REPUBLIQUE DU BURUNDI

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1 Point E, Boulevard de l Est Angle Rue de Kaolack BP Dakar Té l : / E mail [email protected] REPUBLIQUE DU BURUNDI PROJET DE DEVELOPPEMENT DES SECTEURS FINANCIER ET PRIVE (PSD) AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP) MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE (MFP) REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 RAPPORT FINAL (octobre 2014) 1

2 Point E, Boulevard de l Est Angle Rue de Kaolack BP Dakar Té l : / E mail [email protected] Monsieur le Coordinateur, Bujumbura, le 20 septembre 2014 Monsieur le Coordinateur du Projet de Développement des Secteurs Financier et Privés (PSD) Bujumbura Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification des processus de passation, d exécution, de suivi administratif, financier et technique et de contrôle des marchés conclus par la Mutuelle de la Fonction Publique (MFP) pour la période allant du 1 er janvier 2011 au 31 décembre Il s agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par la loi N 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi afin d exprimer une opinion motivée sur l adéquation des procédures de passation des marchés et de gestion des contrats conclus par la MFP avec les dispositions dudit code. Notre examen effectué conformément aux normes d audit généralement admises sur le plan international (normes IIA) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés nécessaires en la circonstance. Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d obtenir l assurance raisonnable que : - les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d anomalies significatives ; - l exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles et à la règlementation en vigueur ; - les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et permettent de s assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions techniques et aux normes prévues. Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci après : 2

3 A. Réserves a) l examen de la procédure d appel d offres ouvert international DNCMP/160/F/2011 portant acquisition de spécialités pharmaceutiques, objets de pansements attribuée à neuf candidats pour un montant global de FBU a permis de relever les non conformités ci-après : - le rapprochement entre le tableau de vérification de la conformité technique et le tableau de comparaison des offres financières a permis de noter que sur le poste N 4, LIFE PHARMA n a pas été évalué financièrement alors qu elle est conforme techniquement ; il y a lieu de se conformer rigoureusement aux résultats de l analyse de la conformité technique lors de l examen des offres financières. - la sous-commission d analyse a proposé l attribution du poste N 512 relatif au tensiomètre électrique à SOFAREX à condition qu il en livre un ayant les mêmes caractéristiques que celui proposé par ALCHEM. Il s agit d un abus de la sous-commission d analyse car dès lors que le tensiomètre proposé par SOFAREX avait été jugé conforme techniquement, il n y a plus de raison de lui exiger le même que celui proposé par le second moins disant. - dans la conclusion de son rapport, la sous-commission d analyse «propose à la DNCMP d attribuer le marché conformément au contenu de l annexe 4». Nous précisons que la sous-commission d analyse évalue, fait le classement des offres et transmet son rapport d analyse à la Commission de Passation des Marchés de la MFP qui fait une proposition d attribution dans un procès verbal d attribution élaboré conformément aux dispositions de l article 67 du CMP qui est transmis à la PRMP et non à la DNCMP. b) l examen de la procédure d appel d offres ouvert national N 35/T/2012 portant sélection d un prestataire pour la réhabilitation de l immeuble abritant le siège de la Mutuelle de la Fonction Publique attribuée à EBENES pour un montant global de FBU a permis de relever les non conformités ci-après : - le point 20 de l Avis d Appel d Offres relatif aux critères de qualification renvoie au Règlement Particulier d Appel d Offres pour connaitre les exigences en matière de qualification ; il y a lieu de se conformer à l article 44 du CMP qui précise les informations minimales à inclure dans l AAO pour ne pas obliger les potentiels candidats à consulter le DAO pour savoir s ils ont les qualifications requises ou pas pour participer à la concurrence. - la garantie de bonne exécution n est pas classée dans dossier de marché ; par ailleurs, nous avons noté que son montant a été anormalement fixé en valeur absolue à FBU dans le DAO et à 10% du montant du marché dans la lettre de marché en violation des dispositions de l article 96 du CMP qui 3

4 plafonne cette garantie à 5%. Il y a lieu également d harmoniser les différentes informations consignées dans les différents documents de passation des marchés. - les polices d assurance prévues à l article 10 du modèle de contrat annexé au DAO ne sont pas versées dans le dossier de marché. Il s y ajoute que la lettre de marché ne comporte aucune disposition relative aux assurances. L examen juridique et technique du contrat aurait dû mettre en évidence la nonconformité de la lettre de marché avec le modèle inclus dans le DAO. c) l examen de la procédure d appel d offres 001/MFP portant acquisition d ordinateurs et d onduleurs attribué à MI SOFT pour un montant de FBU a permis de noter les non conformités ci-après : - le support de publicité de l avis d appel d offres n est pas classé dans le dossier de marché ; l autorité contractante doit apporter la preuve qu elle s est conformée à l article 47 du CMP relative à l obligation de publicité. - cette procédure a été déroulée en violation des dispositions de l ordonnance 540/1035 prise en application des articles 5 et 12 du CMP. - l AAO inséré dans le DAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de soumission. Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO n indique pas expressément la durée de validité de la garantie de soumission mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. - dans la conduite de l évaluation des offres, la sous-commission d analyse a comparé les offres de base des autres candidats techniquement qualifiés à la variante N 5 du soumissionnaire CSI. Il s agit d une entorse à la règlementation car non seulement, le règlement de la consultation n autorisait pas expressément la présentation d une ou de plusieurs variantes mais, le cas échéant, la comparaison devait d abord se faire entre les offres de base puis dans un deuxième temps avec la variante du candidat ayant fait l offre de base conforme évaluée la moins disante. - l effectif de la sous-commission d analyse n est pas conforme aux prescriptions de l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». - les lettres de notification de l attribution provisoire et d information des candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché ; il s agit 4

5 d exigences des articles 67 et 68 du CMP auxquels il convient de se conformer. - Le délai de trois jours à compter de la notification de la lettre de marché, accordé aux titulaires pour constituer la garantie de bonne exécution n est pas conforme aux dispositions de l article 97 du CMP auquel il convient de se conformer. d) L examen de la procédure d appel d offres ouvert national DNCMP/334/F/2011 portant sélection de prestataires pour l achat d imprimés attribué à trois candidats pour un montant global de FBU a permis de noter les anomalies ciaprès : - cette procédure a été relancée car au terme de l évaluation de la première procédure d appel d offres, la sous-commission d analyse tout comme la Commission de Passation des Marchés avaient décidé de déclarer l appel d offres infructueux et de le relancer au motif que les prix proposés par l unique candidat qualifié étaient excessifs. Il convient de préciser que la notion d offre inacceptable, excessive ne se conçoit que dans deux cas de figures : soit les conditions prévues pour l exécution du marché ne sont pas conformes à une exigence de la législation ou la règlementation en vigueur, soit l offre excède de manière sensible l évaluation prévisionnelle des besoins à satisfaire et les crédits budgétaires alloués au marché faisant que l autorité contractante ne pourra pas financer l acquisition. Nous ne sommes dans aucun de ces cas de figure puisque l examen du PPM nous a permis de noter que des crédits de FBU non encore consommés ont été dégagés sur cette ligne budgétaire. Dès lors, la MFP n était pas fondée à déclarer cet appel d offres infructueux pour le relancer car une offre a été bien reçue et était conforme aux termes du DAO. Il y a lieu de définir, dans le cadre de la révision du CMP, l offre excessive. Par ailleurs, nous avons noté que la décision de déclarer l appel d offres infructueux n a pas été publiée pour se conformer aux exigences de l article 61 du CMP. Sous ce rapport, nous estimons qu il y a lieu de mieux encadrer cette déclaration d infructuosité en la soumettant à l avis préalable de la DNCMP. - l effectif de la sous-commission d analyse n est pas conforme aux prescriptions de l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». - l examen du rapport d analyse des offres a permis de noter que le marché a été attribué par article alors que le point N 1 du RPAO indiquait que le marché est constitué d un lot unique. En l absence de précisions, ce lot unique est réputé indivisible et aurait dû être attribué comme tel. L attribution par article a 5

6 entrainé le désistement d un candidat qui a justifié sa décision par le fait que les prix qu il a proposé pour les articles dont il est attributaire l ont été dans une optique de dévolution du marché en un lot indivisible. En attribuant le marché par article, la MFP a fait des sous-lots en cours d évaluation en violation du principe d intangibilité des critères d évaluation et d attribution du marché. - les lettres d information des candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché. Ces lettres doivent indiquer les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, les informer sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. Les lettres de mainlevée des garanties de soumission n ont pas non plus été mises à notre disposition. - le délai d exécution indiqué dans le DAO était de 30 jours après la notification de la lettre de commande alors que les contrats signés avec les soumissionnaires mentionnent un délai maximum de 60 jours calendaires. Le modèle de contrat annexé au DAO ne doit pas être modifié en cours de procédure. L article 10 de la lettre de marché exige des titulaires, la constitution de la garantie de bonne exécution dans les 15 jours qui suivent la notification de la lettre de commande en violation de l article 97 du CMP qui en indique la publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. e) trois marchés de travaux (MFP/3/T/2011 avec COTRAC pour FBU, MFP/4/T/2011 et MFP/5/T/2011 avec SETAACO pour des montants respectifs de FBU et FBU) ont été passés entre le 6 et le 20 septembre 2011 pour la construction d une guérite, d un mur de séparation, d une clôture pour un montant cumulé, avenants compris, de FBU. Tous ces travaux ont pour objet la réfection de l immeuble de KININDO par la construction d une guérite, d un mur de séparation, la réhabilitation du garage et d une partie de la clôture, la construction de la clôture de l immeuble. Cette succession de marchés dont les montants pris individuellement sont en dessous du seuil de contrôle DNCMP, semble participer d une volonté de se soustraire au contrôle a priori en violation des dispositions du CMP qui proscrit le fractionnement des marchés qui est sanctionné par les articles 144 et 146 du CMP. f) L examen de la procédure d appel d offres DNCMP/120/F/2012 portant acquisition de matériels informatiques attribuée à INFOCOM et INFO ELECTRONICS pour des montants respectifs de FBU et FBU a permis de noter les non conformités ci-après : 6

7 - Une disposition des DPAO exige des soumissionnaires de «N avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les marchés antérieurs». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant ainsi le principe d égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés exécutés par les candidats au cours d une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin d éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum de pénalités de retard a été appliqué au titulaire. Ce constat a été fait sur la procédure d appel d offres DNCMP/204/F/2011 portant acquisition d une cabine de transformation de tension électrique MT/BT. - des variantes non requises dans les DPAO ont été ouvertes et examinées lors de l évaluation ; nous rappelons qu en l absence de précision, les soumissions des candidats ayant présenté deux offres financières auraient dû être rejetées. Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que les performances de la MFP en matière de passation et d exécution des marchés sont moyennement satisfaisantes. 7

8 SOMMAIRE Pages Lexique des abréviations et sigles 9 1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 12 2 Contexte de l intervention et objectifs de la mission Contexte de l intervention Objectifs de la mission Objectifs généraux Objectifs spécifiques Etendue des travaux à effectuer Rapports émis au terme de la mission 30 3 Approche méthodologique mise en œuvre Revue approfondie des textes de référence Détermination de l échantillon des marchés à examiner Analyse de l organisation et de l environnement de la passation des marchés Vérification des différentes étapes de la passation des marchés Audit de la préparation des marchés Audit de la gestion de l attribution Audit de la gestion de l exécution des marchés dans ses aspects administratifs, 39 financiers et physiques 4 Résultats des travaux Revue du cadre institutionnel et de l environnement de la passation des marchés Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) Organes de la passation des marchés institués au sein de l autorité contractante Cellules de Gestion des Marchés Publics (CGMP) Commission de Passation des Marchés(CPM) Commission de Réception Document de programmation de la passation des marchés Plan prévisionnel annuel de Passation des Marchés (PPM) Avis Général de Passation des Marchés (AGPM) Rappel des seuils applicables à la MFP Examen des marchés Périmètre couvert par nos travaux Marchés passés par gré à gré Marchés conclus par appel d offres Marchés conclus par demande de cotation

9 Liste des abréviations et sigles AC AGPM ANO AOOI AOON AOR ARMP BPU CD CPM CMP CGMP Autorité Contractante Avis Général de Passation des Marchés Avis de Non Objection Appel d Offres Ouvert International Appel d Offres Ouvert National Appel d Offres Restreint Autorité de Régulation des Marchés Publics Bordereau des Prix Unitaires Commission Disciplinaire Commission de Passation des Marchés Code des Marchés Publics Cellule de Gestion des Marchés Publics COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern and Southern Africa) CPV CR CRD DAC DAF DAO DG DNCMP DP DC Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics) Consultation Restreinte Commission de Règlement des Différents Dossier d Appel à la Concurrence Direction Administrative et Financière Dossier d Appel d Offres Directeur Général Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics Demande de Propositions Demande de Cotations 9

10 DQE ED FBU GBE GG GS MEFPD MFP NA OI PPM PSD PRMP PVA PVO SCA SCO TDR TVAC Devis Quantitatif Estimatif Entente Directe Franc Burundais Garantie de Bonne Exécution Gré à Gré Garantie de Soumission Ministère de l'economie et des Finances et de la Planification du Développement Mutuelle de la Fonction Publique Non Applicable Observateur Indépendant Plan de Passation des Marchés Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé Personne Responsable des Marchés Publics Procès Verbal d Attribution Procès Verbal d Ouverture Sous-commission d analyse Sous-commission d ouverture Termes de Référence Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise 10

11 SECTION 1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS 11

12 1. SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS 12

13 TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS Description AOO DNCMP/334/F/2011 AOO DNCMP/302/F/2012 AOI DNCMP/204/F/2012 AOI DNCMP/12/S/2012 Nature ACHAT D IMPRIMEES (MARCHE ACHAT D UN SERVEUR RELANCE) Attributaires FOURNITURE DES EQUIPEMENTS D UNE CABINE DE TRANSFORMATION DE TENSIONS ELECTRIQUES MOYENNES TENSIONS/TENSION BASSE (MT/BT) 13 RECRUTEMENT D UN BUREAU D ETUDES CHARG2 DE LA CONFECTION D UN PLAN ET DU BUDGET DE LA REDACTION D UN DAO ET DU SUIVI DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION JUSQU4A LA RECEPTION DEFINITIVE D UN IMMEUBLE MULTI SERVICEA 05 ETAGES AVEC ASCENSEUR NIMPAGAGARITSE M GORETH INFOCOM COTI ARCHITECTURAL DESIGN CONSULTANTS (ADC) GRAPEX INGENI Montants Violation des dispositions de l article 9 du CMP relatif à la CGMP Violation de l article 18 relatif aux conditions de l allotissement Non-respect des dispositions de l article 44 sur le contenu des avis d appel d offres Violation de l article 60 du CMP sur l ouverture des plis Violation de l article 62 du CMP sur les missions de la sous-commission d analyse

14 Violation de l article 67 du CMP sur l établissement du procès verbal d attribution Violation de l article 68 du CMP sur l information des candidats évincés du rejet de leurs offres Exécution anticipée d un contrat en violation de l article 75, 76 du CMP sur la notification et la publication de l attribution définitive, l information des candidats évincés Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution des garanties de bonne exécution Non-respect des dispositions de l article 3 et 30 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Non-respect des dispositions des articles 1 et 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création 14

15 Description AOI DNCMP/39/S/2012 AOI DNCMP/122/F/2012 ED DNCMP/282/F/2012 AOO MFP/3/T/2011 Nature ETUDE DE FAISABILITE DE L INFORMATION DE LA MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE (MARCHE RELANCE) FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJET DE PANSEMENT AUX PHARMACIES DE LA MFP FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE PANSEMENT 0 SES PHARMACIES CONSTRUCTION D UNE GUERITE, MUR DE SEPARATION, LA REHABILITATION DU GARAGE ET D UNE PARTIE DE LA CLOTURE DE L IMMEUBLE SIS A KININDO Attributaires SIMAC ALCCHEM ABACUS COTRAC PHARMA MULTIPHAR ALCHEM SOFAREX CHIMIO TRIDEM MULTIPHAR CHIMIO Montants Violation des dispositions de l article 9 du CMP relatif à la CGMP Non-respect des dispositions de l article 43 du CMP sur le contenu du DAO Non-respect des dispositions de l article 44 sur le contenu des avis d appel d offres Violation de l article 60 du CMP sur l ouverture des plis Violation de l article 62 du CMP sur les missions de la sous-commission d analyse Violation de l article 67 du CMP sur l établissement du procès-verbal d attribution Violation de l article 68 du CMP sur l information des 15

16 candidats évincés du rejet de leurs offres Violation de l article 71 du CMP sur les conditions de négociations Exécution anticipée d un contrat en violation de l article 75, 76 du CMP sur la notification et la publication de l attribution définitive, l information des candidats évincés Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution des garanties de bonne exécution Non-respect des dispositions de l article 3 et 30 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Non-respect des dispositions des articles 1 et 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création 16

17 Description AO MFP/4/T/2011 AOR MFP/5/T/2011 AOO DNCMP/120/F/2012 AOO 001/MFP Nature CONSTRUCTION DE LA CLOTURE DE L IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP REFECTION DE L IMMEUBLE SIS A KININDO Attributaires SETAACO SETAACO FOURNITURE DE 60 ORDINATEURS AVEC ACCESSOIRES, 3 ORDINATEURS PORTABLES ET 3 ONDULEURS INFO COM INFO ELECTRONICS FOURNITURE, INSTALLATION, LA MISE EN SERVICE DE 20 ORDINATEURS ET LEURS ACCESOIRES ET 20 ORDINATEURS MI SOFT Montants Non-respect des dispositions de l article 44 sur le contenu des avis d appel d offres Violation de l article 48 du CMP sur les délais de préparation et de réception des offres Violation de l article 62 du CMP sur les missions de la sous-commission d analyse Violation de l article 67 du CMP sur l établissement du procès-verbal d attribution Violation de l article 68 du CMP sur l information des candidats évincés du rejet de leurs offres Violation de l article 71 du CMP sur les conditions de négociations Exécution anticipée d un contrat en violation de 17

18 l article 75, 76 du CMP sur la notification et la publication de l attribution définitive, l information des candidats évincés Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution des garanties de bonne exécution Violation de l article 146 sur le fractionnement et les violations des règles d exclusion Non-respect des dispositions de l article 3 et 30 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Non-respect des dispositions des articles 1 et 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création 18

19 Description DC MFP/07/F/2012 DC N 1 DC N 2 DC N 3 Nature FOURNITURE DE MATERIEL ACHAT D EQUIPEMENT INFORMATIQUE MOBILIERS ACHAT DE 05 CALCULATRICE A ROULEAU Attributaires INFOCOM EXTECO ALCOMETAL LOGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIER STAR SYSTEMS Montants Violation de l article 9 sur la CGMP Violation de l article 20 relatif aux types de procédures Violation de l article 68 du CMP sur l information des candidats évincés du rejet de leurs offres Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution des garanties de bonne exécution Non-respect des dispositions de l article 1 de l ordonnance 540/1035/2008 portant seuils de passation, de contrôle et de publication 19

20 Description DC N 4 DC N 5 DC N 6 DC N 8 Nature ACHAT DE DEUX FRIGOS MATERIEL INFORMATIQUE ACHAT DE 3 IPAD ET COVER ACHAT DE 6 CLIMATISEURS NIKURA Attributaires SANYO BUCOM ABC ALPHA CD TECHNOLOGY Montants Violation de l article 9 sur la CGMP Violation de l article 68 du CMP sur l information des candidats évincés du rejet de leurs offres Non-respect des dispositions de l article 1 de l ordonnance 540/1035/2008 portant seuils de passation, de contrôle et de publication 20

21 Description DC N 9 AOI DNCMP/160/F/2011 AON DNCMP/35/T/2012 ED DNCMP/288/F/2011 Nature ACHAT DE 10 CALCULATRICES FOURNITURE DES SPECIALITES REHABILITATION DE L IMMEUBLE ABRITANT LE ACHAT DE MEDICAMENT DE SPECIALITE PHARMATIQUES ET OBJETS DE PANSEMENTS AUX PHARMACIES SI7GE DE LA MFP Attributaires NAHIMANA EGIDE ALCHEM ALCHEM DISPOPHARM HUMAN BURUNDI IBISPHARMA LIFE EBENES PHARMA MULTIPHAR PHARMA CDI MUTIPHAR SANOFI SOFARREX Montants Violation de l article 9 sur la CGMP Violation des dispositions de l article 40 du CMP sur les conditions d un marché de gré à gré Violation de l article 42 du CMP relatif aux autorisations préalables Violation de l article 60 du CMP sur l ouverture des plis Violation de l article 62 du CMP sur les missions de la sous-commission d analyse Violation de l article 68 du CMP sur l information des 21

22 candidats évincés du rejet de leurs offres Non-respect des dispositions des articles 95 et 97 sur la constitution des garanties de bonne exécution Non-respect des dispositions de l article 3 et 30 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Non-respect des dispositions de l article 1 de l ordonnance 540/1035/2008 portant seuils de passation, de contrôle et de publication 22

23 Description ED DNCMP/281/F/2012 AOR MFP/07/F/2012 Nature FOURNITURE DE MEDICAMENTS GENERIQUES FOURNITURE, INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DU MATERIEL INFORMATIQUE AU DEPARTEMENT DES PHARMACIES DE LA MFP Attributaires INFO ELECTRONICS SYMPHONY SYMPHONY Montants Violation de l article 9 sur la CGMP Violation des dispositions de l article 40 du CMP sur les conditions d un marché de gré à gré Violation de l article 42 du CMP relatif aux autorisations préalables Violation de l article 62 du CMP sur les missions de la sous-commission d analyse Non-respect des dispositions de l article 30 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP Non-respect des dispositions des articles 1, 4, 16, 18 et 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création 23

24 SECTION 2 CONTEXTE DE L INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 24

25 2. CONTEXTE DE L INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 2. CONTEXTE DE L INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 2.1 CONTEXTE DE L INTERVENTION Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence, l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de droit, le Gouvernement de la République du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de gestion des finances publiques et de son système de passation des marchés publics. Cette double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner le système de Passation des Marchés Publics, sur les meilleures pratiques internationales en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à l harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle comporte d importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori. Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sous forme d autorité administrative indépendante, distincte du service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des marchés, en l occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP). Les missions de l ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l autonomie financière, s organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent d intervenir sur l ensemble du secteur, tant à travers des missions d assistance dans l élaboration des politiques ou de la conception d outils de passation (documents et formulaires standards ), qu en matière de formation ou de développement du cadre professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l audit et le règlement des conflits. En particulier, l ARMP a l obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la réglementation en matière de passation, d exécution et de contrôle des marchés et conventions. La présente mission concerne la mise en œuvre d une revue indépendante pour la vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des conditions de régularité des procédures d élaboration, de passation et d exécution des 25

26 marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices 2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l annexe 1 des présents termes de référence. 2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION Objectifs Généraux L objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le processus de passation et d exécution des marchés conclus entre le 1 er Janvier 2011 et le 31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des Marchés Publics. Il s agit principalement d apprécier l adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités contractantes Objectifs Spécifiques Les objectifs spécifiques sont les suivants : se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les contrats sélectionnés ; Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d économie, d efficacité, d équité et de transparence, édictés par le CMP ; Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les aspects techniques et économiques ; Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en particulier dans les cas de rejet d offres moins - disantes, de fractionnement de marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de nonrespect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication, etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement sur l acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ; Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l exhaustivité, l efficacité et la pertinence de leur traitement par l autorité contractante et établir le pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en ce qui concerne les pliantes finalement soumises au Comité de Règlement des Différends de l ARMP, le consultant examinera aussi le degré d application (en pourcentage), par l autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) ; Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette direction ; 26

27 Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par rapport au niveau d exécution ; Examiner et évaluer les situations d attribution de marchés par entente directe : le consultant passera en revue l ensemble des marchés passés par entente directe et déduira en fin de revue d une part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de gré à gré par rapport à l ensemble des marchés passés par l autorité contractante et, d autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente directe ; Examiner la conformité de l organisation en matière de passation de marchés et, fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d application, des recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des Commission d Ouverture et d Analyse des offres, des Commissions de Réception et des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics (PRMP) ; Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques (manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ; Formuler des recommandations pour le futur. Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l expert désigné par l ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre efficace de nos travaux. En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d audit en matière de passation de marchés sera organisée à l intention de cinq (5) experts de l ARMP et cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP). Les sessions de formation seront organisées au siège de l une desdites institutions Etendue des travaux à effectuer Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de référence, de l application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de l exécution des marchés quelle que soit la source de financement (des ressources internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l Etat pour les services centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à l application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de recommandations tant au niveau organisationnel qu au niveau de la passation et de l exécution des marchés. 27

28 A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre proposition technique : a) en début de mission, et en rapport avec l ARMP, sélectionné et validé un échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des marchés. L échantillon est composé comme suit : - au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ; - au moins 15% des marchés n atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ; - 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte. Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux). Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle a été exhaustif ; b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon (publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de passation choisie, couverture budgétaire, rapports d évaluation des offres, traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais des paiements, respect des délais d exécution, respect des procédures de réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ; c) à l examen et à l analyse du respect de certaines dispositions particulièrement importantes du CMP telles que, l inscription préalable des marchés dans les plans de passation de marchés et les avis généraux d appels d offres, l attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes d éclaircissement formulées par les candidats, l approbation des marchés par les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les seuils des avenants, le respect des délais d exécution, les cas de résiliation, etc. ; d) à l élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en particulier, à une analyse comparative de l utilisation de méthodes non ou peu compétitives (ententes directes, appels d offres restreints, avenants, demandes de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d évaluation) rejetés par la DNCMP ; 28

29 e) à l examen de la qualité, la transparence et l efficacité des opérations de passation des marchés de l autorité contractante, de même son organisation institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des Marchés Publics et des autres Commissions connexes ; f) à la vérification de l enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la production des garanties de restitution d avances et des garanties de bonne exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l émission formelle d ordres de service s agissant des travaux, la réception par les commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l existence et ou la mise à jour du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s agissant des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités locales, l application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc. ; g) à l examen d éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques (manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ; h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du CMP ; i) à l animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d audit en matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l ARMP et 5 experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP). Modalités d échantillonnage des marchés audités: Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories : les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait l objet d un contrôle a priori ; les marchés n ayant pas atteint le seuil de contrôle. Par la suite, un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15% pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue. Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d une catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive. De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été examinés à 50%. Pour les marchés passés par entente directe, le consultant a pris les dispositions pour s assurer du contrôle des prix de revient. 29

30 Dans ses recommandations, le Consultant a donné des indications claires sur les marchés dans lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l ARMP de poursuivre les investigations appropriées Rapports émis au terme de la mission Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l issue de la mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après : i) Un rapport d étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le démarrage de la mission ; ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après le début des prestations ; iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification des observations de l ARMP et des autorités contractantes qui disposeront de 5 jours ouvrables pour ce faire ; iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification des dernières observations de l ARMP et des autorités contractantes qui disposeront de 5 jours pour ce faire. Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en fichiers PDF et Word. Outre une description des procédures d audit utilisées, les rapports comprennent également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés (notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l analyse des insuffisances en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des dispositions du CMP par les autorités contractantes. Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d une opinion sur les performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence. 30

31 SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE 31

32 3. APPROCHE METHODOLOGIQUE Pour atteindre les objectifs décrits ci avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux ci - après : 3.1 PHASE N 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE Nous avons effectué à l entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs et règlementaires en vigueur et de l ensemble des référentiels de base applicables à la passation des marchés et à l autorité contractante à savoir : - règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics, - loi N 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi, - loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la corruption et des infractions connexes, - loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique, - décret-loi n 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique. - décret N 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de l Autorité de Régulation des Marchés Publics, - décret N 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics, - décret N 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics, - décret N 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de gré à gré présentant un caractère secret, - ordonnance N 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics, - ordonnance N 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur, - ordonnance N 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à caractère commercial, - ordonnance N 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des documents types de passation des marchés, - ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers types de passation des marchés publics, - décisions de l Autorité de Régulation des Marchés Publics. 32

33 3.2 PHASE N 2 DETERMINATION DE L ECHANTILLON DES MARCHES A EXAMINER Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons procédé à la sélection d un échantillon représentatif de l ensemble des marchés de chaque autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité, l efficience et l efficacité de l ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en respectant la répartition suivante : - au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ; - au moins 15% des marchés n atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ; - 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes La mise en œuvre de l approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l organisation et de l environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à l intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, «un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants...», et il s agit d être raisonnablement sûr qu il n existe pas d anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification). Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d échantillonnage appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l intérieur des 2 premières catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l échantillon répondent à un certain nombre d impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par l autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l audit. Au sein d une même catégorie (à l exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%), la sélection a tenu compte des critères suivants : - le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ; - la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement décelables (appels d offres restreints et consultations restreintes, notamment) ; - la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous les marchés ayant fait l objet de réclamations soumise au Comité de Règlement des Différends de l ARMP et / ou aux tribunaux. A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution d un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un second échantillon ayant également fait l objet de vérifications. Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert l ensemble des marchés passés. 33

34 3.3 PHASE N 3 ANALYSE DE L ORGANISATION ET DE L ENVIRONNEMENT DE LA PASSATION DES MARCHES Dans le cadre de l exécution de notre mission, nous avons effectué une revue succincte de l organisation et du fonctionnement de la MFP pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules d analyse et d évaluation ci - après : - analyse de l organisation institutionnelle mise en place en application des dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics (CGMP), - évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics (PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces structures et du respect par l autorité contractante de l indépendance qui leur est conférée par la réglementation), - revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO), - analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en respectant la nécessité d éviter l exécution de fonctions incompatibles par les intervenants, - évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur conception et à leur correcte mise en œuvre, - contrôle de la régularité des dépenses. Cette analyse de l environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout premier plan dans l approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission. En effet, le risque d audit comprend une composante risque inhérent portant sur l environnement et liée à l intégrité, à l expérience, à la compétence de la direction, aux pressions fortes qu elle est susceptible de subir Nos programmes de vérification ont été par conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque d audit. Par ailleurs, l analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée ci avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l incapacité du système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d exécution des marchés. Aussi, notre analyse des trois systèmes d organisation, d information et de contrôle de chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d une part et, d autre part, d évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations de passation des marchés relativement aux assertions d audit (exhaustivité des enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et obligations, valorisation des 34

35 opérations, présentation des informations, rattachement des opérations à la bonne période). Cette phase est au cœur de l approche par les risques que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission. 3.4 PHASE N 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA PASSATION DES MARCHES La mise en œuvre de l approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à procéder par sondage «un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants» et il s agit d être raisonnablement sûr qu il n existe pas d anomalies dites significatives. Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à constituer pour les différents types de marchés. Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d échantillonnage appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ciavant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution d un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L analyse et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le risque d échantillonnage. Les contrôles préalables suivants ont été effectués : - revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d apprécier la conformité de son établissement à l article 15 du CMP, - rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été publié, - rapprochement de l avis général de passation des marchés avec le plan prévisionnel, - contrôle et rapprochement de l état d exécution du plan prévisionnel avec la situation d exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs, - sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d un échantillon de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation, au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d un certain nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l échantillon des marchés à auditer), - contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des marchés. Pour l exécution de cette PHASE N 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés. 35

36 3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES La préparation des marchés concerne la période couvrant l élaboration du Dossier d Appel à la Concurrence (DAC) à la réception des offres. Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes : - le besoin est il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l article 19 du CMP? - le besoin est- il réel? répond-il exclusivement au besoin de l Autorité Contractante? - le marché résulte-t-il d un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou leur unité fonctionnelle? N est-il pas le résultat d un fractionnement? - la passation du marché est-elle conforme à la réglementation? Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs : - à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le risque à circonscrire c est qu une méthode de passation inappropriée soit utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront particulièrement surveillés) ; - au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers d appel à la concurrence, des rapports d évaluation ou des contrats ; à cette étape, il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer s ils sont conformes ou non à la réglementation ; - à l autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires, dont les ententes directes (au-delà des autorisations c est la question de l opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat? Le contrôle des prix de revient est- il effectif? L Autorité Contractante est elle outillée pour effectuer ce contrôle?) ; - au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande publique et à l information équilibrée des soumissionnaires) ; - au contenu, à la clarté et à l exhaustivité des dossiers d appel à candidatures et à la concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d évaluation et d attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des entraves au libre accès à la commande publique qu il s agisse des spécifications techniques ou des critères de qualification) ; - au contenu des avis d appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner, - au respect des délais de préparation des offres ; - à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par 36

37 la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur l ouverture) ; - vérification de l existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates d envoi des DAC, dates d arrivée des offres, vérification des convocations des membres de la CPMP) MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L ATTRIBUTION L attribution concerne la période allant de la date d ouverture des plis à la date d approbation du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués : - vérification du contenu des procès-verbaux d ouverture des offres, de l effectivité de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires, - vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou rapport d évaluation des offres avec le contenu des offres, - vérification de la conformité de l évaluation, notamment entre l évaluation de l offre et l évaluation du soumissionnaire à travers les critères de qualification, - vérification de l utilisation exclusive des critères d évaluation annoncés dans le DAC, - contrôle de l application des critères de correction des offres financières, - contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation, - contrôle d existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles collusions ou les conflits d intérêt, - vérification du contenu des procès-verbaux d attribution provisoire (vérification du contrôle des critères de qualification du soumissionnaire), - vérification du contenu des lettres de notification de l attribution provisoire (vérifier l existence et apprécier la pertinence de l avis de la DNCMP si requis), - vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis, - vérification de l information des soumissionnaires non retenus et des réponses à leurs demandes d informations, - appréciation de la gestion des recours par l Autorité Contractante et par l ARMP, - vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l avis éventuel de la DNCMP), - vérification de l existence d une couverture budgétaire suffisante et préalable, - vérification de l approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme aux dispositions du code à savoir l absence de crédits suffisants), - vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis, - vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la performance de l AC en termes de délai pour prononcer l attribution provisoire ; attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l existence d une demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et subséquemment application de la formule d actualisation qui doit figurer dans le DAO conformément à l article 106 du CMP), - vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis. 37

38 MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L EXECUTION DES MARCHES DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES L audit de matérialité sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en cours d exécution ou déjà exécutés par l autorité contractante pour l exercice concerné par l audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s ajouteront tous les marchés ayant fait l objet de litiges et ceux passés par entente directe. Les diligences ci-après ont été mises en œuvre : - vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais contractuels, - vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité, - vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions réglementaires (Article 99 du CMP), - vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du cautionnement définitif (Article 97 du CMP), - vérification du respect des délais d exécution des marchés et éventuellement de l application des clauses de pénalités, - vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait l objet d examen administratif, juridique et technique de la DNCMP, - vérification de la conformité des avenants éventuels, - vérification de la gestion des éventuels litiges, - évaluation de l efficacité du suivi de l exécution par la CGMP (processus de validation des différentes étapes d exécution, respect des dispositions relatives au paiement par rapport aux livrables ), Le contrôle de la cohérence entre l exécution physique et l exécution financière des marchés a fait l objet d une attention toute particulière. Nous avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations de services faits produits à l appui des demandes de décaissements. D autres vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d une part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions constituées et d autre part de la transcription et du suivi des transactions dans la comptabilité matières. - vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne exécution, retenue de garantie et garantie décennale), - vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis, - appréciation, lorsque c est possible, du taux de disponibilité des équipements par rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l examen du nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d intervention des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les appareils sous contrat de maintenance ; - diagnostic sur l état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions d utilisation. 38

39 SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX 39

40 4. RESULTATS DES TRAVAUX 4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES L article 6 de la loi N 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s articule autour de trois structures à savoir : - l Autorité de Régulation des Marchés Publics, - la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics, - les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités Contractantes L AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP) Les articles 13 et 14 de la loi N 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi ont institué l ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l ARMP. L article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : «L ARMP a pour mission d assurer la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de services publics». Cette mission de régulation a pour objet d émettre des avis, propositions ou recommandations dans le cadre de la définition des politiques et de l assistance à l élaboration de la réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à l information, à la formation de l ensemble des acteurs de la commande publique, au développement du cadre professionnel et à l évaluation des performances des acteurs du système de passation, d exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de service public, d exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d audits techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l occasion de la passation des marchés publics et des délégations de service public. A ce titre, elle est chargée de : - veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer l efficience du système des marchés publics ; - élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les 40

41 organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides d évaluation et progiciels appropriés ; - collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics, en vue de la constitution d une banque de données, la documentation et les statistiques sur l attribution, l exécution et le contrôle des marchés publics et délégation de service public ; à cet effet, l ARMP reçoit des autorités contractantes copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout rapport d activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives relatives aux marchés et conventions ; - évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d économie, de transparence et d efficacité ; - initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics, des programmes de formation, de sensibilisation et d information des opérateurs économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des marchés publics, notamment à travers la publication régulière d un journal Officiel des Marchés Publics ; - suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et délégations de service public ; - assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à l élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ; - procéder au recrutement d observateurs indépendants selon des modalités définies par voie réglementaire qui seront chargés d assister sans voie consultative ou délibérative aux séances d ouverture des plis, d évaluation des offres et d approbation des propositions d attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de l ARMP ; - assurer par le biais d audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a posteriori de la passation, de l exécution des marchés et délégations de service public ; à cette fin, l Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux 41

42 dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d exécution et de contrôle des marchés publics ou délégations de service public ; - initier ou faire procéder sur la base d une demande ou d une information émanant de toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d exécution des marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l ARMP est habilité à ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s assurer du respect par l ensemble des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces investigations sont réalisées par des agents de l ARMP assermentés dont le recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ; - prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires et/ou d exclusion visées à l article 144 du Code des Marchés Publics, à l encontre des acteurs du secteurs privé, en cas d atteinte par ces derniers à la réglementation applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d infractions assimilables dans le cadre de l attribution et de l exécution des marchés publics et délégations de service public ; - recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même s autosaisir des violations de la réglementation en matière de marchés publics et délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ; - recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ; - assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux termes d un Traité ou d une Convention auxquels la république du Burundi est partie ; recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa demande dès lors qu elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ; diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s agissant de violations à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à l occasion d une procédure de passation ou d exécution d un marché public ou délégation de service public, qu elle ait été commise sur le territoire de la république du Burundi ou dans le territoire d une partie au Traité ou à la Convention, par une entreprise domiciliée au Burundi ; - participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ; 42

43 - transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au Président de l Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour des Comptes, un rapport annuel sur l efficacité et la fiabilité du système de passation, d exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti de toutes recommandations susceptibles de l améliorer ; réaliser toute autre mission relative aux marchés publics LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES PUBLICS (DNCMP) Les articles 11 et 12 de la loi N 1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions. Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l article 3 du décret 100/120 du 8 juillet 2008 ci-avant mentionnée. La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la procédure de passation des marchés publics d un montant supérieur à un seuil fixé par voie réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation des marchés d un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi de l exécution des marchés publics et des délégations de service public. A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics : - émet un avis de non objection sur les dossiers d appel d offres avant le lancement de l appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du code des marchés publics ; - accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités Contractantes lorsqu elles sont prévues par la réglementation en vigueur ; - émet un avis de non objection sur le rapport d analyse comparative des propositions et le procès-verbal d attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de Passation du Marché ; - procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant son approbation et au besoin adresse à l Autorité Contractante toute demande d éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec le dossier d appel d offres et la réglementation en vigueur ; - émet un avis de non objection sur les projets d avenants ; - apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis la préparation des dossiers d appel d offres jusqu à la réception définitive des prestations. 43

44 4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES DE LA MFP Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l efficacité de leur fonctionnement CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP) La Cellule de Gestion des Marchés Publics de la MFP, compétente pour les opérations de passation des marchés (planification, préparation des dossiers d appel d offres et de consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la Personne Responsable des Marchés Publics de l Autorité Contractante comme stipulé dans le décret N 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9 de la loi N 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi. Nous notons que la date limite d institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics n est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des Marchés Publics (CGMP). Il y a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés pour un exercice budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices budgétaires ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d un exercice budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie règlementaire. Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l exercice budgétaire au titre duquel les membres de la CGMP sont nommés. La Cellule de Gestion des Marchés Publics de la Mutuelle de la Fonction Publique a été instituée par lettre du Ministre de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale N 570/1418/CAB/2011en date du 28 octobre 2011 adressée au Ministre des Finances. Par lettre N 574/DG/ND.A/287/2012 en date du 20 mars 2012, le Directeur Général de la Mutuelle de la Fonction Publique a transmis au Ministre de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale la liste des membres de la CGPM de la MFP. C est sur la base de cette liste transmise par le DG de la MFP que le Ministre de la Fonction Publique doit prendre une ordonnance instituant la CGMP de la MFP et désignant nommément son Directeur Général Personne Responsable des Marchés Publics conformément aux termes de l article 6 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule que les membres de la CGMP sont nommés par ordonnance ministérielle pour une année renouvelable. Au regard de ce qui précède, le formalisme requis pour la mise en place de la CGPM n a pas été respecté. Par ailleurs, compte tenu de la date tardive de constitution de la CGPM, les marchés passés par la MFP antérieurement à cette mise en place sont en principe frappés de nullité puisque attribués par une commission irrégulièrement constituée. 44

45 Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l ARMP et entérinés par l ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossierstypes de passation des marchés publics. Il convient de signaler que la MFP n utilise pas toujours les documents-types élaborés par l ARMP aussi bien pour l élaboration du Plan Prévisionnel de Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d Appel à la Concurrence. Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers-types devraient faire l objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin, aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être constituée au moyen d un chèque certifié. Nous précisons qu un chèque certifié est émis sur le compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu au terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de soumission parce qu étant de la trésorerie immédiate, il n en est pas de même pour le chèque certifié. Cette insuffisance d un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire l objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP. Il convient de signaler qu aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d ordre intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre ; ce document n a pas été élaboré par la MFP pour se conformer aux exigences règlementaires COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM) Le Directeur Général de la Mutuelle de la Fonction Publique doit être désigné avec le formalisme requis dans l article 6 du décret 100/123 ci-avant mentionné, Personne Responsable des Marchés Publics et Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics. En sa qualité de Président de la CGMP placée sous son autorité en vertu de l article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM, le Directeur Général de la MFP doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés dont les membres sont nommés pour une période d un an conformément à l article 16 du décret ci-avant mentionné. Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n a pas été instituée pour une période d un an au niveau de la MFP conformément à l article 1 du au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné. Le Directeur Général en sa qualité de PRMP de la MFP nomme, à chaque fois que de besoin, une Commission de Passation de Marché devant statuer sur un marché spécifique. Le Président de la Commission de Passation de Marché nomme à son tour les membres de la sous-commission d ouverture et de la sous-commission d analyse. Cette Commission de Passation de Marché se réunit par la suite pour statuer sur les travaux des sous-commissions et faire les propositions d attribution à la PRMP. Sous ce rapport, il convient de noter que les procès verbaux d attribution ne sont pas toujours établis conformément aux dispositions de l article 67 du CMP. 45

46 Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés Publics de l Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y a lieu de préciser qu une confusion est souvent faite entre l Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l Autorité Contractante pour les opérations de passation des marchés. C est la Commission de Passation des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d ouverture des plis, d examen des candidatures et d évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires. Elle fait les propositions d attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la sous-commission d analyse des offres qui a procédé à l évaluation et au classement des offres. Il y a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des propositions d attribution à la Personne Responsable des Marchés de l Autorité Contractante. Une reformulation du texte de l article 14 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la confusion entre ses alinéas 4 et 5. Par ailleurs, il y a lieu de compléter la règlementation en prévoyant l hypothèse d une divergence d appréciation entre la Commission de Passation des Marchés et la Personne Responsable des Marchés Publics relativement à la proposition d attribution. La règlementation devrait prévoir une procédure d arbitrage au niveau de la DNCMP sur la base des deux rapports de la Commission de Passation des Marchés et de la Personne Responsable des Marchés Publics COMMISSION DE RECEPTION Conformément aux dispositions de la loi N 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l exécution conforme des prestations objet des marchés conclus. La commission de réception n a pas été instituée conformément à l article 4 du décret 100/123 du 11 juillet Nous nous sommes assurés pour les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n avons noté aucun cumul de fonctions incompatibles. 4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES Dans le cadre de l exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan Prévisionnel de Passation des Marchés de l état d exécution dudit PPM, de l Avis Général de Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement prescrits par l Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler qu aucun texte règlementaire n a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM et d AGPM. Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la 46

47 commande publique au Burundi ; il s agit de manquements auxquels il conviendrait de remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au Burundi PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM) Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de l article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l Autorité Contractante d en assurer la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de marché ne peut être publié avant l expiration d un délai minimum, généralement admis, de sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés ou de sa révision à l exception des cas prévus par l article 40 du CMP. Il convient de préciser que l inscription dans le PPM des acquisitions envisagées n est obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel d offres tel que spécifié dans l article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics (ordonnance N 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N 540/249/2010 du 14 février 2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du 17 février 2011 remplaçant l ordonnance N 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux marchés publics à financement extérieur). L examen des Plans de Passation des Marchés établis par la MFP au titre des exercices 2011 et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter quelques manquements par rapport au modèle prescrit par l Autorité de Régulation des Marchés Publics. Les types de marchés et les modes de passation retenus pour chacune des acquisitions envisagées ne sont pas précisés dans le PPM de l exercice Ces insuffisances ont été corrigées dans le PPM de l exercice 2012 qui précise le mode de passation mais pas les types de marchés. Il convient de préciser que le type de marché consiste en une classification en marchés de travaux, de fournitures ou de services. Quant au mode de passation, il renseigne sur la forme de la consultation qui peut être un appel d offres ouvert à l échelon national ou international, un appel d offres restreint, un appel d offres avec pré-qualification, un appel d offres en deux étapes, une demande de propositions précédée ou non d une demande de manifestations d intérêt, une demande de cotations ou un marché de gré à gré autrement dit par entente directe. Le choix de l une ou l autre méthode de passation est fonction du type de marché et de son coût prévisionnel. Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n a pas été publié conformément aux prescriptions de l article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge de la MFP, que le journal officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore opérationnels. Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés Publics du Plan Prévisionnel de Passation des Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que cette transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l exercice N pour les opérations de 47

48 passation des marchés de l exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP et posté sur le portail des marchés publics. Nous avons noté que ces plans ont été transmis à la DNCMP le 26 juillet 2011 pour l exercice 2011 et le 13 août 2012 pour l exercice AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM) Aux termes de l article 16 du Code des Marchés Publics, la MFP doit publier un Avis Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l ARMP. Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés Publics et de publicité de l Avis Général de Passation des Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées avant la fin du mois de janvier de l exercice budgétaire concerné. Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription dans l AGPM n est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d Appel à la Concurrence (DAC). Nous avons noté que la MFP n a pas établi et a fortiori n a pas publié d AGPM pour les deux exercices sous revue. Cette publicité de l AGPM pourrait se faire au moyen d un journal à large diffusion (Le Renouveau par exemple) RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES A LA MFP Les seuils de passation, de contrôle préalable et d approbation des marchés de la MFP sont résumés dans les tableaux récapitulatifs ci après : 48

49 TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES A LA MFP EN VERTU DE L ORDONNANCE 540/ DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DES ARTICLES 5 ET 12 DU CODE DES MARCHES PUBLICS Type de marchés Seuils de passation par Appel d Offres Contrôle a priori du Dossier d Appel à la Concurrence Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Seuil de publication du Dossier d Appel à la Concurrence sur le plan international Contrôle a posteriori pour marchés avec publication de l appel d offres Contrôle a posteriori simple consultation écrite d au moins trois candidats Garantie de soumission 1 à 2% du montant prévisionnel Garantie de bonne exécution Maximum 5% du montant du marché Travaux Article 1 de l Ordonnance n 540/1035/2008 en application de l article 5 du CMP Article 2 de l Ordonnance n 540/1035/2008 en application de l article 5 du CMP Article 3 de l Ordonnance n 540/1035/2008 en application de l article 5 du CMP Articles 1 et 2 de l Ordonnance n 540/1035/ > x < Article 1 de l Ordonnance n 540/1035/2008 Article 92 du CMP Article 96 du CMP < Pas de seuil Pas de seuil Fournitures et services Fournitures : > Services : > x < < Pas de seuil Pas de seuil Prestations Intellectuelles > x < < NA N/A 49

50 4.3 EXAMEN DES MARCHES PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX Le tableau récapitulatif ci après donne le volume et la valeur cumulée des marchés présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 : Modes de passation de marchés Appel d offres ouvert (AOO) Appel d offres restreint (AOR) Demande de Propositions (DP) Demande de Cotation (DC) Entente directe (Gré/Gré) Typologie des marchés passés au titre de la gestion 2011 Typologie des marchés examinés lors de la présente revue Taux de couverture Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant ,00% 90,11% ,00% 100,00% ,00% 100,00% ,00% 91,65% Avenant ,00% 100,00% TOTAL ,43% 90,28% Gré/Gré 11% Avenant 3% AOR 0% Gré/Gré 5% Avenant 0% DC 26% AOO 57% DC 1% AOO 94% AOR 3% En nombre En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 50

51 Marchés non revus 29% Marchés revus 71% Marchés non revus 10% Marchés revus 90% En nombre En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN NOMBRE ET EN VALEUR Gré/Gré 8% Avenant 4% AOR 0% DC 1% Gré/Gré 5% Avenant 0% DC 36% AOO 48% AOO 94% En nombre AOR 4% En valeur DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 51

52 Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des marchés présentés et revus : Modes de passation de marchés Appel d offres ouvert (AOO) Appel d offres restreint (AOR) Demande de Proposition (DP) Demande de Cotation (DC) Entente directe (Gré/Gré) Typologie des marchés passés au titre de la gestion 2011 EXERCICE 2011 Typologie des marchés examinés lors de la présente revue Taux de couverture % Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant ,00% 89,17% ,00% 100,00% ,00% 100,00% ,00% 75,13% Avenant ,00% 100,00% TOTAL ,67% 88,73% Gré/Gré 13% Avenant 7% AOO 33% AOR 0% DC 1% Gré/Gré 5% Avenant 0% DC 40% AOO 94% En nombre AOR 7% En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 52

53 Marchés non revus 13% Marchés non revus 11% Marchés revus 87% Marchés revus 89% En nombre En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET EN VALEUR Gré/Gré 8% Avenant 8% AOR 1% DC 1% Gré/Gré 4% Avenant 0% AOO 31% DC 46% AOR 7% AOO 94% En nombre En valeur DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 53

54 EXERCICE 2012 Modes de passation de marchés Appel d offres ouvert (AOO) Appel d offres restreint (AOR) Demande de Proposition (DP) Demande de Cotation (DC) Entente directe (Gré/Gré) Typologie des marchés présentés Typologie des marchés revus Taux de couverture % Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant ,33% 90,66% ,00% 100,00% ,00% 99,33% Avenant TOTAL % 91% DC 15% Gré/Gré 10% DC 0% Gré/Gré 6% AOO 75% AOO 94% En nombre En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 54

55 Marchés non revus 40% Marchés revus 60% Marchés non revus 9% Marchés revus 91% En nombre En valeur CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET EN VALEUR Gré/Gré 8% DC 1% Gré/Gré 6% DC 25% AOO 67% AOO 93% En nombre En valeur DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR 55

56 4.3.2 MARCHES CONCLUS PAR GRE A GRE EXERCICE 2011 ACHAT DE GRE A GRE DE MEDICAMENTS DE SPECIALITES DNCMP/288/F/2011 Financement Date de transmission de la demande d ANO à DNCMP pour un marché de gré à gré Date d ANO de la DCMP sur l ED Date de transmission du DAO à la DNCMP pour ANO Fonds propres de la MFP 15 juillet 2011 par lettre 574/DG/NK.F/604/201 Lettre N 549/1172/RN/CSF du 20 juillet juillet 2011 par lettre 574/DG/NY.R/597/2011. Le DAO pour un gré à gré a été transmis à la DNCMP pour revue à une date antérieure à la demande d autorisation Date de transmission des lettres d invitation aux candidats short listés Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres Lettres d invitation non classées 16 août Date d ouverture des plis 16 août 2011 Période de validité des offres Date de l évaluation technique Non précisée dans le DAO Du 25 au 31 août et le 7 septembre 2011 Date d attribution 13 septembre 2011 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution 14 septembre 2011 Date d ANO de la DCMP 27 septembre

57 sur le rapport d analyse et procès verbal d attribution Date de publication de l attribution provisoire Date d ANO de la DCMP sur le projet de contrat Date de souscription Date d approbation Date de notification Garantie de soumission en FBU Délai d exécution Attributaires Support de publication non classé dans le dossier de marché Non formalisé Lettres de marché non classées dans le dossier Lettres de marché non classées dans le dossier Lettres de notification non classées FBU 7 jours Montants ALCHEM MULTIPHAR Non conformités FBU FBU Les lettres d invitation à soumissionner adressées aux candidats short-listés ne figurent pas dans le dossier de marché. Le DAO ne mentionne pas le délai de validité des offres. Il s agit d une information importante susceptible d impacter le coût de l achat au cas où les lettres de commande sont notifiées après la période de validité des offres. Les étapes préalables à la formulation de la demande d autorisation de passer un marché par entente directe ne sont pas respectées notamment : o la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l effet de statuer sur l opportunité du choix de la procédure d entente directe en présence d un observateur indépendant. Les documents de suivi de l exécution du marché initial non honoré par son attributaire pourraient être examinés en vue d être annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise en demeure, lettre de résiliation) pour justifier la 57

58 demande d autorisation de contracter par entente directe sous le couvert de l extrême urgence d exécuter un marché en lieu et place d un titulaire défaillant (article 40 du CMP) ; o la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés, d un rapport spécial à l issue de cette réunion ; o la rédaction, par l observateur indépendant, d un rapport séparé. La hausse de la consommation des médicaments du fait de l obligation faite aux affiliés de passer par les officines de la MFP, le nombre important de produits sans soumissionnaires lors des AO et la défaillance de certains attributaires ont été invoqués à l appui de la demande. Ces motifs doivent être actés par des documents probants (lettres de résiliation, références des DAO infructueux et liste des médicaments y relatifs) qui doivent être les supports venant en appui de la demande d autorisation de passer un marché par entente directe. La Commission de Passation de Marchés qui a opéré sur cette procédure n a pas été constituée conformément au CMP. De nombreuses pièces de marché ne sont pas classées dans le dossier. Recommandations Se conformer aux dispositions de l article 42 du CMP. Se conformer aux dispositions légales et règlementaires qui encadrent la présence des observateurs indépendants aux différentes phases de la passation des marchés. Veiller au classement exhaustif des pièces de marché. Commentaires l Autorité Contractante Appréciation de La lettre d Invitation à soumissionner existe (voir DAO au point 3 : Participation) et la lettre n 574/DG/703/2011 portant éclaircissement sur la durée de validité des offres. Le mode de passation a été guidé par l urgence des besoins de santé publique pour pallier aux ruptures de stocks de médicaments. Une autorisation de passer un marché de gré à gré a été donnée par la DNCMP (correspondance n 549/1172/RN/CSF/2011) conformément à l article 40 alinéa 4 en réponse à la correspondance 574/DG/NK.F/604/2011 de l autorité contractante. Le manque de certaines pièces est dû au problème de classement des dossiers et est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. du Nous prenons bonne note de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans 58

59 Consultant notre rapport provisoire. EXERCICE 2012 ACHAT DE GRE A GRE FOURNITURE DE MEDICAMENTS GENERIQUES DNCMP/281/F/2012 Financement Fonds propres de la MFP Date d ANO de la DCMP sur l ED Date de transmission du DAO à la DNCMP pour Lettre N 549/1500/CSF du 1 er août

60 ANO Date de transmission des lettres d invitation aux candidats short listés Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres - 16 août Date d ouverture des plis 16 août 2011 Période de validité des offres Non précisée dans le DAO Non conformités Les lettres d invitation à soumissionner adressées aux candidats short listé ne figurent pas dans le dossier de marché. Les étapes préalables à la formulation de la demande d autorisation de passer un marché par entente directe ne sont pas respectées notamment : o la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l effet de statuer sur l opportunité du choix de la procédure d entente directe en présence d un observateur indépendant. Les documents de suivi de l exécution du marché initial non honoré par son attributaire pourraient être examinés en vue d être annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise en demeure, lettre de résiliation) pour justifier la demande d autorisation de contracter par entente directe sous le couvert de l extrême urgence d exécuter un marché en lieu et place d un titulaire défaillant (article 40 du CMP) ; o la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés, d un rapport spécial à l issue de cette réunion ; o la rédaction, par l observateur indépendant, d un rapport séparé. La hausse de la consommation des médicaments du fait de l obligation faite aux affiliés de passer par les officines de la MFP, le nombre important de produits sans soumissionnaires lors des AO et la défaillance de certains attributaires ont été invoqués à l appui de la demande. Ces motifs doivent être actés par des documents probants (lettres de résiliation, références des DAO infructueux et liste des médicaments y relatifs) qui doivent être les supports venant en appui de la demande d autorisation de passer un marché par entente directe. 60

61 La Commission de Passation de Marchés qui a opéré sur cette procédure n a pas été constituée conformément au CMP. Recommandations Se conformer aux dispositions de l article 42 du CMP. Commentaires l Autorité Contractante Appréciation Consultant de du Une autorisation de passer un marché de gré à gré a été donnée par la DNCMP conformément à l article 40 alinéa 4. Les observations de l auditeur où il évoque une correspondance de la MFP n DG/1632/2012 du 3 avril 2012 adressée à la DNCMP l invitant à désigner un représentant pour assister à une séance d ouverture des plis prévue le 16 aout2011 manquent de cohérence et ne permettent pas de faire un quelconque avis. Nous prenons bonne note de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. GRE A GRE DNCMP/282/F/2012 FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE PANSEMENT A SES PHARMACIES Date de demande d autorisation à la - DNCMP pour un marché de gré à gré Date d ANO de la DNCMP - Date de l avis portant gré à gré Non daté Date limite de dépôt des offres 13 août 2012 Délai de préparation des offres - Date d ouverture des plis 13 août 2012 Garantie de soumission Période validité des offres Date de l évaluation FBU Non précisée PV non transmis Date d attribution 22 août 2012, PV établi le 23 août 2012 Demande d ANO sur la proposition d attribution 23 août 2012 Non objection de la DNCMP sur 29 août

62 l attribution du marché Date de notification d attribution Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date de souscription Date d approbation Date d immatriculation Date de notification du marché Restitution des garanties d offres Non transmises Non transmise Non classée dans le dossier Contrats non transmis Contrats non transmis Contrats non transmis Contrats non transmis Non transmises Délai d exécution Attributaire s ABACUS PHARMA ALCHEM INDUSTRIES 7 jours ouvrables dès réception de la lettre de commande 8 items FBU 15 items FBU CHIMIO 15 items FBU MULTIPHAR 65 items FBU Montant total du marché en FBU FBU (103 items) Non conformités La demande d autorisation à la DNCMP pour passer le marché de gré à gré et sa lettre portant autorisation n ont pas été jointes au dossier. Par conséquent, nous ne connaissons pas les motifs qui ont motivé ce gré à gré. L avis portant sur le gré à gré n est pas daté. Aucune lettre d invitation adressée aux fournisseurs pressentis n a été versée au dossier, de ce fait, la date de saisie de ces derniers n a pas été portée à notre connaissance. Cet avis ne précise pas la durée de validité des offres (article 44.h) du CMP) et celle de la garantie de soumission. Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Il ne requiert pas non plus la garantie de 62

63 bonne exécution en violation de l article 95 du CMP. Nous avons relevé une disposition abusive de l avis d appel d offres au point 12 sur l offre financière qui indique «éliminer le fournisseur qui n a pas atteint un minimum de BIF sur l ensemble des postes gagnés, sauf pour les postes où il est le seul soumissionnaire, proposer l attribution au deuxième moins disant pour les produits dont les fournisseurs n ont pas atteint un minimum de BIF». Ceci constitue une entrave aux principes d égalité de traitement des candidats et de libre accès à la concurrence. Le nombre de membres (trois) qui ont analysé les offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». Le procès verbal d analyse n a pas été mis à notre disposition. Le procès verbal d attribution indique que Monsieur Alexis Barungura est président de la SCA et membre de la CPM, cependant, il ne figurait pas dans la liste des membres de la CPM nommés le 07 août 2012 par lettre N 574/CGMP/170/2012 et devant statuer pour ce marché. Ce même PV ne relate pas les noms des attributaires et les montants auxquels les items ont été attribués. Les lettres de notification d attribution et d information pour les items pour lesquels ils n ont pas été retenus n ont pas été mises à notre disposition. Ces lettres d information indiquent les motifs du rejet de leurs offres, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les offres, les documents liés à l exécution (contrats, factures, rapports émis par le consultant ) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations Se conformer aux dispositions des articles 42, 44 et 68 du CMP. Se conformer à l article 19 du décret 100/123 du 11 juillet Veiller au classement et à l archivage exhaustif des pièces de marchés. Commentaires de l Autorité Contractante Liste des soumissionnaires à consulter existe bel et bien dans le DAO. Le PV d analyse existe et est versé dans le dossier. Le PV d analyse existe et la lettre désignant Mr BARUNGURA Alexis comme membre de la commission de passation du marché existe et porte 63

64 Appréciation Consultant du le n 574/CGMP/193/2012. Une autorisation de passer un marché de gré à gré a été donnée par la DNCMP conformément à l article 40 alinéa 4. La demande de visa de contrôle à la lettre de commande (projet de marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versés dans le dossier. Nous prenons acte de vos explications. Les pièces citées ci-dessus n étant pas jointes à la réponse de l AC, nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire MARCHES CONCLUS PAR APPEL D OFFRES EXERCICE 2011 APPEL D OFFRES 001/MFP FOURNITURE ET INSTALLATION ET LA MISE EN SERVICE DE 20 ORDINATEURS ET LEURS ACCESSOIRES ET 20 ONDULEURS A LA MFP Date de publication - Date limite de dépôt des offres 03 octobre 2010 Délai de préparation des offres - Date d ouverture des plis 04 octobre 2010 Garantie de soumission Période validité des offres Date de l évaluation technique Date d attribution Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché FBU 90 jours 27 octobre 2010, PV établi le 28 octobre octobre 2010, PV établi le 25 octobre 2010 Lettre non transmise Lettre non transmise Date de notification d attribution - Date de publication de l attribution provisoire Non publiée 64

65 Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date de souscription et de signature du contrat Date d immatriculation Non transmise Non classée dans le dossier 26 novembre 2010 Non inscrite dans la lettre de marché Date de notification du marché - Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en BIF 60 jours calendaires à compter de la réception de la lettre de commande dûment signée par les deux parties contractantes MI - SOFT FBU TVAC Non conformités De nombreuses déficiences ont été notées dans le classement et l archivage des documents de marchés. Par exemple, la demande d avis de non objection sur le projet de DAO n est pas classée dans le dossier de marché ; sous ce rapport, nous notons encore que la DNCMP ne formalise pas non plus sa non objection sur les projets de DAO qui lui sont soumis. Elle se limite à attribuer un numéro au DAO. Le support de publicité de l avis d appel d offres n est pas classé dans le dossier de marché. La MFP doit faire la preuve qu elle s est conformée à l article 47 du CMP sur l obligation de publicité ; l examen du support de publicité permet également d apprécier les délais accordés aux candidats pour préparer leurs offres et la conformité dudit délai avec l article 48 du CMP. L AAO inséré dans le DAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de soumission. Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent l indication de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Dans la conduite de l évaluation des offres, la sous-commission d analyse a comparé les offres de base des autres candidats techniquement qualifiés à la variante N 5 du soumissionnaire CSI. Il s agit d une entorse à la règlementation car non seulement, le règlement de la consultation n autorisait pas expressément la présentation d une ou de plusieurs variantes mais, le cas échéant, la comparaison devait 65

66 d abord se faire entre les offres de base puis dans un deuxième temps avec la variante du candidat ayant fait l offre de base conforme la moins disante. L effectif de la sous-commission d analyse n est pas conforme aux prescriptions de l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». Les lettres de notification de l attribution provisoire et d information des candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché ; il s agit d exigences des articles 67 et 68 du CMP auxquels il convient de se conformer. Le délai de trois jours à compter de la notification de la lettre de marché, accordé aux titulaires pour constituer la garantie de bonne exécution n est pas conforme aux dispositions de l article 97 du CMP auquel il convient de se conformer et qui fixe ce délai à 20 jours. La lettre de désignation des membres de la CPM n a pas été jointe au dossier. Le procès verbal d attribution du 22 octobre 2010 avant ré analyse des offres, soulève la non-conformité de l attestation du NIF produite par le soumissionnaire CSI qui n a en fait pas remis la copie de la dite pièce. La CPM a donc par la suite suggéré la ré analyse des offres et demander à CSI de fournir cette pièce en bonne et due forme. Cependant, le RPAO ayant précisé en son point 1 que l absence ou la non-conformité des documents requis dont le NIF entraîne le rejet pur et simple de l offre donc il ne peut y avoir de dérogation en faveur d un soumissionnaire pour rendre son offre conforme. Par conséquent, l offre de CSI devait être éliminée à l examen préliminaire des offres conformément aux termes du DAO. A la ré analyse des offres le 27 octobre 2010, la sous-commission d analyse a d abord procédé à l analyse des offres de base de MI-SOFT et BUSTEC sans intégrer celle de CSI dont les offres variantes ont été analysées dans un tableau séparé. Selon les principes de base des variantes, seule la variante du soumissionnaire ayant proposé l offre de base évaluée conforme et moins disante peut être prise en considération. Notons que le DAO n était pas très précis sur la prise en compte des variantes à l évaluation des offres tel stipulé par les dispositions de l article 64 du CMP. Nous précisons que les soumissionnaires doivent clairement faire la distinction entre leurs offres de base et les variantes proposées. Les offres de base doivent dans un premier temps être comparées donc les variantes n auraient pas dû être ouvertes. 66

67 Recommandations Veiller au classement et à l archivage exhaustif des documents de marchés. Il serait souhaitable que toutes les interactions entre la DNCMP et les autorités contractantes soient matérialisées par des écrits qui non seulement sont une exigence pour la traçabilité mais constituent de véritables outils de formation et d appréciation de la valeur ajoutée de la DNCMP. Se conformée à l article 47 du CMP sur l obligation de publicité et à l article 48 du CMP sur les délais de préparation des offres. Mentionner dans l AAO la date limite de validité de la garantie de soumission. Ne pas ouvrir les variantes en même temps que les offres de base. Par ailleurs, seule la variante du candidat ayant présenté l offre de base conforme et la moins disante doit être ouverte. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Se conformer aux articles 67 et 68 du CMP. Se conforme aux dispositions de l article 97 du CMP. Effectuer le contrôle de la conformité administrative conformément aux dispositions du DAO. Commentaires de l Autorité Contractante Se conformer aux dispositions de l article 64 du CMP. Le PV de passation portant le numéro 574/DAF/NTA.A/486/2010 existe bel et bien dans le dossier de passation du marché. Le mode de calcul des pénalités de retard existe dans la lettre de marché au niveau de l article 8, page 3. La commission souligne cependant que ce marché est en dehors du champ d audit car la lettre de commande n 574/CGMP/929/2010 du 26/11/2010 montre que le marché ne faisait pas objet de l audit des exercices 2011 et 2012 quoi que le paiement ait eu lieu en février Appréciation Consultant du Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 67

68 APPEL D OFFRES MFP/3/T/2011 CONSTRUCTION D UNE GUERITE, MUR DE SEPARATION, LA REHABILITATION DU GARAGE ET UNE PARTIE DE LA CLOTURE DE L IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP Date de publication Non transmis Date limite de dépôt des offres 06 septembre 2011 Délai de préparation des offres - Date d ouverture des plis 06 septembre 2011 Garantie de soumission Non requise Période validité des offres - Date de l évaluation technique 19 septembre 2011 Date d attribution Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché PV non transmis Lettre non transmise Lettre non transmise Date de notification d attribution - Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription et de signature 03 octobre

69 du contrat Date d approbation - Date d immatriculation - Date de notification du marché - Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en BIF Non publié 30 jours calendaires maximum dès la notification de l ordre de service de commencer les travaux COTRAC Contrat : BIF TVAC Plus travaux supplémentaires : FBU Non conformités Le support de publicité de l avis d appel d offres n est pas classé dans le dossier de marché. La MFP doit faire la preuve qu elle s est conformée à l article 47 du CMP sur l obligation de publicité ; l examen du support de publicité permet également d apprécier les délais accordés aux candidats pour préparer leurs offres et la conformité dudit délai avec l article 48 du CMP. Le DAO ne mentionne pas la date limite de validité des offres en violation de l article 44 alinéa h) du CMP relatif au contenu de l AAO. Le DAO mentionne que «dès la notification du marché, l attributaire dispose d un délai de 5 jours pour entrer en contact avec la MFP en vue de la négociation et de la signature du marché. Cette négociation a été à nouveau évoquée en fin d analyse des offres, cependant, nous rappelons que la négociation est proscrite pour ce type de marché conformément à l article 71 du CMP. A l examen du rapport d analyse, nous avons noté lors de l examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l appréciation de l exhaustivité, de la recevabilité et de la conformité pour l essentiel des offres, une confusion avec l examen des critères de qualification, néanmoins, nous constatons que cette distinction n avait pas été faite dans le DAO. Nous avons noté que des critères relatifs à la qualification (attestation de non faillite, références techniques, attestations de bonne fin d exécution, copies de contrats) ont été utilisés dès l examen préliminaire alors que l examen de la qualification des candidats vient ex post. Seules les divergences techniques et commerciales majeures peuvent entrainer le rejet d une offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre 69

70 l objectif de l achat envisagé si l offre est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement conformes. A la fin de l analyse des offres, la sous commission d analyse a émis une proposition d attribution alors que son rôle est d évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une proposition d attribution à la PRM conformément à l article 62 du CMP. L article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. De plus, l article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. L article 16 du contrat ne précise pas la base et le mode de calcul des pénalités de retard mais renvoie plutôt aux dispositions légales et réglementaires des marchés publics. L AC devrait apporter plus de précision à cette clause en déterminant le mode de calcul de ces pénalités. Le procès verbal d attribution du marché n a pas été versé au dossier. La lettre de notification d attribution n est pas jointe au dossier. Les lettres d information des candidats non retenus n ont pas été non plus classées dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le lot a été attribué conformément à l article 68 du CMP. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. Les documents liés à l exécution (garantie de bonne exécution, factures, PV de réception) du marché n ont pas été versés au dossier. L ordre de transfert ou virement N du 23 janvier 2012 joint au dossier porte sur un montant de FBU alors que le contrat avait enregistré un montant de FBU, soit une différence de FBU. Une annotation a été faite sur cet ordre de virement pour expliquer qu il y a eu un supplément de FBU qui ne correspond toujours pas au gap cité ci-dessus et qui n est pas justifié dans 70

71 le dossier. Recommandations Se conformer aux articles 47 et 48 du CMP. Se conformer à l article 71 du CMP. Ne pas examiner les spécifications techniques au stade du contrôle de la recevabilité des offres. Se conformer à l article 62 du CMP. Se conformer à l article 97 du CMP qui stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. Apporter plus de précisions à la clause du contrat portant sur le mode de calcul des pénalités de retard sur la base des prestations non livrées. Se conformer aux articles 67, 68 et 76 du CMP. Formaliser les avenants aux contrats. Commentaires de l Autorité Contractante Les critères de qualification étaient définis dans le DAO dès l évaluation administrative des offres (cfr le DAO au niveau des conditions de participation). Quant à la proposition d attribution par la Sous-commission d analyse des offres, l autorité contractante s est appropriée du rapport de la souscommission d analyse des offres. Les documents liés à l exécution du marché (GBE, Factures, PV de réception) existent dans les services de comptabilité, ils ne figuraient pas parmi les documents ciblés sur terrain par l auditeur. Appréciation Consultant du Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Pour le surplus de paiement constaté par rapport montant de la lettre de marché, des travaux supplémentaires ont été faits. Nous prenons acte de vos explications. Les pièces citées ci-dessus n étant pas jointes à la réponse de l AC, nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 71

72 APPEL D OFFRES MFP/4/T/2011 CONSTRUCTION DE LA CLOTURE DE L IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP Date de publication Non transmis Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres Date d ouverture des plis Garantie de soumission Période validité des offres Date de l évaluation technique Date d attribution Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché Date de notification d attribution Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat 15 septembre septembre 2011 Non requise - 28 septembre 2011 PV non transmis Lettre non transmise Lettre non transmise - Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription et 14 octobre

73 de signature du contrat Date d approbation - Date d immatriculation - Date de notification du marché Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en BIF Non conformités - Non publié 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande dûment signée par les deux parties contractantes SETAACO BIF TVAC Le support de publicité de l avis d appel d offres n a pas été joint au dossier. Le DAO ne mentionne pas la date limite de validité des offres en violation de l article 44 alinéa h) du CMP relatif au contenu de l AAO. Le DAO mentionne que «dès la notification du marché, l attributaire dispose d un délai de 5 jours pour entrer en contact avec la MFP en vue de la négociation et de la signature du marché. Cette négociation a été à nouveau évoquée en fin d analyse des offres, cependant, nous rappelons que la négociation est proscrite pour ce marché conformément à l article 71 du CMP qui stipule «Sauf dans le cadre des procédures par entente directe, et en matière de marchés de prestations intellectuelles, aucune négociation n a lieu entre l Autorité Contractante et le soumissionnaire ou l attributaire sur l offre soumise. L Autorité Contractante peut cependant vérifier que l attributaire provisoire détient toujours les qualifications requises». Le nombre de membres (trois) désignés pour l analyse des offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». A l examen du rapport d analyse, nous avons noté lors de l examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur l appréciation de l exhaustivité, de la recevabilité et de la 73

74 conformité pour l essentiel des offres, une confusion avec l examen des critères de qualification, néanmoins, nous constatons que cette distinction n avait pas été faite dans le DAO. Nous avons noté que des critères relatifs à la qualification (références techniques, attestations de bonne fin d exécution, copies de contrats) ont été utilisés dès l examen préliminaire alors que l examen de la qualification des candidats vient ex post. Seules les divergences techniques et commerciales majeures peuvent entrainer le rejet d une offre au stade de la revue préliminaire. Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de ne pas atteindre l objectif de l achat envisagé si l offre est retenue ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement conformes. A la fin de l analyse des offres, la sous commission d analyse a émis une proposition d attribution alors que son rôle est d évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une proposition d attribution à la PRM conformément à l article 62 du CMP. L article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. De plus, l article 97 du CMP stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. Le procès verbal d attribution du marché n a pas été versé au dossier. La lettre de notification d attribution n est pas jointe au dossier. Les lettres d information des candidats non retenus n ont pas été non plus classées dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le lot a été attribué conformément à l article 68 du CMP. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. A l issue de l analyse des offres, la sous-commission avait rejeté les offres de EFC SANURA et SETAACO donc l offre de COTRAC avait été classée premier car étant moins disante. 74

75 Cependant, le contrat a été signé avec SEETACO pour le montant de son offre, n ayant pas le procès verbal d attribution à notre disposition, nous ne sommes pas en mesure d apprécier ces modifications. Les documents liés à l exécution (garantie de bonne exécution, PV de réception) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations Veiller au respect des articles 44, 47 et 48 du CMP. Se conformer à l article 71 du CMP. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Ne pas examiner les spécifications techniques au stade du contrôle de la recevabilité des offres. Se conformer à l article 62 du CMP. Se conformer à l article 97 du CMP qui stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. Veiller à l archivage exhaustif des pièces de marché. Commentaires de l Autorité Contractante Il s agissait d une consultation restreinte qui ne nécessitait pas de support de publicité. La liste des soumissionnaires contactés avec leurs signatures est versée dans le dossier. Les critères de qualification étaient définis dans le DAO dès l évaluation administrative des offres (cfr le DAO au niveau des conditions de participation). Quant à la proposition d attribution par la Sous-commission d analyse des offres, l autorité contractante s est appropriée du rapport de la sous-commission d analyse des offres. Pour l attribution du marché à SETAACO au lieu de COTRAC classé premier, il y a eu ré analyse des offres par la Commission de Passation du Marché (voir rapport n 574/CGMP/957/2011 du 05 octobre 2011 de la Commission de Passation du Marché). Les documents liés à l exécution du marché (GBE, Factures, PV de réception) existent et sont versés dans le dossier, ils ne figuraient pas parmi les documents ciblés sur terrain par l auditeur. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la 75

76 Appréciation Consultant du formation par un expert de l ARMP. Nous prenons bonne note de vos explications. Nous avons évoqué la publicité relative à ce marché car le montant du marché dépassait le seuil de passation de FBU pour les travaux, de ce fait, une demande de cotation ne pouvait être faite, un appel d offres en bonne et due forme aurait dû être fait. En sus de cela, les pièces citées ci-dessus n étant pas jointes à la réponse de l AC, nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. APPEL D OFFRES OUVERT INTERNATIONAL - DNCMP/160/F/2011 FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE PANSEMENT AUX PHARMACIES DE LA MFP Financement Date de transmission du DAOI N Fonds propres de la MFP La lettre de transmission du projet de DAO à la DNCMP pour examen préalable n est pas classée dans le dossier de marché 76

77 DNCMP/38/F/2011 Date d ANO de la DCMP sur le DAO Date de publication de l AAO Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres La DNCMP ne formalise pas son ANO sur le Projet de DAO 20 avril 2011 d après le DAO le support de publication n est pas classé dans le dossier de marché 7 juin jours Date d ouverture des plis 7 juin 2011 Période de validité des offres Date de l évaluation technique Demande de non objection sur le rapport d analyse Date d ANO de la DCMP sur le rapport d analyse et procès verbal d attribution Date de publication de l attribution provisoire 90 jours Rapport d évaluation non classé 30 juin 2011 ANO de la DNCMP N 549/1170/RN/CSF/2011 en date du 19 juillet 2011 Modification de la non objection par lettre DNCMP N 549/1998/RN/CSO/2011 en date du 27 octobre 2011 suite au retrait du marché de deux produits initialement attribués à IBIS PH Non publié Date d ANO de la DCMP sur le projet de contrat Date de souscription Non formalisée Non mentionnée dans les lettres de marché Date d approbation 11, 23, 24 août 2011, 3 octobre 2011 Date d immatriculation Date de notification Date de publication de l avis d attribution définitive Non immatriculé Lettres de notification non classées Non publié 77

78 Garantie de soumission en FBU Garantie de bonne exécution Délai d exécution Attributaires Les copies garanties de soumission produites par les soumissionnaires ne sont pas classées dans les dossiers de marché 5% Les copies des garanties de bonne exécution produites par les attributaires ne sont pas classées dans les dossiers de marché 1 an 3 livraisons Montants ALCHEM DISPOPHARM ,9 euros HUMAN BURUNDI IBISPHARMA ,400 EUROS LIFE PHARMA MULTIPHAR contrat non classé dans le dossier d marché PHARMA CDI , 300 EUROS SANOFI ,70 EUROS SOFAREX contrat non classé dans le dossier de marché TOTAL Non conformités ,96 EUROS Le rapprochement entre le tableau de vérification de la conformité technique et le tableau de comparaison des offres financières a permis de noter que sur le produit N 4, LIFE PHARMA n a pas été évalué financièrement alors qu elle est conforme techniquement, La sous-commission d analyse a proposé l attribution du poste 512 relatif au tensiomètre électrique à SOFFAREX à condition qu il en livre un ayant les mêmes caractéristiques que celui de ALCHEM. Il s agit d un abus de la SCA car dès lors que le tensiomètre proposé par SOFAREX avait été jugé conforme techniquement, il n y a pas de raison de lui imposer le même que celui du second moins disant. Dans sa conclusion, la sous-commission d analyse «propose à la DNCMP d attribuer le marché conformément au contenu de l annexe 4». La sous-commission d analyse évalue, fait le classement des offres et transmets son rapport d analyse à la Commission de Passation des Marchés de la MFP qui fait une proposition d attribution à et non à la DNCMP. 78

79 Les documents de suivi de l exécution du marché ne sont pas classés. Recommandations Conduire l évaluation financière des offres conformément aux résultats de l évaluation de la conformité technique. Commentaires l Autorité Contractante de Ne pas susciter des substitutions de produits qui faussent les conditions initiales de la concurrence. Veiller à l archivage et au classement exhaustif des pièces de marchés -Pour le Poste 4, le soumissionnaire LIFEPHARMA a confondu le poste 4 avec le poste 5. Ce point a été souligné par la souscommission d analyse des offres (Rapport d analyse n 574/DG/518/2011 du 24 juin 2011). Pour le poste 512 attribué à SOFAREX en recommandant de livrer des items ayant les mêmes spécifications techniques que l item d ALCHEM; l équipe de lecture prend acte de l observation de l auditeur. Quant à la conclusion de la sous-commission d analyse des offres proposant l attribution du marché; la commission prend acte de l erreur de la SCTAO mais signale que c est l Autorité Contractante qui a proposé l attribution du marché à la DNCMP. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Appréciation du Consultant Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 79

80 APPEL D OFFRES NATIONAL DNCMP/334/F/2011 ACHAT D IMPRIMES (MARCHE RELANCE) Date de transmission du projet de DAO - N DNCMP/334/F/2011 Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 2 ème procédure : 14 décembre 2011 Date limite de dépôt des offres 2 ème procédure : 16 janvier 2012 Délai de préparation des offres 32 jours Date d ouverture des plis 1 ère procédure : 24 octobre ème procédure : 16 janvier 2012 reportée au 23 janvier 2012 Garantie de soumission - Période validité des offres Date de l évaluation technique 90 jours 2 ème procédure : Non daté Date d attribution 1 ère procédure : 28 novembre 2011, PV fait le 30 novembre

81 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché Date de notification d attribution Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat 2 ème procédure : 09 avril 2012 (sans Papeterie Internationale) 1 ère demande : non transmise 2 ème demande : 12 avril 2012 (sans Papeterie Internationale) 1 er ANO : 16 mars 2012 (avec Papeterie Internationale) 2 e ANO (sans Papeterie Internationale : 08 mai 2012 Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 29 mars 2012 INGENI et GRAPEX : 31 mai 2012 Non publiée Non transmises Non classée dans le dossier Date de souscription Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 10 avril 2012 INGENI et GRAPEX : 05 juillet 2012 Date d approbation Nimpagaritse M. Goreth et GRAPEX : 10 avril 2012 INGENI et GRAPEX : 05 juillet 2012 Date d immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché Date de notification du marché - Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Non transmises Non publié Délai d exécution Attributaires Nimpagaritse M Goreth 60 jours calendaires après réception de la lettre de commande Article 10 : Blocs FBU TVAC d hospitalisation GRAPEX ( FBU TVAC) Article 4 : Cartes bleues pour affiliés ordinaires Article 5 : Cartes roses pour affiliés militaires papier en carton FBU TVAC FBU TVAC 81

82 INGENI ( FBU TVAC) Article 16 : Blocs de feuille de maladies CDS Article 17 : Cartes vertes sur papier en carton Article 3 : Blocs de bons de facture militaire Article 6 : Blocs d attestation provisoire Article 8 : Blocs de carnets de reçu Article 11 : Blocs de bon de facture pharmaceutique Article 13 : Blocs de livres de caisse Article 14 : Blocs de carnet de bon de commande Article 15 : Blocs d hospitalisation Article 18 : Blocs de bons de soin Article 20 : Blocs de formulaires de demande de carte Article 7 : Blocs d hospitalisation Article 1 : Blocs de bon de fourniture Article 2 : Blocs de feuilles de maladies simples Article 12 : Fiches d immatriculation sur carton rose Article 19 : Cartes jaunes pour affiliés étudiants Article 9 : Blocs carnet médecin conseil FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU VAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC 82

83 Montant total du marché en FBU FBU TVAC Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. L AAO relatif à la relance de ce marché ne mentionne ni le montant ni la date limite de validité de la garantie de soumission alors que dans la procédure antérieure, il était requis une garantie de soumission si l on se réfère au tableau de vérification des pièces administratives du procès verbal d ouverture du 24 octobre Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Le nombre de jours imparti aux candidats potentiels pour adresser éventuellement leurs demandes d éclaircissements et à l AC pour répondre à ces dernières n a pas été précisé dans le DAO. Le PV d analyse relatif à la première procédure n a pas été joint au dossier. Cette procédure a été relancée car au terme de l évaluation de la première procédure d appel d offres, la sous-commission d analyse tout comme la Commission de Passation des Marchés avaient décidé de déclarer l appel d offres infructueux et de le relancer au motif que les prix proposés par l unique candidat qualifié étaient excessifs. Il convient de préciser que la notion d offre inacceptable, excessive ne se conçoit que dans deux cas de figures : soit les conditions prévues pour l exécution du marché ne sont pas conformes à une exigence de la législation ou la règlementation en vigueur, soit l offre excède de manière sensible l évaluation prévisionnelle des besoins à satisfaire et les crédits budgétaires alloués au marché faisant que l autorité contractante ne pourra pas financer l acquisition. Nous ne sommes dans aucun de ces cas de figure puisque l examen du PPM nous a permis de noter que des crédits de FBU non encore consommés ont été dégagés sur cette ligne budgétaire. Dès lors, la MFP n était pas fondé à déclarer cet appel d offres infructueux pour le relancer. Il y a lieu de définir, dans le cadre de la révision du CMP, l offre excessive. Par ailleurs, nous avons noté que la décision de déclarer l appel d offres infructueux n a pas été publiée pour se conformer aux exigences de l article 61 du CMP. Sous ce rapport, nous 83

84 estimons qu il y a lieu de mieux encadrer cette déclaration d infructuosité en la soumettant à l avis préalable de la DNCMP. L effectif de la sous-commission n est pas conforme aux prescriptions de l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». L examen du rapport d analyse des offres a permis de noter que le marché a été attribué par article alors que le point N 1 du RPAO indiquait que le marché est constitué d un lot unique. En l absence de précisions, ce lot unique est réputé indivisible et aurait dû être attribué comme tel. L attribution par article a entrainé le désistement d un candidat qui a justifié sa décision par le fait que les prix qu il a proposés pour les articles dont il est attributaire l ont été dans une optique de dévolution du marché en un lot indivisible. En attribuant le marché par article, la MFP a fait des sous-lots en cours d évaluation en violation du principe d intangibilité des critères d évaluation et d attribution du marché. Les lettres d information des candidats non retenus ne sont pas classées dans le dossier de marché. Ces lettres doivent indiquer les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, les informer sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. Les lettres de mainlevée des garanties de soumission n ont pas non plus été mises à notre disposition. Le délai d exécution indiqué dans le DAO était de 30 jours après la notification de la lettre de commande alors que les contrats signés avec les soumissionnaires mentionnent un délai maximum de 60 jours calendaires. Le modèle de contrat annexé au DAO ne doit pas être modifié en cours de procédure. L article 10 de la lettre de marché exige des titulaires, la constitution de la garantie de bonne exécution dans les 15 jours qui suivent la notification de la lettre de commande en violation de l article 97 du CMP. Le procès verbal d ouverture portant sur le marché relancé n a pas été versé au dossier. Dans le PV d analyse, le contrôle des spécifications techniques du matériel offert n est pas formalisé dans un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur les projets de marché, les offres, les documents liés à l exécution (factures, bons d expédition, PV de réception) et au règlement (chèque ou ordre de 84

85 virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations Formaliser l ANO sur le projet de DAO. Mentionner le montant de la garantie de soumission de l AAO et sa durée de validité. Préciser dans le DAO les dates limites de transmission des demandes de clarifications par les candidats et de réponse de l autorité contractante ; l utilisation des dossiers-types permet de circonscrire ce risque. Veiller à l archivage et au classement exhaustif des pièces de marché. Mieux encadrer la déclaration d infructuosité en la soumettant à l avis préalable de la DNCMP. Se conformer aux prescriptions de l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Ne pas opérer un sous-allotissement en cours d évaluation des offres. Se conformer à l article 68 du CMP. Veiller à la cohérence interne des documents de passation. Veiller au respect de l article 97 du CMP. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive doit être effectuée conformément aux articles 67 et 76 du CMP. Formaliser dans un tableau récapitulatif de toutes les spécifications du cahier des charges, le contrôle de la conformité technique. Commentaires de l Autorité Contractante La demande d avis de non objection pour republication a été formalisée (correspondance 574/CGMP/1235/2011). Il en est de même pour l avis de non objection (correspondance n 549/2257/O.N/CSF/2011). Par ailleurs, l octroi du numéro de publication est considéré comme un avis de non objection. Le PV d analyse de la première procédure existe et porte le numéro 574/CGMP/1158/2011. Par rapport au rejet de l offre d un soumissionnaire jugée excessive, le soumissionnaire a reconnu que son offre était surévaluée et a demandé la négociation pour revoir son offre financière à la baisse. Cette proposition a été rejetée aussi bien par l autorité contractante (574/DG/NT.A/04/2011) que par l Autorité de Régulation des 85

86 Appréciation Consultant du Marchés Publics (voir ARMP/DG/769/LM/2011) car contraire aux dispositions du Code des Marchés Publics. En sus, l autorité contractante a obtenu la non-objection pour la relance du marché (549/2257/O.N/CSF/2011). Par rapport à l effectif de la sous-commission d analyse qui doit comporter en plus du président, quatre autres membres et l attribution du marché par article au lieu de lot; l équipe de lecture prend acte de l observation. Par rapport aux lettres d information des candidats non retenus, l équipe de lecture, cependant par rapport aux lettres de main levée de garantie de soumission, les soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié. Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi. Par rapport au délai d exécution de 60 jours dans le lettre de marché au lieu de 30 jours indiqués dans le DAO et le délai de garantie de bonne exécution à constituer dans les 20 jours au lieu de 15 jours ; la commission prend acte de l esprit des dispositions règlementaires. Cependant, l article de référence pour la constitution de la garantie d exécution dans la lettre de marché est l article 10 au lieu de l article 21 inexistant. Quant à la publication des avis d attributions provisoires et définitives, à défaut d un journal ; les intéressés (soumissionnaires) ont été notifiés par l autorité contractante (voir correspondance n 574/CGMP/348/2012). Le PV d ouverture portant sur le marché relancé existe. Les documents liés à l exécution du marché (GBE, Factures, PV de réception) et les offres des soumissionnaires existent et sont versés dans le dossier, ils ne figuraient pas parmi les documents ciblés sur terrain par l auditeur. La demande de non objection pour l attribution du marché et la non objection de la DNCMP existent et portent respectivement les numéros 574/CGMP/421/2012 et 549/772/O.N/CSF/2012. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 86

87 APPEL D OFFRES NATIONAL MFP/5/T/2011 REFECTION DE L IMMEUBLE SIS A KININDO DE LA MFP Date de publication - Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres 20 septembre Date d ouverture des plis 20 septembre 2011 Garantie de soumission Période validité des offres Date de l évaluation technique Non requise Non précisée 23 septembre 2011 Date d attribution 04 octobre 2011 Date de notification d attribution Date de souscription et de signature du contrat - 14 octobre 2011 Date d approbation - Date d immatriculation Date de notification du marché Non inscrite dans la lettre de marché - Date de publication de Non publié 87

88 l avis définitive d attribution Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en BIF Non conformités 30 jours calendaires à compter de la réception de la lettre de commande dûment signée par les deux parties contractantes SETAACO Marché : BIF TVAC Avenant N 1 : FBU Ce marché fait suite à celui relatif à la construction du mur de clôture de l Immeuble de Kinindo. Deux marchés successifs en l espace de deux mois pour un montant cumulé de FBU avenant compris. Le fractionnement est avéré (article 146 du CMP). Le support de publicité de l avis d appel d offres n a pas été joint au dossier. Aucune lettre d invitation adressée aux candidats pressentis n a été non plus jointe au dossier. La période de validité des offres n a pas été précisée dans le DAO. Le nombre de membres (deux) désignés pour l analyse des offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la souscommission d analyse est composée de quatre autres membres». La lettre de notification d attribution et les lettres d information des candidats non retenus n ont pas été versées au dossier. Le point 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. De plus, l article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. Par la suite, un avenant N 1 d un montant de FBU a été établi par la MFP et signé par les deux parties et portant sur l exécution d une chape lisse en ciment (non teintée) et la prolongation des délais de 15 jours. Nous rappelons qu une clause relative à un avenant n avait pas été prévue dans le contrat initial, de plus, aucune autorisation pour passer cet avenant n a été versée 88

89 au dossier. Le PV de réception des travaux n a pas été mis à notre disposition. Recommandations Le fractionnement des marchés est sanctionné par l article 146 du CMP. Au regard du montant auquel ce marché a été attribué, la publication est requise conformément à l ordonnance 540/1035 du MEF. Préciser dans le DAO la durée de validité des offres ; utiliser les DTAO. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Veiller au respect des articles 67, 68, 76 et 97 du CMP. Formaliser les avenants. Veiller au classement et à l archivage exhaustif des pièces de marché. Commentaires de l Autorité Contractante Il s agissait d une consultation restreinte qui ne nécessitait pas de support de publicité. Concernant la constitution de la GBE, il est bien noté dans la lettre de marché qu elle est constituée après la réception du contrat, donc après l approbation du marché par la PRM (marché contrôlé a posteriori). Le PV de réception définitive des travaux existe et est versé dans le dossier. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Appréciation Consultant du Nous avons évoqué la publicité relative à ce marché car le montant du marché avenant compris dépassait le seuil de passation de FBU pour les travaux, de ce fait, une demande de cotation ne pouvait être faite, un appel d offres en bonne et due forme aurait dû être fait. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 89

90 EXERCICE 2012 APPEL D OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/12/S/2012 RECRUTEMENT D UN BUREAU D ETUDES CHARGE DE LA CONFECTION D UN PLAN ET DU BUDGET, DE LA REDACTION D UN DAO ET DU SUIVI DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION JUSQU'A LA RECEPTION DEFINITIVE D UN IMMEUBLE MULTISERVICE A CINQ ETAGES AVEC ASCENSEUR 90

91 Date de transmission du projet de DAO N DNCMP/12/S/ Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 30 mars 2012 dans Le Renouveau Date limite de dépôt des offres 08 mai 2012 Délai de préparation des offres 38 jours Date d ouverture des plis Offres techniques : 08 mai 2012 Offre financière : 28 mai 2012 Garantie de soumission 10% de l offre du soumissionnaire : Non applicable Période validité des offres 90 jours Date de l évaluation Offres techniques : 24 mai 2012 Offre financière : 29 mai 2012 Date d attribution 30 mai 2012, PV établi le 31 mai 2012 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché 05 juin juin 2012 Date de notification d attribution - Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription 13 juillet 2012 Date d approbation Date d immatriculation Approuvé par le Ministre de la Fonction Publique le 19 juillet 2012 Approbation du Ministre des Finances non datée Non mentionnée dans les lettres de marché Date de notification du marché 20 juillet 2012 Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Non applicable Non publié 91

92 Délai d exécution Attributaire Deux mois calendaires à partir de la date de notification définitive de la lettre de commande Architectural Design Consultants (ADC) Montant total du marché en FBU FBU TTC : Etudes : FBU TVAC Suivi : FBU TVAC ADC : Lettre de commande N 574/139/DG/2012 du 20 juillet 2012 Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Il est requis au point 11 de l avis d appel d offres une garantie de soumission de 10% de l offre du soumissionnaire. Cette clause n aurait pas dû être intégrée au DAO car l article 91 précise qu «Il n est pas demandé de garantie d offre pour les marchés de prestations intellectuelles». Nous rappelons également que le montant de la garantie de soumission doit être compris entre 1 et 3%. Les lettres de désignation des sous-commissions d ouverture et d analyse n ont pas été versées au dossier. La commission de passation des marchés dans son procès verbal de réunion du 31 mai 2012 recommande à la MFP d exiger un ingénieur électricien et un expert environnementaliste dans le contrat. D une part, considérant cette recommandation de la CPM, nous estimons que les TDR n avaient pas été bien définis par l AC et d autre part que ce rajout aura certainement des incidences financières sur le marché alors que ce dernier a déjà été attribué, ceci pose le problème de l intangibilité de l offre car la négociation, bien qu existant dans les marchés de prestations intellectuelles, ne peut en aucun cas, porter sur les prix. A la fin de l analyse des offres financières, la sous-commission d analyse a émis une proposition d attribution alors que son rôle est d évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une proposition d attribution à la PRM conformément à l article 62 du CMP. La lettre de notification d attribution du marché n a pas été mise à notre disposition. La lettre d information du candidat non retenu du rejet de son offre n a 92

93 pas été non plus versée au dossier. Cette lettre doit indiquer les motifs du rejet de son offre, informer sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. Le point 10 du RPAO et l article 13 du contrat exigent la constitution d une garantie de bonne exécution (GBE). Cependant, l article 95 stipule «Les titulaires des marchés de prestations intellectuelles ne sont pas soumis à cette obligation». Néanmoins, si l on considère l importance et la consistance des prestations, il conviendrait d ajuster les textes réglementaires et exiger la GBE pour tous les types de marchés. De ce fait, l AC encourra moins de risques en cas de désistement, non exécution ou non respect de quelconques termes du contrat par le titulaire du marché. Le marché a été attribué à FBU TVAC, cependant, le contrat ne prend en compte que la partie concernant les études c'est-àdire FBU TVAC. La partie relative au suivi des travaux ( FBU TVAC) n a pas été considérée dans ce contrat. Cet état de fait n a pas été justifié dans le dossier. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les offres, les documents liés à l exécution (factures, rapports émis par le consultant ) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations Formaliser l ANO de la DNCMP sur les projets de DAC. Commentaires l Autorité Contractante de Se conformer à l article 91 du CMP. Veiller à l archivage exhaustif des pièces de marché. Veiller au respect de l article 37 du CMP. Se conformer à l article 62 du CMP. Veiller au respect des articles 67 et 68 du CMP. Se conformer à l article 95 du CMP. Se conformer aux articles 67 et 76 du CMP. Par rapport à l avis de non objection pour publication, il s agit d un marché relancé conformément à la recommandation de la DNCMP suivant la correspondance n 549/215/CSS/N.D/2012 Les lettres de désignation des membres des sous-commissions d ouverture et d analyse existent et sont versées dans le dossier (voir 93

94 Appréciation Consultant du correspondances n 547/CGMP/573/2012 et 574/CGMP/551/2012). Concernant la conclusion de la sous-commission d analyse des offres (SCTAO) proposant l attribution du marché ; l équipe de lecture prend acte de l erreur de la SCTAO mais signale que c est l Autorité Contractante qui a proposé l attribution du marché à la DNCMP. La demande de visa de contrôle à la lettre de commande (projet de marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versées dans le dossier. Nous prenons acte de vos explications. Les pièces citées ci-dessus n étant pas jointes à la réponse de l AC, nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. APPEL D OFFRES NATIONAL DNCMP/35/T/2012 REHABILITATION DE L IMMEUBLE ABRITANT LE SIEGE DE LA MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE Date de transmission du projet de DAO Date d ANO de la DCMP sur le DAO Lettre de transmission du projet de DAO du 16 mars Date de publication - Date limite de dépôt des 15 mai

95 offres Délai de préparation des offres 31 jours Date d ouverture des plis 15 mai 2012 Période validité des offres Date de l évaluation technique Date de notification de l attribution Date de publication de l attribution provisoire Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur le rapport d analyse Information des candidats (article 68 du CMP) Demande de visa sur le projet de contrat Non objection de la DNCMP sur le projet de contrat Date de souscription par l attributaire Date de signature par la PRMP Date d approbation par le MFPDE Date de notification du marché 90 jours - - Support de publication non classé 5 juin juin juin 2012 Document non classé Non formalisée Non mentionnée Non mentionnée 26 juillet L approbation du Ministre de Tutelle n est pas prévue par l article 74 du CMP. Lettre de notification non classée 95

96 Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Garantie de soumission FBU Garantie de bonne exécution Attributaire Support de publication non transmis 2 mois EBENES Montant du marché en FBU Non conformités L avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Nous avons noté que le projet de DAO transmis à la DNCMP est différent du DAO remis aux candidats qui est plus conforme aux documents types. La copie du support de publication de l Avis d Appel d Offres n est pas classée dans le dossier de marché. Le point 20 de l Avis d Appel d Offres relatif aux critères de qualification renvoie au Règlement Particulier d Appel d Offres pour connaitre les exigences en matière de qualification. A la lecture de l avis d appel d offres, les candidats potentiels doivent prendre connaissance des critères de qualification pour savoir s ils sont en mesure de prendre part à l appel d offres ou non donc il est important de les préciser dans cet avis. L examen du rapport d analyse a permis de noter que la sous-commission d analyse a estimé que l offre du candidat COTRAC ( FBU) était surévaluée et pendant que celle du soumissionnaire EBENES FBU) était considérée sous-évaluée. Ce faisant, elle a opéré un lissage sur la base d un taux de 15%, déterminé une valeur moyenne des offres de FBU et fait une proposition d attribution à CREDO dont l offre de FBU était 96

97 plus proche de la moyenne. Ce faisant, la sous-commission d analyse introduit des critères non annoncés dans le règlement de la consultation en violation de l article 62 du CMP. La garantie de bonne exécution n est pas classée dans le dossier de marché. Nous avons noté que son montant a été fixé à 10% dans la lettre de marché en violation des dispositions de l article 96 du CMP qui plafonne cette garantie à 5% du montant du marché. Cette garantie de bonne exécution n a pas été constituée. Les polices d assurance prévues à l article 10 du modèle de contrat annexé au DAO ne sont pas versées dans le dossier de marché. Il s y ajoute que la lettre de marché ne comporte aucune disposition relative aux assurances. L examen juridique et technique du contrat aurait dû mettre en évidence la non-conformité de la lettre de marché avec le modèle inclus dans le DAO. Le rythme d imputation de l avance de démarrage sur les décomptes de travaux n est pas conforme à l état d avancement réel des travaux. Recommandations Veiller au classement des supports de publication dans les dossiers de marché. Se conformer aux dispositions de l article 44 du CMP qui indiquent les informations à faire figurer dans l avis d appel d offres. Il y a lieu également d y préciser la durée de validité de la garantie de soumission. Recueillir les polices d assurances conformément aux dispositions du contrat. Se conformer au modèle de contrat annexé au DAO Imputer l avance sur les décomptes conformément au taux d avancement et veiller à ce que son remboursement conformément aux modalités inscrites dans la lettre de garantie de restitution d avance. Commentaires de l Autorité Contractante Support de publication de l AAO existe. Par rapport aux critères de qualification à inclure dans l Avis d Appel d Offres, malgré le renvoi aux règlements particuliers d appel d offres, l équipe de lecture trouve que 97

98 l AAO contient toutes les informations exigées par l article 44 du code des marchés publiques. Pour le lissage au taux de 15% qui aurait abouti à une proposition d attribution du marché à CREDO ; l autorité contractante a rejeté le rapport de la Sous-commission d Analyse des Offres et a instruit cette Sous-commission à se référer strictement aux prescrits du DAO. Un autre rapport a été produit proposant l attribution du marché au moinsdisant EBENES. L analyse de l auditeur aurait dû mettre en exergue tout le processus du marché. Par rapport à la garantie de bonne exécution du marché, l équipe de lecture reconnait que la garantie a été surévaluée. Cependant, sa conservation requière une certaine sécurité, raison pour laquelle la MFP les conserve dans un coffre-fort. Une copie est disponible et est versée dans le dossier (référence : GBE n 436/2012 de FinBank). Par rapport à la police d assurance non reprise dans la lettre de marché (lettre de commande), le soumissionnaire reste engagé au DAO conformément à l article 3 de la lettre de marché. Ainsi, l article 10 du DAO n est pas exclu. Quant au rythme d imputation de l avance de démarrage sur le décompte des travaux ; l équipe de lecture ne trouve pas le fondement des inquiétudes de l auditeur à ce point étant donné que le paiement a été fait sur rapport du fonctionnaire dirigeant et qu aucune disposition légale et contractuelle n a été violée (voir article 17 du DAO, au niveau des dispositions financières). Appréciation du Consultant Nous convenons avec vous pour ce qui est du lissage qu un second rapport d évaluation a effectivement été émis suite aux instructions de la PRM, par conséquent, nous retirons nos commentaires. Il en est de même pour ce qui est de l imputation de l avance de démarrage, nous sommes en accord avec vous sur le fait que l article 17 du DAO n a pas été violé. Cependant, il est convenu dans les marchés de travaux que l avance de démarrage soit progressivement imputée sur les décomptes de travaux dans les mêmes proportions que le taux physique de réalisation des travaux. Quant à la police d assurance et au reste des observations, nous maintenons nos commentaires et recommandations 98

99 formulés dans le rapport provisoire. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. APPEL D OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/39/S/2012 ETUDE DE FAISABILITE DE L INFORMATISATION DE LA MUTUELLE DE LA FONCTION PUBLIQUE (MARCHE RELANCE) Date de transmission du projet de DAO - N DNCMP/39/S/2012 de Mai 2012 Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 22 mai 2012 dans Le Renouveau Date limite de dépôt des offres 09 juillet 2012 Délai de préparation des offres 47 jours Date d ouverture des plis Offres techniques : 09 juillet 2012 Offres financières : 12 septembre 2012 Garantie de soumission Non applicable Période validité des offres Date de l évaluation Non objection de la DNCMP sur l analyse technique Date d attribution Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution 90 jours Offres techniques : Du 18 au 24 juillet 2012, PV établi le 25 juillet 2012 Offres financières : 12 septembre septembre septembre 2012, PV établi le 17 septembre 2012 Non transmise Non objection de la DNCMP sur 27 septembre

100 l attribution du marché Date de notification d attribution - Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription 29 novembre 2012 Date d approbation Approbation du le Ministre de la Fonction Publique le non datée Approuvé par le Ministre des Finances le 19 décembre 2012 Date de notification du marché - Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Attributaire Non applicable Non publié 90 jours calendaires à partir de la mise à la disposition de la Société des documents requis après signature de la lettre de commande SIMAC Montant total du marché en FBU FBU TVAC : ADC : Lettre de commande N 574/392/DG/2012 du 10 décembre 2012 Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. L avis d appel d offres ne précise pas les critères d évaluation et de qualification requis en violation de l article 44 alinéas e) et f) et la grille de notation. Ces critères auraient dû être portés à la connaissance des candidats potentiels pour leur permettre de savoir s ils ont les capacités techniques, juridiques, financières pour prendre part à cet 100

101 appel d offres. Nous avons noté des informations divergentes entre l avis d appel d offres et le point 1.2 des DPAO qui mentionnent un délai d exécution maximum de 120 jours calendaires et l article 16 du projet de marché annexé au DAO qui précise un délai d exécution de 90 jours pour l ensemble des services à partir de la date de l ordre de service. Le modèle de garantie de bonne exécution est annexé au DAO alors qu elle n est pas requise (article 95 du CMP). Les lettres de désignation de la commission de passation des marchés et des sous-commissions d ouverture et d analyse n ont pas été versées au dossier. Le procès verbal d ouverture des offres techniques ne présente pas un tableau de vérification des pièces transmises par les soumissionnaires qui n ont pas été non plus clairement identifiés dans ce PV, ils n ont été mentionnés que sur la liste des personnes présentes à l ouverture à travers leurs représentants. Le nombre de membres (trois) qui ont analysé les offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». A l analyse des offres techniques, après examen des documents administratifs fournis par les soumissionnaires, il est annoté que l AC a écrit au soumissionnaire EFFICAXX pour lui demander la transmission de la copie de l inscription au registre de commerce. Cependant au point 10.1 des DPAO en référence des IS, il était précisé que «L absence d un seul document concernant la régularité de l offre ou relatif à l analyse de la conformité technique de l offre entraînera le rejet de l offre» et cette pièce faisait partie de la liste des documents ayant trait aux critères de régularité et de conformité des offres. L offre de EFFICAXX aurait être rejetée et non admis à l examen technique conformément aux termes du DAO. A la fin de l analyse des offres financières, la sous commission d analyse a émis une proposition d attribution alors que son rôle est d évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une proposition d attribution à la PRM conformément à l article 62 du CMP. La lettre de notification d attribution du marché n a pas été mise à 101

102 notre disposition. Les lettres d information des candidats non retenus du rejet de leurs offres n ont pas été non plus versées au dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet de leurs offres, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. L article 9 du contrat mentionne un délai d exécution de 90 jours calendaires à partir de la mise à la disposition de la Société des documents requis après signature de la lettre de commande. Nous estimons que les pièces complémentaires à fournir par les soumissionnaires devaient l être à l attribution du marché donc ceci induit une imprécision sur le point de départ du délai d exécution et nous rappelons qui doit commencer à courir à compter de la notification définitive du marché. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les offres, les documents liés à l exécution (factures, rapports émis par le consultant ) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations Formaliser l ANO de la DNCMP sur les DAC. Commentaires l Autorité Contractante de Se conformer à l article 44 du CMP Se conformer à l article 95 du CMP. Veiller au classement exhaustif des pièces de marché. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Contrôler la conformité administrative conformément aux dispositions du DAO. Se conformer à l article 62 du CMP. Veiller au respect des articles 67, 68 et 76 du CMP. Il s agit d un marché relancé ; la demande d Avis de non objection de publication s est faite par l octroi d un numéro, le DAO n étant pas modifié. Il y a lieu de se référer à la demande d avis de non objection pour la première publication. Par rapport à l AAO qui ne précise pas les Critères d évaluation et de 102

103 Appréciation Consultant du classifications requis, le règlement particulier d appel d offres contient toutes les informations exigées par l article 44 du code des marchés publiques. En plus, la consultation du DAO est gratuite. Les lettres de désignation des membres de la commission de passation du marché et des sous-commissions d ouverture et d analyse existent et sont versées au dossier, voir les correspondances n 574/CGMP/106/2012 du 06/07/2012 pour la commission de passation et 574/CGMP/108/2012 du 09/07/2012 pour la sous-commission d ouverture et 574/CGMP/112/2012 du 09/07/2012 pour la souscommission d analyse. Le PV d ouverture des offres techniques mentionne explicitement que 3 soumissionnaires avaient répondu l AAOI. Concernant la conclusion de la sous-commission d analyse des offres proposant l attribution du marché; l équipe de lecture prend acte de l erreur de la SCTAO mais signale que c est l Autorité Contractante qui a proposé l attribution du marché à la DNCMP. La lettre d information aux candidats non retenus existe et porte le numéro 574/CGMP/303/2012. Le soumissionnaire gagnant a été notifié. La demande du visa de contrôle à la lettre de commande (lettre de marché) a été faite à travers la correspondance n 574/CGMP/349/2012. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 103

104 APPEL D OFFRES DNCMP/120/F/2012 FOURNITURE DE 60 ORDINATEURS AVEC ACCESSOIRES, 3 ORDINATEURS PORTABLES ET 3 ONDULEURS Date de publication 27 mars 2012 Date limite de dépôt des offres 26 avril 2012 Délai de préparation des offres 29 jours Date d ouverture des plis 26 avril 2012 Garantie de soumission Période validité des offres FBU 90 jours Date de l évaluation technique 10, 11 et 14 mai 2012, PV établi le 16 mai 2012 Date d attribution 23 mai 2012 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché Lettre non transmise Lettre non transmise Date de notification d attribution - Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Date d ANO de la DNCMP sur le projet de Non classée dans le dossier 104

105 contrat Date de souscription et de signature du contrat 10 juillet 2012 Date d approbation 23 juillet 2012 Date de notification du marché - Date de publication de l avis d attribution définitive Non publié Délai d exécution 30 jours calendaires à compter de notification définitive de la lettre de commande Attributaires INFO COM Ordinateurs de bureau FBU TVAC INFO ELECTRONICS Montant total du marché en BIF Ordinateurs portables Onduleurs FBU TVAC FBU TVAC FBU TVAC Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Le support de publicité de l avis d appel d offres n a pas été joint au dossier. L AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de soumission. Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 29 jours, est inférieur au délai réglementaire en violation l article 48 du CMP qui stipule «le délai de réception des candidatures ou des offres ne peut être inférieur à trente (30) jours calendaires pour les marchés 105

106 supérieurs aux seuils réglementaires». Une attention particulière est requise pour le décompte des jours impartis aux candidats potentiels pour préparer leurs offres car la consultation peut être annulée à la requête de toute personne intéressée au déroulement normal de la procédure. Le point 5 du RPAO et des DPAO se référant aux Instructions aux Soumissionnaires précise que «N avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les marchés antérieurs». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant ainsi le principe d égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés exécutés par les candidats au cours d une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin d éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum de pénalités de retard a été appliqué au titulaire A l ouverture des plis, le soumissionnaire est immédiatement éliminé car n ayant pas fourni son offre financière en original, par conséquent, la SCO n a pas fait mention du montant de son offre. L offre financière de ce soumissionnaire aurait dû être mentionnée avant d être éliminée pour des raisons de transparence. En effet, «l attestation de non litige avec la MFP» avait été exigée par le DAO et constituait un critère éliminatoire, nous avons noté qu en sus d INFOSYS, cinq des huit autres soumissionnaires n ont pas fourni ce document et n ont pas pour autant été éliminés à l ouverture des offres. Le nombre de membres (trois) désignés le 07 février 2012 pour l analyse des offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la souscommission d analyse est composée de quatre autres membres». Nous avons constaté à l ouverture sur le tableau de vérification des offres financières que les soumissionnaires OSA et BURO FLASH ont fait deux offres de prix. A l évaluation ces mêmes offres sont inscrits sur le tableau portant examen de ces offres, cependant, il n a pas été précisé quel prix constituait l offre de base ou celui qui correspondait à la variante car aucune clause du DAO n avait été prévue pour la proposition de variante, de ce fait, seule l offre de base 106

107 aurait pu être considérée. Par conséquent, les offres de ces deux soumissionnaires auraient dû être rejetées à l évaluation. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. Nous avons noté des incohérences entre le délai d exécution mentionné aux points 11 de l AAO et 2 du RPAO qui est de 60 jours alors que le contrat indique un délai d exécution de 30 jours calendaires. Les lettres de notification d attribution, d information des candidats non retenus, la notification du marché, les PV de réception, les offres, les documents liés à l exécution (contrat, factures, bordereaux d expédition) et au règlement (ordre de virement) des articles gagnés par INFO ELECTRONICS n ont pas été mis à notre disposition. Recommandations La DNCMP devrait formaliser son ANO sur le projet de DAO. Commentaires l Autorité Contractante de Se conformer aux articles 47 et 48 du CMP. Veiller au respect de l article 44 du CMP. Ne pas introduire de critère discriminatoire dans le DAO. Veiller à l égalité de traitement des candidats. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Ne pas ouvrir les variantes en même temps que les offres de base. Rejeter les offres financières qui ne distinguent pas l offre de base et la variante. Veiller au respect des articles 67 et 76 du CMP. Veiller à la cohérence interne des documents de passation de marché. Veiller à l archivage exhaustif des pièces de marché. Le support de publicité existe et est versé au dossier. Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige avec la MFP, en l absence des publications de l autorité de régulation (ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des litiges par rapport à d autres autorités contractantes, la MFP a tenu à assurer une bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs en incluant cette clause. 107

108 Appréciation Consultant du Pour l exclusion du soumissionnaire n ayant pas présenté l original de son offre financière, la sous-commission n a pas mentionné le montant de son offre financière car seuls les originaux font foi. Par rapport aux soumissionnaires qui ont présenté deux variantes, cette option est permise par le code des marchés publics (voir article 64), et ces variantes étaient explicitement mentionnées dans le DAO à la page 8 (article 5), au niveau des instructions aux soumissionnaires (RPAO). Les pièces de paiement et de réception pour INFO ELECTRONICS existent dans les services techniques concernés et sont versés dans le dossier. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. La clause des IC sur les variantes est une clause générale des dossierstypes, cependant, le RPAO n avait pas précisé si les variantes étaient autorisées ou non. Par conséquent, nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 108

109 APPEL D OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/122/F/2012 FOURNITURE DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES ET OBJETS DE PANSEMENT AUX PHARMACIES DE LA MFP Date de transmission du projet de DAO N - DNCMP/122/F/2012 de Mars 2012 Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 29 mars 2012 Date limite de dépôt des offres 15 mai 2012 Délai de préparation des offres 46 jours Date d ouverture des plis 15 mai 2012, PV établi le 16 mai 2012 Garantie de soumission Période validité des offres FBU 120 jours Date de l évaluation technique Du 28 mai au 4 juin 2012, PV établi le 22 juin 2012 Date d attribution PV non transmis Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Lettre non transmise Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché Date de notification d attribution - ANO : 08 juillet 2012 ANO pour la suppression du poste N 412 du marché : 29 août 2012 Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmises Date d ANO de la DNCMP sur le projet de Non classée dans le dossier 109

110 contrat Date de souscription MULTIPHAR : 03 août 2012 CHIMIO : 08 août 2012 Date d approbation Date d immatriculation SOFAREX : 17 août 2012 MULTIPHAR et SOFAREX : 11 septembre 2012 CHIMIO : 05 septembre 2012 Non mentionnée dans les lettres de marché Date de notification du marché - Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Non transmises Non publié Délai d exécution 90 jours calendaires après réception de la lettre de commande Attributaires ALCHEM 215 items BIF ( ,53 $) MULTIPHAR 174 items BIF ( ,22 euros) SOFAREX 54 items BIF ( ,10 euros) TRIDEM 19 items BIF (31 193,52 euros) CHIMIO 2 items BIF (2 627,46 euros) Sans soumissionnaires Montant total du marché en BIF 171 items Non attribués BIF Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Le support de publicité de l avis d appel d offres n a pas été joint au dossier. L AAO ne mentionne pas la date limite de validité de la garantie de 110

111 soumission. Nous rappelons que l article 44 du CMP relatif au contenu de l AAO ne donne pas de précision mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Dans la lettre de la MFP du 27 avril 2012 adressée à la DNCMP et portant sur l addendum au DAO suite à la saisie de la société MULTIPHAR de la DCNMP sur la monnaie de soumission, la MFP demande à la fin de cette lettre à la DNCMP d informer la société MULTIPHAR à qui la lettre est copiée par rapport à l addendum. Cependant, nous estimons, d abord, que la société MULTIPHAR n avait pas à saisir la DNCMP pour des éclaircissements liés au DAO et de ses éventuelles modifications mais plutôt directement l autorité contractante. Ensuite, ce n est pas à la DNCMP d informer MULTIPHAR mais l AC et également tous les candidats ayant acheté le DAO conformément à l article 43 du CMP. Les lettres de désignation des membres de la CPM et des souscommissions d ouverture et d analyse n ont pas été jointes au dossier. Le procès verbal d attribution du marché n a pas été versé au dossier. Les lettres de notification d attribution et les lettres de main levée des garanties de soumission ne sont pas jointes au dossier. Les lettres d information des candidats non retenus n ont pas été non plus classées dans le dossier. Ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le lot a été attribué conformément à l article 68 du CMP. Les lettres de commandes des attributaires ALCHEM et TRIDEM n ont pas été jointes au dossier. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur les projets de marché, les offres, les documents liés à l exécution (garanties de bonne exécution, factures, bons d expédition, PV de réception) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations La DNCMP doit formaliser sa non objection sur le projet de DAO. 111

112 Commentaires l Autorité Contractante Appréciation Consultant de du Veiller au respect des articles 44 et 47 du CMP. Se conformer à l article 43 du CMP. Il appartient à l autorité contractante et non à la DNCMP d informer les candidats sur le contenu du DAO et de ses addendum Veiller au classement exhaustif des pièces de marché. Veiller au respect des articles 67 et 76 du CMP. Le support de publicité existe et est versée au dossier Lettre de désignation de désignation des membres de la Commission de Passation du Marché et des Sous-commissions d ouverture et d analyse existent et sont versées dans le dossier. Elles portent respectivement les numéros 574/CGMP/575/2012, 574/DP/72/012 et 574/DP/74/2012. Le PV provisoire d attribution du 26 juin 2012, de la commission de passation du marché existe et est versé au dossier. Par rapport aux lettres de main levée de garantie de soumission, les soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié. Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi. Les lettres de commande des attributaires ALCHEM et TRIDEM existent et sont versées dans le dossier. La lettre de demande de visa de contrôle pour les lettres de commande existe et porte le n 574/DG/203/2012. Les offres, les pièces de paiement et PV de réception existent et sont versés au Dossier. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 112

113 APPEL D OFFRES INTERNATIONAL DNCMP/204/F/2012 FOURNITURE DES EQUIPEMENTS D UNE CABINE DE TRANSFORMATION DE TENSIONS ELECTRIQUES MOYENNES TENSIONS/TENSION BASSE (MT / BT) Date de transmission du projet de DAO - N DNCMP/204/F/2012 Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 22 mai 2012 Date limite de dépôt des offres 10 juillet 2012 Délai de préparation des offres 48 jours Date d ouverture des plis 10 juillet 2012, PV établi le 12 juillet 2012 Garantie de soumission Période validité des offres FBU 90 jours Date de l évaluation technique 19 et 20 juillet 2012 Date d attribution 24 juillet 2012 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché 31 juillet août 2012 Date de notification d attribution 25 septembre 2012 Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription 25 septembre 2012 Date d approbation Approbation du Ministre de la Fonction Publique non datée Approuvé par le Ministre des Finances le 08 octobre 113

114 2012 Date d immatriculation Non mentionnée dans les lettres de marché Date de notification du marché - Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en FBU Non transmises Non publié 90 jours calendaires à compter de la notification de la lettre de commande COTI FBU CIF TVAC COTI : Lettre de commande N 574/DG/321/2012 du 25 septembre 2012 Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Le support de publicité de l avis d appel d offres n a pas été joint au dossier. L examen du RPAO et des DPAO a permis de noter qu il y figure au point 5 des documents constitutifs des offres une clause qui exclut de l appel d offres : «N avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les marchés antérieurs». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant ainsi le principe d égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés exécutés par les candidats au cours d une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin d éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum de pénalités de retard a été 114

115 appliqué au titulaire. La lettre de désignation des membres de la CPM n a pas été jointe au dossier. Le nombre de membres (trois) désignés pour constituer la sous commission d analyse des offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». D ailleurs, le troisième membre, Monsieur Nduwayo Pierre n avait pas été désigné comme membre la commission de passation des marchés. Le procès verbal d analyse est très succinct, il ne retrace pas l examen des pièces administratives et des spécifications techniques requises dans le DAO. La lettre de main levée de la garantie de soumission et la lettre d information du candidat non retenu du rejet de son offre n ont pas été versées au dossier. Cette lettre indique les motifs du rejet de son offre, informe sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le marché a été attribué conformément à l article 68 du CMP. L article 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution (GBE) devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. De plus, l article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. La lettre de notification du marché n a pas été mise à notre disposition. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur le projet de marché, la garantie de bonne exécution et les offres n ont pas été versés au dossier. Recommandations La DNCMP devrait formaliser son avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Se conformer à l article 47 du CMP. Ne pas insérer de clauses discriminatoires dans les DAC. La lettre de désignation des membres de la CPM n a pas été jointe au 115

116 Commentaires l Autorité Contractante de dossier. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Bien formaliser le contrôle des pièces administratives et des spécifications techniques requises dans le DAO. Se conformer à l article 97 du CMP. Veiller au respect des articles 67 et 76 du CMP. Veiller à l archivage exhaustif des pièces de marché. La demande d avis de non objection sur le DAO pour la publication existe et est versée au dossier. Le support de publicité de l AAO existe et est versé au dossier. Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige avec la MFP, en l absence des publications de l autorité de régulation (ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des litiges par rapport à d autres autorités contractantes, la MFP a tenu à assurer une bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs en incluant cette clause. La lettre de désignation des membres de la Commission de Passation existe et porte la référence 574/CGMP/107/2012 du 06/07/2012. Le nom de Mr NDUWAYO Pierre n apparait ni sur les lettres désignant les membres des sous-commissions d ouverture et d analyse ni sur les rapports de ces sous-commission. Par rapport aux lettres de main levée de garantie de soumission, les soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié. Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi. La GBE est constituée après réception de la lettre de commande approuvée par les autorités compétentes. Par rapport à la lettre de notification du marché, le soumissionnaire signe dans un registre approprié. La GBE existe cependant, sa conservation requière une certaine sécurité, raison pour laquelle la MFP les conserve dans un coffre-fort. Une copie existe et est versé au dossier. La demande de visa de contrôle remplace la demande de non objection du projet de marché. Elle existe et est versée dans le dossier. Les offres de tous les soumissionnaires existent. 116

117 Appréciation Consultant du Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 117

118 APPEL D OFFRES NATIONAL DNCMP/302/F/2012 ACHAT D UN SERVEUR Date de transmission du projet de DAO - N DNCMP/302/F/2012 Date d ANO de la DNCMP sur le DAO - Date de publication 17 septembre 2012 dans le Renouveau Date limite de dépôt des offres 17 octobre 2012 Délai de préparation des offres 30 jours Date d ouverture des plis 17 octobre 2012 Garantie de soumission Période validité des offres FBU 90 jours Date de l évaluation technique 14 et 15 novembre 2012, PV établi le 19 novembre 2012 Date d attribution 20 novembre 2012 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché 09 janvier 2013 Date de notification d attribution Date de publication de l attribution provisoire Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Non publiée Non transmise Non classée dans le dossier Date de souscription 21 janvier 2013, contrat signé par la PRM le 18 janvier 2013 Date d approbation Date d immatriculation Approuvé par le Ministre de la Fonction Publique le 23 janvier 2013 et par le Ministre des Finances le 06 février 2013 Non mentionnée dans les lettres de marché 118

119 Date de notification du marché - Restitution des garanties d offres Date de publication de l avis d attribution définitive Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en FBU Non transmises Non publié 60 jours calendaires à compter de la notification de la lettre de commande INFOCOM FBU TVAC INFOCOM : Lettre de commande N 574/DG/445/2013 du 24 janvier 2013 Non conformités La demande d ANO à la DNCMP sur le DAO n a pas été jointe au dossier. Cependant, l avis de non objection de la DNCMP sur le projet de DAO n est pas formalisé ; la DNCMP s est limitée à attribuer un numéro au DAO. Il y a lieu de formaliser l ANO sur le projet de DAO. Aux termes de l article 3 du décret 100/120 portant création, organisation et fonctionnement de la DNCMP, cette dernière émet un avis de non objection sur les DAO avant lancement de l AO. Les mentions obligatoires devant figurer dans l avis d appel d offres tel qu indiquées à l article 44 du CMP n ont pas été précisées dans ce dernier. En effet, la durée de validité des offres et celle de la garantie de soumission n ont pas été mentionnées dans l avis d appel d offres publié dans Le Renouveau. Nous rappelons que l article 44 en son alinéa h) demande de préciser le délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs offres mais ne donne pas de précision pour celui de la garantie de soumission mais les bonnes pratiques internationales recommandent la précision de la date limite de validité de la garantie de soumission en relation avec la date limite de validité des offres. Les critères de qualification auraient dû également être portés à la connaissance des candidats potentiels pour leur permettre de savoir s ils ont les capacités techniques, juridiques, financières pour concourir à cet appel d offres. L examen du RPAO et des DPAO a permis de noter qu il y figure au point 5 des documents constitutifs des offres une clause qui exclut de l appel d offres : «N avoir pas de litige avec la Mutuelle sur les marchés antérieurs». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-àvis des candidats qui ont mal exécuté des marchés de la MFP pendant que les soumissionnaires ayant mal exécuté des marchés ailleurs ne sont pas pénalisés de la même manière rompant ainsi le principe d égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés de la MFP mais à tous les marchés exécutés par les candidats au cours d une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement défini, afin 119

120 d éviter tout abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un taux maximum de pénalités de retard a été appliqué au titulaire Le point 13 du RPAO précise que la garantie de bonne exécution devra être constituée dans 15 jours calendaires qui suivent la notification du marché alors que l article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. Nous avons noté une divergence entre le point 1 du RPAO portant Objet du marché et qui précise que le marché est constitué d un seul lot et le point 14 des DPAO qui mentionne que l attribution se fera par article Nous estimons que ces deux textes prêtent à équivoque car un lot unique est réputé être indivisible donc ce lot ne peut pas être réparti en sous lots à l attribution. Il conviendrait que le règlement de la consultation soit harmonisé et bien précis pour éviter d éventuelles confusions, soit le marché est un lot unique qui sera attribué à un seul soumissionnaire ou il sera alloti conformément à l article 18 du CMP car présentant plus d avantages économiques et donc plusieurs attributaires seront désignés. Les points 11 de l avis d appel d offres et 2 du RPAO mentionnent un délai de 60 jours à compter de la notification de la lettre de commande au soumissionnaire adjugé. Il convient de noter que les délais ne peuvent pas commencer à courir avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. Les lettres de désignation des membres des sous-commissions d ouverture et d analyse n ont pas été classées au dossier. Le nombre de membres (trois) qui ont siégé lors de l analyse des offres n est pas conforme à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet 2008 qui stipule qu «outre le président, la sous-commission d analyse est composée de quatre autres membres». D ailleurs, le troisième membre, Monsieur Nduwayo Pierre n avait pas été désigné comme membre la commission de passation des marchés. A la fin de l analyse des offres, la sous commission d analyse a émis une proposition d attribution alors que son rôle est d évaluer, de classer les offres et de transmettre le PV à la commission de passation des marchés à qui incombe la tâche de faire une proposition d attribution à la PRM conformément à l article 62 du CMP. Les lettres de notification d attribution et les lettres de main levée des garanties de soumission n ont pas été versées au dossier. Les lettres d information des candidats non retenus non plus n ont pas été classées dans le dossier, ces lettres indiquent les motifs du rejet des offres des candidats non retenus, informent sur l identité de l attributaire et sur le montant auquel le lot a été attribué conformément à l article 68 du CMP. 120

121 Plusieurs incohérences ont été notées au niveau du contrat. En effet, il a été signé par la PRM le 18 janvier 2013, avant qu il ne soit parvenu au prestataire qui a souscrit le 21 janvier S y ajoute que la lettre de notification du marché n a pas mise à notre disposition. La publicité des avis d attribution provisoire et définitive n a pas été effectuée en violation des articles 67 et 76 du CMP. La demande d ANO et l ANO de la DNCMP sur le projet de marché, les documents liés à l exécution (garantie de bonne exécution, factures, bons d expédition, PV de réception) et au règlement (chèque ou ordre de virement) du marché n ont pas été versés au dossier. Recommandations La DNCMP devrait formaliser son avis de non objection sur les DAO. Veiller au respect de l article 44 du CMP. Ne pas insérer de clauses discriminatoires dans les DAC. Veiller au respect de l article 97 du CMP. Veiller à la cohérence interne des documents de passation de marché. Se conformer à l article 19 du décret N 100/123 du 11 juillet Se conformer à l article 62 du CMP. Se conformer à l article 68 du CMP. Se conformer aux articles 67 et 76 du CMP. Veiller au classement exhaustif des pièces de marché Commentaires de l Autorité Contractante Par rapport à l AAO qui ne précise pas les Critères d évaluation et de classifications requis, le règlement particulier d appel d offres contient toutes les informations exigées par l article 44 du code des marchés publiques. En plus, la consultation du DAO est gratuite. Par rapport à la clause excluant les soumissionnaires ayant un litige avec la MFP, en l absence des publications de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sur la situation des soumissionnaires ayant des litiges par rapport à d autres autorités contractantes, la MFP a tenu à assurer une bonne exécution de ses marchés pour ses propres fournisseurs en incluant cette clause. La GBE est constituée après réception de la lettre de commande approuvée par les autorités compétentes. La lettre de désignation des membres de la sous-commission d analyse existe et porte la référence n 574/CGMP/346/2012 du 16/10/

122 Appréciation Consultant du Le nom de Mr NDUWAYO Pierre est bien mentionné sur la lettre désignant les membres de la commission de passation du marché n 574/CGMP/343/2012. Concernant la conclusion de la sous-commission d analyse des offres ; l équipe de lecture signale que c est l Autorité Contractante qui a proposé l attribution du marché à la DNCMP. Par rapport aux lettres de main levée de garantie de soumission, les soumissionnaires signent pour décharge dans un registre approprié. Nous estimons que la traçabilité est garantie ainsi. Par rapport aux dates de signature du contrat, le prestataire n a pas mentionné la date de signature. La date du 21 janvier 2013 est la date de signature par le DG de la MFP après celle de son DAF (18 janvier 2013). La demande de visa de contrôle à la lettre de commande (projet de marché) ainsi que les pièces de paiement existent et sont versées dans le dossier. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 122

123 4.3.4 MARCHES CONCLUS PAR DEMANDES DE COTATIONS EXERCICE 2011 DC N 1 DC N 2 DC N 3 DC N 4 DC N 5 DC N 6 DESCRIPTION Achat de cinq calculatrices à rouleau Achat d équipements mobiliers Logiciel de gestion comptable et financière Achat de deux frigos NIKURA Matériel informatique Achat de 3 I PAD et COVER Date de dépouillement des offres de prix Signé par le DAF le 05 janvier Date souscription contrat de du - 06 septembre décembre Date de signature du contrat - 06 septembre décembre Délai d exécution - 60 jours calendaires à compter de la réception de la lettre de commande 30 jours à partir de la signature du marché Fournisseurs consultés

124 Attributaires EXTECO ALCOMET AL SPRL STAR SYSTEMS SANYO BUCOM ABG ABC Montants en FBU ( l unité) Nombre d offres reçues Exécution marché du 04 offres : - EXTECO : MAMOUCHK A : NAHIMANA EGIDE : LA BALANCE : Ordre de virement N du 26/01/11 de FBU - Facture N 177/2011 du 12/01/11 de FBU - Bon de commande N ALCOMET AL SPRL - Ordre de virement N du 22/11/11 de FBU Facture N 47 du 16/11/11 STAR SYSTEMS - Ordre de virement N du 25/10/11 Facture N 040/2011 du 30/03/11 de FBU TVAC - PV de SANYO BUCOM Akagera Business Group (ABG) - Chèque N du 24/06/2011 de Facture N 80/011 du 24/06/11 de Bon de commande - Ordre de vireme nt N du 24/05/1 1 Facture N 13/201 All Business Company (ABC) - Facture d ABG N du 09/10/12 de Facture d ABC N 248 du 09/10/12 de Bon de commande N 270/2012 de Bon de sortie de caisse N 371/2012 du 09/10/12 de , retour à la caisse , reste

125 01/011 du 05/01/11 de FBU - Bordereau d expédition du 12/01/11 de FBU - Bons de livraison N 1865 du 10/11/11 et N 1866 du 16/11/11 réception provisoire du 13/04/11 N 37/11 du 24/06/11 de Bordereau d expéditio n N 281 du 24/06/11 - Reçu du 24/06/2011 de du 26/04/1 1 de Bon de comma nde 13 et 14/201 1 du 13/04/2 011 de Border eau d expé dition N 18/011 du 26/04/1 1 Non conformités Les offres n ont pas été versées au dossier. La commission de réception des fournitures n a pas été nommée et les bordereaux (pour les DC qui en ont) sont signés par l expéditeur et le réceptionnaire dont la qualité et la fonction ne sont pas précisés dans ces derniers en violation de l article 9 125

126 du CMP. DC N 1 ACHAT DE CINQ CALCULATRICES Des lettres de consultation n ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, des candidats ont été saisis si l on considère le dépouillement des offres mais la base de leur sélection n a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l Autorité Contractante ne s est pas conformée à l article 1 de l ordonnance N 540/1035/2008. Les soumissionnaires non retenus n ont pas été informés du rejet de leurs offres en violation de l article 68 du CMP. DC N 2 ACHAT D EQUIPEMENTS MOBILIERS Des lettres de consultation n ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, aucun document n indique qu une procédure concurrentielle a été menée et la base de sélection du prestataire n a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l Autorité Contractante ne s est pas conformée à l article 1 de l ordonnance N 540/1035/2008. Le bordereau descriptif du mobilier requis n a pas été versé au dossier. Nous n avons noté aucun tableau de vérification de la conformité de spécifications techniques du mobilier demandé et le cahier de charges en violation de l article 20 du CMP qui stipule «Les Autorités Contractantes peuvent avoir recours, en dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les procédures mises en œuvre respectent les principes posés à l article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications techniques requises par l Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités d exécution des prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire». Le point 10 du contrat précise que la garantie de bonne exécution devra être remise dans un délai ne dépassant pas 15 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande. Il convient de noter que la GBE ne peut être constituée avant que le marché ne soit dûment approuvé par l autorité compétente. Ce qui n est pas le cas du marché soumis à l attributaire pour signature. De plus, l article 97 stipule que la GBE doit être constituée dans les vingt (20) jours calendaires qui suivent la notification du marché. 126

127 DC N 3 LOGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Aucune trace de la procédure concurrentielle menée pour la sélection du prestataire n a été justifiée dans le dossier qui nous été transmis. Le bon de commande n a pas été versé au dossier. Une commission de réception a siégé lors de la réception provisoire du marché, cependant, l acte de nomination de cette commission n a pas été mis à notre disposition. DC N 4 ACHAT DE DEUX FRIGOS NIKURA Aucune trace de la procédure concurrentielle menée pour la sélection du prestataire n a été justifiée dans le dossier qui nous été transmis. Le bon de commande n a pas été versé au dossier. Le bordereau d expédition N 0281 du 24 juin 2011 n est signé que par le réceptionnaire dont la qualité et la fonction n ont pas été précisées sur ce document. Il n a pas été signé par l expéditeur. DC N 5 MATERIEL INFORMATIQUE Seuls les documents liés à l exécution (bon de commande, facture, bordereau d expédition) et au règlement (ordre de virement) ont été versés au dossier. La procédure concurrentielle éventuellement menée n a pas été retracée dans la liasse comptable. DC N 6 ACHAT DE 3 I PAD ET COVER Des lettres de consultation n ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis, deux candidats ont été saisis si l on considère le nombre d offres classées mais la base de leur sélection n a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l Autorité 127

128 Contractante ne s est pas conformée à l article 1 de l ordonnance N 540/1035/2008, cette ordonnance demande de consulter un nombre minimum de trois fournisseurs. Les soumissionnaires non retenus n ont pas été informés du rejet de leurs offres en violation de l article 68 du CMP. Les bordereaux d expédition, PV de réception et ordres de virement n ont pas été versés au dossier. Recommandations Veiller à établir un cahier de charges bien détaillé et concis pur chaque demande de cotation. Se conformer à l article 1 de l Ordonnance N 540/1035/2008 sur la mise en concurrence d au moins trois fournisseurs. Même s il s agit de marchés dont les montants se trouvent en dessous du seuil, l autorité contractante devrait apporter plus de formalisme à ces achats en organisant une procédure concurrentielle en bonne et due forme. Veiller au respect des dispositions des articles 20 et 68 du CMP concernant respectivement la procédure de demande cotation et l information des candidats non retenus du rejet de leurs offres pouvant leur permettre d exercer leur droit de recours conformément à l article 132 du CMP. S assurer que la commission des marchés dûment nommée siège lors de l ouverture, l analyse et l attribution des marchés. Veiller au classement et à l archivage exhaustif de toutes les pièces relatives aux acquisitions ou prestations dans les dossiers de passation de marchés. Commentaires de l AC Demande de cotation n 1 à 6 pour l achat des calculatrices à rouleau, d un logiciel de gestion du personnel et de paie, de deux frigos, du matériel informatique et l achat de 3 IPAD: Page 83 à 88 Les bordereaux d expédition sont toujours signés par le responsable de la section gestion des stocks. La sélection des fournisseurs s est faite par la recherche de factures pro-forma auprès d au moins 3 fournisseurs potentiels de la base de données de l Autorité Contractante. Les offres obtenues sont versées dans les dossiers. Pour le marché de fourniture d un logiciel de gestion du personnel et de paie ; il s agissait d une extension d un contrat déjà 128

129 Appréciation consultant du signé au niveau de la branche assurance maladie au département des pharmacies. La convention liant le fournisseur avec la MFP existe et est versé au dossier. Pour l achat de 2 frigos, le bon de commande existe et porte le n 37/11 du département des pharmacies signé en date du 24 juin Pour l achat de 3 IPAD, parmi plusieurs fournisseurs contactés, seuls deux avaient les produits remplissant les conditions requises en stock et ont donnés les factures pro-forma pour sélection. Il convient de signaler que ce marché a été passé en Les pièces de paiement (BSC n 371/2012 du 09/10/2012) et reçus de paiement existent et sont versées dans le dossier. Le problème de classement des dossiers est déjà résolu après la formation par un expert de l ARMP. Nous convenons avec vous pour la demande de cotation qu elle date de fin 2010 mais s est poursuivie en 2011 donc toutes les pièces y relatives devaient être classées dans le dossier qui nous a été transmis. Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 129

130 EXERCICE 2012 DEMANDE DE COTATION MFP/07/F/2012 FOURNITURE DE MATERIEL INFORMATIQUE Date d invitation des Lettres non transmises fournisseurs Date limite de dépôt des offres Délai de préparation des offres Date d ouverture des plis Période validité des offres Date de l évaluation technique Non transmis - 12 avril 2012 (date initialement prévue : 10 avril 2012), PV établi le 16 avril 2012 Non précisée 19 avril 2012, PV établi le 26 avril 2012 Date d attribution 02 mai 2012 Demande d ANO sur le rapport d analyse et la proposition d attribution Non objection de la DNCMP sur l attribution du marché Date de notification d attribution Date de demande d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Lettre non transmise Lettre non transmise 11 mai 2012 Non transmise 130

131 Date d ANO de la DNCMP sur le projet de contrat Date de souscription et de signature du contrat Date d immatriculation Date de notification du marché Délai d exécution Attributaire Montant total du marché en BIF Non classée dans le dossier 11 mai 2012 Non inscrite sur le contrat Lettre non transmise 7 jours calendaires à compter de la date de réception de la lettre de commande dûment signée par les deux parties contractantes INFOCOM Invitation fournisseurs Cahier de charges des Lettres d invitation non transmises Cahier de charges non transmis Notification Non conformités Lettres de notification d attribution et d information des candidats non retenus non versées au dossier Le cahier des charges portant conditions du marché et spécifications techniques relatives au matériel requis et les lettres d invitation des fournisseurs pressentis n ont pas été joints au dossier. Dans le rapport d analyse, sur le tableau de comparaison des spécifications offertes à celles demandées, l autonomie de l onduleur n a pas été précisée pour le soumissionnaire Alpha CD Technology et il est également inscrit ce même soumissionnaire a proposé un câble USB au lieu d une carte USB et qu il n a fourni que le prospectus pour l onduleur, ceci n a pas empêché la sous commission d analyse de déclarer toutes les offres admises à l analyse de toutes les offres financières. Quant au soumissionnaire MI-SOFT, il a fourni une attestation de non redevabilité de l OBR en copie alors que l originale était exigée, néanmoins, il a été également admis pour l examen des offres financières. Par la suite, après transmission du PV d analyse à la CPM, cette dernière a éliminé l entreprise MI-SOFT à l analyse technique et poursuivi l examen des offres financières avec Alpha CD Technology et INFOCOM. Après l examen des propositions financières, la CPM a fait une 131

132 proposition d attribution par article selon l offre la moins disante. Cependant, n ayant pas le cahier de charges à notre disposition, nous n avons pas l assurance que cette possibilité avait été prévue par ce dernier mais considérant que la sous commission d analyse avait fait une proposition d attribution totale à INFOCOM et non par article, nous estimons que cela n était pas prévu dans le DAO donc le marché ne doit pas être ainsi disséqué et doit être attribué au soumissionnaire moins disant dont l offre a été jugée techniquement conforme. Les documents relatifs au contrôle a posteriori devant être effectué sur le marché par la DNCMP ne sont versés dans le dossier. Néanmoins, le marché a été finalement signé avec INFOCOM pour le montant de son offre. Les lettres d information des candidats non retenus du rejet de leurs offres n ont pas été mises à notre disposition. Recommandations Préciser dans le cahier des charges si l attribution se fait par lot ou par article. Veiller au contrôle de la recevabilité des offres conformément aux indications du DAO. Veiller au classement exhaustif des pièces de marché. Commentaires de l Autorité Contractante Il s agit d un marché restreint. Le Cahier des charges et lettre d invitation aux soumissionnaires existent. Le reste des documents objet de contrôle à posteriori par la DNCMP sont versés au dossier. Appréciation Consultant du Nous prenons acte de vos explications. Nous maintenons l ensemble des observations et recommandations formulées dans notre rapport provisoire. 132

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