CAHIER SPECIAL DES CHARGES FOURNITURES RENTING DE DEUX VÉHICULES UTILITAIRES PROCÉDURE NÉGOCIÉE SANS PUBLICITÉ

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES DU MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES AYANT POUR OBJET RENTING DE DEUX VÉHICULES UTILITAIRES PROCÉDURE NÉGOCIÉE SANS PUBLICITÉ Pouvoir adjudicateur Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon P. 1

2 Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES... 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ... 4 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 4 I.3 MODE DE PASSATION... 4 I.4 DÉTERMINATION DES PRIX... 4 I.5 FORME ET CONTENU DES OFFRES... 4 I.6 DÉPÔT DES OFFRES... 5 I.7 OUVERTURE DES OFFRES... 5 I.8 DÉLAI DE VALIDITÉ... 5 I.9 CRITÈRES D ATTRIBUTION... 6 I.10 VARIANTES LIBRES... 6 I.11 CHOIX DE L OFFRE... 6 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES... 7 II.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT... 7 II.2 CAUTIONNEMENT... 7 II.3 RÉVISIONS DE PRIX... 7 II.4 DURÉE... 7 II.5 DÉLAI DE PAIEMENT... 8 II.6 RÉCEPTION... 8 II.7 CLAUSE ÉTHIQUE... 8 III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES... 9 IV. FORMULAIRE D OFFRE V. ENGAGEMENT P. 2

3 Réglementation en vigueur 1. Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 2. Arrêté royal du 10 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services dans les secteurs de l'eau, de l'énergie, des transports et des services postaux. 3. Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ainsi que l annexe à cet arrêté royal concernant le cahier général des charges. 4. Règlement général pour la protection du travail (RGTP). Dérogations, précisions et commentaires néant Le soumissionnaire qui visite une installation de l IECBW ou le siège social ne peut le faire qu accompagné par un représentant de l IECBW P. 3

4 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation d'attribution d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 24 décembre 1993 et à l arrêté royal du 10 janvier I.1 Description du marché Objet des fournitures: Renting de deux véhicules utilitaires. Lieu de livraison: Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon, Rue Emile François, 27 à 1474 Genappe I.2 Identité du pouvoir adjudicateur Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon Rue Emile François, Genappe Registre des personnes morales de Nivelles, n I.3 Mode de passation Conformément à l'article 39, 2, 1 a (montant du marché HTVA inférieur au seuil de ,00 ) de la loi du 24 décembre 1993, le marché est passé par procédure négociée sans publicité. I.4 Détermination des prix Le présent marché consiste en un marché à prix global. Le marché à prix global est celui dans lequel un prix forfaitaire couvre l'ensemble des prestations faisant l'objet du marché ou qui comporte uniquement des postes à forfait. I.5 Forme et contenu des offres Sous peine d exclusion, l offre doit être établie comme décrit dans le présent cahier des charges. Pour autant qu il y ait des formulaires annexés au cahier des charges, le soumissionnaire remplira ceux-ci de manière aussi complète que possible. Le prix de l'offre sera exprimé en EURO. Le formulaire de soumission doit être accompagné des pièces suivantes: Situation juridique du soumissionnaire * Une déclaration sur l'honneur, établie conformément au modèle repris en annexe 1 de la circulaire du 21 mai 2001 relative à la sélection qualitative des entrepreneurs, des fournisseurs et des prestataires de services (Moniteur belge du 18/07/2001, p ) et attestant que le(s) soussigné(s) P. 4

5 ne se trouve(nt) dans aucune des situations visées par les causes d'exclusion reprises à l'article 39 de l'arrêté royal du 10 janvier L'attention est attirée sur le fait qu'à quelque stade que ce soit de la procédure, le pouvoir adjudicateur peut inviter le(s) soussigné(s) à produire les documents et preuves nécessaires. * Une attestation de l ONSS, avec cachet sec, relative à l avant-dernier trimestre précédant la date ultime de remise des offres, à savoir le 4e trimestre Capacité économique et financière du soumissionnaire * Une attestation d'engagement de constitution d'un cautionnement établie sur base du modèle figurant en annexe 3 de la circulaire du 21 mai 2001 relative à la sélection qualitative des entrepreneurs, des fournisseurs et des prestataires de services (Moniteur belge du 18/07/2001, p ). Cette attestation peut être établie par un organisme de cautionnement, par une banque ou par le soumissionnaire lui-même Autres références (voir point II.7) - le formulaire éthique (si nécessaire) I.6 Dépôt des offres L'offre établie sur un support papier est remise par lettre ou par porteur au pouvoir adjudicateur. Elle est glissée sous pli définitivement scellé, portant l'indication de la référence au cahier spécial des charges ( CRAF). En cas d'envoi par la poste, ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indication l'adresse indiquée dans le cahier spécial des charges et la mention " OFFRE ". Cette seconde enveloppe doit être adressée à: I.E.C.B.W. Secrétariat Général Monsieur Roger Masson Rue Emile François Genappe Les soumissionnaires sont priés d'apposer sur l'enveloppe contenant leur offre l'étiquette qui leur est fournie avec le présent cahier des charges, dans le but d'identifier parfaitement le marché et éviter toute erreur de manipulation par les services de l'iecbw lors de la réception. L offre doit parvenir à l administration au plus tard le 21 avril 2011, que ce soit par envoi normal ou recommandé ou par dépôt à l adresse susmentionnée. I.7 Ouverture des offres Il n y a pas d ouverture des offres en séance publique. I.8 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 60 jours de calendrier, prenant cours le lendemain du jour de l'ouverture des offres. P. 5

6 I.9 Critères d attribution Des critères d'attribution n'ont pas été spécifiés. Après les négociations, l'administration choisit l'offre régulière la plus avantageuse. I.10 Variantes libres Il est interdit de proposer des variantes libres. I.11 Choix de l offre L administration choisit l offre régulière la plus avantageuse. Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte sans conditions toutes les clauses du Cahier spécial des Charges et renonce à toutes les autres conditions, y compris ses propres conditions de vente même lorsque celles-ci sont annexées à son offre. Toute réserve ou non respect de ces engagements concernant ces clauses ou dispositions engendre l irrégularité substantielle de l offre. P. 6

7 II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l exécution du marché. Pour autant qu il n y soit pas dérogé, l Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics est d application, de même que les dispositions de l annexe à cet arrêté royal relative au cahier général des charges. II.1 Fonctionnaire dirigeant L exécution des services se déroule sous le contrôle du fonctionnaire dirigeant: Nom: Monsieur Yves Renson Adresse: Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon, Rue Emile François, 27 à 1474 Genappe Téléphone: Fax: y.renson@iecbw.be II.2 Cautionnement Le cautionnement suivant est exigé: 5 % du montant initial du marché (hors TVA), arrondi à la dizaine supérieure. Le cautionnement est libéré dans son entièreté après la réception. Le cautionnement doit être constitué dans les 30 jours de calendrier suivant le jour de la notification de l'attribution du marché par recommandé. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l adresse du pouvoir adjudicateur. En cas d absence de cautionnement, les dispositions prévues à l article du cahier général des charges pourront être appliquées. L adjudicataire envoie la demande de libération de cautionnement au pouvoir adjudicateur. II.3 Révisions de prix Il n y a pas de révision de prix pour ce marché. II.4 Durée Le pouvoir adjudicateur n'a pas spécifié la durée. Par conséquent, le soumissionnaire doit proposer luimême une durée dans son offre (en mois). La durée de location doit néanmoins être comprise entre 72 et 84 mois. Cette durée est laissée à la libre appréciation des loueurs qui choisissent celle qui permet de proposer le loyer mensuel le plus bas en fonction du kilométrage. P. 7

8 II.5 Délai de paiement Les paiements sont effectués dans un délai de 50 jours de calendrier à compter de la réception de la déclaration de créance. II.6 Réception Lors de la livraison, il est dressé un procès-verbal de réception des véhicules et leur conformité par rapport au cahier des charges est vérifiée. II.7 Clause éthique L IECBW a implémenté un système d amélioration continue conforme à diverses normes dont la norme SA 8000, pour l éthique et la responsabilité sociale. La mise en conformité avec cette dernière nous a conduit à élaborer un plan d actions, notamment, le développement d un code de conduite, d une charte éthique et la conduite de diverses actions en la matière. Ces actions ciblent notre personnel ainsi que tous nos partenaires, qu ils soient actionnaires de l intercommunale ou partenaires externes. Dans cette optique, nous attendons de nos partenaires fournisseurs de témoigner leur engagement sur les exigences sociales et éthiques suivantes : 1. Ne pas recourir ni admettre de vos propres fournisseurs et sous-traitants le recours au travail des enfants ou au travail forcé. 2. Respecter l ensemble des dispositions législatives et réglementaires visant à assurer à votre personnel des conditions et un environnement de travail sain et sûr dans le respect des libertés individuelles et collectives. Dispenser à votre personnel un minimum de formation en matière de sécurité et santé sur les lieux du travail. 3. Ne pratiquer aucune discrimination sous quelque forme que ce soit. 4. Ne pas pratiquer, ne pas soutenir et sanctionner tout harcèlement moral ou physique. 5. Respecter les dispositions du droit du travail tant lors de l embauche du personnel qu en cours d exécution du contrat de travail. 6. Respecter l ensemble des critères ci-dessus pour toutes les catégories de personnel, y compris, le cas échéant, aux travailleurs dans le cadre du télétravail. Un formulaire d engagement est joint au présent cahier des charges. Dans le cas où un de nos partenaires fournisseurs n adhère pas intégralement à ces exigences, l IECBW se réserve le droit d auditer ses services dans ce cadre. A contrario, l IECBW demandera aux fournisseurs adhérant à ces exigences, de lui fournir des informations ou documentation relatant la démarche entreprise en la matière. Si le formulaire éthique a déjà été envoyé à l IECBW dans le cadre d un autre marché pour la même année civile il ne doit plus être transmis dans le cadre de cette soumission. P. 8

9 III. Description des exigences techniques Véhicule 1 : VW CRAFTER 30 (MMA 3000 kg) Couleur blanche Empattement moyen 3665 mm Toit surélevé Motorisation : 2.0 CRTDI 80 kw EURO 5 Sièges recouverts simili Banquette convoyeur 2 places (intérieur en simili) Portes arrière vitrées Cloison intérieure avec vitre fixe Verrouillage des portes avec télécommande Radio-CD modèle de base Pré-équipement GSM Bluetooth Equipements spécifiques Marchepied pour l accès par l arrière (sur toute la largeur) Attache-remorque boule Plancher en multiplex anti dérapant 12 mm Revêtement de parois latérales en multiplex ajouré 12 mm Protection en bois des passages de roue Eclairage du compartiment arrière Gyrophares orange à l avant et à l arrière sur le toit Stripping (bandes rouge et blanc) à l avant sur le capot et à l arrière sur les portes battantes. Sur la porte gauche signal D1 c (flèche) et sur la porte droite signal A 31 (travaux). Kilométrage annuel : Véhicule 2 : VW CRAFTER 30 (MMA 3000 kg) Couleur blanche Empattement moyen 3665 mm Toit surélevé Motorisation : 2.0 CRTDI 80 kw EURO 5 Sièges recouverts simili Banquette convoyeur 2 places (intérieur en simili) Portes arrière vitrées Cloison intérieure avec vitre fixe Verrouillage des portes avec télécommande Radio-CD modèle de base Pré-équipement GSM Bluetooth Equipements spécifiques Marchepied pour l accès par l arrière (sur toute la largeur) Attache-remorque à mâchoires Plancher en multiplex anti dérapant 12 mm Revêtement de parois latérales en multiplex ajouré 12 mm Protection en bois des passages de roue Eclairage du compartiment arrière Gyrophares orange à l avant et rampe de feux orange à l arrière sur le toit Stripping (bandes rouge et blanc) à l avant sur le capot et à l arrière sur les portes battantes. Sur la porte gauche signal D1 c (flèche) et sur la porte droite signal A 31 (travaux). Kilométrage annuel : NB : en gras souligné = différences entre les 2 véhicules P. 9

10 Délais et lieu de livraison Les véhicules doivent être livrés au siège de l Intercommunale ou auprès du concessionnaire dont les coordonnées figurent ci-dessous le plus rapidement possible. La date de livraison attendue doit figurer dans la remise d offre. Les véhicules seront entretenus auprès de ce concessionnaire. Garage PATTYN et Fils Dernier Patard GENAPPE (Baisy-Thy) Révision des prix. Sauf pour ce qui suit, le marché n est pas sujet à révision des prix. Si le kilométrage annuel moyen d un véhicule mis à disposition diffère de plus de 15 % de celui prévu dans le contrat, au terme de la troisième année de location le loueur pourra annuellement proposer une révision du contrat. Cette modification prendra court le mois suivant l accord de l IECBW et ne sera en aucun cas avec effet rétroactif. En cas de refus de l IECBW sur la proposition de modification, les kilomètres en moins ou supplémentaires seront crédités ou facturés au tarif prévu pour cela dans le contrat de location. Les soumissionnaires restent engagés par leur soumission pendant un délai de 100 jours calendrier prenant cours le lendemain du jour de la date limite prévue pour le dépôt des soumissions. Services Tous les frais d entretien et réparation, batterie, remplacement de pneus (nombre illimité), doivent être inclus dans les loyers. Il doit être prévu des pneus hiver (nombre illimité) uniquement pour le véhicule 2. Si les réparations carrosserie ne peuvent être effectuées dans le garage où les véhicules sont entretenus, le loueur est tenu de le préciser clairement dans son offre et d indiquer alors le lieu des réparations. Il doit être prévu une assistance 24h/24 uniquement pour le véhicule 2. Taxes et immatriculation Suite à la circulaire du 28 octobre 1996 du Ministère des Finances, les Intercommunales sont exemptées de la taxe de circulation et ce, en vertu de l article 5 1 er, 1 du Code des Taxes Assimilées aux Impôts sur les Revenus. Cette taxe ne doit donc pas être incluse dans le loyer mensuel et le loueur effectuera les démarches nécessaires pour en obtenir l exemption. Les véhicules seront immatriculés au nom du loueur. Assurances Dans l offre de prix, les assurances R.C. et dégâts matériels (incluant vol, bris de vitres, ) figureront de manière bien distincte des autres postes. S il y a une franchise elle sera indiquée de manière claire sur l offre. Pour information, l IECBW dispose d un accord avec la compagnie ETHIAS qui prévoit l application automatique du degré bonus - malus 1 pour tous les contrats liés aux véhicules utilitaires. Si le loueur souscrit les contrats d assurance avec cette compagnie, ces conditions sont donc d application et l offre doit en tenir compte. S il souscrit des contrats avec une autre compagnie d assurance, les primes devront rester fixes pour toute la durée du contrat et ce même en cas de sinistres. Seules des modifications liées à une évolution de la législation seront acceptées. L IECBW se réserve le droit de souscrire elle-même les assurances R.C. et dégâts matériels pour les véhicules loués. P. 10

11 Lettrage L IECBW appliquera un lettrage type «3 M» sur les côtés latéraux des véhicules. Ce lettrage sera enlevé par l IECBW avant la restitution du véhicule. P. 11

12 IV. Formulaire d offre OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE AYANT POUR OBJET RENTING DE DEUX VÉHICULES UTILITAIRES Procédure négociée sans publicité Important : ce formulaire d offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes lettres. Personne physique Le soussigné (nom et prénom): Qualité ou profession: Nationalité: Domicile (adresse complète): Téléphone: Fax: OU (1) Société La firme (dénomination, raison sociale): Nationalité: ayant son siège à (adresse complète): Téléphone: Fax: représentée par le(s) soussigné(s): - Les mandataires joignent à leur offre l acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ces pouvoirs ou une copie attestant la conformité de leur procuration à l original. - Ou bien : numéro de l annexe au Moniteur belge où sont publiés leurs pouvoirs :. OU (1) Association momentanée Les soussignés en association momentanée pour le présent marché (nom, prénom, qualité ou profession, nationalité, siège provisoire): S'ENGAGE(NT) (SOLIDAIREMENT) SUR SES/LEURS BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ: pour un montant de: (en chiffres, hors TVA)... (en lettres, hors TVA)... P. 12

13 ... durée :... Informations générales Numéro d immatriculation à l ONSS: Numéro d'entreprise: Paiements Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement sur le compte... de l institution financière... ouvert au nom de.... Attestations A cette offre je joins/nous joignons: * Une déclaration sur l'honneur, établie conformément au modèle repris en annexe 1 de la circulaire du 21 mai 2001 relative à la sélection qualitative des entrepreneurs, des fournisseurs et des prestataires de services (Moniteur belge du 18/07/2001, p ) et attestant que le(s) soussigné(s) ne se trouve(nt) dans aucune des situations visées par les causes d'exclusion reprises à l'article 39 de l'arrêté royal du 10 janvier L'attention est attirée sur le fait qu'à quelque stade que ce soit de la procédure, le pouvoir adjudicateur peut inviter le(s) soussigné(s) à produire les documents et preuves nécessaires. * Une attestation de l ONSS, avec cachet sec, relative à l avant-dernier trimestre précédant la date ultime de remise des offres, à savoir le 4e trimestre * Une attestation d'engagement de constitution d'un cautionnement établie sur base du modèle figurant en annexe 3 de la circulaire du 21 mai 2001 relative à la sélection qualitative des entrepreneurs, des fournisseurs et des prestataires de services (Moniteur belge du 18/07/2001, p ). Cette attestation peut être établie par un organisme de cautionnement, par une banque ou par le soumissionnaire lui-même Documents à joindre à l offre Les documents requis par le cahier des charges, datés et signés, sont annexés à l offre. Fait à... Le... Le soumissionnaire, Signature:... Nom et prénom:... Fonction:... Note importante Les soumissionnaires ne peuvent se prévaloir des vices de forme dont est entachée leur offre, ni des erreurs ou omissions qu'elle comporte (article 87 de l arrêté royal du 10 janvier 1996). (1) Biffer les mentions inutiles P. 13

14 V. Engagement de.(dénomination) sur les exigences sociales et éthiques de la norme SA Vous engagez-vous à ne pas recourir ni admettre de vos propres fournisseurs et sous-traitants l utilisation du travail des enfants ou du travail forcé? 2. Vous engagez-vous à respecter l ensemble des dispositions législatives et réglementaires visant à assurer à votre personnel des conditions et un environnement de travail sain et sûr dans le respect des libertés individuelles et collectives? 3. Vous engagez-vous à ne pratiquer aucune discrimination sous quelque forme que ce soit? 4. Vous engagez-vous à ne pas pratiquer, à ne pas soutenir et à sanctionner tout harcèlement moral ou physique? 5. Vous engagez-vous à respecter les dispositions du droit du travail tant lors de l embauche du personnel qu en cours d exécution du contrat de travail? 6. Vous engagez-vous à respecter l ensemble des critères ci-dessus pour toutes les catégories de personnel, y compris, le cas échéant, aux travailleurs à domicile? 7. Prenez-vous en considération les critères mentionnés ci-dessus dans la sélection de vos propres fournisseurs? 8. Si vous avez répondu NON à la question précédente, pensez-vous prendre ces critères en considération dans un avenir proche (6 mois à 1 an)? 9. Disposez-vous d une documentation interne (politique éthique, engagement responsabilité sociale, etc.) illustrant votre démarche en la matière? 10. A défaut de documentation interne, accepteriez-vous, le cas échéant que l IECBW réalise un audit éthique et responsabilité sociale de vos services? Représentant de la Direction.. Date Signature Cachet Si votre activité se situe dans le domaine de la production, complétez le verso de ce formulaire. P. 14

15 Partie réservée aux entreprises du secteur de la production Traçabilité des produits proposés Faites-vous produire par des sous-traitants des produits proposés à l IECBW? Oui tous Certains (indiquez lesquels) Non Connaissez-vous l origine exacte de ces produits? Oui (si oui, indiquez lesquels et précisez l origine géographique) Non Conditions de fabrication Disposez-vous d un Code de conduite ou d un autre type d engagement en vue de garantir le respect des droits sociaux fondamentaux chez vos fournisseurs et vos soustraitants? Oui (merci de joindre une copie complète à votre courrier) Non L application du Code de conduite chez vos fournisseurs ou sous-traitants est-elle contrôlée? Oui par vos soins via un système propre à l entreprise, indiquez lequel :.... par un système de contrôle indépendant, indiquez lequel : P. 15

16 Non Fait à.., le. Représentant de la société :.. Signature : P. 16