Procédure d inventaire

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1 Procédure d inventaire 1 Préalables : L inventaire Par listing Préparation des listes de comptage Comptage physique Par douchette ou saisie de référence Avec douchette Par saisie de références Validation de l inventaire Mise à zéro des pièces en stock après validation de l inventaire Gestion de l inventaire - Déc /15

2 1 Préalables : - Éditer le stock chiffré et déprécié à la date de l inventaire - Éditer le stock négatif à la date de l inventaire La somme du résultat de chaque édition vous donnera l écart d inventaire qui correspond à la différence de la valeur du stock avant et après inventaire. Si vous avez plusieurs sites, chaque site doit ouvrir son inventaire. Vous avez la possibilité de faire un inventaire avec listing de comptage ou avec douchette tout en continuant à facturer. Dans les deux cas, vous devez impérativement ouvrir l inventaire avant le jour du comptage. Gestion de l inventaire- Déc /15

3 2 L inventaire 2.1 Par listing Coché par défaut. Les dates et heures d inventaire doivent être inférieures à la date et heure de comptage. Si vous avez déjà un inventaire ouvert il faut impérativement l annuler. La date d inventaire sera la date de référence lors de l édition du stock chiffré Préparation des listes de comptage Permet de créer vos listes de comptage en fonction de plusieurs critères. Permet de créer une nouvelle liste Gestion de l inventaire- Déc /15

4 Nommer la liste. Lister les familles statistiques. Sélectionner votre constructeur. Possibilité de faire un inventaire par casier quantité 0. Permet d exclure les références en Si vous cochez cette option, il faudra rouvrir un inventaire à la date du premier afin de mettre la quantité sur les références qui n ont pas de quantité mais qui sont en stock (cf). Il est important de cocher l option de tri lors de l impression. Une fois la liste créée, il est impossible de revenir sur cette option. Gestion de l inventaire - Déc /15

5 Valider la liste Sélectionner la liste puis Cocher les options d impression puis Vous devez impérativement imprimer toutes les listes de comptage car cette étape permet de calculer la quantité théorique. Cette information apparaît sur la pièce lorsque vous la consultez Comptage physique Si le magasin reste ouvert lors de l inventaire, vous devez saisir la date et heure de comptage sur chaque page afin que le logiciel puisse recalculer les mouvements de stock lors de la validation définitive de l inventaire. Gestion de l inventaire - Déc /15

6 Vous pouvez saisir à plusieurs, à condition de ne pas être sur la même page. Sélectionner la liste puis Pour chaque page sélectionnée, vous devrez saisir la date et heure de comptage qui a été notée sur le listing papier. La quantité théorique sera calculée entre les dates et heures de l édition de la liste, et les dates et heures de comptage de la liste en prenant en compte les mouvements de stock entre ces deux bornes. Gestion de l inventaire - Déc /15

7 Saisir la quantité comptée dans la zone bleue en surbrillance puis Vous pouvez également saisir la quantité et faire 2 fois «Entrée» au clavier pour valider la ligne. Si la quantité comptée est identique à la quantité vérifiée, vous n êtes pas obligé de valider la ligne. Les lignes modifiées apparaîtront en rouge et celles que ne l ont pas été seront en vert. Une fois la page validée, vous pouvez passer à la page suivante en cliquant sur. Sinon saisir le n de page puis «Entrée». Vous devez à nouveau saisir la date et heure de comptage. Si vous avez compté une pièce qui ne figure pas dans la liste, il est possible de la créer puis de l intégrer à votre inventaire. Permet de visualiser le détail de la pièce. Permet aussi d accéder à la création. Affiche les pièces créées après l édition des listes. Les références créées après génération des listes apparaîtront via ce bouton. Elles ne s insèreront donc pas à votre listing existant. Permet d éditer la liste des écarts Gestion de l inventaire - Déc /15

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9 2.2 Par douchette ou saisie de référence Cocher l option Votre douchette doit être paramétrée par votre prestataire technique. En revanche, pour activer la gestion en lecteur code barre dans le Winxxx, merci de contacter le Service client. Doucher le code barre, mettre la quantité et valider par ENTREE. Il est possible de doucher jusqu à 500 références selon les douchettes. Ensuite lancer Systool (START) puis poser la douchette sur le socle. Dès que le statut est CONNECTED, le fichier a été récupéré Avec douchette Permet de faire l inventaire soit par la douchette, soit par saisie de références. Une fois la douchette posée sur le socle, cliquer sur ce bouton. Gestion de l inventaire- Déc /15

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11 Liste des références scannées et inexistantes dans le stock. Elles ne seront donc pas prises en compte lors de la validation. Il faut retourner sur les pièces pour mettre à jour le Gencod et doucher à nouveau les pièces. Cliquer sur Validation de la table à chaque intégration sinon toutes les données seront perdues. Permet d éditer la liste des écarts. Gestion de l inventaire - Déc /15

12 Il est possible de modifier une quantité si cette dernière est erronée. Sélectionner la ligne concernée et cliquer sur. Corriger la quantité comptée et cliquez sur Par saisie de références Il est possible de faire un inventaire à partir d une feuille vierge. Pour cela, saisir les références et la quantité comptées sur feuille libre et ensuite reporter ces informations dans le logiciel. Gestion de l inventaire - Déc /15

13 Cliquez sur Saisir la référence + «Entrée» Renseigner les dates et heures de comptage. Ces informations sont importantes car cela permet de recalculer les mouvements entre la date de comptage et la validation de l inventaire. Pour valider la saisie Pour modifier la saisie Pour supprimer la ligne Saisir la quantité comptée Permet d éditer la liste des écarts. 3 Validation de l inventaire Attention : si vous n imprimez pas vos listes d écarts, il ne sera plus possible de le faire après la clôture de l inventaire. Il est primordial que tout le monde sorte du logiciel pour lancer le traitement. Assurez vous également que la sauvegarde est valide. La validation a pour effet de : - mettre le stock à jour - créer un mouvement d inventaire à la date et heure de l inventaire - supprimer toutes les listes en cours Gestion de l inventaire - Déc /15

14 4 Mise à zéro des pièces en stock après validation de l inventaire par saisie de références ou lecteur code barre uniquement Si vous avez ouvert ce mode d inventaire, il est important dans une seconde phase de mettre à zéro les références qui ont du stock dans le logiciel mais qui ne sont pas en stock. Pour cela il faut ouvrir un inventaire par listing à la date et heure du premier. (cf 1.1). Dans notre exemple, c est au 25/11/10 à 8h. Permet de créer vos listes de comptage en fonction de plusieurs critères. Permet de créer une nouvelle liste Critères de création de la liste oublier. vous pouvez nommer votre liste (facultatif). cocher les 2 options de manière à ne rien Saisir la date de l inventaire à J- 1. Ainsi toutes les références ayant été inventoriées la 1ère fois seront exclues et votre liste sera allégée. références ayant une quantité à 0. Cette option permet d exclure les Gestion de l inventaire- Déc /15

15 Pour imprimer les listes et saisir les quantités, merci de revenir au chapitre de l inventaire par listing. Gestion de l inventaire - Déc /15