Transcription

1 Le guide DU PARTENAIRE Vous êtes Acteur du tourisme en Cubzaguais? Notre métier? Vous accompagner!

2 Qui sommes nous? L Office de Tourisme du Cubzaguais est une structure associative de loi 1901, classé en Catégorie II, sa création remonte aux années Son siège est situé dans le centre bourg de Saint-André de Cubzac, sur la Place du Champ de Foire. La Communauté de Communes du Cubzaguais délègue la compétence tourisme à l Office de Tourisme. Il est géré bénévolement par un Conseil d Administration et un bureau réunissant des élus et des membres de la société civile (prestataires touristiques, viticulteurs, commerçants). En 2015, on compte plus de 60 adhérents à l association. Présidente Véronique LAVAUD-BRONCHAL Président délégué Jacques BASTIDE Assemblée Générale du 30 juin 2015 : Château Julie Délégués élus et désignés par la Communauté de Communes du Cubzaguais Présidente : Véronique LAVAUD-BRONCHAL Président délégué : Jacques BASTIDE Délégué membre du conseil d administration CA : Serge JEANNET Déléguée membre du CA : Josette LARRIEU Déléguée membre du CA : Catherine CLAVERIE-SALLES Membres prestataires professionnels du tourisme élus par l Assemblée Générale du 3 juillet 2015 : 1 ère Vice-Présidente : Claudine ROZIER (Hébergement et viticultrice St-Gervais) 2 ème Vice-Présidente : Cécile THIROUIN (Hébergement et viticultrice St-André de Cubzac) 3 ème Vice-Président : Philippe CHERONNET (Hébergement - St-Gervais) Trésorière : Hélène FENOUILLET (Viticultrice - St-André de Cubzac) Trésorière-adjointe : Florence PRUD HOMME (Viticultrice St-André de Cubzac) Secrétaire : Françoise BUGARET-LOUBRADOU (Hébergement - St-André de Cubzac) Secrétaire-adjointe : Agnès BOUSSEAU (Hébergement et viticultrice - St-Laurent d Arce) Membre du CA : Gérard GUERIN (Hébergement Bourg) Membre du CA : Pascal HOULLIER 2 (Restaurateur - St-André de Cubzac)

3 Les chiffres clés 300 jours d ouverture dans l année visiteurs accueillis dans nos locaux internautes : +15% pages vues : +10 % 6000 Guides pratiques 1997 inscrits à la newsletter mensuelle 67 Produits touristiques partenaires 10 chambres d hôtes 21 locations saisonnières 19 viticulteurs 10 restaurants 2 campings 2 hôtels 2 locations de salles privées 1 VTC 12 ventes de séjours «Glam & Wine» chiffre d affaires de la boutique 500 «j aime» sur la page Facebook 4000 billets de spectacles vendus Horaires d'ouverture Qui sommes nous? Hélène Richet Directrice Direction et animation de la structure Gestion des ressources humaines et budgétaires Editions touristiques Développement touristique du Cubzaguais Conseil en séjour Référent de la centrale de réservation en ligne Résadirect Evaluatrice et classement (meublés, chambres d hôtes, ) Guide accompagnatrice Commercialisation des offres touristiques Collecte des animations pour diffusion Gestion du site Internet et du site mobile Community Manager : animation des réseaux sociaux : Facebook Maintenance informatique et suivi du matériel Animatrice Numérique de Territoire Gestion du service accueil, suivi des stagiaires Comptabilité et billetterie Salons... Isabelle Bonnin Responsable Accueil-Qualité Conseil en séjour Référent de la démarche Qualité Gestion du service accueil Billetterie Collecte des animations pour diffusion Création du programme d'animations mensuel Responsable de la gestion des informations dans la base de données SIRTAQUI Animatrice Numérique de Territoire Réunion du Conseil d Administration de l Office de Tourisme Toute l'année : Lundi de 14h00 à 18h00 Mardi au Vendredi 9h00-12h00 et 14h - 18h00 Samedi de 9h00 à 12h00 Contact Office de Tourisme du Cubzaguais 9 allée du Champ de Foire Square François-Mitterrand Saint-André de Cubzac Tél : / Fax : contact@cubzaguais-tourisme.com 3

4 Nos missions informer, conseiller, accueillir, commercialiser, animer, fédérer, développer, promouvoir Les pratiques touristiques évoluent, l Office de Tourisme du Cubzaguais s adapte! Le tourisme est le premier poste du e-commerce en France 1. Le numérique est partout et particulièrement dans le tourisme : 60% des Européens partis en vacances préparent leur séjour en ligne en 2013, contre 28% en % des Européens organisent leur voyage eux-mêmes en achetant des prestations séparées Guy Raffour Interactif, et 3- Baromètre IPSOS Europe Assistance, juin 2015 Nous accueillons et informons L information touristique reste une de nos principales missions. Les conseillers en séjour ont pour objectif de cibler au mieux la demande du touriste afin de l orienter selon ses attentes à la découverte du Cubzaguais. Leur grande connaissance du territoire, et des prestataires qui le composent, leur permet ainsi de conseiller et d accompagner le client potentiel dans son choix de vacances ou de court séjour. Cette mission se réalise au comptoir de l Office de Tourisme mais aussi en amont par téléphone, par courrier et surtout sur Internet. Nous participons à la promotion de notre territoire L objectif premier de l Office de Tourisme consiste en la mise en valeur de la destination. Pour cela, nous concevons, en collaboration avec des entreprises spécialisées, différents outils permettant d accroître la visibilité de l offre touristique du Cubzaguais, et par la même de votre activité. Phénomène national, le tirage des éditions papier tend à s amenuiser pour des raisons économiques, sociétales et environnementales. Les outils Internet sont aujourd hui privilégiés et permettent aux visiteurs un plus large éventail d informations touristiques. Comme le Cubzaguais n est pas encore une destination touristique à part entière, il a tout intérêt à collaborer à une plus large échelle pour profiter des atouts que proposent ses voisins en terme d image. Ainsi, nous travaillons de manière étroite avec nos partenaires touristiques (le Pays de la Haute-Gironde, Gironde Tourisme et le Comité Régional du Tourisme de la Gironde, etc.) dans une logique de mutualisation des moyens et d une meilleure visibilité à l échelle nationale et internationale. Cette collaboration se matérialise par des brochures communes mais aussi des accueils de presse, des salons touristiques, etc. A la fête du Fleuve avec Gironde Tourisme sur le stand Gironde. #BFF2015 à Bordeaux. 4

5 Nous participons activement à l organisation de manifestations L Office de Tourisme se veut être le relais d information des manifestations qui ont lieu sur notre territoire toute l année. De plus, il endosse ponctuellement le costume d organisateur de certaines animations (par exemple : Portes- Ouvertes des Châteaux viticoles du Cubzaguais, les Rendez-Vous Vendanges, ) Enfin, il vient aussi en appui technique des associations Cubzaguaises pour l organisation de certains événements : En 2012 rassemblement des St-Laurent de France, vide greniers. En 2013, le Bicentenaire de la Commune d Aubie-Espessas. En 2014 et 2015 les visites du chantier de la LGV programmes des manifestations envoyés par /mois Nous contribuons au développement de la fréquentation touristique du Cubzaguais Un comptage journalier des flux de visiteurs à l Office ainsi que le suivi des chiffres de fréquentation des sites, hébergements et activités du Cubzaguais, nous permettent d obtenir la vision la plus juste possible de l activité touristique sur notre territoire. Nous sommes également à l écoute de toutes les remarques des touristes et de la population locale qui seraient susceptibles d améliorer la qualité de l accueil ; la satisfaction des uns étant intimement liée à celle de l autre. Ainsi, compte tenu de notre position privilégiée sur le territoire, de notre connaissance de l offre et du suivi constant de l évolution des attentes de la clientèle touristique, nous sommes un interlocuteur privilégié pour la mise en place de séjours et la garantie de leur qualité. Déterminer ce que le touriste recherche, ce que nos prestataires proposent et faire en sorte que les deux coïncident au mieux est l essence de notre métier. Nous proposons depuis 2015 des séjours clefs en main depuis notre centrale de réservation en ligne. + de Visiteurs accueillis dans nos locaux en

6 c est un métier! Les valeurs qui nous animent : Une. destination pour tous et un engagement qualité Tourisme et Handicap Afin de favoriser les vacances pour tous, l Office de Tourisme va entreprendre une démarche de labellisation Tourisme et handicap pour les handicaps moteur, mental et auditif. Cette reconnaissance nous incitera à penser chaque action selon ces différents publics, à former nos personnels et à faire l acquisition de matériel adapté (ex : casque amplificateur).. La démarche qualité L Office de Tourisme du Cubzaguais s est engagé dans la démarche qualité Gironde afin de satisfaire au mieux les attentes de ses clients (visiteurs, prestataires touristiques, salariés ). Différents outils ont été mis en place (fiches de procédures, manuel qualité, questionnaires de satisfaction, fiches de réclamations, de suggestions ). Cette démarche nous amène ainsi à acquérir année après année un degré de professionnalisation encore plus élevé.. Pour les pitchouns L Office de Tourisme s engage aussi à satisfaire la curiosité des petits comme des plus grands grâce à son jeu «Sur les Pistes de Robin».. L Animation Numérique de Territoire (ANT) Proposée par la MOPA, cette nouvelle animation permet un travail en profondeur sur les NTIC (Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication) : veille, études e-réputation, QR codes (Flashcode), accompagnement des prestataires dans leur stratégie web Suivre les évolutions des nouvelles technologies en matière de tourisme en mutualisant nos connaissances et notre énergie est un challenge passionnant mais aussi incontournable! 6 Le développement du réseau des p r e s t a t a i r e s partenaires L Office de Tourisme travaille à la coordination des acteurs touristiques du t e r r i t o i r e e t a u développement des relations avec ses partenaires en organisant des moments d échanges, des rencontres sur un thème d actualité, en organisant des ateliers téléphoniques ou encore des éductours et des fiches techniques. Parce que vous êtes les premiers ambassadeurs de n o t r e d e s t i n a t i o n touristique, nous nous devons de travailler, ensemble, dans un objectif commun de satisfaction de la clientèle pour le développement touristique de notre territoire.

7 La com Nos supports de communication classiques SET DE TABLE Il est distribué gratuitement chez nos partenaires 6000 exemplaires exemplaires Des outils à votre service Chaque année, le guide touristique reste notre principal support de communication envers les visiteurs. Il a pour rôle de mettre en valeur les atouts du Cubzaguais et de permettre aux visiteurs d obtenir toutes les informations touristiques indispensables pour profiter de leur séjour. Depuis 2014 nous avons choisi de tout réunir dans un seul guide : Les informations pratiques : Y sont r e c e n s é s l e s h é b e r g e m e n t s (campings, hôtels, chambres d hôtes, meublés de tourisme), les r e s t a u r a n t s, e t t o u t e s l e s informations pratiques. Les informations touristiques : contient tous les sites d activités et de loisirs, les grands événements et les vignobles. 7 La Newsletter mensuelle, envoyée à 1997 adresses mail. On y trouve le programme mensuel des manifestations, toutes les infos et news sur les animations et activités, et le coup de cœur : votre publicité (offre réservée aux adhérents PREMIUM)

8 Les Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication au service du tourisme Le site Internet Internet est devenu un outil incontournable dans la promotion touristique d un territoire. Visité par internautes en 2015, il va faire fait l objet d une refonte complète en Intuitif, multifonctions, il permet aujourd hui aux vacanciers d appréhender l offre touristique du territoire et de réserver des hébergements ou activités. Il permet aussi à la population locale de suivre l actualité du Cubzaguais. Il est traduit en anglais, espagnol et allemand pour une meilleure prise en main par la clientèle étrangère. 60% des Européens partis en vacances ont préparé leur séjour en ligne en % des réservations passent par internet. 67% des touristes restent connectés pendant leurs vacances. Les réseaux sociaux En complément du site Internet, une page de fans sur Facebook a également été créée permettant ainsi de montrer de manière dynamique les événements et prestataires du territoire. 503 J aime... cubzaguais-tourisme.com 25 bornes sont installées à proximité principaux sites du Cubzaguais. Les visiteurs flashent le code et ils accèdent directement au site mobile. Il permet aux visiteurs présents sur le Cubzaguais de consulter des informations pratiques, mais également aux mobinautes urbains d organiser leurs vacances. 8

9 Devenir partenaire Quels avantages? (Selon la formule choisie). Nous communiquons pour vous : Vous profitez d un espace publicitaire sur notre site Internet et notre site mobile Votre offre touristique figure dans notre guide papier Vos disponibilités sont transmises à nos visiteurs en saison Vous êtes présents dans les bases de données locales (Office de Tourisme et Pays de la Haute-Gironde),. Comité Départemental du Tourisme (CDT) et Comité Régional du Tourisme (CRT). Vous êtes présents par le biais de nos éditions sur les opérations de micromarchés (salons ) Nous commercialisons pour vous : Vous pouvez intégrer la centrale de réservation en ligne Votre offre touristique peut être insérée dans la commercialisation de séjours clefs en main Nous faisons remonter vos bons plans sur notre site Internet Votre produit est valorisé sur notre page de fans Facebook. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à devenir de véritables relais d informations auprès de vos clientèles : Nous vous diffusons notre fiche mensuelle des animations Nous vous transmettons de la documentation touristique locale et régionale sur simple demande Nous vous accompagnons dans votre politique web Vous accédez à une base de données de photographies de qualité. Nous sommes votre interlocuteur pour vous représenter auprès des instances plus hautes : Nous sommes présents au sein des institutions locales, départementales et régionales Nous sommes engagés dans diverses démarches : Classement des meublés de tourisme, Animation Numérique du Territoire Nous sommes à votre écoute et mettons à disposition notre savoir faire et nos conseils Nous vous conseillons dans vos démarches qualité Gestion des réclamations Fiches conseils sur des thématiques précises (wifi, alarmes incendies, fiches de police, le classement ) 9 Une proposition de services adaptés à votre activité et à vos besoins Nous devons être un pilote du développement de notre territoire et fédérer nos forces vives dans un objectif commun : le développement de la destination. Ce constat a été fait par de nombreuses instances touristiques à l échelon national. Comme la majorité des Offices de Tourisme en France, nous vous proposons aujourd hui un catalogue de prestations de services adaptées à notre territoire et à votre activité. Aussi, trois niveaux de partenariat vous sont proposés, ainsi que des services à la carte. Un Grand Merci pour votre i m p l i c a t i o n d a n s l e d é v e l o p p e m e n t L adhésion à l Office de Tourisme donne droit à participer à la vie de l association (bénévolat). Elle permet d assister à l Assemblée Générale et d être éligible au Conseil d Administration et au Bureau de l association. touristique du Cubzaguais. Sans vous, rien ne s e r a i t possible!

10 Les touristes ne recherchent plus seulement de l information sur Internet ils sont de plus en plus nombreux à réserver en ligne tout ou partie de leurs vacances Si aujourd hui 60 % des ventes du tourisme en Europe se font vie Internet, les prévisions annoncent un total de 80 % de ventes touristiques en ligne pour L Agence Départementale du Tourisme de la Gironde s'est donné pour OBJECTIF d'accompagner vers la vente en ligne le plus grand nombre d acteurs touristiques du département : - rendre lisible et commercialiser l offre touristique du territoire - faire aboutir la démarche d achat de l internaute. SOLUTION ADOPTÉE : un système de réservation en ligne permettant de faire converger information et commercialisation, en utilisant des outils communs avec les départements 33 et 64 pour favoriser la mise en réseau et une mutualisation des coûts de fonctionnement et de développement. Le système de réservation RESADIRECT, principes de fonctionnement : Resadirect permet de gérer tous vos dossiers de réservation : - dossiers initiés en ligne via les sites de votre office de tourisme, de Gironde Tourisme ou le vôtre; - dossiers émanant des demandes que vous recevez directement par téléphone ou courrier Vous disposez d'un outil de gestion de planning et de vos ventes via un accès Internet (vous gérez vos plannings en temps réel, vous créez ou suivez les dossiers de réservation) Les disponibilités de votre hébergement sont accessibles sur les sites Internet de Gironde Tourisme et de votre office de tourisme Les informations descriptives relatives à votre offre sont saisies par votre office de tourisme, via la base de données départementale SIRTAQUI. Vous gérez de façon autonome vos tarifs, promotions et vos plannings de disponibilité. Vous gérez l'ensemble de la vente (création d un dossier, confirmation du dossier de vente, règlements). Sur simple demande de votre part, vous pouvez intégrer gratuitement le module de réservation en ligne sur votre propre site Internet si vous en avez un (voir explicatif marque blanche). La marque blanche Chaque propriétaire peut profiter gratuitement d un accès en «marque blanche». Ce service est proposé à chaque prestataire possédant son propre site Internet. Par l installation d un simple lien sur votre site Internet, vous pouvez intégrer le module de réservation en ligne Resadirect de votre hébergement. Les internautes auront alors accès au planning de disponibilités et à la réservation en ligne de votre hébergement. Paiement par carte bancaire en ligne : Vous pouvez choisir optionnellement de souscrire à un système de règlement par carte bancaire en ligne. Resadirect accepte la solution Paypal. Ce service ne demande aucun frais fixe. Vous payez une commission sur les ventes de 3%. Comment en bénéficier? Vous devez être adhérent de l Office de Tourisme de votre territoire, vous devez posséder un accès Internet. - pour un hébergeur : être classé en préfecture (pour les hôtels, campings, meublés et résidences de tourisme), être labellisé Gîtes de France, Clévacances, Accueil Paysan ou Bienvenue à la ferme (pour les chambres d hôtes), vous vous engagez à tenir impérativement à jour vos plannings de réservation - Pour un prestataire d activités : vous êtes agréé pour la pratique de votre activité. Conditions : Outil gratuitement mis à disposition des professionnels du tourisme par le département, pour accroître l offre touristique girondine présente sur Internet. Chaque OT se charge, avec le soutien technique de Gironde Tourisme de l intégration de son prestataire dans le réseau : saisie des produits et des coordonnées du prestataire, ouverture du planning, définition des accords de production, etc. L outil est gratuit avec votre adhésion... 10

11 Pour un partenariat gagnant/gagnant et une relation privilégiée entre vous, acteurs de notre territoire et nous, votre Office de Tourisme. Il est important d établir une charte de partenariat pour une relation efficace pour vous comme pour nous. Bien nous informer, c est bien communiquer! S assurer que les informations communiquées à l Office de Tourisme sont conformes à la législation en vigueur. L Office de Tourisme ne pourra pas être tenu responsable des informations communiquées par ses partenaires sur ses supports de communication. Livrer un minimum de documentation par an à l Office de Tourisme si vous avez opté pour un pack. Remplir de manière complète et détaillée le questionnaire d adhésion à l Office de Tourisme. Ce dernier se réserve le droit d indiquer la mention «non communiqué» sur ses éditions papier et sites internet en cas de manque d informations. Régler le montant de son partenariat dans le temps imparti indiqué par l Office de Tourisme. En cas de retard de paiement, celui-ci se réserve le droit de ne plus faire apparaître votre structure sur ses supports de communication. Fournir toutes les informations (textes, tarifs, ouvertures, services, etc.) et visuels nécessaires aux supports de communication présents dans votre pack d adhésion. Mettre un lien sur votre site internet (si existant) vers le site internet de l Office de Tourisme afin d optimiser votre et notre référencement. 11

12 BASIC 0 /AN ESSENTIEL 60 /AN Double activité +20 /AN par activité supplémentaire PREMIUM 100 /AN Double activité +30 /AN par activité supplémentaire Réception de notre newsletter mensuelle Saisie et contrôle de vos informations dans la base de données Régionale SIRTAQUI * 1 fois/an Contrôle permanent avec une fiche descriptive complète (photo et géolocalisation) et un lien direct vers votre propre site ou adresse Contrôle permanent avec une fiche descriptive complète (photo et géolocalisation) et un lien direct vers votre propre site ou adresse Parution dans notre édition 2016/2017du guide pratique du Cubzaguais Présence de vos coordonnées sur le site internet cubzaguais-tourisme.com Accès gratuit au logiciel de réservation et vente en ligne RESADIRECT voir page 9 Présence de votre documentation sur le présentoir du point d accueil Publication de votre publicité «Coup de Coeur» sur la newsletter 1 fois/an Publication de votre publicité sur notre page cubzaguais.tourisme de Facebook 1 fois/an Affichage des disponibilités : Pour la saison estivale Distribution de la documentation touristique locale et départementale dont peut disposer l office, pour mettre à la disposition de vos clients Participation aux débats d orientation de la vie touristique locale : En tant que partenaire vous êtes membre de l Association et donc vous pouvez donner votre avis et vous êtes entendus De conseils professionnels : Sur la législation en cours, sur les labels existants, sur les statistiques, sur la réalisation et la diffusion de vos supports de communication, papier et web. Accès au site pro et aux fiches pratiques Inventaire et rencontre sur le terrain, photothèque, accompagnement et conseils pour appuyer la création et le développement de votre structure Accès à la photothèque du Cubzaguais : Avec la photothèque générale et photos de votre prestation libre de droits, libre utilisation des logos et de la charte graphique (Cubzaguais-tourisme) De la réalisation d une fiche personnalisée : Pour votre publicité nous pouvons réaliser une fiche promotionnelle de votre produit, libre de droits vous pouvez l imprimer l envoyer à vos clients et vous en servir comme document publicitaire. Uniquement la documentation locale D une assistance technique collective sur le e.tourisme L Office de Tourisme peut vous aider à créer votre site internet, votre google adresse, création de votre propre code 2D ou QR code, surveillance e.reputation 4 cours collectifs de 2h chacun. Sous réserve Créer et animer sa page facebook Google my business Google apps E-tourisme et média sociaux - Cours collectifs non inclus sauf avec supplément forfait de 30 /personne/4 cours collectif. Pas d accompagnement individuel. - Cours collectifs inclus et possibilité avec supplément accompagnement individuel pour la création de votre site internet 2h/50 * Uniquement les prestations listées dans les domaines d information à gérer situées sur le territoire de compétence de l Office de Tourisme du Cubzaguais. Référentiel Qualité Offices de Tourisme de France 12

13 Devenir partenaire Nos Tarifs 2016 Choisir une formule Une activité Par activité supplémentaire PACK 0 GRATUIT PACK ESSENTIEL PACK PREMIUM OPTION pack essentiel : Possibilité participer aux cours collectifs avec forfait 30 /4 cours OPTION pack premium : Possibilité accompagnement personnalisé pour la création de votre site internet 2h/50 En cas de rupture de participation ajouter 60 de droits d entrée Pack Essentiel : Chambre d hôtes 60 + Domaine viticole 20 Total Exemple de tarif pour un produit chambres d hôtes et domaine viticole. Pack Prémium + : Chambre d hôtes Domaine viticole 30 Total COMMENT DEVENIR PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME EN 2016? Il suffit de compléter et retourner le bulletin d adhésion à l Office de Tourisme du Cubzaguais. contact@cubzaguais-tourisme.com Office de Tourisme du Cubzaguais 9 allée du Champ de Foire Square François-Mitterrand Saint-André de Cubzac Horaires d ouverture : Lundi de 14h00 à 18h00 Mardi au Vendredi 9h00-12h00 et 14h00-18h00 Samedi de 9h00 à 12h00 13

14 BULLETIN D ADHESION 2016 Mes Coordonnées : Raison sociale :... Nom et prénom :... Adresse :... Tél :... Courriel :... Je ne souhaite pas adhérer en 2016, et Je bénéficie uniquement du pack 0 sous réserve de communication de mes informations à l Office de Tourisme du Cubzaguais. Je souhaite adhérer pour la première fois à l Office de Tourisme du Cubzaguais en 2016, merci de me contacter. Dans ce cas merci de nous retourner ce formulaire avant le 20 janvier Je souhaite renouveler mon adhésion en Je choisis le pack : voir le détail des offres en pages 10 et 11 ESSENTIEL avec cours collectifs 60 + (...x20 /produit supp.) + 30 (cours collectifs) = ESSENTIEL sans cours collectifs 60 + (...x20 /produit supp.) = PREMIUM avec accompagnement personnalisé (...x30 /produit supp.) + 50 (cours individuel) = PREMIUM sans accompagnement personnalisé (...x30 /produit supp.) = J ai bien noté que je n envoie pas de règlement pour le moment. La facture me sera adressée avec un exemplaire du guide pratique dès sa sortie prévue vers fin mars A... Le... Signature (obligatoire) 14

15 VOTRE ANNONCE Merci de corriger et nous retourner votre (vos) annonces ainsi que le formulaire d adhésion avant le 20 janvier

16 16