Nbr de membres en exercice : 53 Quorum : 27 Date de la convocation : 08/09/2015 Affichée le : 1 er octobre 2015

Transcription

1 En vertu de l'article L du CGCT, le Maire de Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le.. et/ou notifié le.. et qu'il est donc exécutoire. Pour le Maire, Par délégation EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL SEANCE DU 28/09/2015 A l Hôtel de Ville de Poitiers Secrétaires de séance : Mme LABAYE & M. BLANCHARD Nbr de membres en exercice : 53 Quorum : 27 Date de la convocation : 08/09/2015 Affichée le : 1 er octobre 2015 Président de séance : Alain CLAEYS, Maire Présents : Mme VALLOIS-ROUET, M. CHALARD, M. CORNU, Mme GAUBERT, M. TRICOT, Mme ROUSSEAU, M. COMPTE, Mme SARRAZIN-BAUDOUX, MM. BERTHIER, BLANCHARD, Mme PERSICO, M. PETIT, Mme PINTUREAU, Adjoints M. AIME, Mme BALLON, MM. BELGSIR, BLUSSEAU, Mmes BREUILLÉ, BURGERES, M. CORONAS, Mmes FAURY-CHARTIER, GERARD, GUERINEAU, M. HALLOUMI, Mme HENRI, MM. HOFNUNG, JEAN, LUCAUD, Mme MORCEAU, MM. RICCO, STUPAR, Mme TOMASINI, M. MIREBEAU, Mmes DAIGRE, APERCE, DELHUMEAU-DIDELOT, FRANCHET-JUBERT, M. POTHIER-LEROUX, Mmes PROST, FRAYSSE, MM. ARFEUILLERE, GRASSET, Mme LABAYE, MM. MASSOL, PALISSE, BOUCHAREB, VERDIN, Conseillers Municipaux Absents excusés : Mmes RIMBAULT-RAITIERE, FAGET-LAPRIE, Adjointes Mme BORDES, M. ROBLOT, Mme HOUSSEIN, Conseillers Municipaux A l'ouverture de la Séance, M. le Président a déposé sur le Bureau de l'assemblée les pouvoirs écrits de voter en leur nom, donnés par les Conseillers Municipaux empêchés d'assister à la séance, à l'un de leurs collègues, en exécution de l'article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Nom du Mandant Nom du Mandataire Mme RIMBAULT-RAITIERE M. CORONAS Mme FAGET-LAPRIE Mme FAURY-CHARTIER Mme BORDES Mme HENRI M. TRICOT à compter de la délibération 36 Mme SARRAZIN-BAUDOUX Mme BALLON à compter de la délibération 30 M. BLANCHARD M. ROBLOT Mme DAIGRE Mme DELHUMEAU-DIDELOT pour les délibérations 1 et 2 Mme FRANCHET-JUBERT Observations : Remise du rapport annuel 2014 du Président de Grand Poitiers. Présentation du rendu compte : liste des Arrêtés de délégation de pouvoir au Maire - Liste des Marchés et leurs avenants. La présidence de la séance est assurée par Mme VALLOIS-ROUET, 1ère Adjointe, pour les délibérations 11 et 40. Départ de M. RICCO à la délibération 29, de M. STUPAR à la délibération 30.

2 N : 1 Date réception Préfecture : Conseil du 28/09/2015 Identifiant : Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : Mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique (SAE) mutualisé entre la Ville de Poitiers, la Communauté d'agglomération Grand Poitiers et le Département de la Vienne - P.J. : convention Etudiée par : Le Bureau municipal du 07/09/2015 La commission des Finances du 21/09/2015 DIRECTION GENERALE DES SERVICES SERVICE ASSEMBLEES- JURIDIQUE-DOCUMENTATION- ARCHIVES Centre d'activité Assemblée Ville Nomenclature Préfecture N 1 : 5. Institutions et vie politique Nomenclature Préfecture N 2 : 2. Fonctionnement des assemblees Rapportée par : FRANCIS CHALARD Depuis les années 2000, différents textes ont doté les documents électroniques de la même valeur juridique probante que les documents écrits papier. Dès lors, les obligations de conservation, de communication et de valorisation des documents administratifs et des archives publiques sont applicables aux originaux nativement numériques. Il est donc nécessaire d assurer la sécurité et l accessibilité de ces informations pour les durées liées aux besoins administratifs et de garantir la pérennité des documents numériques au même titre que les archives papier. Ces obligations ont incité la Ville de Poitiers et la Communauté d Agglomération Grand Poitiers à se rapprocher du Département de la Vienne pour mutualiser la plateforme d archivage électronique qu il a mis en place pour les Archives Départementales en Par délibération du 26 septembre 2014, le Département de la Vienne a ouvert ce SAE aux collectivités de la Vienne permettant ainsi des économies de moyens financiers tout en garantissant la sécurité technique des archives électroniques de chaque entité. Cette mutualisation est matérialisée par une convention qui formalise les engagements des parties : - Définition des objectifs communs et des règles auxquelles les parties acceptent de se soumettre pour les atteindre. - Définition du périmètre des outils, des offres et des flux d archives électroniques concernés par la convention. - Définition des liens entre les parties pour assurer la coordination et la mise en place du partenariat et des moyens humains et financiers nécessaires.

3 Il vous est donc proposé : - De valider le principe de la mise en place d un système d archivage électronique mutualisé entre le Département de la Vienne, la Ville de Poitiers et la Communauté d Agglomération Grand Poitiers pour les documents des services de la Ville. - D autoriser le maire ou son représentant à signer la convention de mutualisation et tout autre document y afférent. Les dépenses afférentes seront imputées au chapitre 62 article AFFICHEE LE : 01/10/2015 Adoptée Vote pour : Nombre : Vote contre : Nombre : Pour extrait conforme, Pour le Maire, l'adjoint(e) Délégué(e) : Abstention : Nombre : Ne prend pas part au vote : Nombre : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

4 CONVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT D UN SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE MUTUALISE N 2015-C-DGAE-DAD-02 Entre : Le Département de la Vienne, Place Aristide Briand, CS 80319, Poitiers Cedex, représenté par M. Bruno BELIN, Président du Conseil Départemental, et dénommé ci-après «le Département», ET d une part, La Communauté d Agglomération Grand Poitiers (CAGP), ayant son siège à l Hôtel de Ville, 15 place du Maréchal Leclerc, CS 10569, POITIERS Cedex, représentée par son Président M. Alain CLAEYS, et dénommée ci-après «la Communauté d agglomération», de deuxième part, La Ville de Poitiers, ayant son siège à l Hôtel de Ville, 15 place du Maréchal Leclerc, CS 10569, POITIERS Cedex, représentée par sa Première adjointe Mme Laurence VALLOIS-ROUET, et dénommée ci-après «la Ville», de troisième part, VU le Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T.), VU la délibération du Conseil Général du 19 décembre 2014 relative au budget primitif 2015, VU la délibération du Conseil Départemental du 2 avril 2015 relative aux délégations de compétences du Conseil Départemental à la Commission Permanente, VU la délibération de la Commission Permanente du Conseil Départemental du 1 er octobre 2015 autorisant la signature de la présente convention, VU la délibération du Conseil Municipal de Poitiers du 28 septembre 2015 autorisant la signature de la présente convention, VU la délibération du Conseil communautaire de Grand Poitiers du 25 septembre 2015 autorisant la signature de la présente convention, 1

5 PREAMBULE L archivage électronique consiste à conserver de façon intègre et pérenne les documents de toute nature produits sous forme électronique. Il se fait au moyen d un système d archivage électronique (SAE). Du fait d une dématérialisation croissante, les collectivités se préoccupent à juste titre de l archivage des documents électroniques mais elles ne disposent pas des moyens pour y parvenir seules. A défaut de SAE, les risques de perte d informations deviennent prégnants. La prise en charge des archives électroniques faisant partie intégrante des missions des Archives départementales, le Département de la Vienne a donc mis en place à partir de 2010 un SAE, devenu opérationnel en 2012 pour les documents produits par ses services. Fort de cette expérience, le Département de la Vienne, par une délibération de la Commission Permanente du 26 septembre 2014, a souhaité ouvrir ce SAE aux collectivités de la Vienne (communes et structures intercommunales), en deux phases : mutualisation des équipements et des moyens humains avec la Ville et la Communauté d agglomération de Poitiers ( ) ; déploiement du service auprès des autres collectivités du département ( ). Les subventions accordées par l Etat (ministère de la culture) et le FEDER assurent à ce projet un financement à hauteur de 80 %. La présente convention formalise les engagements des parties, le Département, la Ville et la Communauté d agglomération, pour la première phase évoquée ci-avant. Article 1 - Objet de la convention La présente convention a pour objet de : - définir les objectifs communs et les règles auxquelles les parties acceptent de se soumettre pour les atteindre, - définir le périmètre des outils, des offres de services et des flux pilotes d archives électroniques objets de la présente, - régir les liens entre les parties pour assurer la coordination des travaux sur ces outils, mettre en place et faire vivre la gouvernance du partenariat en mettant à disposition les moyens humains et financiers nécessaires. Article 2 - Contexte légal, réglementaire et normatif Les parties, en tant que collectivités territoriales ou groupement de collectivités territoriales, produisent des archives publiques et, à ce titre, sont soumises à la réglementation en vigueur en matières d archives : - le Code du patrimoine partie législative, articles L et L , donne la définition des archives et des archives publiques ; - le Code du patrimoine partie réglementaire, articles R à R , définit les modalités de la collecte et de la conservation des archives publiques ; - le Code général des collectivités territoriales, articles L et D , dispose que les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L à L , L , R à R et R à R du Code du patrimoine ; - la loi informatique et liberté n du 6 janvier 1978 ; 2

6 - la loi dite «CADA» n du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d amélioration des relations entre l administration et le public et diverses dispositions d ordre administratif, social et fiscal ; - la loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique confère à l écrit numérique sa reconnaissance légale ; - l ordonnance n du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre autorités administratives et ses décrets créant : le Référentiel Général d Interopérabilité (RGI), le Référentiel Général d Accessibilité pour les Administrations (RGAA), le Référentiel Général de Sécurité (RGS) ; - le Référentiel Général de Gestion des Archives (R2GA) Comité interministériel aux Archives de France octobre 2013 ; Les parties décident de se conformer aux normes et standards en vigueur : Standard d Echange de Données pour l Archivage (SEDA) version septembre 2012, normalisé à l AFNOR, Modélisation des Echanges de Données pour l Archivage (MEDONA) NF Z janvier 2014 ; Norme AFNOR Z «Archivage électronique spécifications relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés dans ces systèmes «(2001, nouvelle version en mars 2009) ; Norme ISO PDF/A PDF for Archives (2005) «Gestion du document Format de fichier électronique pour une conservation à long terme». (2005) ; Norme ISO plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archival Information System) : Systèmes de transfert des informations et données spatiales Système ouvert d archivage de l information Modèle de référence. (2003) ; XML (Extensible Markup Language «langage de balisage extensible») est un langage informatique de balisage générique. Le Schéma XML a été publié comme recommandation par le W3C en mai Article 3 - Objectifs de la mutualisation Les objectifs sont de : - mutualiser les expériences des parties et favoriser la montée en compétences de chacun, - optimiser et partager les coûts d investissement des collectivités sur le SAE mutualisé, - construire ensemble une solution d archivage électronique de confiance qui pourra être ouverte à d autres collectivités et établissements publics lors de la seconde phase. Article 4 - Orientations stratégiques partagées Les parties à la présente convention adoptent les orientations stratégiques suivantes : - utiliser la solution logicielle As@lae, 3

7 - installer une infrastructure technique chez chacun des partenaires pour l hébergement et la réplication des données, - partager les outils métiers (profils, procédures d archivage, etc.) et les pratiques professionnelles en matière d archivage électronique, - permettre que le SAE puisse recevoir des archives électroniques intermédiaires et définitives tout en garantissant la parfaite étanchéité entre les fonds des partenaires, - mettre en œuvre une gouvernance des risques conformément au RGS. Article 5 - Engagements des parties Les parties s engagent à : - participer activement aux réunions des différentes instances de gouvernance pour un meilleur pilotage de projet, - mobiliser les ressources nécessaires afin d assurer le maintien en condition opérationnelle de la partie de l infrastructure dont elles ont la responsabilité, - apporter leur expertise sur l ensemble des domaines du projet, qu ils soient fonctionnels ou techniques, - faire réaliser des développements individuels et spécifiques pour leur collectivité conformes aux spécifications fonctionnelles et techniques validées en commun, - faire réaliser tous les développements nécessaires au SAE dans le respect des règles de l art, - rechercher la mutualisation des études et des réalisations relatives aux outils dont elles disposent exclus du périmètre du partenariat mais liés à celui-ci (en amont et en aval) dès lors que lesdits outils seraient identiques. Article 6 - Gouvernance et organisation de la mutualisation 6.1 Etapes du projet Etape 1 : mise en place au sein du Département de l instance As@lae Poitiers afin de permettre la réplication des données de la Ville et de la Communauté d agglomération, en Etape 2 : mise en place au sein de la Ville et de la Communauté d agglomération de l instance As@lae Poitiers et de l instance As@lae du Département, en Etape 3 : réalisation des tests de versement par la Ville et/ou la Communauté d agglomération, en Etape 4 : mise en production de la plate-forme mutualisée. 4

8 6.2 Gouvernance Les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés seront coorganisées et coréalisées au sein des instances suivantes : Comité de pilotage : o Composition : - directeurs ou responsables des services d archives, - directeurs ou responsables des systèmes d information, - chefs de projet archives et informatique. o Missions : - rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet, - valider les étapes. o Fréquence : 1 fois par trimestre. o Livrable : Bilan annuel. Comité de projet : o Composition : - chefs de projet archives, - chefs de projet informatique. o Missions : - réaliser et suivre l ensemble des études et actions nécessaires à la conduite du projet, - rendre compte au comité de pilotage. o Fréquence : 1 fois par mois. Comité de sécurité (RGS) : o Composition : - responsables de sécurité des systèmes d information (RSSI), - représentants des systèmes d information, - représentants des autorités d archivage. o Missions : - piloter une démarche de gestion des risques, - faire une proposition de traitement des risques en vue de l homologation par chaque partenaire. o Fréquence : 1 fois par mois. Groupes de travail thématiques : o Composition : - experts ou référents selon les thèmes abordés, - chefs de projet en fonction des besoins. o Missions : - participer aux études et au suivi des réalisations, - contribuer aux réflexions communes et produire les livrables attendus. o Fréquence : en fonction des besoins. 5

9 6.3 Responsabilités des parties Chaque partie : - désigne les représentants aux instances visées à l article 6.2 de la présente convention, - dote le partenariat des ressources humaines et financières convenues aux termes de la présente convention et contribue à toutes les actions définies par le partenariat, - est autorité d archivage (AA) pour ses propres archives, - est opérateur d archivage (OA) pour ses propres archives et celles de ses partenaires, - s engage à respecter la charte informatique communiquée par les autres parties. Le pilote assure en plus la coordination, l animation et le secrétariat du projet. Il organise le fonctionnement des instances (établissement des ordres du jour, convocations, élaboration des comptes rendus, diffusion, suivi de la réalisation des plans d actions, etc.). Il est convenu de confier au Département de la Vienne la responsabilité du pilotage. 6.4 Ressources - Les ressources techniques : chaque partenaire met en place une infrastructure technique permettant l hébergement de ses propres données et la réplication des données des partenaires. - Les ressources humaines estimées pour satisfaire aux instances définies dans l article 6.2 de la présente convention : chefs de projet archives et informatique, RSSI, experts ou référents métiers en fonction des groupes de travail à mettre en place. - Les ressources financières engagées pour la mise en place et la maintenance du système mutualisé, sont estimées à : o Pour la Ville et la Communauté d agglomération Grand Poitiers : TTC pour la mise en place et l accompagnement technique, pour la maintenance sur trois années. o Pour le Département de la Vienne, l infrastructure est déjà en place et ne nécessite pas d investissement complémentaire. 6.5 Modalités financières Sur les prestations relatives à la constitution du socle logiciel commun, la Ville et la Communauté d agglomération verseront au Département sur la base d un état récapitulatif des frais à l appui d un titre de recettes : - pour les prestations affectées aux interventions réalisées sur une infrastructure autre que celle du Département, 100% des sommes engagées, - pour les prestations affectées aux interventions qui seraient communes aux parties, un pourcentage correspondant à une répartition égale du coût pour les différentes parties prenantes. En ce qui concerne le stockage, chaque année, la Ville et la Communauté d agglomération feront l état de la volumétrie de données qui les concerne (Vol_Poitiers). Le différentiel entre 6

10 cette volumétrie et la volumétrie des données qui concerne le Département (Vol_CD86) déterminera la compensation que l une des parties devra verser à l autre par l émission du titre de recettes correspondant. La règle appliquée est la suivante : (Vol_CD86 Vol_Poitiers) x Coût_du_GigaOctet TTC Le «Coût_annuel_du_GigaOctet» est égal à : 1,00 HT. Le coût est révisable par application d'une formule représentative de l'évolution du coût du matériel. Il est réputé établi sur la base des conditions économiques du mois de notification de la convention. Ce mois est appelé "Mois zéro" (Mo). Soit (formule de base) A titre principal, le coût de base est révisé, en hausse comme en baisse, par application de la formule suivante : Pn = Po (0,15 + 0,85 (Sy-6 mois) / (Syo-6 mois)) dans laquelle : - P(n) est le coût révisé ; - P(o) est le coût initial réputé établi sur la base des conditions économiques du mois zéro - au dénominateur, figure la valeur de l'indice correspondant au mois zéro Mo moins 6 mois - au numérateur, figure la valeur de l'indice correspondant au mois de révision moins 6 mois. D un commun accord, le prix du Go pourra être révisé en fonction de l'évolution du taux de change euro <-> dollar que peuvent subir les unités de stockage des données. Pour information : Chaque partie assumera 100% des frais liés à la maintenance de l infrastructure dont elle a la responsabilité. Pour les autres prestations, chaque partie gère ses propres bons de commande : obtention des devis, émission des bons de commandes et acquittement des factures qui lui sont adressées directement par les prestataires ou fournisseurs. En ce qui concerne, en particulier, les dépenses de ressources humaines liées à la gestion l infrastructure matérielle, chaque partie en assumera la prise en charge, sans que les autres parties lui soient redevables de compensation quelle qu elle soit. En ce qui concerne les dépenses liées à l infrastructure matérielle (serveur, système de stockage, sauvegarde, liaison réseau ), sa mise en place, son maintien en condition opérationnelle et son évolution, chaque partie réalisera les investissements qu elle juge nécessaire sur son infrastructure et à ses propres frais. 7

11 Charge d assistance spécifique Chacune des parties pourra réaliser, à la demande d une autre partie, des prestations ou interventions sur l infrastructure et les ressources dont elle a la gestion technique et en informera au préalable l autre partie. Elle notera les interventions réalisées et le temps passé. Un bilan sera réalisé à l issue de chaque année et pourra donner lieu à la conclusion d un avenant à la présente convention afin de prendre en compte le surcoût d exploitation induit par cette activité pour les années suivantes. Article 7 - Périmètre de la mutualisation Le partenariat porte sur l archivage des documents suivants : actes administratifs, documents financiers, marchés publics, autres documents à définir. Dans le cadre de la mutualisation, sont étudiés par nature de documents, les connecteurs nécessaires au raccordement au SAE mutualisé : outils amont (production) et aval (recherche). Chaque partie assume ensuite seule le financement de ses connecteurs et de sa maintenance. Article 8 Information - Communication Les parties s engagent, dans leurs actions de communication respectives, à citer les autres parties. Elles feront figurer les logos-types sur tous les documents d information et de communication relatifs à l opération objet de la présente convention. Article 9 Sortie du dispositif contractuel Dans le cas où l une des parties souhaite mettre fin à la présente convention, de manière unilatérale, elle devra avertir les autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de trois mois. Dans ce cas, les frais qui seraient à engager à cette occasion seraient pris en charge par la partie sortante. Dans le cas où il serait mis fin à la convention d un commun accord, les frais qui seraient à engager seraient partagés à valeur égale entre les parties. Dans les deux cas, les engagements financiers pris dans le cadre de la présente convention devront être honorées par les parties à hauteur des prestations réalisées. Chacune des parties s engage à mettre en œuvre les ressources et les moyens nécessaires à la bonne réalisation des opérations techniques qui seraient induites par la sortie du dispositif. Les parties s engagent à supprimer la copie des données des parties tierces dès lors que la sortie du dispositif aura été techniquement finalisée. Article 10 Modifications de la convention Toute modification du contenu de la présente convention fera l objet d un avenant à celle-ci, soumis à l approbation de l assemblée délibérante de chacune des parties. 8

12 Article 11 Durée de la convention La présente convention est conclue pour une durée de 3 ans, à compter de la date de sa notification. Elle est renouvelable de manière expresse pour une même durée. Article 12 Règlement des litiges Pour tout litige pouvant naître de l exécution de la présente convention, les parties s engagent à rechercher préalablement une solution amiable. A défaut, ledit litige relève de la compétence du tribunal administratif de Poitiers. Fait à Poitiers en 3 exemplaires originaux, Le Le Département de la Vienne, représenté par Le Président du Conseil Départemental Le La Communauté d agglomération Grand Poitiers, représentée par son Président Le La Ville de Poitiers, représentée par la Première Adjointe 9