CONVENTION DE SERVICES COMPTABLE ET FINANCIER

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1 CONVENTION DE SERVICES COMPTABLE ET FINANCIER Entre La Région Alsace représentée par : Monsieur Philippe RICHERT, Président du Conseil Régional d'alsace Ancien Ministre et Le réseau de la Direction générale des Finances publiques représenté par : Monsieur Philippe RIQUER, Directeur Régional des Finances Publiques d Alsace et du département du Bas-Rhin Monsieur Georges SCHULTZ, Payeur Régional 1

2 PREAMBULE La Région Alsace, la Direction régionale des Finances publiques (DRFiP) et la Paierie régionale désirent poursuivre leur démarche de partenariat formalisé afin de renforcer la collaboration entre leurs services respectifs et de continuer à améliorer l'efficacité des circuits comptables et financiers. La présente Convention de Services Comptable et Financier formalise cet engagement commun. La première convention, signée le 13 février 2004, a permis la concrétisation de nombreux projets parmi lesquels l'installation de la Paierie dans les locaux de la Région, la dématérialisation des états de paye, la mise en œuvre du contrôle partenarial sur la paye et la reddition précoce des comptes de gestion. La deuxième, conclue le 11 février 2011, a contribué à renforcer sensiblement la qualité comptable de la collectivité, à améliorer l efficacité des procédures pour les chaînes de recouvrement et de dépense et à favoriser un passage précoce de la Région au protocole d échange standard V2 (dès le 19 juin 2014). Cette troisième convention comporte trois inflexions stratégiques par rapport aux précédents documents : Mettre un accent particulier sur la dématérialisation qui constitue un vecteur prioritaire de modernisation et d allègement des tâches pour les deux partenaires ; Adopter une approche plus sélective des axes de modernisation et mieux adaptée au contexte (recentrage de l axe comptable sur la fiabilisation de l actif) ; Diversifier l offre de service de la DGFiP, à travers un enrichissement de l axe consacré à l expertise financière (ajout de volets dédiés à l expertise fiscale et domaniale). 2

3 OBJET DE LA CONVENTION La convention précise les actions retenues par les deux partenaires en vue de développer des synergies entre les services pour gagner en efficacité, moderniser les procédures et fiabiliser l information comptable et financière. Quatre axes de progrès ont été retenus. Ils se déclinent en 13 actions détaillées sous forme de fiches, annexées à la convention. Axe 1 : Poursuivre le rapprochement des services de la Région Alsace avec la Paierie régionale dans la perspective de la mise en place de la dématérialisation totale Des actions de rapprochement ont déjà été entreprises et ont permis de développer les échanges réciproques, comme la tenue de réunions spécifiques ou la définition d un calendrier commun des opérations de fin d exercice. Les partenaires souhaitent poursuivre cette démarche (action 1) et la prolonger en affichant une ambition de dématérialisation totale des échanges. La dématérialisation des données de la paye est déjà effective depuis La suppression du format papier a vocation à être étendue à l ensemble des pièces justificatives à forte volumétrie : délibérations et arrêtés du domaine des ressources humaines (action 2) et pièces de passation des marchés publics (action 3). En complément de la dématérialisation des pièces comptables générée par le passage au PES, la dématérialisation totale des bordereaux, avec l introduction de la signature électronique, peut désormais être envisagée (action 4). Axe 2 : Continuer à améliorer les circuits de la dépense et de la recette La Région Alsace et son comptable poursuivent leur démarche commune en vue d améliorer l efficacité des procédures des chaînes du recouvrement et de la dépense. En matière de dépenses, les acteurs vont consolider leur partenariat visant à tirer pleinement profit du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) et à assurer la maîtrise du délai global de paiement (action 5). Ils souhaitent également identifier conjointement les chaînes de dépenses les plus appropriées en terme de qualité de mandatement et de volumétrie en vue de la mise en place du «contrôle allégé en partenariat» (CAP) (action 6). Une étroite collaboration entre la Paierie et la Région continue d être indispensable pour optimiser le recouvrement des différents produits régionaux (action 7). Axe 3 : Conforter la qualité comptable en partenariat L amélioration de la qualité de l information comptable est une préoccupation constante des deux partenaires. Elle vise à favoriser le respect des principes comptables et la maîtrise des risques financiers. Les travaux menés dans le cadre de la précédente convention ont permis d améliorer très sensiblement l indice de qualité comptable (rattachement à l exercice des charges et des produits, constitution de provisions). 3

4 Compte tenu des enjeux liés à la réforme territoriale et de l ampleur des travaux à mener, la fiabilisation des opérations de suivi de l actif immobilisé (action 8) constituera l action prioritaire au titre de la qualité comptable. L enjeu consiste à donner une image fidèle et sincère du patrimoine de la Région, en cohérence avec la «Charte Nationale relative à la fiabilité des comptes locaux» signée le 21 mars 2014, et à contribuer à en optimiser la gestion. Pour sa part, l amélioration du rythme d émission des titres après encaissement des recettes est de nature à accélérer l apurement des comptes d imputation provisoire et, par voie de conséquence, à améliorer la finesse de l information comptable délivrée (action 9). Axe 4 : Conforter l expertise financière au service des décideurs Les fluctuations des ressources fiscales, constatées lors des derniers exercices, nécessitent la communication d informations précoces destinées à éclairer les choix budgétaires de la Région (action 10). Dans le prolongement de l information véhiculée par les documents comptables, la possibilité de réaliser des analyses financières thématiques (action 11) permet de fournir une prestation de conseil individualisée faisant apparaître les marges de manœuvre et le positionnement de la collectivité. En tant que de besoin, la mission d études économiques et financières (MEEF) de la DRFIP pourra apporter son expertise sur des projets d investissement à forts enjeux (action 12). Pour sa part, le service France Domaine pourra être associé aux opérations immobilières importantes ou complexes envisagées (action 13). 4

5 MODALITES DE SUIVI DE LA CONVENTION Un comité de suivi sera chargé de faire le point sur la réalisation des actions et d en évaluer les résultats. Constitué de représentants des services de la Région, de la Paierie et de la Direction régionale des Finances publiques, responsables des différentes actions, il se réunit une fois par an. Un tableau de bord reprenant les indicateurs retenus par la présente convention permettra de rendre compte du degré d avancement des différentes actions. Un comité de pilotage, co-présidé par le Président de Région (ou un représentant désigné par lui) et le Directeur régional des finances publiques, est chargé de fixer les choix stratégiques et les grandes orientations liées à la convention. Le comité de pilotage se réunit en tant que de besoin et au moins une fois à mi-parcours de la convention. La présente Convention de Services Comptable et Financier couvre la période Elle pourra être actualisée par voie d avenant afin de tenir compte des évolutions institutionnelles, réglementaires ou techniques ainsi que de besoins nouveaux. Fait à Strasbourg, le 3 décembre 2014 Le Président du Conseil régional Le Directeur régional des Finances publiques Le Payeur régional Philippe RICHERT Philippe RIQUER Georges SCHULTZ 5

6 CONVENTION DE SERVICES COMPTABLE ET FINANCIER DETAIL DES FICHES ACTIONS Axe 1 : Poursuivre le rapprochement des services de la région Alsace avec la paierie régionale dans la perspective de la dématérialisation totale Action 1 : Partager une culture commune par la mutualisation des connaissances, le développement et la dématérialisation des échanges d information. Descriptif de l action et contexte : - Les liens fonctionnels entre les services de l ordonnateur et du comptable se sont renforcés ces dernières années, favorisant ainsi une meilleure connaissance réciproque. L implantation de la Paierie dans les mêmes locaux que les services de la Région a permis de faciliter les échanges et de favoriser une accélération du traitement des dossiers. A titre d exemple, un fonds documentaire commun a été mis en place dans le cadre du contrôle partenarial de la paye. Ce dispositif permettant la mutualisation des informations pourrait être étendu à d autres procédures. - L action vise à organiser des formations et des réunions d information communes co-animées par des agents du Conseil Régional et de la Paierie sur les sujets comptables et budgétaires (ex : respect des critères d imputation comptable, formation initiale et continue des régisseurs, pièces justificatives de la dépense ). Objectifs : - Favoriser une meilleure connaissance réciproque (rôle de chaque interlocuteur, organisation des chaînes de travail, contraintes des services ). - Permettre aux deux parties de pouvoir disposer des informations utiles à l exercice de leur missions. - Mutualiser les informations et favoriser l émergence d une culture commune. - Suivre les évolutions réglementaires en vue de s y s adapter. - Renforcer l efficacité du traitement des dossiers, l adoption de règles de «bonne gestion» et favoriser le respect des principes comptables. Démarche méthodologique : - Détermination des thèmes des formations en fonction des difficultés rencontrées, des évolutions réglementaires et des besoins identifiés par la Région et la paierie. - Spécification des besoins en formation de part et d autre en fonction des sujets évoqués lors des rencontres périodiques. - Diffusion de fiches communes sur les bonnes pratiques à respecter et/ou les procédures à appliquer. 6

7 Calendrier : - Réalisation de réunions d information et de formations sur la durée de la convention. Indicateurs : - Nombre de formations. - Nombre d agents formés. Responsables de l'action : Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 7

8 Action 2 : Dématérialisation des délibérations et arrêtés du domaine des ressources humaines Descriptif de l action et contexte : La Région Alsace est déjà engagée dans une démarche de dématérialisation depuis 2008 (convention de dématérialisation des données de la paye signée le 23/11/2007). Cette démarche sera étendue à l ensemble des pièces justificatives de la paye (autres que les bulletins de salaire), telles que les délibérations et décisions de nomination ou de changements individuels, qui représentent un volume de papier très important et nécessitent des manipulations physiques chronophages. Objectifs : - Supprimer les flux papier sur le processus «paye». - Simplifier la transmission, améliorer la recherche et sécuriser le classement des documents. - Accélérer la transmission des informations et faciliter l exercice des contrôles réglementaires. Démarche méthodologique : - Définition du périmètre de la dématérialisation des délibérations et arrêtés, du format et des modalités de la dématérialisation. - Préparation du référencement des pièces selon les préconisations de la convention-cadre nationale. - Signature d une convention locale tripartite Région Alsace / DGFiP / Chambre Régionale des Comptes d Alsace en conformité avec la convention cadre nationale. Calendrier : - fin du 2 ème semestre 2015 : finalisation du pré-requis technique (évolution du logiciel CIRIL). - phase test: 1 er semestre mise en œuvre effective courant Indicateur : - Signature de l accord local de dématérialisation. Responsables de l'action : Célia RETHORE Correspondante Dématérialisation DRFiP Alsace Patrick GOEGGEL Directeur des ressources humaines Guilhem BATTAGLIA Adjoint au payeur régional 8

9 Action 3 : Dématérialiser les pièces de passation des marchés publics Descriptif de l action et contexte : La Région signe de très nombreux marchés publics chaque année. Dans ce contexte, la dématérialisation des pièces de passation des marchés constitue un enjeu significatif. La Région est membre d un groupement de commandes réunissant plus de 150 collectivités alsaciennes dans le cadre d'une plate-forme mutualisée de dématérialisation des marchés publics. Ce projet fédérateur autour de la dématérialisation des procédures, comme le passage au PES V2, sont particulièrement incitatifs. Objectifs : - Diminuer les flux papier. ; - Réaliser des gains en terme de stockage / archivage des documents. - Simplifier la transmission, la recherche et le classement des documents. - Anticiper les éventuelles difficultés liées au visa des marchés par une transmission plus précoce des pièces au comptable. Démarche méthodologique : - En association avec l ensemble des acteurs concernés, définir le périmètre des pièces qui entreront dans le champ de la dématérialisation (acte d engagement, bordereau des prix, bons de commande, ). - Déterminer la volumétrie. - Préparer le référencement des pièces. - Préciser le format et les modalités de transmission. - Signer une convention locale tripartite Région Alsace / DGFiP / Chambre Régionale des Comptes d Alsace en conformité avec la convention cadre nationale. Calendrier : - Pendant la durée d application de la convention (effectivité au 1er janvier d une année civile). Indicateur : - Signature de l accord local de dématérialisation. Responsables de l'action : Celia RETHORE Correspondante Dématérialisation Guilhem BATTAGLIA Adjoint au Payeur régional Vincent POINSIGNON Chef du service de la commande publique 9

10 Action 4 : Dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives Descriptif de l action et contexte : En cohérence avec les perspectives nationales, la Région Alsace souhaite, durant les trois années de la convention, mettre en place une dématérialisation totale couvrant non seulement les pièces comptables (mandats, titres et bordereaux incluant la signature électronique) mais également les pièces justificatives. En raison de la taille de la collectivité et de son organisation fonctionnelle diversifiée, il a été décidé de faire appel à une assistance à maîtrise d ouvrage (AMO). Objectifs : - Réduire la consommation de papier. - Supprimer la manipulation et le stockage des pièces papier de recettes et de dépenses - Simplifier l archivage. - Générer des gains de temps et de productivité. - Fiabiliser et enrichir les informations financières, budgétaires et comptables transmises. Démarche méthodologique : - Etablissement d un cahier des charges pour l AMO afin de redéfinir l organisation existante. - Préconiser une organisation cible du processus adapté à la dématérialisation des pièces comptables, au recours à un parapheur électronique ainsi qu à la dématérialisation des pièces justificatives. - Proposer les modifications d organisation nécessaires. - Dans un premier temps les tests se feront sur un périmètre limité à la Direction des services informatiques et au service de la culture avant un élargissement à l ensemble des directions de la Région Alsace. Calendrier : - L objectif est d arriver à une dématérialisation totale pour le 01/01/2018. Indicateur : - Signature de la convention de dématérialisation totale entre la Région, la et la CRC. Responsables de l action : Celia RETHORE Correspondante Dématérialisation DRFiP Alsace Georges SCHULTZ Payeur régional Sylvie LAURAIN Chef de service Etudes et projets à la Direction des services informatiques Florian RIPERT Directeur des Finances 10

11 Axe 2 : Continuer à améliorer les circuits de la dépense et de la recette Action 5 : Consolider le contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) et assurer la maîtrise du délai global de paiement Descriptif de l action et contexte : Le CHD a été mis en place afin de recentrer le contrôle des dépenses sur les risques et les enjeux en fonction d une analyse de ces derniers par le comptable. Cette rationalisation des contrôles est un moyen puissant pour assurer le respect du délai global de paiement et permettre une amélioration de l information sur la qualité de mandatement de la collectivité. Objectifs : - Réduire le nombre de rejets. - Réduire les délais de réponse aux observations du comptable. - Améliorer l information de l ordonnateur sur la qualité de mandatement. Démarche méthodologique : - Transmission des fichiers informatiques comprenant toutes les informations nécessaires au suivi du délai global de paiement ( date de départ : réception de la facture ; date de fin : mise en paiement). - Analyse du délai global de paiement. - Bilan présenté à l ordonnateur sur l exercice du CHD incluant une analyse des typologies de rejets, un examen des difficultés rencontrées et des propositions de mesures correctives. Calendrier : - Analyse mensuelle du délai de paiement. - Bilan annuel du CHD présenté lors du comité de suivi. Indicateurs : - Evolution du délai global de paiement. - Evolution du nombre de rejets annuels et du taux d erreur. - Nombre et montant des intérêts moratoires réglés. Responsables de l action Guilhem BATTAGLIA Adjoint au Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 11

12 Action 6 : Expérimenter la démarche de contrôle allégé en partenariat (CAP) Descriptif de l action et contexte Le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique du 7 novembre 2012 confère une assise juridique au contrôle allégé en partenariat. L arrêté du 6 janvier 2014 a, par ailleurs, sensiblement relevé les plafonds de dispense de production des pièces justificatives dans le cadre du CAP. La dispense est ainsi désormais possible : jusqu à 2000, pour les mandats de dépenses de personnel et liés à l indemnisation des élus locaux ; à concurrence de 1000 concernant les mandats d autres natures. La livraison de la fonctionnalité permettant de pratiquer le CAP dans l application HELIOS est annoncée pour A ce jour, seul le contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD), qui impose la production de l intégralité des pièces justificatives, est mis en œuvre par la Paierie. Objectifs - Supprimer toute redondance de contrôle sur l ensemble de la chaîne de la dépense, allant de son engagement au désintéressement du créancier, dès lors que les risques sont maîtrisés. - Développer une maîtrise partenariale des risques sur la chaîne de dépense concernée. - Permettre un allègement des procédures par l instauration d un contrôle minimal a posteriori et la réduction des pièces justificatives à communiquer au comptable. Démarche méthodologique Un ciblage préalable a vocation à identifier conjointement la (ou les) catégorie(s) de dépenses concernées à la lumière de deux critères principaux : la volumétrie de mandatement (potentiel d allègement) ; la qualité de mandatement mesurée par les restitutions du CHD (présomption de maîtrise des risques satisfaisante). Un diagnostic conjoint est mené par une équipe mixte ordonnateur/comptable en vue d analyser la chaîne de dépense. Ce dernier est cadré par une lettre de mission et a pour objet de confirmer la robustesse du dispositif de contrôle interne. Par la suite, un rapport est rédigé. Il peut comporter un plan d action prévoyant des mesures correctives à apporter. Si le résultat de l audit est favorable, et que les éventuels pré-requis ont été levés, une convention de contrôle allégé en partenariat entre le comptable et l ordonnateur est signée. Le comptable instaure un contrôle a posteriori sur un échantillon de mandats afin de s assurer de la pérennité de la qualité de mandatement de l ordonnateur. La mise en paiement intervient donc indépendamment du calendrier des contrôles et les pièces justificatives n ont plus à être produites à l appui des mandats (sous réserve que cette option soit retenue et dans le respect des plafonds prévus par la convention). Ces dernières sont réclamées par le payeur en tant que de besoin sous la forme d un «droit d évocation». 12

13 Le payeur restitue périodiquement à l ordonnateur les erreurs décelées lors du visa des mandats de l échantillon. Engagements de la collectivité - Réaliser le diagnostic conjoint en partenariat avec le comptable. - Mettre en œuvre le plan d action et les mesures correctives après diagnostic. - Respecter les termes de la convention de CAP. Engagements du comptable et de la - Réaliser le diagnostic conjoint en partenariat avec l ordonnateur. - Mettre en œuvre le plan d action et les mesures correctives après diagnostic. - Mettre en place un contrôle a posteriori allégé sur les dépenses concernées conformément aux termes de la convention de CAP signée. Calendrier - Audit lors 1 er semestre Signature de la convention de contrôle allégé en partenariat durant le second semestre Indicateurs de suivi - Rapport de diagnostic conjoint. - Nombre de préconisations formulées dans le plan d action et de préconisations mises en œuvre. - Restitutions à l ordonnateur des résultats des contrôles effectués par le comptable. Responsables de l action Jean-Christophe CROCHET Responsable de la Division SPL Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 13

14 Action 7 : Optimiser le recouvrement des produits Descriptif de l action et contexte Dans un contexte général de raréfaction des ressources, l'amélioration du recouvrement est devenue une priorité. L optimisation de la chaîne des recettes suppose de raisonner sur l ensemble de la chaîne administrative associant étroitement l ordonnateur et le comptable de la collectivité. Elle est subordonnée à la qualité des titres émis ainsi qu à la prévisibilité et à la régularité de leur émission, puis à la mise en œuvre rapide d actions de recouvrement. Il convient donc de privilégier le développement d une politique de recouvrement concertée et adaptée aux enjeux financiers avec une analyse commune des procédures et des dossiers complexes. Objectifs : - Optimiser le recouvrement des produits. - Favoriser l émission des titres de recettes dans un délai le plus proche possible du fait générateur. - Eviter les poursuites intempestives sur des dossiers donnant lieu à recours. - Faciliter le recouvrement des titres à enjeux et des recettes spécifiques (avances remboursables). - Préserver les droits de la collectivité dans les dossiers de procédures collectives. - Constater et comptabiliser des provisions sur les créances douteuses. Démarche méthodologique : - Améliorer la coordination entre les services concernés des deux partenaires. Engagement de la collectivité - Pré-détecter le plus en amont possible et informer la Paierie des titres susceptibles de présenter des difficultés de recouvrement. Engagements du comptable - Recenser les difficultés rencontrées par procédure et par catégorie de débiteurs. - Assurer un reporting régulier de l activité de recouvrement en direction de l ordonnateur. Engagements communs - Organiser des réunions semestrielles en vue d examiner les dossiers à enjeux à partir du retraitement de l état des restes à recouvrer et mise en place d un suivi spécifique de ces dossiers en vue d adapter les actions à mettre en œuvre. - Partager les informations sur les procédures collectives. - Définir les modalités de transmission des informations d intérêt commun dans le domaine du recouvrement (ex : recours gracieux, réclamations contentieuses, renseignements sur les débiteurs ). Calendrier : - Réunions semestrielles à compter de

15 Indicateurs : - Communications de restitutions relatives à l évolution du recouvrement à partir de l outil DELPHES. - Compte rendu des réunions d examen des dossiers à enjeux. Responsables de l'action : Georges SCHULTZ Payeur régional Cindy HAMM-GASS Directrice-adjointe des Finances 15

16 Axe 3 : Conforter la qualité comptable en partenariat Action 8 : Actif immobilisé Optimisation de la comptabilité patrimoniale Descriptif de l action et contexte : Les transferts de patrimoine qui résulteront de la réforme territoriale et la récente signature de la «Charte Nationale relative à la fiabilité des comptes locaux» conduisent les partenaires à s engager dans une trajectoire de fiabilisation du suivi comptable du haut de bilan de la Région. - La bonne connaissance de son patrimoine permet à l ordonnateur d améliorer sa stratégie de gestion patrimoniale ainsi que ses décisions de gestion et d exécution. Afin de répondre à ce souci d information, il est indispensable que les opérations tant budgétaires que comptables soient correctement enregistrées. - La responsabilité du suivi des immobilisations incombe, de manière conjointe, à l'ordonnateur et au comptable. Le premier tient l'inventaire, qui justifie la réalité physique des biens. Le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi à l'actif du bilan afin de justifier les soldes des comptes apparaissant à la balance et au bilan. - Les travaux d ajustement menés de concert depuis plusieurs années, par l ordonnateur et le comptable ont permis de régulariser le stock d opérations au compte 238- «Avances versées sur immobilisations corporelles». Dans le même temps, la qualité des flux annuels d actifs transmis au comptable s est améliorée. Pour autant, ces travaux de fiabilisation de l inventaire restent à approfondir. Objectifs : - Donner une image complète, fidèle et sincère de la situation patrimoniale de la collectivité du haut de bilan de la Région. - S assurer que les immobilisations en cours sont régulièrement virées au compte définitif d immobilisation. En effet, l absence d intégration définitive des biens diffère les dates de leur mise en service, minorant en cela la charge d amortissement et affectant la sincérité de l équilibre budgétaire. - S assurer de la cohérence entre l inventaire physique et l actif comptable tout en analysant l antériorité des opérations comptables (difficultés liées à la reprise des antérieurs lors du passage de la M51 à la M71 qui reste d actualité). Démarche méthodologique : - Analyse de la situation du compte 23 «travaux en cours» et des comptes 2031 «Frais d études» et 2033 «Frais d insertion». - Mise en place d une procédure permettant d améliorer l apurement du compte 23 en déterminant les pièces nécessaires à cet apurement. Exploiter les informations réciproques afin de déterminer une imputation définitive aux biens non intégrés à l inventaire de l ordonnateur et figurant en «travaux en cours». Procéder, le cas échéant, à la régularisation des amortissements si le plan d amortissement a été amorcé (via le compte 1068 et sur délibération). - Mise en place d une surveillance des comptes 2031 et 2033, l ordonnateur s engageant à communiquer au plus tôt au payeur les opérations d investissement abandonnées. La non réalisation de l investissement suppose l amortissement de ces dépenses sur un période ne pouvant dépasser 5 ans et la sortie de ces frais du bilan lorsqu ils sont complètement amortis (par opération non budgétaire) 16

17 - Identifier les difficultés s opposant à la finalisation des opérations d intégration des lycées dans l inventaire de la collectivité. Pour se faire, prendre appui sur la documentation disponible (circulaires de 2004 et 2006 et fiche méthodologique de la DGFiP). Ces biens peuvent avoir été soit transférés de droit par l Etat, soit transférés après accord des collectivités territoriales. Calendrier : - Sur la durée de la convention. Indicateur : - Evolution du solde des comptes 203 et 23 en fin d exercice. - Suivi selon le processus du Référentiel de Contrôle Interne de la. Responsables de l'action : Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 17

18 Action 9 : Accélérer l apurement des comptes d imputation provisoire de recettes Descriptif de l action et contexte Les versements de certaines recettes (dotations, avances sur produit fiscal, emprunts, subventions, opérations des régies ) sont inscrits en comptabilité sur des comptes dédiés et doivent faire l objet d émission de titres a posteriori par la collectivité au vu des informations transmises (date de versement, montant et justificatifs ). Avant l émission des titres correspondants, les sommes sont enregistrées sur des comptes d imputation provisoire de recettes. Objectifs L objectif consiste à améliorer la rapidité de transmission par la Paierie de l information sur les sommes encaissées et de favoriser l émission des titres correspondants par la collectivité afin d accélérer l apurement des comptes d imputation provisoire (CIP) de recettes. Démarche méthodologique - Recenser les encaissements concernés. - Définir la périodicité optimale de transmission du formulaire P 503 et des listes des recettes à régulariser. Engagements communs - Convenir conjointement avec le comptable d un délai pour l émission des titres après réception des informations transmises par le comptable. Engagements de la collectivité - Transmettre les informations reçues de tiers au comptable dès réception pour permettre une juste imputation des versements ensuite par le comptable. - Emettre les titres typés «après encaissement» avec identification de la pièce d encaissement. - Signaler au comptable les difficultés d identification de certaines recettes. Engagements du comptable - Identifier correctement les opérations (créanciers et référence de l encaissement). - Transmettre les P503 et la liste des recettes à régulariser suivant la périodicité infra-mensuelle définie. - Assurer un traitement rapide des opérations de prise en charge. - Apurer les comptes au terme de 30 jours. Indicateurs de suivi - Opérations en solde des CIP de recettes réparties par ancienneté (restitution DELPHES dédiée). - Montant du solde du compte 4718 en fin d année. - Validation des items IQCL (indice de qualité des comptes locaux) D3 et D4. Responsables de l action Guilhem BATTAGLIA Adjoint au Payeur régional Cindy HAMM-GASS Directrice adjointe aux Finances 18

19 Axe 4 : Conforter l expertise financière au service de la collectivité Action 10 : Information et conseil en matière de fiscalité Descriptif de l action et contexte : La Région évolue dans un contexte marqué par la mise sous tension des finances publiques, illustrée par la diminution des dotations de l Etat. Par ailleurs, les marges de manœuvre sont réduites sur le plan fiscal. Les nouvelles ressources issues de la suppression de la taxe professionnelle, essentiellement la CVAE, génèrent des produits fortement sensibles à la conjoncture qui nuisent à la fiabilité des prévisions budgétaires. Objectifs : - Améliorer les prévisions budgétaires notamment par la communication des informations sur les ressources fiscales le plus en amont possible. - Assurer l information de l ordonnateur sur les encaissements des produits versés par l Etat enregistrés par la Paierie (dotations, produits fiscaux, avances mensuelles ). - Enrichir l information fournie en matière réglementaire. Démarche méthodologique : - Mettre en place des échanges mensuels avec la Paierie sur les encaissements au titre des produits fiscaux et des dotations au moyen d un outil commun (suivi partagé sur tableurs). - Informer régulièrement la Région sur les nouvelles dispositions législatives en matière de fiscalité directe locale pouvant affecter le niveau de ses ressources. - Notifier les produits prévisionnels dans les meilleurs délais (cotisation sur la valeur ajoutée, imposition forfaitaire sur les entreprises de réseaux et dotations de compensation / fonds de garantie). Calendrier : - Dès la signature de la convention, conformément à la périodicité définie supra. Indicateurs : - Date de transmission des informations fiscales annoncées (suivant les contraintes législatives et techniques). - Nombre de réponses aux demandes particulières de la Région. Responsables de l'action : Virginie SOUDIER Guillaume SALMON Service fiscalité directe locale Georges SCHULTZ Payeur régional Cindy HAMM-GASS Directrice-adjointe des Finances 19

20 Action 11 : Réalisation d analyses financières Descriptif de l action et contexte : - L'analyse financière comparative constitue un des outils d'aide à la gestion locale. La Direction régionale des Finances publiques met sa capacité d'expertise au service de la Région Alsace pour lui apporter un éclairage supplémentaire sur sa situation financière, en s'appuyant sur une base nationale de comparaison. Objectifs : - Identifier les points forts et les points faibles de la situation financière de la Région et évaluer ses marges de manœuvre ; Démarche méthodologique : - Elaborer une analyse financière rétrospective sur la base des comptes définitifs de l exercice précédent. - Réaliser des analyses thématiques comparatives à la demande de l ordonnateur à partir d un cahier des charges (exemple : situation de la dette). Calendrier : - 1 er semestre N+1 (analyse rétrospective). Indicateur : - Questionnaire de satisfaction Responsables de l'action : Laure GARNIER Chargé de mission expertise financière DRFIP Alsace Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 20

21 Action 12 : Expertise financière des projets d investissement ou des structures bénéficiant de fonds régionaux ( MEEF) La Mission d'expertise Économique et Financière (MEEF) peut apporter aux collectivités locales une prestation de conseil (gratuite) qui s appuie sur l ensemble des compétences de la DGFiP. Avec un fonctionnement en mode projet, la MEEF est susceptible d étendre le champ des contributeurs au-delà de son réseau, en fonction de la nature des sujets traités. Les problématiques expertisées : l expertise MEEF peut porter sur l analyse financière, juridique et/ou économique d un projet d investissement ou répondre à des interrogations sur le fonctionnement de structures financées par des fonds publics. La forme des restitutions : la MEEF propose une offre de service axée sur deux formes de restitutions : une expertise «complète» analysant l ensemble des problématiques d un sujet ou une étude ciblée sur un point particulier avec un délai de restitution court (environ un mois). Les modalités de saisine sont souples (par simple lettre) et le cahier des charges est élaboré avec le commanditaire. Le rapport d expertise est confidentiel et fait l objet d une diffusion au Préfet de région et aux destinataires désignés par le commanditaire. Cette prestation neutre, confidentielle et indépendante dispose de la certification ISO 9001 attribuée par l AFNOR. L expertise des projets d investissement portés ou soutenus par les collectivités concernées, tels que les projets inscrits dans le Contrat de Projets Etat-Région ou dans tout autre cadre. La réalisation d études d impacts financier, économique, juridique et/ou fiscal sur toute politique publique mise en place (ex-post) ou en projet (prospective). L analyse du fonctionnement de structures bénéficiant de subventions publiques, comme les associations. Calendrier : durant la durée de la convention, à la demande de l ordonnateur. Indicateur : rapports de la MEEF Responsables de l action : Nicolas PAIRAULT Expertise économique et financière DRFiP Alsace Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 21

22 Action 13 : Optimisation de l expertise domaniale Objectifs : - Apporter à la collectivité une expertise sur les conditions financières des opérations d'acquisition, de prise à bail et de cession. - Déterminer la valeur des immeubles dans l'exercice des droits de préemption. - Informer le plus en amont possible des projets immobiliers et anticiper la transmission des demandes d évaluation domaniale pour les opérations importantes ou complexes envisagées par la collectivité. Démarche méthodologique : - La gestion du patrimoine des collectivités est une activité en fort développement. Or, les biens dont la collectivité est propriétaire, qu'elle souhaite acquérir, qu elle souhaite prendre à bail ou qu elle souhaite vendre s inscrivent dans un contexte spécifique notamment au regard des réglementations d urbanisme et de logement qui rend difficile à la fois leur évaluation et la réalisation des opérations. - L intervention du Domaine est obligatoire en application des dispositions du code général des collectivités territoriales et du code général de la propriété des personnes publiques. - Les conditions d intervention du Domaine pour procéder aux expertises immobilières en particulier pour des opérations d'une certaine importance ou d'une complexité particulière doivent être définies après établissement, en lien avec la collectivité territoriale, d'un calendrier prévisionnel du déroulement des opérations. Une réunion de présentation du projet pourra être organisée en amont pour faciliter les échanges entre les services concernés. Engagements de la collectivité - Définir le plus précisément possible l'opération envisagée notamment au regard des règles d urbanisme. - Produire les documents sollicités par France Domaine pour réaliser les travaux d'expertise. - Désigner un correspondant responsable de l'opération. Engagements du comptable et de la - Réaliser les travaux conformément au cahier des charges. Calendrier : durant la durée de la convention, à la demande de l ordonnateur. Indicateur : - Nombres d'avis ou de rapports produits dans les délais impartis Responsables de l'action : Sophie BAUDUIN Responsable France Domaine Georges SCHULTZ Payeur régional Florian RIPERT Directeur des Finances 22