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Nicole Vincent
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Remplace la version du : Motif d actualisation : Remplacement du titulaire ensuite de son départ en retraite 2. Identification du poste Département : SANTE ACTION SOCIALE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : Section sociale N de poste : 151 Intitulé du poste dans l entité : Adjoint administratif N emploi-type : Libellé : Administrateur gestionnaire Chaîne : 350 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Organiser, planifier, gérer et surveiller l'activité du Bureau Hébergement et Hospitalisation, en coordination avec la section sociale 2. Gérer l application des régimes sociaux relevant du Bureau 3. Assurer la mise à disposition du Bureau d outils informatiques "métier" fiables et fonctionnels Contribuer à l'élaboration et à la mise à disposition des outils de communication et documents d information du SASH, tant pour l'interne pour pour l'externe, dans le domaine de l hébergement médico-social Participer à la coordination d'activités de direction du SASH et assumer des tâches ponctuelles ou transversales sur mandat du chef de service ou de la direction du SASH. 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 6.4 EPT Gestionnaire de dossiers spécialisés Gestionnaires de dossiers de référence Gestionnaire de dossiers 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : L'adjointe de la section sociale pour les décisions et les signatures de la compétence du poste; une gestionnaire de dossiers spécialisés pour la responsabilité pour la validation des paiements d aides dans le cadre du collectif à deux Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Organiser, planifier, gérer et surveiller l'activité du Bureau Hébergement et Hospitalisation, en coordination avec la section sociale 1.1 Assurer le bon fonctionnement de l'équipe du Bureau HH en veillant à une bonne coordination, à une répartition équitable du travail et à apporter réponse et solution aux questions et problèmes soulevés 1.2 Veiller à une organisation efficace du Bureau HH 1.3 Veiller à l élaboration et à la mise à jour des directives, consignes et informations destinées à l'activité des collaborateurs 1.4 Contrôler la gestion des dossiers d aide, signer le courrier et les décisions manuelles, viser informatiquement les paiements des aides 2. Gérer l application des régimes sociaux relevant du Bureau 35% 2.1 Assurer des prestations de qualité à la population requérante 2.2 Superviser le traitement des cas particuliers, l instruction des dossiers d opposition et de cas dignes d intérêt, la rédaction des notes et des projets de lettres signées par la direction du SASH 2.3 Superviser la procédure de refacturation des RFM (remboursement des frais médicaux) en cas de quotité épuisée, ainsi que la prise en charge des cotisations AVS de personnes sans activité lucrative 2.4 Veiller à la tenue à jour du registre des débiteurs «sociaux» du SASH 2.6 Veiller au suivi et à l application de certaines conventions, notamment celle liée aux «frais de soins des populations vulnérables» avec les hôpitaux publics 2.7 Veiller au suivi de la prise en charge des frais de soins des personnes à l aide d urgence au titre de la LARA, ainsi que du monitoring des dépenses 3. Assurer la mise à disposition du Bureau d outils informatiques "métier" fiables et fonctionnels 5% 3.1 En collaboration avec les collègues du SASH et de la DSI (Direction des systèmes d'information) concernés, assumer la responsabilité de chef de projet utilisateur pour les applicatifs informatiques de gestion des aides individuelles 3.2 Veiller à la mise à disposition d une documentation et de procédures à l intention des utilisateurs 3.3 Veiller à la mise à disposition des listes Datawarehouse utiles aux tâches des collaborateurs du Bureau HH 3.4 Participer aux travaux de l'usi (Unité Système d'information) du SASH 4. Contribuer à l'élaboration et à la mise à disposition des outils de communication et documents d information du SASH, tant pour l'interne pour pour l'externe, dans le domaine de l hébergement médicosocial 4.1 Alimenter et veiller à la mise à jour des pages Intranet SASH concernant les *métiers" et domaines d'activité de la section sociale. 4.2 Participer à la mise à jour du contenu des pages Internet concernées par l hébergement médico-social et les activités de la section sociale 4.3 Participer aux efforts d information et de formation à l'externe (autres services, établissements, public), notamment en coordonnant la rédaction, la mise à jour, l impression et la diffusion des "mémentos du SASH" et en rédigeant une fois par an les "Pages à tourner" adressées au secteur de l'hébergement médico-social vaudois. 4.4 Garantir l information et la formation nécessaires à l'interne du Bureau pour permettre aux collaborateurs d'effectuer leurs tâches Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. Participer à la coordination d'activités de direction du SASH et assumer des tâches ponctuelles ou transversales sur mandat du chef de service ou de la direction du SASH. 5.1 avec l adjointe sociale et les assistantes sociales - participer aux colloques réguliers - fournir l information nécessaire à leurs activités 5.2 avec l adjointe juridique - coordonner le travail du gestionnaire attitré aux dossiers immobiliers - superviser l instruction et le traitement des cas particuliers de nature juridique 5.3 avec la direction du SASH - participer aux séances de direction du SASH 5.4 avec la section "Economie" - participer à l'élaboration des situations budgétaires et aux opérations de bouclement comptable s'agissant des aides financières relevant du Bureau HH - participer à l'élaboration des tableaux de bord des prestations du Bureau 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire Signature informatique dans le cadre du collectif à deux de tous les paiements d aides individuelles Signature pour les demandes de versement de PC AVS/AI sur le compte des établissements 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Bachelor, Diplôme d'une Haute Ecole de gestion (HEG) avec expérience ou titre jugé équivalent (CFC employé de commerce avec large expérience) 8.2. Formation complémentaire Titre Brevet en assurances sociales 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Si Bachelor ou diplôme HEG : Si CFC employé de commerce 5 ans 10 ans Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Apte à assumer des responsabilités de chef de projet Expérience et compétences avérées en gestion d'équipe Expérience et esprit de synthèse en matière de communication Aptitude à passer de la résolution de problèmes concrets à des domaines plus conceptuels. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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