FICHE OUTIL COMMUNIQUER SUR LA DEMARCHE QUALITE

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1 FICHE OUTIL COMMUNIQUER SUR LA DEMARCHE QUALITE Tout processus de changement majeur doit être soutenu par une planifiée. Le plan de doit être élaboré: il prévoit les différents temps de et leur coordination, les acteurs visés, les moyens et outils à utiliser. La est liée au management, à l écoute, à la courtoisie, à la reconnaissance. Elle s appuie sur des principes transversaux qui contribuent au succès d une démarche qualité et à sa pérennité : PRINCIPES DE BASE : faire participer aux développements informer sur ce qui se dit lors des réunions prendre le temps d expliquer prendre le temps d écouter demander l avis encourager les efforts dire bonjour, merci, bravo! reconnaître la paternité de l idée et de sa mise en oeuvre 1

2 ELEMENTS POUR ORGANISER UN PLAN DE COMMUNICATION (à titre indicatif) ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS LANCEMENT DE LA DEMARCHE Marquer le coup d envoi de la démarche. La direction, appuyée par les s Professionnels, expose les éléments de contexte et les objectifs qualité. Le directeur présente le projet qualité et l organisation qualité : qualité, relais, assistante Le directeur rédige la Lettre d engagement de la direction - Equipe de direction - s professionnels concernés Directeur de la Chambre Réunion de Diffusion de la lettre d engagement de la direction (courriers personnalisés, intranet CA, journal interne ) Mettre en place un outil de de type journal de la qualité, newsletter ou créer un rubrique qualité dansr l outil de com. interne qualité et responsable de journal de la qualité, newsletter ou outil de com.interne 2

3 ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS DIAGNOSTIC Impliquer les acteurs concernés dans la phase diagnostic et lever les appréhensions. - Informer sur le déroulé de la phase diagnostic, les objectifs et les outils utilisés. - Rendre compte du bilan et des pistes d amélioration issus du diagnostic qualité - Direction - Comité de pilotage Equipe de direction Ensemble du A l occasion d une réunion du Outil de interne MISE EN ŒUVRE DU PROJET QUALITE -impliquer le - informe le comité de pilotage et l équipe de direction sur les avancées des chantiers ponctuellement sur les avancées du projet - Echanger sur les conclusions du bilan - Constituer des groupes qualité en fonction des spécificités des chantier à conduire - Transmettre les propositions des groupes qualité pour approbation Au comité de pilotage et à l équipe de direction Maintenir un niveau d information régulier sur la vie du projet qualité acteurs impliqués dans l activité formation Comité de pilotage équipe de direction - document de bilan du diagnostic - Réunions - transmission des productions des groupes qualité - présentation des productions des responsables de chantiers aux comité de pilotage - outil de interne 3

4 ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS MISE EN OEUVRE DU SYSTEME QUALITE Informer ( et assurer les formations) sur les nouveaux procédures et documents Très important : planifier le déploiement du dispositif et la sur les nouvelles dispositions. - Diffuser les productions issues des groupe qualité et expliquer les modalités de mise en oeuvre des nouvelles procédures,ainsi que l utilisation des documents qui les accompagnent acteurs concernés - Réunions ensemble du -Présentation dues docs, procédures au sein de services, d équipe etc. par le RQ - formations au besoin CERTIFICATION sur les avancées de la certification Informer sur les résultats des audits, l obtention de la certification et féliciter le qui a contribuer à la réussite du peoej FAIRE LA FETE!!!! - utiliser l outil de -diffuser le certificat certification BILANS ponctuellement sur les bilans issus de la mise en oeuvre de la démarche qualité Une fois la certification obtenue, continuer à communiquer sur la qualité : Impact de la démarche, mesures correctives, le nouveau Plan d amélioration de la. Les résultats des audits etc. - utiliser l outil de 4

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