Communauté de Communes du Canton de Baugé et communes membres. Synthèse de l atelier. Lundi 8 juin O-016

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1 Communauté de Communes du Canton de Baugé et communes membres Synthèse de l atelier Lundi 8 juin O-016

2 Animation des ateliers Atelier Atelier Atelier Ressources Mardi 2 juin 9h15 12h30 Technique Mardi 2 juin 14h 17h Proximité Mercredi 3 juin 9h15 12h30 Atelier Ressources / Proximité Lundi 8 juin 14h 17h 1

3 Programmation des actions à engager Atelier Ressources Gestion des instances Systèmes d information (réseaux et logiciels) et télécommunications Gestion des ressources humaines Atelier Technique Etat des lieux en matière de - Paysages / espaces verts - Voirie - Bâtiments - Manifestations et logistique - Matériels techniques Atelier Proximité Recensement Elections Etat civil / cimetière Coordination des communes déléguées Finances et comptabilité Marchés publics Communication Tourisme / Culture / Médiathèque bibliothèque Conseil Municipal des Jeunes (CMJ) Urbanisme Action sociale (CIAS-CCAS, logements, portage de repas) 2

4 Tourisme / Culture / Médiathèque Intervenants à l action Tourisme Mener un état des lieux détaillé : - Inventaire des sites et du patrimoine sur le territoire ayant un intérêt touristique. - Synthèse de modes de gestion des sites (par la commune, par une association, qui fait les visites, ). Liste des éventuels budgets dédiés ou subventions consacrées à ces sites avec un intérêt touristique. I. COULON Etat des lieux date limite de transmission : 15 juillet 2015 Organisation des activités touristiques et culturelles (cf. organigramme du Pôle) Médiathèque - bibliothèques Adaptation de l organigramme pour conduire les activités culturelles et touristiques dans l optique de la création de la CN (cf. organigramme du Pôle): - Créer une fonction de valorisation du patrimoine touristique (0,5 ETP). - Créer une fonction de médiation scolaire (0,8 ETP). - Créer une fonction de promotion et de coordination des activités culturelles et évènementielles (1 ETP) Faire des propositions de répartition des activités au sein du Pôle pour élaborer ensuite les fiches de poste. Remarques du groupe de travail : Une coordination déjà existante entre les structures du territoire (médiathèque intercommunale, entre les bibliothèques de Cheviré-le-Rouge et Fougeré). Avoir un interlocuteur unique pour la médiation entre la médiathèque et le Château. I. COULON Groupe spécifique : Isabelle C, Patricia H, Bénédicte R, Manuella R, Aline, Marine 22 juin (cf. Copil) 3

5 Urbanisme Intervenants à l action SIG Formation SIG à prévoir Formations faites en juin pour les communes ayant conventionnées avec le service commun Documents d urbanisme (PLU, règlement, ) Transmission des PLU, règles d urbanisme et règlement au service, délibérations. Nathalie P Fin octobre 2015 Accueil, pré-instruction et instruction des ADS Travaux prévisionnels sur les équipements municipaux Approche homogène entre le service d instruction des ADS et les communes déléguées (accueil du pétitionnaire, traitement de chaque Au, ) Remarques du groupe de travail : Questionnement des services de l Etat sur l instruction pour certaines communes En cas de travaux prévus sur des équipements municipaux, transmission des devis aux services finances et urbanisme. En cours Transmission des documents au fur et à mesure 4

6 Communication Préalable aux travaux des agents : en attente des orientations des élus de la commission communication (cf.. Réunion le 18/06). Intervenants à l action Communication extérieure Mise en place de la communication extérieure de la CN Charte graphique Choix de la charte graphique et des papiers à en-tête. Outils de communication internes et externes (support papier, site Internet, Intranet, ) Actualisation du site Internet de la CN. Lien vers les sites Internet des CD. 5

7 Gestion des instances Intervenants à l action Gestion des instances (Conseil Municipal, Conseils des communes déléguées, Commissions, ) Partage d une méthode et d un formalisme commun entre la commune nouvelle et les communes déléguées (ex. rédaction des convocations, notes de synthèse, PV, délibérations, ) Formalisme Suivi et procédure pour articuler la programmation entre les Commissions, les Conseils Communaux, le Conseil Municipal. Mise à jour et suivi du règlement intérieur de gestion des instances (ex. convocation par mail, ) Isabelle FG Manuella R Temps 1 : caler planning du BP (ex. fin janvier) Temps 2 : caler le planning global en fonction du BP Proposition d un planning à compter de septembre 2015 pour fin 2015 (notamment pour les travaux des Commissions) et début 2016 pour le DOB et le vote du budget. Signature électronique pour les délibérations Planning prévisionnel des Conseils et des instances 6

8 Action sociale (1/3) Intervenants à l action Elaboration budgétaire (sur la base des budgets CIAS CCAS) Préparation budgétaire : - Etape 1 : transmission des budgets (CIAS ou CCAS) des 3 dernières années. - Etape 2 : rapprochement des budgets et élaboration budgétaire Cathy G Marie Claire L Christelle C Trame Excel pour mi Juin Fin Juin 2015 (transmission des documents extraits sous Excel) Principes de gouvernance et d organisation du CCAS Créer une «commission sociale élargie» avec une représentation de chaque commune déléguée (en attente des validations des élus en amont) transmission des coordonnées des élus après constitution de la commission Cathy G Actualiser et transmettre les procédures en matière de CCAS (ex. convocations, ) Prendre en charge l organisation du «repas des anciens» au niveau de chaque communes déléguée. 7

9 Action sociale (2/3) Intervenants à l action Gestion des dossiers d aide sociale Transmission et reprise des dossiers d aide sociale par le CCAS. Cathy G Septembre 2015 : volume de dossiers traités par commune (aides légales + aides facultatives) Transmission des dossiers 31 décembre 2015 Rq : l instance du CCAS sera créée dans les 2 mois à compter du 1 er janvier 2016 Logements Transmission de la liste des logements des bailleurs sociaux (nombre et type de logement) sur le territoire au CCAS. Gestion concertée entre le CCAS et les communes déléguées pour la gestion des demandes de logement. Cathy G Fin octobre 2015 : liste des logements Portage de repas Reprise des activités portées aujourd hui par le CIAS 8

10 Action sociale (3/3) Intervenants à l action Contrats locaux Comité de prévention de la délinquance Extension du contrat MDPH et Présence Verte Suivi du Contrat Local de Santé (CLS) Transmission des coordonnées et procédures 9

11 Conseil Municipal des Jeunes Intervenants à l action CMJ Elargir le CMJ actuel de Baugé en Anjou au nouveau périmètre de la CN. Sensibiliser les directeurs d école et les enseignants (en lien avec les élus). Identifier les jeunes au sein des écoles primaires et des collèges transmission de la liste des ans. Faire le lien avec le CCAS qui soutient les actions réalisées par le Conseil Municipal des Jeunes (actions auprès des personnes âgées, acquisition de jeux, participation à des évènements locaux,...). Septembre

12 Système d informations (réseaux et logiciels) et télécommunications Intervenants à l action Serveurs, réseaux et connexions «inter-sites» Appui d un prestataire pour réaliser un audit informatique (connexion avec les communes, équipements informatiques, hébergement des serveurs ) Liste du matériels informatiques en mairie à transmettre (dates d acquisition, types, niveau d utilisation ) Bénédicte R Fin Juin 2015 Choix des logiciels et formation des utilisateurs Lister les logiciels, ainsi que leur date d achat, leur date d échéance; le coût d acquisition et de licence. Prévoir des formations selon le(s) logiciel(s) retenu(s). Voir la capacité technique de garder certains logiciels dans les communes déléguées (ex. gestion des cimetières Mourad M Fin Juin 2015 Télécommuni cations (téléphonie fixe et mobile) Liste des logiciels métiers à transmettre (dates d acquisition, types, niveau d utilisation ) Lister les contrats de téléphonie (fixe, portable fax) existants (date de contractualisation, objet, lieu exact de la ligne, montant, date d échéance). Trame : Isabelle Cor. Synthèse Recueil : Caroline C 15 octobre

13 Finances et comptabilité (1/3) Intervenants à l action Procédure d élaboration budgétaire Transmission des documents comptables et financiers suivants : - 3 derniers CA(BP + BA) - Etat de la dette - Emprunts (contrats d emprunt en cours, tableau d amortissement) - Ligne de trésorerie (si possible les solder au 31/12) - Inventaire : codification (fiche inventaire 204) - Etat de l actif après les opérations d amortissement et tri de l inventaire - Contrats d'assurances et de maintenance : avenant / transfert des originaux des contrats (dates d échéance des contrats) Rapprochement des budgets des caisses des écoles (fournitures scolaires / récompenses scolaires / transports / ) Christelle C Marie-Claire L Laurence H (trame pour recueil de la liste des assurances) Bénédicte R Fin juin pour : -les 3 derniers CA (BP + BA) -la caisse des écoles (état annexe à côté du BP si disponible) Fin octobre pour: - Emprunts (contrats d emprunt en cours, tableau d amortissement) - Transmission de l état de l actif au 15 novembre (après actualisation de cet état par chaque collectivité) - Lignes de trésorerie. Rapprochement des budgets et estimation des besoins pour l année 2016 (par service, par commune déléguée, pour les associations,.). Préparation du budget. Préparation du DOB et vote du budget (objectif début 2016). - Fin décembre 2015: - Liste des contrats d assurance pour fin décembre - Engagement des procédures d avenant à compter de janvier

14 Finances et comptabilité (2/3) Intervenants à l action Fiscalité Harmonisation de la politique tarifaire Prendre une délibération avant le 1 er octobre 2015 sur la taxe d aménagement pour les communes déléguées (passer de 0% au minimum à 1%) pour application au 1 er janvier 2016 A priori, seule la commune de Bocé est concernée. Projet de délibération concordante sur la liste des exonérations à la Commission. Point de vigilance émis par le groupe de travail sur la taxe d électricité à valider. Transmission des tarifs pratiqués pour les services effectués en régie (cantines, etc.) Remarques du groupe de travail sur la tarification en lien avec les fonctions scolaires ou périscolaires certaines communes pratiquent une tarification sur l année civile et d autres sur l année scolaire. Conserver, au moins dans un premier temps, les régies des communes déléguées (ex. restauration scolaire, ) transmission du fonctionnement et de la liste des régies (titulaires, suppléants, objet de la régie, ) Marie Claire L pour projet de délibérations concordantes (exonération, électricité) 1 er septembre 2015 Christelle C 1 er décembre 2015 : liste des régies 1 er trimestre 2016 : Transmission des copies des délibérations des tarifs pour tous les services (en priorité pour les services scolaires). 13

15 Finances et comptabilité (3/3) Intervenants à l action Engagement / mandatement Arrêt des écritures à compter du 15 décembre (demande du Trésor Public). Facturation avant le 10 décembre Transmission des factures reçues après le 15 décembre 2015 (sauf pour l électricité). Etat des RAR par marché P503 à traiter dès début janvier Christelle C 15 décembre 2015 A partir de la création de la commune nouvelle engagement et de mandatement au niveau du service Finances (transmission des devis signés par les CD) Dématérialisation Baugé en Anjou est actuellement en dématérialisation complète avec le Trésor Public, en attente du n d identification Insee de la CN. 14

16 Gestion des ressources humaines (1/2) Intervenants à l action Gestion du personnel Transmission des dossiers individuels du personnel au service RH. En cas d existence, transmission des fiches de poste et des documents MNT (n adhérent pour chaque agent). Mise à jour et suivi des dossiers agents. Préparation des arrêtés pour les agents. Gwennaëlle G Pour fin juin 2015 : fiche de poste (si existante) et validation des taux d activité des agents (cf. doc KPMG) Pour le 1 er octobre : établissement des plannings des agents (hors école). Etablissement des plannings des agents. Actualisation du guide / présentation de la commune nouvelle. Harmonisation des temps de travail, congés payés, RTT (cf. règlement intérieur). Pour 15 novembre 2015 : dossier individuel des agents DADS : chaque collectivité fait sa DADS pour fin décembre 2015 Règlement intérieur et gestion du CT Plan de formation Mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC). Actualisation du règlement intérieur de la CN à partir des bases existantes au sein des collectivités. Suivi du CT. Préparation du dossier de présentation de la CN au CT. Remarque du groupe : maintien des formations initialement prévues par les collectivités. Consolidation dans un second temps du plan de formation. Gwennaëlle G Gwennaëlle G Fin octobre : formalisation des documents cadres (règlement intérieur) Novembre 2015 : passage en CT 15

17 Gestion des ressources humaines (2/2) Intervenants à l action Relations avec le CDG 49 Envoi d un courrier de résiliation de la convention de traitement de la paie avec le CDG 49 à compter du 1 er janvier Communes déléguées Envoi du courrier au mois de juin 2015 Organismes sociaux Transmettre les informations d adhésion des communes déléguées auprès d organisme sociaux Affiliation de la CN au CNAS (en attente du n SIRET) Assurances du personnel Transmettre les contrats d assurance (objet, montant, dates de début et d échéance du contrat) Laurence H Virginie B Pour 15 novembre 2015 Choix à opérer (ex. contrat groupe auprès du CDG). Régime indemnitaire (RI) Retenir et valider les règles collectives du RI de la commune nouvelle (ex. part «historique» de l agent, part «évaluation» annuelle). Présentation des règles du RI au personnel. Retranscription des règles collectives du RI pour chaque agent (ex. part historique, coefficient, ). Mise à jour des arrêtés nominatifs. 16

18 Marchés publics Intervenants à l action Suivi et reprise des contrats en cours Recensement des besoins (ex. fournitures, restauration scolaire, ) Réaliser un état des lieux des contrats en cours précisant : - l objet - le prestataire - le montant - les dates de début et de fin de contrat. Recenser les besoins de commande pour les fournitures (bureau, entretien, restauration scolaire, ). Proposer aux prestataires / fournisseurs des avenants aux marchés et contrats en cours à partir de Laurence H Fin octobre 2015 Laurence H Christelle C Règlement de la commande publique et procédures (MAPA, ) Mise à jour et suivi du règlement de la commande publique. Laurence H Marie-Claire L Fin Novembre : règlement Délibération de la future CN 17

19 Services techniques Intervenants à l action de réalisation de l action Services techniques Etat des lieux détaillé en matière de Paysages / espaces verts Voirie Bâtiments Manifestations et logistique Matériels techniques 18

20 Recensement Intervenants à l action Recensement 3 communes sont concernées par un recensement prévu en 2016 (Clefs-Val-d Anjou, Echemiré et Le Guédéniau). Information INSEE : 3 coordinateurs différents Communes de Clefs-Vald Anjou, Echemiré et Le Guédéniau Dès

21 Elections Intervenants à l action Elections Choix et organisation des bureaux de vote : -Envoi en Préfecture du document «implantation des bureaux de vote». -Envoi courrier à l Insee. Inscription / radiation : maintien en commune déléguée Cécile M Elections régionales midécembre : idem Mi-décembre à fin février : ressaisie des électeurs Révision des listes Remarques du groupe de travail : -En attente du futur n d identification INSEE. -Formation des agents en cas de changement de logiciel informatique. -Ne pas sous-estimer le temps de ressaisie des adresses individuelles des électeurs (pour indiquer le nom de la commune nouvelle). 20

22 Etat civil / cimetières Intervenants à l action Etat civil Activité réalisée au sein de chaque commune déléguée Remarques du groupe de travail : - Faire remonter aux services de la Préfecture les difficultés rencontrées pour l état civil (ex. sur Baugé-en-Anjou, demandes d état civil n indiquant pas la commune déléguée, document pas directement transmis à la commune déléguée). Cimetières Activité réalisée au sein de chaque commune déléguée Remarques du groupe de travail : - Garder dans la mesure du possible les outils informatiques actuels dédiés à la gestion du cimetière au sein de chaque commune déléguée. 21

23 Coordination des communes déléguées Intervenants à l action Coordination des communes déléguées Création d une fonction spécifique de coordination au sein de la future CN : - Mettre en place des réseaux/temps d échange entre communes déléguées. - Mettre en place des réseaux/temps d échange pour faire remonter les besoins des communes déléguées vers les pôles de la CN (pôle ressources, service communication, pôle social et direction). - Mettre en place des réseaux/temps d échange pour faire descendre les orientations du Conseil Municipal et des services vers les communes déléguées. 22

24 Prochaines étapes Lundi 22 juin : Comité de pilotage Jeudi 25 juin à 16h30 (lieu à déterminer) : Organisation d une réunion du personnel Ateliers thématiques plus ciblés avant les vacances 23

25 2014 KPMG S.A., société anonyme d expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative ( KPMG International ), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et cutting through complexity sont des marques déposées ou des marques de KPMG International.