Kit organisation. Synthèse méthodologique VERSION 0.1

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1 Kit organisation Synthèse méthodologique VERSION 0.1

2 SOMMAIRE Présentation de la démarche ETAT DES LIEUX Cartographie des processus et de l organisation existants Diagnostic de l organisation existante DETERMINATION DE LA CIBLE Définition des principes directeurs de l organisation cible Identification des éléments du DPG servant à l élaboration de la cible Définition de la cible macroscopique Analyse des écarts par rapport à l existant Analyse des impacts par rapport à l existant Définition de la cible détaillée TRAJECTOIRE DE MISE EN ŒUVRE Construction de la trajectoire Élaboration d un plan d action Définition des actions de conduite du changement... 6 Points de vigilance / 7 Kit organisation V1.0

3 Le décret GBCP comporte une dimension organisationnelle forte. Le présent document constitue une aide à la définition d une organisation cible. Il convient de préciser que la méthode proposée doit être adaptée aux spécificités de chaque organisme et qu elle n est en aucun cas obligatoire. PRESENTATION DE LA DEMARCHE La démarche proposée comprend trois étapes : un état des lieux des activités 1 et services existants ; la détermination d une organisation cible tenant compte des dispositions du DPG, de la stratégie et du contexte de l organisme. ; l élaboration d une trajectoire et d un plan d action pour atteindre la cible identifiée. 1 ETAT DES LIEUX 1.1 Cartographie des processus et de l organisation existants L analyse est réalisée sur les grands domaines fonctionnels 2 de l organisme : budget, dépenses, recettes, comptabilité, etc. Pour chacun de ceux-ci, une cartographie est réalisée afin de répondre aux questions suivantes : quels sont les différents processus financiers? quels sont les principaux acteurs et leurs rôles? Pour établir cette cartographie, deux approches sont envisageables: une approche par service identifiant les acteurs et leurs rôles dans les processus; une approche par processus identifiant les processus, leurs objectifs, leurs étapes. Cette cartographie doit être très globale 3. L objectif est de disposer des principaux éléments de description de l organisation (acteurs / services) et des domaines / processus afin de préparer la réflexion sur la cible qui sera menée lors de l étape suivante. 1.2 Diagnostic de l organisation existante Une fois réalisée la cartographie, l organisme établit un diagnostic des principales forces, faiblesses, opportunités et contraintes de l organisation existante. Les éléments d analyse portent par exemple sur : l efficience des processus : l analyse peut se fonder sur des indicateurs de délais (ex : délai moyen de paiement), de qualité (ex : résultats de contrôles internes), de performance, etc. 1 Une activité se définit par une tâche ou série de tâches conduites par un seul acteur. 2 Un domaine fonctionnel se définit par un ensemble de fonctionnalités cohérentes suivant une thématique donnée exemple : dépenses, recettes, achats ou métiers. 3 Si cette cartographie a déjà été réalisée précédemment, cette étape pourra être limitée à une mise à jour et une synthèse des données existantes. 3 / 7 Kit organisation V1.0

4 la qualité des données comptables : l analyse se fonde par exemple sur les rapports de certification des comptes ou sur des indicateurs tels que le taux de rejet de l agent comptable ; le partage de l information ou la qualité du dialogue. À la fin de cette première étape, l organisme dispose de la cartographie de l existant et du diagnostic des forces, faiblesses, opportunités et contraintes de l organisation existante. 2 DETERMINATION DE LA CIBLE L organisme détermine une organisation cible respectant les prescriptions du Dossier de Prescriptions Générales (DPG) et tenant compte de ses objectifs. 2.1 Définition des principes directeurs de l organisation cible Les principes directeurs regroupent un ensemble d orientations générales, propres à chaque organisme, qui concourt à élaborer l organisation cible. 2.2 Identification des éléments du DPG servant à l élaboration de la cible Il s agit pour l organisme d extraire du DPG les éléments qui serviront à construire la cible. Ces éléments structurants sont de deux natures : certains sont obligatoires et doivent donc être nécessairement repris par l organisme (exemple : valorisation du service fait et comptabilisation de la charge à cette étape, référentiels destination, opération, etc.) ; d autres sont des recommandations ou des bonnes pratiques que l organisme peut retenir (exemple : service facturier). 2.3 Définition de la cible macroscopique L objectif de cette phase est de définir à un niveau agrégé les principaux processus ainsi que les services qui sont susceptibles de les prendre en charge (par exemple, pour le domaine dépenses : service achat, service prescripteur, service d exécution, service facturier, etc.). Plusieurs options peuvent être retenues au cours de cette phase (par exemple : identification d un service unique pour le traitement des EJ ou de plusieurs en fonction des chaînes métier de l organisme). 2.4 Analyse des écarts par rapport à l existant L analyse des écarts consiste à comparer la cible macroscopique avec l organisation existante. L analyse des écarts est réalisée selon deux axes : processus : identification des activités nouvelles qui doivent être créées, celles pour lesquelles des modifications sont à apporter, et celles qui sont proches ou conformes à la cible ; organisation : mise en regard des services tels que décrits lors de la phase de définition de la cible macroscopique avec les services existants (recensés en étape 1). 4 / 7 Kit organisation V1.0

5 Cette analyse conduit à identifier les évolutions à apporter aux processus et services existants et à proposer la création de nouveaux processus et services. 2.5 Analyse des impacts par rapport à l existant Pour chaque écart, les impacts sont identifiés. Ils sont de trois natures: fonctionnel / organisationnel : changement d organisation ou de processus par rapport au fonctionnement existant ; humain : nouvelles compétences à développer, changement dans la nature des tâches confiées aux agents ; outils : outils existants concernés par les changements induits par la nouvelle cible organisationnelle. Les travaux d évolution à mener et les mesures d accompagnement à prévoir découlent de l analyse des impacts. 2.6 Définition de la cible détaillée Les travaux à conduire pour définir la cible détaillée sont les suivants : identifier les services de l organisation cible (services inchangés par rapport à l existant, services dont le périmètre et/ou les fonctions ont évolué, nouveaux services à créer) et les processus sur lesquels ils interviennent 4 ; détailler pour chaque service et chaque processus les activités associées, ainsi que les acteurs, par exemple : o o o les EJ sont saisis à un premier niveau par les agents de la cellule finance du service mutualisé, ils sont validés par le responsable de la cellule finance dans tous les cas, et par le contrôleur budgétaire au-delà d un certain seuil, etc. À la fin de cette seconde étape, les éléments suivants sont disponibles : description de l organisation cible macroscopique ; document d analyse des écarts entre l organisation cible et l organisation existante ; document d analyse des impacts ; description de l organisation cible détaillée. 3 TRAJECTOIRE DE MISE EN ŒUVRE 3.1 Construction de la trajectoire La trajectoire décrit la manière dont l organisme va passer de sa situation existante à la cible. Elle répond à différentes questions : comment la mise en œuvre se fera-t-elle (par un changement en une seule fois ou par des étapes successives)? Quels sont les jalons et les dates clés? Etc. 4 Par exemple : les engagements juridiques (EJ) seront saisis et mis à jour au sein d un service mutualisé, rattaché au siège de l organisme, mais uniquement pour les commandes supérieures à un montant donné. 5 / 7 Kit organisation V1.0

6 3.2 Élaboration d un plan d action Le plan d action décline de manière opérationnelle la mise en œuvre de la trajectoire. Il identifie et organise l ensemble des actions projetées pour mettre en œuvre la trajectoire. Le plan d action permet de garantir la cohérence du projet, la bonne conduite et le suivi des travaux à mettre en œuvre. 3.3 Définition des actions de conduite du changement Au cours de cette phase, les actions suivantes sont réalisées : identifier les populations concernées et leurs besoins d accompagnement ; prendre en compte les impacts fonctionnels et applicatifs ; analyser les compétences existantes par rapport aux compétences et activités cible, en lien avec le service RH : cartographie des effectifs actuels et cible, mesure des écarts (au niveau des compétences) ; définir la stratégie d'accompagnement du changement qui précise les objectifs et les principes des actions à engager ; concevoir le plan de formation et le plan de communication. À la fin de cette troisième étape, les éléments suivants sont disponibles : plan d action et fiches actions détaillées ; plan d accompagnement RH ; plan de formation ; plan de communication. 6 / 7 Kit organisation V1.0

7 POINTS DE VIGILANCE Définition de plusieurs variantes en termes d organisation Des variantes en termes d organisation peuvent être définies par l organisme et portées à l arbitrage des instances de gouvernance. Deux moments de la démarche s y prêtent tout particulièrement : au moment de la définition de la cible macroscopique : en effet, dans certains cas, plusieurs propositions d organisation cible peuvent être envisagées ; au moment de la définition de la trajectoire : les modalités de mise en œuvre peuvent être très différentes. Prise en compte des contraintes SI Il est nécessaire de faire converger les outils avec l organisation en prenant en compte leurs contraintes et leurs possibilités. Lors de la phase de conception de la cible, les outils envisagés peuvent déjà être connus. Dans ce cas-là, leurs contraintes doivent être intégrées dans la définition de la cible macroscopique. Dans le cas inverse, la conception de la cible contribuera au choix de l outil. La cible détaillée finale ne sera complètement définie que quand l organisme aura choisi l outil. 7 / 7 Kit organisation V1.0

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