FNAS : le décompte des cotisations et les listes pour Audiens

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1 Pégase 3 FNAS : le décompte des cotisations et les listes pour Audiens Dernière révision le 21/09/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Principe... 4 Fonctionnement général... 5 Salariés pris en compte... 5 Liste nominative des salariés... 6 Fiche salariés... 6 Définition des rubriques... 9 Le décompte des cotisations L entête Le corps de l imprimé Le pied de page Lancement de l impression La remise à zéro Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 2/19

3 Suivi de la notice Septembre mars 2008 Création de la notice Attention : il faut impérativement avoir mis en place le paramétrage des rubriques avant d établir les bulletins de paie. Pages 4, 9 et 10 Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 3/19

4 Principe Toute entreprise artistique et culturelle subventionnée directement par l état et/ou les collectivités territoriales, dont l activité principale est la création, la production et la diffusion de spectacles vivants doit cotiser au FNAS, quelque soit son statut, de droit privé ou public. Le FNAS a décidé de confier la gestion de l appel de ses cotisations à Audiens à compter du troisième trimestre 2007 (appel des cotisations le 15 septembre 2007, date limite de paiement : le 15 octobre 2007). Audiens gère déjà les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance des salariés intermittents des entreprises cotisantes au FNAS. Concrètement, depuis le 15 septembre 2007, Audiens adresse à toutes ces entreprises, trois documents : - un décompte de cotisations ; - une liste nominative des salariés intermittents ; - une liste nominative des salariés autres qu intermittents. Depuis la version v2.55(1), Pégase 3 propose d éditer automatiquement ces documents à retourner à Audiens (accompagné du règlement correspondant) uniquement pour les logiciels en version spectacle et pour les logiciels en version Cabinet comptable, ayant une société de profil spectacle. Attention : le paramétrage des rubriques doit déjà être en place avant d établir les bulletins de paie. Voir plus bas dans cette notice. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 4/19

5 Fonctionnement général A compter du 1 er juillet 2007, les employeurs n éditent plus les fiches individuelles de renseignement du FNAS. A compter du 3 ème trimestre 2007, il y a édition d un décompte des cotisations et de deux listes nominatives de salariés (intermittents et autres qu intermittents) à fréquence trimestrielle. Les deux listes sont à retourner à Audiens, accompagnées du décompte des cotisations et du règlement. Les entreprises artistique ou culturelle qui sont subventionnées directement, sont dans l obligation de cotiser au FNAS à compter du 1 er trimestre qui suit la notification de la première subvention. Exemple : Une entreprise reçoit la notification d attribution de sa première subvention le 15 mai 2007 ; elle doit cotiser à compter du 1 er juillet Salariés pris en compte Tous les salariés ayant reçu au moins un bulletin de paie au cours du trimestre déclaré, seront pris en compte dans les listes nominatives et dans le décompte. Toutefois, les salariés pour lesquels la case «Salarié exclu des tickets FNAS» aura été cochée dans leur fiche (page Spectacle onglet Tickets FNAS) seront ignorés pour ces traitements. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 5/19

6 A noter : autrefois accessible uniquement pour les intermittents, cette case à cocher l est désormais pour les salariés permanents. Cette case permet, à titre exceptionnel, d exclure un permanent de la liste nominative des salariés autres qu intermittents. Liste nominative des salariés Auparavant, cette liste était imprimée sous forme de fiches de renseignement individuelles (tickets FNAS) pour les intermittents, mais n avait pas d équivalent pour les permanents. Depuis les dispositions applicables à partir du 1 er juillet 2007, il est nécessaire de fournir chaque trimestre, deux listes nominatives à Audiens : une liste pour les salariés intermittents, et une liste pour les salariés autres qu intermittents (soit les permanents). Liste nominative des intermittents : Liste nominative des salariés autres qu intermittents : Ces listes nécessitent un paramétrage strict dans le logiciel, décrit ci-après. Fiche salariés Au niveau de la page Identité, renseigner précisément le numéro de Sécurité Sociale, le nom de naissance et le prénom, la date de naissance, le nom d épouse pour les femmes mariées et, le cas échéant, le pseudonyme. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 6/19

7 Sur la page Emploi, renseigner précisément la fonction exercée dans la zone «Emploi», et, pour les permanents, le type de contrat : A noter : pour les salariés autres qu intermittents, Pégase 3 renseigne le type de contrat sur la liste nominative, en fonction des informations suivantes : - zone type de contrat : permet de savoir si le salarié est en contrat CDI (code A), en contrat CDD (type B) ou en contrat aidé (type C). - le code profil salarié : les premiers caractères du code affiché en haut de cet écran, permettent à Pégase 3 de déterminer quel est le type de contrat aidé du salarié : CIE, avenir, CAE, Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 7/19

8 Enfin, pour les intermittents, il est important de renseigner dans la page Spectacle de leur fiche, au niveau de l onglet AEM, le code emploi. Si ce code emploi est 4 ou 6, le salarié intermittent sera défini comme artiste au niveau de la liste nominative. Pour tout autre code, il sera considéré comme un technicien. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 8/19

9 Définition des rubriques Les listes nominatives du FNAS utilisent également le paramétrage mis en place dans les écrans de définition des rubriques. Pour les cachets des artistes intermittents Accès : Fichiers Tables diverses Paramétrages des rubriques. Sélectionner dans la marge gauche : Spectacle Rubriques de cachets Pour déterminer le nombre de cachets des artistes, sur la liste nominative des intermittents, Pégase 3 récupère les bases de toutes les rubriques de cachets renseignées dans cet écran, sans distinction du type de cachet (isolé ou groupé). Attention : ce paramétrage des rubriques doit impérativement être réalisé avant d établir les bulletins de paie. En effet, lors de la validation des bulletins, grâce à ce paramétrage, Pégase 3 alimente des compteurs. Et lors de l impression des listes nominatives, Pégase va chercher les valeurs à déclarer dans ces compteurs. Si le paramétrage des rubriques n est pas présent au moment de la validation des bulletins, les compteurs ne sont pas alimentés Et lors de l impression des listes nominatives, le logiciel affichera des compteurs vides Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 9/19

10 Pour les heures des artistes intermittents Accès : Fichiers Tables diverses Paramétrages des rubriques. Sélectionner dans la marge gauche : Spectacle AEM / FNAS Pour déterminer le nombre d heures des artistes, sur la liste nominative des intermittents, Pégase 3 récupère les bases de toutes les rubriques renseignées sur la ligne «Rubriques d heures effectuées» dans cet écran. Cet écran doit également être renseigné avant d établir les bulletins de paie, toujours dans le but d alimenter les compteurs qui servent lors de l impression des listes nominatives. Pour les artistes rémunérés aux cachets, mais effectuant également des heures de répétition, la distinction de ces heures se fera au niveau du paramétrage de la rubrique. Accès en Gestion Rubriques onglet Options zone Heures, où il sera possible d indiquer «heures de répétition». Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 10/19

11 Pour les heures et les jours des techniciens intermittents Il n existe pas de paramétrage particulier pour les heures et les jours des techniciens intermittents. Pégase 3 récupère simplement les compteurs des bulletins de paie de la période déclarée. Ces compteurs sont accessibles dans la fiche salarié (page spectacle onglet Tickets FNAS). Ces compteurs doivent être remis à zéro après chaque édition trimestrielle. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 11/19

12 Attention : les informations de cet écran ne sont visibles et accessibles que pour les salariés ayant le statut intermittents Pour les heures des salariés autres qu intermittents Enfin, pour les salariés autre qu intermittents, le logiciel récupère le nombre d heures qui figure en base de la rubrique «Total du brut» (en général, il s agit de la rubrique 4000), sur les bulletins émis au cours du trimestre, pour chacun des trois mois qui composent ce trimestre. Il n existe pas de compteurs pour ces heures car la déclaration doit afficher le détail des heures effectuées avec le détail de chaque mois. Pour les dates de travail ou les périodes d emploi A noter que, pour les intermittents comme pour les salariés autres qu intermittents, les périodes travaillées qui seront affichées sur ces listes nominatives, correspondent à la date de début du premier bulletin du trimestre déclaré, et la date de fin du dernier bulletin de ce même trimestre. Pour le salaire brut avant abattement Les deux listes nominatives font apparaitre une colonne située sur la droite du tableau, dans laquelle doit figurer le brut avant abattement. Les valeurs affichées dans cette colonne, sont déterminées comme suit : Pour les intermittents, comme pour les salariés autres qu intermittents, le logiciel récupère le compteur du brut total des bulletins émis au cours du trimestre déclaré. Il n existe pas de paramétrage particulier pour ce dispositif. Pour les seuls intermittents, ce compteur est accessible dans la fiche salarié, au niveau de la page Spectacle onglet Tickets FNAS. Pour les permanents, il est possible de vérifier ce brut avant abattement, en imprimant un journal des salaires pour le même trimestre, au niveau du montant salarial de la rubrique «Total du brut» (en principe, il s agit de la rubrique 4000). Le décompte des cotisations Auparavant, le décompte des cotisations était effectué sur les fiches de renseignement individuelles, pour chaque salarié et chaque bulletin. Depuis les dispositions applicables à partir du 1 er juillet 2007, un décompte trimestriel totalisateur des cotisations est mis en place. Les informations contenues dans ce décompte, sont les suivantes : - L entête ; Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 12/19

13 - Le corps de l imprimé ; o La catégorie des salariés ; o L effectif ; o La masse salariale ; o Le taux des cotisations ; o Le montant dû ; - Le pied de page. En cas d absence de salariés sur la période demandée, la mention «néant» doit être portée sur le document. Rappel : Les salariés pour lesquels la case «Salarié exclu des tickets FNAS» aura été cochée dans leur fiche (page Spectacle, onglet Tickets FNAS) seront ignorés pour ce traitement, comme ils le sont également pour les listes nominatives. L entête Deux informations apparaissent dans cet entête : Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 13/19

14 - le numéro d adhérent : il correspond au No SIREN de l entreprise, suivi du caractère «/», suivi des 6 premiers caractères du numéro d adhérent à Audiens renseigné dans la fiche établissement. - et la date d émission : il s agit de la date de travail dans le logiciel au moment où le décompte est imprimé. Le corps de l imprimé Dans ce décompte, on distinguera 2 catégories de salariés : Les salariés sous CDI ou CDD autres qu intermittents : salariés dont le type de travail est différent de «intermittent» et dont le type de contrat est différent de «CDD». Les salariés sous CDD intermittents : salariés dont le type de travail est «intermittent» et le type de contrat est «CDD». Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 14/19

15 Colonne «effectif» : pour chaque catégorie de salariés, Le logiciel indique le nombre de salariés concernés en fonction de la présence d un bulletin de paie sur la période demandée. Chaque salarié compte pour une unité : pas de proratisation en fonction de l horaire contractuel. Colonne «masse salariale brute avant abattement» : pour chaque catégorie de salariés, le logiciel cumule le compteur «total brut» des bulletins de la période désirée. Pour les intermittents : ce compteur est visible dans la fiche du salarié (page spectacle onglet Tickets FNAS). Il est alimenté automatiquement à chaque émission de bulletin. Il doit être remis à zéro une fois l impression du décompte effectuée. Pour les permanents : ce compteur n est pas accessible. Il est possible toutefois d avoir un aperçu de la valeur qu il contient, en imprimant un journal des salaires par exemple, pour la période concernée. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 15/19

16 Colonnes taux et montant dû : Pour chaque catégorie de salariés, le logiciel affiche le taux et le montant des cotisations du FNAS. Il utilise pour cela, le paramétrage des rubriques pour détecter la présence des rubriques de cotisations aux tickets FNAS sur les bulletins, et relever le montant patronal. Accès page «Spectacle», onglet «AEM / FNAS» du paramétrage des rubriques. Le pied de page Le logiciel totalise le montant des cotisations versées au FNAL (colonne montant dû). Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 16/19

17 L employeur doit signer ce document (la date affichée est la même que la date d émission qui se trouve dans l entête du document), apposer son cachet et cocher manuellement l une des cases concernant le mode de règlement (chèque ou virement). Attention : les coordonnées bancaires qui figurent dans le cadre au dessous correspondent au relevé d identité bancaire du FNAS. Il ne s agit pas de celui de l employeur. Il est donc identique pour tous les employeurs. L employeur qui règlera par virement, utilisera les informations de ce RIB pour émettre son virement. Lancement de l impression Une fois le paramétrage en place, il est possible de lancer l impression des listes et du décompte. Les 3 états (liste des intermittents, liste des salariés autres qu intermittents et décompte) sont des états obligatoirement chainés entre eux. Ils s impriment à la suite les uns des autres, dans l ordre ci-dessus, à partir d un seul écran de lancement. Accès au menu général : Spectacles Tickets FNAS Edition des tickets FNAS. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 17/19

18 Renseigner les bornes (matricule du salarié de début / matricule du salarié de fin) des salariés à traiter. Puis cocher la case «Liste nominatives pour le compte du FNAS». Enfin, préciser le trimestre désiré, comme sur l écran ci-dessus. La remise à zéro Une fois l impression obtenue (il est possible de demander plusieurs exemplaires de ces états, ne serait-ce que pour archivage chez l employeur), il est indispensable de demander une remise à zéro des compteurs. Cette opération est impérative avant de créer les bulletins de paies du trimestre suivant (même principe que pour les anciens tickets FNAS que l on imprimait avant le 1 er juillet 2007). Accès au menu général : Spectacles Tickets FNAS Remise à zéro des tickets FNAS. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 18/19

19 Renseigner les mêmes bornes de salariés que lors de l impression précédente. Puis valider. Pégase 3 FNAS Listes et décompte pour Audiens 19/19