G E S T I O N I M M O B I L I È R E

Transcription

1 GESTION IMMOBILIÈRE

2 Le logiciel de gestion AbaImmo est une solution modulaire complète de gestion immobilière. Il a été développé en collaboration avec des spécialistes et des clients disposant d une longue expérience dans l immobilier. Le programme bénéficie des dernières technologies logicielles. Il peut être exploité avec le réseau Internet, indépendamment du lieu où se trouve l utilisateur. L accès décentralisé aux données et aux informations est ainsi garanti. ABACUS est utilisé au quotidien par plus de entreprises issues des secteurs les plus divers. Grâce à son caractère universel et ses performances, les applications ABACUS sont appréciées par les entreprises de toutes tailles. ABACUS vi Design the future ABACUS vi est entièrement nouveau dans l architecture de l Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que Software as a Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates formes, bases de données et systèmes d exploitation. Le logiciel AbaImmo de la version vi peut être exploité aussi bien sur un système utilisateur individuel, dans une installation Client/Server que sur Internet et Intranet.

3 SIMPLICITÉ, EFFICACITÉ, FIABILITÉ LA GESTION IMMOBILIÈRE ABACUS. Technologies modernes Fonctions réalisées dans le cadre d ABACUS vi et qui entrent également en vigueur dans la Gestion immobilière: > Des apps pour l ipad permettent à l utilisateur une mobilité pratiquement illimitée, avec un accès simultané aux informations importantes, issues du logiciel de gestion d entreprise ABACUS > Puissant moteur de recherche pour retrouver rapidement des immeubles, locataires, informations et documents enregistrés dans des dossiers > Création de masques de saisie spécifiques au client, comme pour la base des immeubles > Recherche d informations via Internet et Intranet > Visualisation des données au moyen de graphiques > Attribution simple et confortable des droits d accès grâce aux concepts de rôles Les exigences auxquelles doit répondre un logiciel moderne de gestion immobilière sont multiples. AbaImmo propose des données centrales communes à tous les mandats pour les locataires et fournisseurs, la création automatique des activités, la refacturation intégrale ou partielle des dommages causés à l objet loué, la gestion de différents genres d honoraires, des documents originaux pour chaque écriture et bien plus. Toutes les régies immobilières, petites et grandes, peuvent utiliser AbaImmo. S agissant d une solution entièrement intégrée, toutes les exigences de la branche immobilière sont prises en compte.

4 HIGHLIGHTS > Saisie unique des locataires Un locataire n est saisi qu une seule fois dans AbaImmo. Les postes ouverts des locataires, par exemple, peuvent ainsi être présentés pour tous les immeubles. > Plusieurs régies Un immeuble peut être attribué à différentes régies. Les honoraires seront saisis et décomptés pour chacune d elle. > Saisie des appareils et contrats de service La gestion des appareils, comme les réfrigérateurs, offre une meilleure vue d ensemble dans la base des immeubles. Les contrats de service, par exemple pour les ascenseurs, peuvent également être enregistrés avec toutes les informations nécessaires. Le contrat original se classe directement dans les dossiers. > Travaux d entretien Tous les travaux d entretien sont regroupés pour l immeuble, la maison ou l objet. Il est ainsi plus simple d effectuer la facturation lors de la restitution de l objet. > Transparence grâce à l arborescence Grâce à la structure en arborescence de la base des immeubles, vous disposez d un aperçu rapide de l organisation complète de l immeuble. Les critères de filtre permettent d afficher, par exemple, uniquement les objets vacants. > Masques personnalisables Les masques du programme peuvent être adaptés individuellement pour l immeuble, le bâtiment, la maison, l étage, l objet et la base des locataires. L attribution de groupes d utilisateurs ou de rôles est possible. > Nombreux assistants Les tâches quotidiennes sont optimisées grâce à différents assistants, pour la saisie des baux ou des résiliations par exemple.

5 > Traitements Les traitements en série comme la facturation, l adaptation des loyers et le décompte des charges se préparent en différentes étapes. Une impression ultérieure ou, si nécessaire, une extourne de ces traitements est ainsi possible. > Facturation manuelle La facturation manuelle permet de modifier les loyers, acomptes ou forfaits, de créditer les factures ouvertes ou de créer simplement de nouvelles notes de crédit. > Gestion flexible des rappels Différents traitements de rappels, avec plusieurs niveaux, peuvent être définis pour chaque genre d utilisation. > Critères d évolution du loyer Lors d une adaptation automatique du loyer, les critères d évolution de chaque contrat peuvent être complétés par l utilisateur. > Refacturation de travaux Si un locataire ou une personne tierce doit participer aux réparations, il est possible de le signaler dès la saisie de la facture du fournisseur. Le programme de refacturation permet de facturer ces positions au locataire ou de les marquer pour le prochain décompte de chauffage et frais accessoires. > Versions des décomptes Les définitions des décomptes de charges sont reportées sur l axe temporel. En cas d adaptation, l utilisateur peut choisir si la nouvelle définition est valable pour tous les locataires ou uniquement pour les nouvelles locations. > Répartitions divergentes des frais Si un contrat diffère de la norme standard au niveau du calcul des frais accessoires, une nouvelle définition, dite divergente, peut être saisie.

6 > Participation d immeuble tiers aux frais Si les frais pour un immeuble sont générés à partir du décompte d un autre immeuble, cette dépendance peut être indiquée sur le décompte. Cette information évite que le deuxième immeuble établisse un décompte avant que les frais ne soient répartis pour l autre immeuble. > Propriété par étage AbaImmo permet de gérer une communauté de copropriétaires. Plusieurs fonds de rénovation peuvent être saisis. Divers documents supplémentaires peuvent être préparés pour l assemblée. Le calcul du budget prévisionnel pour l année suivante est également possible. > Immeubles partiellement assujettis Les immeubles partiellement ou entièrement assujettis peuvent être gérés. > Documents originaux pour chaque écriture Différentes écritures sont générées dans de nombreux processus. Par exemple, le décompte des honoraires propose une facture dans les Créanciers, le décompte de chauffage et frais accessoires crée des écritures dans la Comptabilité financière, des débiteurs et éventuellement dans la Comptabilité des créanciers. Des documents comptables peuvent être établis automatiquement et imputés dans les dossiers afin qu il soit possible de retrouver à tout instant l origine d une écriture. > Documents originaux dans la procédure de paiement Dans le traitement des paiements, le document original de chaque facture planifiée peut être affiché. Le traitement est contrôlé efficacement et adapté si nécessaire. > Recherche plein texte Rechercher un immeuble est encore plus simple grâce à la recherche plein texte. Une rue avec le lieu peut être saisie et la fonction de recherche affiche une liste des immeubles potentiels.

7 OPTIONS > Interfaces Grâce aux multiples interfaces XML, la plupart des données peuvent être importées et exportées. > Comptabilisation étendue des honoraires Lors du décompte des honoraires, des factures créanciers sont créées pour le paiement. L option de comptabilisation étendue va plus loin. Elle permet de générer un document débiteur avec numéro BVR dans la comptabilité de la régie. Le paiement du propriétaire peut ainsi être directement importé et automatiquement imputé. > Demandes de devis et bons de commandes Il est possible de créer des demandes de devis pour un immeuble ou un objet directement depuis la base des immeubles. Elles pourront ensuite être envoyées à plusieurs fournisseurs. La meilleure offre est choisie et la commande est déclenchée. La création directe d une commande fournisseur est bien entendu possible. > Calcul du disponible par propriétaire Cette option permet un calcul du disponible en faveur du propriétaire. Sont pris en compte non seulement les montants à verser au propriétaire, mais également les commandes ouvertes ou les hypothèques arrivées à échéance. > Automatismes d écritures Les tâches liées à la préparation provisoire des décomptes d honoraires ou aux répartitions sur des comptes peuvent être automatisées. > Procédure de visa sans papier Le module des Créanciers Contrôle visa permet de signifier les factures créanciers aux différents responsables qui les valident. Une fois visées, ces factures sont ensuite payées. > Archivage électronique Les documents papier peuvent être numérisés avec AbaScan et classés par voie électronique dans le logiciel de gestion ABACUS à l aide du programme d archivage.

8 ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, ABACUS Business Solutions GmbH D München, Ecknauer + Schoch ASW / AVD