CONDUITE DE PROJET FICHES OUTILS

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1 CONDUITE DE PROJET FICHES OUTILS Jacques LEMONNIER Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 1/23

2 TABLE DES MATIERES FICHES N 1 PLANNING 2 PROGRAMME DES TEMPS 3 ANALYSE DES RISQUES 4 LISTE MAITRESSE 5 SUIVI DES ECHEANCES 6 PROGRAMME DES CONTROLES 7 FICHE DE CONTROLE 8 TABLEAU DE BORD 9 DEFINITION DE CONTRIBUTION 10 CONTRAT DE TACHE 11 FICHE DE VIGILANCE PAR RAPPORT A UN PARTENAIRE 12 PROGRAMME DE COMMUNICATION 13 PROGRAMME DE COMMUNICATION 14 PROGRAMME DES CONTACTS 15 PROGRAMME DE REUNIONS 16 CHARTE DE REUNION 17 COMPTE RENDU DE REUNION 18 RAPPORT DE CONTACT OU D'ENTRETIEN INDIVIDUEL 19 ANALYSE DES INCIDENTS 20 BILAN INDIVIDUEL Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 2/23

3 PLANNING Ce planning est matérialisable en diagramme de Gantt Il est possible de symboliser les acteurs par des tracés ou des couleurs différents CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 1 SOUS ENSEMBLES PARTIES ELEMENTS ACTION DATES Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 3/23

4 PROGRAMME DES TEMPS CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 2 Les temps sont à estimer avec chaque acteur, les périodes de réalisation en fonction de votre organigramme des tâches. SOUS ENSEMBLE OU ELEMENT PHASE ACTION ou TACHE ACTEUR TEMPS ESTIME PERIODE DE REALISATION REPORTING La colonne reporting codifie les obligations de l acteur pour vous permettre de suivre les situations et écarts par rapport aux temps consommés et délais Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 4/23

5 ANALYSE DES RISQUES L analyse des risques est à réaliser lors de la réunion de lancement ou lors d une réunion spécifique. CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 3 EVENEMENT CONSEQUENCES PREVOIR PREVENIR PALLIER REPARER NEGOCIER Elle constitue alors un contrat implicite d action face aux risques les plus probables, en même temps qu un outil d anticipation Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 5/23

6 LISTE MAITRESSE Outil de gestion du temps plus que de gestion de projet. Et pourtant. Inscrivez les tâches dans l ordre ou elles vous viennent ainsi que les dates finales, et faites le point une fois par semaine CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 4 TACHE DATE BUTOIR FAIT LE OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 6/23

7 SUIVI DES ECHEANCES CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 5 Le suivi des échéances est à dissocier de tous les autres contrôles, Il est souvent le déclencheur de nombres de régulations PHASES ECHEANCES CRITIQUES PREVUES REALISE OBSERVATION ECHEANCE FINALE PREVUE REALISE OBSERVATION Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 7/23

8 PROGRAMME DE CONTROLES CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 6 Le programme de contrôle est un produit du planning et du cahier des charge. Il peut aussi bien porter sur le respect des spécifications du produit final et sur celui du planning et des conditions de réalisation du projet PHASES ELEMENTS A MESURER OU CONTROLER ECHEANCES INTERMEDIAIRES ECHEANCE FINALE (RECEPTION) MOYEN DE CONTROLE EXPLOITATIONS TRANSMISSIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 8/23

9 FICHE DE CONTROLES CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 7 Cette fiche est utilisée dans un premier temps pour prévoir les contrôles à effectuer et dans un deuxième temps sur les résultats de ces contrôles PHASE ELEMENTS A CONTROLER MOYEN OU INDICATEUR DATE RESULTAT O /N ACTIONS OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 9/23

10 TABLEAU DE BORD CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 8 Le tableau de bord est un outil de pilotage du déroulement du projet dans tous les domaines. Il est à dissocier du simple suivi des échéances DOMAINES DONNEES A SUIVRE INDICATEURS OU RATIOS PHASE DATES MODALITES DE SUIVI EXPLOITATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 10/23

11 DEFINITION DE CONTRIBUTION CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 9 La contribution de chaque acteur peut être définie dans l esprit de la définition de fonction. Voir le guide de définition de fonction ou de mission DOMAINE ACTION BUT POINTS DE VIGILANCE ASSISTANCE CONTROLE MARGE D AUTONOMIE Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 11/23

12 CONTRAT DE TACHE CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 10 Pour des contributions plus légères ou plus pointues, il peut être utile descendre dans le détail SOUS ENSEMBLE, PARTIE OU ELEMENT ACTIONS OU TACHES CRITERES DE QUALITE MOYENS DATE DE FIN MOYENS DE SUIVI ET DE CONTROLE OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 12/23

13 FICHE DE VIGILANCE PAR RAPPORT A UN PARTENAIRE CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 11 Les partenaires critiques peuvent faire l objet d une vigilance particulière. Quand faut il les contrôler, informer, rencontrer PHASE ECHEANCE CONTROLER INFORMER DE RENCONTRER POUR REUNIR AVEC OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 13/23

14 PROGRAMME DE COMMUNICATION CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 12 Une autre forme de programme QUAND AVEC QUI POUR QUOI COMMENT OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 14/23

15 PROGRAMME DE COMMUNICATION CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 13 Plus un projet nécessite de relations et de connexions, plus les communications sont à prévoir et planifier PHASE TRANSMISSION NATURE DE VERS ECHANGE NATURE ENTRE ET EXPLOITATIONS OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 15/23

16 PROGRAMME DE CONTACTS Prévoir les contacts nécessaires au déroulement du projet et en prévenir les personnes concernées Prévoir également les incidences de ces contact, en termes d action et de communication CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 14 PHASES DATES QUI POURQUOI COMMENT EXPLOITATIONS TRANSMISSIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 16/23

17 PROGRAMME DE REUNIONS Les réunions sont pour le conducteur de projet le moyen de matérialiser aux yeux de tous l existence d une équipe «virtuelle» Elles sont donc à envisager pour les phases les plus critiques La réunion de lancement, en particulier, est importante. CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 15 PHASE ECHEANCE REUNIR POUR EXPLOITATIONS TRANSMISSIONS OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 17/23

18 CHARTE DE REUNION Parce qu elles représentent une importante dépense de temps, les réunions doivent être efficaces Des chartes peuvent être utiles pour les plus importantes (par exemple) : Lancement Analyse des risques Fin de l étude Ordonnancement Assemblage Essai Réception CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 16 THEMES ET BUTS PARTICIPANTS PREPARATION(QUI) SUPPORTS DIFFUSION EXPLOITATION REGLES DU JEU Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 18/23

19 COMPTE RENDU DE REUNION PHASE DATE PRESENTS Ce compte rendu est fait pour être rempli au fur et à mesure de la réunion, à la fin de laquelle il peut être distribué, et suivi d u tour de table sur les engagements de chacun CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 17 ETAT D AVANCEMENT TACHES NON OK MOTIFS OBSERVATIONS ACTIONS INCIDENTS CAUSES CONSEQUENCES OBSERVATIONS ACTIONS ACTIONS QUI POUR QUAND OBSERVATIONS L ESSENTIEL CONTACTS PAR VERS OU AVEC POUR Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 19/23

20 RAPPORT DE CONTACT OU D ENTRETIEN INDIVIDUEL AVEC CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 18 Enregistrer et conserver les traces des contacts avec les acteurs du projet, c est assurer la traçabilité des décisions et résolutions, donc leur concrétisation DATES THEMES TRAITES DECISIONS ACTIONS CONSECUTIVES PAR TRANSMISSIONS OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 20/23

21 ANALYSE DES INCIDENTS CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 19 L analyse des incidents nourrit l expérience en même temps qu elle constitue un élément d évaluation de la qualité du pilotage du projet DATE NATURE DE L INCIDENT CAUSE INTERVENTION CONSEQUENCE INFORMER OU RENCONTRER ENSEIGNEMENTS ET OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 21/23

22 BILAN INDIVIDUEL DE AVEC DATE Le bilan d expérience est un moyen d enrichir la culture de la collectivité, du conducteur de projet, mais aussi de chaque participant PAR RAPPORT AUX OBJECTIFS DU PROJET BILAN OPERATIONNEL PAR RAPPORT AUX ACTIVITES DE L ENTITE CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N 20 POUR LA PERSONNE POUR LE CONDUCTEUR DE PROJET BILAN D EXPERIENCE POUR LA COLLECTIVITE OBSERVATIONS Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 22/23

23 CONDUITE DE PROJET FICHE OUTIL N Synthèse Action. Jacques LEMONNIER Page 23/23