L'information à la source d'un achat intelligent

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1 DONNÉESFOURNISSEURS L'information à la source d'un achat intelligent Lacapacitéà gérerfinement sesdonnéesfournisseursconstituel'une desclefs de la performanceachats.maisà défaut d'êtrerare,l'information fournisseur est une denréequi coûte cher.a l'opposél'absencede donnéesfiables peut serévélerlourdede conséquencespour lesachats..., voire l'entreprise! ParFrançois LeRoux LJ optimisation de larelationfournisseur est devenue déterminante pour l'ac croissementdesmargesdesentreprises.mais cettegestionactivedesachatsdemandede fortes capacitésd'adaptation et d'anticipa tion... àun monde enmutation accélérée. A l'heure de l'intelligence économique, l'information est ainsi devenue un enjeu stratégiquedelaperformancedel'entreprise et des achats. «Avoirlesplusbeauxsystèmesinformatiques du monde nesertà rien,s'ilsvéhiculentdes informations erronées» avertit toutefois HichamAbbadAndaloussi,directeurassocié de KLBGroup.Aujourd'hui, une entreprise double son capital informationnel tous les72jours, alorsqu'ilafallu 15ans,de 1990 à2005pour voir doubler l'informationdes entreprises. Ledéfi estdésormaisd'organiser, de structurer ladonnée, pour détenir une information de qualité, source de profit. Or,«seuleuneentreprisesurcinqestcapable devalorisersoncapitalinformationnel» indi quait dès2011une étude intituléequalité desdonnées de PWC-Micropole-EBG. Une gestion des données fournisseurs balbutiante «Lagestion des informationsfournisseurs aexplosédepuis deux ans.lesentreprises ont compris qu'elle constitue un préalable nécessaire pour mieux acheter. Mais le chantier est de taille» explique Gérard Dahan,directeurEMEAd'Ivalua(13,05mil lionsd'eurosde chiffre d'affairesen 2013), dont lesrmreprésente250kdel'activitédu groupe,en comptant d'une part lagestion de la l'information fournisseurset d'autre part du portail fournisseurs. D'autantque lesdonnées fournisseursne constituent pasencore une priorité. «Les dépensesde SRMrestent leparent pauvre del'entreprise.lapremièrepréoccupation demeurele client,avecdes budgets avant tout consacrésàlacrm.lesdépensespour lesourcing représentent 1 0fcdes budgets dédiésà la gestion des clients, 10 0Zodans lemeilleurdescas» ajoute AndréMartinie, présidentdeprovigis,plate-formederéféren cementde fournisseurs(groupefreelance. com) qui revendique un chiffre d'affaires de 1million d'eurosen 2013 (45 millions d'eurosde chiffred'affairespour lamaisonmère,freelance.com). Ledéfipourlesachatsestd'autantplusdélicat àgérer,qu'au-delàde leurvolumecroissant, lesdonnéesfournisseursvivent et sont en perpétuelleévolution.«noussommesdans unmonde où lamassededonnéesexplose. Touslesjours desentreprisessecréentou disparaissent,fusionnent... A l'intérieurde GérardDahan, Directeurdesachats, Ivalua Lesentreprises ont compris que la gestion desinforma tions fournis seursconstitue un préalable nécessaire pour mieux acheter

2 ces entreprises, les gens changent et avec eux les contacts... Parailleurs lesdonnées fournisseurs sont éparpillées au travers de multiples ERPet autres systèmes. Raressont les données centralisées et homogènes. Un même fournisseur peut ainsi être identifié par différentes appellations ou codifications au sein d'une même entreprise selon les départements, sites, ou pays, idem pour les produits...» explique Hicham Abbad Andaloussi. «Les 250 plus grands groupes français s'articulent généralement autour d'une multitude de filialesà l'échelle internationale. Chacune dispose dans bien des cas de son propre ERP,donc de sa propre base de données fournisseurs.a l'échelle des maisons mères de ces groupes, cela représente des centaines de bases de données et des centaines de milliers de fournisseurs sans référentielcommun»confirme Jérôme Naslin, président d'easypicsșociétéde businessintel ligence en traitement des contenus, tout en indiquant avoirobservé«une rotation annuelle des données fournisseurs de l'ordre de 3007o». Doublons, obsolescence, fragilités non détectées L'étatdes lieux des basesde données four nisseurs montre en effet que, à ce jour, leur qualité n'est pas toujours à même de favoriser l'optimisation des process achats. «Les diagnostics qualité produits par Altares/D&B montrent que, en moyenne, lesréférentiels fournisseursdes organisations achats comportent lesdéfauts suivants: 13 Vo de doublons, 5 à 7 Vode fournisseurs inactifs et 13 à 17 o/ode fournisseurs avec un fort risque de défaillance dans les douze pro chains mois» indique Pascal Chenais, directeur commercial et marketing Altares- D&B. «Les bases fournisseurs que nous qualifions comptent en moyenne 30 0Zode données erronées, et nous constatons les difficultés rencontrées par les donneurs d'ordres pour nous adresser un véritable référentiel fournisseur à jour» confirme Emmanuel Poidevin, président fondateur d'e-attestations.com, solution logicielle de conformité réglementaire des fournisseurs ( euros de chiffre d'affaires en et 75 o/ode croissance attendu en 2014). Si la tâche paraît immense, le coût d'une absence ou d'une mauvaise gestion des données fournisseurs n'est pas sans impact sur la performance de l'entreprise à court et plus long terme. «Des pertes se chiffrant en millions d'euros peuvent être le fruit d'un infime dysfonctionnement en matière de gestion des dépenses fournisseur ou de leurs interactions au sein même d'une ôme Naslin, "sur desachats, ent,easypics Nous avons observé une rotation annuelle des données fournisseurs de l'ordre de 30oZo

3 entreprise» avertit Emmanuel Serrurier, directeurgénéralinformatica France,four nisseurindépendantde solutionsd'intégra tion de données (948,2millions de dollars de chiffred'affairesen 2013).«Nousvivons dansun environnementenconstanteévo lution. Lerisqueest donc d'entrerdansun schéma «garbage-in,garbage-out» : une mauvaiseinformation à lasource,entraîne une mauvaiseprisede décision. Il faut au contraire s'assurerune information perti nente et synchrone, intégrant les chan gements de réglementation, ou encore l'éventuelle faillite d'un fournisseur pour nepasmettre en péril sonactivité» ajoute EmmanuelPoidevin. Une nécessité stratégique et... réglementaire Lesconséquencessurlesrevenus,laperfor manceet lacompétitivitédel'entreprisesont defaitunanimementpointéesdu doigt.«la mauvaisegestiondesdonnéespeut entraî nerunemultitude de dysfonctionnements, du non-respectdesdélaisde règlementdes fournisseurs(cequiestsanctionnéfinanciè rement par la LME),à la non-réclamation parexempledesremisesdefin d'annéeen passant par laconstruction de stratégies fondéessurdeslogiqueserronées.ellepeut égalementêtresynonymede pertede cré dibilité vis-à-visdesespartenairesextérieurs maiségalementen interne.autantd'erreurs quiont uncoût directou indirect»,souligne Hicham AbbadAndaloussi. Lesraisonsd'investirdanslesdonnéesfour nisseurssont également liéesau renforce ment descontraintesréglementaires.sous peine de sanctions,lesdonneurs d'ordres sontparexempleobligés decontrôlertous lestroisàsixmoislavaliditédepièceslégales de leursfournisseurs comme le K-Bis,les attestationsurssaf... «Lesentreprisesont notamment une obligation de vigilance vis-à-vis de leurs fournisseurs. Encas de travail dissimulé d'un prestataire,leur res ponsabilitépeut êtreengagéeà lafoissurle planjuridiqueet financier»alerteemmanuel Poidevin. Pourdisposerd'une information dequalité mise àjour en temps réel, lesentreprises n'ontd'autreschoixquede faireappelàdes prestataires.lesquelsvalidentl'information interne existanteet lacomplètent parune informationcertifiée.«l'enrichissement des données et leur mise àjour est un enjeu majeur.pource faire,il estvitaldecomparer l'informationinterneavecdessourcesd'infor mation externes comme Altares,Coface, BVD..»,confirme GérardDahan. Données comptables, légales, RSE... Troisgrandstypes de donnéesintéressent actuellement plus particulièrement les entreprisesdansle cadrede l'optimisation delagestiondeleursfournisseurs.lesdon néesfinancièreset comptables,référencées par des producteurs de big data comme Altares,Coface,BureauVanDick,Creditsafe ou Score3..., et les informations légales, délivréespardessociétéscommeattestation Légale,e-Attestations,MyProcurementou Provigis..., mais aussi les informations relatives à la responsabilité sociétale des entreprises,avecdes prestatairescomme Vigeo,EcoVadisou GMI... Plusgénéralement, l'ambitionestde parvenir à unegestiontransversalede l'information et ne pas secantonner aux informations propres aux activitésachats.«au sein de l'entreprise,tous lesprocessus- achatsou non- sonten interactionet doiventde facto, une foisjuxtaposés, procurer une source d'informationsfiablesde nature à prendre lesdécisionscontextuelles lesplus appro priées»,indiqueludovicgranese, fondateur de Myprocurement,plate-formed'achatet e-sourcingcommunautairebtob. Un référentiel unique pour toute l'entreprise Danstous lescas,la gestion des données fournisseursdoit êtreconsolidéesurla base d'un référentielcommunàtoute l'entreprise pour être efficace. «C'est le seul moyen d'êtreen capacitédedisposerd'une visibilité totale et permanentede sesfournisseurset d'en retirerde lavaleurajoutée. Lesdépar tements achatsont ainsi la possibilité de vérifier auprèsde qui ils achètent, quand, pour quels montants... Cela permet par exemple de comparerce qui a été acheté avec ce qui avait été budgété..,» insiste GérardDahan. Pourdisposerd'une informationhomogène, différentstypes de retraitements peuvent être nécessaires.«leséditeurs d'e-achat commercialisent des logiciels avec des briquesdedonnées.notretravailestcom plémentaire,détaillele présidentd'easypics, Jérôme Naslin. Nous récupérons toutes lesbasesde données fournisseursde nos anuelpoidevin, eut, nestations.com

4 INFORMATICA «Les données fournisseurs sont en constante évolution» Emmanuel Serrurier Directeur général France Quel est le coût de gestion des données fournisseurs pour une entreprise? Àl'échelled'uneentre prise,un montantallant jusqu'à1000 euros, par annéeet parfournis seur,seraitconsacréà lagestiondesdonnées. Lessociétésgénérant en moyenne près de 1milliard d'euros de chiffre d'affaires consacreraient chaquesemaineprès de 1 000heures-per sonnes à la gestion des fournisseurs.sur I ' une base annuelle, celareprésenteraitdoncun coûtde prèsde 2millionsd'euros.Unemauvaisegestiondes donnéesfournisseursou de leursinteractions auseinmêmed'uneentreprisea doncune importantesourcede gaspillage.ellea par ailleursunimpactnonnégligeabl entermes de performances,de revenusou encorede compétitivitépouruneentreprise. Quellessont les principales causesde déficience des données fournisseurs 1 Lesdonnées fournisseurssont rarement regroupéesau sein d'un systèmecentra lisé.lessociétésdisposent bien souvent de plusieurssystèmeserpou de gestion desfournisseurs,certainsallantjusqu'à50 systèmeserpdistinctset prèsde 400sys tèmesdifférentsde gestiondesfournisseurs. Parailleurs,les identitésfournisseurssont souventincohérentes.leurappellationpeut être référencéesousdifférents noms en fonctiondessystèmes, voiredansdeslangues différentes.lesdonnéesfournisseurssont en outre en constante évolution. Toutes lesheures 240sociétésdéménageraient tandisque 150modifieraientleur numéro detéléphone,5 769personneschangeraient de poste,20 entreprisesfermeraientleurs porteset 4adopteraientunenouvelleraison socialeėnfin,lesmisesàjour desdonnées fournisseursne sont pastoujoursautoma tiquement répercutéesdansl'ensemblede l'organisation. Comment améliorer la gestion des données fournisseurs? Desdonnéesfournisseurscorrectes,cohé renteset actualiséessont garantesd'éco nomiessubstantielles,d'une productivité accrueet d'unemeilleuregestiondesfonds de roulement.il ne suffîtpasde levouloir, encorefaut-il êtrecapablede lefaire! Pour disposerde donnéesfournisseursexploi tables, lesentreprisesdoiventsedoter d'outils spécifiques,en s'appuyantsurlessolutions de gestiondesdonnéesde référence(mdm) qui associentlestechnologiesd'intégration et de qualité des données.dansle cadre d'une récenteévaluationmétier,il a ainsi été estiméque l'une des plusimportantes multinationalesau monde pourraitréaliser prèsde 49 millionsd'eurosd'économiespar an simplementen améliorantlagestiondes donnéesde sesfournisseur stratégiques! clients pour n'en faire qu'une seule. Nous traitons la donnée, grâce à une méthode optimisée, et qui est propre : l'alliance du traitement humain et de l'apprentissage par intelligence artificielle. Les traitements de données par algorithme ne remplissent cette tâche qu'à 30 ou 4007o.Lamain de l'homme reste essentielle pour totalement requalifier une base de données». Connaître et comparer pour mieux choisir De fait, au-delà de la nécessité de disposer d'une information de qualité, générer de la valeur ajoutée est devenu vital. L'heure est donc au retraitement de l'information et à son analyse pour accroître sa capa cité d'évaluation. Les données brutes ne suffisent plus. «Au-delà du sourcing et de la robustesse financière des fournisseurs, deux nouvelles demandes émergent. La première se concentre sur des indicateurs sectoriels, pour comparer les performances de sesfournisseurs. Quid d'un fournisseur qui affiche un chiffre d'affairesen croissance de 10 0Zoquand ses concurrents affichent une progression de 40 0Zo? En second lieu, nous sommes sollicités pour surveiller les fournisseurs de rang 2, 3,... afin de mieux anticiper lesrisques et piloter pro-activement la relation avec lesfournisseurs de rang 1», déclare PascalChenais. La donnée est ainsi au centre de la culture de la performance. «Une bonne gestion des données fournisseurs permet d'augmenter sa capacité à qualifier et homologuer de nouveaux fournisseurs. Pour créer, modéliser et personnaliser son propre workflow de référencement, il faut avoir à sa disposition un ensemble d'indicateurs permettant de contrôler à tous moments les événements du marché, l'état de ses indicateurs de performance et de mettre en évidence les inducteurs de points bloquants de ses processus achats»,affirme Ludovic Granese,

5 tout en ajoutant que si l'apport des don nées externes est crucial, il faut également être en capacité de générer de l'analyse en interne : «Il est important de pouvoir réaliser la notation de ses fournisseurs en interne, en fonction de sa propre réalité métier et/ou opérationnelle pour prendre des décisions adaptées». Pour les entreprises, les gains liés à la gestion des données fournisseurs sont multiples et loin d'être anodins. L'analyse des dépenses est en particulier un fantas tique levier d'optimisation des processus achats. «Cela peut générer des économies d'échelle considérables, en mutualisant des achats jusqu'ici réalisés entité par entité. Un autre avantage est de rationaliser son panel de fournisseurs ou de l'enri chir»explique Gérard Dahan, tout en citant également :«L'analysedes fournisseurs peut révéler une trop forte dépendance vis-à-vis d'une unique entreprise pour une famille de produits, ou pointer du doigt lafragilité financière d'un fournisseur stratégique. C'est un outil essentiel à la gestion du risque. La gestion des données fournisseurs génère enfin des gains sur le terrain administratif, même s'ils sont plus difficiles à quantifier». Une gestion coûteuse à hiérarchiser Si la gestion des données fournisseurs est stratégique et permet de dégager dovic Granese, îsident, ~ * Myprocurement Une bonne gestion des données fournisseurs permet d'aug menter sa capacité à qualifier et homologuer de nouveaux fournisseurs d'importants gains de compétitivité, elle est néanmoins onéreuse. «Mettre à jour l'information à un prix compétitif est un véritable défi. Les budgets sont sou vent prohibitifs ou à la portée des seules grandes entreprises» avertit André Martinie. Mais comme le souligne Hicham Abbad Andaloussi «Maintenir la qualité de ses données peut coûter cher, voire très cher, mais ne disposer de données que de piètre qualité ou erronées peut se révélerinfiniment plus dommageable». Avant de foncer tête baisser et de recher cher l'excellence dans la gestion de sesdon nées fournisseurs, il convient toutefois de se poser des questions, comme le confirme Hicham Abbad Andaloussi : «Requalifier une base de données coûte des sommes considérables à l'échelle d'une grande entreprise. Avant de lancer un tel projet, il est donc essentiel d'avoir une réflexion d'ensemble sur ses objectifs et priorités. Il faut notamment s'interroger sur la pertinence de remettre à plat toutes les informations contenues dans ses bases de données ou seulement certaines. Faut-il se limiter à ses fournisseurs stratégiques par exemple?faut-il suivre et traiter toutes les catégories de fournisseurs avec le même degré d'information?» Disposer d'une information abondante et de qualité apparaît en définitive encore comme un lointain idéal, d'autant qu'aucun standard n'existe en matière de gestion des données fournisseurs. «Les éditeurs qui proposent des prestations de gestion de bases de données, tels que Ivalua ou Ariba, s'adaptent tout naturellement à la demande de chacun de leurs clients. Cette grande souplesse est tout à leur honneur, mais elle ne permet pas de dégager un standard commun à l'ensemble des entre prises pour qualifier lesdonnées financières et commerciales... des fournisseurs. Il y a autant de religions que d'acteurs. Il faudrait mettre en place une charte de bonnes pratiques orientée vers l'établis sement d'une norme» souligne André Martinie. «Pour parvenir à un standard international, une bonne pratique serait de référencer ses clients par le biais du numéro de registre du commerce de leur pays d'origine, a l'image du numéro Siren ou Siret en France. Cela a le double avantage de structurer sa base de données fournisseurs à l'échelle internationale et de l'assoir sur un référentiel ayant une valeur juridique» conclut Jérôme Naslin. M