LA MODERNISATION DES SYSTÈMES D INFORMATION

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1 LA MODERNISATION DES SYSTÈMES D INFORMATION Préparer le système d information à la transformation numérique POINT DE VUE

2 Auteur: ArnaudPercieduSert Senior Manager au sein de la Direction de l Offre et du Marketing, Arnaud Percie du Sert a plus de 10 ans d expérience dans le conseil aux DSI et le pilotage de programmes internationaux. Il a accompagné des DSI dans leur pilotage opérationnel et a conduit des projets de transformation de DSI ainsi que des programmes de construction et déploiement d ERP. Son expérience l a amené à intervenir auprès de différents secteurs d activités (automobile, recherche, industrie, secteur public ). Contact : arnaud.percie@sopra.com 2

3 La transformation numérique des entreprises, un déclencheur de la modernisation des systèmes d information Avec la transformation numérique, de nouveaux usages émergent. Les utilisateurs de même que les métiers sont en attente d applications innovantes et capables de leur apporter les moyens de leurs ambitions. L implémentation de ces nouveaux besoins répond ainsi à des demandes métier de plus en plus pressantes, rendant la contrainte sur le time to market des projets de plus en plus forte. Cette accélération technologique a pour corollaire une obsolescence forcée des technologies qui ne sont parfois plus supportées par les éditeurs ou dont les compétences techniques associées se raréfient par manque d attractivité. En face, les systèmes d information sont souvent issus de l expérience, construits par strates successives et dont l urbanisation laisse parfois à désirer. Cette situation entraîne une augmentation des coûts de maintenance et d évolution qui viennent grever les budgets d investissement et de rénovation. C est un cercle vicieux car les technologies non rénovées génèrent des coûts de maintenance croissants au fil du temps, tout en n étant plus aptes à recevoir les nouvelles briques demandées par la transformation numérique. Trop souvent ces problématiques sont adressées en mode réactif et les décisions se font sur des critères court terme. Le TCO ainsi que la vision long terme sont alors négligés afin de parer au plus pressé. Parallèlement, avec la complexification des SI et l obsolescence des technologies, le coût des projets de rénovation augmente à un rythme quasiment aussi élevé que celui des coûts de maintenance des systèmes obsolètes. L ensemble de ces facteurs accélère le cycle de vie du SI et requiert une agilité forte de la part de la DSI. Avoir un système d information prêt à intégrer de nouvelles approches et technologies devient aujourd hui une nécessité. Comment procéder à sa modernisation en vue de le préparer à la transformation numérique? Comment prioriser les risques et les actions? Comment choisir le scénario de modernisation? Comment pérenniser la démarche? 3

4 Une obsolescence dont les causes sont multiples Dans le cadre des systèmes d information, l obsolescence est souvent «décrétée» que cela soit par le marché, le fournisseur ou l éditeur. Trois facteurs peuvent en être à l origine : La technologie Il s agit du cas où l obsolescence est tirée par l une des caractéristiques de la technologie ellemême. Ainsi, l écosystème BlackBerry dont les technologies de développement d applications sont plus complexes que celles des concurrents n a pas su séduire les développeurs tiers et s est vu dépasser sur le marché. Oulalogistique Ce facteur traduit la capacité d une entreprise à se procurer le service rendu par un système dans des conditions optimales. Il dépend d éléments fluctuants, ce qui rend complexe sa maîtrise à long terme... L exemple le plus courant est celui de Microsoft qui suspend les mises à jour de Windows XP, induisant de fait l obsolescence de celui-ci.. L axe logistique englobe également l obsolescence décrétée par le marché et la diminution de la disponibilité des compétences sur les technologies les moins utilisées. Le fonctionnement du système Ici, l obsolescence est issue de l intégration et du fonctionnement du système. Ainsi, une mise à jour d un système peut le rendre inopérant avec un autre système avec lequel il est interfacé ou avec ses périphériques. C est pourquoi, Il n est pas rare de devoir mettre à jour un middleware lors de la mise à jour du système d exploitation pour garantir le bon fonctionnement du système. 4

5 La modernisation du système, une transformation à conduire en trois étapes regroupe l ensemble des processus et activités de management et maintenance qui tendent à mettre sous contrôle les risques liés à l incapacité du SI à intégrer les enjeux de la transformation numérique et au vieillissement accéléré des technologies. Celle-ci, en tant que projet de transformation, comporte trois étapes majeures : 1. Analyser les risques 2. Passer du mode réactif à une approche proactive 3. Adopter et pérenniser la démarche. Macro processus de modernisation du système d information Etape 1 : comprendre et analyser le SI pour prioriser les risques et les actions Il s agit, dans un premier temps, de dresser un état des lieux du système d information afin d évaluer les risques et d en déduire les points critiques. Pour ce faire, il convient d analyser chaque composant du système d information à la lumière de son contexte, de son évolution et des risques. Cet état des lieux permet de définir les objectifs et l envergure du plan de modernisation à mettre en œuvre. L approche est conduite en deux temps : d abord, une analyse exhaustive des risques du système est menée puis celle-ci est déclinée par phase du cycle de vie, fournissant ainsi une cartographie du système à un instant T, dont la mise à jour régulière et continue permet d anticiper les risques et d identifier les projets de transformation du système les plus critiques.. 5

6 Focus méthodo L analyse exhaustive des risques du système, couvre l intégralité de ses composants. Matrice de relevé des risques d obsolescence Le hardware englobe les éléments relatifs aux serveurs, imprimantes, connectique, etc. Son analyse s appuie sur la garantie du constructeur et la disponibilité des pièces détachées ; L OS correspond aux systèmes utilisés ; ses critères d analyse sont le support éditeur et la pérennité dans le temps ; Leslangages du système sont à considérer en fonction de leur pérennité ou de leurs mises à jour ; Les logiciels sont inhérents aux applications métier, tels que serveurs d applications ou progiciels ; il convient de surveiller leurs fréquences de mise à jour et leur durée de vie ; Les outils de support tels que framework, composants, éditeur et pérennité ; etc. sont à prendre en compte sous l axe suivi Les processus, qu ils soient métier ou techniques sont à évaluer en fonction de leur adéquation dans le temps avec les besoins ; Enfin, les compétences, éléments clef du système sont à apprécier au regard du l adéquation des compétences avec le besoin. risque RH et de Ainsi, dans le cadre de l analyse menée auprès d une entreprise de l aéronautique et reprise en exemple ci- après, le risque est évalué sur 4 niveaux de «Aucun risque» à «Critique», permettant de dresser la cartographie du système et d identifier rapidement les applications dont l obsolescence présente un risque. 6

7 Exemple de l analyse d un SI présentant un risque Cas d utilisation de la matrice de relevé des risques dans une entreprise du monde aéronautique Le comportement de chaque composant et son niveau de risque face à l obsolescence sont étroitement dépendants de laphase du cycle de vie du système. Dans l optique d une gestion proactive des risques, il est important de positionner le niveau de risque propre à chaque composant et à chaque étape du cycle de vie dans l analyse de l obsolescence. 7

8 Bien positionner le niveau de risque dans l analyse de l obsolescence Cas d utilisation de la matrice de relevé des risques dans une entreprise du monde aéronautique Instanciation de la matrice de relevé des risques en fonction du cycle de vie des applications Ainsi, une application utilisant un composant obsolète présentera un risque non critique si le système est en phase de retrait mais sera à considérer comme critique dans une phase d implémentation. 8

9 Etape 2 : passer du mode réactif à une approche proactive Cette phase correspond à la modernisation en tant que telle. Elle s appuie sur l état des lieux et la stratégie de l entreprise et vise à définir le plan de modernisation du système d information. Dans ce cadre, chaque composant identifié comme étant obsolète, se voit attribuer une réponse appropriée au risque relevé. Trois scénarios sont envisageables : La rénovation du système : celle-ci se traduit par la reprise d une application dans une technologie générant de moindres coûts de maintenance ou présentant moins de risques. Généralement, ces projets sont à faible variation fonctionnelle et peuvent dans certains cas être automatisés ; La refonte : il s agit dans ce cas de repartir d une page blanche pour construire un nouveau système d information. Le plus souvent, ces projets allient refonte technique et fonctionnelle et sont l occasion de transformer l entreprise ; L acceptation du risque : parfois le pilotage du système par une analyse régulière des risques peut s avérer suffisant. Ce type d approche convient dans le cas de systèmes non critiques ou dont la durée de vie est limitée. Le choix du scénario de modernisation passe par la réalisation d un business case. Si les projets de rénovation ou de refonte des systèmes d information sont censés générer un ROI rapide, il ne faut pas perdre de vue qu une approche court-termiste s appuyant sur la solution en apparence la moins chère s avère rarement payante à long terme. Dans ce cadre, l analyse du TCO des systèmes procure une vision de l ensemble des coûts du cycle de vie : Les coûts d acquisition : quels sont les coûts liés à l acquisition du système (coûts de licence, coûts de développement, etc.)? Les coûts de détention : quelles sont les charges de maintenance du système et leur évolution (coûts récurrents)? Les coûts de retrait : quels sont les coûts de commissionnement, de transformation des équipes, etc.? Et lescoûtsde pénalité. Un ROI calculé sur cette base constitue un véritable outil de mesure de la valeur ajoutée du projet de modernisation ou d implantation, permettant de prendre les bonnes décisions pour la modernisation. 9

10 Etape 3 : adopter et pérenniser la démarche Lors de la modernisation du système d information, il convient de déployer une démarche systématique de prévention des risques, se traduisant par le maintien et la revue régulière d un registre des risques inhérents à chaque composant du système. Dans ce cadre, il est préconisé de mettre en place un processus de révision annuelle des risques d obsolescence dans la DSI et lorsque cela est possible, d intégrer celui-ci dans le processus de gestion de l architecture d entreprise. En synthèse L étape de modernisation doit être préparée et gérée comme un projet d entreprise transverse à la DSI, de manière à adresser l ensemble des problématiques. Bien préparée et menée, elle permet de transformer un système d information peu agile, coûteux et mal adapté en un vecteur d accélération de la transformation numérique dans l entreprise. 10

11 Sopra en bref Sopra, acteur majeur du conseil, des services technologiques et de l édition de solutions en Europe, accompagne ses clients dans la transformation numérique de leurs métiers et de leurs systèmes d information. Combinant valeur ajoutée et innovation dans les solutions apportées, qualité industrielle et performance des services délivrés, Sopra est le partenaire de référence des grandes entreprises et organisations qui recherchent le meilleur usage du numérique pour assurer leur développement et leur compétitivité. Sopra Direction Offre & Marketing 207, rue de Bercy Paris Tél. : +33 (0)