coopérative en chiffres Guide de l établissement de prévisions financières à long terme pour votre coopérative (coopératives de l article 95)

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1 La FéDéRATION de L HABITATION COOPÉRATIVE Votre coopérative en chiffres Guide de l établissement de prévisions financières à long terme pour votre coopérative (coopératives de l article 95)

2 À l intérieur de ce guide Remerciements 1 Introduction 3 À qui s adresse ce guide et outil de planification 2 Pourquoi votre coopérative a besoin d un plan financier à long terme 4 Qu est-ce qu un plan financier à long terme? Pourquoi vous faut il un plan financier à long terme? Programme de certification Pour commencer 6 Les renseignements dont vous avez besoin Où obtenir les renseignements Exactitude de l information 8 4 La création de votre plan financier à long terme 9 Renseignements de base Frais de logement Budgets Réserve de remplacement Réparations importantes Exploitation antérieure 5 Votre plan financier à long terme 12 Résultats Impression Le choix d un plan financier à long terme 6 Le mot de la fin 14

3 Remerciements Ce guide a été rédigé par Nick Van Dyk et Karla Skoutajan. Nous remercions Jamie Ayers et Nicholas Gazzard de leurs conseils à propos de l élaboration de l outil prévisionnel. Conception et mise en page par Aerographics Creative Services Inc. Mai 2009

4 1FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE Introduction À qui s adresse ce guide et outil de planification Ce guide et outil de planification fait partie de la boîte à outils de la Vision 2020 de la FHCC. Il s agit d un outil technique qui aidera les gestionnaires des coopératives et d autres professionnels à établir des prévisions financières à long terme pour votre coopérative. Cet outil a été créé à l intention des coopératives d habitation financées dans le cadre du programme fédéral de l article 95 (auparavant 56.1). Il s adresse aussi aux coopératives d habitation dont l accord d exploitation du programme de financement n expirera pas avant cinq ans. D ici peu, une autre version de l outil de planification sera à la disposition des coopératives dont l accord d exploitation est plus près de prendre fin. 3

5 2FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE Pourquoi votre coopérative a besoin d un plan financier à long terme Qu est-ce qu un plan financier à long terme? Un plan financier à long terme est un ensemble de prévisions détaillées à long terme concernant l avenir financier d une coopérative. Il doit s étendre sur une période d au moins 10 ans. Le plan repose sur des hypothèses au sujet des revenus, des dépenses et des versements hypothécaires annuels d une coopérative et doit également comprendre les dépenses à même les réserves pour immobilisations, les contributions versées à ces réserves, les éventuels nouveaux emprunts et les coûts attendus du service de la dette. C est un outil utile pour déterminer les options qui s offrent à une coopérative en matière de production de revenus et pour comprendre les défis financiers qui l attendent. Pourquoi vous faut il un plan financier à long terme? Chaque année, les membres de votre coopérative approuvent un budget annuel. Le budget d exploitation annuel représente le plan financier de la coopérative pour l année à venir. Il comporte une estimation des dépenses de la coopérative pour l année qui vient et une estimation des revenus dont elle a besoin pour faire face à ces dépenses. De plus, c est un important outil pour le conseil d administration et le gestionnaire de votre coopérative. Il sert à la comparaison des résultats financiers réels de votre coopérative et il aide le conseil d administration à prendre des décisions financières. Toutefois, le budget d exploitation annuel ne traite que de l avenir immédiat. Qu en est il de la planification au delà de la prochaine année? Bon nombre des décisions que nous prenons aujourd hui peuvent avoir des incidences dans un avenir lointain. Mettez-vous suffisamment de fonds de côté pour les réparations d immobilisations? Au fil des ans, votre coopérative pourra-t-elle générer assez de revenus pour couvrir des dépenses croissantes telles que les coûts des services publics et les impôts fonciers? 4

6 Les coopératives ont besoin de prévisions financières multiannuelles pour assurer la viabilité de l entreprise et l abordabilité du logement. Les prévisions sont un outil de gestion que votre coopérative peut utiliser pour évaluer sa stabilité financière à long terme, limiter ses risques financiers et déterminer ses priorités en matière de dépenses. À mesure que les coopératives s approchent de la fin de leur relation financière avec le gouvernement, elles devront de plus en plus veiller à se doter d un plan financier à long terme. Programme de certification 2020 Le but du projet Vision 2020 de la FHCC est de renforcer les coopératives d habitation et de les préparer à l avenir. La FHCC a créé un programme de certification à l intention des coopératives d habitation. Être une coopérative 2020 signifie que vous avez atteint un niveau d excellence dans tous les aspects de l exploitation de votre coopérative. Il y a huit normes que les coopératives doivent atteindre pour devenir une coopérative L une de ces normes, c est d avoir un plan financier à long terme. Le présent outil vous aidera à atteindre cette norme Pour plus d information sur la façon de devenir une coopérative 2020, consultez notre guide 2020 (en anglais seulement) intitulé On the road to 2020: Becoming a certified 2020 housing co-op. 5

7 3FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE Pour commencer Les renseignements dont vous avez besoin Pour utiliser cet outil prévisionnel, vous aurez besoin de renseignements très précis et détaillés au sujet de votre coopérative. Certains de ces renseignements sont de nature historique, alors que d autres sont plus récents. A Renseignements historiques Vous devez connaître la date d ajustement des intérêts (DAI) de la coopérative la période d amortissement initiale de la coopérative (habituellement 35 ans) la date de la première fin d exercice de la coopérative (si elle n est pas connue, utilisez la veille du premier anniversaire de la DAI) le coût d immobilisation admissible de la coopérative B Renseignements sur la première hypothèque de votre coopérative Vous devez connaître le solde au dernier renouvellement la date du dernier renouvellement le taux d intérêt courant la date du prochain renouvellement l aide fédérale maximale (AFM) courante C Renseignements financiers passés Il serait utile d avoir les états financiers vérifiés des trois ou quatre derniers exercices de la coopérative. L outil prévisionnel comporte une feuille de travail où entrer les renseignements financiers des quatre derniers exercices et de l exercice en cours. Bien que ces renseignements ne soient pas requis pour que l outil fonctionne, les renseignements relatifs aux années antérieures vous fournissent des données de comparaison utiles. 6

8 D Budget ou renseignements financiers courants Cet outil est le plus efficace si vous avez le budget du prochain exercice. Si le budget du prochain exercice n est pas encore prêt, vous pouvez utiliser le budget de l exercice en cours ou une projection des résultats réels de l année courante. Ce budget sera le budget de l année de base pour les prévisions. E Réserve de remplacement Cet outil nécessite des renseignements sur les besoins de la coopérative en réparations d immobilisations. Les coopératives doivent être dotées d un plan de placement des réserves pour immobilisations. Il y a une feuille de travail où ces renseignements peuvent être insérés. Vous pouvez vous renseigner à fond sur la planification des réserves pour immobilisations en consultant le document de la FHCC intitulé Planification des réserves pour immobilisations : Un guide pour les coopératives des programmes fédéraux. Vous pouvez quand même établir les prévisions si vous n avez pas de plan de réserve pour immobilisations, sauf que l exactitude de votre plan financier à long terme en sera diminuée. La contribution courante à la réserve de remplacement (corrigée de l inflation) pour chaque année peut être utilisée. Il importe d entrer les «dépenses prévues» de façon à éviter un résultat négatif. Cela vous donnera une idée de ce que la coopérative peut dépenser en réparations d immobilisations. F Réparations importantes Certaines coopératives devront peut-être envisager un financement par prêt hypothécaire de second rang pour couvrir les coûts d importantes immobilisations ou d autres dépenses. L outil comporte une feuille de travail où insérer ces renseignements, y compris les coûts s y rattachant (honoraires d avocat et débours, frais techniques). 7

9 Le montant maximal d une hypothèque de second rang que la coopérative peut se permettre de contracter est indiqué au bas de la feuille de travail des réparations importantes. Ce montant est fondé sur les renseignements et les hypothèses entrant dans le calcul des prévisions. Le montant maximal changera si les hypothèses changent. Où obtenir les renseignements Chaque coopérative doit avoir un dossier d information sur l historique financier de la coopérative. Un bon point de départ est l accord d exploitation de votre coopérative. L accord d exploitation est le contrat que votre coopérative a passé avec son bailleur de fonds. Ce document contient de nombreuses règles que la coopérative doit suivre jusqu à la fin de l accord d exploitation. Votre coopérative doit également tenir de bons dossiers financiers historiques. Cela comprend les vérifications et les budgets annuels de votre coopérative. S il y a des données financières historiques de la coopérative que vous ne pouvez pas trouver, il se peut que vous puissiez obtenir des documents originaux auprès de l organisme de réglementation de votre coopérative. L organisme de réglementation d une coopérative est l administrateur de l accord d exploitation de la coopérative. Ce peut être un service municipal ou un ministère provincial ou territorial du logement ou bien l Agence des coopératives d habitation. Exactitude de l information Rappelez-vous que l exactitude de vos prévisions dépend de l exactitude des renseignements que vous utilisez pour établir ces prévisions. Par conséquent, il importe de vous assurer d utiliser des données fiables. Bien entendu, l établissement de vos prévisions (la création de votre plan) reposera sur des hypothèses. Plus vos prévisions sont lointaines, moins elles sont susceptibles d être exactes. Vos prévisions sont néanmoins très importantes pour vous aider à planifier l avenir financier de votre coopérative. 8

10 4FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE La création de votre plan financier à long terme Renseignements de base Entrez les renseignements de base de votre coopérative dans la feuille de travail des renseignements de base. Cela comprend notamment le nom de la coopérative, la ville et la province où elle se trouve, la date d ajustément des intérêts (DAI), les renseignements concernant la première hypothèque, ainsi que des renseignements courants sur l aide fédérale maximale (AFM) de la coopérative. Si la coopérative a une hypothèque de second rang, il s agit de consigner ici les renseignements de base à ce sujet. Lorsque des dates sont requises, utilisez le modèle jour/mois/année. Frais de logement Entrez les renseignements concernant les frais de logement courants de la coopérative dans la feuille de travail des frais de logement. Il faut indiquer les frais de logement selon le type de logement et préciser le nombre de logements de chaque type. La feuille de travail prévoit de l espace pour huit types de logement différents. Si la coopérative comprend plus de huit types de logement différents, il faudra peut-être regrouper certains types de logement et utiliser une moyenne des frais de logement. La feuille de travail exige des hypothèses sur les augmentations des frais de logement pour chacune des cinq prochaines années. Pour les deux prochaines années, un montant fixe (p. ex., 10 $) ou un pourcentage peut être utilisé. Pour les trois années suivantes, il faut utiliser un pourcentage. Si aucune augmentation n est indiquée, le revenu tiré des frais de logement ne changera pas. Budgets Entrez les renseignements provenant du budget d exploitation courant de la coopérative dans la feuille de travail du budget. Les catégories indiquées pourraient ne pas être aussi détaillées que l est le budget d exploitation de la coopérative, et vous pourriez devoir regrouper certains éléments. 9

11 Les hypothèses à propos des taux d inflation et d inoccupation doivent être indiquées ici. Vous pouvez trouver des renseignements sur les taux d inflation prévus dans le site Web de Statistique Canada < gc.ca> ou le site Web de la Banque < ca>. Le taux d inflation par défaut est de 3 %, tandis que le taux d inoccupation par défaut est de 2 %. Il sera important de modifier cette hypothèse si la coopérative subit de fortes pertes d inoccupation ou se trouve dans une région où le taux d inoccupation est élevé. La Société canadienne d hypothèques et de logement (SCHL) fait des recherches sur les taux d inoccupation observés dans différentes villes du pays et les publie deux fois par an. Pour obtenir des données sur les taux d inoccupation, visitez le site Web de la SCHL < Si votre coopérative supplémente l aide assujettie au contrôle du revenu provenant de l organisme de réglementation de la coopérative, vous devez l indiquer dans cette feuille de travail. Des renseignements sont également requis sur l augmentation ou la diminution de la contribution (interne) supplémentaire de la coopérative. Si aucun renseignement n est fourni à propos d augmentations ou de diminutions prévues, le montant augmentera chaque année en fonction du taux d inflation. Entrez ici les renseignements à propos des dépenses à même le budget d exploitation courant de la coopérative. Il est possible de consigner des renseignements précis pour les années ultérieures. Autrement, les montants de l année de base seront augmentés en fonction du taux d inflation. Si la coopérative reçoit encore une aide prédéterminée, celle-ci doit figurer ici. La plupart des coopératives de l article 95 ne reçoivent plus d aide prédéterminée. L excédent ou le déficit accumulé de la coopérative doit être consigné dans la feuille de travail du budget. Il faut inclure les chiffres réels s ils sont connus ou prévus au début de l année de base. Ce montant peut se trouver dans le dernier état financier vérifié de la coopérative. 10

12 Réserve de remplacement Les renseignements au sujet des besoins de réserve de remplacement de la coopérative doivent être entrés dans la feuille de travail de la réserve de remplacement. Les fonds se trouvant dans la réserve de remplacement au début de l année de base doivent être précisés. Si l année de base correspond à l exercice courant, ce montant peut figurer dans les derniers états financiers vérifiés de la coopérative. Autrement, il s agit d estimer le solde de la fin de l exercice courant. Pour obtenir des renseignements sur le rendement du capital investi par la coopérative, reportez-vous au régime de placement de la coopérative ou aux renseignements historiques sur les placements de votre coopérative. Il faut également indiquer les renseignements provenant du plan de réserve pour immobilisations de la coopérative pour l année courante et les neuf prochaines années, y compris les contributions et les dépenses. Un message d erreur s affichera si le solde de la réserve de remplacement à la fin de l exercice est un chiffre négatif. Pour éliminer l erreur, il s agit de redresser les contributions et les dépenses. Un message d erreur dans cette feuille de travail se répercutera sur d autres parties des prévisions. Réparations importantes Il se peut que certaines coopératives n aient pas suffisamment de fonds dans leur réserve de remplacement pour payer certaines réparations d immobilisations. La coopérative pourrait être contrainte de payer ces réparations par des emprunts supplémentaires. Les détails concernant un projet de réparation d immobilisations peuvent être entrés ici. N indiquez pas les dépenses qui seront couvertes par la réserve de remplacement ou payées à même le budget d exploitation annuel de la coopérative. Exploitation antérieure Entrez dans la feuille de travail 6 les renseignements au sujet des années d exploitation antérieures de la coopérative. Bien qu il ne soit pas nécessaire d insérer les renseignements des années antérieures, ils permettront des comparaisons avec la projection à long terme. 11

13 5FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE Votre plan financier à long terme Résultats L outil prévisionnel produira deux projections. La première projection montrera les résultats projetés d après tous les renseignements et les hypothèses fournis dans les feuilles de travail à l égard des revenus et des dépenses, y compris tous les coûts hypothécaires et de financement de second rang. Si une perte d exploitation accumulée survient au cours des cinq premières années de la projection, un message d erreur s affichera, ce qui signifie que votre coopérative a des problèmes de viabilité à régler. Vous devrez jeter un second regard sur les hypothèses entrées dans les feuilles de travail. La deuxième projection montrera les frais de logement réels requis (y compris les augmentations ou les diminutions) chaque année pour assurer la viabilité de la coopérative d après les hypothèses concernant les dépenses et tout le financement requis. Une coopérative est viable si elle ne subira pas de pertes d exploitation. Le chiffrier peut également produire un imprimé de la situation financière antérieure (jusqu à l exercice courant) de la coopérative à des fins de comparaison avec les projections. À cette fin, les renseignements sur les années d exploitation antérieures doivent être insérés dans la feuille de travail 6. Impression Toutes les feuilles de travail et les projections peuvent être imprimées séparément telles qu elles sont affichées à votre écran. Par ailleurs, vous pouvez imprimer toutes les pages à la fois en choisissant d imprimer le cahier de travail complet. 12

14 Le choix d un plan financier à long terme Votre coopérative devrait choisir un seul plan financier à long terme. Cette ressource se révélera utile à mesure que votre coopérative prend des décisions sur les budgets d exploitation et les plans d immobilisations futurs. Pour choisir un plan, vous devez essayer un certain nombre de scénarios différents pour déterminer le meilleur plan. Le gestionnaire ou le consultant de la coopérative doit élaborer les plans et les soumettre à l examen du conseil d administration. Le plan que vous choisissez doit être adopté par le conseil d administration. Rappelez-vous que le plan de votre coopérative doit être mis à jour périodiquement en fonction des renseignements courants. Le gestionnaire de votre coopérative pourrait facilement procéder à cette mise à jour chaque année. 13

15 6FÉdÉration La DE L HABITATION COOPÉRATIVE Le mot de la fin Il est important de planifier l avenir financier de votre coopérative. Les décisions financières que vous prenez chaque année ont des incidences sur la viabilité à long terme de votre coopérative. L établissement d un plan financier à long terme améliorera l avenir financier de votre coopérative en vous donnant l occasion de prendre des décisions éclairées sur l avenir de votre coopérative. 14

16 Où nous contacter FHCC Les members de la FHCC ont la permission de reproduire et d utiliser ce guide. Il est interdit à toute autre personne d utiliser ou de reproduire cet ouvrage sans obtenir le condentament écrit de la Fédération de l habitation du Canada. Imprimé sur du papier Rolland Enviro 100 Smooth 100% P.C. 100% C.F.P.A. Archive/sans acide Brillance 88 Bureau national , rue Metcalfe, Ottawa, (Ontario) K2P 1P9 Tél. (613) Télec. (613) Sans frais: Région de l Ontario avenue Spadina Toronto (Ontario) M5S 2T9 Tél. (416) Télec. (416) Sans frais: Bureau de Vancouver , rue Fraser, Vancouver (C.B.) V5W 2Z4 Tél. (604) Télec. (604) Sans frais: Bureau du Manitoba avenue Corydon, Bureau 192 Winnipeg (Manitoba) R3P 0N5 Tél. (204) Télec. (204) Sans frais: Bureau de la Nouvell-Écosse 1099, rue Marginal, bureau 201 Halifax (N.-É.)B3h 4p7 Tél. (902) Télec. (902) Sans frais: