BILAN DU PROGRAMME D ORGANISATION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC

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1 BILAN DU PROGRAMME D ORGANISATION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC

2 La stratégie Les actions menées Les perspectives

3 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME.

4 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME. A la demande de la Direction Générale, un audit du système d archivage du Trésor Public a été effectué au cours du mois de juillet cette étude qui fait suite aux résolutions du séminaire atelier des et 28 Juillet 2001 à Yamoussoukro, traduit la volonté de la Direction Générale de mettre en place un système d archivage performant afin de maîtriser au mieux l information comptable, et partant, tous les documents qui de par leur nature, nécessitent un classement cohérent.

5 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME. L audit a révélé, outre les difficultés de gestion quotidienne des documents, l accumulation anarchique des documents pendant plusieurs décennies, dans divers locaux et dans des conditions déplorables. Pour remédier à cette situation, il s est avéré nécessaire de déployer un plan d urgence, visant a assainir les documents stockés, à les traiter afin de systématiser la fonction archive dans les services du Trésor Public.

6 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME. L exécution du plan d urgence a nécessité : la mise en place d une commission consultative des archives (Décision N 1264 /MEF/DGTCP du 23 avril 2004) ; la formation de l équipe préposée au traitement des documents ; le récolement de locaux, du mobilier et des documents ;

7 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME. L exécution du plan d urgence a nécessité : l équipement, l aménagement voire la construction de nouvelles salles d archives ; le traitement proprement dit des documents ; la mise en place d une solution informatique appropriée.

8 CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME. Les différentes activités ont été pilotées depuis juin 2004 par la Direction de la Formation, de la Documentation et de la Communication (DFDC). Deux ans après la mise en œuvre du plan d urgence, il y a lieu d évaluer ce qui a été fait, a l effet d apprécier les résultats.

9 OBJECTIFS STRATÉGIQUES

10 OBJECTIFS STRATÉGIQUES Maîtriser la problématique et son champ : (Récolement des documents pour en connaître la typologie, la nature, l état physique, les conditions de conservation, les activités qui conduisent à leur production ou à leur réception ) Impliquer tous les producteurs des archives dans le processus de la gestion efficace des documents. Mettre en place des outils normatifs de gestion des documents.

11 OBJECTIFS STRATÉGIQUES Apurer le passif archivistique Sécuriser la conservation et la gestion des documents.

12 LES ACTIONS MENÉES

13 Le récolement des documents ; L élaboration des outils de gestion des archives; La sensibilisation du personnel bonne gestion des documents ; Le suivi des aménagements des dépôts d archives et des unités de documentation ; L installation du mobilier de conservation des archives ;

14 Le traitement et l organisation méthodiques des documents ; Le transfert des documents aux Archives Centrales du Trésor Public ; L informatisation de la gestion des archives.

15 RÉCOLEMENT DES DOCUMENTS Il s agit d un état des lieux, d un inventaire qui a permis : de recenser tous les documents produits ou reçus par les services du Trésor Public dans l exercice de leurs activités ; d évaluer le volume du passif archivistique ; d apprécier l état physique des documents et des meubles destinés à leur conservation ;

16 RÉCOLEMENT DES DOCUMENTS Il s agit d un état des lieux, d un inventaire qui a permis : de vérifier l existence de dépôt d archives ou de local aménageable en dépôt ou encore la disponibilité d espace approprié pour la construction d un bâtiment d archives. Cet état des lieux a été fait dans 102 services du Trésor public dont 64 à l intérieur.

17 QUELQUES IMAGES DU RECOLEMENT

18 QUELQUES IMAGES DU RECOLEMENT

19 QUELQUES IMAGES DU RECOLEMENT

20 QUELQUES IMAGES DU RECOLEMENT

21 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Élaboration de plan de classement des documents produits ou reçus par les services du Trésor Public; Le plan de classement est l un des éléments de la maîtrise des documents( qualité ISO 9000). Il permet de créer des liens entre documents et de les situer dans leur contexte de production ;

22 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Élaboration de plan de classement des documents produits ou reçus par les services du Trésor Public; Reflet du champ d activité du service, il permet de connaître sa production documentaire et facilite l identification des dossier dès leur création ; Il est avant tout destiné aux utilisateurs qui accèdent ainsi facilement aux informations.

23 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Élaboration des tableaux de gestion des documents du Trésor Public ; Le tableau de gestion des archives est un outil de traçabilité et de maîtrise de l information interne (documents et enregistrement: cf qualité ISO ) au sein de l entreprise ;

24 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Élaboration des tableaux de gestion des documents du Trésor Public ; Cet outil détermine pour chaque service ( ou fonction) de l entreprise, et en concertation avec lui, le cycle de la vie des documents et/ou des dossiers produits ou reçus dans le cadre de ses missions et ses attributions, depuis leur production ou leur réception jusqu à leur élimination ou leur conservation définitive.

25 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Des plans de classement des documents de 23 services ont été élaborés. Des projets de tableaux de gestion de 14 services ont également été élaborés. Il faut attendre cependant l amendement et l adoption des tableaux de gestion par les services concernés puis leur validation par la Direction des archives Nationales.

26 ÉLABORATION DES OUTILS NORMATIFS DE GESTION DES ARCHIVES DU TRÉSOR PUBLIC Sur les quatorze (14) projets de tableaux de gestion élaborés, onze (11) ont déjà été amendés par les services producteurs de documents concernés et retournés à la Commission Consultative des Archives.

27 SENSIBILISATION DU PERSONNEL À LA BONNE GESTION DES DOCUMENTS Information sur la nécessité de la conservation des archives (responsabilité du fonctionnaire, utilité administrative des archives); Imprégnation du personnel des règles élémentaires de la bonne tenue des archives courantes dans les bureaux (début d de classement); Invitation des responsables des services à s impliquer dans le processus d archivage (désignation de correspondants archives dans huit (08) structures, aménagement des locaux pour l archivage ).

28 QUELQUES IMAGES DE LA SENSIBILISATION

29 QUELQUES IMAGES DE LA SENSIBILISATION

30 QUELQUES IMAGES DE LA SENSIBILISATION

31 TRAITEMENT DES DOCUMENTS TRAITEMENT MATÉRIEL DES DOCUMENTS Dépoussiérage, tri et élagage des brouillons des doubles, des débris illisibles)

32 TRAITEMENT DES DOCUMENTS TRAITEMENT ANALYTIQUE Regroupement des documents par séries et sousséries organiques; Constitution des articles ; Analyse et résumé des dossiers ; Cotation des dossiers et articles ; Création des Répertoires.

33 UNITÉS D ARCHIVES OUVERTES ET FONCTIONNELLES Direction Générale du Trésor (DG, DGA, Cellule d Études, DRHMG) ; Agence Judiciaire du Trésor ; Direction de l informatique ; Direction de la Comptabilité publique ; Paierie Générale du Trésor ; Inspection Générale du Trésor ;

34 UNITÉS D ARCHIVES OUVERTES ET FONCTIONNELLES Agence Comptable des Créances Contentieuses ; Agence Comptable Centrale des Dépôts ; Agence Comptable de la Dette Publique ; Recette Générale des Finances ; Trésorerie Générale Abidjan Sud ; Trésorerie Générale Abidjan Centre ;

35 UNITÉS D ARCHIVES OUVERTES ET FONCTIONNELLES Trésorerie Générale Daloa ; Trésorerie Générale Gagnoa ; Trésorerie Générale Yamoussoukro ; Trésorerie principale d Abobo ; Trésorerie principale de Treicheville ; Trésorerie d Anyama ; Trésorerie de Bonoua d Adjamé. et la Trésorerie

36 UNITÉS D ARCHIVES OUVERTES ET FONCTIONNELLES Les activités archivistiques ont été interrompues à la RGF et à l ACDP après le retrait des locaux affectés aux archives.

37 CONSERVATION SÉCURIS CURISÉE DES DOCUMENTS Aménagement des dépôts d archives suivant les normes de sécurité des bâtiments d archives Utilisation de matériel de conservation de qualité Centralisation des archives historiques Informatisation du système de gestion des unités d archives Suivi des aménagements ou des constructions de dépôts d archives Mise en place de matériel de qualité pour la conservation des archives traitées (rayonnages métalliques, boîtes d archives sécurisées) ; Conditionnement approprié des archives Rangement méthodique et codifié des articles sur les rayonnages. Transfert des archives historiques, des comptes de gestions et comptes financiers aux archives centrales du Trésor public; Gestion automatisée des unités d archives à partir des bases de données informatiques.

38 CONSERVATION SÉCURIS CURISÉE DES DOCUMENTS

39 CONSERVATION SÉCURIS CURISÉE DES DOCUMENTS

40 CONSERVATION SÉCURIS CURISÉE DES DOCUMENTS

41 CONSERVATION SÉCURIS CURISÉE DES DOCUMENTS

42 LES PERSPECTIVES

43 LES PERSPECTIVES Installer la fonction archives dans chaque circonscription financière ( Construction de bâtiment d archives et de Documentation dans les Trésoreries Régionales, affectation de spécialistes de documentation, formation des correspondants archives dans tous les postes rattachés ) Mettre en place un système de gestion électronique des archives du Trésor public (Numérisation des documents, mise en réseau des unités d archives du Trésor Public).

44 DÉVELOPPEMENT DE L ACTIVITÉ ARCHIVISTIQUE DU TRÉSOR PUBLIC PAR CIRCONSCRIPTION FINANCIÈRE LEGENDE Zones à risque Structures en attente d ouverture Structures ouvertes et fonctionnelles