Par François H. Rivard, président ainsi que Manon Mercier T.P., conseillère. Service du développement des affaires

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2 Par François H. Rivard, président ainsi que Manon Mercier T.P., conseillère Service du développement des affaires

3 Atelier: La planification efficace des échéanciers dans les travaux de rénovation Le marché de la rénovation a devancé celui de la construction au Québec. Comment aller chercher cette part de marché? La justesse de vos estimés est primordiale, mais la planification de vos échéanciers l est tout autant. Découvrez des trucs et conseils pour maîtriser la gestion de vos projets de rénovation et apprenez quels sont les éléments à considérer pour réussir une bonne planification de projets à la satisfaction de tous vos clients. Démarquez vous en réalisant des travaux de qualité tout en respectant les délais planifiés avec vos clients.

4 QUELS SONT LES ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER POUR RÉUSSIR UNE BONNE PLANIFICATION DE PROJETS À LA SATISFACTION DE TOUS VOS CLIENTS?

5 2 minutes Comédiens en scène

6 La planification Il y a une relation inséparable entre planification et contrôle. Voyons d abord les notions de base

7 La planification Il y a deux grands type de planification 1. Stratégique 2. De contrôle

8 1. Stratégique : Grandes orientations

9 2. De contrôle : Par objectifs généraux Activités quotidiennes Planification sur le terrain, donc Opérationnelle

10 La planification, c est entre autres Conception préliminaire du projet Détermination de ses exigences Examen de sa faisabilité

11 La planification doit être : Opérationnelle Temporelle Budgétaire

12 Pour réussir une bonne planification Voici quelques trucs et conseils

13 On doit définir et mettre en place un système de surveillance et de maîtrise de notre projet : Organiser Diriger Contrôler

14 Voici ce que ça donne

15 CONTRÔLER PLANIFIER GÉRER DIRIGER ORGANISER

16 Planifier Vous devez formuler un programme d activités en fonction du court terme, avec des objectifs précis et réalisables dans un temps déterminé (échéancier), avec le niveau de qualité désiré, qui correspond aux normes qui s appliquent aux travaux qu on exécute (domaine d activité).

17 Planifier Vous devez préparer un plan opérationnel pour tous les aspects du travail. TRAVAIL ÉQUIPE

18 Planifier Vous devez planifier le processus qui permet d établir les objectifs et de décider des mesures à adopter pour les atteindre.

19 Délimitation de l envergure (objectifs) du projet Consiste à départager ce qui fait partie du projet de ce qui n en fait pas partie Définition des frontières du projet Définition de la «performance» recherchée Objectifs quantifiables à atteindre pour réussir le projet. Réf. PMBOK : Extrants : Analyse de faisabilité et charte de projet. La charte de projet est le document qui sert à lancer un appel d offres pour trouver un ou des mandataire pour la réalisation du projet.

20 Délimitation de l envergure (objectifs) du projet Exigences techniques : Les exigences techniques qui garantissent une performance conforme aux exigences du client Limites et exclusions : Les limites du contenu doivent être clairement établies, de manière à éviter tout gaspillage de ressources et de temps attribuable à une mauvaise analyse du problème Révision du contenu en compagnie du client : C est la dernière étape de la liste de vérification du contenu du projet

21 En gestion de projet «générale», on peut penser aussi à utiliser la méthode SMART pour délimiter ses objectifs : S pécifiques : ils concernent un élément du projet M esurables : ils sont chiffrés A cceptables : (par le promoteur) R éalistes : on peut les atteindre T emporels : ils ont une échéance

22 Dans la vraie vie, comment ça se passe? Promoteur Mandataire Mandataire et promoteur Mandat définition planification Plan approuvé Extrant livré idée exécution (organiser diriger) clôture (contrôler) avantages Définir une idée de projets analyser sa faisabilité, décider de le réaliser Préparer le plan d exécution Produire et livrer l extrant Préparer les rapports d évaluation Source : GENEST ET NGUYEN, 2002, page 19.

23 Dans la vraie vie, comment ça se passe? Appel du client Dès lors on prend rendez-vous pour la 1 re visite. On prend soin d apporter son bordereau de travail pour mieux déterminer les besoins et établir le budget requis de nos clients. Sur place, on doit détecter les échecs possibles On doit détecter les clients malhonnêtes On doit s assurer de faire un excellent relevé terrain On ne doit pas avoir peur de poser des questions sur notre compétition (trop de compétiteurs )

24 Dans la vraie vie, comment ça se passe? Ouverture du dossier du client Lorsque l on juge que ça vaut la peine. Estimation et préparation des documents ( le plus rapidement possible). On a 10 jours pour présenter sa soumission.

25 Dans la vraie vie, comment ça se passe? Autoévaluation «Checklist» : Sous-traitants Fournisseurs Documents à fournir aux clients : Devis Dessins d atelier Demande du permis de construction (au besoin) Échéancier des travaux (général) Grille de ventilation des coûts Dénonciation de contrats Ouvertures de chantier CCQ et CSST Contrat de rénovation à avoir avec soi!

26 Dans la vraie vie, comment ça se passe? Signature des ententes Modalités de paiement et rémunérations Financement Réno-Prêt ou confirmation hypothécaire

27 2 minutes Comédiens en scène

28 Organiser Vous devez organiser une procédure de répartition du travail et coordonner les résultats afin d atteindre chaque objectif fixé.

29 Organiser S assurer que tous les éléments concordent Organigramme opérationnel et organisationnel

30 Organiser On peut établir une fiche de travail : Chronologie des tâches pour réaliser l ouvrage Inventorier le matériel nécessaire pour réaliser chaque tâche Rechercher les risques possibles associés à chaque tâche Indiquer les mesures de prévention retenues Noter toutes ses observations ou consignes en tenant compte du contexte de travail

31 Création du calendrier de production Date de commencement Interventions des tiers Livraison de matériaux Sous-traitants Travaux par le client Professionnels Date de livraison Distribution des bons de commande Fournisseurs Sous-traitants

32 2 minutes Comédiens en scène

33 Diriger Vous devez diriger le travail des autres personnes afin qu elles s acquittent de leurs tâches

34 Rencontre des équipes pour ouverture du chantier Distribution des plans et devis Opérations sur le terrain Gérer les changements Nouvelles demandes Avis de changement signé Imprévus Solutions signées et approuvées Déficiences Solutions signées et approuvées Changements aux plans Solutions signées et approuvées Gérer les finances au jour le jour Demandes de paiement Ponctuelles, à certaines étapes de la réalisation Hebdomadaires Mensuelles

35 2 minutes Comédiens en scène

36 Contrôler Vous devez contrôler le processus de suivi du rendement, comparer les résultats avec les objectifs et prendre les mesures correctives qui s imposent.

37 Contrôler Vous devez comparer les activités réalisées avec les activités qu on avait planifiées. Évaluation Apporter correctifs nécessaires

38 Contrôler Quand on vise plusieurs objectifs, on doit contrôler une foule d activités en même temps. Approvisionnement Formation d un personnel compétent

39 Contrôler Il y a une façon standard : Exécuter des activités selon des étapes pour aboutir au contrôle.

40 Contrôler Chaque membre de l équipe a un rôle spécifique : Suivre ses activités d une façon assidue

41 Contrôler En rénovation, 4 phases majeures : 1. Mise en chantier 2. Démolition et/ou édification de la structure 3. Aménagement intérieur (beaucoup de temps), grand nombre d activités consécutives et simultanées (préoccupation élevée) 4. Aménagement extérieur

42 Contrôler Vous devez organiser des rencontres régulières Progrès accompli Objectifs fixés

43 Coûts de projets Vérification des résultats Qualité du travail Responsabiliser les employés Obligation de résultats Suivi rigoureux des plans et devis et demandes signées Suivi de l échéancier et adaptations si nécessaires Communication des modifications aux clients et aux équipes de travail et aux sous-traitants Inspection pré-livraison Client, professionnels, entrepreneurs Livraison du projet : Donner les garanties S assurer de la satisfaction du client Suivi après-vente Appel après 6 mois, un an

44 Pour vous assurer la satisfaction de tous vos clients Démarche cruciale pour la bonne marche d une entreprise : Votre entreprise ne doit rien négliger, vous prendriez de grands risques! Ne gaspillez pas vos ressources humaines et financières La planification et le contrôle sont inséparables!

45 Mise en garde Réduire le nombre et la complexité des embûches ne garantit pas le succès de l'entreprise. On peut rencontrer des obstacles imprévus, on doit alors s efforcer de les surmonter dans les plus brefs délais ou accepter de modifier les objectifs visés, s efforcer de trouver des solutions de rechange qui plairont à tous.

46 Démarquez-vous en réalisant des travaux de qualité tout en respectant les délais fixés par vos clients.

47 Un contrat écrit pour des rénovations sans souci Montréal, le 7 mai 2013 Vous comptez effectuer des travaux de rénovation dans votre maison? La bannière Réno-Maître de l Association provinciale des constructeurs d habitations du Québec (APCHQ) vous rappelle l importance de vérifier les compétences de l entrepreneur à qui vous confiez vos travaux et la nécessité d utiliser un contrat écrit clair et détaillé pour vous assurer de la bonne marche de votre projet et vous protéger des risques éventuels. L importance du contrat écrit Assurez-vous que l entrepreneur à qui vous envisagez de confier vos travaux utilise un contrat écrit clair et détaillé portant sur tous les aspects du travail à faire de manière à éviter tout litige. Plusieurs renseignements peuvent y être indiqués, notamment : ses coordonnées, son numéro de licence, la description complète des travaux à faire, les dates de début et de fin des travaux, le prix de ces travaux et le calendrier des paiements, la garantie fournie par l entrepreneur, le certificat de la compagnie d assurance prouvant que l entrepreneur possède une assurance responsabilité civile, le numéro d entreprise ou les numéros de TPS et de TVQ. Dans le cas de projets d envergure, le contrat peut comprendre plus de renseignements, tels que les plans et devis. Tout prévoir Dans tout contrat d entreprise, l entrepreneur doit informer et bien diriger son client. Cette obligation ne doit pas être prise à la légère. Une bonne communication entre les parties est essentielle. Il faut que les taxes soient indiquées séparément dans le contrat, et il est préférable de prévoir des modalités de paiement claires et précises, qui suivent les étapes de l avancement des travaux. Si le client est insatisfait, il pourra alors retenir, au moment du versement, une somme correspondant uniquement à la valeur des travaux correctifs exigés. Il faut également prévoir dans le contrat ce qui se passe en cas de défaut de l une ou l autre des parties. Budget et délai Il est important que le contrat précise le budget qui est prévu en ce qui concerne les matériaux ou les équipements fournis et installés. Lorsque le budget est dépassé, le client sait qu il devra payer un extra. Il faut également prévoir un délai pour permettre au client d effectuer les choix de matériaux et noter ce délai dans le contrat dès le départ. Indiquer des délais permet également à l entrepreneur de mieux coordonner ses sous-traitants.

48 Les dix compétences d un bon gestionnaire de projet Il se préoccupe d abord de la satisfaction du client Il sait déléguer Il sait informer Il est intègre et fiable Il sait négocier Il sait planifier Il sait résoudre des problèmes Il est autonome Il sait créer un esprit d équipe Sa vision est axée sur le but à atteindre

49

50 Documents à produire Bordereau de travail Exemple d estimation et préparation des documents pour l estimation Échéancier des travaux Modalités de paiement Bons de commande Avis de changements Demandes de paiement Coûts de projets Inspection prélivraison Suivi après vente

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