MISE EN PLACE DE SIFAC SIFAC : SYSTEME D INFORMATION ET D ANALYSE FINANCIERE ET COMPTABLE

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1 MISE EN PLACE DE SIFAC DOCUMENT de TRAVAIL Version du 27/03/2008- Note SIFAC n 4 SIFAC : SYSTEME D INFORMATION ET D ANALYSE FINANCIERE ET COMPTABLE DATE DE DEPLOIEMENT DU NOUVEAU LOGICIEL A L UJF : JANVIER 2009 POURQUOI UN NOUVEAU LOGICIEL DE GESTION FINANCIERE? - Fin de la maintenance NABUCO à partir de Nécessité de se doter d un logiciel d analyse financière LE CONTEXTE - RAPPORTS de l Inspection générale des finances et de l Inspection générale de l administration de l éducation nationale : recommandations et obligations/demande de création de pôles financiers - Mise en place de la LOLF : analyse budgétaire par objectifs, mise en place d indicateurs chiffrés et d une politique d évaluation de la dépense publique - Mise en œuvre de la loi LRU : transfert de nouvelles compétences aux universités, nécessitant le développement de nouveaux instruments de contrôle de gestion et d aide à la décision - De nouvelles normes et contraintes financières et comptables : comptabilité du patrimoine, contrôle des heures complémentaires, contrôle de gestion, certification des comptes (LRU+Nouveau décret fin.). - Un éclatement des structures et un très grand nombre de gestionnaires : 700 accès à NABUCO/De tous petits CR, dont le volume d activité est parfois réduit à 4 ou 5 mandats par an. Des agents sans formation financière, appelés à gérer régulièrement ou ponctuellement des dépenses. CONSEQUENCE : UNE OBLIGATION DE PROFESSIONNALISATION ET DE RESTRUCTURATION CHOIX TECHNIQUES : CHOIX DEJA EFFECTUES PAR LE COMITE DE PILOTAGE Valorisation du service fait : dès que la réception de la commande est validée par le gestionnaire dans SIFAC, la dépense est inscrite sur les comptes du comptable Avantages : fin du pb des remontées d engagements, connaissance en temps réel du fonds de roulement et de la disponibilité des crédits Contraintes : nécessité d améliorer la connaissance des règles de l achat public chez les gestionnaires (connaissance des marchés et de la réglementation de l achat public : équilibres financiers, qualité de l ordonnateur et délégations de signature, nature des dépenses autorisées selon la nature des recettes ). Conséquences beaucoup plus lourdes en cas d erreur d un gestionnaire : obligation de passer toutes les écritures comptables à l envers. Dématérialisation des mandats : la liquidation de la facture entraîne automatiquement sa mise en paiement par le comptable (suppression du mandat papier) Avantage : fin de l émission du mandat papier, probable simplification du circuit des signatures, réduction des délais de paiement des fournisseurs Contraintes : Le contrôle de la dépense par l ordonnateur doit désormais être effectué au niveau de la liquidation (dernière étape avant transfert du dossier au comptable) = Volonté de l agent comptable de dissocier la fonction d acheteur (engagement) de celle de contrôleur (liquidation). Les préconisations de l agent comptable, à valider en comité de pilotage Passer d un système à 3 niveaux : engagement+liquidation dans les CR/mandatement et contrôle par l UB/ paiement par le comptable A un système toujours à 3 niveaux, mais découpés différemment : engagement dans les CR/liquidation contrôle et mandatement informatisé, dans les centres financiers/ paiement par le comptable Choix de l arborescence financière (UB/CR) : Arborescence à 4 niveaux : 1 CF/UB et à l intérieur de chaque UB : 1CF formations/1cf par laboratoire Choix de comptabilité analytique : définition des centres de coûts et de profits 1CC par activité et par équipe de recherche

2 CHOIX DE LA STRUCTURATION DE LA FONCTION FINANCIERE CREATION D ANTENNES FINANCIERES REGROUPANT PLUSIEURS UFR (+BAISSE DU NBRE DE GESTIONNAIRES) Une antenne commune OSUG-Physique-Mécanique Une spécialisation des personnels sur la fonction financière, à chaque fois que c est possible MISSIONS DES ANTENNES Les antennes ne se substitueront pas aux UB. Elles ne seront pas décrites dans l architecture SIFAC, car elles correspondront simplement à des regroupements fonctionnels. Mission 1 : Saisie, consolidation et vérification des budgets prévisionnels et DBM Mission 2 : Validation des engagements, liquidation et mandatement de l ensemble des dépenses des CR qui lui sont rattachés 1. Validation et contrôle des engagements saisis dans les CF déconcentrés 2. Validation et valorisation du service fait 3. Liquidation de la facture 4. Suivi des mandatements 5. Collecte et classement des pièces justificatives 6. interface avec l agence comptable pour le contrôle Mission 3 : Recettes 1. Emission des factures 2. interface avec les services financiers et l agence comptable 3. Suivi des recettes 4. Collecte et transmission des PJ Mission 4 : Contrôle de l exécution budgétaire en dépense et recette des CR Mission 5 : Suivi de l inventaire et de l amortissement des matériels Mission 6 : Information, conseil et formation des gestionnaires de CR, coordination de leur travail Mission 7 : Contrôle de gestion et analyse financière 1. analyse de l exécution budgétaire en dépense et recette/évolutions et principales caractéristiques du budget exécuté Idem pour le budget prévisionnel 2. Renseigner les états liés aux centres de coûts/profits 3. Proposer des inducteurs d activité en liaison avec le contrôle de gestion 4. Création et suivi des tableaux de bord financiers de l UB Avantages : mutualisation des postes, possibilité de créer des services spécialisés regroupant plusieurs compétences (contrôle de gestion/connaissance de l outil/connaissance de la réglementation ), contrôle amélioré, diffusion de l info interne plus aisée (AC Antenne Financière ), réorientation des missions des SF ( analyse et production d indicateurs financiers, suivi des grandes opérations transversales, formation et information des gestionnaires,.) Contraintes et points de vigilance : la définition de circuits des factures/missions, la circulation de l info entre le gestionnaire du CR et le gestionnaire de l antenne, double contrôle (ordo+comptable), la capacité de l établissement à redéployer des personnels vers ces antennes et à assurer leur formation, le rattachement hiérarchique et fonctionnel des personnels (UFR d origine? une des UFR? Quid des personnels CNRS?), la création de services détachés des structures de base de l établissement (nouvel échelon intermédiaire entre les UFR et les services généraux?) ETAT CONJOINT DE L ETAT DE NOS FORCES, DE NOS ORGANISATIONS ET DU VOLUME D ACTIVE Le nombre de mandats traités par UB en 2007, se répartit de la manière suivante : Factures Missions TOTAL Mécanique OSUG Physique Soit au total : 8131 mandats Le nombre de gestionnaires (postes et non ETP) UJF en 2008 se répartit ainsi, départements enseignements et laboratoires inclus

3 Nbre de gestionnaires UJF Mécanique 2,5 OSUG 5 Physique 7 Des organisations différentes : - Déconcentration complète des engagements et liquidations dans les CR : OSUG et Mécanique - Déconcentration partielle des engagements et liquidations : UFR de Physique, confrontée à la situation particulière des laboratoires du polygone, dont le volume d activité financière UJF ne permet pas toujours une déconcentration complète. Le nombre d'engagements sur le Polygone représente toutefois 45% du volume de l'ub. Des implantations géographiques distinctes : - Campus et locaux de l IPG (F. Viallet+campus) : Mécanique - Coline du Rabot et campus : OSUG - Polygone et campus : UFR de Physique EVALUATION DU NOMBRE ET DU NIVEAU DES POSTES NECESSAIRES Nombre de postes En partant des moyennes suivantes, établies pour des agents expérimentés, maîtrisant le logiciel et les procédures : 10min. en moyenne pour une liquidation simple et 20 min. pour une mission simple, nous les avons appliquées au nombre de mandats traités en 2007, par les 3 UB réunies. Nous avons appliqué au total obtenu un coefficient multiplicateur tenant compte de : - Erreurs des gestionnaires de CR (imputation, marchés, ) ou des fournisseurs (libellé facture, TVA ) - Besoin d obtenir plus de renseignements pour traiter des dossiers atypiques ou peu renseignés - Inexpérience de certains gestionnaires, notamment en période de mise en place d un nouvel outil, Nous avons conclu, aux besoins suivants, pour une antenne commune : 7 ETP, dont 1 responsable de l antenne, niveau AI 6 gestionnaires Charge en ETP/mission Charge sup. liée aux nouvelles missions Mission 1 : Consolidation et vérification des BP et 0,3 0,1 DBM Mission 2 : Liquidation et mandatement 4 1,5 Mission 3 : Recettes 0,5 0,1 Mission 4 : contrôle de l'execution budgétaire 0,3 0,1 Mission 5 : Suivi de l'inventaire et amortissement 0,5 0,3 Mission 6 : Information, conseil et formation 0,7 0,2 Mission 7 : Contrôle de gestion et analyse financière 0,7 0,7 TOTAL 7 2,9 Besoins à comparer à ceux actuellement affectés à l antenne financière Médecine/Pharmacie : 8 ETP pour mandats (+1,5 ETP pour la gestion des HC et contrats sur ressources propres). Les moyens qui pourraient être mis à disposition par chaque UFR, en conservant 1 gestionnaire pour l enseignement (sauf OSUG) : Nbre d'etp assurant des missions de gestion financière pour les 3 UB : 19 Mécanique :, cat. B Observatoire : 1ETP CNRS, cat. B + UJF, cat. C (+1ETP UJF uniquement pour les engagements des CR formation et UMS, cat. C), soit 2 ETP pour l antenne+1etp pour les engagements Physique : 1,5 ETP, cat. C Nombre de postes à créer : 2,5

4 Le niveau des postes à demander : 1 cat. A pour le poste de responsable de l antenne, 1B et 1 C Le rattachement hiérarchique et fonctionnel des postes Proposition validée par les directeurs d UFR - Rattachement hiérarchique : o o - Collègues de l antenne placés sous l autorité du responsable administratif de l antenne qui préparerait leurs dossiers de promotion (sauf pour la collègue CNRS rattachée à son directeur d unité, lequel préparera le dossier avec le responsable administratif de l antenne) - Responsable administratif de l antenne, rattaché hiérarchiquement à l OSUG, avec préparation des dossiers d évaluation et de promotion en concertation avec les 2 autres UFR - Rattachement fonctionnel : Maintien de l affectation des gestionnaires dans leur UFR d origine : examen des dossiers de promotion par la commission paritaire locale de l UFR concernée. IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE DE L ANTENNE De préférence un site commun pour favoriser le travail en équipe et homogénéiser les pratiques. Locaux actuellement disponibles en Physique : 3 bureaux et 1 local à archives. PROJET D ORGANIGRAMME : Responsable de l antenne financière Mécanique-Physique-Osug, cat A UB MECANIQUE liquidations UB Mk 0,5 ETP, cat. C UB OSUG liquidations UB Obs 1,5 ETP, cat. C Gestionnaire engagements UMS et formations, cat. C UB PHYSIQUE liquidations UB Phy, cat. C Calendrier retenu L antenne ne pourra être mise en place dès le mois de septembre, compte tenu : - des dates effectives de transfert des missions (janv. 2009)

5 - des problèmes de locaux à résoudre. En revanche, il parait souhaitable d afficher les postes à la mobilité dès le mouvement de juin 2008 pour préparer les mutations à effectuer quelques semaines avant le démarrage effectif de SIFAC (1 ère semaine de décembre?)