Le calcul des effectifs en droit social. Présentation

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3 Le calcul des effectifs en droit social Présentation L ouvrage «Calcul des effectifs en droit social» recense les principales règles de calcul des effectifs en droit du travail et en droit de la protection sociale, jusqu à 50 salariés inclus. Il s agit d une synthèse pratique qui permet d identifier rapidement les obligations de l employeur et qui tient compte de l importante réforme qui entrera en vigueur le 1 er janvier Le franchissement de seuils d effectifs engendre diverses obligations pour les entreprises (mise en place d institutions représentatives du personnel, d un règlement intérieur, etc.), et aussi le paiement de certaines contributions (Fnal majoré, etc.) voire encore la suppression d exonérations de cotisations sociales. Le calcul des effectifs d une entreprise fait ainsi partie de la gestion courante de celle-ci. Or, les règles de calcul des effectifs sont complexes et diffèrent selon l obligation en cause. L objet de cet ouvrage est de mettre à disposition des praticiens un ouvrage clair et synthétique sur les règles de calcul des effectifs en droit social. Pour aller plus loin dans cet apprentissage, il est fortement recommandé de se référer aux autres ouvrages ou produits publiés par Experts-Comptables Services ( et de suivre les séminaires de formation du CFPC ( Symboles utilisés Remarque ou Conseil Exemple Important ou Attention Pour en savoir plus 3

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5 Le calcul des effectifs en droit social Sommaire Présentation... 3 Introduction Des règles à géométrie variable Les 3 questions à se poser Fiche 1 : Tableau des principaux seuils d effectifs Fiche 2 : Présentation générale des règles de décompte des effectifs en droit du travail Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Tableau récapitulatif des règles de décompte des salariés en droit du travail Fiche 3 : Présentation générale des règles en droit de la protection sociale Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Tableau récapitulatif des règles de décompte des salariés Modalités de calcul des effectifs pour la formation professionnelle et l exonération des apprentis Fiche 4 : Calcul des effectifs dans les entreprises de travail temporaire Décompte en droit du travail Décompte des salariés en matière de protection sociale Fiche 5 : Élections des représentants du personnel Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 6 : Indemnité due en cas de licenciement sans cause réelle et sérieuse Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif

6 L'Expert en poche Fiche 7 : Règlement intérieur Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 8 : Obligation d emploi de travailleurs handicapés Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 9 : Participation des salariés aux résultats de l entreprise Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 10 : Négociations obligatoires Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 11 : Périodicité du paiement des cotisations sociales Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 12 : Forfait social Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 13 : Versement transport Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 14 : Cotisation supplémentaire Fnal Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 15 : Déduction forfaitaire TEPA Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif

7 Le calcul des effectifs en droit social Fiche 16 : Exonération de cotisations au titre de l emploi d apprentis Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 17 : Participation à la formation professionnelle continue Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 18 : Participation des employeurs à l effort de construction Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 19 : Mode de tarification des accidents du travail et des maladies professionnelles Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 20 : Exonération de cotisations «Lodéom» Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 21 : Versement en un lieu unique Règles de décompte des salariés Cadre d appréciation de l effectif Période de référence pour apprécier l effectif Fiche 22 : Annexe : tableau récapitulatif

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9 Le calcul des effectifs en droit social Introduction Le franchissement de certains seuils d effectif engendre des obligations pour les entreprises aussi bien en droit du travail qu en droit de la protection sociale. 1. Des règles à géométrie variable Les règles de calcul des effectifs diffèrent selon que l on se situe sur le terrain du droit du travail (mise en place d élections de représentants du personnel, du règlement intérieur, etc.) ou sur celui du droit de la protection sociale (assujettissement à certaines contributions, etc.). Il s ensuit un régime très complexe malgré les simplifications apportées. Par ailleurs, même à l intérieur de chaque domaine (droit du travail ou droit de la protection sociale) les règles applicables diffèrent selon le dispositif en cause. Afin d illustrer cette complexité, il suffit de prendre l exemple des salariés ayant un contrat de travail intermittent. Les conditions de comptabilisation dans les effectifs de ces salariés sont différentes en droit du travail et en droit de la sécurité sociale. En droit du travail, ils sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois, tandis qu en droit de la sécurité sociale ils sont comptabilisés intégralement dans la mesure où ils ne sont pas juridiquement considérés comme des salariés à temps partiel. Les salariés ayant un contrat aidé sont généralement exclus des effectifs, mais ils sont pris en compte pour la tarification des accidents du travail. En matière de droit du travail, l ordonnance n du 24 juin 2004 de simplification du droit dans les domaines du droit du travail, de l emploi et de la formation professionnelle a instauré une règle unique de décompte des salariés. Ainsi, en principe, lorsqu une entreprise s interroge sur le décompte de ses effectifs en droit du travail, elle doit s y référer, sauf si la loi prévoit un régime dérogatoire. Mais si les règles de décompte des salariés ont été unifiées, tel n a pas été le cas des règles applicables pour le cadre d appréciation des effectifs qui est tantôt l établissement, tantôt l entreprise, voire l unité économique et sociale ou le groupe. Quant à la période de référence pour apprécier l effectif, elle varie, selon le dispositif en cause, de 6 mois à 3 ans. 9

10 L'Expert en poche En matière de protection sociale, un décret n du 9 mai 2017 institue de nouvelles modalités de décompte des effectifs en matière de calcul et de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale, à compter du 1 er janvier Sont notamment impactés par cette réforme, la périodicité de paiement des cotisations sociales, la contribution supplémentaire Fnal, le versement transport, la participation des employeurs à l effort de construction, etc. Ces nouvelles règles s appliquent également au calcul des effectifs déterminant la tarification des accidents du travail. En revanche, l harmonisation n a pas été étendue aux règles applicables à la participation à la formation continue et l exonération totale des cotisations et contributions sociales pour l emploi des apprentis dans les entreprises de moins de 11 salariés. Ces deux dispositifs restent soumis aux règles du droit du travail conformément au décret n du 23 juin Les 3 questions à se poser Lorsque les employeurs sont confrontés à un décompte de leurs effectifs, ils doivent se poser les 3 questions suivantes : Comment comptabiliser les salariés (salariés en CDI, CDD, salariés à temps partiel, etc.)? Dans quel cadre apprécier les effectifs de l entreprise (entreprise, établissement, groupe, UES)? Sur quelle période de référence s apprécient les effectifs (6 mois, 12 mois, 3 ans)? Mise en place d un règlement intérieur Si l employeur veut savoir s il doit mettre en place un règlement intérieur, l entreprise ayant atteint le seuil de 20 salariés, il devra se poser les questions suivantes : Comment comptabiliser les salariés? Pour calculer les effectifs de l entreprise, en droit du travail, il faut prendre en compte intégralement les salariés en CDI à temps plein, y compris ceux dont le contrat est suspendu, prendre en compte les salariés en CDD au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois, prendre en compte les salariés en CDI à temps partiel au prorata de leur durée du travail, etc. 10

11 Le calcul des effectifs en droit social Dans quel cadre apprécier l effectif? En matière de règlement intérieur, le cadre à retenir pour l appréciation de l effectif est en principe l établissement. Mais, en cas de pluralité d établissements et si aucun d eux n atteint le seuil de 20 salariés, le règlement intérieur est adopté au niveau de l entreprise. Sur quelle période de référence calculer l effectif? En l absence de disposition légale fixant une période de référence pour le calcul de l effectif habituel obligeant l entreprise à mettre en place un règlement intérieur, l administration indique qu il peut s agir d une période de référence de 6 mois (Circulaire DRT 5/83 du 15 mars 1983). Calcul de la périodicité du paiement des cotisations sociales Si l employeur veut connaître la périodicité de versement de ses cotisations sociales (trimestrielle ou mensuelle en fonction de ses effectifs), il devra se poser les questions suivantes : Comment comptabiliser les salariés? Pour calculer les effectifs de l entreprise, concernant la périodicité du paiement des cotisations sociales, il faut prendre en compte chaque salarié intégralement titulaire d un contrat de travail, sauf les salariés à temps partiel qui doivent être comptabilisés au prorata de leur temps de travail. Dans quel cadre apprécier l effectif? Pour la périodicité des cotisations sociales, les effectifs s apprécient au niveau de l entreprise, tous établissements confondus. Sur quelle période de référence calculer l effectif? Pour la périodicité des cotisations sociales, l effectif est pris en compte à la date du 31 décembre de l année précédente. 11

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13 Le calcul des effectifs en droit social Fiche 1 : Tableau des principaux seuils d effectifs Le tableau ci-dessous récapitule les principales obligations des entreprises lorsqu elles atteignent certains seuils d effectifs. Principaux seuils d effectifs jusqu à 50 salariés Au-delà de 9 salariés À partir de 11 salariés Cotisations de sécurité sociale Versement mensuel Au 1 er janvier 2018, fin de l option pour le paiement trimestriel + passage au de 11 salariés Cotisations de retraite complémentaire : versement mensuel (depuis le 1 er janvier 2016) Forfait social Assujettissement des contributions patronales au financement de prestations complémentaires de prévoyance Versement transport (depuis le 1 er janvier 2016) Paiement Formation professionnelle Contribution formation au taux de 1 % Délégués du personnel Mise en place Désignation possible par un syndicat représentatif d un DP en tant que délégué syndical Cotisations apprentis Paiement de certaines cotisations pour l emploi d apprentis si l employeur n est pas artisan 13

14 L'Expert en poche À partir de 20 salariés Au-delà de 20 salariés À partir de 25 salariés Fnal Paiement majoré Contribution effort construction Assujettissement Règlement intérieur Mise en place Travailleurs handicapés Handicapés : emploi obligatoire Accident du travail Tarification mixte TESE et CEA Utilisation du titre simplifié jusqu à 20 salariés mais inapplicable audelà Contrepartie obligatoire en repos Taux de 100 % pour toutes les heures accomplies au-delà du contingent annuel d heures supplémentaires Local de restauration Mise en place en cas de demande d au moins 25 salariés 14

15 Le calcul des effectifs en droit social À partir de 50 salariés Plus de 50 salariés Comité d entreprise Mise en place Délégué syndical Désignation par les syndicats représentatifs Représentation de section syndicale Désignation par les syndicats représentatifs CHSCT Constitution Participation (obligatoire) aux résultats de l entreprise Mise en place Droit d expression Obligation de négocier s il y a un délégué syndical Formation professionnelle Consultation du comité d entreprise sur le projet de plan de formation. Consultation intégrée dans la consultation annuelle sur la politique sociale de l entreprise, les conditions de travail et l emploi Égalité professionnelle femmes/hommes et la qualité de vie au travail Obligation de négocier un accord collectif ou de mettre en place un plan d action relatif à l égalité professionnelle et salariale entre les femmes et les hommes Prévention de la pénibilité Obligation de négocier un accord collectif ou de mettre en place un plan d action relatif à la prévention de la pénibilité dans les entreprises d au moins 50 salariés ou appartenant à un groupe de cette taille, si au moins 50 % de l effectif (seuil abaissé à 25 % à compter du 1 er janvier 2018) est exposé à des facteurs de risques au-delà des seuils réglementaires Négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise Obligation annuelle de négocier, dans les entreprises ayant au moins une section syndicale Contrat de génération Obligation d être couvert par un accord ou un plan d action (appréciation de l effectif au niveau du groupe le cas échéant) Délégation unique du personnel Mise en place possible dans les entreprises de 50 à 299 salariés Consignes d'incendie Affichage, dans les établissements où sont réunis plus de 50 personnes (effectif apprécié au niveau de l établissement en prenant en compte le public dans les établissements en recevant) 15