Notes de crédits débits - RMA Phenix. Types de crédit

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1 Types de crédit La maintenance des types de crédit permet de regrouper les notes de crédit selon certains critères spécifiques. Cette maintenance offre aussi des contrôles de gestion accrus. Pour accéder à cette table : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Types de crédit Code : Indique le code interne du type de crédit. Description : Description du type de crédit. Description alternative : La description alternative peut être utilisée pour un second langage. Détail : Ligne de débit seulement : Permet de faire une charge au client. Ajout d une ligne de débit : Doit être coché pour les types de crédit qui nécessitent aussi une ligne de débit (charge) (ex. Pour corriger une erreur de format à la facturation, on doit créditer un format et en charger un autre. Ce qui implique une entrée de crédit et une entrée de débit). Possibilité de modifier le prix : Indique si l usager peut modifier le prix que le système lui suggère par défaut. Brisure : Indique si le retour de marchandise doit être entreposé dans une localisation d inventaire endommagé (Bris) Colabor Technologie de l information /1

2 Frais de manutention : Indique si le système doit ajouter des frais de manutention. Le pourcentage des frais de manutention est maintenu dans la maintenance contrôle. Même produit : Utilisé lors de la création d une ligne de débit, ce champ indique si le produit débité doit être le même que le produit crédité. Disponible uniquement lorsque le champ Ajout d une ligne de débit est coché. Même format : Utilisé lors de la création d une ligne de débit, ce champ indique si le produit débité doit être du même format que le produit crédité. Disponible uniquement lorsque le champ Ajout d une ligne de débit est coché. Erreur du cueilleur : Indique si le crédit/débit est dû à une erreur du cueilleur (sera alors visible sur le rapport des erreurs de cueillette(rap_cueillette_en_ref_rma)). Télévendeur : Indique si ce type de crédit est accessible pour le télévendeur (via le bouton Crédit dans télévente). Numéro de facture requis : Indique si l usager doit obligatoirement entrer un numéro de facture (facture sur laquelle le produit à créditer avait préalablement été facturé) afin de permettre la création de la note de crédit. Consigne : Indique si l on ajoute une ligne de consigne au crédit lorsqu un produit format est associé à une consigne. Retour sans crédit : Indique si le type de crédit est relié à un retour de marchandise avec aucun montant de crédit ou débit. Mot de passe : Indique si nous devons entrer un mot de passe lorsqu on modifie le prix (la case «Possibilité de modifier le prix» doit être cochée). Nombre de Jours : Indique le nombre de jours maximum permis pour créditer une facture. La case «Numéro de facture requis» doit être cochée. (date de facturation vis à vis date du jour). Retour périssable : Indique si le type de crédit est relié à un retour de marchandise périssable. Ex : Légumes, fruits, etc. La règle pour le calcul du crédit est la suivante : Coûtant * (Prix net du crédit / prix original) Action : Indique l action à prendre après avoir effectué le crédit Réception requise: Indique si le type d ajustement est lié électroniquement au SGE, requiert une réception de marchandise (RMA). Décompte : Indique que le décompte d inventaire sera visible via l écran «Annulation des décomptes». Aucun : Aucune action liée. Impression RMA : Indique la fréquence que le retour de marchandise sera imprimé lors de la génération de la route. À noter que les options d impression seront disponibles seulement si, dans la section «Action», le bouton «Réception requise» est coché. Une seule fois: Indique que le RMA sera imprimé une seule fois, soit la première fois que la route sera générée. Par la suite, si le RMA doit être réimprimé, il est possible d aller décocher la case «déjà imprimé» dans Ventes> Commandes> Enquête/Maintenance des RMA. À ce moment-là, la réimpression pourra se faire. Non reçu : Indique que le RMA sera imprimé tant que le retour de marchandise ne sera pas reçu. /2 Colabor Technologie de l information

3 Jamais : Indique que le RMA ne sera jamais imprimé avec les rapports de la route Colabor Technologie de l information /3

4 Entrée de notes de crédits / débits Lors d un crédit d un produit de type «D» dinde, la case à cocher «Poids exact» pourra être cochée seulement lors du premier crédit d un produit. Si aucune facture n est saisie au champ «Fact orig.» le poids crédité sera égal à la valeur entrée au champ poids différentiel de la maintenance des produits à l onglet format pour le format crédité. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Facturation 3. Sélectionner le sous-menu Entrée crédits / débits Client : Indique le code du client. Entrepôt : Indique l entrepôt de livraison relié au client. Message : Indique le message d entête. No. de réf. : Indique le numéro de référence lié à la transaction. Date : Indique la date de la présente transaction. Produit : Indique le code du produit. Description : Indique la description du produit. Fmt : Indique le format du produit. Avec débit : Indique si la ligne est un débit. Débit seulement : Indique que la ligne est une ligne de débit seulement. /4 Colabor Technologie de l information

5 Raison : Indique la raison du crédit/débit. Les raisons doivent être préalablement entrées à l option «Ventes/Maintenance/Types de crédit». Fact. orig. : Indique le numéro de la facture de vente au client lié à la présente transaction (l information de la facture sera affichée lorsque le produit / format sera entré). Date : Indique la date de la facture de vente au client. Cueillette : Indique le numéro de la cueillette lié à la présente transaction (possibilité de sélectionner cette information plutôt que la facture). Crédit : Produit : Indique le code du produit à créditer. Format : Indique le format du produit à créditer. Prix original ($) : Indique le prix tel que facturé à l origine au client. Manutention ($) : Indique les frais de manutention en dollar (relié aux paramètres système). Le calcul du crédit pour les produits au poids incluant des frais de manutention s effectue de la façon suivante : (Prix original manutention) * Poids. Pourcentage (%) : Indique les frais de manutention en pourcentage. Quantité : Indique la quantité créditée. Poids : Indique le poids crédité. Poids exact : Indique que le poids exact inscrit sera remboursé, même si le produit s avère être un peu plus ou moins pesant lors de la réception versus le poids facturé initialement. Cette case sera cochée automatiquement lorsque le type de crédit nécessite une facture originale en référence. Prix net ($) : Indique le prix net crédité. Royauté inclus ($) : Indique le montant de royauté qui est inclus au montant de crédit. Frais admin. ($) : Indique les frais d administration à créditer selon la surcharge sur bas de facture définie dans les escomptes. Message : Indique le message lié à la ligne de crédit. Entrepôt : Indique le code de l entrepôt ou le produit a été cueilli. Débit : Produit : Indique le code du produit à débiter. Format : Indique le format du produit à débiter. Prix original ($) : Indique le prix de vente régulier. Quantité : Indique la quantité débitée. Poids : Indique le poids débité. Colabor Technologie de l information /5

6 Prix net ($) : Indique le prix net débité. Royauté inclus ($) : Indique le montant de royauté qui est inclus au montant de débit. Frais admin ($) : Indique les frais d administration à débiter selon la surcharge sur bas de facture définie dans les escomptes. Message : Indique le message lié à la ligne de débit. Entrepôt : Indique le code de l entrepôt ou le produit a été cueilli. Lors de la dernière sauvegarde : Total de la note de crédit ($) : Indique le total cumulé pour la transaction (N.B. seules les lignes de transactions sauvegardées affectent le total). Débit : Lorsque coché, indique que le total est débiteur. Sinon, le total est créditeur. /6 Colabor Technologie de l information

7 Les boutons RMA : Permet de visualiser les retours de marchandise du client. Numéro : Indique le numéro du retour de marchandise. Client : Indique le numéro et le nom du client. Entrepôt : Indique le code de l entrepôt de livraison du client. Usager : Indique le code et le nom de l usager. Date : Indique la date de la réclamation. Statut : Indique le statut du RAM (Ouvert, En réception, Reçu / Attente de fact., Fermé) Produit : Indique le code du produit. Desc. courte : Indique la description courte du produit. Fmt : Indique le format du produit. Quantité : Indique la quantité réclamée. Poids : Indique le poids réclamé. Crédit : Code du type de crédit. Débit : Indique une ligne de débit. Récept. requise : Indique si une réception est requise. Empaquetage : Indique le code à la description de l empaquetage. Marque/Manuf. : Indique la marque déposée ou le manufacturier. Crédit : Indique la description du crédit. Colabor Technologie de l information /7

8 Afficher Prix: Permet de consulter les changements de prix à venir et les changements de prix passés. /8 Colabor Technologie de l information

9 Générer le retour de marchandises : Permet de finaliser la transaction et générer le rapport de retour de marchandise à l écran. Colabor Technologie de l information /9

10 Annulation de factures Le programme d «Annulation de factures» est utilisé dans la plupart des cas pour annuler les factures montées par erreur. Après la génération du RMA / Crédit, le crédit pourra être visualisé via l enquête des factures clients bouton «Rapport et mise à jour» afin qu il ne s imprime pas dans la prochaine route du client. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Facturation 3. Sélectionner le sous-menu Annulation de factures Entrepôt du client : Indique le code de l entrepôt de livraison du client. Client : Indique le code et le nom du client. Client facturé : Indique le code et le nom du client du compte à recevoir affecté. No de facture : Indique le numéro de facture à annuler. Type : Indique le type de la facture à annuler «IN» Facture régulière, «BF» Facturé pour le fournisseur (Rachat de facture). Date : Indique la date de la facture à annuler. No ligne : Indique le numéro de la ligne de facture. Type : Indique le type de ligne (régulière, commande spéciale, bulletin ). Produit : Indique le code du produit. Description : Indique la description du produit. Format : Indique le format du produit. /10 Colabor Technologie de l information

11 Marque/Manuf. : Indique la marque déposée ou non court du manufacturier si aucune marque déposée n est liée au produit. Src. : Indique la source du prix. (DI = Escompte, PR = Promotion, OV = Outrepassé, QO = Soumission, PB = Bulletin, RG = Régulier). Prix unit. ($) : Indique le prix facturé pour cette ligne de transaction. Quantité/poids : Indique la quantité ou le poids facturé. Extension ($) : Indique le montant total pour cette ligne. Entrepôt de cueillette : Indique le code de l entrepôt de la cueillette originale. Totaux de la facture ($) : Montant : Indique le montant total avant taxes. Taxes fédérales : Indique le montant total de taxe fédérale. Taxes provinciales : Indique le montant total de taxe provinciale. Livraison : Indique le montant de la charge de transport Étiquettes : Indique le montant lié à la facturation d étiquettes de caisses. Frais admin ($) : Indique les frais d administration selon la surcharge sur bas de facture définie dans les escomptes. Rabais volume sur facture : Indique le montant du rabais volume sur facture. Total de la facture : Indique le montant total de la facture. (Incluant les taxes, la livraison, le coût des étiquettes, les frais d administration et le montant de rabais volume sur facture) Type de crédit : Indique la raison du crédit. Les raisons doivent être préalablement entrées à l option «Ventes/Maintenances/Types de crédit». Bouton Créditer la facture : Appuyer sur ce bouton pour confirmer la création du RMA ou de la note de crédit équivalente à la facture affichée. Colabor Technologie de l information /11

12 Enquête/Maintenance des RMA L enquête/maintenance des RMA permet l enquête et l annulation des retours de marchandise (RMA). Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Commandes 3. Sélectionner le sous-menu Enquête/Maintenance des RMA L écran de recherche nous propose l accès à l information à partir de différents critères. Il est possible d entrer une seule information (Ex. code client) ou une combinaison d informations pour une recherche plus spécifique (Ex. Code client et un code produit). /12 Colabor Technologie de l information

13 Client : Entrez le code client désiré ou utilisez la liste de valeur pour une recherche alphabétique de client. Usager : Entrez le code d usager désiré ou utilisez la liste de valeur pour une recherche alphabétique des usagers. Date : Entrez une date pour voir seulement les transactions de cette date. No de référence : Entrez un numéro de demande pour une recherche direct. No de facture : Entrez un numéro de facture pour une recherche direct. Statut : Entrez un statut (Ouvert, En réception, Reçu / Attente de fact., Fermé) Déjà imprimé: Cochez ou non (coché=les RMA déjà imprimés, décoché=les RMA non imprimés) Critères supplémentaires pour recherche parmi les détails : No de référence client : Entrez un numéro de référence client (#de référence client entré lors de la prise de commande) pour une recherche directe. Statut des détails : Entrez un statut (À recevoir, À facturer, Fermé, Annulé) pour voir seulement les transactions de ce type. Produit : Entrez le code produit désiré ou utilisez la liste de valeur pour une recherche alphabétique de produit. Format : Entrez un code format pour voir seulement les transactions de ce format. Type de crédit : Entrez un type de crédit pour voir seulement les transactions de ce type. Poids exact : Indique que le poids exact inscrit sera remboursé, même si le produit s avère être un peu plus ou moins pesant lors de la réception versus le poids facturé initialement. No. de fact. : Entrez numéro de facture pour une recherche directe ou utilisez la liste de valeur. Client : Indique le code et le nom du client. Bouton ANNULER LA DEMANDE : Ce bouton permet d annuler un RMA (le RMA sera fermé avec quantité crédit à 0). Usager : Indique le code et le nom de l usager. Date : Indique la date de la transaction. No de référence : Indique le numéro de référence client. No de facture : Indique le numéro de la facture. Statut : Indique le statut du RMA Numéro : Indique le numéro du RMA. Détails de la commande : Produit : Indique le code interne du produit. Description courte : Indique la description courte du produit. Marque/Manuf. : Indique la marque associée au produit ou description courte du manufacturier si aucune marque associée. Fmt : Indique le code de format du produit. Statut : Indique le statut de la demande (À recevoir, À facturer, Fermé, Annulé) Quantité/Poids à recevoir : Quantité ou poids entrés lors de la création de la demande. Quantité/Poids crédité : Quantité ou poids crédité. Prix de vente crédité ($) : Prix unitaire crédité. Poids exact : Indique que le poids exact inscrit sera remboursé, même si le produit s avère être un peu plus ou moins pesant lors de la réception versus le poids facturé initialement. Débit : Indique si la ligne est une ligne de débit (Charge). Colabor Technologie de l information /13

14 Détails de la demande : Desc. du prod. : Indique la description du produit. Empaquetage : Indique le format et l empaquetage du produit. Type de crédit : Indique le code et la description du crédit. Réception requise : Indique si la ligne nécessite une réception de produit. /14 Colabor Technologie de l information