Séance d information annuelle. Gestion des absences 2015

Transcription

1 Séance d information annuelle Gestion des absences

2 Ordre du jour 1. Gestion de l instance The essentials La gestion de l instance Le paramétrage d une instance La validation o Nouveautés Gestion des utilisateurs The essentials La gestion des utilisateurs Le paramétrage d un compte Les congés payés RH La répartition du temps de présence L archivage d un compte o Nouveautés 2015 / Validation des soldes de fin d année Les 4 grandes étapes de la validation Les visuels 4. Remarques & questions La séance sera suivie d une petite pause gourmande 2

3 Pour commencer, quelques chiffres La gestion des absences cela représente : 600 instances 5432 comptes utilisateurs actifs 3

4 Statistiques d utilisation du logiciel 13% 87% Collaborateurs actifs (dans les 6 derniers mois) Collaborateurs inactifs 4

5 Financements UE 424 utilisateurs avec 1 financement UE soumis aux reportings mensuels 75 collaborateurs avec plusieurs financements soumis au working days report (WDR)

6 1. La gestion de l Instance the essentials Liste déroulante Partie gestion du collaborat eur individuel Partie gestion de l instance dans sa globalité 6

7 Le paramétrage d une instance Les paramètres enregistrés à ce niveau concerne l ensemble de l unité. La soumission à validation implique l envoi d une demande d approbation de l absence avec le motif coché (vacances, congé payé, etc.) au validateur. Si vous intégrez une nouvelle instance ou que votre responsable change, il est important de vérifier/valider les paramètres de l instance au démarrage. 7

8 Validation des absences Pour information : Au niveau règlementaire, il n y a pas d obligation quant aux éléments soumis à validation, il s agit d une décision interne à chaque unité. Toutefois les éléments suivants sont toujours soumis à validation Enregistrement d heures supplémentaires Dépassements de soldes Les compensations hors décompte (uniquement pour les assistants-doctorants) 8

9 Nouveautés 2015 Gestion de l instance 9

10 Nouveautés gestion de l instance Synchronisation compte absences agenda Outlook pour une meilleure visibilité Il était jusqu à présent possible de synchroniser individuellement son compte absences avec son calendrier Outlook (via la page moi@epfl) Il est désormais possible de forcer la synchronisation pour l ensemble des membres de l instance (via les paramètres de l instance) 10

11 Nouveautés 2015 partage de planning Partage des plannings inter-instances Afin de permettre aux unités qui travaillent ensemble de s échanger plus aisément les informations quant à l organisation du travail, la fonctionnalité de partage de planning interinstances a été mise en place. Elle vous permet de partager votre planning avec une autre unité et inversement. Pour activer cette option Le mode d emploi à ce sujet : 11

12 Notification par groupe Il est désormais possible d affiner l envoi des notifications d absence par groupe au sein de l instance. Cette nouvelle fonctionnalité s ajoute sur le même modèle que la validation par groupes et permet un flux d information mieux ciblé. Elle permet également d affiner le rôle «Responsable groupe» qui peut désormais activer ou désactiver cette fonction. Pour plus d informations à ce sujet :

13 Nouveauté Bonus fidélité Les jours fidélité étant partie intégrante du solde vacances au niveau gestion, report, prescription et comptable, ces jours seront désormais intégrés dans un seul et même panier «vacances». Ce dès fin novembre 2015, donc appliqué pour la validation des soldes Vacances Jours fidélité VACANCES 13

14 Affichage Bonus fidélité intégré Afin de faciliter la lecture, le bonus fidélité acquis durant l année est affiché à part dans l état des soldes. Au passage de l année, il est intégré au solde vacances. Exemple : Bonus fidélité acquis en 2015 différenciation visuelle Bonus fidélité acquis en 2014 différenciation désactivée Au niveau «compteur» la différenciation n existe plus. Le seul motif disponible lors de l enregistrement d une absence est désormais «vacances sur solde vacances».

15 Bases légales Rappel : Les jours vacances et les jours fidélité ont une prescription de 5 ans.

16 2. La gestion des utilisateurs The essentials Les collaborateurs financés dans votre unité apparaissent d office dans la liste des utilisateurs. Nouveauté : un message est envoyé à l administratrice/teur le 1 er et 15 du mois renseignant sur les nouveaux arrivés. Les collaborateurs accrédités apparaissent sur fond rouge et vous avez le choix de les activer ou de les archiver. La croix rouge vous permet d archiver un collaborateur (parti ou qui ne doit pas apparaître dans votre instance). 16

17 Gestion des utilisateurs vue d ensemble Permet de retrouver les comptes archivés

18 Paramétrage utilisateur Les comptes sont activés avec un profil «standard» soumis aux paramètres globaux de l unité. Les données du compte proviennent de SAP/RH ainsi qu ACCRED et sont mises à jour dynamiquement chaque nuit. 18

19 Adaptation rôle de l utilisateur au sein de l unité Est-ce que ce collaborateur a un rôle spécifique dans l unité et donc besoin d accéder à des outils supplémentaires pour gérer les membres de l unité? 19

20 Les principaux rôles dans votre instance et la logique de validation Administration Responsable Groupe La logique de validation Validateur 20

21 Adaptation du profil de l utilisateur Quelles spécificités s appliquent à ce compte? Comment est-il géré? -> Destiné aux Professeurs (C1/C2/C3) 21

22 Profil «guest» Le profil «guest» est destiné uniquement aux collaborateurs : sans financement EPFL (boursier, hôtes) mais dont vous souhaitez gérer les vacances à noter qu il n y a aucune obligation de le faire Avec un financement EPFL partiel, mais dont vous souhaitez gérer l entier des vacances Le profil «guest implique» une gestion manuelle des vacances avec adaptation de droit vacances à chaque début d année En cours d année, le profil «guest» peut être enlevé uniquement par le service absences pour des raisons de contrôles et d adaptations éventuelles du solde 22

23 Rappel - la répartition du temps de travail La définition correcte de la répartition du temps de travail sert de base pour le calcul des absences et de la compensation jours fériés, il est donc important qu elle soit à jour. Cet écran vous permet de : Définir votre horaire de travail Attribuer les demiesjournées par instances si vous travaillez pour plusieurs instances Wiki RGT Le logiciel contrôle automatiquement si les heures totales correspondent avec vos données contractuelles. 23

24 Congés payés RH Les absences qui entrent dans la catégorie «congés payés RH», notamment les déménagements, mariage, congé paternité ; doivent être saisies via le calendrier des absences et sélectionnant le motif «autres congés payés RH». Les jours de congés payés RH sont à prendre en lien avec l événement et ne sont pas crédités dans le compte absence. Les congés payés RH sont à calculer au pro-rata du taux d activité. Vous trouverez tous les détails à ce sujet via ce lien : 24

25 Nouveautés 2015 Gestion des utilisateurs 25

26 Gestion des utilisateurs Enregistrement bonus fidélité et réduction du droit vacances Le bonus fidélité que les collaborateurs peuvent acquérir en raison d une certaine ancienneté au sein de l EPFL est désormais saisi directement par les Ressources Humaines. De plus, les réductions en raison d un congé non payé (de + de 30 jours) ainsi que les réductions en lien avec une absence maladie prolongée (+ de 90 jours) sont également saisis directement par les Ressources Humaines.(pour rappel, il est important que les congés maladie, en particulier ceux de longue durée, soient saisis dans le logiciel des absences). 26

27 Mail ouverture de compte Lors de la création d un compte absences (début des rapports contractuels) le collaborateur reçoit un informatif d ouverture de compte avec les liens vers le Règlement sur la gestion du temps de travail (RGT) ainsi que le «user s guide» Une copie de ce message est envoyé à l administratrice/teur de l instance En début et milieu de mois l administratrice/teur reçoit un message informatif sur les nouveaux comptes ajoutés dans son instance 27

28 Réactivation automatique comptes utilisateurs Les utilisateurs avec financement EPFL sont obligatoirement soumis au RGT (hormis le corps professoral) Depuis cette fin d année, le logiciel identifie les comptes avec financement non activés dans la gestion des absences et les réactive automatiquement Lors de la réactivation, une notification est envoyée à l utilisateur ainsi qu à l administratrice/teur

29 Changement de taux d activité Depuis cette année, une notification est envoyée aux collaborateurs changeant de taux d activité afin de les inviter à adapter leur répartition du temps de présence 29

30 Départ prévu 6 semaines avant le départ effectif du collaborateur, une notification lui est envoyée en l informant sur l état de ses soldes et en l invitant à les planifier d ici le terme de son contrat conformément à l Art. 18 al. 5 du RGT. (une copie de ce message est envoyé à l administratrice/teur de l instance)

31 Fin de financement EPFL Le jour suivant le départ effectif du collaborateur, une notification est envoyée à l administrateur de l instance afin d informer sur les dernières modalités à effectuer et d inviter à archiver le collaborateur. 31

32 Archivage automatique Un nombre important de comptes «inactifs» se sont accumulés dans les listes des membres des instances. Pour palier à ce problème et afin de permettre d être toujours au plus proche de la réalité, l archivage automatique a été implémenté dans le logiciel : 6 semaines après le départ effectif du collaborateur, le compte est archivé automatiquement s il est toujours dans la liste des membres actifs En cas de besoin, le compte pourra toujours être réactivé via la gestion des utilisateurs.

33 NOUVEAUTES 2016 GESTION DES UTILISATEURS

34 Jours fériés par canton et par collaborateur Désormais, les jours fériés seront rattachés directement au collaborateur Chaque collaborateur aura un canton de travail «par défaut» enregistré dans SAP/RH avec une mise à jour quotidienne. Dans une même unité, il pourra y avoir des collaborateurs avec des jours fériés différents VD VS GE FR NE AG BS Dès le 1 er janvier 2016, les jours de congés supplémentaires propres à l unité ne pourront plus être ajoutés dans la gestion de l instance, un workaround est en étude au sein de l équipe des absences. 34

35 Nouveautés 2016 Ergonomie Une étude d ergonomie est en cours dans le but d améliorer le «user-friendliness» du logiciel. 35

36 Validation des soldes de fin d année Les 4 grandes étapes Fin-nov. déc ETAPE 1 Phase préparatoire JANVIER-FEVRIER 2016 ETAPE 2 Validation 1 er niveau MARS 2016 ETAPE 3 Validation 2 ème niveau 30 AVRIL 2016 ETAPE 4 Clôture des comptes 1. Rappel aux ~ 5000 users avec ouverture de la rétroactivité de la saisie des absences sur l année 2. Information lancement «opération validation» aux admins 1. Message individuel aux~ 5000 users 2. Validation individuelle par chaque utilisateur (possibilité de validation, corrections, contact HELPDESK) 3. Rappels aux utilisateurs 1. Ouverture de la validation aux validateurs (validateurs individuel, si pas responsable groupe, si pas administrateur) au moyen du TABLEAU DE BORD -> BOUTONS 1. Derniers rappels aux instances 2. Bouclement et verrouillage des soldes

37 VISUELS VALIDATION FIN D ANNEE

38 Le tableau de bord Tableau permettant de suivre la validation des soldes de fin d année Nom Solde vacances au Collaborateur Vérificateur Actions Remarques utilisateur Remarques vérificateur David Exemple 1.0 (user a validé) Antoine Rolex Jacques wxyz Stéfanie abcd 17.0 (user n a pas encore validé) 15.0 (contact helpdesk) 2 (user a validé) J ai travaillé toute l année à 100% mais mon droit vacances n est que de 10 jours Chantal efgh 2.5 (user a validé) 2.5 (validateur a validé Validation 1 er niveau Validation 2 ème niveau

39 VISUELS VALIDATION FIN D ANNEE les 3 boutons Valider Consulter / Corriger Problème Contact Helpdesk 1 er niveau Mon solde 2015 est correct, je le valide. 2 ème niveau Le solde 2015 du collaborateur est correct, j en valide la plausibilité. 1 er niveau Je veux consulter les absences enregistrées ou je dois ajouter des absences puis je pourrai valider. 2 ème niveau Je souhaite consulter le détail des absences ou ajouter des absences chez ce collaborateur. 1 er niveau Il y a un problème avec mon solde. 2 ème niveau Il y a un problème, un incohérence avec le solde de ce collaborateur. Votre message part directement au Helpdesk absences (absences@epfl. ch)

40 Pour vous aider Notre Helpdesk : absences@epfl.ch Le Forum ABSENCES vous accueille tous les mardis de 9h30 à 10h30 au BI B2 492 sans inscription La Formation «gestion des absences» qui a lieu chaque mois à raison d une demi-journée Les bases légales : le règlement sur la gestion du temps de travail à l EPFL (RGT): (français) (anglais) Et sur notre page «aide» vous trouverez de nombreuses informations et modes d emploi :

41 Votre avis nous intéresse VOS QUESTIONS VOS REMARQUES

42 Toute l équipe des absences vous souhaite de JOYEUSES FETES DE FIN D ANNEE! Albert Meyer Ion Cionca Diana Freese Pascale Guillot Yvan Hürlimann