MATURITE EN PROJET SES BESOINS SES OBJECTIFS.Pour mieux définir ses critères de sélection! Une démarche de test d outil progressive Faire des POC Et se faire accompagner!

37 Hélène NOGUES BRUNET Tél : / Mail : info@iqar-france.fr MERCI A TOUS Vos questions traitées oralement dans les prochaines minutes Parc d affaires du Crécy, 4 rue Claude Chappe Saint-Didier-au-Mont-d Or